מקדמות מס לבעלי חברת S: מי משלם ומתי

האם רווח של חברת S חייב במס אצלי גם בלי חלוקה?

כן. בעל מניות בחברת S מדווח על חלקו בהכנסה שעוברת אליו (pass-through) בדוח האישי שלו, גם אם החברה משאירה את הכסף אצלה. חלוקה היא עסקה נפרדת, והיא אינה קובעת מתי מדווחים על הרווח (IRS: חברות S).

כלומר, הניכוי במקור מהשכר עשוי לכסות את המס על משכורת הבעלים, אבל לא להספיק לאחר שמוסיפים את הרווח החזוי של חברת S. את המקדמות מחשבים לפי כל הדוח הפדרלי של הבעלים: שכר, Schedule K-1 חזוי, הכנסות אחרות, ניכויים, זיכויים ומס שכבר נוכה. את אופן הדיווח על Schedule K-1 מסביר המדריך איך חברות S ממוסות.

האם אני משלם מקדמות פדרליות באופן אישי או דרך חברת S?

מקדמות פדרליות על הרווח שעובר לבעלים (pass-through) משלמים בחשבון המס של הבעלים, בדרך כלל באמצעות טופס 1040-ES. הפקדות מס השכר של החברה ותשלומי מס ישות הם חובות אחרים, והם אינם הופכים למקדמות האישיות של הבעלים (IRS: חברות S).

אם החברה לא מעבירה מס שכר שנוכה, בעלים, נושא משרה או אדם אחר ששלט בתשלום ובמכוון לא שילם עלולים לשאת בקנס אישי השווה למס ההכנסה שנוכה ולא הועבר ולחלק העובד בדמי הביטוח הלאומי והמדיקר (FICA), לפי סעיף 6672. בעלות בלבד אינה מספיקה. ההתיישנות של השומה מסתיימת בדרך כלל שלוש שנים אחרי ה-15 באפריל שלאחר מכן, כשדוחות השכר הוגשו בזמן. הגשה באיחור מתחילה את מניין הזמן מאוחר יותר, ואם לא הוגש דוח, השומה נשארת פתוחה. הודעה בזמן על הקנס המוצע יכולה להאריך את המועד (IRS: כללי התיישנות). הגבייה נמשכת בדרך כלל 10 שנים מהשומה, בכפוף להארכות (סעיף 6502). אפשר לערער על ההצעה תוך 60 יום, או 75 יום אם ההודעה נשלחה לכתובת בחו״ל (IRS: קנס שחזור מסי נאמנות).

אצל יחיד עם שנת מס קלנדרית, מועדי התשלום של טופס 1040-ES הם:

כשהמועד חל בסוף שבוע או בחג רשמי, הוא נדחה ליום העסקים הבא. הגשת הדוח ותשלום מלא עד 1 בפברואר של השנה שלאחר מכן מחליפים רק את המקדמה האחרונה של שנת המס (IRS: טופס 1040-ES). תשלום מאוחר יותר אינו הופך מקדמה קודמת שלא שולמה במלואה למקדמה בזמן (IRS: פרסום 505).

האם חברת S שלי יכולה לשלם את המקדמות האישיות שלי מחשבון החברה?

אם החברה מממנת או שולחת את המקדמה האישית של הבעלים, יש לציין שזו מקדמת מס הכנסה אישית של הבעלים לשנת המס הנכונה, ולשמור את אישור התשלום. רושמים את יציאת הכסף מהחברה לפי מהותה בפועל. תשלום מחשבון החברה אינו הופך את מס ההכנסה של הבעלים להוצאה מוכרת של החברה (IRS: עזרה בתשלום ישיר; IRS: תשלום שכר לעצמך).

ה-IRS מציין שהלוואת בעל מניות צריכה לכלול תנאי הלוואה רגילים, ושהוא עשוי לסווג מחדש כשכר תשלומים לנושא משרה שנתן שירותים (IRS: תשלום שכר לעצמך; IRS: עובדים ונושאי משרה בחברות S). אם החברה כבר שילמה את המקדמות האישיות של כמה בעלים, מתאימים את התשלום והפנקס של כל בעלים בנפרד לפני שמשנים את הספרים.

