Impuestos estimados para dueños de una corporación S

¿Debo pagar impuestos por la ganancia de mi corporación S aunque no me la distribuyan?

Sí. El accionista de una corporación S declara su parte de los ingresos transparentes en su declaración personal, aunque la corporación se quede con el efectivo. La distribución es una operación aparte y no determina cuándo se declara la ganancia (IRS: corporaciones S).

Por eso la retención sobre el sueldo puede cubrir el impuesto del sueldo del dueño, pero quedarse corta cuando se suma la ganancia proyectada de la corporación S. Calcule los impuestos estimados con toda la declaración federal del dueño: sueldo, Schedule K-1 proyectado, otros ingresos, deducciones, créditos e impuestos ya retenidos. La mecánica para declarar el Schedule K-1 está en Cómo tributan las corporaciones S.

¿Pago los estimados federales como persona o a través de la corporación S?

Pague los estimados federales por la ganancia transparente del dueño con la cuenta fiscal del dueño, normalmente con el Form 1040-ES. Los depósitos de impuestos de nómina de la corporación y los pagos de impuestos de la entidad son obligaciones distintas; no se convierten en pagos estimados personales del dueño (IRS: corporaciones S).

Si la corporación no remite los impuestos de nómina retenidos, un dueño, ejecutivo u otra persona que controlaba los pagos y no los hizo deliberadamente puede deber una multa personal igual al impuesto sobre la renta retenido no pagado y al impuesto FICA del empleado, según la sección 6672. Ser dueño no basta por sí solo. Por lo general, el plazo para determinar la multa vence tres años después del siguiente 15 de abril si las declaraciones de nómina se presentaron a tiempo; si se presentaron tarde, el plazo empieza después, y si no se presentaron, la determinación de la multa queda abierta. Una notificación oportuna de la multa propuesta puede ampliar el plazo (IRS: reglas de plazos). El cobro dura por lo general 10 años desde la determinación, con posibles prórrogas (sección 6502). La propuesta puede apelarse en 60 días, o en 75 días si está dirigida al extranjero (IRS: multa por recuperación de fondos en fideicomiso).

Para una persona con año calendario, las fechas de pago del Form 1040-ES son:

La fecha pasa al siguiente día hábil cuando cae en fin de semana o en feriado legal. Presentar la declaración y pagar el total antes del 1 de febrero del año siguiente reemplaza solo el último pago de este año fiscal (IRS: Form 1040-ES). Un pago posterior no hace oportuno un pago anterior que quedó corto (IRS: Publication 505).

¿Mi corporación S puede pagar mis estimados personales desde su cuenta?

Si la empresa financia o envía el estimado personal de un dueño, identifíquelo como impuesto estimado individual del dueño para el año fiscal correcto y guarde la confirmación del pago. Registre la salida de efectivo de la empresa según lo que realmente fue; pagar desde la cuenta de la empresa no convierte el impuesto sobre la renta del dueño en un gasto deducible de la empresa (IRS: ayuda de Direct Pay; IRS: cómo pagarse a sí mismo).

El IRS indica que un préstamo del accionista debe tener condiciones normales de préstamo, y que puede reclasificar como sueldos los pagos a un ejecutivo que prestó servicios (IRS: cómo pagarse a sí mismo; IRS: empleados y ejecutivos de corporaciones S). Si la empresa ya pagó los estimados personales de varios dueños, concilie por separado el pago y el libro de cada dueño antes de cambiar los registros.

¿La retención adicional en el sueldo de mi corporación S puede reemplazar los estimados?

Sí, una retención de impuesto federal sobre la renta sobre sueldos reales suficiente puede cubrir el pago anticipado federal que se exige al dueño, sin pagos separados del Form 1040-ES. El dueño puede presentar un Form W-4 actualizado e indicar la retención adicional por cada pago de sueldo restante en el Paso 4(c); el empleador debe procesarla con los depósitos normales de nómina. La retención de otro empleo, o del empleo del cónyuge en una declaración conjunta, también puede ayudar. Si no quedan sueldos suficientes, el dueño puede necesitar estimados personales (IRS: Publication 505).

