Ausländische Gesellschaft: US-Steuererklärung nötig?

Ist Ihre Kapitalgesellschaft kanadisch?

Eine kanadische Kapitalgesellschaft muss Einreichungen in beiden Ländern und das Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA bedenken. Diese Analyse finden Sie unter US-Steuererklärungen kanadischer Kapitalgesellschaften.

Verlangt allein der Verkauf an US-Kunden Form 1120-F?

Der Verkauf an US-Käufer allein beantwortet nicht, ob eine ausländische Kapitalgesellschaft Form 1120-F einreichen muss. Entscheidend ist, ob sie in den USA geschäftlich tätig ist (US trade or business), ob sie Einkünfte aus US-Quellen hat, deren Steuer nicht vollständig einbehalten wurde, oder ob ein anderer Auslöser aus den Form 1120-F instructions vorliegt.

Schauen Sie über die Adresse des Kunden hinaus. Prüfen Sie, wo der Eigentümer, die Direktoren, Arbeitnehmer und andere Vertreter für die Gesellschaft arbeiten, wer ihre US-Verträge verhandelt oder unterschreibt und wo ihr Warenbestand gehalten und verkauft wird. Die Arbeit eines Eigentümers für die Gesellschaft, während er sich persönlich in den USA aufhält, kann auch ohne US-Lohnabrechnung zählen. Laut IRS hängt die Frage der US-Geschäftstätigkeit von den konkreten Umständen ab (IRS filing responsibilities). Verkäufe aus Warenbeständen in den USA können Effectively Connected Income (mit einem US-Geschäft verbundene Einkünfte) erzeugen, doch die Regeln zur Einkunftsquelle unterscheiden sich für zugekaufte und selbst hergestellte Waren (IRS: effectively connected income). Den Test zur Aktivität finden Sie unter wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.

Hat die Kapitalgesellschaft keine Geschäftstätigkeit in den USA und wurde ihre gesamte US-Steuer an der Quelle einbehalten, sehen die Form 1120-F instructions in der Regel eine Ausnahme von der Einreichung vor. Ein Erstattungsantrag oder Einkünfte aus US-Quellen mit zu geringem Einbehalt können dennoch eine Erklärung erfordern.

Muss eine Gesellschaft mit Geschäftstätigkeit in den USA auch einreichen, wenn keine Steuer anfällt?

In der Regel ja. Eine ausländische Kapitalgesellschaft, die in den USA geschäftlich tätig ist, muss Form 1120-F einreichen, unabhängig davon, ob dieses Geschäft Einkünfte aus US-Quellen erzeugt hat und ob ein Abkommen die Einkünfte befreit (IRS: Form 1120-F instructions). Ein Verlust oder eine Steuer von null ist für sich allein keine Ausnahme von der Einreichung.

Form 1120-F meldet die US-Einkünfte und die Steuerlage der ausländischen Kapitalgesellschaft. Eine gesonderte US-Tochtergesellschaft macht ihre Muttergesellschaft nicht zur US-Kapitalgesellschaft. Die Aktivitäten und Einkünfte jedes Rechtsträgers werden getrennt geprüft (IRS: foreign corporation filing responsibilities). Hat die ausländische Kapitalgesellschaft meldepflichtige Transaktionen mit nahestehenden Personen, während sie in den USA geschäftlich tätig ist, kann auch Form 5472 gelten. Eine ausländische Kapitalgesellschaft ohne US-Betriebsstätte nach einem anwendbaren Abkommen ist von Form 5472 befreit, wenn sie rechtzeitig Form 8833 einreicht. Eine steuerlich nicht eigenständige US-LLC in ausländischem Eigentum prüft ihre eigene Einreichungspflicht gesondert (IRS: Form 5472 instructions).

Entfällt die Erklärung durch ein Abkommen, wenn es keine US-Betriebsstätte gibt?

Nach einem anwendbaren Abkommen ist eine Betriebsstätte (permanent establishment) ein bestimmtes Maß an Geschäftspräsenz in den USA. Je nach Abkommen kann dazu eine feste Einrichtung für das Geschäft gehören oder eine Person in den USA, die regelmäßig verbindliche Verträge für die Gesellschaft schließt. Fehlt ein US-Büro, ist der Test damit noch nicht entschieden (IRS treaty explanation). Qualifizierte Unternehmensgewinne können ohne US-Betriebsstätte von der US-Bundessteuer befreit sein. Die IRS-Anweisungen verlangen aber dennoch eine Erklärung, wenn die Kapitalgesellschaft in den USA geschäftlich tätig ist. Ist eine Offenlegung des Abkommens vorgeschrieben, legen Sie Form 8833 der Erklärung bei. Ein Versäumnis kann die Kapitalgesellschaft $10.000 je nicht offengelegter Position kosten (IRC section 6712).

