Para quién es
- Empresas de software que facturan suscripciones a clientes de Texas, con o sin oficina en Texas
- Fundadores que deciden cuándo se requiere un permiso de Texas y cómo facturar
No se cubre aquí
- Las reglas del SaaS en otros estados, y los empleados remotos o servidores que crean nexo
- Formularios del permiso, la tasa local única del impuesto sobre el uso y cómo terminar la condición de vendedor remoto
- Facturas de alojamiento, colocation y capacidad de cómputo con GPU
- Impuesto sobre ventas pasadas que nunca se cobró
- Informes y deducciones del impuesto de franquicia
¿El SaaS está gravado en Texas?
Sí. Texas grava el software como servicio (SaaS) como un servicio de procesamiento de datos, que es un servicio gravable según la sección 151.0101 del Tax Code. El Comptroller indica que los vendedores de software como servicio son proveedores de procesamiento de datos. El impuesto es la tasa estatal de 6.25% más cualquier impuesto local, y se cobra sobre 80% del precio (Rule 3.330). Eso equivale a 5% del precio total en impuesto estatal, y a un máximo de 6.6% con el impuesto local.
El caso de SaaS en Texas deja de ser sencillo cuando:
- la factura agrupa la suscripción con soporte, capacitación o consultoría;
- un mismo cliente usa el producto en Texas y en otros estados;
- el vendedor no tiene oficina en Texas, pero sus ingresos en Texas están cerca del límite del permiso;
- el producto también está gravado bajo otra categoría, como alojamiento o transmisión en vivo (streaming);
- se facturaron sin impuesto meses anteriores en Texas.
Reúna los ingresos en Texas por mes, las ubicaciones de cada cliente, los contratos con líneas agrupadas y los certificados que tenga archivados.
Los demás estados se tratan en el impuesto sobre las ventas del SaaS y del software. Las facturas de alojamiento, colocation y capacidad de cómputo con GPU se tratan en el impuesto sobre las ventas del colocation, el alojamiento y la capacidad de cómputo con GPU.
¿Cómo funciona la regla del 80%?
Texas exime 20% del cargo por procesamiento de datos, así que la base gravable es 80% del cargo (sección 151.351 del Tax Code; Rule 3.330(c)). El impuesto es esa base gravable multiplicada por la tasa estatal y por cualquier tasa local.
La exención no se aplica cuando el servicio también es gravable como otro tipo de servicio gravable, distinto de un servicio de información. La misma regla trata la transmisión de video en vivo (streaming) como servicio de televisión por cable, y la transmisión de videojuegos como servicio de entretenimiento, y no como procesamiento de datos.
El procesamiento de datos es el ingreso, la recuperación, la búsqueda, la compilación, la manipulación o el almacenamiento de datos por computadora, sin importar quién sea el dueño de la computadora ni quién proporcione los datos. Usar una computadora solo como herramienta de un servicio profesional, como preparar una declaración de impuestos, no es procesamiento de datos (Publication 94-127).
¿Un paquete con soporte o capacitación hace que toda la factura quede gravada?
Puede ser. Cuando un solo cargo cubre un servicio gravable y un servicio relacionado no gravable, se presume que todo el cargo está gravado si la parte gravable es más de 5.0% del total (Rule 3.330(e)). Una suscripción casi siempre está muy por encima de esa proporción dentro de su propio paquete.
Un servicio relacionado queda fuera del impuesto solo si no es procesamiento de datos ni otro servicio gravable, si se vende comúnmente por separado y si es distinto e identificable. Los ejemplos de la regla son la consultoría, los estudios de factibilidad, el diseño y desarrollo, y la capacitación. El soporte al cliente ordinario no figura en la lista, así que si califica depende del contrato.
| Facturación | Resultado |
|---|---|
| Un solo precio que cubre la suscripción y la capacitación | Se presume que todo el cargo está gravado |
| Suscripción y capacitación en líneas separadas, cada una a un precio razonable | Impuesto solo sobre la línea de la suscripción |
| La parte gravable es 5% o menos del precio y no se muestra por separado | No es necesario cobrar el impuesto (Publication 94-127) |
| Líneas separadas, pero el precio de la capacitación no guarda relación con su costo ni con su precio normal | El Comptroller puede ajustar los cargos y determinar impuesto, multa e intereses |
La presunción se supera indicando los cargos por separado cuando ocurre la venta. Si no se hizo así, el vendedor o el cliente todavía pueden demostrar la división después con documentos, y los libros contables deben respaldarla con el costo o con el precio normal por separado. Los viajes, las comidas y costos similares de prestar el servicio gravable están gravados y no se pueden separar.
