Thuế nộp tạm tính cho chủ sở hữu S corporation

Lợi nhuận của S corporation có chịu thuế đối với tôi khi chưa được phân phối không?

Có. Cổ đông của S corporation khai phần thu nhập chuyển tiếp của mình trên tờ khai cá nhân, kể cả khi công ty giữ lại tiền mặt. Khoản phân phối là một giao dịch riêng, và không quyết định thời điểm khai lợi nhuận (IRS: S corporation).

Điều này có nghĩa là số thuế khấu trừ trên tiền lương có thể đủ cho phần lương của chủ sở hữu, nhưng lại thiếu khi cộng thêm lợi nhuận dự kiến của S corporation. Hãy ước tính thuế dựa trên toàn bộ tờ khai liên bang của chủ sở hữu: tiền lương, Schedule K-1 dự kiến, thu nhập khác, các khoản khấu trừ, tín thuế và số thuế đã khấu trừ. Cách khai Schedule K-1 được giải thích trong S corporation bị đánh thuế như thế nào.

Tôi nộp thuế tạm tính liên bang với tư cách cá nhân hay qua S corporation?

Thuế tạm tính liên bang cho lợi nhuận chuyển tiếp của chủ sở hữu được nộp theo tài khoản thuế của chủ sở hữu, thường bằng Form 1040-ES. Tiền nộp thuế lương của công ty và các khoản thuế riêng của công ty là những nghĩa vụ khác. Chúng không trở thành thuế tạm tính cá nhân của chủ sở hữu (IRS: S corporation).

Nếu công ty không nộp thuế lương đã khấu trừ, chủ sở hữu, cán bộ điều hành (officer) hoặc người khác có quyền quyết định việc nộp và cố ý không nộp có thể bị phạt cá nhân bằng đúng số thuế thu nhập đã khấu trừ và thuế FICA của nhân viên chưa nộp, theo section 6672. Chỉ riêng việc là chủ sở hữu thì chưa đủ để bị phạt. Với tờ khai thuế lương nộp đúng hạn, thời hạn ấn định thuế thường hết sau ba năm kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp. Nếu nộp trễ, thời hạn tính muộn hơn. Nếu không nộp tờ khai, việc ấn định thuế không có thời hạn. Thông báo đề xuất phạt gửi đúng hạn có thể kéo dài thời hạn này (IRS: quy tắc về thời hạn). Việc thu thuế nhìn chung kéo dài 10 năm sau khi ấn định, và có thể được gia hạn (section 6502). Bạn có thể khiếu nại đề xuất phạt trong vòng 60 ngày, hoặc 75 ngày nếu thông báo gửi đến địa chỉ ở nước ngoài (IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Với cá nhân khai theo năm dương lịch, các ngày nộp theo Form 1040-ES như sau:

Nếu hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn được dời sang ngày làm việc kế tiếp. Nếu bạn nộp tờ khai và đóng đủ thuế trước ngày 1 tháng 2 của năm sau, chỉ đợt cuối cùng của năm thuế này được thay thế (IRS: Form 1040-ES). Một khoản nộp sau không làm cho đợt trước đó nộp thiếu trở thành đúng hạn (IRS: Publication 505).

S corporation của tôi có thể trả thuế nộp tạm tính cá nhân của tôi từ tài khoản công ty không?

Nếu công ty chuyển tiền hoặc nộp thay khoản thuế tạm tính cá nhân của chủ sở hữu, hãy ghi rõ đó là thuế nộp tạm tính cá nhân của chủ sở hữu cho đúng năm thuế, và lưu xác nhận thanh toán. Công ty ghi sổ khoản tiền đã chi theo đúng bản chất của nó. Việc nộp từ tài khoản công ty không biến thuế thu nhập của chủ sở hữu thành chi phí được khấu trừ của công ty (IRS: Hướng dẫn Direct Pay; IRS: Tự trả lương cho mình).

IRS cho biết khoản vay của cổ đông phải có điều khoản như một khoản vay thông thường. IRS cũng có thể xếp lại các khoản trả cho một cán bộ điều hành có làm việc cho công ty thành tiền lương (IRS: Tự trả lương cho mình; IRS: Nhân viên và cán bộ điều hành của S corporation). Nếu công ty đã trả thuế tạm tính cá nhân cho nhiều chủ sở hữu, hãy đối chiếu riêng khoản nộp và sổ sách của từng người trước khi sửa sổ.

