Nach der Gründung: erste Meldungen und Fristen

Was sollte ich an der Genehmigung des Bundesstaates prüfen?

Prüfen Sie den offiziellen Eintrag des Bundesstaates, bevor Sie den Firmennamen in Steuerformularen oder Kontoanträgen verwenden. Speichern Sie die genehmigte Gründungsurkunde oder Bescheinigung und die Eingangsbestätigung. Kontrollieren Sie den rechtlichen Namen, das Einreichungs- oder Wirksamkeitsdatum, die Registernummer des Bundesstaates, die Geschäftsadresse und den Registered Agent (die Person oder Stelle, die Rechtsdokumente für das Unternehmen entgegennimmt). New York erklärt, dass die Eingangsbestätigung einer LLC der Nachweis der Einreichung ist, und fordert Antragsteller auf, Namen und Datum darauf zu prüfen. Die Unternehmenssuche in Kalifornien zeigt das Einreichungsdatum des Rechtsträgers (New York Department of State; California Secretary of State).

Der Eintrag des Bundesstaates bestimmt die rechtliche Identität des Unternehmens; das EIN-Schreiben begründet die LLC oder Kapitalgesellschaft nicht. Bewahren Sie die genehmigte Einreichung des Bundesstaates, alle Änderungen und die aktuellen Kontaktdaten des Registered Agent zusammen auf. Wenn sich Adresse oder Registered Agent später ändern, prüfen Sie das Änderungsverfahren des Bundesstaates. Kalifornien nutzt zum Beispiel eine Statement of Information, um den Registered Agent oder die Adresse einer LLC zu aktualisieren (California Secretary of State).

Wann brauche ich eine EIN?

Beantragen Sie die EIN, nachdem der Bundesstaat die LLC oder Kapitalgesellschaft gegründet hat und bevor Sie die Nummer für eine vorgeschriebene Meldung, einen Mitarbeiter oder ein Geschäftskonto brauchen. Laut IRS vermeidet es Verzögerungen beim EIN-Antrag, wenn zuerst der Rechtsträger im Bundesstaat gegründet wird. Die EIN ist kostenlos, wenn Sie sie direkt beim IRS beantragen (IRS: EIN beantragen).

Eine EIN kann auch nützlich sein, wenn eine Registrierung im Bundesstaat oder ein Geschäftskonto die Nummer des Unternehmens verlangt. Prüfen Sie die Vorgaben des jeweiligen Antrags, statt eine freiwillige EIN als Wahl der Besteuerung auf Bundesebene zu behandeln. Bei einer transparenten LLC verwendet Form W-9 für einen Kunden in der Regel den Namen und die Steuernummer des Eigentümers, nicht die EIN der LLC (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Der IRS behandelt eine inländische LLC mit einem Eigentümer für die Einkommensteuer normalerweise als Teil des Eigentümers und eine inländische LLC mit mehreren Eigentümern als Personengesellschaft, sofern sie keine gültige Wahl trifft. Eine qualifizierte LLC, die nur Ehegatten als Gütergemeinschaft gehört, kann eine Ausnahme sein; siehe LLCs für Ehepartner und Familien (IRS: Anleitung zu Form SS-4).

Eine Privatperson versteuert die Einkünfte und die Selbstständigensteuer einer transparenten LLC selbst. Gesellschafter einer Personengesellschaft und Gesellschafter einer S Corporation versteuern ihre Anteile, auch wenn nichts ausgeschüttet wird. Eine C Corporation zahlt ihre Einkommensteuer in der Regel selbst. Siehe welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht (IRS: LLCs mit einem Mitglied; IRS: Anleitung zu Form 1065; IRS: Anleitung zu Form 1120-S; IRS: Gründung einer Kapitalgesellschaft).

Kann die verantwortliche Person eine ITIN statt einer Social Security Number angeben?

Ja. Die verantwortliche Person (die Person, der das Unternehmen letztlich gehört oder die es kontrolliert) darf im EIN-Antrag eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN) angeben. Das Onlinetool des IRS akzeptiert die SSN oder ITIN der verantwortlichen Person, wenn der Antrag die übrigen Voraussetzungen erfüllt, darunter einen Hauptgeschäftssitz in den USA (IRS: EIN beantragen; IRS: Anleitung zu Form SS-4).

Die verantwortliche Person muss in der Regel die natürliche Person sein, der das Unternehmen letztlich gehört oder die es kontrolliert, keine Strohmanngesellschaft. Hat diese Person weder eine SSN noch eine ITIN und kann sie auch keine von beiden erhalten, verlangt die Anleitung zu Form SS-4, in der Zeile für die Kennung der verantwortlichen Person „foreign“ oder „N/A“ einzutragen. Ein Unternehmen mit Hauptgeschäftssitz außerhalb der USA kann das Onlinetool des IRS nicht nutzen (IRS: Anleitung zu Form SS-4; IRS: EIN beantragen). Den Weg für diesen Antrag beschreibt Gründung und Führung eines Unternehmens aus dem Ausland.

