Cho thuê nhà ở Hoa Kỳ khi sống ở nước ngoài: thuế và tờ khai

Chủ sở hữu không cư trú có phải nộp thuế Hoa Kỳ khi tiền thuê được chuyển ra nước ngoài không?

Nói chung là có. Tiền thuê một căn nhà tại Hoa Kỳ là thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ vì bất động sản nằm ở Hoa Kỳ. Việc chuyển tiền thuê vào tài khoản ở nước ngoài không làm thay đổi nguồn thu nhập. Chỉ sống ở nước ngoài thì chưa đủ để xác lập tình trạng không cư trú về thuế. Hãy kiểm tra quốc tịch và tình trạng cư trú của từng chủ sở hữu trước khi áp dụng các quy tắc này. Quy tắc phân định cư trú theo hiệp định thuế có thể khiến người cư trú ở hai nước được xem là không cư trú về thuế thu nhập Hoa Kỳ, và nói chung phải khai báo bằng Form 8833 khi nêu lập trường này (IRS: Topic 851). Với cá nhân không cư trú, kết quả thuế liên bang tùy thuộc vào việc tiền thuê được xem là thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (ECI), hay vẫn là tổng thu nhập cho thuê bị khấu trừ thuế (IRS: thu nhập từ bất động sản; Publication 515).

Hướng dẫn của IRS cho Form 1040-NR xếp tiền thuê không phải ECI vào Schedule NEC, line 6, và xếp tiền thuê là ECI vào Schedule E và Schedule 1. Nếu thuế tính trên tổng tiền thuê đã được khấu trừ đủ và tiền thuê là thu nhập có nguồn Hoa Kỳ duy nhất của chủ sở hữu, có thể không cần nộp Form 1040-NR (Publication 519). Lựa chọn này áp dụng cho toàn bộ bất động sản tại Hoa Kỳ mà chủ sở hữu đó nắm giữ để tạo thu nhập, không chỉ cho một căn nhà được chọn (IRS: lựa chọn đối với bất động sản).

Nếu bạn sống ở Canada, xem người cư trú Canada có bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ để biết các vấn đề riêng về tờ khai Canada và tín thuế nước ngoài.

Ai khấu trừ thuế trên tổng tiền thuê nếu người thuê trả tiền cho bố mẹ tôi hoặc cho tôi?

Người có quyền kiểm soát, nhận, giữ, định đoạt hoặc chi trả tiền thuê cho chủ sở hữu nước ngoài có thể là đại lý khấu trừ thuế liên bang (withholding agent). Đó có thể là người thuê nhà, người quản lý bất động sản, hoặc người con ở Hoa Kỳ thu tiền rồi chuyển đi. Tên gọi của tài khoản ngân hàng không quyết định ai có nghĩa vụ này (Publication 515: đại lý khấu trừ).

Nếu không có hồ sơ chứng minh việc tính thuế theo ECI, đại lý khấu trừ nói chung khấu trừ 30% trên tổng tiền thuê, trước khi trừ tiền trả nợ vay mua nhà, phí quản lý, chi phí sửa chữa hay các chi phí khác. Mức thuế thấp hơn theo hiệp định có thể làm thay đổi số khấu trừ, nhưng bên trả tiền cần có hồ sơ phù hợp trước khi áp dụng (Publication 515: thu nhập từ bất động sản). Đại lý khấu trừ có thể phải nộp Form 1042 và một Form 1042-S riêng cho từng người nhận nước ngoài, kể cả khi đại lý đã không khấu trừ. Nói chung, cả hai form đến hạn sau ngày 15 tháng 3 của năm trả tiền, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó là cuối tuần hay ngày nghỉ lễ (IRS: các tờ khai bắt buộc). Theo section 1461, người thuê, người quản lý hoặc người con có nghĩa vụ khấu trừ phải tự chịu trách nhiệm về số thuế còn thiếu. Chủ sở hữu nước ngoài cũng phải nộp thuế của mình, nhưng IRS chỉ thu một lần. Với Form 1042, thời hiệu ấn định thuế nói chung là 3 năm sau khi nộp, hoặc sau 15 tháng 4 của năm kế tiếp nếu nộp sớm hơn. Nếu chưa bao giờ nộp, IRS có thể ấn định bất cứ lúc nào. Sau khi ấn định, thời hạn thu thuế nói chung là 10 năm, với một số ngoại lệ (26 USC 1461; Hướng dẫn Form 1042; IRS: Giới hạn thời gian của Form 1042).

