Imposto estimado para donos de S corporation nos EUA

O lucro de uma S corporation é tributável para mim mesmo sem distribuição?

Sim. O acionista de uma S corporation nos EUA declara sua parte da renda de transparência fiscal (pass-through) na declaração pessoal, mesmo que a corporação fique com o dinheiro. A distribuição é uma operação separada e não define quando o lucro é declarado (IRS: S corporations).

Isso significa que a retenção sobre o salário pode cobrir o imposto do salário do dono, mas ficar curta quando se inclui o lucro projetado da S corporation. Calcule o imposto estimado com base na declaração federal inteira do dono: salário, Schedule K-1 projetado, outras rendas, deduções, créditos e imposto já retido. A forma de declarar o Schedule K-1 está em Como as S corporations são tributadas.

Pago o imposto estimado federal pessoalmente ou pela S corporation?

Pague o imposto estimado federal sobre o lucro de transparência fiscal do dono na conta fiscal do dono, em geral com o Form 1040-ES. Os depósitos de imposto sobre a folha da corporação e os pagamentos de impostos da entidade são obrigações diferentes e não viram pagamentos estimados pessoais do dono (IRS: S corporations).

Se a corporação não repassar o imposto retido sobre a folha, o dono, diretor ou outra pessoa que controlava o pagamento e deixou de fazê-lo de forma intencional pode dever uma multa pessoal igual ao imposto de renda retido e à contribuição FICA do empregado não pagos, conforme a section 6672. Ser dono, por si só, não basta. O prazo para o lançamento da multa normalmente termina três anos depois do próximo 15 de abril, quando as declarações da folha foram entregues no prazo; se a entrega foi atrasada, o prazo começa mais tarde, e, sem declaração, o lançamento fica em aberto. A notificação da multa proposta, feita no prazo, pode prorrogar o prazo (IRS: limitation rules). A cobrança geralmente dura 10 anos após o lançamento, com possíveis prorrogações (section 6502). É possível recorrer da proposta em até 60 dias, ou 75 dias se a notificação for enviada ao exterior (IRS: Trust Fund Recovery Penalty).

Para uma pessoa física com ano-calendário, as datas de pagamento do Form 1040-ES são:

Se a data cair em fim de semana ou feriado legal, passa para o próximo dia útil. Entregar a declaração e pagar tudo até 1º de fevereiro do ano seguinte substitui apenas a última parcela daquele ano fiscal (IRS: Form 1040-ES). Um pagamento feito depois não faz uma parcela anterior que ficou curta contar como paga no prazo (IRS: Publication 505).

Minha S corporation pode pagar meu imposto estimado pessoal com a conta da empresa?

Se a empresa financiar ou enviar o imposto estimado pessoal do dono, identifique o pagamento como imposto estimado individual do dono, no ano fiscal correto, e guarde o comprovante. Registre a saída de caixa da empresa pelo que ela realmente foi: pagar com a conta da empresa não transforma o imposto de renda do dono em despesa dedutível da empresa (IRS: Direct Pay help; IRS: Paying yourself).

O IRS diz que um empréstimo de acionista deve ter condições normais de empréstimo e que pode reclassificar como salário os pagamentos a um diretor que prestou serviços (IRS: Paying yourself; IRS: S corporation employees and officers). Se a empresa já pagou o imposto estimado pessoal de vários donos, concilie o pagamento e o livro de cada dono separadamente antes de mudar a contabilidade.

A retenção extra sobre o salário da minha S corporation pode substituir o imposto estimado?

Sim: retenção de imposto de renda federal sobre salários efetivamente pagos em valor suficiente pode cobrir a exigência de pagamento antecipado federal do dono, sem pagamentos separados do Form 1040-ES. O dono pode entregar um Form W-4 revisado e informar a retenção extra por contracheque restante na Step 4(c); o empregador deve tratar isso nos depósitos normais da folha de pagamento. A retenção de outro emprego, ou do emprego do cônjuge em uma declaração conjunta, também ajuda. Sem salários restantes suficientes, o dono pode precisar de pagamentos estimados pessoais (IRS: Publication 505).