Was gilt, wenn der Eintrag des Bundesstaates und das EIN-Schreiben unterschiedliche Namen zeigen?

Vergleichen Sie das genehmigte Dokument des Bundesstaates, den EIN-Antrag und das Zuteilungsschreiben des IRS, bevor Sie einen der beiden Einträge ändern. Form SS-4 fragt nach dem rechtlichen Namen genau so, wie er in der Gründungsurkunde oder einem anderen rechtlichen Dokument steht; ein Handelsname gehört in eine eigene Zeile (IRS: Anleitung zu Form SS-4).

Weicht nur der Kontoantrag ab, geben Sie dem Anbieter beide Unterlagen und fragen Sie, welchen Namen er braucht. Stellen Sie keinen weiteren EIN-Antrag, nur weil der Anbieter eine Abweichung meldet: Der IRS verlangt, für jeden Rechtsträger nur einen Antragsweg zu nutzen, damit keine doppelten EINs entstehen (IRS: Anleitung zu Form SS-4).

Was sollten die Eigentümer vor der Kontoeröffnung vereinbaren?

Halten Sie Eigentumsverhältnisse und Zeichnungsberechtigung schriftlich fest. Legen Sie dann die genehmigte Einreichung des Bundesstaates, das EIN-Schreiben (falls erteilt), Ausweise der Eigentümer und die Vereinbarung oder Unternehmensermächtigung bereit, die der Kontoanbieter verlangt. Dokumentieren Sie Anteil, Einlage, Geschäftsführungsbefugnis und Gewinnrechte jedes Eigentümers sowie den Ablauf von Entscheidungen und Ausstiegen; auch ein Alleineigentümer kann diese Entscheidungen festhalten. Die Anforderungen für die Kontoeröffnung unterscheiden sich je nach Institut; prüfen Sie vor dem Antrag dessen Liste der erforderlichen Dokumente.

Prüfen Sie die Regel Ihres Bundesstaates zum Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC). New York verlangt von den Mitgliedern einer LLC, vor der Einreichung, bei der Einreichung oder innerhalb von 90 Tagen danach eine schriftliche Vereinbarung zu beschließen; Kalifornien verlangt ebenfalls eine Vereinbarung, die bei den Unterlagen der LLC aufbewahrt wird (New York Department of State; California Secretary of State). Eine Kapitalgesellschaft sollte Unterlagen zu den Eigentumsverhältnissen und die Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats aufbewahren, einschließlich der Ermächtigung der Kontozeichner (IRS: Publication 583).

Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, das von Privatgeldern getrennt ist. Der IRS empfiehlt ein eigenes Geschäftskonto und Unterlagen, die Einzahlungen als Umsatz, Einlagen der Eigentümer oder Darlehen ausweisen (IRS: Publication 583).

Verlangt der Bundesstaat nach der Genehmigung eine weitere Einreichung?

Prüfen Sie sofort die Hinweise des Gründungsstaats für neue Rechtsträger: Nach der Genehmigung können ein Erstbericht, eine Eigentümermeldung, eine Veröffentlichung, eine Lizenz oder eine Steueranmeldung folgen. Pflicht und Frist hängen vom Bundesstaat und der Rechtsform ab; die Genehmigung allein erledigt diese späteren Schritte nicht.

Bei LLCs in Kalifornien, die als transparente Einheiten oder als Personengesellschaften besteuert werden, zahlen Sie die jährliche Steuer von $800, falls sie anfällt, mit FTB 3522 bis zum 15. Tag des 4. Monats; der Monat der Einreichung zählt als erster Monat. Eine ungenutzte LLC, die die Bedingungen von SOS Form LLC-4/8 erfüllt, kann innerhalb von 12 Monaten nach der Gründung gelöscht werden, um die Steuer des ersten Jahres zu vermeiden; für die Löschung ist inzwischen bizfile Online mit Full Access nötig (California Franchise Tax Board; California Secretary of State). Siehe Mindeststeuer und LLC-Gebühr in Kalifornien. Die Statement of Information in Kalifornien lässt sich online nur mit einem Benutzerzugang zu bizfile Online einreichen. Bleibt die Meldung nach einem Säumnisschreiben und 60 Tagen weiter offen, kann der Bundesstaat einen Strafzuschlag von $250 festsetzen (California Secretary of State; California Secretary of State: FAQs; California Franchise Tax Board).