Thuế đã khấu trừ có hạn nộp sớm hơn. Nếu cuối một kỳ một phần tư tháng (quarter-monthly) còn từ $2.000 trở lên chưa nộp, hãy nộp trong 3 ngày làm việc. Các kỳ đó kết thúc vào vào ngày 7, 15, 22 và ngày cuối cùng của mỗi tháng. Nếu cuối tháng còn từ $200 đến dưới $2.000, hãy nộp trong 15 ngày sau khi hết tháng. Số dư nhỏ hơn vào cuối năm có thể được nộp cùng Form 1042 trước ngày 15 tháng 3. Nộp trễ Form 1042 có thể bị phạt 5% số thuế chưa nộp mỗi tháng, tối đa 25% (Hướng dẫn Form 1042).

Nếu không ai khấu trừ, trước hết hãy xác định ai đã nhận từng khoản tiền thuê và ai kiểm soát việc chuyển tiền cho các chủ sở hữu. Hãy đối chiếu tổng tiền thuê theo từng năm và từng chủ sở hữu, rồi rà soát các tờ khai khấu trừ còn thiếu và tờ khai thuế thu nhập của từng chủ sở hữu. Mỗi chủ sở hữu phải kiểm tra xem có phải nộp Form 1040-NR hay không. Việc thiếu Form 1042-S không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai này (Publication 519: yêu cầu nộp tờ khai).

Cá nhân chọn tính thuế trên tiền thuê ròng bằng cách nào?

Cá nhân không cư trú có thể chọn theo section 871(d) để coi thu nhập từ bất động sản tại Hoa Kỳ vốn không phải ECI là ECI. Mỗi chủ sở hữu tự lập lựa chọn của mình bằng cách đính kèm một bản tuyên bố vào Form 1040-NR của năm đầu tiên áp dụng lựa chọn, hoặc vào Form 1040-X điều chỉnh. Bản tuyên bố nêu rõ lựa chọn, mọi quyền lợi bất động sản tạo thu nhập tại Hoa Kỳ, phần sở hữu của chủ sở hữu, vị trí, các hạng mục cải tạo, ngày sở hữu, thu nhập, cùng mọi lựa chọn hoặc việc hủy lựa chọn trước đó (IRS: lập lựa chọn). Trên Schedule OI, item M, hãy đánh dấu line 1 cho năm đầu tiên áp dụng lựa chọn, hoặc line 2 nếu một lựa chọn trước đó vẫn còn hiệu lực.

Lựa chọn ban đầu phải được lập trước khi hết thời hạn yêu cầu hoàn thuế: nói chung là 3 năm sau khi nộp tờ khai hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn. Lựa chọn tiếp tục áp dụng cho các năm sau trừ khi bị hủy. Việc hủy kịp thời lần đầu thực hiện qua tờ khai điều chỉnh. Sau thời hạn đó, việc hủy cần IRS đồng ý, được yêu cầu bằng văn bản trong vòng 75 ngày sau năm đầu tiên muốn thay đổi. Sau khi việc hủy được chấp thuận, lựa chọn mới nói chung phải chờ đến năm tính thuế thứ năm bắt đầu sau năm hủy đầu tiên, trừ khi IRS lại đồng ý. Hãy nộp Form 1040-NR cho năm lập lựa chọn và các năm sau khi được yêu cầu, kể cả năm cho thuê bị lỗ nhưng có tổng tiền thuê phải khai. Lựa chọn cũng tiếp tục có hiệu lực qua năm không có yêu cầu nộp tờ khai (26 USC 871(d); 26 CFR 1.871-10(d)). Tờ khai đầu tiên nộp trễ cần được xem xét riêng: lựa chọn hợp lệ không khôi phục các khoản khấu trừ bị cấm do nộp trễ.

