Steuervorauszahlungen für Eigentümer einer S Corporation

Muss ich den Gewinn meiner S Corporation ohne Ausschüttung versteuern?

Ja. Ein Gesellschafter einer S Corporation in den USA gibt seinen Anteil am durchgereichten Gewinn in seiner persönlichen Steuererklärung an, auch wenn die Gesellschaft das Geld im Unternehmen behält. Eine Ausschüttung ist ein eigener Vorgang. Sie bestimmt nicht, wann der Gewinn zu versteuern ist (IRS: S Corporations).

Das heißt: Der Lohnsteuereinbehalt kann die Steuer auf das Gehalt des Eigentümers decken, kann aber zu niedrig sein, sobald der erwartete Gewinn der S Corporation hinzukommt. Schätzen Sie die Steuer anhand der gesamten US-Bundessteuererklärung des Eigentümers: Löhne, voraussichtliche Schedule K-1, übrige Einkünfte, Abzüge, Steuergutschriften und bereits einbehaltene Steuer. Wie Schedule K-1 erfasst wird, erklärt Wie S Corporations besteuert werden.

Zahle ich die US-Bundessteuer-Vorauszahlungen persönlich oder über die S Corporation?

Zahlen Sie die Vorauszahlungen auf den durchgereichten Gewinn unter dem Steuerkonto des Eigentümers, in der Regel mit Form 1040-ES. Die Lohnsteuerabführungen der Gesellschaft und etwaige Steuerzahlungen auf Unternehmensebene sind andere Pflichten. Sie werden nicht zu persönlichen Vorauszahlungen des Eigentümers (IRS: S Corporations).

Führt die Gesellschaft einbehaltene Lohnsteuer nicht ab, kann ein Eigentümer, Officer oder eine andere Person, die über die Zahlung entschied und sie vorsätzlich unterließ, persönlich haften. Die Strafe entspricht der nicht abgeführten einbehaltenen Einkommensteuer und dem Arbeitnehmeranteil der FICA-Steuer nach Abschnitt 6672. Allein das Eigentum genügt nicht. Die Festsetzung verjährt bei fristgerecht eingereichten Lohnsteuererklärungen in der Regel drei Jahre nach dem nächsten 15. April. Bei verspäteter Einreichung beginnt die Frist später, und ohne Erklärung bleibt die Festsetzung offen. Ein rechtzeitiger Bescheid über die vorgeschlagene Strafe kann die Frist verlängern (IRS: Verjährungsregeln). Die Beitreibung ist grundsätzlich bis zu 10 Jahre nach der Festsetzung möglich, vorbehaltlich Verlängerungen (Abschnitt 6502). Gegen einen Vorschlag kann innerhalb von 60 Tagen Einspruch eingelegt werden, bei Adresse im Ausland innerhalb von 75 Tagen (IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Für eine Privatperson mit Kalenderjahr gelten für Form 1040-ES diese Zahlungstermine:

Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Wer die Steuererklärung bis zum 1. Februar des Folgejahres einreicht und die Steuer vollständig zahlt, ersetzt damit nur die letzte Rate für dieses Steuerjahr (IRS: Form 1040-ES). Eine spätere Zahlung macht eine frühere, zu niedrige Rate nicht nachträglich rechtzeitig (IRS: Publication 505).

Kann meine S Corporation meine persönlichen Vorauszahlungen von ihrem Konto zahlen?

Finanziert die Gesellschaft die persönliche Vorauszahlung eines Eigentümers oder leistet sie diese für ihn, kennzeichnen Sie die Zahlung als Einkommensteuervorauszahlung des Eigentümers für das richtige Steuerjahr und bewahren Sie die Zahlungsbestätigung auf. Buchen Sie den Mittelabfluss der Gesellschaft so, wie er tatsächlich war. Eine Zahlung vom Firmenkonto macht die Einkommensteuer des Eigentümers nicht zu einer abzugsfähigen Betriebsausgabe (IRS: Hilfe zu Direct Pay; IRS: Paying yourself).

