Texas SaaS Sales Tax: 80-%-Regel, lokale Steuern, Genehmigung

Ist SaaS in Texas steuerpflichtig?

Ja. Texas besteuert Software als Dienstleistung (SaaS) als Datenverarbeitungsdienstleistung, eine steuerpflichtige Dienstleistung nach Tax Code section 151.0101. Der Comptroller (Steuerbehörde von Texas) erklärt, dass Verkäufer von SaaS Anbieter von Datenverarbeitung sind. Die Steuer ist der Satz des Bundesstaates von 6,25 % plus eine eventuelle lokale Steuer, berechnet auf 80 % des Preises (Rule 3.330). Das sind 5 % des vollen Preises an Steuer des Bundesstaates und höchstens 6,6 % mit lokaler Steuer.

Ein Fall mit SaaS in Texas ist nicht einfach, wenn:

• die Rechnung das Abonnement mit Support, Schulung oder Beratung bündelt;
• ein Kunde das Produkt in Texas und in anderen Bundesstaaten nutzt;
• der Verkäufer kein Büro in Texas hat, die Erlöse in Texas aber nahe an der Genehmigungsgrenze liegen;
• das Produkt auch unter einer anderen Bezeichnung besteuert wird, etwa als Hosting oder Streaming;
• frühere Monate in Texas ohne Steuer abgerechnet wurden.

Stellen Sie die Erlöse in Texas nach Monat zusammen, dazu die Standorte jedes Kunden, Verträge mit gebündelten Positionen und alle vorliegenden Bescheinigungen.

Andere Bundesstaaten behandelt der Ratgeber Sales Tax auf SaaS und Software. Rechnungen für Hosting, Colocation und GPU-Rechenleistung finden Sie unter Sales Tax auf Colocation, Hosting und GPU-Rechenleistung.

Wie funktioniert die Regel mit den 80 %?

Texas befreit 20 % des Entgelts für Datenverarbeitung, sodass 80 % davon steuerpflichtig sind (Tax Code section 151.351; Rule 3.330(c)). Die Steuer ist diese steuerpflichtige Bemessungsgrundlage mal dem Satz des Bundesstaates und einem eventuellen lokalen Satz.

Die Befreiung gilt nicht, wenn die Dienstleistung zugleich als eine andere Art steuerpflichtiger Dienstleistung steuerpflichtig ist, ausgenommen eine Informationsdienstleistung. Nach derselben Regel gilt Video-Streaming als Kabelfernsehdienst und das Streamen von Videospielen als Unterhaltungsdienstleistung, nicht als Datenverarbeitung.

Datenverarbeitung ist die computergestützte Eingabe, Abfrage, Suche, Zusammenstellung, Bearbeitung oder Speicherung von Daten, gleich wem der Computer gehört und wer die Daten liefert. Wird ein Computer nur als Werkzeug für eine freiberufliche Dienstleistung genutzt, etwa zur Erstellung einer Steuererklärung, ist das keine Datenverarbeitung (Publication 94-127).

Macht ein Paket mit Support oder Schulung die gesamte Rechnung steuerpflichtig?

Das kann sein. Deckt ein Entgelt eine steuerpflichtige Dienstleistung und eine nicht steuerpflichtige verwandte Dienstleistung ab, gilt das gesamte Entgelt als steuerpflichtig, wenn der steuerpflichtige Teil mehr als 5,0 % der Gesamtsumme beträgt (Rule 3.330(e)). Ein Abonnement liegt in seinem eigenen Paket fast immer weit über diesem Anteil.

Eine verwandte Dienstleistung bleibt nur dann außerhalb der Steuer, wenn sie weder Datenverarbeitung noch eine andere steuerpflichtige Dienstleistung ist, üblicherweise einzeln verkauft wird und eigenständig und erkennbar ist. Die Beispiele der Regel sind Beratung, Machbarkeitsstudien, Entwurf und Entwicklung sowie Schulung. Der gewöhnliche Kundensupport ist nicht aufgeführt; ob er dazu zählt, hängt daher vom Vertrag ab.

