In den USA für einen Arbeitgeber im Ausland arbeiten

Ich lebe und arbeite in den USA für ein Unternehmen im Ausland. Wo wird mein Gehalt besteuert?

Ein in den USA steuerlich Ansässiger gibt Löhne eines ausländischen Arbeitgebers in der US-Steuererklärung an. Die USA besteuern Ansässige mit ihrem Welteinkommen. Das Land des Arbeitgebers erhält kein Besteuerungsrecht für Arbeitstage in den USA, nur weil es das Gehalt zahlt (IRS: US residents; Canada-US treaty, Article XV).

Prüfen Sie zuerst, ob Sie für den fraglichen Zeitraum in den USA steuerlich ansässig sind. Nach einem Umzug können für einen Teil des Jahres andere Ansässigkeitsregeln gelten, und fortbestehende Verbindungen nach Kanada können die Beurteilung der Ansässigkeit in Kanada erschweren. Haben Sie in mehr als einem Land gearbeitet, trennen Sie das Gehalt danach, wo Sie die Arbeit verrichtet haben. Das Steuerabkommen und das Sozialversicherungsabkommen beantworten unterschiedliche Fragen. Keines ersetzt das andere.

Ist das Gehalt für Arbeitstage in den USA ausländische Einkünfte, weil der Zahler im Ausland sitzt?

Nein. Löhne von Arbeitnehmern stammen in der Regel aus dem Land, in dem die Arbeit tatsächlich verrichtet wird. Ein Tag, den Sie von einer Wohnung in den USA aus arbeiten, ist also ein Arbeitstag in den USA, auch wenn Arbeitgeber, Lohnabrechnung und Bankkonto im Ausland liegen (IRS: Publication 514, Table 2). Die Adresse eines ausländischen Arbeitgebers und eine kanadische Form T4 machen diese Löhne nicht zu ausländischen Einkünften.

Arbeitstage in den USA qualifizieren sich auch nicht für die Freistellung für ausländische Arbeitseinkünfte (Foreign Earned Income Exclusion). Sie verlangt Arbeit in einem ausländischen Staat, einen steuerlichen Wohnsitz im Ausland und die Erfüllung eines Tests zu Wohnsitz oder Aufenthaltsdauer (IRS: foreign earned income exclusion).

Bei Gehalt für Arbeitstage in den USA und im Ausland richtet sich die übliche Zuordnung für Gehalt nach der Arbeitszeit in dem Zeitraum, den die Zahlung abdeckt. Für bestimmte Leistungen gelten andere Regeln zur Herkunft. Führen Sie einen datierten Kalender der Arbeitstage und halten Sie den Zahlungszeitraum für jedes Gehalt, jeden Bonus und jede Leistung fest. Ordnen Sie nicht die gesamte Jahresvergütung allein anhand der Form T4 zum Jahresende zu (IRS: Publication 514, Determining the Source of Compensation). Vergütung, die an Arbeit vor oder nach einem internationalen Umzug geknüpft ist, kann einen anderen Arbeitszeitraum erfordern; siehe Aktienzuteilungen und Vergütung nach einem Umzug.

Kann ausländische Quellensteuer auf Arbeitstage in den USA die US-Einkommensteuer mindern?

In der Regel nicht. Die US-Anrechnung ausländischer Steuern mindert normalerweise die US-Steuer auf Einkünfte aus ausländischen Quellen, nicht auf Löhne aus US-Quellen. Außerdem ist im Ausland einbehaltene Steuer nicht zwangsläufig eine anrechenbare Steuer: Der IRS prüft die rechtliche und tatsächliche ausländische Steuerschuld nach einer etwaigen Erstattung (IRS: Publication 514).

Sind Sie nach dem Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA in den USA ansässig und verrichten Sie Ihre gesamte Beschäftigung in den USA, gibt Artikel XV in der Regel nur den USA das Recht, diese Löhne zu besteuern. Behandelt Kanada Sie ebenfalls als ansässig, bestimmen Sie zuerst die Ansässigkeit nach dem Abkommen gemäß Artikel IV. Das Abkommen macht Löhne für Arbeitstage in den USA in der Regel nicht zu Einkünften aus kanadischen Quellen für eine US-Anrechnung. Klären Sie die endgültige kanadische Steuer, bevor Sie eine Anrechnung beanspruchen.