האם ניכוי נוסף במקור משכר חברת S יכול להחליף מקדמות?

כן. ניכוי פדרלי של מס הכנסה במקור משכר אמיתי בגובה מספיק יכול לכסות את חובת התשלום המראש הפדרלית של הבעלים, בלי תשלומי טופס 1040-ES נפרדים. הבעלים יכול להגיש טופס W-4 מעודכן ולציין סכום נוסף לניכוי בכל משכורת שנותרה בשלב 4(c). המעסיק חייב לטפל בו דרך הפקדות מס השכר הרגילות. גם ניכוי ממקום עבודה אחר, או מעבודת בן הזוג בדוח משותף, יכול לעזור. אם לא נותר די שכר, ייתכן שהבעלים יצטרך לשלם מקדמות אישיות (IRS: פרסום 505).

זה יכול להיות חשוב בסוף השנה. בחישוב קנס המקדמות, ה-IRS מתייחס בדרך כלל לניכוי מס הכנסה פדרלי במקור של השנה כאילו שולם בחלקים שווים בכל מועדי התשלום, אלא אם הנישום קבע והשתמש בתאריכי הניכוי בפועל. לעומת זאת, מקדמה אישית מאוחרת נזקפת במועד תשלומה. לכן ניכוי נוסף במקור יכול לעזור לכסות מקדמה קודמת שלא שולמה במלואה, אם נותר מספיק שכר שמהווה בסיס לגיטימי לניכוי הסכום (IRS: הוראות לטופס 2210). העלאת שכר רק כדי ליצור ניכוי במקור משנה גם את מסי השכר ואת התגמול, ולכן כדאי לבדוק קודם את נתוני השכר ושכר הבעלים. שאלת השכר מוסברת במדריך שכר בעלים בחברת S, ותהליך ההפקדות במדריך הקמת מערכת שכר.

איך בודקים את רשת הביטחון (safe harbor) הפדרלית נגד תשלום חסר?

מתחילים במס הכולל החזוי של הבעלים בטופס 1040, ולא רק במס על רווח חברת S. יעד התשלום המראש השנתי הרגיל הוא הנמוך מבין 90% מהמס של השנה הנוכחית לבין 100% מהמס בדוח מלא של השנה הקודמת. אצל רוב הבעלים, יעד השנה הקודמת עולה ל-110% כשההכנסה ברוטו המותאמת (AGI) בשנה הקודמת עולה על $150,000, או על $75,000 לנשואים שמגישים דוחות נפרדים. כללים של חקלאות ודיג יכולים לשנות את היעד (IRS: פרסום 505).

מפחיתים את הניכוי במקור הצפוי מהיעד השנתי הנמוך. אם התוצאה חיובית וההכנסה מתפזרת בערך שווה, מחלקים אותה לארבע מקדמות בזמן. כשההכנסה או הניכוי במקור משתנים, מחשבים מחדש את התשלומים שנותרו בעזרת גיליון החישוב של ה-IRS למקדמות.

הבעלים יכול גם להפנות עודף תשלום בטופס 1040 של השנה הקודמת למקדמות של השנה הבאה בעת הגשת אותו דוח. זיכוי מדוח שהוגש בזמן נחשב כמשולם ב-15 באפריל. הבעלים אינו יכול לבקש בחזרה את הסכום שבחר כהחזר עד להגשת הדוח של השנה הבאה (IRS: פרסום 505).

אם חברת S מוכרת קרקע חקלאית מזכה לחקלאי מזכה, בעל מניות יכול לבחור בטופס 1062, עם Schedule A וההתחייבות (covenant), לשלם את המס על הרווח הזה בארבעה תשלומים שנתיים. החברה מגישה את Schedule A עם הדוח שלה. בעל המניות מגיש את הבחירה עם הדוח האישי שלו עד מועד ההגשה, כולל הארכות, ומשלם את התשלום הראשון עד המועד המקורי של הדוח ללא הארכה. בשנת המכירה, בעל המניות יכול להחריג את החלק הנדחה, 75% מאותו מס, מחישוב המקדמות הנדרשות (IRS: הוראות לטופס 1062; IRS: הודעה 2026-3).