Nach Angaben des IRS muss ein Gesellschafterdarlehen übliche Darlehensbedingungen haben. Zahlungen an einen Officer, der Leistungen erbracht hat, kann der IRS als Löhne umqualifizieren (IRS: Paying yourself; IRS: S-Corporation-Arbeitnehmer und -Officers). Hat die Gesellschaft bereits die persönlichen Vorauszahlungen mehrerer Eigentümer gezahlt, stimmen Sie Zahlung und Konto jedes Eigentümers einzeln ab, bevor Sie die Buchungen ändern.

Kann ein zusätzlicher Einbehalt von meinem S-Corporation-Lohn die Vorauszahlungen ersetzen?

Ja. Ausreichend US-Bundeseinkommensteuer, die von echtem Lohn einbehalten wird, kann die Vorauszahlungspflicht des Eigentümers auf Bundesebene erfüllen, ohne separate Zahlungen mit Form 1040-ES. Der Eigentümer kann ein geändertes Form W-4 einreichen und in Step 4(c) einen Zusatzbetrag je verbleibender Gehaltsabrechnung eintragen. Der Arbeitgeber muss ihn über die regulären Lohnsteuerabführungen verarbeiten. Auch der Einbehalt aus einer anderen Beschäftigung oder aus der Beschäftigung des Ehepartners bei gemeinsamer Veranlagung kann helfen. Reicht der verbleibende Lohn nicht aus, braucht der Eigentümer womöglich persönliche Vorauszahlungen (IRS: Publication 505).

Das kann gegen Jahresende wichtig werden. Für die Berechnung des Strafzuschlags bei zu niedrigen Vorauszahlungen behandelt der IRS die Bundeseinkommensteuer-Einbehalte des Jahres in der Regel als gleichmäßig auf die Fälligkeitstermine verteilt gezahlt, es sei denn, der Steuerpflichtige weist die tatsächlichen Einbehaltsdaten nach und verwendet sie. Eine verspätete persönliche Vorauszahlung wird dagegen erst mit dem Zahlungstag angerechnet. Zusätzlicher Einbehalt kann daher bei einer früheren, zu niedrigen Rate helfen, wenn noch genug Lohn übrig ist, um den Betrag zulässig einzubehalten (IRS: Anleitung zu Form 2210). Wer das Gehalt nur erhöht, um Einbehalt zu erzeugen, verändert auch Lohnsteuern und Vergütung. Prüfen Sie daher zuerst die Fakten zu Lohnabrechnung und Eigentümergehalt. Zur Gehaltsfrage siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Den Abführungsprozess beschreibt Lohnabrechnung einrichten.

Wie prüfe ich die Safe-Harbor-Regel für zu niedrige Vorauszahlungen auf Bundesebene?

Gehen Sie von der voraussichtlichen Gesamtsteuer des Eigentümers nach Form 1040 aus, nicht nur von der Steuer auf den Gewinn der S Corporation. Das übliche Jahresziel für Vorauszahlungen ist der kleinere Betrag aus 90 % der Steuer des laufenden Jahres oder 100 % der Steuer einer Vorjahreserklärung über ein volles Jahr. Für die meisten Eigentümer steigt das Vorjahresziel auf 110 %, wenn das bereinigte Bruttoeinkommen (AGI) des Vorjahres $150.000 übersteigt, bei getrennter Veranlagung $75.000. Regeln für Landwirtschaft und Fischerei können dieses Ziel ändern (IRS: Publication 505).

Ziehen Sie den erwarteten Einbehalt vom kleineren Jahresziel ab. Ist das Ergebnis positiv und das Einkommen ungefähr gleichmäßig, teilen Sie es in vier fristgerechte Raten. Berechnen Sie die restlichen Zahlungen mit dem IRS-Arbeitsblatt zu Vorauszahlungen neu, wenn sich Einkommen oder Einbehalt ändern.