Wie gebe ich Löhne in Fremdwährung ohne Form W-2 oder mit Form T4 an?

Hat der ausländische Arbeitgeber keine US-EIN und stellt keine US-Form W-2 aus, geben Sie den Bruttolohn in US-Dollar in Form 1040, Zeile 1h an, sofern nicht Form 8919 gilt (IRS: Form 1040 instructions; IRS: Publication 4164). Wären US-Beiträge zu Social Security und Medicare fällig gewesen, wurden aber nicht einbehalten, prüfen Sie Form 8919: Wenn sie gilt, gehören diese Löhne in Zeile 1g, und ihr Begründungscode kann erfordern, dass Sie Form SS-8 bis zum Abgabetermin der Steuererklärung einreichen. Bei einer kanadischen Form T4 beginnen Sie mit Feld 14 (Einkünfte aus Beschäftigung) und gleichen es mit den Gehaltsabrechnungen und den US-Regeln für Löhne ab. Feld 22 zeigt die einbehaltene kanadische Einkommensteuer, nicht einen US-Einbehalt. Die Felder 16/16A oder 17/17A zeigen CPP oder QPP, und Feld 18 zeigt EI. Eine Form T4 ist keine Form W-2. Die E-Filing-Spezifikation des IRS sieht für diese Situation einen Datensatz für Vergütungen eines ausländischen Arbeitgebers vor (IRS: Publication 4164). Hätte der Arbeitgeber eine Form W-2 ausstellen müssen, bitten Sie um eine Korrektur. Das Fehlen eines Formulars nimmt die Löhne nicht aus Ihrer Steuererklärung heraus.

Rechnen Sie das Gehalt bei Zahlungseingang mit einem belegbaren Wechselkurs für jede Zahlung um. Rechnen Sie ausländische Steuer gesondert mit dem für diese Steuer geltenden Kurs um. Ziehen Sie kanadische Einkommensteuer, CPP oder EI nicht vom Bruttolohn ab, um die US-Löhne zu ermitteln (IRS: foreign currency; IRS: Publication 514). Bewahren Sie Gehaltsabrechnungen, die Form T4 oder eine andere Jahresbescheinigung, Belege zu Wechselkursen und Nachweise über gezahlte und erstattete ausländische Steuer auf. Für andere ausländische Einkünfte in derselben Steuererklärung siehe Ausländische Einkünfte in der US-Steuererklärung.

Reichen Sie die US-Steuererklärung für das Kalenderjahr bis 15. April 2027 ein (26 USC 6072).

Brauche ich US-Steuervorauszahlungen, wenn keine US-Einkommensteuer einbehalten wird?

Möglicherweise. Erwarten Sie, nach US-Einbehalt und erstattungsfähigen Steuergutschriften mindestens $1.000 zu schulden, prüfen Sie Form 1040-ES und leisten Sie bei Bedarf Zahlungen. Der übliche Zahlungstest ist der kleinere Betrag aus 90 % der Steuer des laufenden Jahres oder 100 % der Steuer des Vorjahres, sofern die Vorjahreserklärung ein ganzes Jahr abdeckte. Das Vorjahresziel steigt auf 110 %, wenn das bereinigte Bruttoeinkommen des Vorjahres $150.000 überstieg, oder $75.000 bei getrennter Veranlagung von Verheirateten. Keine Vorauszahlung ist erforderlich, wenn Sie im Vorjahr keine US-Steuerschuld hatten und das ganze Steuerjahr über US-Staatsbürger oder in den USA ansässig waren (IRS: Form 1040-ES). In Kanada einbehaltene Steuer ist kein US-Einbehalt und erfüllt diesen Test daher nicht von selbst.

