SaaS no Texas: imposto sobre vendas, regra dos 80% e permissão

SaaS é tributado no Texas?

Sim. O Texas tributa o software como serviço (SaaS) como um serviço de processamento de dados, um serviço tributável conforme a seção 151.0101 do Tax Code. O Comptroller (órgão de impostos do Texas) diz que os vendedores de software como serviço são prestadores de processamento de dados. O imposto é a alíquota estadual de 6,25% mais o imposto local, se houver, cobrada sobre 80% do preço (Rule 3.330). Isso dá 5% do preço total em imposto estadual e, no máximo, 6,6% com o imposto local.

Um caso de SaaS no Texas não é simples quando:

• a fatura reúne a assinatura com suporte, treinamento ou consultoria;
• um cliente usa o produto no Texas e em outros estados;
• o vendedor não tem escritório no Texas, mas a receita no Texas está perto do limite da permissão;
• o produto também é tributado sob outro rótulo, como hospedagem ou streaming;
• meses anteriores no Texas foram faturados sem imposto.

Reúna a receita no Texas por mês, os locais de cada cliente, os contratos com linhas agrupadas e os certificados que você tem em arquivo.

Os outros estados estão em imposto sobre vendas de SaaS e software. As faturas de hospedagem, colocation e capacidade de computação com GPUs estão em imposto sobre vendas de colocation, hospedagem e computação com GPUs.

Como funciona a regra dos 80%?

O Texas isenta 20% da cobrança por processamento de dados; assim, a base tributável é 80% dela (seção 151.351 do Tax Code; Rule 3.330(c)). O imposto é essa base tributável multiplicada pela alíquota estadual e por qualquer alíquota local.

A isenção não vale quando o serviço também é tributável como outro tipo de serviço tributável, que não seja serviço de informação. A mesma regra trata o vídeo por streaming como serviço de televisão a cabo e os videogames por streaming como serviço de diversão, e não como processamento de dados.

Processamento de dados é a entrada, a recuperação, a busca, a compilação, a manipulação ou o armazenamento de dados por computador, seja quem for o dono do computador e quem fornecer os dados. Usar o computador apenas como ferramenta de um serviço profissional, como preparar uma declaração de imposto de renda, não é processamento de dados (Publication 94-127).

Um pacote com suporte ou treinamento torna toda a cobrança tributável?

Pode tornar. Quando uma cobrança única cobre um serviço tributável e um serviço relacionado não tributável, presume-se que toda a cobrança é tributável se a parte tributável for maior que 5,0% do total (Rule 3.330(e)). Uma assinatura quase sempre fica muito acima dessa parcela do próprio pacote.

Um serviço relacionado só fica fora do imposto se não for processamento de dados nem outro serviço tributável, se for comumente vendido isoladamente e se for distinto e identificável. Os exemplos da regra são consultoria, estudos de viabilidade, projeto e desenvolvimento, e treinamento. O suporte comum ao cliente não está na lista; por isso, se ele se enquadra depende do contrato.

A presunção cai quando as cobranças são indicadas separadamente no momento da venda. Se isso não foi feito, o vendedor ou o cliente ainda pode mostrar a divisão depois, com documentos, e a escrituração contábil deve sustentá-la pelo custo ou pelo preço normal de venda isolada. Viagens, refeições e custos semelhantes de prestar o serviço tributável são tributáveis e não podem ser separados.

A regra não diz como funciona a isenção de 20% quando todo o pacote é presumido tributável. Ela isenta essa parcela do total cobrado pelo processamento de dados; por isso, provavelmente vale para a cobrança presumida tributável, mas confirme isso antes de contar com ela.

O uso de quais clientes o Texas tributa?

O Texas tributa a parte do serviço usada no Texas. Presume-se que a venda de um serviço de processamento de dados entregue no Texas é para uso no Texas, até que se mostre o contrário (Rule 3.330(g)).

Para um cliente com locais dentro e fora do Texas, só a parte usada no Texas é tributável. Um cliente em vários estados pode usar qualquer rateio razoável e consistente que seus registros comerciais sustentem (Rule 3.330(g)(6)). Um serviço ligado a uma parte separada do negócio do cliente é usado onde esse negócio opera. Um serviço que apoia a administração geral é usado na sede principal do cliente (Publication 94-127).