Die Vermutung wird widerlegt, indem die Entgelte beim Verkauf getrennt ausgewiesen werden. Ist das nicht geschehen, können der Verkäufer oder der Kunde die Aufteilung später noch mit Unterlagen belegen, und die Bücher müssen sie durch die Kosten oder den üblichen Einzelpreis stützen. Reise- und Verpflegungskosten und ähnliche Kosten für die steuerpflichtige Dienstleistung sind steuerpflichtig und lassen sich nicht herausrechnen.

Die Regel sagt nicht, wie die Befreiung von 20 % wirkt, wenn das gesamte Paket als steuerpflichtig gilt. Sie befreit diesen Anteil vom Gesamtentgelt für Datenverarbeitung und gilt daher wahrscheinlich für das als steuerpflichtig geltende Entgelt, doch klären Sie das, bevor Sie sich darauf verlassen.

Welche Nutzung der Kunden besteuert Texas?

Texas besteuert den Teil der Dienstleistung, der in Texas genutzt wird. Bei einer in Texas gelieferten Datenverarbeitungsdienstleistung wird vermutet, dass sie zur Nutzung in Texas verkauft wurde, bis das Gegenteil gezeigt wird (Rule 3.330(g)).

Bei einem Kunden mit Standorten in und außerhalb von Texas ist nur der in Texas genutzte Teil steuerpflichtig. Ein Kunde in mehreren Bundesstaaten darf jede angemessene und einheitliche Aufteilung verwenden, die seine Geschäftsunterlagen stützen (Rule 3.330(g)(6)). Eine Dienstleistung, die einem getrennten Teil des Geschäfts des Kunden zugeordnet ist, gilt dort als genutzt, wo dieser Teil tätig ist. Eine Dienstleistung, die die allgemeine Verwaltung unterstützt, gilt am Hauptgeschäftssitz des Kunden als genutzt (Publication 94-127).

Gelten lokale Steuern für SaaS in Texas?

Ja. Auf Datenverarbeitung werden die Sales Tax und Use Tax des Bundesstaates und eine eventuelle lokale Sales Tax und Use Tax erhoben (Rule 3.330(c)). Die lokale Steuer darf 2 % nicht übersteigen, sodass der kombinierte Höchstsatz aus Bundesstaat und Kommune 8,25 % beträgt (Publication 94-105). Die Grenze gilt auch, wenn sich mehrere lokale Steuern überschneiden.

Welcher lokale Satz gilt, hängt davon ab, ob der Verkäufer eine Geschäftsstelle in Texas hat:

Computerserver, Websites und Softwareanwendungen sind keine Geschäftsstelle (Publication 94-105). Der einheitliche lokale Satz steht einem Remote-Verkäufer für seine Verkäufe steuerpflichtiger Waren und Dienstleistungen offen, wozu steuerpflichtige Dienstleistungen wie Datenverarbeitung gehören (Rule 3.286(a)(14)). Einmal gewählt, gilt er für alle diese Verkäufe; den Satz und das Wahlformular finden Sie unter Sales Tax in Texas für Verkäufer außerhalb des Bundesstaates. Andernfalls schlagen Sie jede Kundenadresse im Sales Tax Rate Locator des Comptroller nach.

Ein Kunde in Texas, der die Dienstleistung in mehreren lokalen Gebieten nutzt, kann dem Verkäufer eine Befreiungsbescheinigung für den Nutzen in mehreren Städten geben. Der Kunde meldet, verteilt und zahlt die lokale Use Tax dann selbst, und ein Verkäufer, der sie in gutem Glauben annimmt, muss diese lokale Steuer nicht erheben (Rule 3.330(h)(3)).

Brauchen wir eine Genehmigung von Texas, wenn wir kein Büro in Texas haben?

Nicht, bis die Erlöse in Texas den Safe Harbor (die Schwelle, unter der keine Genehmigung nötig ist) erreichen. Ein Remote-Verkäufer, also ein Verkäufer außerhalb von Texas, dessen einzige Tätigkeit in Texas die Fernwerbung ist, muss keine Genehmigung einholen und nicht erheben, wenn seine gesamten Erlöse in Texas in den vorangegangenen zwölf Kalendermonaten unter $500.000 lagen (Comptroller: Remote-Verkäufer). Ein Verkäufer mit einem Geschäftsstandort, einem Verkäufer oder einem Vertreter in Texas ist kein Remote-Verkäufer (Comptroller: Remote-Verkäufer). Jeder Verkäufer von Datenverarbeitung außer einem kleinen Remote-Verkäufer muss eine Genehmigung besitzen und erheben (Rule 3.330(c)).

