US-Immobilie vom Ausland vermieten: Steuern und Erklärungen

Schuldet ein nicht ansässiger Eigentümer US-Steuer, wenn die Miete ins Ausland fließt?

In der Regel ja. Mieteinnahmen für ein Haus in den USA sind Einkünfte aus US-Quellen, weil sich die Immobilie in den USA befindet; die Überweisung auf ein ausländisches Konto ändert daran nichts. Allein der Wohnsitz im Ausland begründet noch keinen steuerlichen Status als Nichtansässiger; prüfen Sie Staatsangehörigkeit und Ansässigkeit jedes Eigentümers, bevor Sie diese Regeln anwenden. Eine Tie-Breaker-Regel eines Steuerabkommens kann eine doppelt ansässige Person für die US-Einkommensteuer zur Nichtansässigen machen; wer diese Position geltend macht, muss sie in der Regel mit Form 8833 offenlegen (IRS: Topic 851). Für eine nicht ansässige Privatperson hängt das bundessteuerliche Ergebnis davon ab, ob die Miete als mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte (Effectively Connected Income) behandelt wird oder als Brutto-Mieteinkünfte mit Quellensteuer bestehen bleibt (IRS: Einkünfte aus Grundbesitz; Publication 515).

Die IRS-Anleitung zu Form 1040-NR weist Miete, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden ist, Schedule NEC, Zeile 6, zu und Miete, die damit verbunden ist, Schedule E und Schedule 1. Wurde die Steuer auf die Bruttomiete vollständig einbehalten und ist die Miete die einzigen Einkünfte des Eigentümers aus US-Quellen, ist Form 1040-NR möglicherweise nicht erforderlich (Publication 519). Die Wahl erfasst alle zur Einkünfteerzielung gehaltenen US-Immobilien dieses Eigentümers, nicht nur ein ausgewähltes Haus (IRS: Wahl für Grundbesitz).

Wenn Sie in Kanada leben, finden Sie unter Kanadische Ansässige mit US-Mietobjekt die Fragen zur separaten kanadischen Steuererklärung und zur Anrechnung ausländischer Steuern.

Wer behält von der Bruttomiete ein, wenn der Mieter an meine Eltern oder an mich zahlt?

Wer die Miete an einen ausländischen Eigentümer kontrolliert, empfängt, verwahrt, darüber verfügt oder sie zahlt, kann ein Einbehaltungspflichtiger (Withholding Agent) auf Bundesebene sein. Das kann ein Mieter, eine Hausverwaltung oder ein Kind in den USA sein, das das Geld einzieht und weiterleitet. Die Bezeichnung des Bankkontos entscheidet nicht darüber, wer diese Pflicht trägt (Publication 515: Withholding Agent).

Ohne Nachweise, die eine Behandlung als mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte stützen, behält der Einbehaltungspflichtige in der Regel 30 % der Bruttomiete ein, vor Hypothekenzahlungen, Verwaltungsgebühren, Reparaturen und anderen Ausgaben. Ein gültiger niedrigerer Abkommenssatz kann den Einbehalt ändern, aber der Zahlende braucht vor der Anwendung die richtigen Nachweise (Publication 515: Einkünfte aus Grundbesitz). Der Einbehaltungspflichtige muss unter Umständen Form 1042 und für jeden ausländischen Empfänger eine eigene Form 1042-S einreichen, auch wenn er nicht einbehalten hat. Beide Formulare sind in der Regel 15. März nach dem Zahlungsjahr fällig, oder am nächsten Werktag, wenn dieses Datum auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt (IRS: Erforderliche Erklärungen). Nach Abschnitt 1461 haftet ein Mieter, Verwalter oder ein Kind, das einbehalten musste, persönlich für die fehlende Steuer; auch der ausländische Eigentümer schuldet seine Steuer, doch der IRS zieht sie nur einmal ein. Bei Form 1042 läuft die Festsetzung in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung oder nach 15. April des Folgejahres, wenn früher eingereicht wurde; wurde sie nie eingereicht, kann der IRS jederzeit festsetzen. Nach der Festsetzung läuft die Beitreibung in der Regel 10 Jahre, vorbehaltlich Ausnahmen (26 USC 1461; Anleitung zu Form 1042; IRS: Fristen bei Form 1042).