Khi nào Form W-8ECI chấm dứt việc khấu trừ trên tổng tiền thuê?

Form W-8ECI báo cho bên trả tiền biết chủ sở hữu nước ngoài đang coi tiền thuê là ECI. Hãy đưa một form hợp lệ cho từng đại lý khấu trừ trước khi được trả tiền, và không gửi form này cho IRS. Điền mã số thuế Hoa Kỳ của chủ sở hữu vào line 7 và nêu rõ khoản tiền thuê ở line 11. Chủ sở hữu, hoặc người được ủy quyền ký thay, ký Part II (Form W-8ECI). Cần lập form mới khi thông tin thay đổi hoặc form hết hiệu lực (IRS: Hướng dẫn Form W-8ECI).

Lựa chọn của chủ sở hữu và Form W-8ECI phục vụ hai mục đích khác nhau. Lựa chọn xác lập cách tính thuế trên tờ khai. Form W-8ECI chứng minh cách tính thuế đó với bên trả tiền. Form này không thay việc nộp thuế, không thay Form 1040-NR và không sửa lại các khoản đã trả khi chưa có hồ sơ hợp lệ (IRS: lựa chọn đối với bất động sản; Hướng dẫn Form W-8ECI). Khi việc khấu trừ trên tổng tiền thuê chấm dứt, chủ sở hữu có thể phải nộp thuế tạm tính bằng Form 1040-ES (NR) (Publication 519: thuế tạm tính).

Chi phí và khấu hao nào được ghi vào Schedule E?

Khi được tính thuế trên thu nhập ròng hợp lệ và được phép khai khấu trừ, Schedule E Part I ghi tiền thuê của từng bất động sản ở line 3, các chi phí cho thuê thông thường ở các line chi phí tương ứng, và khấu hao ở line 18. Số tiền ròng được chuyển qua Schedule 1, line 5, rồi đến Form 1040-NR, line 8 (Schedule E; Form 1040-NR). IRS liệt kê các khoản được tính gồm thuế bất động sản, lãi vay thế chấp, sửa chữa, bảo hiểm, phí quản lý và hoa hồng môi giới. Công sức lao động của chính chủ sở hữu và chi phí cải tạo vốn không phải là chi phí cho thuê trong kỳ (Hướng dẫn Schedule E).

Khấu hao bắt đầu khi tòa nhà sẵn sàng để cho thuê. Đất không được khấu hao, nên giá mua phải được chia giữa đất và công trình. Các hạng mục cải tạo có thể cần lịch khấu hao riêng (Hướng dẫn Schedule E). Nếu chủ sở hữu cũng dùng căn nhà để ở và chỉ cho thuê dưới 15 ngày, IRS cho biết không khai tiền thuê và không khấu trừ chi phí cho thuê. Các trường hợp tự dùng khác và lỗ cho thuê có thể làm thay đổi kết quả Schedule E. Xem thuế bất động sản cho thuê để biết các quy tắc đó (Hướng dẫn Schedule E).

Hãy giữ bảng kê đóng giao dịch mua nhà, bảng phân bổ đất và công trình, hóa đơn cải tạo, ngày nhà bắt đầu sẵn sàng cho thuê, các lịch khấu hao cũ, hợp đồng thuê, sổ theo dõi tiền thuê, sao kê lãi vay thế chấp, hóa đơn thuế bất động sản, chứng từ bảo hiểm, chi phí sửa chữa, bảng kê của người quản lý và các ngày tự sử dụng.

Bố mẹ tôi chưa từng nộp tờ khai. Nên xử lý những năm nào trước?

