S-Corporation-Buchhaltung: Konten, Officer-Gehalt, Ausschüttungen

Was muss die Buchhaltung einer S Corporation zeigen?

Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) verlangt kein besonderes Buchhaltungssystem, sondern nur Unterlagen, die Einnahmen und Ausgaben klar zeigen. Die Form 1120-S (US-Steuererklärung einer S Corporation) verlangt mehr als eine Gewinn- und Verlustrechnung: die Vergütung der Officer (Führungskräfte), eine Bilanz, die mit den Büchern der Kapitalgesellschaft übereinstimmen sollte, Ausschüttungen je Aktionär und Gesellschafterdarlehen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn eine dieser Aussagen zutrifft:

• Der Eigentümer wurde über Entnahmen bezahlt oder gar nicht als Arbeitnehmer.
• Ausschüttungen wurden als Ausgaben gebucht, oder Darlehen und Ausschüttungen teilen sich ein Eigenkapitalkonto.
• Private Ausgaben liefen über das Firmenkonto.
• Die Buchhaltung begann, als das Unternehmen noch ein Einzelunternehmen oder eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) war, und führt weiterhin ein Entnahmekonto und ein Eigenkapitalkonto des Eigentümers.
• Die Krankenversicherung des Eigentümers erreichte nie die Form W-2, oder die Bilanz stimmt nicht mit der Bank überein.

Jeder dieser Punkte muss möglicherweise korrigiert werden, bevor ein Ersteller die Erklärung beginnen kann.

Halten Sie bereit, bevor der Ersteller fragt:

• Die Unterlagen zur S-Wahl: Form 2553 (Wahl als S Corporation) und jede Antwort des IRS
• Lohnmeldungen für jeden Zahltag
• Bank- und Kartenabrechnungen für das ganze Jahr
• Darlehensverträge zwischen der Kapitalgesellschaft und ihren Aktionären
• Die zuletzt eingereichte Erklärung
• Ob die Buchhaltung nach der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) oder der periodengerechten Methode (Accrual Method) geführt wird, weil die Erklärung der Methode folgt, die die Buchhaltung verwendet

Welche Konten braucht eine S Corporation (Kontenplan)?

Zusätzlich zu den üblichen Konten für Bank, Karten, Ausgaben, Anlagen, Schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten braucht eine S Corporation sechs Gruppen, die in die Form 1120-S einfließen. Die Kontennamen sind Buchhaltungspraxis, keine Vorgabe des IRS: Der IRS schreibt keinen Kontenplan vor.

Der Arbeitgeberanteil der Lohnsteuern wird als Steuern abgezogen, nicht als Löhne (Publication 334; Publication 535, zuletzt 2022 überarbeitet), und bleibt daher außerhalb der Zeilen 7 und 8. Auch Vergütungen, die an anderer Stelle der Erklärung gemeldet werden, etwa Löhne im Wareneinsatz oder freiwillige Beiträge zum 401(k)-Plan (betrieblicher US-Altersvorsorgeplan), bleiben aus diesen Zeilen heraus.

Führen Sie die Vergütung des Eigentümers, Ausschüttungen und Darlehen an drei getrennten Stellen. Ein gemeinsames Entnahmekonto verbirgt, welche Dollar Löhne waren, welche Ausschüttungen und welche zurückgezahlt werden müssen.

Wie buche ich mein Officer-Gehalt, und wie hängen Lohnsteuern und die Forms 941, 940 und W-2 damit zusammen?

Ein Officer, der für eine S Corporation mehr als nur geringfügige Arbeit leistet und bezahlt wird oder Anspruch auf Bezahlung hat, ist Arbeitnehmer, und die Zahlung ist Lohn, auch wenn der Officer zugleich Aktionär ist (IRS). Trifft das auf den Officer zu, wird die Zahlung über die Lohnabrechnung als Lohn gebucht, nicht über ein Entnahmekonto. Wer Officer ist, bestimmt die Kapitalgesellschaft nach dem Recht ihres Gründungsstaates; die Vergütung eines mitarbeitenden Eigentümers ohne Amt wird in der Regel als Lohn in Zeile 8 gemeldet. Die Kapitalgesellschaft muss für diese Leistungen eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen leistet, die kein Lohn sind. Wie viel angemessen ist, steht in Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Bei jedem Zahltag:

1. Der Bruttolohn des Officers geht auf das Konto für die Vergütung der Officer.
2. Einbehaltene Einkommensteuer und beide Anteile von Social Security und Medicare stehen in Konten für Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung, bis sie eingezahlt sind. Das gilt auch für die Arbeitslosenversicherungsteuer.
3. Jede Einzahlung gleicht die Verbindlichkeit aus und behält ihr Datum und ihren Betrag.