Für einbehaltene Steuer gelten frühere Einzahlungsfristen. Sind am Ende einer Viertelmonatszeitraum (Quarter-Monthly Period) $2.000 oder mehr nicht eingezahlt, zahlen Sie innerhalb von 3 Werktage ein; diese Zeiträume enden am 7., 15., 22. und letzten Tag jedes Monats. Sind am Monatsende mindestens $200, aber weniger als $2.000 offen, zahlen Sie innerhalb von 15 Tage nach Monatsende ein. Ein kleinerer Restbetrag zum Jahresende kann bis 15. März mit Form 1042 bezahlt werden. Eine verspätete Form 1042 kann 5 % der nicht gezahlten Steuer pro Monat kosten, höchstens 25 % (Anleitung zu Form 1042).

Wenn niemand einbehalten hat, klären Sie zuerst, wer jede Mietzahlung erhalten und wer deren Weiterleitung an die Eigentümer kontrolliert hat. Stimmen Sie die Bruttomiete nach Jahr und Eigentümer ab und prüfen Sie dann die fehlenden Erklärungen zur Quellensteuer und die Einkommensteuererklärung jedes Eigentümers. Jeder Eigentümer muss prüfen, ob Form 1040-NR fällig ist; eine fehlende Form 1042-S beseitigt diese Pflicht nicht (Publication 519: Einreichungspflichten).

Wie wählt eine Privatperson die Besteuerung der Nettomiete?

Eine nicht ansässige Privatperson kann nach Abschnitt 871(d) wählen, Einkünfte aus US-Grundbesitz, die sonst nicht mit einem US-Geschäft verbunden wären, als damit verbunden zu behandeln. Jeder Eigentümer trifft seine eigene Wahl, indem er für das erste Wahljahr eine Erklärung zu Form 1040-NR oder zu einer geänderten Form 1040-X beifügt. Die Erklärung benennt die Wahl, jedes zur Einkünfteerzielung gehaltene US-Grundstück, den Anteil des Eigentümers, Lage, Verbesserungen, Eigentumsdaten, Einkünfte sowie jede frühere Wahl oder deren Widerruf (IRS: Wahl treffen). Kreuzen Sie auf Schedule OI, Punkt M Zeile 1 für das erste Wahljahr an oder Zeile 2, wenn eine frühere Wahl weiter gilt.

Die erstmalige Wahl muss vor Ablauf der Frist für Erstattungsanträge getroffen werden: in der Regel 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt. Sie gilt für spätere Jahre weiter, bis sie widerrufen wird. Ein rechtzeitiger erster Widerruf erfolgt mit geänderten Erklärungen; danach braucht der Widerruf die Zustimmung des IRS, die innerhalb von 75 Tage nach dem ersten zu ändernden Jahr schriftlich beantragt werden muss. Nach einem genehmigten Widerruf muss eine neue Wahl in der Regel bis das fünfte beginnende Steuerjahr nach dem ersten Widerrufsjahr warten, sofern der IRS nicht erneut zustimmt. Reichen Sie Form 1040-NR für das Wahljahr und spätere Jahre ein, wenn erforderlich, auch für ein Verlustjahr mit meldepflichtiger Bruttomiete; die Wahl gilt auch durch ein Jahr ohne Erklärungspflicht weiter (26 USC 871(d); 26 CFR 1.871-10(d)). Eine verspätete erste Erklärung erfordert eine Einzelprüfung: Eine wirksame Wahl stellt Abzüge nicht wieder her, die wegen verspäteter Einreichung ausgeschlossen sind.

Wann stoppt Form W-8ECI den Einbehalt auf die Bruttomiete?