La regla no indica cómo funciona la exención de 20% cuando se presume que todo el paquete está gravado. Exime esa proporción del total cobrado por procesamiento de datos, así que probablemente se aplica al cargo que se presume gravado, pero confírmelo antes de apoyarse en ella.
¿El uso de qué clientes grava Texas?
Texas grava la parte del servicio que se usa en Texas. Se presume que la venta de un servicio de procesamiento de datos entregado en Texas es para uso en Texas hasta que se demuestre lo contrario (Rule 3.330(g)).
| Situación | Tratamiento en Texas |
|---|---|
| El vendedor y el cliente están en Texas | Se debe el impuesto de Texas |
| Servicio prestado fuera de Texas y usado en Texas | Impuesto sobre el uso de Texas, en la medida en que se use en Texas |
| El vendedor presta el servicio en Texas y el cliente lo usa por completo fuera de Texas | Exento |
| El cliente lo usa en parte fuera de Texas | Exento en la medida en que se use fuera de Texas |
| El cliente paga un impuesto similar a otro estado | Puede permitirse un crédito si ese estado da un crédito similar a los contribuyentes de Texas |
Para un cliente con ubicaciones dentro y fuera de Texas, solo se grava la parte usada en Texas. Un cliente con presencia en varios estados puede usar cualquier asignación razonable y uniforme que respalden los registros de su negocio (Rule 3.330(g)(6)). Un servicio vinculado a una parte separada del negocio del cliente se usa donde opera ese negocio. Un servicio que apoya la administración general se usa en el lugar principal de negocios del cliente (Publication 94-127).
¿Los impuestos locales se aplican al SaaS en Texas?
Sí. El impuesto estatal y cualquier impuesto local aplicable sobre las ventas y el uso se imponen al procesamiento de datos (Rule 3.330(c)). El impuesto local no puede superar 2%, por lo que el máximo combinado estatal y local es 8.25% (Publication 94-105). El tope se mantiene aunque se superpongan varios impuestos locales.
Qué tasa local aplica depende de si el vendedor tiene un lugar de negocios en Texas:
| Vendedor | Impuesto local que cobra |
|---|---|
| Un lugar de negocios en Texas recibe o cumple el pedido | Impuesto local sobre las ventas de ese lugar, más el impuesto local sobre el uso donde el cliente se beneficia, hasta el tope (Rule 3.330(h)) |
| Vendedor remoto, sin lugar de negocios en Texas | Impuesto local sobre el uso del lugar donde se entrega el servicio, o la tasa local única del impuesto sobre el uso si se eligió (Rule 3.334(i)(3)) |
Los servidores, los sitios web y las aplicaciones de software no son un lugar de negocios (Publication 94-105). La tasa local única está disponible para las ventas de artículos gravables de un vendedor remoto, entre los que se incluyen servicios gravables como el procesamiento de datos (Rule 3.286(a)(14)). Una vez elegida, se aplica a todas esas ventas; la tasa y el formulario de elección están en el impuesto sobre las ventas de Texas para vendedores de otros estados. De lo contrario, consulte la dirección de cada cliente en el localizador de tasas del impuesto sobre las ventas del Comptroller.
Un cliente de Texas que usa el servicio en varias áreas locales puede entregar al vendedor un certificado de exención que reclame el beneficio en varias ciudades. Entonces el cliente declara, asigna y paga por sí mismo el impuesto local sobre el uso, y el vendedor que lo acepta de buena fe queda liberado de cobrar ese impuesto local (Rule 3.330(h)(3)).
¿Necesitamos un permiso de Texas si no tenemos oficina en Texas?