Der Zahlungsplan von Form 1040-ES hat vier Zahlungstermine: 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar 2027. Die letzte Rate können Sie auslassen, wenn Sie die Steuererklärung einreichen und bis 1. Februar 2027 vollständig zahlen. Eine spätere Einmalzahlung beseitigt eine frühere Unterzahlung möglicherweise nicht. Hat Ihr Einkommen erst später im Jahr begonnen, kann die Methode des annualisierten Einkommens in Form 2210 den Zuschlag mindern (IRS: Publication 505). Prüfen Sie Vorauszahlungen an Ihren Bundesstaat gesondert. Die Pflichten Ihres Arbeitgebers zur US-Lohnabrechnung finden Sie unter Einen Arbeitnehmer grenzüberschreitend einstellen.

Gelten US-Social-Security und Medicare für Löhne eines ausländischen Arbeitgebers?

Arbeit in den USA für einen ausländischen Arbeitgeber unterliegt in der Regel dem Einbehalt für US-Social-Security (US-Rentenversicherung) und Medicare. Der Arbeitnehmer schuldet die Steuer auf Löhne nach Abschnitt 3101. Der ausländische Arbeitgeber muss sie nach Abschnitt 3102 einbehalten und abführen, einschließlich des Arbeitnehmeranteils, den er nicht einbehalten hat, und schuldet nach Abschnitt 3111 gesondert seinen Arbeitgeberanteil (26 USC 3101; 26 USC 3102; 26 USC 3111). Ein Sozialversicherungsabkommen kann die Versicherungspflicht stattdessen dem ausländischen System zuweisen. Der Sitz des Arbeitgebers und ein ausländischer Lohnabzug allein entscheiden die Frage daher nicht (IRS: persons employed by a foreign employer).

Nach dem Sozialversicherungsabkommen zwischen den USA und Kanada, Artikel V unterliegt Arbeit in einem Land in der Regel dem System dieses Landes. Ein Arbeitnehmer, der normalerweise in Kanada versichert ist und von einem qualifizierten kanadischen Arbeitgeber zur Arbeit für denselben Arbeitgeber in die USA entsandt wird, kann in der kanadischen Versicherung bleiben, wenn der erwartete Einsatz 60 Monate nicht übersteigt. Eine Versicherungsbescheinigung (Coverage Certificate) begründet die Befreiung von US-Social-Security-Beiträgen. Das Abkommen zwischen den USA und Kanada deckt CPP ab. Eine gesonderte Vereinbarung zwischen den USA und Québec deckt QPP ab, mit eigener Bescheinigung. Keines von beiden regelt EI oder Einkommensteuer (SSA: Canadian and Quebec certificates).

Mein kanadischer Arbeitgeber behält weiter Steuer, CPP und EI ein. Was sollte ich prüfen?

Prüfen Sie jeden kanadischen Abzug nach seiner eigenen Regel. Eine Form T4 mit allen drei Abzügen belegt nicht, dass alle drei nach Ihrem Umzug in die USA geschuldet sind (CRA: employment outside Canada).

Geben Sie der Lohnabrechnung Ihren Ansässigkeitsstatus und Ihre datierten Arbeitstage, damit sie künftige Abzüge für kanadische Einkommensteuer überprüft. Für Gehalt aus Arbeitstagen in Kanada, das nach einem Abkommen befreit ist, holen Sie ein Befreiungsschreiben der CRA (Waiver Letter) ein, bevor die Lohnabrechnung den Einbehalt einstellt. Für Abzüge der Québec-Einkommensteuer beantragen Sie die Genehmigung von Revenu Québec mit Form TP-1016-V, in der Regel 30 Tage vor Beginn der Tätigkeit oder der ersten Zahlung. Zu viel gezahlte Einkommensteuer aus der Vergangenheit holen Sie über die jeweilige Steuererklärung zurück.

Der CPP-Test der CRA besagt, dass Arbeit außerhalb Kanadas nicht rentenversicherungspflichtig ist, wenn keine der beiden CPP-Bedingungen in der Tabelle zutrifft. Für QPP gelten gesonderte Regeln. Ist die CPP- oder EI-Versicherung umstritten, können Sie oder die Lohnabrechnung eine Entscheidung der CRA beantragen. Bitten Sie die Lohnabrechnung, zu viel einbehaltene Beträge des laufenden Jahres zu erstatten. Kann sie das nicht, kann der Arbeitnehmeranteil in der kanadischen Steuererklärung mit korrigierten Einkünften aus der Form T4 erstattet werden. CPP, QPP und EI sind von der einbehaltenen kanadischen Einkommensteuer getrennt. CPP und QPP berechtigen nicht zur US-Anrechnung ausländischer Steuern (IRS: Publication 514).