Isso pode pesar no fim do ano. No cálculo da multa por imposto estimado, o IRS geralmente trata a retenção de imposto de renda federal do ano como paga em partes iguais ao longo das datas de vencimento das parcelas, a menos que o contribuinte comprove e use as datas reais de retenção. Já um pagamento estimado pessoal atrasado é creditado na data em que é pago. Por isso, a retenção extra pode ajudar com uma parcela anterior que ficou curta, se ainda restarem salários suficientes para reter o valor de forma legítima (IRS: Form 2210 instructions). Aumentar o salário só para gerar retenção também muda os impostos sobre a folha e a remuneração; por isso, confira primeiro os fatos da folha de pagamento e do salário do dono. A questão do salário está em Salário do dono de S corporation; o processo de depósitos está em Como montar a folha de pagamento.

Como verifico o limite seguro (safe harbor) federal contra multa por pagamento insuficiente?

Comece pelo imposto total projetado do Form 1040 do dono, e não só pelo imposto sobre o lucro da S corporation. A meta anual usual de pagamento antecipado é o menor valor entre 90% do imposto do ano corrente e 100% do imposto de uma declaração completa do ano anterior. Para a maioria dos donos, a meta do ano anterior sobe para 110% quando a renda bruta ajustada (AGI) do ano anterior passa de $150.000, ou de $75.000 para casados com declaração separada; regras para agricultura e pesca podem mudar essa meta (IRS: Publication 505).

Subtraia a retenção esperada da menor meta anual. Se o resultado for positivo e a renda for mais ou menos uniforme, divida-o em quatro parcelas pagas no prazo. Recalcule os pagamentos restantes com a planilha de imposto estimado do IRS quando a renda ou a retenção mudar.

Ao entregar a declaração, o dono também pode destinar um pagamento a maior do Form 1040 do ano anterior às parcelas estimadas do ano seguinte. O crédito de uma declaração entregue no prazo conta como pago em 15 de abril; o dono não pode pedir de volta como restituição o valor escolhido até entregar a declaração do ano seguinte (IRS: Publication 505).

Se a S corporation vender terras agrícolas qualificadas a um agricultor qualificado, o acionista pode optar, no Form 1062, com o Schedule A e o compromisso (covenant), por pagar o imposto sobre esse ganho em quatro parcelas anuais. A corporação entrega o Schedule A com a sua declaração; o acionista faz a opção com a própria declaração, até o prazo de entrega, incluindo prorrogações, e paga a primeira parcela até a data de vencimento original da declaração. No ano da venda, o acionista pode excluir a parcela diferida de 75% desse imposto ao calcular o imposto estimado exigido (IRS: Form 1062 instructions; IRS: Notice 2026-3).

A meta anual só evita multa se as parcelas exigidas forem pagas no prazo. Mesmo cumprindo a meta, ainda pode sobrar saldo a pagar na declaração. Renda desigual pode justificar o método anualizado (IRS: Publication 505). Reúna o Form 1040 anterior, os contracheques atuais, a retenção restante esperada, o Schedule K-1 estimado, outras rendas e créditos e os comprovantes de pagamento antes de usar a planilha.

Perdi uma parcela depois de um trimestre forte. O que posso fazer agora?

Recalcule o imposto restante do dono com a planilha de imposto estimado retificada do IRS e pague o valor revisado até o próximo vencimento. Se uma parcela anterior ficou curta, pague agora para cobri-la ou aumente a retenção sobre salários que serão realmente pagos. Um pagamento estimado posterior reduz o valor não pago a partir da data em que é pago; o saldo não pago pode continuar gerando multa (IRS: Form 1040-ES).

Se o lucro chegou de uma vez no fim, e não aos poucos, calcule se o método de parcelas de renda anualizada atribui menos imposto aos períodos anteriores. A Publication 505 diz que esse método usa a renda e as deduções até o fim de cada período, e que usá-lo exige o Form 2210 com a declaração (IRS: Publication 505). Guarde os registros de lucro com datas, os registros da folha de pagamento e os comprovantes dos pagamentos estimados. Um grande aumento tardio da retenção também pode mudar o cálculo da multa pela regra usual de distribuição uniforme; ela precisa ser retenção real sobre salários, e não um pagamento estimado com data retroativa.