Einzahlungen werden vor den Erklärungen fällig. Ein Arbeitgeber mit monatlicher Einzahlung zahlt bis der 15. Tag des folgenden Monats ein; ein Arbeitgeber mit höherer Steuer im Rückblickzeitraum (Lookback Period) nutzt den halbwöchentlichen Zeitplan, und eine große Verbindlichkeit kann schon am nächsten Geschäftstag fällig sein (Publication 15). Für die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung gilt eine eigene Einzahlungsregel, die unter Lohnabrechnung selbst durchführen behandelt wird. Einbehaltene Steuer gehört dem Staat: Eine verantwortliche Person, die sie vorsätzlich nicht abführt, kann persönlich einen Zuschlag von 100 % der nicht abgeführten einbehaltenen Steuer schulden (Section 6672; Trust Fund Recovery Penalty). Eine Verbindlichkeit aus der Lohnabrechnung, die sich nie ausgleicht, behandelt Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung, die sich nicht ausgleichen.

Drei Einreichungen sollten sich auf diese Konten zurückführen lassen:

Wochenenden, Feiertage und die Regeln zur rechtzeitigen Einzahlung können diese Termine verschieben (Publication 15). Ein Arbeitgeber, dem der IRS schriftlich mitgeteilt hat, dass er Form 944 einreichen soll, reicht sie einmal im Jahr statt der vierteljährlichen Form 941 ein. Das Buchen eines Lohnlaufs behandelt Buchungssätze der Lohnabrechnung. Wurde für den Eigentümer nie eine Lohnabrechnung durchgeführt, lesen Sie S Corporation ohne Lohnabrechnung.

Wie buche ich Ausschüttungen („Entnahme“), damit sie nicht in den Ausgaben landen?

Buchen Sie eine Ausschüttung als Minderung des Eigenkapitals, niemals als Ausgabe. Eine Ausschüttung ist eine Zahlung an einen Eigentümer für das Halten von Anteilen und darf deshalb nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen. „Entnahme“ (Owner's Draw) ist ein Begriff für Einzelunternehmer. In einer S Corporation ist Geld an einen Eigentümer entweder Lohn über die Lohnabrechnung, eine Ausschüttung über das Eigenkapital, ein Darlehen der Kapitalgesellschaft, das zurückgezahlt werden muss, die Rückzahlung eines eigenen Darlehens des Eigentümers oder die Erstattung von Geschäftskosten, die der Eigentümer bezahlt hat (S Corporation: nie erstattete Ausgaben). Die Erklärung meldet Ausschüttungen, die keine Dividenden sind, in Schedule K Zeile 16d, und das K-1 jedes Aktionärs zeigt dessen eigenen Betrag in Feld 16 mit Code D. Eine Kapitalgesellschaft mit angesammelten Earnings and Profits (steuerlich ausschüttbare Gewinne) aus Jahren als C Corporation kann einen Teil einer Ausschüttung als Dividende zahlen, die in Schedule K Zeile 17c und auf Form 1099-DIV gemeldet wird, nicht im K-1; siehe So werden S Corporations besteuert.

Buchen Sie jede Ausschüttung nach Datum, Aktionär und Betrag im eigenen Eigenkapitalkonto dieses Aktionärs. Eine Ausschüttung ersetzt auch keinen Lohn: Der IRS kann Zahlungen an einen mitarbeitenden Aktionär als Lohn behandeln, wenn die Vergütung zu niedrig ist. Die zeilenweise Buchung und die Frage, warum Ausschüttungen Schedule L durcheinanderbringen, behandelt Ausschüttungen der S Corporation buchen.

Warum müssen Ausschüttungen dem Anteilsbesitz folgen?

Eine S Corporation darf nur eine Aktiengattung haben. Das bedeutet in der Regel, dass jeder Anteil dieselben Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse hat, so wie es Gründungsurkunde, Satzung (Bylaws), Landesrecht und bindende Vereinbarungen festlegen (Treasury Regulations 1.1361-1(l)). In der Praxis wird jede Ausschüttung im Verhältnis der gehaltenen Anteile aufgeteilt.

Eine zweite Aktiengattung würde die S-Wahl beenden; ungleiche Zahlungen an Eigentümer sind daher mehr als ein Buchungsfehler. Für eine unbeabsichtigte Beendigung gibt es eine Erleichterung, aber der IRS muss sie als unbeabsichtigt ansehen, und die Kapitalgesellschaft muss die Ursache beheben und Anpassungen zustimmen (Section 1362(f)). Gewähren die maßgeblichen Dokumente identische Rechte, begründet eine Ausschüttung mit abweichendem Zeitpunkt oder Betrag für sich allein keine zweite Gattung, wird aber nach den Tatsachen steuerlich gewürdigt. Ungleiche Ausschüttungen sollten vor der Erklärung fachlich geprüft werden.