Der Eigentümer kann außerdem eine Überzahlung aus der Form 1040 des Vorjahres bei Einreichung dieser Erklärung auf die Vorauszahlungen des nächsten Jahres anrechnen lassen. Das Guthaben einer fristgerecht eingereichten Erklärung gilt am 15. April als gezahlt. Den so gewählten Betrag kann der Eigentümer erst mit der nächsten Erklärung als Erstattung zurückfordern (IRS: Publication 505).

Verkauft die S Corporation qualifiziertes Ackerland an einen qualifizierten Landwirt, kann ein Gesellschafter mit Form 1062, Schedule A und der Verpflichtungserklärung (Covenant) wählen, die Steuer auf diesen Gewinn in vier jährlichen Raten zu zahlen. Die Gesellschaft reicht Schedule A mit ihrer Erklärung ein. Der Gesellschafter trifft die Wahl mit seiner eigenen Erklärung bis zu deren Frist, einschließlich Verlängerungen, und zahlt die erste Rate bis zum Fälligkeitstag der Erklärung ohne Verlängerung. Für das Verkaufsjahr kann der Gesellschafter den aufgeschobenen Anteil von 75 % dieser Steuer bei der Berechnung der erforderlichen Vorauszahlungen ausnehmen (IRS: Anleitung zu Form 1062; IRS: Notice 2026-3).

Das Jahresziel verhindert einen Strafzuschlag nur, wenn die erforderlichen Raten rechtzeitig gezahlt werden. Auch wenn Sie es erreichen, kann mit der Erklärung noch ein Restbetrag anfallen. Bei ungleichmäßigem Einkommen kommt die Methode der annualisierten Einkünfte in Betracht (IRS: Publication 505). Legen Sie vor dem Arbeitsblatt bereit: die letzte Form 1040, aktuelle Gehaltsabrechnungen, den erwarteten weiteren Einbehalt, die geschätzte Schedule K-1, übrige Einkünfte und Steuergutschriften sowie Zahlungsbestätigungen.

Ich habe nach einem starken Quartal eine Vorauszahlung versäumt. Was kann ich jetzt tun?

Berechnen Sie die verbleibende Steuer des Eigentümers mit dem IRS-Arbeitsblatt für geänderte Vorauszahlungen neu und zahlen Sie den neuen Betrag bis zum nächsten Termin. War eine frühere Rate zu niedrig, zahlen Sie jetzt darauf ein oder erhöhen Sie den Einbehalt auf Lohn, der tatsächlich noch gezahlt wird. Eine spätere Vorauszahlung verringert den offenen Fehlbetrag ab ihrem Zahlungstag. Ein ungezahlter Rest kann weiter Strafzuschlag auslösen (IRS: Form 1040-ES).

Kam der Gewinn spät statt gleichmäßig, prüfen Sie, ob die Methode der annualisierten Einkünfte (Annualized Income Installment Method) früheren Zeiträumen weniger Steuer zuordnet. Laut Publication 505 verwendet diese Methode Einkünfte und Abzüge bis zum Ende jedes Zeitraums, und ihre Anwendung erfordert Form 2210 mit der Erklärung (IRS: Publication 505). Bewahren Sie datierte Gewinnübersichten, Lohnabrechnungen und Bestätigungen der Vorauszahlungen auf. Eine große späte Erhöhung des Einbehalts kann die Berechnung des Strafzuschlags nach der üblichen Regel der gleichmäßigen Verteilung ebenfalls ändern. Es muss tatsächlicher Lohneinbehalt sein, keine rückdatierte Vorauszahlung.