Form W-8ECI teilt dem Zahlenden mit, dass der ausländische Eigentümer die Miete als mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte behandelt. Geben Sie jedem Einbehaltungspflichtigen vor der Zahlung ein gültiges Formular; senden Sie sie nicht an den IRS. Tragen Sie die US-Steueridentifikationsnummer des Eigentümers in Zeile 7 ein und bezeichnen Sie die Miete in Zeile 11. Der Eigentümer oder eine zur Unterschrift bevollmächtigte Person unterschreibt Part II (Form W-8ECI). Eine neue Form ist nötig, wenn sich Angaben ändern oder ihre Gültigkeit abläuft (IRS: Anleitung zu Form W-8ECI).

Wahl des Eigentümers und Form W-8ECI dienen unterschiedlichen Zwecken: Die Wahl legt die steuerliche Behandlung in der Erklärung fest; Form W-8ECI belegt diese Behandlung gegenüber dem Zahlenden. Sie zahlt die Steuer nicht, ersetzt Form 1040-NR nicht und heilt keine Zahlungen rückwirkend, die ohne gültige Nachweise geleistet wurden (IRS: Wahl für Grundbesitz; Anleitung zu Form W-8ECI). Wenn der Einbehalt auf die Bruttomiete endet, muss der Eigentümer möglicherweise Steuervorauszahlungen mit Form 1040-ES (NR) leisten (Publication 519: Steuervorauszahlungen).

Welche Ausgaben und welche Abschreibung gehören in Schedule E?

Bei gültiger Nettobesteuerung und zulässigem Abzug weist Schedule E Part I die Miete jeder Immobilie in Zeile 3 aus, die üblichen Mietkosten in den jeweiligen Ausgabenzeilen und die Abschreibung in Zeile 18. Der Nettobetrag fließt über Schedule 1, Zeile 5, in Form 1040-NR, Zeile 8 (Schedule E; Form 1040-NR). Der IRS nennt Grundsteuern, Hypothekenzinsen, Reparaturen, Versicherung, Verwaltungsgebühren und Maklerprovisionen. Die eigene Arbeit des Eigentümers und wertsteigernde Investitionen sind keine laufenden Mietausgaben (Anleitung zu Schedule E).

Die Abschreibung beginnt, wenn das Gebäude bezugsfertig und zur Vermietung verfügbar ist. Grundstücke sind nicht abschreibbar, daher müssen die Anschaffungskosten auf Grund und Gebäude aufgeteilt werden; für Verbesserungen kann ein eigener Abschreibungsplan nötig sein (Anleitung zu Schedule E). Nutzt der Eigentümer die Einheit auch selbst als Wohnung und vermietet sie für weniger als 15 Tage, sagt der IRS, dass Sie die Miete nicht angeben und keine Mietausgaben abziehen. Weitere private Nutzung und Mietverluste können das Ergebnis in Schedule E verändern; diese Regeln finden Sie unter Steuern auf Mietobjekte (Anleitung zu Schedule E).

Bewahren Sie auf: die Abschlussabrechnung beim Kauf (Closing Statement), die Aufteilung auf Grund und Gebäude, Rechnungen für Verbesserungen, das Datum der ersten Vermietbarkeit, frühere Abschreibungspläne, Mietverträge, das Mietbuch, Belege zu Hypothekenzinsen, Grundsteuerbescheide, Versicherung, Reparaturen, Abrechnungen der Verwaltung und die Tage privater Nutzung.

Meine Eltern haben nie eingereicht. Welche Jahre gehen wir zuerst an?