Esto puede importar al final del año. Para calcular la multa por impuestos estimados, el IRS por lo general trata la retención federal del año como pagada en partes iguales en cada fecha de pago, salvo que el contribuyente demuestre y use las fechas reales de retención. En cambio, un estimado personal tardío se acredita cuando se paga. Por eso, la retención adicional puede ayudar con un pago anterior que quedó corto, si quedan sueldos suficientes para retener ese monto de forma legítima (IRS: instrucciones del Form 2210). Aumentar el sueldo solo para generar retención también cambia los impuestos de nómina y la compensación, así que revise primero los hechos de la nómina y del sueldo del dueño. El tema del sueldo está en Sueldo del dueño de una corporación S; el proceso de depósitos está en Cómo configurar la nómina.

¿Cómo verifico la meta de pagos federales (safe harbor) que evita la multa por pago insuficiente?

Empiece con el impuesto total proyectado del Form 1040 del dueño, no solo con el impuesto de la ganancia de la corporación S. La meta anual habitual de pagos anticipados es la menor entre 90% del impuesto del año en curso y 100% del impuesto de una declaración completa del año anterior. Para la mayoría de los dueños, la meta del año anterior sube a 110% cuando los ingresos brutos ajustados del año anterior superan $150,000, o $75,000 si el estado civil es casado que declara por separado; las reglas para agricultores y pescadores pueden cambiar esa meta (IRS: Publication 505).

Reste la retención esperada de la meta anual menor. Si el resultado es positivo y los ingresos son más o menos parejos, divídalo en cuatro pagos oportunos. Recalcule los pagos restantes con la hoja de trabajo de impuestos estimados del IRS cuando cambien los ingresos o la retención.

El dueño también puede destinar un pago en exceso del Form 1040 del año anterior a los estimados del año siguiente al presentar esa declaración. El crédito de una declaración presentada a tiempo cuenta como pagado el 15 de abril; el dueño no puede pedir ese monto como reembolso hasta presentar la declaración del año siguiente (IRS: Publication 505).

Si la corporación S vende terrenos agrícolas calificados a un agricultor calificado, un accionista puede elegir, con el Form 1062, el Schedule A y el convenio, pagar el impuesto de esa ganancia en cuatro pagos anuales. La corporación presenta el Schedule A con su declaración; el accionista hace la elección con su propia declaración antes de su fecha límite, incluidas las prórrogas, y paga la primera cuota a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración sin prórroga. En el año de la venta, el accionista puede excluir la parte diferida de 75% de ese impuesto al calcular los estimados requeridos (IRS: instrucciones del Form 1062; IRS: Notice 2026-3).

La meta anual evita la multa solo si los pagos requeridos se hacen a tiempo. Aun cumpliéndola, puede quedar un saldo a pagar con la declaración. Si los ingresos son irregulares, puede convenir el método anualizado (IRS: Publication 505). Antes de usar la hoja de trabajo, reúna el Form 1040 anterior, los comprobantes de pago actuales, la retención restante esperada, el Schedule K-1 estimado, otros ingresos y créditos, y las confirmaciones de pago.

Me salté un pago estimado después de un trimestre muy bueno. ¿Qué puedo hacer ahora?

Recalcule el impuesto restante del dueño con la hoja de trabajo del IRS para modificar los impuestos estimados y pague el monto revisado a más tardar en la siguiente fecha de pago. Si un pago anterior quedó corto, pague ahora para cubrirlo o aumente la retención sobre sueldos que realmente se vayan a pagar. Un estimado posterior reduce el faltante desde la fecha en que se paga; el saldo impago puede seguir generando multa (IRS: Form 1040-ES).

Si la ganancia llegó de golpe y no de forma pareja, calcule si el método de pagos por ingresos anualizados asigna menos impuesto a los períodos anteriores. La Publication 505 indica que este método usa los ingresos y las deducciones hasta el final de cada período, y que para usarlo hay que presentar el Form 2210 con la declaración (IRS: Publication 505). Conserve los registros fechados de ganancias, los registros de nómina y las confirmaciones de pagos estimados. Un aumento grande de la retención al final del año también puede cambiar el cálculo de la multa con la regla habitual de asignación en partes iguales; debe ser retención real sobre sueldos, no un estimado con fecha retroactiva.