עמידה ביעד השנתי מונעת קנס רק אם המקדמות הנדרשות שולמו בזמן. גם אחרי שעומדים בו, ייתכן יתרה לתשלום עם הדוח. הכנסה לא אחידה עשויה להצדיק את השיטה השנתית המותאמת (annualized) (IRS: פרסום 505). לפני שמריצים את גיליון החישוב, אוספים את טופס 1040 הקודם, תלושי שכר עדכניים, הניכוי במקור הצפוי בהמשך השנה, Schedule K-1 חזוי, הכנסות וזיכויים אחרים ואישורי תשלום.

פספסתי מקדמה אחרי רבעון חזק. מה אפשר לעשות עכשיו?

מחשבים מחדש את המס שנותר לבעלים בעזרת גיליון החישוב של ה-IRS למקדמות מתוקנות, ומשלמים את הסכום המעודכן עד מועד התשלום הבא. אם מקדמה קודמת שולמה בחסר, משלמים עליה עכשיו או מגדילים ניכוי במקור משכר שישולם בפועל. מקדמה מאוחרת מקטינה את החסר שלא שולם מיום תשלומה, ויתרה שלא שולמה יכולה להמשיך לצבור קנס (IRS: טופס 1040-ES).

אם הרווח הגיע מאוחר בשנה ולא בהדרגה, בודקים אם שיטת ההכנסה השנתית המותאמת מייחסת פחות מס לתקופות מוקדמות. פרסום 505 קובע ששיטה זו משתמשת בהכנסות ובניכויים עד סוף כל תקופה, ושימוש בה מחייב טופס 2210 עם הדוח (IRS: פרסום 505). שומרים רישומי רווח עם תאריכים, רישומי שכר ואישורי תשלום מקדמות. גם עלייה גדולה ומאוחרת בניכוי במקור עשויה לשנות את חישוב הקנס לפי כלל החלוקה השווה הרגיל. היא חייבת להיות ניכוי בפועל משכר, ולא מקדמה שמתוארכת אחורה.

הבעלים יכול לבקש ויתור על קנס בטופס 2210 שמוגש עם הדוח, בגלל נזק, אסון או נסיבות חריגות, או אחרי פרישה בגיל 62 ומעלה או נכות בשנה הנוכחית או בשנה הקודמת, אם התשלום החסר נבע מסיבה סבירה ולא מהזנחה מכוונת. ה-IRS מחליט אם התנאים שבחוק מתקיימים. סיבה סבירה רגילה בלבד אינה מבטלת קנס מקדמות (סעיף 6654 ב-Internal Revenue Code; IRS: הוראות לטופס 2210).

האם בשנה הראשונה שלי כבעלים של חברת S אני פטור ממקדמות?

השנה הראשונה של חברת S אינה פטור בפני עצמה. החריג הפדרלי של השנה הקודמת בוחן את שנת המס הקודמת של הבעלים: אין חבות במס, שנת מס מלאה של 12 חודשים, ואזרחות אמריקאית או מעמד של תושב זר לאורך כל אותה שנה. דוח קודם עם שכר או מס אחר יכול לבטל את החריג, גם אם זו השנה הראשונה של רווח מחברת S (IRS: פרסום 505; IRS: שאלות על קנסות).

גם כשהחריג חל, הבעלים עשוי עדיין להיות חייב במס עם הדוח. בודקים את טופס 1040 הקודם, אם הוגש, או אם הבעלים היה חייב להגיש. חוסר חבות במס בשנה הקודמת כולל מס כולל של אפס או היעדר חובת הגשה. התנאים של שנה מלאה ושל אזרחות או תושבות עדיין חלים. בעלים שהגיע באמצע השנה הקודמת לא צריך להניח שהחריג חל עליו (IRS: פרסום 505).

מתי חברת S עצמה חייבת במקדמות מס פדרליות?

חברת S משלמת בדרך כלל מקדמות פדרליות רק אם סך המס הצפוי שלה על רווחים מובנים (built-in gains), הכנסה פסיבית נטו עודפת (excess net passive income) והחזר זיכוי השקעה (investment credit recapture) מגיע ל-$500 לפחות. רווח תפעולי רגיל שעובר לבעלים (pass-through) אינו יוצר בפני עצמו חובת מקדמות פדרליות של החברה (IRS: מקדמות מס לחברות S).