Listen Sie jedes Jahr von der ersten Mietzahlung bis zum laufenden Jahr auf. Prüfen Sie für jeden Eigentümer die Fälligkeiten der Erklärungen, frühere Einreichungen und Schreiben des IRS; gehen Sie Fristen für Abzüge, die bald ablaufen, zuerst an (Publication 519: verspätete Erklärungen). Prüfen Sie danach Eigentum, Wohnsitz und US-Steuerstatus, Bruttomiete, Einbehalt, Ausgaben, Abschreibung und einen möglichen Verkauf. Nutzen Sie die Eigentumsurkunde, Eigentümervereinbarungen, Mietvertrag und Zahlungsunterlagen zusammen, um zu klären, wem jeder Mietanteil wirtschaftlich gehört. Ein Kind, das die Miete nur als Vertreter einzieht, wird nicht ihr Eigentümer (Publication 515: Zahlungsempfänger bestimmen).

Hatte ein Nichtansässiger mit Kalenderjahr keine US-Löhne, auf die Lohnsteuer einbehalten wird, ist Form 1040-NR in der Regel der 15. Tag des sechsten Monats nach Ende dieses Steuerjahres fällig; andere Umstände können das ändern (Anleitung zu Form 1040-NR). Prüfen Sie versäumte Jahre, bevor Sie annehmen, dass die Einreichung nur einer aktuellen Erklärung sie erledigt. Für eine abgestimmte Prüfung nicht eingereichter Erklärungen und Quellensteuer nutzen Sie die Einkommensteuer für Privatpersonen.

Kann eine verspätete Erklärung noch die Wahl, Ausgaben oder Abschreibung geltend machen?

Möglicherweise, aber die Erklärung zur Wahl und die Abzüge müssen getrennt geprüft werden. Der IRS lässt die Erklärung zur erstmaligen Wahl nach Abschnitt 871(d) mit Form 1040-NR oder mit einer geänderten Erklärung innerhalb der Wahlfrist zu. Ein Eigentümer, der eine erforderliche Erklärung nicht innerhalb von 16 Monate nach der ursprünglichen Fälligkeit einreicht, kann Abzüge vom Bruttoeinkommen jedoch in der Regel nicht geltend machen, es sei denn, der IRS gewährt einen Verzicht (IRS: Wahl für Grundbesitz und verspätete Erklärungen; 26 CFR 1.871-10(d)).

Publication 519 nennt eine strengere Fristenfrage, wenn eine frühere erforderliche Erklärung fehlt: Die spätere Erklärung muss vor dem früheren von zwei Zeitpunkten eingereicht werden, nämlich dem Ablauf von 16 Monate oder einem Schreiben des IRS, dass Abzüge und Steuergutschriften nicht zur Verfügung stehen. Ein Verzicht hängt demnach von vernünftigem Verhalten nach Treu und Glauben und von der Zusammenarbeit mit dem IRS ab. Für die Anrechnung einbehaltener Steuer gilt diese Abzugsfrist nicht. Prüfen Sie die tatsächlichen Fälligkeiten, Schreiben des IRS, Einreichungen und Ausgabenbelege, bevor Sie ältere Abzüge oder Abschreibungen geltend machen.

Braucht jeder Eigentümer eine ITIN, und was reicht ein Kind in den USA ein?

Jeder Elternteil, der eine Erklärung als Nichtansässiger einreichen muss, braucht eine eigene US-Steueridentifikationsnummer. Hat ein Eigentümer keine SSN und kann keine erhalten, beantragt er in der Regel eine ITIN mit Form W-7, normalerweise zusammen mit der Erklärung und Ausweisdokumenten. Form W-8ECI braucht diese Nummer, um gültig zu sein. Ein Eigentümer, der eine Bundessteuererklärung einreichen muss, kann die Ausnahme für Mieteinkünfte bei Form W-7 nicht nutzen, um eine ITIN ohne Erklärung zu erhalten. Solange der Zahlende keine gültige Form W-8ECI hat, wird in der Regel weiter auf die Bruttomiete einbehalten (IRS: Anleitung zu Form W-7; Anleitung zu Form W-8ECI).