Hãy liệt kê mọi năm từ lần trả tiền thuê đầu tiên đến năm hiện tại. Với từng chủ sở hữu, hãy kiểm tra hạn nộp tờ khai, các hồ sơ đã nộp và các thông báo của IRS. Hãy xử lý trước những năm sắp hết hạn khai khấu trừ (Publication 519: tờ khai nộp trễ). Sau đó kiểm tra quyền sở hữu, nơi cư trú và tình trạng thuế Hoa Kỳ, tổng tiền thuê, khoản khấu trừ, chi phí, khấu hao và việc bán nhà nếu có. Hãy dùng giấy chứng nhận quyền sở hữu, thỏa thuận sở hữu, hợp đồng thuê và hồ sơ thanh toán cùng nhau để xác định ai là chủ sở hữu hưởng lợi của từng phần tiền thuê. Người con chỉ thu tiền với tư cách đại diện thì không trở thành chủ sở hữu (Publication 515: xác định người nhận tiền).

Nếu người không cư trú khai theo năm dương lịch và không có tiền lương Hoa Kỳ chịu khấu trừ thuế lương, Form 1040-NR nói chung đến hạn ngày 15 của tháng thứ sáu sau năm thuế đó. Các tình huống khác có thể làm thay đổi hạn này (Hướng dẫn Form 1040-NR). Hãy rà soát các năm bị bỏ sót, đừng cho rằng chỉ nộp một tờ khai gần đây là đã giải quyết xong. Để rà soát đồng bộ các tờ khai chưa nộp và việc khấu trừ, hãy dùng dịch vụ thuế cá nhân.

Tờ khai nộp trễ còn có thể áp dụng lựa chọn, chi phí hoặc khấu hao không?

Có thể, nhưng bản tuyên bố lựa chọn và các khoản khấu trừ cần được kiểm tra riêng. IRS cho phép nộp bản tuyên bố lựa chọn ban đầu theo section 871(d) cùng Form 1040-NR hoặc tờ khai điều chỉnh trong thời hạn lập lựa chọn. Tuy nhiên, chủ sở hữu không nộp tờ khai bắt buộc trong vòng 16 tháng kể từ hạn gốc nói chung không được khai các khoản khấu trừ khỏi tổng thu nhập, trừ khi IRS chấp thuận miễn (IRS: lựa chọn đối với bất động sản và tờ khai nộp trễ; 26 CFR 1.871-10(d)).

Publication 519 nêu thêm một quy định chặt hơn về thời điểm khi thiếu tờ khai bắt buộc của năm trước: tờ khai sau phải được nộp trước mốc 16 tháng hoặc trước khi nhận thông báo của IRS rằng không được khấu trừ và tín thuế, tùy mốc nào đến trước. Publication cho biết việc miễn phụ thuộc vào hành vi hợp lý, thiện chí và sự hợp tác với IRS. Tín thuế từ khoản đã khấu trừ không bị áp dụng cùng thời hạn khấu trừ đó. Hãy rà soát hạn nộp thực tế, các thông báo của IRS, các tờ khai đã nộp và chứng từ chi phí trước khi khai các khoản khấu trừ hoặc khấu hao của những năm cũ.

Mỗi chủ sở hữu có cần ITIN không, và người con ở Hoa Kỳ phải nộp tờ khai gì?

Mỗi người cha, người mẹ phải nộp tờ khai không cư trú đều cần mã số thuế Hoa Kỳ riêng. Nếu chủ sở hữu không có SSN và không đủ điều kiện để có, người đó nói chung xin Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) bằng Form W-7, thường nộp cùng tờ khai và giấy tờ tùy thân. Form W-8ECI cần mã số này hợp lệ. Chủ sở hữu bắt buộc phải nộp tờ khai liên bang không thể dùng ngoại lệ thu nhập cho thuê của Form W-7 để xin ITIN mà không kèm tờ khai. Cho đến khi bên trả tiền có Form W-8ECI hợp lệ, việc khấu trừ trên tổng tiền thuê nói chung vẫn tiếp tục (IRS: Hướng dẫn Form W-7; Hướng dẫn Form W-8ECI).