מסי ישות אלה תלויים בעובדות, בעיקר אם לחברה יש היסטוריה של חברת C או הכנסות פסיביות. מס על הכנסה פסיבית נטו עודפת מהשנה הקודמת יכול להקטין את המקדמה השנתית הנדרשת של החברה, אבל מס על רווחים מובנים והחזר זיכוי השקעה בשנה הנוכחית עדיין נספרים (IRS: הוראות לטופס 1120-S). לפני שרואים בכל תשלום של החברה מקדמה של הבעלים, בודקים את הדוחות הקודמים של החברה ואת העסקאות הנוכחיות. המדריך איך חברות S ממוסות מסביר את דוח החברה בהרחבה.

בחברה עם שנת מס קלנדרית, מועדי המקדמות הפדרליות הם 15 באפריל, 15 ביוני, 15 בספטמבר ו-15 בדצמבר. האחרון קודם למקדמת ינואר של הבעלים. החברה משלמת בהעברה אלקטרונית של כספים (IRS: הוראות לטופס 1120-S). הכנסה לא אחידה בחברה יכולה להקטין מקדמה לפי השיטה השנתית המותאמת או העונתית של חברות. כדי לבחור תקופת התאמה אחרת, החברה מגישה טופס 8842 עד מועד המקדמה הנדרשת הראשונה. קליפורניה מקבלת את הבחירה הפדרלית שהוגשה בזמן כשמצרפים עותק לדוח (IRS: הוראות לטופס 2220; FTB: הוראות לטופס 100-ES).

האם המדינה שלי יכולה לדרוש מקדמות נפרדות לבעלים ולחברה?

כן. מס מדינתי יכול ליצור שני מסלולי תשלום מקדמות: אחד לדוח המדינתי האישי של הבעלים, ואחר למס המדינתי של חברת S עצמה. בודקים את שתי המדינות שבהן הבעלים מגיש דוח ואת המדינות שבהן החברה חייבת במס. תשלומי טופס 1040-ES הפדרליים אינם מספקים את המקדמות המדינתיות.

קליפורניה ממחישה את ההפרדה. ההוראות לטופס 540-ES האישי מחשבות את מקדמת הבעלים אחרי ניכוי מס מדינתי במקור וזיכויים. כדי להגדיל את הניכוי במקור לקליפורניה, מוסרים למחלקת השכר את טופס DE 4 של המדינה, וטופס W-4 הפדרלי עוסק רק בניכוי הפדרלי. כשההכנסה ברוטו המותאמת (AGI) בקליפורניה היא $1,000,000 לפחות, או $500,000 לנשואים או לבני זוג רשומים שמגישים דוחות נפרדים, הבעלים חייב לבסס את המקדמות על המס של השנה הנוכחית בקליפורניה ולא על מס השנה הקודמת. ההוראות לטופס 100-ES של חברות משתמשות ב-1.5% על ההכנסה נטו הצפויה של חברת S שאינה פיננסית. חברות S פיננסיות משתמשות בשיעור אחר. כללי מס הזיכיון המינימלי יכולים גם הם להשפיע על המקדמות, אך חברה חדשה או חברה שנרשמה לאחרונה לפעילות בקליפורניה פטורה מהמינימום הזה בשנת המס הראשונה שלה, ועדיין עשויה לחייב במקדמות לפי הכנסה. לפי הלוח הרגיל, אצל בעלים עם שנת מס קלנדרית התשלומים הם ב-15 באפריל, ב-15 ביוני וב-15 בינואר של השנה שלאחר מכן. אצל חברה, התשלומים הם ב-15 באפריל, ב-15 ביוני וב-15 בדצמבר. לפי הלוח הזה אין מקדמה בספטמבר, ושלושת הסכומים אינם שווים. מס ישות מדינתי נפרד שנבחר מרצון מוסבר במדריך בחירה במס ישות מדינתי לישויות pass-through.