Prüfen Sie außerdem bei Stadt, Landkreis und den Bundesstaaten, in denen das Unternehmen tätig sein wird, ob tätigkeitsbezogene Lizenzen nötig sind. New York weist darauf hin, dass manche Unternehmen staatliche oder lokale Genehmigungen brauchen; Kalifornien verweist Eigentümer auf seine Suche nach Lizenzen und Genehmigungen (New York Department of State; California Secretary of State).

Wird das Unternehmen in einem anderen Bundesstaat tätig, prüfen Sie, ob es sich dort als auswärtiger Rechtsträger registrieren muss. Kalifornien verlangt zum Beispiel die Registrierung, bevor ein Unternehmen innerhalb des Bundesstaates Geschäfte tätigt (California Secretary of State).

Muss ein neu gegründetes US-Unternehmen einen Bundesbericht zu wirtschaftlich Berechtigten einreichen?

Nein. Für einen in den USA gegründeten Rechtsträger ist derzeit kein Bericht an FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, US-Behörde gegen Finanzkriminalität) zu wirtschaftlich Berechtigten vorgeschrieben. Die aktuelle endgültige Regel von FinCEN nimmt US-Unternehmen und deren wirtschaftlich Berechtigte von dieser Meldepflicht aus (FinCEN: BOI reporting).

Für manche Rechtsträger, die nach ausländischem Recht gegründet und für Geschäfte in den USA registriert sind, gilt eine andere Regel. Prüfen Sie die aktuelle Regel von FinCEN, wenn das auf Ihr Unternehmen zutrifft. Offenlegungen zu den Eigentümern im Bundesstaat oder Identitätsabfragen eines Kontoanbieters sind getrennt vom Bundesbericht an FinCEN (FinCEN: BOI reporting).

Welche Frist für die Wahl der Besteuerung gehört in den Kalender?

Erwägen die Eigentümer die Besteuerung als S Corporation, tragen Sie das Zeitfenster für Form 2553 jetzt in den Kalender ein. Die übliche Frist beträgt 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres, für das die Wahl gelten soll; eine Einreichung im vorangegangenen Steuerjahr ist ebenfalls zulässig. Bei einem neuen Unternehmen kann das erste wirksame Steuerjahr beginnen, sobald es erstmals Eigentümer, Vermögen oder Geschäftstätigkeit hat, je nachdem, was zuerst eintritt (IRS: Anleitung zu Form 2553).

Ein bevollmächtigter Officer (Amtsträger) unterschreibt Form 2553, und jeder erforderliche Eigentümer unterschreibt die Zustimmung in Teil I (IRS: Form 2553). Möchte eine LLC stattdessen ab der Gründung wie eine C Corporation besteuert werden, prüfen Sie Form 8832 zeitnah: Das Wirksamkeitsdatum darf in der Regel nicht mehr als 75 Tage vor der Einreichung liegen. Die Zustimmung in Teil I unterschreiben alle aktuellen Mitglieder oder ein bevollmächtigter Officer, Manager oder ein bevollmächtigtes Mitglied; ein früherer Eigentümer aus einem rückwirkenden Zeitraum muss ebenfalls unterschreiben (IRS: Form 8832).

Eine EIN zu erhalten oder „1120-S“ in Form SS-4 einzutragen, ist noch keine Wahl als S Corporation. Der IRS muss Form 2553 erhalten und annehmen; eine berechtigte LLC braucht für diese Wahl in der Regel nicht zusätzlich Form 8832 (IRS: Anleitung zu Form SS-4; IRS: Anleitung zu Form 2553). Die Berechtigung und die Folgen für die Vergütung der Eigentümer sind eine eigene Entscheidung: Sollten Sie sich für die Besteuerung als S Corporation entscheiden?.

Hat das Unternehmen eine Frist verpasst, läuft eine Entlastung über Form 2553 (Wahl als S Corporation) oder Form 8832 (Einstufung als C Corporation), in der Regel innerhalb von 3 Jahren und 75 Tagen nach dem beabsichtigten Wirksamkeitsdatum. Beide setzen einen triftigen Grund und durchgängig passende Steuererklärungen voraus; für manche Kapitalgesellschaften gibt es eine Ausnahme bei der Wahl als S Corporation. Siehe Sollten Sie sich für die Besteuerung als S Corporation entscheiden? (IRS: Nachträgliche Wahl bei verpasster Frist; IRS: Rev. Proc. 2009-41).

Was muss vor der ersten Rechnung oder Gehaltszahlung bereit sein?

Richten Sie Unterlagen und alle nötigen Steueranmeldungen ein, bevor die ersten Geschäfte laufen. EIN, Gründung im Bundesstaat, Sales-Tax-Genehmigung, Arbeitgeberkonto und Gewerbelizenz erfüllen unterschiedliche Zwecke; eine davon zu erhalten, ersetzt die anderen nicht (IRS: Publication 583; New York Department of State).