Người con ở Hoa Kỳ không trở thành chủ sở hữu nhà cho thuê chỉ vì thu tiền thuê. Tuy nhiên, nếu người con kiểm soát hoặc chuyển tiền cho bố mẹ ở nước ngoài, người con có thể là đại lý khấu trừ và có thể phải khấu trừ, nộp thuế và khai tiền thuê trên Form 1042 và Form 1042-S. Các tờ khai thuế thu nhập riêng của bố mẹ vẫn khai phần của từng người (Publication 515: đại lý khấu trừ và khai báo; Publication 527: quyền lợi theo phần).

Tiểu bang nơi có bất động sản có đánh thuế tiền thuê không?

Thông thường, tiểu bang có thể đánh thuế tiền thuê có nguồn từ bất động sản nằm ở đó và có thể yêu cầu nộp tờ khai không cư trú hoặc khấu trừ riêng. Hãy kiểm tra quy định của tiểu bang có bất động sản, đừng cho rằng Form W-8ECI liên bang đã giải quyết các quy tắc tiểu bang. Tại California, người quản lý nói chung khấu trừ 7% trên các khoản thanh toán đủ điều kiện cho chủ sở hữu không cư trú sau khi trừ phí của mình, khi tổng thanh toán trong năm dương lịch vượt $1.500. Người quản lý khai trên Form 592, nộp tiền bằng Form 592-V khi gửi qua bưu điện, và đưa cho chủ sở hữu Form 592-B trước ngày 31 tháng 1 sau năm dương lịch (FTB: Form 592-B). Chủ sở hữu đủ điều kiện có thể xin miễn bằng Form 588 hoặc xin giảm bằng Form 589. Form 589 cần một đề nghị riêng cho từng bất động sản cho thuê và phải được FTB chấp thuận trước khi trả tiền. Thành viên hợp danh nước ngoài và thành viên LLC nước ngoài không thể dùng Form 588 cho khoản khấu trừ trên phần thu nhập của pháp nhân (FTB: Form 589; FTB: Hướng dẫn Form 588). Người thuê nhà ở trả tiền trực tiếp cho chủ sở hữu không phải khấu trừ thuế California, dù khấu trừ liên bang vẫn có thể áp dụng (California FTB: hướng dẫn khấu trừ). Nếu cá nhân không cư trú phải nộp tờ khai California, thu nhập ròng hoặc lỗ từ cho thuê được ghi trên Schedule CA (540NR) cùng Form 540NR, kể cả khi người quản lý đã khấu trừ (California FTB: thu nhập cho thuê).

Với năm thuế này, các kỳ thanh toán và hạn nộp của Form 592 là Từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3: ngày 15 tháng 4 năm 2026, Từ 1 tháng 4 đến 31 tháng 5: ngày 15 tháng 6 năm 2026, Từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 31 tháng 8: ngày 15 tháng 9 năm 2026 và Từ ngày 1 tháng 9 đến ngày 31 tháng 12: ngày 15 tháng 1 năm 2027. Nộp trễ Form 592 Schedule of Payees bị phạt $60 nếu trễ 1–30 ngày, $130 nếu trễ từ ngày thứ 31 đến sáu tháng, hoặc $340 sau đó, tính trên mỗi người nhận. Theo R&TC section 18668, người quản lý không nộp thuế đã khấu trừ có thể phải trả số thuế bắt buộc cộng tiền lãi. California nói chung có 20 năm để thu thuế kể từ khi khoản nợ thuế mới nhất đến hạn, với các trường hợp tính lại và tạm hoãn (FTB: Hướng dẫn Form 592; FTB: giới hạn thu thuế).

Điều gì thay đổi nếu các chủ sở hữu bán nhà?

Việc bán nhà kích hoạt một hệ thống khấu trừ liên bang riêng, thường gọi là FIRPTA. Trong hầu hết trường hợp, bên mua, không phải bên trả tiền thuê, khấu trừ 15% trên số tiền thực nhận của người bán nước ngoài, trừ các ngoại lệ hoặc khi có giấy chứng nhận khấu trừ của IRS. Số tiền khấu trừ khi bán tính trên giá trị giao dịch, không phải số thuế cuối cùng trên khoản lãi (IRS: Khấu trừ FIRPTA).