El dueño puede pedir la exención de la multa en el Form 2210 que presente con la declaración si hubo una pérdida por siniestro, un desastre o una circunstancia inusual, o si se jubiló a los 62 años o más, o quedó discapacitado, en este año fiscal o en el anterior, siempre que el pago insuficiente se deba a causa razonable y no a negligencia intencional. El IRS decide si se cumplen las condiciones de la ley; la causa razonable ordinaria por sí sola no exime de la multa por impuestos estimados (Internal Revenue Code, sección 6654; IRS: instrucciones del Form 2210).

¿Mi primer año como dueño de una corporación S está exento de estimados?

El primer año de la corporación S no es una exención por sí mismo. La excepción federal del año anterior se fija en el año fiscal anterior del dueño: sin impuesto a pagar, un año fiscal completo de 12 meses y ciudadanía estadounidense o condición de extranjero residente durante todo ese año. Una declaración anterior con sueldos u otros impuestos puede eliminar la excepción aunque este sea el primer año con ganancia de la corporación S (IRS: Publication 505; IRS: preguntas sobre multas).

Aunque la excepción aplique, el dueño todavía puede deber impuestos con la declaración. Revise el Form 1040 anterior, si se presentó, o si el dueño estaba obligado a presentarlo. Que no haya impuesto a pagar el año anterior incluye un impuesto total de cero o no tener obligación de presentar; igualmente se exigen las condiciones de año completo y de ciudadanía o residencia. Un dueño que llegó a mitad del año anterior no debe dar por hecho que la excepción aplica (IRS: Publication 505).

¿Cuándo debe la propia corporación S impuestos estimados federales?

Por lo general, una corporación S hace pagos estimados federales solo si su impuesto esperado sobre ganancias incorporadas (built-in gains), ingresos pasivos netos excesivos y recuperación del crédito de inversión suma al menos $500. La ganancia operativa transparente ordinaria, por sí sola, no genera un pago estimado federal de la corporación (IRS: impuestos estimados para corporaciones S).

Estos impuestos de la entidad dependen de los hechos, sobre todo si la empresa tiene historial como corporación C o ingresos pasivos. El impuesto sobre ingresos pasivos netos excesivos del año anterior puede reducir el estimado anual requerido de la empresa, pero el impuesto sobre ganancias incorporadas y la recuperación del crédito de inversión del año en curso siguen contando (IRS: instrucciones del Form 1120-S). Revise las declaraciones anteriores y las operaciones actuales de la corporación antes de tratar todo pago de la empresa como un estimado del dueño. Cómo tributan las corporaciones S explica la declaración de la empresa en general.

Para una corporación con año calendario, los pagos estimados federales vencen el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de diciembre; el último es anterior al pago de enero del dueño. La corporación paga por transferencia electrónica de fondos (IRS: instrucciones del Form 1120-S). Si los ingresos de la empresa son irregulares, un pago puede reducirse con el método corporativo anualizado o estacional. Para elegir otro período de anualización, la corporación presenta el Form 8842 a más tardar en su primera fecha de pago requerida; California acepta la elección federal presentada a tiempo cuando se adjunta una copia a su declaración (IRS: instrucciones del Form 2220; FTB: instrucciones del Form 100-ES).

¿Mi estado puede exigir estimados separados del dueño y de la empresa?

Sí. Los impuestos estatales pueden crear dos vías de pagos estimados: una para la declaración estatal personal del dueño y otra para el impuesto estatal propio de la corporación S. Revise los dos estados donde el dueño declara y los estados donde tributa la empresa; los pagos federales del Form 1040-ES no cubren los estimados estatales.