Ein Kind in den USA wird nicht allein dadurch Eigentümer der Mietimmobilie, dass es die Miete einzieht. Kontrolliert oder leitet das Kind die Zahlungen jedoch an die ausländischen Eltern weiter, kann es Einbehaltungspflichtiger sein und muss unter Umständen einbehalten, einzahlen und die Miete mit den Formularen 1042 und 1042-S melden. Die getrennten Einkommensteuererklärungen der Eltern weisen weiterhin deren eigene Anteile aus (Publication 515: Withholding Agent und Meldung; Publication 527: Teileigentum).

Besteuert auch der Bundesstaat, in dem die Immobilie liegt, die Miete?

Oft kann ein Bundesstaat Mieten besteuern, die dort gelegenem Grundbesitz zuzurechnen sind, und eine Erklärung für Nichtansässige oder einen eigenen Einbehalt verlangen. Prüfen Sie den Bundesstaat der Immobilie, statt anzunehmen, dass die bundessteuerliche Form W-8ECI auch dessen Regeln erledigt. In Kalifornien behält ein Verwalter in der Regel 7 % auf qualifizierende Zahlungen an einen nicht ansässigen Eigentümer nach Abzug seiner Gebühr ein, sobald die Zahlungen in einem Kalenderjahr $1.500 übersteigen. Der Verwalter meldet mit Form 592, zahlt bei Postversand mit Form 592-V ein und gibt dem Eigentümer bis 31. Januar nach dem Kalenderjahr Form 592-B (FTB: Form 592-B). Ein berechtigter Eigentümer kann einen Verzicht mit Form 588 oder eine Ermäßigung mit Form 589 beantragen; Form 589 braucht für jede Mietimmobilie einen eigenen Antrag und die Genehmigung der FTB vor der Zahlung. Ausländische Gesellschafter von Personengesellschaften und ausländische LLC-Mitglieder können Form 588 nicht für den Einbehalt auf ihren Anteil an Einkünften der Gesellschaft nutzen (FTB: Form 589; FTB: Anleitung zu Form 588). Ein Wohnungsmieter, der direkt an den Eigentümer zahlt, muss keine kalifornische Steuer einbehalten, doch der bundessteuerliche Einbehalt kann weiter gelten (California FTB: Richtlinien zum Einbehalt). Muss eine nicht ansässige Privatperson eine kalifornische Erklärung einreichen, gehören Nettomieteinkünfte oder -verluste in Schedule CA (540NR) mit Form 540NR, auch wenn ein Verwalter einbehalten hat (California FTB: Mieteinkünfte).

Für dieses Steuerjahr sind die Zahlungszeiträume und Fälligkeiten für Form 592 1. Januar bis 31. März: 15. April 2026, 1. April–31. Mai: 15. Juni 2026, 1. Juni bis 31. August: 15. September 2026 und 1. September bis 31. Dezember: 15. Januar 2027. Ein verspätetes Form 592 Schedule of Payees kostet je Zahlungsempfänger $60, wenn es 1–30 Tage zu spät eingereicht wird, $130 bei 31 Tagen bis sechs Monaten Verspätung oder danach $340. Nach R&TC Abschnitt 18668 kann ein Verwalter, der nicht abführt, die geschuldete Steuer zuzüglich Zinsen schulden. Kalifornien hat in der Regel 20 Jahre Zeit zur Beitreibung, nachdem die letzte Steuerschuld fällig geworden ist, vorbehaltlich Neubeginn und Hemmung (FTB: Anleitung zu Form 592; FTB: Frist für die Beitreibung).

Was ändert sich, wenn die Eigentümer die Immobilie verkaufen?

Ein Verkauf löst ein eigenes bundessteuerliches Einbehaltungssystem aus, das üblicherweise FIRPTA heißt. In den meisten Fällen behält der Käufer, nicht der Zahlende der Miete, 15 % des Veräußerungserlöses (Amount Realized) von einem ausländischen Verkäufer ein, vorbehaltlich Ausnahmen oder einer Bescheinigung des IRS über den Einbehalt. Der Einbehalt beim Verkauf richtet sich nach dem Transaktionsbetrag, nicht nach der endgültigen Steuer auf den Gewinn (IRS: FIRPTA-Quellensteuer).