Der Test zählt die Bruttoerlöse aus allen Verkäufen von Waren und Dienstleistungen zur Nutzung in Texas nach der eigenen Buchführungsmethode des Verkäufers: steuerpflichtige, nicht steuerpflichtige und steuerbefreite Verkäufe, gesondert ausgewiesene Gebühren, Verkäufe zum Wiederverkauf und Verkäufe über Marktplätze (Rule 3.286(b)(2)(C); Comptroller: Remote-Verkäufer). Bei SaaS ist das der volle Rechnungsbetrag, einschließlich der befreiten 20 %. Eine Dienstleistung zählt dort, wo der Kunde Nutzen aus ihr zieht; halten Sie daher fest, wo Kunden das Produkt nutzen.

Sobald die Erlöse den Betrag übersteigen, muss der Verkäufer eine Genehmigung besitzen und spätestens am ersten Tag des vierten Monats nach dem Monat des Überschreitens mit der Erhebung beginnen (Rule 3.286(b)(2)(E)). Die Schritte zur Genehmigung und die Ausnahme für Marktplätze stehen im Ratgeber zum Nexus in Texas. Die Schwellen anderer Bundesstaaten finden Sie unter wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Was gehört auf die Rechnung, und welche Bescheinigungen entbinden uns von der Erhebung?

Die Rechnung sollte steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Dienstleistungen in getrennten Positionen zu jeweils angemessenen Preisen ausweisen, mit der auf die steuerpflichtige Position aufgeschlagenen Steuer. Die geprüften Quellen schreiben kein bestimmtes Rechnungslayout vor. Getrennte Positionen widerlegen die Vermutung für Pakete, und die auf den Preis aufgeschlagene Steuer ist eine Schuld des Kunden gegenüber dem Verkäufer (Tax Code section 151.052).

Die Genehmigungsnummer eines Kunden ist keine Wiederverkaufsbescheinigung. Die Bescheinigung muss vollständig ausgefüllt sein, und der Verkäufer bewahrt sie 4 Jahre auf (FAQ des Comptroller). Nehmen Sie keine an, wenn Sie wissen oder Grund zur Annahme haben, dass der Einkauf nicht zum Wiederverkauf erfolgt.

Was, wenn wir nicht erheben und der Kunde keine Use Tax zahlt?

Der Kunde schuldet sie. Ein Kunde muss Use Tax melden und zahlen, wenn der Anbieter nicht zur Erhebung verpflichtet ist oder den falschen Betrag erhebt (Rule 3.330(i)), und wer einen steuerpflichtigen Gegenstand in Texas nutzt, haftet, bis die Steuer bezahlt ist (Tax Code section 151.102).

Das schützt einen Verkäufer nicht, der zur Erhebung verpflichtet war. Nach dem Starttermin erwartet Texas eine Genehmigung und die Erhebung. Die Steuer für nicht erhobene Monate und wie Sie sie offenlegen, steht unter unerhobene Sales Tax nachholen.

Die Steuer, die ein Verkäufer erhebt, gehört dem Bundesstaat. Wer Steuer erhebt, hält sie treuhänderisch und haftet für den vollen Betrag plus Strafzuschläge und Zinsen. Auch eine verantwortliche Einzelperson, die über Erhebung oder Zahlung entscheidet und die Abführung vorsätzlich unterlässt, haftet persönlich (Tax Code section 111.016).

Löst eine Genehmigung von Texas Pflichten bei der Franchise Tax von Texas aus?

Das kann sein. Der Franchise-Tax-Nexus eines außerhalb von Texas gegründeten Unternehmens (Foreign Entity) beginnt am frühesten dieser Tage: seine physische Präsenz in Texas, der Tag, an dem es eine Use-Tax-Genehmigung von Texas erhält, oder der erste Tag der bundessteuerlichen Rechnungsperiode, in der es Bruttoeinnahmen aus Geschäften in Texas von $500.000 oder mehr hatte (Comptroller: Remote-Verkäufer).