Os impostos locais se aplicam ao SaaS no Texas?

Sim. O imposto estadual e qualquer imposto local aplicável sobre vendas e de uso incidem sobre o processamento de dados (Rule 3.330(c)). O imposto local não pode passar de 2%; por isso, o máximo combinado de imposto estadual e local é 8,25% (Publication 94-105). O teto vale mesmo quando vários impostos locais se sobrepõem.

Qual alíquota local se aplica depende de o vendedor ter ou não um estabelecimento no Texas:

Servidores de computador, sites e aplicativos de software não são um estabelecimento (Publication 94-105). A alíquota local única está aberta às vendas de itens tributáveis do vendedor remoto, entre eles os serviços tributáveis, como o processamento de dados (Rule 3.286(a)(14)). Depois de escolhida, ela vale para todas essas vendas; a alíquota e o formulário da opção estão em imposto sobre vendas do Texas para vendedores de fora do estado. Caso contrário, consulte o endereço de cada cliente no localizador de alíquotas do imposto sobre vendas do Comptroller.

O cliente do Texas que usa o serviço em várias áreas locais pode entregar ao vendedor um certificado de isenção em que declara o benefício em várias cidades. O cliente então declara, rateia e paga o imposto local de uso por conta própria, e o vendedor que o aceita de boa-fé fica dispensado de cobrar esse imposto local (Rule 3.330(h)(3)).

Precisamos de uma permissão do Texas sem escritório no Texas?

Não, enquanto a receita no Texas não chegar ao limite de segurança (safe harbor). O vendedor remoto, ou seja, o vendedor de fora do estado cuja única atividade no Texas é a oferta à distância, com receita total no Texas abaixo de $500.000 nos doze meses-calendário anteriores, não precisa obter uma permissão nem cobrar o imposto (Comptroller: vendedores remotos). O vendedor com um estabelecimento, um vendedor ou um representante no Texas não é vendedor remoto (Comptroller: vendedores remotos). Todo vendedor de processamento de dados que não seja um pequeno vendedor remoto deve ter uma permissão e cobrar o imposto (Rule 3.330(c)).

O teste conta a receita bruta de todas as vendas de produtos e serviços para uso no Texas, pelo método contábil do próprio vendedor: vendas tributáveis, não tributáveis e isentas, taxas cobradas em separado, vendas para revenda e vendas por meio de marketplaces (Rule 3.286(b)(2)(C); Comptroller: vendedores remotos). No SaaS, é o valor total da fatura, incluindo os 20% isentos. Um serviço conta onde o cliente tira proveito dele; por isso, guarde registros de onde os clientes usam o produto.

Quando a receita passa desse valor, o vendedor deve ter uma permissão e começar a cobrar até o primeiro dia do quarto mês após o mês em que o valor foi ultrapassado (Rule 3.286(b)(2)(E)). As etapas da permissão e a exceção dos marketplaces estão no guia de nexus do Texas. Os limites de outros estados estão em quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

O que vai na fatura e quais certificados nos dispensam de cobrar?

A fatura deve mostrar os serviços tributáveis e os não tributáveis em linhas separadas, cada um com um preço razoável, com o imposto somado à linha tributável. As fontes consultadas não fixam um formato obrigatório de fatura. As linhas separadas é que afastam a presunção do pacote, e o imposto somado ao preço é uma dívida do cliente com o vendedor (seção 151.052 do Tax Code).

O número da permissão de um cliente não é um certificado de revenda. O certificado deve estar totalmente preenchido, e o vendedor o guarda por 4 anos (perguntas frequentes do Comptroller). Não aceite um certificado quando você sabe, ou tem motivo para crer, que a compra não é para revenda.

E se não cobrarmos e o cliente não pagar o imposto de uso?

O cliente o deve. O cliente precisa declarar e pagar o imposto de uso quando o prestador não é obrigado a cobrar ou não cobra o valor certo (Rule 3.330(i)), e quem usa um item tributável no Texas continua responsável até o imposto ser pago (seção 151.102 do Tax Code).

