Contabilidad para camioneros: viáticos, IFTA y Form 2290

¿Cómo llevo la contabilidad de una empresa de camiones o de un propietario-operador?

La contabilidad de un camionero se compone de los movimientos del banco y de las tarjetas más cuatro registros que el banco nunca muestra. Sin ellos, la utilidad no tiene respaldo, y los reclamos de impuesto al combustible y de viáticos no tienen registros detrás.

Reúna primero: todos los estados de liquidación, los registros de combustible y peajes, las millas por estado, el estado del préstamo del camión, el Schedule 1 sellado si presentó el Form 2290 (si el transportista registró el camión, pregúntele quién pagó el impuesto) y el registro de días fuera de casa.

Dos pruebas deciden qué declaraciones se aplican a su camión:

Un camión que no cumple ninguna de las dos pruebas no presenta ninguna de las dos declaraciones. Las liquidaciones, el combustible, los viáticos y el préstamo del camión se registran igual.

El caso no es sencillo si va a dejar el arrendamiento con un transportista para operar con su propia autorización, si se omitió un trimestre de IFTA o un Form 2290, si nunca se concilió un año de liquidaciones, si el negocio es una corporación S o si no tiene una base desde donde viajar. Cada uno de estos casos cambia los libros o el resultado fiscal, no solo el papeleo: vea ¿Es distinto para usted? al final. Esta página cubre las reglas federales y el acuerdo de IFTA; el impuesto estatal sobre la renta, otros impuestos estatales sobre carreteras, los permisos y el impuesto sobre las ventas en la compra de un camión varían según el estado. Para el impuesto sobre la renta en varios estados, vea impuesto sobre la renta empresarial en otros estados.

¿Cómo registro una liquidación del transportista: ingresos brutos, descuentos, adelantos de combustible y depósito en garantía?

Registre los fletes brutos como ingreso y anote cada descuento (un monto que el transportista deduce de su pago) en su propia línea. El depósito es solo la última línea del estado de liquidación.

Si usted tiene un arrendamiento con un transportista, la regla federal de arrendamiento (49 CFR 376.12) exige que el contrato escrito enumere cada concepto que el transportista puede descontar y cómo se calcula, y que le entregue los documentos que respaldan un cargo. El pago vence dentro de los 15 días siguientes a que usted presente los documentos de entrega. Bruto significa su pago antes de los descuentos: si le pagan un porcentaje de los ingresos de un flete, el contrato debe decir que el transportista le entrega la factura de flete calificada a más tardar al liquidar, para que usted pueda verificar su parte. Use el contrato como lista de control: si una deducción no figura en él, es una pregunta que debe hacer antes de registrarla.

El contrato debe indicar a qué puede aplicarse el depósito en garantía. El transportista debe mostrar cada adición y deducción en las hojas de liquidación o en un estado de cuenta mensual, pagar intereses al menos cada trimestre y devolver el saldo dentro de los 45 días siguientes al fin del arrendamiento. Si el depósito retenido es ingreso gravable en el año en que se retiene depende de los términos del contrato y de su método contable; en ambos casos, regístrelo como un saldo y deje que el preparador decida el momento fiscal.

Si le pagan como propietario único, el transportista puede enviarle un Form 1099-NEC, y además un Form 1099-MISC si informa el alquiler del camión aparte de su pago por conducir (instrucciones del 1099); sus totales pueden diferir de sus depósitos. Concilie ambos con las liquidaciones. Las instrucciones del Schedule C indican adjuntar una declaración cuando el total de la casilla 1 es mayor que los ingresos brutos declarados. Los pagos a una corporación, incluida una LLC tratada como corporación S, por lo general no se informan en el Form 1099-NEC (instrucciones del 1099), así que para una corporación S las liquidaciones pueden ser el único registro. Registrar los ingresos netos de descuentos también oculta los gastos reales.

¿Qué va en los libros por combustible, tarifas del arrendamiento, seguro, peajes, básculas, permisos y llantas?

