Taxe de vente sur le SaaS au Texas : règle des 80 %, permis

Le SaaS est-il taxable au Texas?

Oui. Le Texas taxe le logiciel en tant que service (SaaS) comme un service de traitement de données, un service taxable selon l'article 151.0101 du Code fiscal. Le Comptroller du Texas dit que les vendeurs de logiciels en tant que service sont des fournisseurs de traitement de données. La taxe est le taux de l'État de 6,25 % plus toute taxe locale, calculés sur 80 % du prix (règle 3.330). Cela représente 5 % du prix total en taxe de l'État, et au plus 6,6 % avec la taxe locale.

Un dossier de SaaS au Texas n'est pas simple quand :

• la facture regroupe l'abonnement avec de l'assistance, de la formation ou de la consultation;
• un même client utilise le produit au Texas et dans d'autres États;
• le vendeur n'a pas de bureau au Texas, mais ses recettes au Texas approchent de la limite du permis;
• le produit est aussi taxé sous une autre étiquette, comme l'hébergement ou la diffusion en continu;
• des mois antérieurs au Texas ont été facturés sans taxe.

Réunissez les recettes au Texas par mois, les emplacements de chaque client, les contrats qui comportent des lignes groupées et tout certificat au dossier.

Les autres États sont présentés dans taxe de vente sur le SaaS et les logiciels. Les factures d'hébergement, de colocation et de calcul GPU se trouvent dans taxe de vente sur la colocation, l'hébergement et le calcul GPU.

Comment fonctionne la règle des 80 %?

Le Texas exonère 20 % du montant facturé pour le traitement de données; le montant taxable est donc de 80 % de ce montant (article 151.351 du Code fiscal; règle 3.330(c)). La taxe est cette assiette taxable multipliée par le taux de l'État et tout taux local.

L'exonération ne s'applique pas quand le service est aussi taxable comme un autre type de service taxable, autre qu'un service d'information. La même règle traite la vidéo en continu comme un service de télévision par câble et les jeux vidéo en continu comme un service de divertissement, et non comme du traitement de données.

Le traitement de données est la saisie, la récupération, la recherche, la compilation, la manipulation ou le stockage de données par ordinateur, peu importe à qui appartient l'ordinateur et qui fournit les données. Utiliser un ordinateur seulement comme outil pour un service professionnel, comme préparer une déclaration de revenus, n'est pas du traitement de données (Publication 94-127).

Un forfait avec assistance ou formation rend-il toute la facture taxable?

C'est possible. Quand un même montant couvre un service taxable et un service connexe non taxable, la totalité du montant est présumée taxable si la partie taxable dépasse 5,0 % du total (règle 3.330(e)). Un abonnement dépasse presque toujours de loin cette part de son propre forfait.

Un service connexe reste hors de la taxe seulement s'il n'est ni du traitement de données ni un autre service taxable, s'il se vend couramment seul et s'il est distinct et identifiable. Les exemples de la règle sont la consultation, les études de faisabilité, la conception et le développement, et la formation. L'assistance courante aux clients n'est pas énumérée; son admissibilité dépend donc du contrat.

On renverse la présomption en indiquant les montants séparément au moment de la vente. Si cela n'a pas été fait, le vendeur ou le client peut encore démontrer la ventilation plus tard avec des documents, et les livres doivent l'appuyer par le coût ou par le prix normal vendu séparément. Les frais de déplacement, les repas et les coûts semblables liés à la fourniture du service taxable sont taxables et ne peuvent pas être ventilés.

La règle ne dit pas comment l'exonération de 20 % fonctionne quand tout le forfait est présumé taxable. Elle exonère cette part du total facturé pour le traitement de données; elle s'applique donc probablement au montant présumé taxable, mais confirmez-le avant de vous y fier.

L'utilisation de quels clients le Texas taxe-t-il?

Le Texas taxe la partie du service utilisée au Texas. La vente d'un service de traitement de données livré au Texas est présumée destinée à une utilisation au Texas, jusqu'à preuve du contraire (règle 3.330(g)).

Pour un client qui a des emplacements au Texas et ailleurs, seule la partie utilisée au Texas est taxable. Un client présent dans plusieurs États peut utiliser toute répartition raisonnable et cohérente que ses registres d'entreprise appuient (règle 3.330(g)(6)). Un service lié à une partie distincte de l'entreprise du client est utilisé là où cette partie exerce ses activités. Un service qui soutient l'administration générale est utilisé à l'établissement principal du client (Publication 94-127).