Lựa chọn đối với bất động sản đang có hiệu lực cũng áp dụng cho khoản lãi từ bất động sản tạo thu nhập tại Hoa Kỳ. Hãy kiểm tra lựa chọn này khi chuẩn bị tờ khai năm bán. Hãy giữ bảng kê đóng giao dịch và lịch sử khấu hao. Nếu bạn là người Canada, bán bất động sản tại Hoa Kỳ trình bày việc khấu trừ khi bán và tờ khai của cả hai nước (26 CFR 1.871-10(b)).

Nếu một công ty hoặc LLC sở hữu căn nhà thì sao?

Chủ sở hữu pháp lý và cách phân loại thuế Hoa Kỳ của pháp nhân sẽ quyết định cách khai và cách khấu trừ. Công ty nước ngoài có thể chọn tính thuế trên thu nhập ròng theo section 882(d) bằng một bản tuyên bố trên Form 1120-F, và nộp tờ khai đó cho khoản tiền thuê đã chọn. Xem tờ khai Hoa Kỳ của công ty nước ngoài (26 CFR 1.871-10; Hướng dẫn Form 1120-F). LLC một thành viên tại Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và bị bỏ qua về thuế thu nhập thì thu nhập cho thuê được khai trên tờ khai của chủ sở hữu, và có thể phải nộp riêng Form 5472. Xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu (Publication 519).

Nếu bạn là người Canada đang chọn cách đứng tên sở hữu, hãy so sánh các cấu trúc trong người Canada nên sở hữu bất động sản tại Hoa Kỳ như thế nào trước khi đổi tên trên giấy chứng nhận quyền sở hữu.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Bố và mẹ đều là người không cư trú và cùng sở hữu một căn nhà tại Hoa Kỳ, mỗi người một nửa. Người thuê trả US$24.000 tiền thuê mỗi năm cho người con ở Hoa Kỳ, và người con chuyển tiền ra nước ngoài. Nếu người con là đại lý khấu trừ, khi chưa có lựa chọn tính thuế trên thu nhập ròng hay Form W-8ECI hợp lệ, người con khấu trừ 30% trên tổng tiền thuê: tổng cộng US$7.200, tức US$3.600 cho mỗi người trên phần US$12.000 của họ. Căn nhà có US$8.000 chi phí vận hành được phép khấu trừ. Các chi phí này không làm giảm số tiền khấu trừ trên tổng tiền thuê.

Nếu mỗi người lập lựa chọn hợp lệ và cung cấp Form W-8ECI hợp lệ trước các lần trả tiền sau này, việc khấu trừ trên tổng tiền thuê theo quy tắc này có thể chấm dứt. Mỗi người vẫn nộp Form 1040-NR và khai US$12.000 tiền thuê trừ US$4.000 phần chi phí của mình: US$8.000 trước khấu hao và các giới hạn khấu trừ. Các khoản đã trả và các tờ khai bị bỏ sót cần được rà soát riêng.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn sống ở Canada: người cư trú Canada có bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ nêu các tờ khai hằng năm của cả hai nước.
• Bạn đang bán nhà: người Canada bán bất động sản tại Hoa Kỳ nêu việc khấu trừ khi đóng giao dịch và khai báo xuyên biên giới.
• Một công ty nước ngoài sở hữu bất động sản: tờ khai Hoa Kỳ của công ty nước ngoài nêu Form 1120-F.
• Một LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu đứng tên bất động sản: yêu cầu nộp hồ sơ của LLC nêu Form 5472.
• Bạn chưa chọn cấu trúc sở hữu: người Canada nên sở hữu bất động sản tại Hoa Kỳ như thế nào so sánh các lựa chọn chính cho người Canada.
• Tiền thuê đã được trả mà không khấu trừ thuế, hoặc đã bỏ sót tờ khai: dịch vụ thuế cá nhân là hướng xử lý để rà soát từng năm về nộp tờ khai và khấu trừ.