Wohin gehört die Krankenversicherung eines Aktionärs, der Arbeitnehmer ist?

Beiträge, die die Kapitalgesellschaft für einen Aktionär zahlt, der zugleich Arbeitnehmer ist und an einem Tag des Jahres mehr als 2 % der Anteile oder Stimmrechte besitzt, gelten für den Einbehalt der Einkommensteuer als Lohn dieses Aktionärs, und die Buchhaltung führt sie bei der Vergütung des Eigentümers, nicht bei den Leistungen für Arbeitnehmer. Anteile eines Ehepartners, Kindes, Enkelkindes oder Elternteils können für diesen Test zählen (Section 1372(b)). Der häufige Fehler: Die Beiträge werden vom Firmenkonto gezahlt und nie in die Form W-2 des Eigentümers aufgenommen.

Der IRS sagt, die Kapitalgesellschaft kann die Beiträge abziehen und nimmt sie in Feld 1 der Form W-2 auf. Werden sie nach einem Plan oder System gezahlt, das alle Arbeitnehmer oder eine Gruppe von Arbeitnehmern erfasst, sind sie weder Löhne für Social Security, Medicare noch für die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung und bleiben aus den Feldern 3 und 5 der Form W-2 heraus; halten Sie diese Trennung daher in den Lohnunterlagen fest. Die Anleitung zu Form 1120-S ordnet sie Zeile 7 oder 8 zu (oder Form 1125-E). Für Arbeitnehmer bis zur Grenze von 2 % beim Test gehören Planbeiträge als Leistungsprogramme für Arbeitnehmer in Zeile 18. Ob der Eigentümer die Beiträge in der persönlichen Erklärung abziehen kann, hat weitere Voraussetzungen: siehe Krankenversicherung für Eigentümer einer S Corporation.

Wie buche ich Geld, das ich der Kapitalgesellschaft leihe oder als Darlehen entnehme?

Buchen Sie ein Darlehen eines Aktionärs an die Kapitalgesellschaft als Verbindlichkeit und ein Darlehen der Kapitalgesellschaft an einen Aktionär als Vermögenswert.

Die Zeile für Darlehen von Aktionären in Schedule L sollte in der Regel mit den Beträgen im K-1 übereinstimmen, ohne Schulden, die der Aktionär nur mitunterzeichnet oder verbürgt hat.

Halten Sie jedes Darlehen schriftlich fest, mit Betrag, Datum und Rückzahlungsbedingungen. Die Anleitung zu Form 7203 behandelt ein Darlehen mit schriftlichem Schuldschein getrennt von Vorschüssen auf offener Rechnung (Open Account Advances). Ob Geld als Darlehen oder als Kapital gilt, hängt von den Tatsachen ab; siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Was stimme ich jeden Monat und jedes Quartal ab?

Stimmen Sie jeden Monat alle Bank-, Karten- und Lohnabrechnungskonten ab, und gleichen Sie jedes Quartal die Lohnsummen mit der Form 941 ab. Diese Prüfungen sind Buchhaltungspraxis, keine Vorgabe des IRS.

Brauche ich Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2 und Form 1125-E?

Schedule L ist erforderlich, es sei denn, die Kapitalgesellschaft beantwortet Frage 11 in Schedule B mit Ja. Form 1125-E ist erforderlich, wenn die Gesamteinnahmen $500.000 erreichen und Vergütungen der Officer abgezogen werden.

Die Gesamteinnahmen umfassen mehr als die Umsätze: die Bruttoeinnahmen plus die übrigen Einnahmezeilen und bestimmte Einkünfte aus Schedule K und Form 8825 (Anleitung zu Form 1125-E). Welche Auswertungen aus der Buchhaltung diese Seiten speisen, steht in Buchhaltung und Steuererklärung des Unternehmens; eine Bilanz, die die Software nicht erstellen kann, behandelt Schedule-L-Bilanz in einer Erklärung der Kapitalgesellschaft.

Was bewahre ich für jeden Aktionär auf, und wer bewahrt es auf?

Die Kapitalgesellschaft führt die Bücher, aus denen jedes K-1 entsteht. Der Aktionär führt die Aufzeichnungen zu den Anschaffungskosten.

Die Anleitung zu Form 7203 sagt, dass der Aktionär dafür verantwortlich ist, die Angaben aufzubewahren, die zur Berechnung der Anschaffungskosten der Anteile nötig sind, und dass eine Ausschüttung, die keine Dividende ist und die Anschaffungskosten der Anteile übersteigt, als Kapitalgewinn gemeldet wird. Siehe Anschaffungskosten des Aktionärs einer S Corporation und Ausschüttungen über die Anschaffungskosten hinaus. Aufbewahrungsfristen: Anleitung zu Form 1120-S und IRS: Aufbewahrung von Unterlagen.