No, hasta que los ingresos en Texas lleguen al puerto seguro (safe harbor). Un vendedor remoto, es decir, un vendedor de otro estado cuya única actividad en Texas es la solicitud de clientes a distancia, con ingresos totales en Texas de menos de $500,000 en los doce meses calendario anteriores no necesita obtener un permiso ni cobrar (Comptroller: vendedores remotos). Un vendedor con un local de negocios, un vendedor o un representante en Texas no es un vendedor remoto (Comptroller: vendedores remotos). Todo vendedor de procesamiento de datos que no sea un vendedor remoto pequeño debe tener un permiso y cobrar el impuesto (Rule 3.330(c)).
La prueba cuenta los ingresos brutos de todas las ventas de bienes y servicios para uso en Texas, según el método contable del propio vendedor: ventas gravadas, no gravadas y exentas, cargos indicados por separado, ventas para reventa y ventas por marketplaces (Rule 3.286(b)(2)(C); Comptroller: vendedores remotos). Para el SaaS, eso es el monto total de la factura, incluido el 20% exento. Un servicio cuenta donde el cliente obtiene su beneficio, así que conserve registros de dónde usan el producto los clientes.
Cuando los ingresos superan ese monto, el vendedor debe tener un permiso y empezar a cobrar a más tardar el primer día del cuarto mes posterior al mes en que lo superó (Rule 3.286(b)(2)(E)). Los pasos del permiso y la excepción para marketplaces están en la guía de nexo de Texas. Los umbrales de los demás estados están en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
¿Qué va en la factura y qué certificados nos liberan de cobrar?
La factura debe mostrar los servicios gravables y los no gravables en líneas separadas, cada uno a un precio razonable, con el impuesto agregado a la línea gravable. Las fuentes revisadas no fijan un formato de factura obligatorio. Las líneas separadas son lo que supera la presunción del paquete, y el impuesto agregado al precio es una deuda del cliente con el vendedor (sección 151.052 del Tax Code).
| Certificado | Efecto para el vendedor |
|---|---|
| Certificado de uso en varios estados (multistate use certificate) de un cliente que usa el servicio en varios estados | El vendedor que lo acepta de buena fe no necesita cobrar el impuesto estatal ni el local de Texas; el cliente declara la parte de Texas |
| Certificado de exención para varias ciudades (multi-city exemption certificate) de un cliente de Texas | El vendedor no necesita cobrar el impuesto local que cubre |
| Certificado de reventa (Form 01-339) de un cliente que revende el servicio como parte de su propio servicio gravable | El vendedor no necesita cobrar en esa venta |
| Certificado de exención de una organización sin fines de lucro exenta | El vendedor no necesita cobrar; no se debe cobrar impuesto a las agencias de gobierno |
El número de permiso de un cliente no es un certificado de reventa. El certificado debe estar completamente llenado, y el vendedor lo conserva por 4 años (preguntas frecuentes del Comptroller). No acepte uno cuando sepa o tenga motivos para creer que la compra no es para reventa.
¿Qué pasa si no cobramos y el cliente no paga el impuesto sobre el uso?
Lo debe el cliente. Un cliente debe declarar y pagar el impuesto sobre el uso cuando el proveedor no está obligado a cobrarlo o no cobra el monto correcto (Rule 3.330(i)), y la persona que usa un artículo gravable en Texas sigue siendo responsable hasta que se pague el impuesto (sección 151.102 del Tax Code).
Eso no protege a un vendedor que estaba obligado a cobrar. Después de la fecha de inicio, Texas espera que el vendedor tenga un permiso y cobre el impuesto. El impuesto de los meses no cobrados y cómo informarlo están en cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
El impuesto que cobra un vendedor pertenece al estado. La persona que cobra el impuesto lo tiene en fideicomiso y es responsable por el monto total más multas e intereses. Una persona responsable que controla el cobro o el pago y no lo remite de forma intencional también responde personalmente (sección 111.016 del Tax Code).
¿Obtener un permiso de Texas inicia las obligaciones del impuesto de franquicia de Texas?
Puede ser. El nexo del impuesto de franquicia de una entidad constituida fuera de Texas (foreign entity) comienza en la más temprana de estas fechas: su presencia física en Texas, la fecha en que obtiene un permiso del impuesto sobre el uso de Texas, o el primer día del período contable federal en que tuvo ingresos brutos de negocios en Texas de $500,000 o más (Comptroller: vendedores remotos).