Eine bestehende Wahl für Grundbesitz erfasst auch den Gewinn aus US-Immobilien, die Einkünfte erzielen; prüfen Sie sie bei der Erstellung der Erklärung zum Verkauf. Bewahren Sie die Abschlussabrechnungen und die Abschreibungshistorie auf. Wenn Sie Kanadier sind, behandelt Verkauf von US-Immobilien die Quellensteuer beim Verkauf und die Erklärungen in beiden Ländern (26 CFR 1.871-10(b)).

Was gilt, wenn eine Kapitalgesellschaft oder LLC das Haus besitzt?

Der rechtliche Eigentümer und die steuerliche Einordnung der Gesellschaft in den USA verändern die Prüfung von Erklärung und Einbehalt. Eine ausländische Kapitalgesellschaft kann nach Abschnitt 882(d) mit einer Erklärung zu Form 1120-F die Nettobesteuerung wählen; sie reicht diese Erklärung für die gewählte Miete ein. Siehe US-Erklärungen ausländischer Gesellschaften (26 CFR 1.871-10; Anleitung zu Form 1120-F). Bei einer US-LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum, die steuerlich nicht eigenständig ist (Disregarded Entity), erscheinen die Mieteinkünfte in der Erklärung des Eigentümers, und möglicherweise wird zusätzlich Form 5472 nötig; siehe Einreichung für eine US-LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum (Publication 519).

Wenn ein Kanadier überlegt, wie er das Eigentum halten soll, vergleichen Sie die Strukturen unter Wie ein Kanadier US-Immobilien halten sollte, bevor Sie die Eigentumsurkunde ändern.

Beispiel

Beispielbeträge in US-Dollar. Zwei nicht ansässige Eltern besitzen ein US-Haus je zur Hälfte. Ein Mieter zahlt $24.000 Jahresmiete an ihr Kind in den USA, das sie ins Ausland überweist. Ist das Kind Einbehaltungspflichtiger, behält es vor einer Wahl der Nettobesteuerung oder einer gültigen Form W-8ECI 30 % der Bruttomiete ein: insgesamt $7.200, also $3.600 für den Anteil von je $12.000 eines Elternteils. Das Haus hat $8.000 zulässige Betriebsausgaben; diese Kosten mindern den Einbehalt auf die Bruttomiete nicht.

Trifft jeder Elternteil eine gültige Wahl und legt vor künftigen Zahlungen eine gültige Form W-8ECI vor, kann der Einbehalt auf die Bruttomiete nach dieser Regel enden. Jeder Elternteil reicht weiterhin Form 1040-NR ein und gibt $12.000 Miete abzüglich $4.000 seines Anteils an den Ausgaben an: $8.000 vor Abschreibung und etwaigen Abzugsgrenzen. Vergangene Zahlungen und versäumte Erklärungen brauchen eine eigene Prüfung.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie leben in Kanada: Kanadische Ansässige mit US-Mietobjekt behandelt die jährlichen Erklärungen in beiden Ländern.
• Sie verkaufen: Kanadische Verkäufer von US-Immobilien behandelt den Einbehalt beim Abschluss und die grenzüberschreitende Meldung.
• Eine ausländische Kapitalgesellschaft besitzt die Immobilie: US-Erklärungen ausländischer Gesellschaften behandelt Form 1120-F.
• Eine US-LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum hält das Eigentum: Einreichungspflichten für LLCs behandelt Form 5472.
• Sie haben noch keine Eigentumsstruktur gewählt: Wie ein Kanadier US-Immobilien halten sollte vergleicht die wichtigsten Optionen für Kanadier.
• Die Miete wurde ohne Einbehalt gezahlt oder Erklärungen wurden versäumt: Die Einkommensteuer für Privatpersonen ist der Weg für eine Prüfung von Einreichungen und Einbehalt Jahr für Jahr.