Les taxes locales s'appliquent-elles au SaaS au Texas?

Oui. La taxe de vente et d'utilisation de l'État et toute taxe locale applicable s'appliquent au traitement de données (règle 3.330(c)). La taxe locale ne peut pas dépasser 2 %; le maximum combiné de l'État et des administrations locales est donc de 8,25 % (Publication 94-105). Le plafond tient même quand plusieurs taxes locales se chevauchent.

Le taux local applicable dépend de la présence ou non d'un établissement du vendeur au Texas :

Les serveurs informatiques, les sites Web et les applications logicielles ne sont pas un établissement (Publication 94-105). Le taux local unique est offert à un vendeur à distance pour ses ventes d'articles taxables, ce qui comprend les services taxables comme le traitement de données (règle 3.286(a)(14)). Une fois choisi, il s'applique à toutes ces ventes; le taux et le formulaire de choix se trouvent dans taxe de vente du Texas pour les vendeurs d'un autre État. Sinon, cherchez l'adresse de chaque client dans le localisateur des taux de taxe de vente du Comptroller.

Un client du Texas qui utilise le service dans plusieurs zones locales peut remettre au vendeur un certificat d'exonération revendiquant un avantage multi-villes. Le client déclare alors lui-même la taxe d'utilisation locale, la répartit et la paie, et un vendeur qui l'accepte de bonne foi est dégagé de l'obligation de percevoir cette taxe locale (règle 3.330(h)(3)).

Faut-il un permis du Texas si nous n'avons pas de bureau au Texas?

Pas avant que les recettes au Texas atteignent la règle refuge. Un vendeur à distance (un vendeur établi hors du Texas dont la seule activité au Texas est la sollicitation à distance) n'a pas à obtenir de permis ni à percevoir si ses recettes totales au Texas des douze mois civils précédents sont inférieures à 500 000 $ (Comptroller du Texas : vendeurs à distance). Un vendeur qui a un établissement, un vendeur salarié ou un représentant au Texas n'est pas un vendeur à distance (Comptroller du Texas : vendeurs à distance). Tout vendeur de traitement de données, sauf un petit vendeur à distance, doit détenir un permis et percevoir (règle 3.330(c)).

Le critère compte les recettes brutes de toutes les ventes de biens et de services destinés à être utilisés au Texas, selon la méthode comptable propre au vendeur : ventes taxables, non taxables et exonérées, frais facturés séparément, ventes pour revente et ventes par des places de marché (règle 3.286(b)(2)(C); Comptroller du Texas : vendeurs à distance). Pour le SaaS, c'est le montant total de la facture, y compris la part exonérée de 20 %. Un service compte là où le client en tire profit; conservez donc des registres de l'endroit où les clients utilisent le produit.

Dès que les recettes dépassent le montant, le vendeur doit détenir un permis et commencer à percevoir au plus tard le premier jour du quatrième mois suivant le mois du dépassement (règle 3.286(b)(2)(E)). Les étapes du permis et l'exception pour les places de marché se trouvent dans le guide sur le lien fiscal au Texas. Les seuils des autres États se trouvent dans quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Que faut-il sur la facture, et quels certificats nous dispensent de percevoir?

La facture devrait indiquer les services taxables et non taxables sur des lignes distinctes, chacune à un prix raisonnable, avec la taxe ajoutée à la ligne taxable. Les sources consultées n'imposent aucune présentation de facture. Les lignes distinctes renversent la présomption de forfait groupé, et la taxe ajoutée au prix est une dette du client envers le vendeur (article 151.052 du Code fiscal).

Le numéro de permis d'un client n'est pas un certificat de revente. Le certificat doit être entièrement rempli, et le vendeur le conserve pendant 4 ans (FAQ du Comptroller). Ne l'acceptez pas si vous savez, ou avez des raisons de croire, que l'achat n'est pas destiné à la revente.

Et si nous ne percevons pas la taxe et que le client ne paie pas la taxe d'utilisation?

Le client la doit. Un client doit déclarer et payer la taxe d'utilisation quand le fournisseur n'est pas tenu de la percevoir ou ne perçoit pas le bon montant (règle 3.330(i)), et la personne qui utilise un article taxable au Texas reste redevable jusqu'à ce que la taxe soit payée (article 151.102 du Code fiscal).