תושב חדש בקליפורניה, או תושב חוץ, שלא היה חייב במס בקליפורניה בשנה הקודמת אינו חייב במקדמות בקליפורניה לשנה הנוכחית (FTB: הוראות לטופס 540-ES). לבעלים ולחברה יש כל אחד מבחן נפרד לתשלום אלקטרוני: אחרי שהנישום משלם מקדמה או תשלום הארכה שעולים על $20,000, או מדווח על מס כולל שעולה על $80,000, התשלומים הבאים שלו בקליפורניה חייבים להיות אלקטרוניים. את התשלום הראשון שמפעיל את הכלל מותר לשלם בדרך אחרת. תשלום מאוחר שאינו אלקטרוני יכול לגרור קנס של 1% לבעלים או 10% לחברה (FTB: הוראות לטופס 540-ES; FTB: הוראות לטופס 100-ES).

אם חברת S מחלקת חלוקות שאינן שכר, מהכנסה ממקור קליפורניה, לבעל מניות שגר מחוץ לקליפורניה, ייתכן שהיא תצטרך גם לנכות מס קליפורניה במקור עבור אותו בעלים. זה נפרד מהמס של החברה עצמה. בודקים את דוח הניכוי במקור, טופס 592-B של הבעלים לפני שמחשבים עוד מקדמות אישיות.

איך הכנסה לא אחידה בחברת S משנה את חישוב הקנס?

אם רווח חברת S מגיע בצורה לא אחידה, הבעלים יכול להשתמש בשיטת ההכנסה השנתית המותאמת כדי להתאים את התשלומים האישיים הנדרשים למועד שבו ההכנסה נוצרה. השיטה יכולה להקטין מקדמה קודמת נדרשת, אבל היא אינה מבטלת אוטומטית קנס על תשלום שפוספס (IRS: פרסום 505).

החישוב דורש את ההכנסות, הניכויים ופריטי המס של הבעלים עבור כל תקופה מצטברת, כולל חלקו בהכנסת חברת S באותה תקופה. משתמשים בגיליון החישוב השנתי המותאם של השנה הנוכחית, ממלאים את הנספח של הכנסה שנתית מותאמת בטופס 2210 ומגישים את טופס 2210 עם הדוח (IRS: פרסום 505). שומרים דוחות רווח של החברה עם תאריכים ורישומי הכנסות אחרות של הבעלים. Schedule K-1 של סוף שנה בלבד עשוי שלא להראות מתי נוצר הרווח. אם החברה עצמה חייבת במס ישות, למקדמה שלה יש חישוב נפרד, ואין לשלב אותה בטופס 2210 של הבעלים.

דוגמה

דולרים אמריקאיים להמחשה בלבד. בעלים צופה שכר של $40,000 ורווח של $80,000 מחברת S. החברה משאירה את הרווח אצלה. המס הפדרלי הכולל החזוי של הבעלים אחרי זיכויים הוא $24,000, והניכוי הפדרלי החזוי במקור מהשכר הוא $8,000. אם יעד רשת הביטחון (safe harbor) שחל הוא $20,000, הבעלים צריך עוד $12,000 במקדמות אישיות בזמן, בניכוי נוסף במקור משכר או בשילוב ביניהם. כשההכנסה אחידה, זה $3,000 בכל מועד תשלום, ונשאר מס חזוי של $4,000 לתשלום עם הדוח. החברה אינה משלמת את $12,000 כמס הכנסה פדרלי משלה. אם היא מעבירה כסף לבעלים כדי לממן את המקדמות, הספרים שלה חייבים לשקף את העסקה האמיתית עם הבעלים.

המצב שלך שונה?

• הבעלים צריך גם לקבוע שכר: ראו שכר בעלים בחברת S.
• מערכת השכר לא הוקמה או שהפקדות הניכוי במקור לא ברורות: ראו הקמת מערכת שכר.
• החברה והבעלים שלחו שניהם תשלומים, או שפוספסו כמה מקדמות: אוספים את היסטוריית התשלומים משני חשבונות המס, את טופס 1040 הקודם, דוחות שכר, Schedule K-1 חזוי, פנקס חלוקות והודעות ממדינה, ופונים לעזרה במס חברות.
• המדינה מציעה מס ישות שנבחר מרצון: ראו בחירה במס ישות מדינתי לישויות pass-through.
• החברה היא LLC ללא בחירה במעמד חברת S: ראו תשלום שכר לעצמך מ-LLC.