Registre cada costo en su propia cuenta, por camión, para que los mismos asientos respalden el Schedule C, la declaración de IFTA y el archivo del Form 2290. El contrato debe indicar quién paga el combustible, los impuestos al combustible, los permisos, los peajes, los transbordadores, la demora, las placas base y las licencias (49 CFR 376.12); registre solo lo que usted paga.

¿Cómo llevo el combustible y las millas por estado para IFTA y cuándo vence la declaración?

Un vehículo motorizado calificado que circula en dos o más jurisdicciones miembros de IFTA necesita una licencia de IFTA de su jurisdicción base (el estado o provincia miembro donde está registrado el camión, donde se controlan sus operaciones y donde ocurre parte de su recorrido) y una declaración que vence el último día del mes posterior a cada trimestre calendario. Un vehículo motorizado calificado tiene dos ejes y un peso bruto o peso bruto registrado superior a 26,000 libras, o tres o más ejes con cualquier peso, o forma parte de una combinación que supera ese peso. Los miembros son los 48 estados contiguos y las 10 provincias de Canadá; para viajes ocasionales se pueden usar permisos de viaje (IFTA, Inc.).

Si el vencimiento cae en fin de semana o feriado, pasa al siguiente día hábil, y la declaración es obligatoria aunque el camión no haya circulado (Articles of Agreement). El sitio de su jurisdicción base indica sus opciones de presentación.

Si tiene un arrendamiento con un transportista, verifique quién presenta. Con un arrendamiento de 30 días o más, usted y el transportista pueden acordar por escrito quién de los dos declara y paga el impuesto al combustible; si el contrato no dice nada, lo hace el transportista. Con un arrendamiento de 29 días o menos, lo hace el dueño del camión (Articles of Agreement R530). Cuando presenta el transportista, usted igualmente conserva los recibos de combustible y los registros de viaje para él y verifica contra ellos los descuentos de impuesto al combustible.

Conserve lo siguiente de cada camión y trimestre (Procedures Manual):

• Distancia: fechas del viaje, origen y destino, ruta, odómetro al inicio y al final, distancia total, distancia en cada jurisdicción y número del camión. Los registros de un sistema de rastreo deben estar disponibles como hoja de cálculo o archivo delimitado; no se acepta una exportación en PDF o imagen.
• Combustible: un recibo, factura o listado de la tarjeta que muestre la fecha, el nombre y la dirección del vendedor, la cantidad, el tipo de combustible, el precio, el camión abastecido y el comprador. Sin eso, esa compra no genera crédito por impuesto pagado.
• Resumen: un resumen mensual de la distancia y el combustible de cada camión, en total y por jurisdicción. Puede hacer falta en una auditoría, y la jurisdicción base puede exigirlo.

Registre el combustible a su costo total por camión. El pago de IFTA es impuesto al combustible, así que va con el costo del combustible, y un reembolso lo reduce. Conserve los registros durante cuatro años después de la fecha de vencimiento o de presentación de la declaración, lo que ocurra después.

Si la jurisdicción base considera que los registros son insuficientes, reduce el rendimiento de combustible declarado a 4.00 millas por galón o en 20%, lo cual aumenta el impuesto. Una declaración tardía, omitida o con pago insuficiente puede generar una multa de $50 o de 10% del impuesto no pagado, el monto que sea mayor, más intereses, y la licencia puede suspenderse o revocarse. La ley de la propia jurisdicción base puede añadir otras multas. La multa del acuerdo puede dispensarse por causa razonable. IFTA cubre solo el impuesto por uso de combustible de motor; su jurisdicción base le indica qué otras obligaciones se aplican.

Si omitió un trimestre: reconstruya las millas por estado y los galones a partir de los estados de la tarjeta de combustible, los recibos y los registros de viaje, y luego presente la declaración tardía ante su jurisdicción base. Si los registros se perdieron, una auditoría puede llevar a la determinación de 4.00 millas por galón descrita arriba.

¿Puedo deducir los viáticos como propietario-operador y qué cambia si tengo una corporación S?

