Cómo poner al día la contabilidad atrasada antes de declarar

¿Qué deben mostrar los libros antes de preparar una declaración?

Los libros deben mostrar los ingresos, gastos, activos, deudas y transacciones del propietario de todo el período de declaración. Cada cifra debe poder rastrearse hasta el registro de una transacción; el saldo del banco por sí solo no explica los ingresos gravables.

Los demás negocios de trabajadores independientes declaran los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, aunque el pago llegue después. Los agricultores, pescadores y agentes comisionistas independientes pueden usar el método de caja; confirme el método usado en la declaración anterior antes de reconstruir facturas y cuentas por pagar pendientes (CRA: métodos de contabilidad). Los agricultores que usan el método de caja para los ingresos deben llevar registros separados por el método de devengo para el GST/HST/QST; revise las partidas pendientes contra esos registros. No cambie de método solo para que una exportación del banco coincida con la declaración. Un negocio elegible que pasa del método de devengo al de caja usa el de caja en su próxima declaración y adjunta un estado de ajuste; pasar del método de caja al de devengo requiere un permiso de la CRA solicitado por escrito antes de la fecha de vencimiento de la declaración, además de un estado de ajuste (CRA: métodos de contabilidad).

¿Qué registros debo reunir primero?

Reúna los registros que establecen la posición inicial y todo el rastro de transacciones. La CRA exige registros lo bastante detallados para determinar las obligaciones y los derechos fiscales, incluidos los registros que tenga un responsable contable u otro tercero.

Pida al último responsable contable el libro mayor, el balance de comprobación, las conciliaciones bancarias, las listas de facturas y cuentas por pagar abiertas, y una exportación o copia de respaldo que se pueda usar. La guía de la CRA sobre registros electrónicos dice que un cambio de tercero o de sistema debe conservar el acceso a los datos y a su rastro de auditoría. Si los registros están dispersos, reúnalos por cuenta y período antes de anotar nada. Para el traspaso a otro contador, consulte cambiar de contador.

Mi responsable contable dejó de trabajar a mitad del año. ¿Dónde retomo?

Retome después del último mes cuyas anotaciones y saldos bancarios y de tarjetas pueda verificar. Guarde una copia de ese libro, anote la fecha de corte y compare sus saldos de cierre con los siguientes estados de cuenta antes de agregar nuevas transacciones.

Si un mes se anotó pero nunca se conciló, revise sus transacciones antes de darlo por completo. En cada cuenta, compare el saldo del libro con el estado de cuenta, teniendo en cuenta las partidas no liquidadas, como un cheque emitido que aún no se cobró. Luego avance en orden. Registre las correcciones con una explicación y el documento de origen; no sobrescriba anotaciones anteriores solo para forzar que cuadren. La guía de la CRA sobre registros electrónicos pide un rastro de auditoría desde los documentos de origen hasta las cuentas resumidas y cambios documentados en las transacciones registradas.

Haga una lista aparte de los períodos faltantes, las anotaciones inciertas y los documentos de origen que aún necesita. Esa lista evita que un punto pendiente se convierta en una venta, un gasto o un crédito fiscal inventados.

¿Cómo reconstruyo ventas, facturas pendientes y gastos sin duplicados?

Use facturas y otros registros de origen para identificar lo que ocurrió, y luego use los movimientos del banco y de las tarjetas para identificar cómo se liquidó. Relacione un pago con una factura o cuenta por pagar existente antes de crear otra anotación de ingreso o de gasto.

Para las ventas, enumere las facturas y los créditos por fecha y cliente, y luego relacione los depósitos y otros pagos. Para las ventas con tarjeta y en efectivo, relacione los resúmenes de ventas y los informes de liquidación con los depósitos; registre las ventas brutas, las devoluciones y las comisiones de procesamiento por separado del depósito neto. Un depósito puede ser un pago de un cliente, un aporte del propietario, un préstamo, un reembolso de impuestos o una transferencia entre cuentas; investigue su origen antes de llamarlo ventas. Incluya las ventas en efectivo y sin efectivo que tengan respaldo en registros. La CRA exige que los registros de ingresos brutos muestren la fecha, el monto y el origen, con respaldo original como facturas, cintas de caja registradora o comprobantes de depósito. Con el método de devengo, una factura sin pagar aún puede corresponder a los ingresos del período en que se ganó (CRA: métodos de contabilidad).