Kann eine kanadische Steuererklärung als Nichtansässiger die auf Arbeitstage in den USA einbehaltene Steuer zurückholen?

Möglicherweise. Sind Sie in Kanada nicht ansässig oder nach dem Abkommen in den USA ansässig und wurde die gesamte erfasste Beschäftigung in den USA verrichtet, gibt Artikel XV in der Regel nur den USA das Recht, diese Löhne zu besteuern. Eine kanadische Bundeseinkommensteuererklärung kann die endgültige kanadische Steuerschuld berechnen und die Erstattung zu viel einbehaltener Einkommensteuer nach Part I beantragen. Laut CRA sollten Sie die Erklärung abgeben, wenn Sie eine Erstattung wünschen (CRA: non-residents of Canada). Für die meisten Nichtansässigen ist die Erklärung am 30. April des Folgejahres fällig (CRA: filing dates). Reichen Sie sie für eine gewöhnliche Bundeserstattung innerhalb von 3 Jahre nach dem Steuerjahr ein. Die CRA kann eine verspätete Erstattung für Privatpersonen gewähren, wenn Sie innerhalb von 10 Jahre einreichen (CRA: taxpayer relief). Wurde Québec-Steuer einbehalten, prüfen Sie Feld E der Form RL-1 und die gesonderte Québec-Steuererklärung oder Erstattung (Revenu Québec: RL-1 guide; Revenu Québec: non-residents).

Gehen Sie nicht allein anhand der Form T4 von einer vollen Erstattung aus. Arbeitstage in Kanada, ein Wegzugsjahr, fortbestehende Ansässigkeit in Kanada oder Gehalt, das Sie während Ihrer Ansässigkeit in Kanada verdient haben, können weiterhin kanadische Steuer verursachen. Die CRA nennt außerdem enge Fälle, in denen das Gehalt eines in Kanada Nichtansässigen für Arbeit außerhalb Kanadas in Kanada steuerpflichtig bleibt (CRA: non-residents of Canada). Sammeln Sie vor der Einreichung die Form T4, Gehaltsabrechnungen, Nachweise über den kanadischen Einbehalt, Belege zur US-Ansässigkeit, den Kalender der Arbeitstage und eine etwaige frühere kanadische Erklärung zum Wegzug.

Wie verändern Arbeitstage in Kanada oder einem anderen Land die Aufteilung?

Arbeitstage im Ausland ergeben für US-Zwecke in der Regel Löhne aus ausländischen Quellen, Arbeitstage in den USA bleiben Löhne aus US-Quellen. Ordnen Sie gewöhnliches Gehalt nach der Arbeitszeit in dem Zeitraum zu, den es vergütet. Prüfen Sie dann, ob das Arbeitsland seinen Anteil besteuern darf und ob seine endgültige Steuer für eine US-Anrechnung ausländischer Steuern in Frage kommt (IRS: Publication 514).

Für Kanada erlaubt Artikel XV Kanada, Gehalt für dort ausgeübte Beschäftigung zu besteuern, vorbehaltlich von Ausnahmen des Abkommens. Eine Ausnahme gilt, wenn das Gehalt für Arbeit in Kanada $10.000 in kanadischen Dollar nicht übersteigt. Die gesonderte Ausnahme für kurze Aufenthalte verlangt, dass Sie sich höchstens 183 Tage innerhalb von 12-Monats-Zeitraum, der im maßgeblichen Steuerjahr beginnt oder endet, in Kanada aufhalten, dass das Gehalt nicht von oder im Namen einer in Kanada ansässigen Person gezahlt wird und dass es nicht von einer kanadischen Betriebsstätte getragen wird. Ein kanadischer Arbeitgeber kann dieses Ergebnis daher ändern. Andere Länder haben ihr eigenes innerstaatliches Recht und eigene Abkommen. Führen Sie Reise- und Arbeitsaufzeichnungen. Ein Flug, ein Urlaubstag oder ein Tag ohne Arbeit ist für die Gehaltszuordnung nicht automatisch ein Arbeitstag im Ausland.