O dono pode pedir dispensa da multa no Form 2210 entregue com a declaração, em caso de sinistro, desastre ou circunstância incomum, ou depois de se aposentar aos 62 anos ou mais ou de ficar incapacitado neste ano fiscal ou no anterior, se o pagamento insuficiente se deveu a causa razoável e não a negligência intencional. O IRS decide se as condições previstas em lei foram atendidas; uma causa razoável comum, por si só, não dispensa a multa de imposto estimado (Internal Revenue Code section 6654; IRS: Form 2210 instructions).

No meu primeiro ano como dono de uma S corporation, estou isento do imposto estimado?

O primeiro ano da S corporation não é, por si só, uma isenção. A exceção federal do ano anterior olha para o ano fiscal anterior do dono: nenhum imposto devido, um ano fiscal completo de 12 meses e cidadania americana ou condição de estrangeiro residente durante todo aquele ano. Uma declaração anterior com salários ou outro imposto pode eliminar a exceção, mesmo que este seja o primeiro ano de lucro da S corporation (IRS: Publication 505; IRS: penalty questions).

Mesmo quando a exceção vale, o dono ainda pode dever imposto na declaração. Confira o Form 1040 anterior, se foi entregue, ou se o dono era obrigado a entregar. Não ter imposto devido no ano anterior inclui imposto total zero ou ausência de obrigação de declarar; as condições de ano completo e de cidadania ou residência continuam valendo. Um dono que chegou aos EUA no meio do ano anterior não deve presumir que a exceção se aplica (IRS: Publication 505).

Quando a própria S corporation deve imposto estimado federal?

Uma S corporation geralmente só faz pagamentos estimados federais se o imposto esperado sobre ganhos embutidos (built-in gains), excesso de renda passiva líquida e recuperação de crédito de investimento somar pelo menos $500. O lucro operacional comum de transparência fiscal, por si só, não cria um pagamento estimado federal da corporação (IRS: estimated tax for S corporations).

Esses impostos da entidade dependem dos fatos, principalmente se a empresa tem histórico de C corporation ou receitas passivas. O imposto sobre o excesso de renda passiva líquida do ano anterior pode reduzir a estimativa anual exigida da empresa, mas o imposto sobre ganhos embutidos e a recuperação de crédito de investimento do ano corrente continuam contando (IRS: Form 1120-S instructions). Confira as declarações anteriores da corporação e as operações do ano antes de tratar todo pagamento da empresa como imposto estimado do dono. Como as S corporations são tributadas trata da declaração da empresa em geral.

Para uma corporação com ano-calendário, as parcelas estimadas federais vencem em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de dezembro; a última vem antes da parcela de janeiro do dono. A corporação paga por transferência eletrônica de fundos (IRS: Instructions for Form 1120-S). Renda irregular da empresa pode reduzir uma parcela pelo método corporativo anualizado ou sazonal. Para escolher outro período de anualização, a corporação entrega o Form 8842 até a data da primeira parcela exigida; a Califórnia aceita a opção federal feita no prazo quando uma cópia é anexada à sua declaração (IRS: Form 2220 instructions; FTB: Form 100-ES instructions).

Meu estado pode exigir pagamentos estimados separados do dono e da empresa?

Sim. O imposto estadual pode criar duas linhas de pagamento estimado: uma para a declaração estadual pessoal do dono e outra para o imposto estadual da própria S corporation. Confira os dois estados: onde o dono declara e onde a empresa é tributada; os pagamentos federais do Form 1040-ES não substituem os estimados estaduais.

A Califórnia ilustra essa divisão. As instruções individuais do Form 540-ES calculam o imposto estimado do dono depois da retenção e dos créditos estaduais. Para aumentar a retenção estadual da Califórnia sobre o salário, entregue à folha de pagamento o Form DE 4 estadual; o Form W-4 federal trata só da retenção federal. Com renda bruta ajustada da Califórnia de pelo menos $1.000.000, ou $500.000 para casados ou parceiros domésticos registrados com declaração separada, o dono deve basear o imposto estimado no imposto da Califórnia do ano corrente, e não no do ano anterior. As instruções corporativas do Form 100-ES usam 1,5% sobre o lucro líquido estimado de uma S corporation não financeira; S corporations financeiras usam outra alíquota. As regras do imposto mínimo de franquia também podem afetar as estimativas, embora uma corporação recém-constituída ou recém-qualificada fique isenta desse mínimo no primeiro ano tributável e ainda possa dever estimativas baseadas na renda. No calendário padrão, os pagamentos do dono com ano-calendário vencem em 15 de abril, 15 de junho e 15 de janeiro do ano seguinte; os da corporação vencem em 15 de abril, 15 de junho e 15 de dezembro. Nenhum deles exige parcela em setembro nesse calendário, e os três valores são desiguais. O imposto opcional sobre entidade de transparência fiscal está em Opções estaduais de imposto sobre entidade de transparência fiscal.