Khấu trừ thêm trên tiền lương S corporation có thể thay cho thuế nộp tạm tính không?

Có. Số thuế thu nhập liên bang khấu trừ từ tiền lương thực trả đủ lớn có thể đáp ứng yêu cầu nộp trước thuế liên bang của chủ sở hữu mà không cần nộp riêng bằng Form 1040-ES. Chủ sở hữu có thể nộp Form W-4 mới và ghi số tiền khấu trừ thêm cho mỗi kỳ lương còn lại ở Step 4(c). Người sử dụng lao động phải nộp khoản này qua các lần nộp thuế lương thông thường. Số thuế khấu trừ từ một công việc khác, hoặc từ công việc của vợ/chồng khi khai chung, cũng có thể giúp ích. Nếu không còn đủ tiền lương để khấu trừ, chủ sở hữu có thể vẫn cần nộp thuế tạm tính cá nhân (IRS: Publication 505).

Điều này có thể quan trọng vào cuối năm. Khi tính tiền phạt thiếu thuế tạm tính, IRS nhìn chung coi thuế thu nhập liên bang khấu trừ trong năm là đã nộp đều qua các hạn nộp, trừ khi người nộp thuế chứng minh và dùng ngày khấu trừ thực tế. Ngược lại, khoản thuế tạm tính nộp trễ chỉ được ghi nhận vào ngày nộp. Vì vậy, khấu trừ thêm có thể giúp bù đợt nộp thiếu trước đó, nếu còn đủ tiền lương để khấu trừ hợp lý (IRS: Hướng dẫn Form 2210). Tăng lương chỉ để tạo ra số thuế khấu trừ cũng làm thay đổi thuế lương và thu nhập của chủ sở hữu, nên hãy xem xét bảng lương và mức lương chủ sở hữu trước. Vấn đề mức lương được giải thích trong Lương của chủ sở hữu S corporation, còn quy trình nộp thuế lương nằm trong Thiết lập bảng lương.

Làm sao kiểm tra mức an toàn (safe harbor) để tránh phạt thiếu thuế liên bang?

Hãy bắt đầu từ tổng thuế Form 1040 dự kiến của chủ sở hữu, không chỉ thuế trên lợi nhuận S corporation. Mức cần nộp trước trong năm thường là số nhỏ hơn giữa 90% thuế của năm hiện tại và 100% thuế của tờ khai cả năm trước. Với đa số chủ sở hữu, mức của năm trước tăng lên 110% khi thu nhập tổng điều chỉnh (AGI) của năm trước vượt $150.000, hoặc vượt $75.000 nếu vợ chồng khai riêng. Quy định cho nông nghiệp và ngư nghiệp có thể làm thay đổi mức này (IRS: Publication 505).

Lấy mức cần nộp nhỏ hơn trừ đi số thuế khấu trừ dự kiến. Nếu kết quả là số dương và thu nhập tương đối đều, hãy chia thành bốn đợt nộp đúng hạn. Khi thu nhập hoặc số thuế khấu trừ thay đổi, hãy tính lại các đợt còn lại bằng bảng tính thuế tạm tính của IRS.

Khi nộp tờ khai, chủ sở hữu cũng có thể chuyển khoản thuế nộp thừa của Form 1040 năm trước sang thuế tạm tính của năm sau. Khoản tín thuế của tờ khai nộp đúng hạn được tính là đã nộp vào ngày 15 tháng 4. Chủ sở hữu không thể lấy lại khoản đã chọn đó dưới dạng tiền hoàn thuế cho đến khi nộp tờ khai năm sau (IRS: Publication 505).

Nếu S corporation bán đất nông nghiệp đủ điều kiện cho một nông dân đủ điều kiện, cổ đông có thể chọn nộp thuế trên khoản lãi đó thành bốn đợt hằng năm bằng Form 1062, kèm Schedule A và cam kết (covenant). Công ty nộp Schedule A cùng tờ khai của mình. Cổ đông nộp lựa chọn này cùng tờ khai của mình trước hạn nộp, kể cả thời gian gia hạn, và nộp đợt đầu tiên trước hạn nộp tờ khai chưa gia hạn. Trong năm bán, cổ đông có thể loại phần thuế hoãn 75% của khoản thuế đó khi tính thuế tạm tính phải nộp (IRS: Hướng dẫn Form 1062; IRS: Notice 2026-3).