Besteuert mein US-Bundesstaat die Löhne, wenn ein Abkommen die bundessteuerliche Behandlung ändert?

Prüfen Sie den Bundesstaat, in dem Sie ansässig sind, und jeden Bundesstaat, in dem Sie tatsächlich arbeiten. Die Regeln der Bundesstaaten zu Ansässigkeit und Löhnen sind von der bundessteuerlichen Berechnung nach dem Abkommen getrennt. Kalifornien zum Beispiel besteuert seine Ansässigen unabhängig von der Quelle des Einkommens und nimmt Einkommen wegen einer Befreiung nach einem Bundesabkommen in der Regel nicht von der kalifornischen Steuer aus, es sei denn, das Abkommen gilt ausdrücklich für Kalifornien (California FTB: Publication 1031). Andere Bundesstaaten müssen Sie nach ihren eigenen Regeln prüfen. Übertragen Sie ein bundessteuerliches Abkommensergebnis nicht ohne diese Prüfung auf eine Steuererklärung des Bundesstaates.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung. Alle Löhne und kanadischen Einbehalte unten sind in kanadischen Dollar. Nehmen Sie an, an jedem Zahltag galt derselbe Wechselkurs von C$1 = US$0,75. Tatsächliche Steuererklärungen brauchen belegbare Kurse für die jeweiligen Zahlungen.

Ein Arbeitnehmer, der in den USA steuerlich ansässig und nach dem Abkommen in den USA ansässig ist, erhält von einem kanadischen Arbeitgeber C$100.000 Bruttogehalt und eine Form T4, die C$12.000 einbehaltene kanadische Einkommensteuer ausweist. Das Gehalt deckt 200 Arbeitstage ab: 180 Tage von einer Wohnung in den USA aus und 20 Tage in Kanada. Es gibt keine andere kanadische Vergütung für Beschäftigung, keine besondere Leistung und keinen früheren Arbeitszeitraum.

Bei einfacher Zuordnung nach Arbeitszeit sind C$90.000 Löhne aus US-Quellen und C$10.000 Löhne aus kanadischen Quellen. Die US-Steuererklärung gibt die vollen US$75.000 Löhne an, davon US$67.500 aus Arbeitstagen in den USA und US$7.500 aus Arbeitstagen in Kanada. Der Einbehalt laut Form T4 ist kein US-Einbehalt. Da das Gehalt für Arbeitstage in Kanada die Grenze des Abkommens nicht übersteigt, behält Artikel XV die Besteuerung dieser Löhne in der Regel den USA vor. Der Arbeitnehmer sollte eine kanadische Steuererklärung prüfen, um die einbehaltene kanadische Einkommensteuer zurückzuholen, statt eine US-Anrechnung ausländischer Steuern anzunehmen. CPP, EI, US-Social-Security und Steuern der Bundesstaaten erfordern gesonderte Prüfungen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie leben in Kanada und arbeiten für einen US-Arbeitgeber: Lesen Sie Grenzüberschreitend arbeiten.
• Sie leben in Kanada und arbeiten für einen Arbeitgeber oder Kunden im Ausland: Lesen Sie Remote-Arbeit für Arbeitgeber und Kunden im Ausland.
• Ihr Arbeitgeber muss eine grenzüberschreitende Lohnabrechnung einrichten: Lesen Sie Einen Arbeitnehmer grenzüberschreitend einstellen.
• Ein Bonus oder eine Aktienzuteilung betrifft Arbeit vor oder nach einem Umzug: Lesen Sie Aktienzuteilungen und Vergütung nach einem Umzug.
• Beide Länder behalten weiter Steuer ein, Sie sind möglicherweise in beiden ansässig oder Jahre wurden versäumt: Sammeln Sie die Steuererklärungen beider Länder, T4-Bescheinigungen, Gehaltsunterlagen, den Kalender der Arbeitstage, Nachweise über Einbehalte und die Versicherungsbescheinigung für die Steuerhilfe für Privatpersonen.