Die Entlastung durch ein Abkommen hängt vom jeweiligen Abkommen ab, von der Abkommensansässigkeit der Gesellschaft, ihrer Berechtigung zu Abkommensvorteilen und davon, ob die Einkünfte einer US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. Gilt die Gesellschaft in beiden Staaten als ansässig, wenden Sie die Regel dieses Abkommens zur Ansässigkeit von Gesellschaften an. Manche verlangen für Vorteile eine Einigung der zuständigen Behörden (IRS: Form 8802 instructions). Gibt es kein anwendbares Abkommen, gibt es auch keinen Schutz durch die Betriebsstättenregel des Abkommens. Wenden Sie stattdessen die US-Regeln zur Geschäftstätigkeit und zu Einkünften an. Das Fehlen eines US-Büros entscheidet keinen der beiden Tests allein (IRS: foreign corporation filing responsibilities; Form 1120-F instructions).

Wann sollte eine ausländische Gesellschaft vorsorglich Form 1120-F einreichen?

Eine ausländische Kapitalgesellschaft sollte ein vorsorgliches Form 1120-F erwägen, wenn sie nur begrenzte US-Aktivität hat, aber vertretbar zu dem Schluss kommt, dass sie keine mit einem US-Geschäft verbundenen Einkünfte hat, oder wenn sie Abkommensschutz beansprucht, weil sie keine US-Betriebsstätte hat. Die Einreichung wahrt ein mögliches Recht auf Abzüge und Steuergutschriften, falls der IRS später anderer Meinung ist (IRS: Form 1120-F instructions).

Eine vorsorgliche Erklärung ist eine eingereichte Erklärung, kein Brief in den Unterlagen der Gesellschaft. Der IRS weist die Gesellschaft an, ihren eigenen Namen und ihre EIN zu verwenden, oben auf Seite 1 das Kästchen für die vorsorgliche Erklärung anzukreuzen, die vorgeschriebenen Fragen zu beantworten und Form 8833 beizulegen, wenn sich die vorsorgliche Einreichung auf eine Abkommensbefreiung stützt. Ein bevollmächtigter Officer unterschreibt die Erklärung (IRS: protective return instructions). Melden Sie bekanntes steuerpflichtiges Einkommen aus US-Geschäftstätigkeit in Form 1120-F. Eine Kapitalgesellschaft, die wegen fehlender US-Betriebsstätte eine Abkommensbefreiung beansprucht, kann die Anweisungen für die vorsorgliche Erklärung auch dann befolgen, wenn sie in den USA geschäftlich tätig ist.

Ändert eine US-LLC, wer einreicht?

Ja. Die US-Bundessteuer-Einstufung einer US-LLC bestimmt, ob ihre Einkünfte in das Form 1120-F der ausländischen Kapitalgesellschaft gehören oder in die Erklärung eines gesonderten US-Rechtsträgers. Das Eigentum allein begründet die Pflicht der Muttergesellschaft zu Form 1120-F nicht (IRS: LLC classifications; IRS: foreign corporation filing responsibilities).

Um die Besteuerung als Kapitalgesellschaft zu wählen, reicht die LLC Form 8832 ein. Jeder Eigentümer oder ein bevollmächtigter Officer, Manager oder ein Mitglied unterschreibt es. Ein früherer Eigentümer in einem rückwirkenden Zeitraum muss ebenfalls unterschreiben. Der Wirksamkeitstag darf in der Regel höchstens 75 Tage vor der Einreichung oder 12 Monate nach der Einreichung liegen (IRS: Form 8832).

Zu den eigenen Meldepflichten der LLC lesen Sie Einreichungen einer LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum oder Einreichungen einer US-Kapitalgesellschaft in ausländischem Eigentum.

Wann braucht die ausländische Kapitalgesellschaft eine eigene EIN?

Die ausländische Kapitalgesellschaft muss für Form 1120-F eine eigene EIN (US-Steueridentifikationsnummer) beantragen. Die EIN der US-LLC identifiziert ihre Eigentümerin nicht. Ist die EIN bis zum Einreichungstermin nicht eingetroffen, erlaubt der IRS auf einem Form 1120-F auf Papier den Eintrag „Applied For“ und das Datum des Antrags. Für E-File und Form W-8ECI braucht die Kapitalgesellschaft ihre US-Steuernummer (IRS: Form 1120-F instructions; IRS: Form W-8ECI instructions).