Fragen Sie die Steuerbehörde des Bundesstaates nach dem Einkommen- oder Franchise-Tax-Konto des Unternehmens und ob eine gesonderte Anmeldung nötig ist. Bewahren Sie deren Schreiben zusammen mit dem EIN-Schreiben auf (California Secretary of State).

Ein Eigentümer, Manager oder Officer, der für die Lohnsteuer zuständig ist und einbehaltene Steuern vorsätzlich nicht abführt, kann nach Internal Revenue Code Abschnitt 6672 persönlich mit 100 % des nicht abgeführten einbehaltenen Betrags haften, auch wenn die LLC oder Kapitalgesellschaft die Lohnsteuer schuldet. Für eine eingereichte Lohnsteuererklärung dauert die Festsetzungsfrist normalerweise drei Jahre ab Einreichung (ab dem folgenden 15. April, wenn früher eingereicht), die Einziehungsfrist zehn Jahre ab Festsetzung, vorbehaltlich Ausnahmen. Wer ein Schreiben mit einem vorgeschlagenen Strafzuschlag erhält, hat 60 Tage Zeit für den Einspruch, oder 75 Tage, wenn das Schreiben an eine Adresse außerhalb der USA gerichtet ist (IRS: Trust Fund Recovery Penalty; IRC Abschnitte 6501 und 6502).

Wählen Sie eine Buchführungsmethode, die Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und speichern Sie Gründungsunterlagen, EIN-Schreiben, Eigentümerunterlagen, Einreichungen beim Bundesstaat, Genehmigungen, Rechnungen und Belege an einem Ort (IRS: Publication 583). Welche Einkommensteuererklärungen auf Bundes- und Staatsebene folgen, behandeln die erste Steuererklärung Ihres Unternehmens und welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar. Eine LLC in Kalifornien mit einem Eigentümer, der US-Person ist, wird am 1. September registriert. Der Eigentümer plant eine Beratungsrechnung über 2.000 US$ und zahlt 1.000 US$ Privatgeld auf das neue Geschäftskonto ein. Er speichert die genehmigte Gründungsurkunde, prüft Namen und Registered Agent im Register des Bundesstaates und bucht die 1.000 US$ als Einlage des Eigentümers, nicht als Umsatz.

Ohne Mitarbeiter, ohne relevante Verbrauchsteuer und ohne Wahl der Körperschaftsbesteuerung kann die LLC ohne eigene EIN auf Bundesebene arbeiten, auch wenn der Kontoantrag eine verlangen kann. Der Eigentümer trägt die erste Statement of Information in Kalifornien für den 30. November in den Kalender ein, 90 Tage nach der Registrierung. Bleibt die LLC transparent, ist die erste Zahlung der jährlichen Steuer in Kalifornien am 15. Dezember fällig. Wird die Besteuerung als S Corporation ab dem ersten Steuerjahr der LLC erwogen, prüft der Eigentümer das Wirksamkeitsdatum und das Zeitfenster für Form 2553, bevor er Löhne zahlt oder festlegt, wie die erste Rechnung zu erfassen ist. Außerdem klärt der Eigentümer lokale Lizenzen und ob die Leistung dort steuerpflichtig ist, wo sie verkauft wird.

Anders bei Ihnen?

• Sie erwägen den S-Status oder haben die Wahlfrist verpasst: Sollten Sie sich für die Besteuerung als S Corporation entscheiden? erklärt Berechtigung und Einreichung; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor Sie bei einer verspäteten oder unsicheren Wahl handeln.
• Sie zahlen einem Mitarbeiter oder sich selbst Lohn über die Lohnabrechnung: Lohnabrechnung einrichten behandelt die Anmeldung und die erste Abführung.
• Sie verkaufen steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen: Wann Sie Sales Tax erheben müssen behandelt Genehmigung und Auslöser der Erhebung.
• Sie besitzen das Unternehmen und leben im Ausland: Gründung und Führung eines Unternehmens aus dem Ausland behandelt Fragen zur EIN; US-Geschäftsadresse und Bankkonto behandelt Fragen zu Registered Agent und Dokumenten.
• Sie müssen die ersten Steuererklärungen bestimmen oder einreichen, auch für ein Jahr ohne Einnahmen: Siehe welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht und die erste Steuererklärung Ihres Unternehmens.
• Der Eintrag des Bundesstaates, der Eintrag beim IRS, die Eigentümerunterlagen oder die erste Frist sind unklar: Legen Sie die genehmigte Einreichung, das EIN-Schreiben, Ausweise der Eigentümer, Angaben zum Registered Agent sowie die geplante erste Einstellung und den ersten Verkauf bereit; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, um alles abzugleichen, bevor Sie etwas einreichen oder Konten eröffnen.