Isso não protege o vendedor que era obrigado a cobrar. Depois da data de início, o Texas espera uma permissão e a cobrança. O imposto dos meses não cobrados e a forma de declará-lo estão em como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

O imposto que o vendedor cobra pertence ao estado. Quem cobra o imposto o guarda em nome do estado, como depositário, e responde pelo valor total mais multas e juros. O indivíduo responsável que controla a cobrança ou o pagamento e deixa de repassá-lo de propósito também responde pessoalmente (seção 111.016 do Tax Code).

Obter uma permissão do Texas inicia as obrigações do imposto de franquia do Texas?

Pode iniciar. O nexus de imposto de franquia (franchise tax, imposto que alguns estados cobram pelo direito de operar uma empresa) de uma entidade estrangeira começa na primeira entre estas datas: a da sua presença física no Texas, a em que obtém uma permissão de imposto de uso do Texas ou o primeiro dia do período contábil federal em que teve receita bruta de negócios no Texas de $500.000 ou mais (Comptroller: vendedores remotos).

Por isso, uma permissão inicia esse nexus mesmo quando a receita é menor. Os tipos de relatório, as regras de nenhum imposto devido e as deduções estão no guia do imposto de franquia do Texas.

Como acompanhamos a receita do ano no Texas e a data da permissão?

Mantenha um total contínuo da receita bruta no Texas dos últimos doze meses-calendário, atualizado todo mês, e compare-o com o limite de segurança. Inclua todas as faturas de clientes do Texas, tributáveis ou não.

Dois relógios correm em períodos diferentes. O teste do imposto sobre vendas olha os doze meses-calendário anteriores. O teste da franchise tax olha o período contábil federal.

Registre, para cada cliente do Texas: o endereço de cobrança, onde os usuários trabalham, as linhas da fatura e qualquer certificado com a respectiva data.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Empresa de Delaware, sem equipe no Texas

Uma empresa de software de Delaware tem US$620.000 de receita de assinaturas no Texas nos últimos doze meses. Isso passa do limite de segurança. O primeiro mês acima do limite foi março; por isso, ela deve ter uma permissão e cobrar a partir de 1º de julho. Numa assinatura mensal de US$1.000, 80% são US$800 tributáveis. Com a alíquota estadual de 6,25%, o imposto estadual é de US$50, mais o imposto local.

Startup de Austin com fatura de linha única

Uma startup de Austin fatura uma única linha de US$55.000: uma assinatura de US$50.000 e US$5.000 de treinamento de implantação. A parte tributável fica muito acima da parcela de 5%; por isso, presume-se que todos os US$55.000 são tributáveis. Dividir a fatura no momento da venda em uma linha de assinatura de US$50.000 e uma linha de treinamento de US$5.000, se o treinamento for distinto e tiver preço razoável, limita o imposto à linha de US$50.000, tributada sobre 80%, ou seja, US$40.000. A regra não diz se a isenção de 20% também reduz a cobrança de US$55.000 em linha única.

Cliente de Houston com escritório em Ohio

Um cliente de Houston com escritórios no Texas e em Ohio entrega ao vendedor um certificado de uso em vários estados. O vendedor para de cobrar imposto do Texas desse cliente. O cliente reparte o uso entre o Texas e Ohio em uma base razoável e documentada e declara o imposto do Texas por conta própria.

E no seu caso?

• Você vende em muitos estados: use imposto sobre vendas de SaaS e software e quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Suas faturas incluem hospedagem, colocation ou capacidade de computação com GPUs: veja imposto sobre vendas de colocation, hospedagem e computação com GPUs.
• Você está perto do limite da permissão ou precisa de uma permissão: siga imposto sobre vendas do Texas para vendedores de fora do estado e peça ajuda com impostos para startups para conferir a contagem da receita e as faturas.
• Clientes do Texas foram faturados sem imposto: leia como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado. Os períodos sem fatura, a responsabilidade como depositário do imposto e a diligência de investidores tornam este um caso para a ajuda com impostos para startups.
• Você agora tem uma permissão do Texas ou receita no Texas: veja o guia do imposto de franquia do Texas.