Eine steuerlich nicht eigenständige US-LLC in ausländischem Eigentum kann eine eigene EIN brauchen, um Form 5472 einzureichen, obwohl sie keine gesonderte Einkommensteuererklärung hat (IRS: Form SS-4 instructions). Beantragen Sie sie unter dem rechtlichen Namen jedes Rechtsträgers und bewahren Sie beide EIN-Bestätigungsschreiben auf. Eine EIN beweist für sich allein nicht, dass einer der beiden Rechtsträger Einkommensteuer schuldet.

Welches Form W-8 sollte die Gesellschaft einem Zahler in den USA geben?

Muss ein Zahler oder Einbehaltungspflichtiger für eine Zahlung den ausländischen Status der Gesellschaft belegen, richtet sich das Formular nach dem Einkommen. Form W-8BEN-E belegt in der Regel den ausländischen Status oder einen berechtigten Quellensteueranspruch nach einem Abkommen für Einkünfte, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind. Form W-8ECI deckt Einkünfte aus US-Quellen ab, die mit einem US-Geschäft verbunden sind, und verlangt die US-Steuernummer der Kapitalgesellschaft. Der Verkauf von Waren an einen US-Kunden bedeutet allein nicht, dass dieser Kunde eines der beiden Formulare braucht (IRS: W-8BEN-E instructions; IRS: W-8ECI instructions).

Bei Einkünften, die eine US-Personengesellschaft zuweist, gibt eine ausländische Gesellschafterin, die eine Kapitalgesellschaft ist, in der Regel Form W-8BEN-E ab. Sie kann stattdessen Form W-8ECI abgeben, wenn sie die Wahl nach Abschnitt 882(d) für Einkünfte aus US-Grundbesitz trifft oder wenn sie gesondert in den USA geschäftlich tätig ist und ihren Anteil an der Personengesellschaft dem Einbehalt nach Abschnitt 1446 unterwerfen will (IRS: W-8ECI instructions). Die Gesellschafterin, nicht die Personengesellschaft, trifft die Wahl für Grundbesitz, indem sie ihrem Form 1120-F des ersten Jahres eine von einem bevollmächtigten Officer unterschriebene Erklärung und dem Form W-8ECI eine Kopie oder eine Absichtserklärung beifügt. Die erstmalige Wahl kann in der Regel bis der spätere Zeitpunkt aus 3 Jahren nach Einreichung der Erklärung oder 2 Jahren nach Zahlung der Steuer getroffen werden (eCFR; US Code).

Bei einer steuerlich nicht eigenständigen LLC legt die ausländische Kapitalgesellschaft als Eigentümerin in der Regel ihre eigenen W-8-Unterlagen vor. Die gesonderte EIN der LLC für Form 5472 ersetzt die Identität der Eigentümerin auf Form W-8ECI nicht (IRS: W-8BEN-E instructions; IRS: W-8ECI instructions). Geben Sie das Formular dem Zahler, nicht dem IRS. Form W-8ECI ist nicht das Formular für eine Abkommensermäßigung bei Einkünften, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind (IRS: W-8ECI instructions).

Wann kann eine US-Zweigniederlassung Branch Profits Tax schulden?

Eine ausländische Kapitalgesellschaft mit Geschäftstätigkeit in den USA kann zusätzlich zur regulären Körperschaftsteuer der Branch Profits Tax (Steuer auf Gewinne der Zweigniederlassung) unterliegen. Die gesetzliche Steuer beträgt 30 % auf einen errechneten dividendenähnlichen Betrag. Er beruht auf den versteuerten, mit dem US-Geschäft verbundenen Gewinnen und Rücklagen (earnings and profits) sowie auf Änderungen des US-Nettokapitals und nicht einfach auf dem Geld, das ins Ausland geschickt wird (IRS: Form 1120-F instructions).

Die Wiederanlage im US-Geschäft kann die Berechnung beeinflussen. Eine spätere Verringerung des US-Nettokapitals kann frühere Gewinne in die Berechnung bringen. Ein Abkommen kann die Steuer senken, wenn die Kapitalgesellschaft dessen Voraussetzungen erfüllt, auch eine Regel zur Begrenzung von Abkommensvorteilen (limitation on benefits) (IRS: Form 1120-F instructions). Das braucht eine gesonderte Prüfung, wenn die ausländische Gesellschaft direkt oder über eine steuerlich nicht eigenständige LLC in den USA tätig ist.