Der Eigentümer kann mit Form 2210, die er mit der Erklärung einreicht, einen Erlass des Strafzuschlags beantragen. Das geht bei einem Schaden durch Unfall oder Katastrophe oder bei außergewöhnlichen Umständen. Es geht auch, wenn er im laufenden oder im vorherigen Steuerjahr mit 62 Jahren oder später in den Ruhestand ging oder erwerbsunfähig wurde und die zu niedrige Zahlung auf einem triftigen Grund beruhte und nicht auf vorsätzlicher Nachlässigkeit. Ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, entscheidet der IRS. Ein gewöhnlicher triftiger Grund allein befreit nicht vom Strafzuschlag auf Vorauszahlungen (Internal Revenue Code Abschnitt 6654; IRS: Anleitung zu Form 2210).

Bin ich im ersten Jahr als Eigentümer einer S Corporation von Vorauszahlungen befreit?

Das erste Jahr als S Corporation ist keine Befreiung. Die Ausnahme auf Bundesebene betrachtet das Vorjahr des Eigentümers: keine Steuerschuld, ein volles Steuerjahr von 12 Monaten und US-Staatsbürgerschaft oder steuerliche Ansässigkeit als Resident Alien während des ganzen Jahres. Eine Vorjahreserklärung mit Löhnen oder anderer Steuer kann die Ausnahme ausschließen, auch wenn es das erste Jahr mit Gewinn der S Corporation ist (IRS: Publication 505; IRS: Fragen zu Strafzuschlägen).

Selbst wenn die Ausnahme greift, kann mit der Erklärung noch Steuer anfallen. Prüfen Sie die letzte Form 1040, falls eingereicht, oder ob der Eigentümer überhaupt zur Abgabe verpflichtet war. Keine Steuerschuld im Vorjahr umfasst eine Gesamtsteuer von null oder fehlende Abgabepflicht. Die Voraussetzungen volles Jahr und Staatsbürgerschaft oder Ansässigkeit gelten trotzdem. Wer im Vorjahr erst im Laufe des Jahres in die USA gezogen ist, sollte nicht davon ausgehen, dass die Ausnahme gilt (IRS: Publication 505).

Wann schuldet die S Corporation selbst Vorauszahlungen auf Bundesebene?

Eine S Corporation leistet Vorauszahlungen auf Bundesebene in der Regel nur, wenn ihre erwartete Steuer auf Built-in Gains, Excess Net Passive Income und Investment Credit Recapture zusammen mindestens $500 beträgt. Der gewöhnliche durchgereichte Betriebsgewinn löst für sich allein keine Vorauszahlung der Gesellschaft auf Bundesebene aus (IRS: Steuervorauszahlungen für S Corporations).

Diese Steuern auf Unternehmensebene hängen stark vom Einzelfall ab, besonders bei einer Vergangenheit als C Corporation oder bei passiven Einnahmen. Die Steuer auf Excess Net Passive Income des Vorjahres kann die erforderliche Jahresvorauszahlung der Gesellschaft senken. Built-in-Gains-Steuer des laufenden Jahres und Investment Credit Recapture zählen aber weiterhin (IRS: Anleitung zu Form 1120-S). Prüfen Sie frühere Erklärungen der Gesellschaft und aktuelle Vorgänge, bevor Sie jede Zahlung der Gesellschaft als Vorauszahlung des Eigentümers behandeln. Die Erklärung der Gesellschaft insgesamt behandelt Wie S Corporations besteuert werden.

Bei einer Gesellschaft mit Kalenderjahr sind die Vorauszahlungsraten auf Bundesebene am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember fällig. Die letzte Rate liegt vor der Januarrate des Eigentümers. Die Gesellschaft zahlt per elektronischer Überweisung (EFT) (IRS: Anleitung zu Form 1120-S). Bei ungleichmäßigem Einkommen der Gesellschaft kann sich eine Rate nach der annualisierten oder saisonalen Methode für Kapitalgesellschaften verringern. Für einen anderen Annualisierungszeitraum reicht die Gesellschaft Form 8842 bis zum ersten erforderlichen Ratentermin ein. Kalifornien erkennt die fristgerechte Wahl auf Bundesebene an, wenn der Erklärung der Gesellschaft eine Kopie der Wahl beigefügt ist (IRS: Anleitung zu Form 2220; FTB: Anleitung zu Form 100-ES).