Mức cần nộp trong năm chỉ giúp tránh phạt nếu các đợt bắt buộc được nộp đúng hạn. Dù đạt mức này, bạn vẫn có thể còn thuế phải nộp khi nộp tờ khai. Nếu thu nhập không đều, có thể dùng phương pháp quy đổi theo năm (annualized method) (IRS: Publication 505). Trước khi chạy bảng tính, hãy chuẩn bị Form 1040 năm trước, bảng lương hiện tại, số thuế khấu trừ còn lại dự kiến, Schedule K-1 ước tính, thu nhập và tín thuế khác, cùng các xác nhận thanh toán.

Tôi bỏ lỡ một đợt thuế tạm tính sau một quý lợi nhuận cao. Bây giờ tôi có thể làm gì?

Hãy tính lại số thuế còn lại của chủ sở hữu bằng bảng tính điều chỉnh thuế tạm tính của IRS và nộp số tiền mới trước hạn kế tiếp. Nếu một đợt trước đó nộp thiếu, hãy nộp bù ngay hoặc tăng khấu trừ trên tiền lương sẽ thực sự được trả. Khoản thuế tạm tính nộp muộn làm giảm số thiếu chưa nộp kể từ ngày nộp. Số còn lại chưa nộp vẫn có thể tiếp tục bị tính phạt (IRS: Form 1040-ES).

Nếu lợi nhuận đến muộn thay vì đều đặn, hãy tính xem phương pháp quy đổi theo năm có phân bổ ít thuế hơn cho các kỳ đầu hay không. Publication 505 cho biết phương pháp này dùng thu nhập và khoản khấu trừ đến hết mỗi kỳ, và muốn dùng phải nộp Form 2210 cùng tờ khai (IRS: Publication 505). Hãy giữ hồ sơ lợi nhuận có ghi ngày, hồ sơ bảng lương và xác nhận thanh toán thuế tạm tính. Nếu cuối năm tăng mạnh khoản khấu trừ trên tiền lương, cách tính phạt theo quy tắc phân bổ đều thông thường cũng có thể thay đổi. Khoản này phải là thuế thực sự khấu trừ từ tiền lương, không phải khoản thuế tạm tính ghi lùi ngày.

Chủ sở hữu có thể xin miễn phạt trên Form 2210 nộp cùng tờ khai trong các trường hợp thiên tai, tai nạn hoặc hoàn cảnh bất thường. Cũng có thể xin miễn phạt sau khi nghỉ hưu ở tuổi 62 trở lên hoặc bị khuyết tật trong năm nay hoặc năm trước, nếu việc nộp thiếu là do có lý do chính đáng và không phải cố ý bỏ bê. IRS quyết định các điều kiện theo luật có được đáp ứng hay không. Chỉ có lý do chính đáng thông thường thì chưa đủ để được miễn tiền phạt thuế tạm tính (Internal Revenue Code section 6654; IRS: Hướng dẫn Form 2210).

Năm đầu làm chủ S corporation có được miễn nộp thuế tạm tính không?

Năm đầu tiên làm S corporation không tự động được miễn. Ngoại lệ liên bang dựa trên năm trước của chủ sở hữu gồm: không có nghĩa vụ thuế, năm thuế đủ 12 tháng, và là công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài cư trú trong cả năm đó. Nếu tờ khai năm trước có tiền lương hoặc thu nhập chịu thuế khác, ngoại lệ có thể không còn áp dụng, dù đây mới là năm đầu có lợi nhuận S corporation (IRS: Publication 505; IRS: các câu hỏi về tiền phạt).

Kể cả khi ngoại lệ áp dụng, chủ sở hữu vẫn có thể còn thuế phải nộp khi nộp tờ khai. Hãy kiểm tra Form 1040 năm trước, nếu đã nộp, hoặc xem chủ sở hữu có bắt buộc phải nộp tờ khai hay không. Không có nghĩa vụ thuế năm trước bao gồm trường hợp tổng thuế bằng không hoặc không phải nộp tờ khai. Các điều kiện về đủ cả năm và về quốc tịch hoặc tình trạng cư trú vẫn phải đáp ứng. Nếu chủ sở hữu đến Hoa Kỳ giữa năm trước, đừng mặc định rằng ngoại lệ áp dụng (IRS: Publication 505).

Khi nào chính S corporation phải nộp thuế tạm tính liên bang?