Kann ein Bundesstaat trotz Abkommensentlastung auf Bundesebene eine Erklärung verlangen?

Ja. Die Entlastung durch ein Abkommen auf Bundesebene entscheidet nicht jede Einreichungspflicht der Bundesstaaten. New York etwa gibt an, dass eine ausländische Kapitalgesellschaft, die der Steuer in New York unterliegt, Steuern des Bundesstaates und der Gemeinden erklären und zahlen muss, auch wenn sie dort keine Genehmigung zur Geschäftstätigkeit eingeholt hat (New York State Tax Department). Eine Article-9-A-Kapitalgesellschaft reicht in der Regel Form CT-3 ein. Bestimmte ausländische Kapitalgesellschaften melden auch auf Bundesebene durch Abkommen befreite Einkünfte auf Form CT-225, es sei denn, das Abkommen schließt die Besteuerung durch Bundesstaaten aus (New York: Form CT-3 instructions; Form CT-225 instructions).

Prüfen Sie jeden Bundesstaat, in dem die Kapitalgesellschaft Arbeitnehmer, Warenbestand, Vermögen oder andere Aktivität hat. Regeln zu Einkommen- oder Franchise-Steuer der Bundesstaaten und zur Sales Tax sind getrennte Fragen. Schließen Sie nicht aus der Lage bei Form 1120-F auf Bundesebene auf das Ergebnis in einem Bundesstaat.

Wann ist Form 1120-F fällig, und was kann eine verspätete Erklärung kosten?

Eine ausländische Kapitalgesellschaft mit US-Büro reicht Form 1120-F in der Regel bis zum 15. Tag des vierten Monats nach Ende ihres Steuerjahres ein, ohne US-Büro bis zum 15. Tag des sechsten Monats (IRS: Form 1120-F instructions). Bei einem US-Büro und einem Jahresende am 30. Juni gilt der Termin im dritten Monat nur für Steuerjahre, die vor 2026 beginnen. Spätere Jahre folgen der Regel des vierten Monats (IRS: Form 1120 series deadlines). In der Regel reichen Sie Form 7004 bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin für eine Verlängerung der Einreichungsfrist um sechs Monate ein. Eine ausländische Kapitalgesellschaft mit US-Büro kann sich stattdessen für eine automatische Verlängerung bis zum 15. Tag des sechsten Monats zum Einreichen und Zahlen ohne Form 7004 qualifizieren. Sie muss ihrer Erklärung eine Erklärung zur Qualifikation beifügen. Braucht sie mehr Zeit zum Einreichen, reicht sie Form 7004 mit angekreuzter line 4 bis zum Termin im sechsten Monat für weitere vier Monate ein (IRS: Form 7004 instructions).

Die IRS-Anweisungen behandeln ein Form 1120-F in der Regel als rechtzeitig für Abzüge und Steuergutschriften im Zusammenhang mit Einkünften aus einem US-Geschäft (effectively connected), wenn sie innerhalb von 18 Monaten nach dem Fälligkeitstermin der Erklärung eingereicht wird. Eine Ausnahme kann gelten, wenn die Erklärung des Vorjahres nicht eingereicht wurde. Begrenzte Erleichterung kann von angemessenem Verhalten und gutem Glauben abhängen. Eine versäumte Erklärung kann daher die Steuer auf Bruttoeinkünfte verändern und ist nicht nur ein Verspätungszuschlag. Prüfen Sie jedes frühere Jahr, bevor Sie annehmen, dass die aktuelle Erklärung es heilt.

Bleibt Steuer unbezahlt, kann eine verspätete Einreichung 5 % dieser Steuer je angefangenem Monat kosten, bis zu 25 %. Verspätete Zahlung kann gesondert 0,5 % je Monat kosten, bis zu 25 %. Bei einer Erklärung für ein Kalenderjahr, die 2027 fällig und mehr als 60 Tage zu spät eingereicht wird, beträgt der Verspätungszuschlag mindestens den kleineren Betrag aus $535 und der fälligen Steuer. Der Verspätungszuschlag verringert sich für Monate, in denen beide gelten. Ein angemessener Grund kann jeden der beiden Zuschläge beseitigen (IRC section 6651; IRS: Revenue Procedure 2025-32). Ein versäumtes Form 5472 kann die Kapitalgesellschaft $25.000 kosten, dazu $25.000 für jeden Zeitraum von 30 Tagen nach 90 Tagen ab Benachrichtigung durch den IRS, wenn das Versäumnis andauert (IRS: Form 5472 instructions).