Kann mein Bundesstaat getrennte Vorauszahlungen für Eigentümer und Gesellschaft verlangen?

Ja. Die Steuer eines Bundesstaates kann zwei Vorauszahlungswege schaffen: einen für die persönliche Steuererklärung des Eigentümers im Bundesstaat und einen für die eigene Steuer der S Corporation im Bundesstaat. Prüfen Sie die Bundesstaaten, in denen der Eigentümer Erklärungen abgibt, und die, in denen die Gesellschaft besteuert wird. Zahlungen mit Form 1040-ES auf Bundesebene erfüllen die Vorauszahlungen eines Bundesstaates nicht.

Kalifornien veranschaulicht die Trennung. Die Anleitung zu Form 540-ES für Privatpersonen berechnet die Vorauszahlung eines Eigentümers nach Einbehalt und Gutschriften des Bundesstaates. Um den kalifornischen Lohnsteuereinbehalt zu erhöhen, geben Sie der Lohnabrechnung Form DE 4 des Bundesstaates. Das Form W-4 des Bundes betrifft nur den Einbehalt auf Bundesebene. Bei einem kalifornischen bereinigten Bruttoeinkommen von mindestens $1.000.000, bei getrennter Veranlagung von Ehepartnern oder eingetragenen Lebenspartnern mindestens $500.000, muss der Eigentümer seine Vorauszahlungen auf die kalifornische Steuer des laufenden Jahres stützen, nicht auf die des Vorjahres. Die Anleitung zu Form 100-ES für Kapitalgesellschaften verwendet 1,5 % auf den geschätzten Nettogewinn einer S Corporation außerhalb des Finanzsektors. Finanzunternehmen in der Rechtsform einer S Corporation haben einen anderen Satz. Auch die Regeln zur Mindest-Franchise-Tax können die Vorauszahlungen beeinflussen. Eine neu gegründete oder neu registrierte Gesellschaft ist von diesem Minimum im ersten Steuerjahr befreit und kann dennoch Vorauszahlungen auf das Einkommen schulden. Nach dem Standardplan sind die Zahlungen von Eigentümern mit Kalenderjahr am 15. April, 15. Juni und 15. Januar des Folgejahres fällig. Die Zahlungen der Gesellschaft sind am 15. April, 15. Juni und 15. Dezember fällig. Nach diesem Plan ist keine Rate im September nötig, und die drei Beträge sind ungleich. Die separate, freiwillige Pass-through-Entity-Steuer behandelt Wahl der Pass-through-Entity-Steuer eines Bundesstaates.

Ein neuer Einwohner Kaliforniens oder ein Nichtansässiger ohne kalifornische Steuerschuld im Vorjahr schuldet für dieses Jahr keine kalifornischen Vorauszahlungen (FTB: Anleitung zu Form 540-ES). Für Eigentümer und Gesellschaft gilt jeweils ein eigener Test zur elektronischen Zahlung: Hat der Steuerpflichtige eine Vorauszahlung oder Fristverlängerungszahlung über $20.000 geleistet oder eine Gesamtsteuer über $80.000 erklärt, müssen seine späteren kalifornischen Zahlungen elektronisch erfolgen. Die erste Zahlung, die die Regel auslöst, darf auf anderem Weg erfolgen. Eine spätere nicht elektronische Zahlung kann einen Strafzuschlag auslösen: 1 % für den Eigentümer oder 10 % für die Gesellschaft (FTB: Anleitung zu Form 540-ES; FTB: Anleitung zu Form 100-ES).