Para las compras, relacione las facturas de proveedores con los cargos de tarjeta o los pagos bancarios. Mantenga las cuentas por pagar sin liquidar en una lista aparte para incluirlas en el período correcto si el negocio usa el método de devengo. Identifique las devoluciones, los reembolsos y las notas de crédito. Mantenga las compras de bienes de capital separadas de los gastos habituales; la guía de gastos de la CRA trata los bienes de capital de otra manera. En el T2125, reduzca un gasto en el GST/HST reclamado como crédito fiscal por insumos. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta después de registrar el período y luego revise las anotaciones sin relacionar, en lugar de asignarlas a ciegas.

¿Los estados de cuenta del banco o de la tarjeta pueden reemplazar recibos faltantes?

Un estado de cuenta del banco o de la tarjeta ayuda a probar que se movió dinero, pero a menudo no puede establecer qué se compró ni qué parte fue para el negocio. Primero pida un duplicado de la factura, el recibo, el contrato o el estado de cuenta del proveedor, y consérvelo junto con el registro del pago. La CRA dice que los gastos del negocio necesitan una factura, un acuerdo, un recibo u otro comprobante que respalde el gasto.

Cuando un proveedor no puede dar un recibo, anote en el diario de gastos el nombre y la dirección del proveedor, el monto y la fecha del pago y los detalles de la transacción, como indica la guía de la CRA sobre registros del negocio. Conserve cualquier contrato, correspondencia u otra prueba disponible. Marque para el preparador de impuestos lo que sigue incierto; una anotación del estado de cuenta por sí sola no establece una deducción.

Un crédito fiscal por insumos tiene un requisito de prueba aparte. La CRA exige documentación suficiente antes de reclamar un ITC, incluida la información sobre el proveedor, la transacción y el GST/HST cobrado, según corresponda. No deduzca el GST/HST a partir de un cargo de tarjeta ni reclame un ITC sin respaldo adecuado. Consulte declaraciones del GST/HST y créditos fiscales por insumos para ver las reglas de reclamo y corrección.

¿Cómo separo los gastos personales y las transferencias del propietario?

Clasifique cada transacción mixta según lo que realmente representa. Una transferencia entre las cuentas del propietario y la cuenta del negocio no es automáticamente una venta ni un gasto; una compra personal con la tarjeta del negocio no es un costo del negocio.

Para un propietario único, anote los retiros como retiros del propietario y los fondos o activos personales que aporta al negocio como aportes. Para una sociedad de personas, revise el acuerdo y los registros de respaldo antes de clasificar cada transferencia de un socio como aporte, retiro, préstamo o pago de préstamo; mantenga separado el saldo de cada socio. La guía de ingresos de trabajadores independientes de la CRA describe los aportes, y su guía de sociedades de personas distingue los préstamos de los socios. Registre solo la parte comercial de un gasto de uso mixto; la CRA excluye los gastos personales de las deducciones del T2125.

Para una corporación, lleve una lista aparte de cada pago de entrada y de salida del propietario, con su respaldo. El preparador de impuestos necesita determinar si cada partida es un costo del negocio reembolsable, un préstamo, un sueldo, un dividendo u otra transacción con el accionista. Si una corporación paga una factura personal del propietario, eso requiere esa revisión, y no una anotación automática como gasto. Consulte gastos del negocio pagados de su bolsillo para ver los detalles de registro y reembolso.

Si una corporación transfiere bienes a un propietario con el que no tiene una relación de plena competencia por menos de su valor justo, el propietario puede deber parte del impuesto sobre la renta o del GST/HST de la corporación del período de la transferencia o de uno anterior, hasta el límite de la deuda y la diferencia de valor. La CRA puede determinar la deuda del receptor en cualquier momento, aunque el impuesto de la corporación se haya determinado después de la transferencia, según la sección 160 del Income Tax Act o la sección 325 del Excise Tax Act.

¿Cómo verifico el GST/HST y la nómina contra las declaraciones ya presentadas?

Concilie las cuentas de impuestos reconstruidas, por período de declaración, con las declaraciones, los comprobantes, las remesas y los movimientos de la cuenta de la CRA que ya constan. Una diferencia es una pregunta por resolver, no una invitación a cambiar en silencio una declaración presentada.