Por eso un permiso inicia ese nexo aunque los ingresos sean menores. Los tipos de informe, las reglas de cuando no hay impuesto a pagar y las deducciones están en la guía del impuesto de franquicia de Texas.
¿Cómo llevamos el control de los ingresos del año en Texas y la fecha del permiso?
Lleve un total acumulado de los ingresos brutos en Texas de los últimos doce meses calendario, actualizado cada mes, y compárelo con el puerto seguro. Incluya todas las facturas de clientes de Texas, gravadas o no.
Corren dos relojes con períodos distintos. La prueba del impuesto sobre las ventas mira hacia atrás doce meses calendario. La prueba del impuesto de franquicia mira el período contable federal.
Anote para cada cliente de Texas: la dirección de facturación, dónde trabajan los usuarios, las líneas de la factura y cualquier certificado con su fecha.
Ejemplo
Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.
Empresa de Delaware, sin personal en Texas
Una empresa de software de Delaware tiene $620,000 en ingresos por suscripciones en Texas en los últimos doce meses. Eso supera el puerto seguro. Su primer mes por encima del límite fue marzo, así que debe tener un permiso y cobrar a partir del 1 de julio. En una suscripción mensual de $1,000, el 80% es $800 gravable. Con la tasa estatal de 6.25%, el impuesto estatal es $50, más el impuesto local.
Startup de Austin con una factura de una sola línea
Una startup de Austin factura una sola línea de $55,000: una suscripción de $50,000 y $5,000 de capacitación de incorporación. La parte gravable está muy por encima de la proporción de 5%, así que se presume que todo el cargo de $55,000 está gravado. Si al momento de la venta se divide la factura en una línea de suscripción de $50,000 y una línea de capacitación de $5,000, siempre que la capacitación sea distinta y tenga un precio razonable, el impuesto se limita a la línea de $50,000, gravada sobre el 80%, es decir, $40,000. La regla no indica si la exención del 20% también reduce el cargo de una sola línea de $55,000.
Cliente de Houston con una oficina en Ohio
Un cliente de Houston con oficinas en Texas y Ohio entrega al vendedor un certificado de uso en varios estados. El vendedor deja de cobrar el impuesto de Texas a ese cliente. El cliente asigna el uso entre Texas y Ohio con una base razonable y documentada, y declara por sí mismo el impuesto de Texas.
¿Su caso es diferente?
- Usted vende en muchos estados: use el impuesto sobre las ventas del SaaS y del software y cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
- Sus facturas incluyen alojamiento, colocation o capacidad de cómputo con GPU: vea el impuesto sobre las ventas del colocation, el alojamiento y la capacidad de cómputo con GPU.
- Usted está cerca del límite del permiso o necesita un permiso: siga el impuesto sobre las ventas de Texas para vendedores de otros estados y consiga ayuda tributaria para startups para revisar el conteo de sus ingresos y sus facturas.
- Facturó a clientes de Texas sin impuesto: lea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado. Los períodos sin facturar impuesto, la responsabilidad por impuestos cobrados en fideicomiso y la debida diligencia de los inversionistas hacen que este sea un caso para ayuda tributaria para startups.
- Ahora tiene un permiso de Texas o ingresos en Texas: vea la guía del impuesto de franquicia de Texas.