S corporation nhìn chung chỉ phải nộp thuế tạm tính liên bang khi tổng thuế dự kiến trên lãi tiềm ẩn (built-in gains), thu nhập thụ động ròng vượt mức và thu hồi tín thuế đầu tư đạt ít nhất $500. Riêng lợi nhuận hoạt động chuyển tiếp thông thường không làm phát sinh khoản thuế tạm tính liên bang của công ty (IRS: Thuế nộp tạm tính cho S corporation).

Các loại thuế của công ty này phụ thuộc vào từng trường hợp, nhất là khi công ty từng là C corporation hoặc có thu nhập thụ động. Thuế thu nhập thụ động ròng vượt mức của năm trước có thể làm giảm mức thuế tạm tính cả năm của công ty, nhưng thuế lãi tiềm ẩn của năm hiện tại và khoản thu hồi tín thuế đầu tư vẫn được tính (IRS: Hướng dẫn Form 1120-S). Hãy kiểm tra các tờ khai trước đây và giao dịch hiện tại của công ty trước khi coi mọi khoản công ty nộp là thuế tạm tính của chủ sở hữu. Tờ khai của công ty được giải thích đầy đủ hơn trong S corporation bị đánh thuế như thế nào.

Với công ty khai theo năm dương lịch, các đợt thuế tạm tính liên bang đến hạn vào ngày 15 tháng 4, 15 tháng 6, 15 tháng 9 và 15 tháng 12. Đợt cuối này đến trước đợt tháng 1 của chủ sở hữu. Công ty nộp bằng chuyển khoản điện tử (IRS: Hướng dẫn Form 1120-S). Nếu thu nhập của công ty không đều, có thể giảm một đợt theo phương pháp quy đổi theo năm hoặc theo mùa vụ của công ty. Muốn chọn kỳ quy đổi khác, công ty nộp Form 8842 chậm nhất vào hạn nộp đợt đầu tiên. California chấp nhận lựa chọn liên bang nộp đúng hạn nếu đính kèm bản sao vào tờ khai của công ty (IRS: Hướng dẫn Form 2220; FTB: Hướng dẫn Form 100-ES).

Tiểu bang có thể yêu cầu nộp thuế tạm tính riêng cho chủ sở hữu và công ty không?

Có. Thuế tiểu bang có thể tạo ra hai luồng nộp tạm tính: một cho tờ khai tiểu bang cá nhân của chủ sở hữu, và một cho thuế tiểu bang của chính S corporation. Hãy kiểm tra cả các tiểu bang nơi chủ sở hữu nộp tờ khai và các tiểu bang nơi công ty chịu thuế. Khoản nộp bằng Form 1040-ES của liên bang không thay cho thuế tạm tính của tiểu bang.

California là ví dụ cho sự tách biệt này. Hướng dẫn Form 540-ES dành cho cá nhân tính thuế tạm tính của chủ sở hữu sau khi trừ thuế tiểu bang đã khấu trừ và tín thuế. Muốn tăng khấu trừ thuế California trên tiền lương, hãy nộp cho bộ phận lương Form DE 4 của tiểu bang. Form W-4 liên bang chỉ áp dụng cho khấu trừ liên bang. Nếu thu nhập tổng điều chỉnh tại California từ $1.000.000 trở lên, hoặc từ $500.000 trở lên nếu vợ chồng hoặc bạn đời đã đăng ký khai riêng, chủ sở hữu phải tính thuế tạm tính theo thuế California của năm hiện tại, không dựa vào năm trước. Hướng dẫn Form 100-ES dành cho công ty dùng mức 1,5% cho thu nhập ròng ước tính của S corporation phi tài chính. S corporation tài chính dùng mức khác. Quy định về thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu cũng có thể ảnh hưởng đến thuế tạm tính. Tuy nhiên, công ty mới thành lập hoặc mới đủ điều kiện hoạt động được miễn mức tối thiểu đó trong năm tính thuế đầu tiên và vẫn có thể phải nộp thuế tạm tính theo thu nhập. Theo lịch tiêu chuẩn, chủ sở hữu khai theo năm dương lịch nộp vào ngày 15 tháng 4, 15 tháng 6 và 15 tháng 1 của năm sau. Công ty nộp vào ngày 15 tháng 4, 15 tháng 6 và 15 tháng 12. Theo lịch này, cả hai đều không có đợt tháng 9, và ba khoản nộp có số tiền không đều nhau. Thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập tự nguyện được giải thích riêng trong Bầu chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập của tiểu bang.