Eine Genehmigung löst diesen Nexus daher auch aus, wenn die Einnahmen niedriger sind. Die Berichtsarten, die Regeln bei fehlender Steuerschuld und die Abzüge stehen im Ratgeber zur Franchise Tax von Texas.

Wie verfolgen wir die Erlöse des Jahres in Texas und den Genehmigungstermin?

Führen Sie eine fortlaufende Summe der Bruttoerlöse in Texas für die letzten zwölf Kalendermonate, monatlich aktualisiert, und vergleichen Sie sie mit dem Safe Harbor. Beziehen Sie jede Rechnung an Kunden in Texas ein, ob steuerpflichtig oder nicht.

Zwei Uhren laufen mit unterschiedlichen Zeiträumen. Der Test bei der Sales Tax blickt zwölf Kalendermonate zurück. Der Test bei der Franchise Tax betrachtet die bundessteuerliche Rechnungsperiode.

Halten Sie für jeden Kunden in Texas fest: die Rechnungsadresse, den Arbeitsort der Nutzer, die Rechnungspositionen und jede Bescheinigung mit Datum.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Unternehmen aus Delaware, kein Personal in Texas

Ein Softwareunternehmen aus Delaware hat in den letzten zwölf Monaten $620.000 an Abonnementerlösen in Texas. Das liegt über dem Safe Harbor. Der erste Monat über der Grenze war März, daher muss es ab dem 1. Juli eine Genehmigung besitzen und erheben. Bei einem Monatsabonnement von $1.000 sind 80 % oder $800 steuerpflichtig. Beim Satz des Bundesstaates von 6,25 % beträgt die Steuer des Bundesstaates $50, dazu kommt die lokale Steuer.

Start-up aus Austin mit einer Rechnung in einer Zeile

Ein Start-up aus Austin stellt eine Position über $55.000 in Rechnung: ein Abonnement über $50.000 und $5.000 für Einführungsschulung. Der steuerpflichtige Teil liegt weit über dem Anteil von 5 %, daher gelten die gesamten $55.000 als steuerpflichtig. Wird die Rechnung beim Verkauf in eine Abonnementposition über $50.000 und eine Schulungsposition über $5.000 aufgeteilt, begrenzt das die Steuer auf die Position über $50.000, besteuert auf 80 %, also $40.000, sofern die Schulung eigenständig und angemessen bepreist ist. Ob die Befreiung von 20 % auch das Entgelt von $55.000 in einer Zeile mindert, sagt die Regel nicht.

Ein Kunde aus Houston mit einem Büro in Ohio

Ein Kunde in Houston mit Büros in Texas und Ohio gibt dem Verkäufer ein Multistate Use Certificate. Der Verkäufer berechnet diesem Kunden keine Steuer von Texas mehr. Der Kunde verteilt die Nutzung auf angemessener, dokumentierter Grundlage auf Texas und Ohio und meldet die Steuer von Texas selbst.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie verkaufen in vielen Bundesstaaten: Nutzen Sie Sales Tax auf SaaS und Software und wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Ihre Rechnungen enthalten Hosting, Colocation oder GPU-Rechenleistung: Siehe Sales Tax auf Colocation, Hosting und GPU-Rechenleistung.
• Sie sind nahe an der Genehmigungsgrenze oder brauchen eine Genehmigung: Folgen Sie Sales Tax in Texas für Verkäufer außerhalb des Bundesstaates und holen Sie sich Hilfe bei der Steuer für Start-ups, um Ihre Zählung der Erlöse und Ihre Rechnungen zu prüfen.
• Kunden in Texas wurden ohne Steuer abgerechnet: Lesen Sie unerhobene Sales Tax nachholen. Nicht abgerechnete Zeiträume, die Haftung für treuhänderisch gehaltene Steuer und die Due-Diligence-Prüfung durch Investoren machen dies zu einem Fall für Hilfe bei der Steuer für Start-ups.
• Sie haben jetzt eine Genehmigung von Texas oder Erlöse in Texas: Siehe den Ratgeber zur Franchise Tax von Texas.