California ilustra la división. Sus instrucciones del Form 540-ES individual calculan el estimado del dueño después de la retención estatal y los créditos. Para aumentar la retención de California sobre el sueldo, entregue a la nómina el Form DE 4 estatal; el Form W-4 federal solo cubre la retención federal. Cuando los ingresos brutos ajustados de California son de al menos $1,000,000, o $500,000 si es casado o pareja de hecho registrada que declara por separado, el dueño debe basar los estimados en el impuesto de California del año en curso y no en el del año anterior. Sus instrucciones del Form 100-ES de corporaciones usan 1.5% sobre los ingresos netos estimados de una corporación S no financiera; las corporaciones S financieras usan otra tasa. Las reglas del impuesto de franquicia mínimo también pueden afectar los estimados, aunque una corporación recién constituida o recién calificada está exenta de ese mínimo en su primer año fiscal y aun así puede deber estimados basados en los ingresos. Con el calendario estándar, los pagos del dueño con año calendario vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de enero del año siguiente; los de la corporación vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de diciembre. Ninguno exige un pago en septiembre con ese calendario, y los tres montos son desiguales. El impuesto opcional de la entidad transparente se explica en Opciones estatales del impuesto de la entidad transparente.

Un nuevo residente o no residente de California sin impuesto a pagar en California el año anterior no debe pagos estimados de California este año (FTB: instrucciones del Form 540-ES). El dueño y la corporación enfrentan cada uno una prueba separada de pago electrónico: cuando ese contribuyente hace un pago estimado o de prórroga superior a $20,000, o declara un impuesto total superior a $80,000, sus pagos posteriores a California deben ser electrónicos. El primer pago que activa la regla puede hacerse por otro método. Un pago posterior no electrónico puede generar una multa de 1% para el dueño o de 10% para la corporación (FTB: instrucciones del Form 540-ES; FTB: instrucciones del Form 100-ES).

Si la corporación S hace distribuciones que no son sueldos, con ingresos de fuente californiana, a un accionista que vive fuera de California, también puede tener que retener impuestos de California por ese dueño. Esto es distinto del impuesto propio de la empresa; revise el comprobante de retención Form 592-B del dueño antes de calcular más estimados personales.

¿Cómo cambian los ingresos irregulares de una corporación S el cálculo de la multa?

Si la ganancia de la corporación S llega de forma irregular, el dueño puede usar el método de pagos por ingresos anualizados para ajustar los pagos personales requeridos al momento en que se generaron los ingresos. Puede reducir un pago anterior requerido, pero no elimina automáticamente la multa por un pago omitido (IRS: Publication 505).

El cálculo necesita los ingresos, las deducciones y las partidas de impuestos del dueño para cada período acumulado, incluida la parte de los ingresos de la corporación S de ese período. Use la hoja de trabajo anualizada de impuestos estimados del año en curso, complete el anexo de ingresos anualizados del Form 2210 y presente el Form 2210 con la declaración (IRS: Publication 505). Conserve los informes fechados de ganancias de la empresa y los registros de otros ingresos del dueño; un Schedule K-1 de fin de año por sí solo puede no mostrar cuándo se generó la ganancia. Si la propia empresa debe un impuesto de la entidad, su estimado tiene su propio cálculo y no debe mezclarse con el Form 2210 del dueño.

Ejemplo

Solo dólares estadounidenses ilustrativos. Un dueño espera $40,000 de sueldo y $80,000 de ganancia de la corporación S. La empresa retiene la ganancia. El impuesto federal total proyectado del dueño después de créditos es de $24,000, y la retención federal proyectada sobre el sueldo es de $8,000. Si la meta de seguridad (safe harbor) aplicable es de $20,000, el dueño necesita otros $12,000 en estimados personales oportunos, retención adicional sobre el sueldo o una combinación. Con ingresos parejos, son $3,000 en cada fecha de pago, y quedan $4,000 de impuesto proyectado por pagar con la declaración. La empresa no paga los $12,000 como su propio impuesto federal sobre la renta. Si transfiere efectivo al dueño para financiar los estimados, sus libros deben reflejar la operación real con el dueño.

¿Su situación es distinta?

• El dueño también necesita fijar un sueldo: vea Sueldo del dueño de una corporación S.
• La nómina no está configurada o los depósitos de retención no están claros: vea Cómo configurar la nómina.
• La empresa y el dueño enviaron pagos, o se omitieron varios pagos: reúna el historial de pagos de ambas cuentas fiscales, el Form 1040 anterior, los informes de nómina, el Schedule K-1 proyectado, el libro de distribuciones y las notificaciones estatales; obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• El estado ofrece un impuesto opcional de la entidad: vea Opciones estatales del impuesto de la entidad transparente.
• La empresa es una LLC sin elección de corporación S: vea Cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.