Un conductor trabajador independiente puede deducir las comidas de los días fuera de casa con una tarifa diaria fija: $80 en la parte continental de EE. UU. y $86 fuera de ellos. Para un conductor sujeto a las reglas federales de horas de servicio (los límites del Departamento de Transporte al tiempo de conducción), es deducible 80% de ese monto. El dueño de una corporación S generalmente no puede deducirlo en su declaración personal; la deducción pasa por el plan de reembolso de la empresa. El IRS vuelve a publicar la tarifa cada otoño en su aviso anual de viáticos especiales; lea el vigente antes de fijar la tarifa.

Propietario-operador trabajador independiente

Un propietario único, y una LLC de un solo miembro tratada como tal, deduce los viáticos en el Schedule C.

• Quién califica: el trabajo que implica directamente transportar mercancías en camión y que exige viajar con regularidad lejos de casa, con paradas en un mismo viaje en lugares que tienen tarifas federales de comidas distintas (Revenue Procedure 2019-48).
• Fuera de casa: sus labores deben llevarlo lejos de su domicilio fiscal (tax home) por un tiempo sustancialmente mayor que una jornada de trabajo normal, y usted debe necesitar dormir o descansar. Un conductor que regresa el mismo día con solo una pausa breve para comer no está fuera de casa (Publication 463).
• Domicilio fiscal: su lugar de negocios habitual o principal, sin importar dónde viva su familia. Un conductor con base en una terminal puede tener como domicilio fiscal el área de la terminal, y entonces las comidas y el alojamiento allí no son gastos de viaje. Si el trabajo no tiene un lugar habitual o principal, su casa puede ser su domicilio fiscal. Tres factores deciden: usted realiza parte de su negocio en esa área y se aloja allí, tiene allí gastos de vida que duplica al estar fuera, y no ha abandonado el área (su familia vive allí o usted se queda allí con frecuencia). Cumplir los tres lo hace su domicilio fiscal, cumplir dos depende de los hechos, y cumplir uno lo convierte en un trabajador itinerante, que no puede deducir gastos de viaje (Publication 463). Si un conductor que vive en el camión tiene un domicilio fiscal depende de estos hechos.
• Monto: la tarifa diaria por cada día fuera, con el primer y el último día de un viaje a tres cuartos de la tarifa. La tarifa cubre solo comidas y gastos menores; una estadía en hotel se deduce al costo real. Use la tarifa de transporte durante todo el año calendario y no deduzca además las comidas reales de esos mismos días.
• Porcentaje: 80% para los operadores de camiones interestatales sujetos a las reglas de horas de servicio del Departamento de Transporte (sección 274(n)(3); instrucciones del Schedule C). Un conductor que no está sujeto a esas reglas debe confirmar qué porcentaje se aplica. La mayoría de las demás comidas de negocios están limitadas a 50%: vea la guía de comidas de negocios.
• Comprobante: un registro con la hora, el lugar y el propósito comercial de cada día. La tarifa reemplaza los recibos de comidas, no el registro. Va en la línea de comidas deducibles del Schedule C.

Dueño de una corporación S

Un ejecutivo de una corporación S que presta más que servicios menores es un empleado, y el pago por esos servicios son salarios (IRS). Un empleado generalmente no puede deducir en su declaración personal los gastos de viaje no reembolsados, porque no se permite ninguna deducción detallada miscelánea en los años fiscales posteriores a 2017 (sección 67(h); Publication 463). Por eso la deducción pasa por la empresa, con el mismo límite: 80% para los conductores sujetos a horas de servicio.

• Plan de reembolso responsable (accountable plan): la empresa reembolsa las comidas de viaje bajo un plan con relación con el negocio, registros de cada viaje y devolución de cualquier exceso. Un plan que incumple alguno de estos requisitos convierte los pagos en salarios gravables (Publication 463). La empresa debe entonces retener y pagar los impuestos de nómina, y un ejecutivo que controla la nómina y deliberadamente no los remite puede deberlos personalmente (sección 6672). Los requisitos y el plazo de esa multa están en reembolsos de una corporación S.
• No sustituye al sueldo: un arreglo que devuelve los gastos reduciendo los salarios del propietario se trata como un plan no responsable (Publication 463), y los salarios deben seguir siendo razonables: vea sueldo del propietario de una corporación S.