Người mới cư trú tại California, hoặc người không cư trú không có nghĩa vụ thuế California trong năm trước, không phải nộp thuế tạm tính California cho năm nay (FTB: Hướng dẫn Form 540-ES). Chủ sở hữu và công ty mỗi bên chịu một quy tắc nộp điện tử riêng. Sau khi người nộp thuế đó nộp một khoản thuế tạm tính hoặc khoản nộp gia hạn vượt $20.000, hoặc khai tổng thuế vượt $80.000, các khoản nộp California sau đó phải nộp điện tử. Khoản nộp đầu tiên kích hoạt quy tắc này có thể nộp bằng cách khác. Nếu sau đó nộp không qua điện tử, chủ sở hữu có thể bị phạt 1%, còn công ty có thể bị phạt 10% (FTB: Hướng dẫn Form 540-ES; FTB: Hướng dẫn Form 100-ES).

Nếu S corporation phân phối ngoài tiền lương khoản thu nhập có nguồn từ California cho một cổ đông sống ngoài California, công ty cũng có thể phải khấu trừ thuế California cho chủ sở hữu đó. Khoản này khác với thuế của chính công ty. Hãy xem bản kê khấu trừ Form 592-B của chủ sở hữu trước khi tính thêm thuế tạm tính cá nhân.

Thu nhập S corporation không đều ảnh hưởng thế nào đến cách tính tiền phạt?

Nếu lợi nhuận S corporation đến không đều, chủ sở hữu có thể dùng phương pháp quy đổi thu nhập theo năm để khớp số thuế cá nhân phải nộp với thời điểm phát sinh thu nhập. Phương pháp này có thể giảm một đợt phải nộp trước đó, nhưng không tự động xóa tiền phạt vì bỏ lỡ một đợt (IRS: Publication 505).

Cách tính cần thu nhập, khoản khấu trừ và các khoản thuế của chủ sở hữu cho từng kỳ cộng dồn, gồm cả phần thu nhập S corporation của kỳ đó. Hãy dùng bảng tính thuế tạm tính quy đổi theo năm của năm hiện tại, điền bảng quy đổi thu nhập theo năm của Form 2210, và nộp Form 2210 cùng tờ khai (IRS: Publication 505). Hãy giữ báo cáo lợi nhuận của công ty có ghi ngày và hồ sơ thu nhập khác của chủ sở hữu. Chỉ riêng Schedule K-1 cuối năm có thể không cho biết lợi nhuận phát sinh khi nào. Nếu chính công ty phải nộp một loại thuế riêng, khoản tạm tính đó có cách tính riêng và không nên gộp vào Form 2210 của chủ sở hữu.

Ví dụ

Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Một chủ sở hữu dự kiến nhận $40.000 tiền lương và $80.000 lợi nhuận S corporation. Công ty giữ lại lợi nhuận. Tổng thuế liên bang dự kiến của chủ sở hữu sau khi trừ tín thuế là $24.000, và thuế liên bang khấu trừ trên tiền lương dự kiến là $8.000. Nếu mức an toàn áp dụng là $20.000, chủ sở hữu cần thêm $12.000 qua thuế tạm tính cá nhân nộp đúng hạn, khấu trừ thêm trên tiền lương, hoặc kết hợp cả hai. Với thu nhập đều, đó là $3.000 cho mỗi hạn nộp và còn $4.000 thuế dự kiến phải nộp cùng tờ khai. Công ty không nộp $12.000 này như thuế thu nhập liên bang của chính mình. Nếu công ty chuyển tiền cho chủ sở hữu để nộp thuế tạm tính, sổ sách của công ty phải phản ánh đúng giao dịch thực tế với chủ sở hữu.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Chủ sở hữu cũng cần đặt mức lương: xem Lương của chủ sở hữu S corporation.
• Chưa thiết lập bảng lương hoặc chưa rõ việc nộp thuế khấu trừ: xem Thiết lập bảng lương.
• Cả công ty và chủ sở hữu đều đã nộp tiền, hoặc đã bỏ lỡ nhiều đợt: hãy thu thập lịch sử thanh toán của cả hai tài khoản thuế, Form 1040 năm trước, báo cáo bảng lương, Schedule K-1 dự kiến, sổ phân phối và thông báo của tiểu bang, rồi nhận hỗ trợ về thuế công ty.
• Tiểu bang có thuế pháp nhân tự nguyện: xem Bầu chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập của tiểu bang.
• Công ty là LLC không bầu chọn làm S corporation: xem Tự trả lương cho mình từ LLC.