Cifras de esta página
| Cifra | Valor | Fuente |
|---|---|---|
| Proporción exenta de Texas de los cargos por procesamiento de datos Proporción de un cargo por servicio de procesamiento de datos exenta del impuesto sobre las ventas de Texas | 20% | Contralor de Texas (Texas Comptroller): servicios gravables Revisado |
| Proporción gravable de los cargos por procesamiento de datos en Texas Cargo restante después de la exención de procesamiento de datos; otras clasificaciones de servicios gravables pueden eliminar la exención. | 80% | Texas Comptroller: resolución sobre alojamiento de sitios web Revisado |
| Impuesto estatal de Texas sobre un cargo por SaaS u otro procesamiento de datos, como proporción del precio total Tasa estatal de 6.25% aplicada a la parte gravable de 80%, después de la exención de 20% por procesamiento de datos (Rule 3.330(c)(4)); el impuesto local se suma | 5% | Texas Comptroller: Rule 3.330, servicios de procesamiento de datos Revisado |
| Impuesto estatal y local combinado más alto sobre un cargo por SaaS u otro procesamiento de datos, como proporción del precio total Máximo combinado estatal y local de 8.25% (Publication 94-105) aplicado a la parte gravable de 80% (Rule 3.330(c)(4)) | 6.6% | Texas Comptroller: Publication 94-105, cobro del impuesto local sobre las ventas y el uso Revisado |
| Puerto seguro del impuesto sobre el uso de Texas para vendedores remotos Los vendedores remotos con ingresos totales en Texas inferiores a este monto en los doce meses calendario anteriores no tienen que obtener un permiso fiscal ni cobrar el impuesto sobre el uso de Texas según la regla de vendedores remotos | $500,000 | Texas Comptroller: vendedores remotos Revisado |
| Tasa estatal del impuesto sobre las ventas y el uso de Texas Tasa estatal; el certificado de un centro de datos que cumple los requisitos no elimina por sí solo el impuesto local. | 6.25% | Texas Comptroller: recaudación local del impuesto sobre las ventas y el uso Revisado |
| Proporción de procesamiento de datos que activa la presunción sobre paquetes de servicios relacionados en Texas Regla 3.330(e)(2), junto con (e)(1): se aplica al procesamiento de datos con servicios relacionados diferenciados y no gravables que suelen prestarse por separado. Superar esta proporción del cargo total activa una presunción que admite prueba en contrario; no es una exención general para reparar hardware. | 5.0% | Texas Comptroller: regla 3.330(e)(2) Revisado |
| Proporción del precio de un contrato en Texas igual o menor a la cual un servicio gravable no indicado no se grava Publication 94-127: si el servicio gravable es 5 por ciento o menos del precio total del contrato y no se identifica por separado, no se cobra impuesto; por encima de eso, todo el cargo es gravable salvo que los cargos gravables y no gravables se muestren por separado. | 5% | Texas Comptroller: Publication 94-127, los servicios de procesamiento de datos son gravables Revisado |
| Límite combinado del impuesto local sobre las ventas y el uso en Texas Tasa local combinada máxima; la tasa real de la operación puede ser menor. | 2% | Texas Comptroller: recaudación local del impuesto sobre las ventas y el uso Revisado |
| Tasa combinada máxima del impuesto estatal y local sobre las ventas y el uso en Texas Tasa estatal más la tasa local combinada máxima. | 8.25% | Texas Comptroller: recaudación local del impuesto sobre las ventas y el uso Revisado |
| Plazo mínimo de conservación de registros de certificados del impuesto sobre las ventas y el uso en Texas Conserve los documentos por más tiempo durante una auditoría, apelación o trámite de reembolso; las obligaciones especiales pueden exigir un plazo mayor. | 4 años | Texas Comptroller: preguntas frecuentes sobre conservación de registros Revisado |
| Umbral de ingresos de nexo económico del impuesto de franquicia de Texas Los ingresos brutos de Texas en un período contable federal pueden crear nexo para una entidad gravable de otro estado sin presencia física | $500,000 | Contralor de Texas (Texas Comptroller): vendedores remotos, impuesto de franquicia Revisado |
Fuentes primarias
- Texas Comptroller: Publication 96-259, servicios gravables
- Texas Comptroller: Publication 94-127, los servicios de procesamiento de datos son gravables
- Texas Comptroller: Rule 3.330, servicios de procesamiento de datos
- Texas Comptroller: Rule 3.286, responsabilidades del vendedor y del comprador
- Texas Comptroller: Rule 3.334, impuestos locales sobre las ventas y el uso
- Texas Comptroller: vendedores remotos
- Texas Comptroller: Publication 94-105, cobro del impuesto local sobre las ventas y el uso
- Texas Comptroller: preguntas frecuentes sobre certificados de reventa
- Texas Tax Code, capítulo 151, impuesto limitado sobre las ventas, impuesto especial y impuesto sobre el uso
- Texas Tax Code, capítulo 111, procedimientos de cobro (sección 111.016)
Acerca de esta guía
Traducido de la guía en inglés · Lea el original en inglés
Explica las reglas generales del año fiscal indicado. No es asesoría para su situación.
Cambios al original en inglés
- : Primera publicación.