Ein Eigentümer oder Officer schuldet die Steuer aus dem Form 1120-F der Kapitalgesellschaft nicht allein wegen seiner Stellung persönlich. Wer aber für einbehaltene Lohnsteuer verantwortlich ist und sie vorsätzlich nicht abführt, kann nach IRC section 6672 den vollen unbezahlten Betrag der treuhänderisch gehaltenen Steuer (trust fund) schulden. Der IRS hat in der Regel drei Jahre ab dem Tag der Einreichung der Lohnsteuererklärung Zeit, den Zuschlag festzusetzen. Eine Erklärung, die vor dem folgenden 15. April eingereicht wird, gilt an diesem Tag als eingereicht. Ohne eingereichte Erklärung gibt es keine zeitliche Grenze für die Festsetzung. Nach der Festsetzung gilt für die Beitreibung in der Regel eine Frist von zehn Jahren. Verlängerungen und Hemmungen können diese Zeiträume ändern (IRC sections 6501, 6502 und 6672).

Sammeln Sie Gründungsunterlagen und Nachweise zur Abkommensansässigkeit, US-Verträge, Angaben zu Arbeitnehmern und Warenbestand, eine etwaige Wahl der Einstufung der LLC, Formulare zum Einbehalt der Zahler, die EIN-Bestätigungsschreiben beider Rechtsträger sowie frühere Steuererklärungen auf Bundes- und Bundesstaatsebene. Diese Angaben entscheiden, welche Erklärungen fällig sind und ob eine vorsorgliche Einreichung angebracht ist.

Beispiel

Beispielbeträge in US-Dollar. Es wird keine Steuer berechnet. Eine ausländische Kapitalgesellschaft besitzt eine US-LLC mit einem Mitglied, die nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt hat. Sie bringt US$80.000 in die LLC ein. Die LLC erzielt US$300.000 Umsatz und hält Warenbestand in einem US-Lager.

Die Einlage des Eigentümers von US$80.000 ist eine meldepflichtige Transaktion mit einer nahestehenden Person. Die LLC beschreibt sie auf einem Blatt, das Form 5472 beigefügt wird, kreuzt Part V an und reicht es mit einem Pro-forma-Form 1120 ein (IRS: Form 5472 instructions). Der Gesamtumsatz von US$300.000 und das Lager allein entscheiden nicht über die US-Geschäftstätigkeit oder die mit einem US-Geschäft verbundenen Einkünfte der ausländischen Kapitalgesellschaft. Sie prüft, wo und wie die Waren verkauft werden und welche Arbeit in den USA stattfindet. Hat sie Geschäftstätigkeit in den USA, reicht sie in der Regel ihr eigenes Form 1120-F ein. Ist die Aktivität begrenzt und ihr Ergebnis unsicher, erwägt sie eine vorsorgliche Erklärung (IRS: Form 1120-F instructions). Die Kapitalgesellschaft und die LLC verwenden für ihre jeweiligen Einreichungen ihre eigenen EIN.

Anders bei Ihnen?

• Ihre Kapitalgesellschaft ist kanadisch: Prüfen Sie beide Länder und das Abkommen unter US-Steuererklärungen kanadischer Kapitalgesellschaften.
• Der Test zur US-Aktivität ist unsicher: Nutzen Sie wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden, um die entscheidenden Tatsachen zu erkennen.
• Ihre steuerlich nicht eigenständige LLC hat eine eigene Meldefrage: Lesen Sie Einreichungen einer LLC mit einem Mitglied in ausländischem Eigentum.
• Ihre LLC hat die Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt: Lesen Sie Einreichungen einer US-Kapitalgesellschaft in ausländischem Eigentum.
• Ihre Gesellschaft vermietet US-Immobilien: Lesen Sie Einreichungen für nicht ansässige Vermieter.
• Sie haben Form 5472 versäumt oder ein Schreiben zum Zuschlag erhalten: Lesen Sie versäumte Einreichungen ausländischer Eigentümer.
• Sie haben ein mögliches Risiko bei Form 1120-F, versäumte Jahre oder Branch Profits Tax: Bringen Sie die oben genannten Unterlagen zur Hilfe bei der Unternehmenssteuer mit.