Beispiel

Diese Beispiele sind Veranschaulichungen in US-Dollar.

Ein Einzelberater

Eine S Corporation hat US$180.000 Einnahmen. Der Eigentümer erhält US$70.000 über die Lohnabrechnung und nimmt US$50.000 an Ausschüttungen. Das Gehalt und die Lohnsteuern der Kapitalgesellschaft sind Ausgaben. Die Ausschüttungen gehen ins Eigenkapital und berühren nie die Gewinn- und Verlustrechnung. Liegt das gesamte Vermögen außerdem unter US$250.000, kann Frage 11 mit Ja beantwortet werden, und Schedules L und M-1 sind nicht erforderlich, aber die Buchhaltung enthält trotzdem die Bilanz. Der Gehaltsbetrag ist ein Beispiel; die angemessene Vergütung hängt von der geleisteten Arbeit ab.

Zwei Aktionäre

Zwei Aktionäre besitzen 60 % und 40 %. Eine Ausschüttung von US$100.000 wird als US$60.000 und US$40.000 gebucht, ein Eintrag je Aktionär, weil die Kapitalgesellschaft eine Aktiengattung hat. Würde nur der Aktionär mit 60 % die vollen US$100.000 erhalten, entsprächen die Zahlungen nicht dem Anteilsbesitz. Ob das unschädlich ist, hängt von den maßgeblichen Dokumenten ab und braucht deshalb vor der Erklärung eine fachliche Prüfung.

Einnahmen über der Grenze der Form 1125-E

Eine Kapitalgesellschaft hat Gesamteinnahmen von US$520.000 und zahlt ihrem einzigen Officer und Alleinaktionär US$90.000. Außerdem zahlt sie US$6.000 Krankenversicherung für diesen Eigentümer. Die Beiträge werden in Feld 1 der Form W-2 des Eigentümers aufgenommen und zählen als Vergütung der Officer. Form 1125-E ist erforderlich, weil die Einnahmen über US$500.000 liegen; sie weist US$96.000 aus, und da keine Vergütung der Officer an anderer Stelle abgezogen wird, geht diese Summe in Zeile 7 der Form 1120-S. Weil die Einnahmen auch über US$250.000 liegen, sind außerdem Schedule L und eine Bilanz erforderlich, die mit den Büchern übereinstimmt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre erste Form 1120-S steht bevor, und die Buchhaltung ist durcheinander: keine Lohnabrechnung für Sie, Ausschüttungen als Ausgaben gebucht, private Ausgaben über das Firmenkonto oder eine alte Datei aus der Zeit als Einzelunternehmen oder LLC, die noch benutzt wird. Wo die Buchhaltung neu beginnt, was neu dargestellt werden muss und was der Ersteller von Ihnen braucht, klären Sie am besten vor der Erklärung mit einem Experten: Hilfe bei der Buchhaltung für S Corporations.
• Der Eigentümer war nie auf der Lohnliste, oder Sie sind unsicher, ob die Vergütung angemessen ist: siehe S Corporation ohne Lohnabrechnung und Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Buchhaltung und Form 1120-S müssen dann gemeinsam korrigiert werden, daher sollte ein Experte die früheren Monate vor der Erklärung ansehen: Hilfe bei der Buchhaltung für S Corporations.
• Ein Aktionär ist weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig: Eine S Corporation darf keinen nicht in den USA ansässigen Ausländer als Aktionär haben, und ein Umzug ins Ausland allein ist nicht der Maßstab; Eigentum und steuerlicher Status brauchen daher eine fachliche Prüfung, bevor Sie die Buchhaltung korrigieren. Siehe So werden S Corporations besteuert und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie fragen, ob die S Corporation eine neue Buchhaltungsdatei braucht: siehe Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation.
• Sie wählen eine Software aus oder fragen, ob einfache Software die Lohnabrechnung einer S Corporation beherrscht: siehe Buchhaltungssoftware für die S Corporation.
• Die Buchhaltung liegt Monate zurück: siehe Nachholende Buchhaltung für die S Corporation und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Kapitalgesellschaft hat Ihre privaten Rechnungen bezahlt: siehe S Corporation zahlt private Ausgaben.
• Sie besitzen mehrere Unternehmen: siehe Buchhaltung für mehrere Unternehmen.
• Sie möchten wissen, was ein Buchhalter und Ersteller für eine S Corporation kostet: siehe Kosten für die Buchhaltung einer S Corporation.