Schüttet die S Corporation Einkünfte aus kalifornischen Quellen ohne Lohncharakter an einen Gesellschafter außerhalb Kaliforniens aus, muss sie möglicherweise zusätzlich kalifornische Steuer für diesen Eigentümer einbehalten. Das ist etwas anderes als die eigene Steuer der Gesellschaft. Prüfen Sie die Einbehaltsbescheinigung Form 592-B des Eigentümers, bevor Sie weitere persönliche Vorauszahlungen berechnen.

Wie verändert ungleichmäßiges Einkommen einer S Corporation die Berechnung des Strafzuschlags?

Fällt der Gewinn der S Corporation ungleichmäßig an, kann der Eigentümer die Methode der annualisierten Einkünfte (Annualized Income Installment Method) anwenden, um die erforderlichen persönlichen Zahlungen an den Zeitpunkt der Einkünfte anzupassen. Sie kann eine frühere Pflichtrate senken, beseitigt aber nicht automatisch den Strafzuschlag für eine versäumte Zahlung (IRS: Publication 505).

Die Berechnung braucht die Einkünfte, Abzüge und Steuerposten des Eigentümers für jeden kumulierten Zeitraum, einschließlich des Anteils am Einkommen der S Corporation in diesem Zeitraum. Verwenden Sie das Arbeitsblatt für annualisierte Vorauszahlungen des laufenden Jahres, füllen Sie den Teil zu annualisierten Einkünften in Form 2210 aus und reichen Sie Form 2210 mit der Erklärung ein (IRS: Publication 505). Bewahren Sie datierte Gewinnberichte der Gesellschaft und die übrigen Einkunftsunterlagen des Eigentümers auf. Eine Schedule K-1 zum Jahresende zeigt womöglich nicht, wann der Gewinn entstand. Schuldet die Gesellschaft selbst eine Unternehmenssteuer, hat ihre Vorauszahlung eine eigene Berechnung und gehört nicht in die Form 2210 des Eigentümers.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar. Ein Eigentümer erwartet $40.000 Lohn und $80.000 Gewinn der S Corporation. Die Gesellschaft behält den Gewinn ein. Die voraussichtliche gesamte Bundessteuer des Eigentümers nach Gutschriften beträgt $24.000, der voraussichtliche Lohnsteuereinbehalt des Bundes $8.000. Beträgt das maßgebliche Safe-Harbor-Ziel $20.000, braucht der Eigentümer weitere $12.000 an fristgerechten persönlichen Vorauszahlungen, zusätzlichem Lohneinbehalt oder einer Mischung. Bei gleichmäßigem Einkommen sind das $3.000 je Fälligkeitstermin. Mit der Erklärung bleiben $4.000 voraussichtliche Steuer offen. Die Gesellschaft zahlt die $12.000 nicht als ihre eigene Bundeseinkommensteuer. Überweist sie dem Eigentümer Geld für die Vorauszahlungen, muss ihre Buchhaltung den tatsächlichen Vorgang mit dem Eigentümer abbilden.

Anders bei Ihnen?

• Der Eigentümer muss auch ein Gehalt festlegen: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.
• Die Lohnabrechnung ist nicht eingerichtet oder die Abführungen sind unklar: siehe Lohnabrechnung einrichten.
• Gesellschaft und Eigentümer haben beide gezahlt oder mehrere Raten wurden versäumt: Sammeln Sie die Zahlungsverläufe beider Steuerkonten, die letzte Form 1040, die Lohnberichte, die voraussichtliche Schedule K-1, das Ausschüttungskonto und Schreiben des Bundesstaates. Holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmenssteuer.
• Der Bundesstaat bietet eine freiwillige Unternehmenssteuer an: siehe Wahl der Pass-through-Entity-Steuer eines Bundesstaates.
• Die Gesellschaft ist eine LLC ohne Wahl der Besteuerung als S Corporation: siehe Sich selbst aus einer LLC bezahlen.