Um novo residente ou não residente da Califórnia sem imposto devido na Califórnia no ano anterior não deve pagamentos estimados da Califórnia neste ano (FTB: Form 540-ES instructions). O dono e a corporação têm, cada um, um teste separado de pagamento eletrônico: depois que o contribuinte faz um pagamento estimado ou de prorrogação acima de $20.000 ou declara imposto total acima de $80.000, seus pagamentos seguintes à Califórnia devem ser eletrônicos. O primeiro pagamento que ativa a regra pode ser feito por outro meio. Um pagamento posterior não eletrônico pode gerar multa de 1% para o dono ou de 10% para a corporação (FTB: Form 540-ES instructions; FTB: Form 100-ES instructions).

Se a S corporation fizer distribuições que não são salário, de renda de fonte na Califórnia, a um acionista que mora fora da Califórnia, ela também pode ter de reter imposto da Califórnia desse dono. Isso é diferente do imposto da própria empresa; confira o informe de retenção Form 592-B do dono antes de calcular mais imposto estimado pessoal.

Como a renda irregular da S corporation muda o cálculo da multa?

Se o lucro da S corporation chega de forma irregular, o dono pode usar o método de parcelas de renda anualizada para ajustar os pagamentos pessoais exigidos ao momento em que a renda surgiu. Isso pode reduzir uma parcela anterior exigida, mas não elimina automaticamente a multa por parcela não paga (IRS: Publication 505).

O cálculo exige a renda, as deduções e os itens de imposto do dono em cada período acumulado, incluindo a parte da renda da S corporation daquele período. Use a planilha anualizada de imposto estimado do ano corrente, preencha o cronograma de renda anualizada do Form 2210 e entregue o Form 2210 com a declaração (IRS: Publication 505). Guarde os relatórios de lucro da empresa com datas e os registros das outras rendas do dono; só o Schedule K-1 de fim de ano pode não mostrar quando o lucro surgiu. Se a própria empresa deve um imposto da entidade, a estimativa dela tem cálculo próprio e não deve ser misturada ao Form 2210 do dono.

Exemplo

Apenas dólares americanos, como ilustração. Um dono espera US$40.000 de salário e US$80.000 de lucro da S corporation. A empresa retém o lucro. O imposto federal total projetado do dono, depois dos créditos, é de US$24.000, e a retenção federal projetada sobre o salário é de US$8.000. Se a meta aplicável do limite seguro (safe harbor) for de US$20.000, o dono precisa de mais US$12.000 em pagamentos estimados pessoais no prazo, retenção extra sobre o salário ou uma combinação dos dois. Com renda uniforme, isso dá US$3.000 em cada vencimento e deixa US$4.000 de imposto projetado a pagar com a declaração. A empresa não paga os US$12.000 como imposto de renda federal próprio. Se ela transferir dinheiro ao dono para financiar o imposto estimado, a contabilidade precisa refletir a operação real com o dono.

E se o seu caso for diferente?

• O dono também precisa definir um salário: veja Salário do dono de S corporation.
• A folha de pagamento não foi montada ou os depósitos de retenção não estão claros: veja Como montar a folha de pagamento.
• A empresa e o dono enviaram pagamentos, ou várias parcelas foram perdidas: reúna o histórico de pagamentos das duas contas fiscais, o Form 1040 anterior, os relatórios da folha de pagamento, o Schedule K-1 projetado, o livro de distribuições e as notificações estaduais; procure ajuda com impostos corporativos.
• O estado oferece um imposto opcional sobre a entidade: veja Opções estaduais de imposto sobre entidade de transparência fiscal.
• A empresa é uma LLC sem opção pelo regime de S corporation: veja Como se pagar por meio de uma LLC.