Cela ne protège pas un vendeur qui était tenu de percevoir. Après la date de début, le Texas s'attend à un permis et à la perception. La taxe des mois non perçus et la façon de la divulguer se trouvent dans rattraper la taxe de vente non perçue.

La taxe qu'un vendeur perçoit appartient à l'État. Une personne qui perçoit la taxe la détient en fiducie et est redevable du montant total, plus les pénalités et les intérêts. Une personne responsable qui contrôle la perception ou le paiement et omet volontairement de la verser est aussi personnellement redevable (article 111.016 du Code fiscal).

Obtenir un permis du Texas entraîne-t-il des obligations de taxe de franchise du Texas?

C'est possible. Le lien fiscal d'une entité étrangère (constituée hors du Texas) à l'égard de la taxe de franchise commence à la première de ces dates : sa présence physique au Texas, la date où elle obtient un permis de taxe d'utilisation du Texas, ou le premier jour de la période comptable fédérale où elle a eu des recettes brutes d'activités au Texas de 500 000 $ ou plus (Comptroller du Texas : vendeurs à distance).

Un permis fait donc naître ce lien fiscal même si les recettes sont plus faibles. Les types de rapports, les règles sur l'absence de taxe due et les déductions se trouvent dans le guide sur la taxe de franchise du Texas.

Comment suivre les recettes de l'année au Texas et la date du permis?

Tenez un total cumulatif des recettes brutes au Texas des douze derniers mois civils, mis à jour chaque mois, et comparez-le à la règle refuge. Incluez chaque facture de client du Texas, taxable ou non.

Deux horloges courent sur des périodes différentes. Le critère de la taxe de vente regarde en arrière douze mois civils. Le critère de la taxe de franchise regarde la période comptable fédérale.

Consignez pour chaque client du Texas : l'adresse de facturation, l'endroit où travaillent les utilisateurs, les lignes de facture et tout certificat avec sa date.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Société du Delaware, sans personnel au Texas

Une société de logiciels du Delaware a 620 000 $ de recettes d'abonnements au Texas pour les douze derniers mois. Cela dépasse la règle refuge. Son premier mois au-dessus de la limite est mars; elle doit donc détenir un permis et percevoir à partir du 1er juillet. Sur un abonnement mensuel de 1 000 $, 80 % (800 $) sont taxables. Au taux de l'État de 6,25 %, la taxe de l'État est de 50 $, plus la taxe locale.

Startup d'Austin avec une facture à ligne unique

Une startup d'Austin facture une seule ligne de 55 000 $ : un abonnement de 50 000 $ et 5 000 $ de formation d'intégration. La partie taxable est très supérieure à la part de 5 %; la totalité des 55 000 $ est donc présumée taxable. Séparer la facture au moment de la vente en une ligne d'abonnement de 50 000 $ et une ligne de formation de 5 000 $, si la formation est distincte et à un prix raisonnable, limite la taxe à la ligne de 50 000 $, taxée sur 80 %, soit 40 000 $. La règle ne dit pas si l'exonération de 20 % réduit aussi le montant de 55 000 $ facturé sur une seule ligne.

Client de Houston avec un bureau dans l'Ohio

Un client de Houston qui a des bureaux au Texas et dans l'Ohio remet au vendeur un certificat d'utilisation multi-États. Le vendeur cesse de facturer la taxe du Texas à ce client. Le client répartit l'utilisation entre le Texas et l'Ohio sur une base raisonnable et documentée, et déclare lui-même la taxe du Texas.

Votre situation est différente?

• Vous vendez dans de nombreux États : utilisez taxe de vente sur le SaaS et les logiciels et quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vos factures comprennent de l'hébergement, de la colocation ou du calcul GPU : voyez taxe de vente sur la colocation, l'hébergement et le calcul GPU.
• Vous approchez de la limite du permis ou avez besoin d'un permis : suivez taxe de vente du Texas pour les vendeurs d'un autre État, et obtenez de l'aide fiscale pour startups afin de vérifier le calcul de vos recettes et vos factures.
• Des clients du Texas ont été facturés sans taxe : lisez rattraper la taxe de vente non perçue. Les périodes non facturées, la responsabilité à l'égard de la taxe détenue en fiducie et la vérification diligente d'un investisseur en font un dossier pour l'aide fiscale pour startups.
• Vous avez maintenant un permis du Texas ou des recettes au Texas : voyez le guide sur la taxe de franchise du Texas.