Verifique, en cada período presentado, si un contribuyente registrado elegible eligió el Quick Method del GST/HST en línea o en el Form GST74 cuando la CRA administra la cuenta. Quienes presentan anualmente deben elegirlo a más tardar el el primer día del segundo trimestre fiscal, salvo que los nuevos registrados con un primer período corto pueden elegirlo a más tardar en la fecha de vencimiento de esa declaración; quienes presentan mensual o trimestralmente, a más tardar el la fecha de vencimiento de la primera declaración del Quick Method. La elegibilidad puede terminar cuando cambian los ingresos o la actividad del negocio. Donde se aplicó, concilie su remesa por separado del impuesto cobrado, incluido cualquier crédito por las primeras ventas; no reclame créditos fiscales por insumos de gastos operativos ni de compras de inventario, e incluya en los ingresos el impuesto retenido bajo ese método. Las compras elegibles de bienes de capital aún pueden generar créditos fiscales por insumos.

La CRA dice que los registros del GST/HST deben respaldar el impuesto cobrado y los créditos reclamados, mientras que los registros de nómina deben mostrar las horas de los empleados y los montos retenidos. Las instrucciones del T4 Summary exigen que sus totales coincidan con los comprobantes y que las retenciones se comparen con las remesas. Los períodos del GST/HST y los años calendario de nómina pueden diferir del año fiscal del impuesto sobre la renta, así que rotule cada comparación con su período real. Si una declaración del GST/HST presentada necesita corrección, siga declaraciones del GST/HST y créditos fiscales por insumos.

Un propietario único debe directamente las remesas del negocio. Los socios generales actuales y anteriores pueden deber el GST/HST de la sociedad de personas que venció mientras eran socios; quienes eran socios al momento de la disolución pueden deber los montos que venzan después. La deuda anterior a su ingreso a la sociedad también puede alcanzar los bienes de la sociedad según la sección 272.1(5) del Excise Tax Act. Los directores de corporaciones pueden deber retenciones del impuesto sobre la renta, aportes al CPP, primas del EI y GST/HST neto no remitidos según la sección 227.1 del Income Tax Act, la sección 21.1 del Canada Pension Plan, la sección 83 del Employment Insurance Act y la sección 323 del Excise Tax Act, sujetos a las condiciones legales de cobro y de diligencia. La CRA debe determinar el GST/HST de los directores dentro de dos años después de que dejen el cargo; los procedimientos de recuperación de nómina deben iniciarse dentro de ese plazo.

¿El balance general inicial de una corporación debe coincidir con el cierre del año pasado?

Normalmente, inicie el libro actual de la corporación con los saldos finales de cierre del año anterior y luego explique cualquier diferencia. Un saldo inicial modificado puede afectar el balance general actual, las cuentas de los accionistas y la información financiera del T2.

Compare los saldos iniciales de banco, tarjetas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, préstamos, GST/HST, nómina y capital con el balance de comprobación final y los estados financieros del año anterior. Compare también con esos estados finales la información de estados financieros del T2 presentado el año anterior. Verifique si el preparador de impuestos anterior registró ajustes de cierre de año después de que se hiciera la copia del responsable contable. Rastree cada diferencia hasta un ajuste, una cifra anterior corregida o una transacción omitida; guarde la explicación junto con los libros. La guía de la CRA sobre GIFI usa la información del balance general y del estado de resultados para el T2. Para el trabajo con los estados financieros y el GIFI, consulte estados financieros de cierre de año de una corporación.

¿Qué muestra que los libros están listos para el preparador de impuestos?

Si la declaración vence pronto, envíe ahora al preparador el último mes verificado, los registros disponibles y la lista de puntos pendientes. Los libros pueden aportar las cifras de la declaración cuando todo el período está registrado y los saldos importantes están conciliados o explicados con evidencia. Entregue al preparador las dudas que queden antes de usar esas cifras.

En el T1 de un trabajador independiente, el impuesto por lo general vence 30 de abril y la declaración 15 de junio del año siguiente. Una corporación por lo general paga dentro de dos meses después del cierre del año (tres meses para una CCPC calificada) y presenta su T2 dentro de seis meses. Si se exige un T5013, vence 31 de marzo después del año cuando todos los socios son personas físicas, cinco meses después del cierre del año cuando todos los socios son corporaciones, o en la fecha anterior cuando los socios son de ambos tipos. Un T1 o T2 tardío con impuesto sin pagar por lo general genera una multa de 5% más 1% por cada mes completo, hasta 12 meses; un T5013 tardío genera una multa de $25 por día, de $100 a $2,500 (CRA: guía del T5013). Si la CRA exigió un T1 o T2 tardío y se aplicó una multa por presentación tardía en alguno de los 3 años fiscales anteriores, la multa por reincidencia es de 10% más 2% por cada mes completo, hasta 20 meses (sección 162 del Income Tax Act).