Un reembolso que cumple los requisitos del plan responsable se registra como un costo de viaje de la empresa respaldado por el registro de días, no como una distribución. Uno que no los cumple son salarios.

¿Qué es el Form 2290, quién lo presenta y cuándo vence?

El Form 2290 es la declaración federal anual del impuesto por uso de vehículos pesados en carretera. Lo presenta la persona a cuyo nombre está registrado el camión, o debe estarlo, en su primer uso del año del Form 2290 (del 1 de julio al 30 de junio) cuando el peso bruto gravable del camión es de 55,000 libras o más. Vence el último día del mes siguiente al mes en que el camión se usa por primera vez en una carretera pública (instrucciones del Form 2290).

• Impuesto: de $100 a $550 al año según el peso, prorrateado por mes cuando el primer uso es después de julio (Form 2290; sección 4481). El peso bruto gravable es el peso del camión vacío, más los remolques que se usan habitualmente con él, más la carga más pesada que habitualmente lleva, y no menos que el peso más alto declarado en un registro estatal que declare uno.
• Fecha de vencimiento: depende del primer uso, no de la fecha de renovación del registro (centro de impuestos para transportistas). Un camión usado por primera vez en julio se declara a más tardar el 31 de agosto; cada mes posterior mueve la fecha un mes, y un fin de semana o feriado la pasa al siguiente día hábil.
• Presentación: se requiere un EIN; no se acepta un número de Seguro Social. La presentación electrónica es obligatoria a partir de 25 vehículos. Una LLC de un solo dueño que es una entidad ignorada presenta con el EIN propio de la LLC.
• Camiones arrendados: si el camión está registrado tanto a nombre del dueño como de otra persona, incluso bajo un arrendamiento, el dueño es responsable. Si el camión está registrado solo a nombre del transportista, presenta la persona a cuyo nombre está registrado; verifique si el contrato le traslada el costo mediante un descuento.
• Comprobante: el Schedule 1 sellado es la prueba de pago que los estados piden al registrar el camión (Publication 510). Consérvelo.
• Poco uso y cambios: un camión que se espera que recorra 5,000 millas o menos en el período puede declararse como suspendido. Si supera ese límite, o si su peso bruto gravable sube a una categoría mayor, presente un Form 2290 enmendado a más tardar el último día del mes siguiente al mes del cambio. Existen créditos por un camión vendido, destruido o robado; el comprador que registra un camión usado sigue las reglas de vehículos usados en las instrucciones.

Una declaración tardía suma 5% del impuesto no pagado por cada mes o fracción de mes, hasta 25%, y el pago tardío suma 0.5% al mes; la multa por pago reduce la multa por presentación en cada mes en que ambas se aplican (sección 6651). Los intereses corren sobre el impuesto no pagado. Si omitió el Form 2290: preséntelo por el mes en que el camión se usó por primera vez y pague el impuesto. Si el IRS determina una multa y usted considera que tuvo causa razonable, envíele una carta que explique por qué; no adjunte la explicación a la declaración. Conserve los registros de cada camión, con el VIN y las fechas, durante 3 años después de que el impuesto venció o se pagó, lo que ocurra después. Registre el impuesto con las licencias.

¿Cómo registro el camión: pagos del préstamo, intereses, capital y depreciación?

Divida cada pago del préstamo. Los intereses son un gasto, el capital reduce el saldo del préstamo, y el costo del camión se recupera mediante la depreciación, no mediante los pagos.

1. Al comprar: registre el camión como un activo a su costo y el préstamo como un pasivo. El impuesto estatal y local sobre las ventas en una compra del negocio forma parte del costo del camión, no es un gasto de impuestos (instrucciones del Schedule C). Un camión, remolque o tractor nuevo que supere los límites de peso de la sección 4051 también lleva un impuesto federal especial de venta al por menor de 12% del precio, cobrado por el vendedor en la primera venta al por menor (Publication 510). Está incluido en el precio que usted paga, así que forma parte del costo.
2. Cada pago: el estado del prestamista muestra los intereses. Registre esa parte como gasto de intereses y el resto contra el préstamo. Qué intereses son deducibles y sus límites están en cómo registrar un préstamo del negocio.
3. Cada año: registre la depreciación desde la fecha en que el camión se pone en servicio. El método y cualquier deducción de primer año están en deducir el equipo en el primer año.

Si el camión también se usa a título personal, solo es deducible la parte de los costos que corresponde al negocio. Comprarlo a título personal o a través de una empresa cambia quién es dueño del activo y del préstamo: vea comprar un vehículo a través de su negocio.

¿Necesito una cuenta aparte para el negocio y qué registros conservo para el cierre del año?

El IRS indica a un negocio nuevo que abra una cuenta corriente del negocio y la mantenga separada de la personal (Publication 583). Para un camionero, además permite rastrear cada depósito de liquidación y cada cargo de combustible hasta un estado o recibo. Si alguna regla la exige y qué efecto tiene mezclar el dinero en una LLC se explica en la guía de la cuenta bancaria del negocio.

Antes de cerrar el año, concilie lo siguiente:

• Cada liquidación con su depósito, y los saldos del depósito en garantía y de los adelantos con los estados del transportista.
• El total de cada Form 1099 que recibió (1099-NEC, y 1099-MISC si el transportista informó el alquiler del camión por separado) con los ingresos registrados.
• Los estados de la tarjeta de combustible con los recibos, por camión, y las millas y galones de las cuatro declaraciones de IFTA con los libros.
• Los días fuera de casa con los viáticos reclamados.
• Los intereses del préstamo con la cifra de cierre de año del prestamista, y el pago del Form 2290 y el Schedule 1 con el impuesto registrado.

Sobre software, vea aplicaciones de contabilidad para el Schedule C; para decidir entre llevar usted mismo los libros o contratar ayuda, vea llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.

¿Qué cambia si dejo el arrendamiento con un transportista y opero con mi propia autorización?

Operar con su propia autorización traslada a usted los costos y trámites que manejaba el transportista, y reemplaza una sola liquidación por un flujo de facturas a clientes.

• Registro: un transportista de alquiler cuyo transporte está sujeto a la jurisdicción federal solo puede prestarlo si está registrado ante el gobierno federal (49 U.S.C. 13901), y el registro exige una fianza, una póliza de seguro u otra garantía presentada (49 U.S.C. 13906). Con su propia autorización, el registro y su garantía los paga y registra usted.
• Seguro: los transportistas de alquiler de propiedad no peligrosa en vehículos de 10,001 libras o más en el comercio interestatal deben tener al menos $750,000 de cobertura de responsabilidad civil (49 CFR 387.9). Con su propia autorización, la póliza y su prima son suyas.
• Costos que asignaba el arrendamiento: el contrato tenía que indicar quién pagaba el combustible, los impuestos al combustible, los permisos, los peajes y las placas. Vuelva a leerlo y luego registre cada uno a su nombre desde la primera carga.
• IFTA y Form 2290: abra una cuenta de IFTA ante su jurisdicción base. Presente el Form 2290 con su propio EIN si el camión está registrado a su nombre, y solicite el EIN antes de la primera carga: el IRS indica que uno nuevo tarda unas cuatro semanas en quedar configurado en sus sistemas (centro de impuestos para transportistas).
• Registro Unificado de Transportistas (Unified Carrier Registration): una tarifa anual interestatal, fijada según el número de vehículos que un transportista posee u opera, que se paga a su estado base (49 U.S.C. 14504a). Un camión bajo un arrendamiento a largo plazo cuenta como del transportista, así que la tarifa era de este; ahora es suya. Regístrela con las licencias.
• Ingresos: las facturas a corredores y cargadores reemplazan las liquidaciones. La regla de pago de 15 días cubre el pago de un transportista a un arrendador, así que los plazos de sus clientes están en sus contratos. Lleve el control de lo que debe cada cliente. Si una empresa de factoraje adelanta parte de una factura, registre su tarifa como un gasto aparte y cualquier reserva que retenga como un monto que se le debe a usted; si el adelanto es una venta o un préstamo depende del contrato de factoraje.
• Depósito en garantía: registre la devolución cuando llegue; el plazo de 45 días del transportista está arriba.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Liquidaciones con descuentos y depósito en garantía

Un propietario-operador con arrendamiento gana $180,000 en pagos por carga en un año, antes de los descuentos. El transportista descuenta $14,000 por seguro y tarifas y retiene $3,000 en depósito en garantía. Los depósitos suman $163,000. Los libros muestran ingresos de $180,000, gastos de $14,000 en sus propias cuentas y un activo de $3,000 por el depósito en garantía.