• Concilie cada saldo bancario y de tarjeta con su estado de cuenta final y enumere las partidas no liquidadas.
• Relacione los pagos de clientes y de proveedores con las facturas y cuentas por pagar abiertas; revise las partidas antiguas sin pagar.
• Revise las categorías de ventas y gastos, las devoluciones, las compras de bienes de capital, el inventario cuando corresponda y los costos de uso mixto.
• Relacione los aportes, retiros y transacciones corporativas del propietario con sus registros de respaldo.
• Compare los saldos del GST/HST y de nómina con las declaraciones presentadas, los comprobantes, las remesas y los movimientos de la cuenta de la CRA.
• En una corporación, haga coincidir los saldos iniciales con el cierre final del año anterior y explique los ajustes.
• Envíe un resumen de ingresos y gastos de todo el período, el detalle de transacciones, las conciliaciones, las listas de facturas y cuentas por pagar abiertas cuando se usen, los registros de origen y una lista de puntos pendientes. Incluya un balance de comprobación y un balance general si el negocio los lleva; el preparador del T2 de una corporación también necesita la información de su estado de resultados y de su balance general.

La CRA no le pide que envíe los registros de origen con la declaración del impuesto sobre la renta, pero por lo general exige conservarlos durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: cómo llevar los registros). Aun así, el preparador puede necesitarlos para resolver montos inciertos antes de presentar.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. Los registros de una corporación se detienen después de agosto. Su último saldo bancario verificado es de C$10,000. El estado de cuenta bancario de septiembre muestra un depósito de un cliente de C$5,000, una transferencia del propietario de C$2,000 y un pago a un proveedor de C$1,000. El responsable contable también tiene una factura de venta de C$5,000 que el cliente pagó en septiembre.

Registre la factura de C$5,000 una sola vez en el período en que se ganó y relacione el depósito con ella; el pago no es una segunda venta. Mantenga la transferencia del propietario de C$2,000 en una cuenta de transacciones del propietario mientras se revisa, no en ventas. Relacione el pago de C$1,000 con la factura de su proveedor; la factura y el pago no son dos gastos. El saldo bancario es de C$16,000 antes de las partidas no liquidadas (C$10,000 + C$5,000 + C$2,000 − C$1,000). Luego verifique el GST/HST y los saldos del propietario contra los registros presentados y entregue los puntos pendientes al preparador de impuestos.

¿Su caso es distinto?

El siguiente paso cambia si hay declaraciones sin presentar, fechas límite cercanas o registros que no se pueden respaldar.

• Nunca se presentaron varias declaraciones T2, del GST/HST o de nómina de la corporación: consulte cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• Hay declaraciones personales o de propietario único sin presentar: consulte cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar.
• Se acerca una fecha límite de presentación o de pago de una corporación: consulte cómo presentar la declaración de su corporación.
• Se acerca una fecha límite de presentación o de pago de un propietario único: consulte cuándo necesita un contador fiscal.
• Sus declaraciones o créditos del GST/HST necesitan corrección: consulte declaraciones del GST/HST y créditos fiscales por insumos.
• Va a cambiar de contador o no puede recuperar los registros anteriores: consulte cambiar de contador.
• Se aplica Quebec: reúna los registros del QST y de nómina provincial, además de las cifras del TP-80 para propietarios únicos y socios, del TP-600 y el RL-15 para sociedades de personas cuando se exijan o del CO-17 para corporaciones con un establecimiento en Quebec. Concilie también las declaraciones provinciales y los estados de cuenta. Para una elección del Quick Method administrada por Revenu Québec, revise el Form FP-2074-V.
• Se aplica una corporación de Alberta: su preparador también necesita las cifras de la declaración AT1 aparte, que vence dentro de seis meses después del cierre del año.
• Los registros de origen, las transacciones del propietario o los saldos iniciales siguen siendo inciertos: lleve la lista de puntos pendientes y los documentos disponibles a ayuda con contabilidad antes de confiar en las cifras reconstruidas.