Viáticos para un conductor trabajador independiente y para una corporación S

Un conductor interestatal trabajador independiente, sujeto a las reglas de horas de servicio y con un domicilio fiscal desde el cual viajar, pasa 200 días fuera en un año, todos dentro de la parte continental de EE. UU.: 180 días completos y 20 días de salida o regreso. Los días completos son 180 × $80 = $14,400. Los días parciales son 20 × $60 (tres cuartos de la tarifa) = $1,200. El total es $15,600, y el 80% de ese monto, $12,480, es deducible.

Si el mismo conductor es dueño de una corporación S, la empresa reembolsa $15,600 bajo un plan responsable, con la misma regla de tres cuartos para los días parciales, y deduce $12,480. El propietario generalmente no tiene una deducción personal.

Form 2290 para un camión pesado

Un camión con un peso bruto gravable de 80,000 libras, registrado a nombre del propietario, se usa por primera vez en una carretera pública el 2 de julio. El Form 2290 vence el 31 de agosto, el impuesto es de $550 y el Schedule 1 sellado es la prueba de pago que los estados generalmente exigen al registrar. Si se hubiera usado por primera vez en noviembre, el vencimiento sería el 31 de diciembre y el impuesto cubriría solo los meses restantes del período.

¿Es distinto para usted?

• Va a dejar un arrendamiento con un transportista para operar con su propia autorización: el registro, el seguro, el impuesto al combustible y el Form 2290 tienen cada uno su propio plazo y multa, los viáticos exigen un registro de días desde el primer viaje, y la entidad que elija decide cómo le pagan y qué debe llevar desde la primera carga. Vea ayuda con la contabilidad antes de la primera carga.
• Se omitió un trimestre de IFTA o un Form 2290: las multas y los intereses se acumulan, y la licencia de IFTA puede suspenderse o revocarse. Ponerse al día empieza con los registros de combustible y kilometraje: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad para las presentaciones omitidas.
• Nunca se conciliaron las liquidaciones de un año: los registros de liquidaciones, combustible y depósito en garantía deben coincidir antes de preparar una declaración. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad para conciliar el año.
• El transportista descuenta un pago del camión en cada liquidación: el contrato decide si es alquiler o compra, y el activo, los intereses y la depreciación son distintos. Vea ayuda con la contabilidad para el pago del camión.
• Tiene o está considerando una corporación S: el pago, los viáticos y el plan responsable deben funcionar en conjunto. Vea sueldo del propietario de una corporación S, reembolsos de una corporación S y ayuda con la contabilidad para una corporación S.
• No tiene una base fija o vive en el camión: que el viaje sea deducible depende de su domicilio fiscal, lo cual requiere el criterio de un profesional. Vea ayuda con la contabilidad.
• Su cónyuge o un socio conduce con usted o es copropietario del camión: quién es dueño del negocio puede cambiar si se declara en un solo Schedule C o como sociedad de personas. Vea LLC de cónyuges y de familia.
• Le paga a otro conductor: que sea empleado o contratista cambia la nómina, los formularios de impuestos y los libros. Vea contratistas que pueden ser empleados.
• Transporta carga hacia Canadá: IFTA cubre también el impuesto por uso de combustible en las provincias, pero no resuelve el impuesto sobre la renta ni sobre las ventas en ninguno de los dos lados de la frontera. Vea ayuda con impuestos transfronterizos.
• Va a comprar o reemplazar el camión: vea comprar un vehículo a través de su negocio.
• Perdió las hojas de viaje, los recibos de combustible o los registros del odómetro: la jurisdicción base puede determinar el impuesto por registros insuficientes. Vea cómo reconstruir un registro de millas para el mismo método aplicado a un automóvil.