Equipos a medida y retención en garantía: ¿cuándo tributa?

¿Un pedido de equipos a medida es un contrato a largo plazo?

En EE. UU., un pedido de equipos a medida es un contrato a largo plazo cuando no se termina en el año fiscal en que se firma y el equipo es único para el cliente o normalmente tarda más de 12 meses calendario en fabricarse (26 U.S.C. 460(f); Reg. 1.460-2). Los demás pedidos se declaran con su método habitual; los depósitos sobre ellos se tratan en la guía de cobros anticipados de clientes.

• No terminado en el año de la firma se juzga por lo que ocurre al cierre del año, no por cuándo espera terminar (Reg. 1.460-1(c)(1)).
• Único significa diseñado para las necesidades de un cliente, juzgado sobre la primera unidad. Un artículo no es único si normalmente tarda 90 días o menos en fabricarse, si los costos de personalización son el 10% o menos de sus costos, o si usted normalmente tiene artículos similares en su inventario de productos terminados.
• Más de 12 meses calendario se refiere al tiempo normal de fabricación, no a la lista de espera. El plazo empieza cuando se ha incurrido al menos el 5% de los costos del artículo y termina cuando está listo. Un transformador de catálogo con una espera de 18 meses y 8 semanas de fabricación no cumple la prueba.
• La etiqueta no importa. Una «venta de bienes» sigue siendo un contrato de fabricación si el artículo no está fabricado cuando se firma (Reg. 1.460-1(b)(2)).

La clasificación se hace contrato por contrato, y un solo artículo único lleva todo el contrato a la sección 460, incluidas las unidades de catálogo (Reg. 1.460-1(f)(1)). Un contrato bajo el método de porcentaje de avance no puede dividirse después sin el consentimiento del IRS, y fijar precios por separado no convierte por sí solo el trabajo en un contrato aparte: deciden las reglas de separación y agregación, y el IRS también puede aplicarlas (Reg. 1.460-1(e)). Para aplicar la prueba, reúna cada contrato firmado y cada orden de cambio, la estimación al cierre del año de los costos totales, y los costos, la facturación y la retención en garantía acumulados por obra.

¿Instalar el equipo en el centro de datos es un contrato de construcción?

Puede serlo. Para el IRS, un contrato de construcción incluye instalar un «componente integral» de un bien inmueble: un bien fabricado fuera del sitio pero pensado para quedar fijado de forma permanente, como los sistemas centrales de calefacción y refrigeración (Reg. 1.460-3(a)). Fabricar el equipo en su planta es fabricación. El trabajo de construcción es un contrato a largo plazo siempre que no se termine en el año fiscal en que se firma: las pruebas de artículo único y de 12 meses se aplican solo a la fabricación (26 U.S.C. 460(f)).

• Fabricar e instalar (un contrato híbrido) son, por lo general, dos contratos. Puede elegir tratarlo todo como construcción solo si al menos el 95% de los costos estimados corresponde a construcción, o todo como fabricación. Cada elección se hace contrato por contrato, usando ese método en la declaración original del año (Reg. 1.460-1(f)(2)).
• Instalación por terceros. Si los electricistas del contratista general colocan sus equipos de maniobra eléctrica, su obligación de supervisar o poner en marcha se declara con su método habitual, fuera del contrato a largo plazo.
• La garantía y el mantenimiento nunca forman parte del contrato a largo plazo (Reg. 1.460-1(d)(2)).
• Las salas de datos modulares se convierten o no en bienes inmuebles según cómo se fijan y cuánto tiempo se prevé que permanezcan (Reg. 1.263A-8(c)(3)).

¿Cómo funciona el método de porcentaje de avance a efectos fiscales?

Con el método de porcentaje de avance, el ingreso del año es igual a los costos acumulados divididos entre los costos totales estimados, multiplicado por el precio total del contrato, menos el ingreso ya declarado (Reg. 1.460-4(b)). Este método de costo a costo es el que exige la sección 460.

• El precio total del contrato es lo que usted espera razonablemente recibir, incluidas la retención en garantía y las órdenes de cambio aprobadas. Los bonos y los montos en disputa cuentan cuando son razonablemente previsibles, y a más tardar cuando sus estados financieros los registran.
• Los costos cuentan cuando se incurren. Los materiales cuentan cuando se destinan al contrato mediante orden de compra, registros contables o instrucciones de envío (Reg. 1.460-5(b)(2)), y pagar a un proveedor cuenta incluso antes de la entrega (Reg. 1.461-4(d)(2)(ii)). Comprar transformadores o enfriadores (chillers) con anticipación aumenta el ingreso de este año.
• Método del 10%: una elección para no declarar nada de un contrato hasta incurrir el 10% de los costos estimados, que se hace usándolo en la declaración original del año. Abarca todos los contratos a largo plazo celebrados desde ese año en adelante (Reg. 1.460-4(b)(6)).
• Costo a costo simplificado: una elección para medir el avance solo con materiales directos, mano de obra directa y depreciación (Reg. 1.460-5(c)).
• La depreciación adicional (bonus) sobre equipos con un período de recuperación de 7 años o menos no infla el porcentaje de avance, ahora de forma permanente (Public Law 119-21, sección 70301).

¿La retención en garantía tributa antes de que el cliente la libere?

Sí, con el método de porcentaje de avance. La retención en garantía (retention o holdback) forma parte del precio total del contrato, así que tributa a medida que usted incurre en costos, aunque el cliente la retenga hasta la aceptación (Reg. 1.460-4(b)(4)(i)).

La última fila sigue la Rev. Rul. 69-314 (Rev. Proc. 2025-23, sección 16.06). Abarca los contratos de construcción exentos que siguen en el método de acumulación general y el trabajo que no es un contrato a largo plazo, y la retención en garantía que usted retiene a sus subcontratistas se trata igual. Pasarse a ese tratamiento es un cambio automático en el Form 3115, con un ajuste de regularización de la sección 481(a), salvo para los contratos de construcción exentos, que cambian solo para contratos nuevos.

Una trampa: un negocio con estados financieros auditados u otros estados financieros aplicables bajo el método de acumulación simple puede tener que declarar la retención en garantía cuando los estados la registran, en la medida en que podría cobrarla si el cliente terminara el contrato ese día (Reg. 1.451-3(b)(2)). Esa regla no alcanza a los métodos de la sección 460.

¿Los depósitos, la facturación por avance y la facturación en exceso de costos tributan al recibirse?

No en un contrato a largo plazo bajo el método de porcentaje de avance: el efectivo no determina el ingreso. Un depósito o una facturación adelantada por encima del monto basado en costos (facturación en exceso de costos) todavía no es ingreso, mientras que el trabajo hecho pero aún no facturado (subfacturación) sí lo es. Los depósitos sobre equipos de catálogo se tratan en la guía de cobros anticipados de clientes.

¿Podemos usar en su lugar el método de contrato terminado?

Solo para un contrato de construcción exento; los contratos de fabricación no tienen excepción, sea cual sea su tamaño (26 U.S.C. 460(e); Reg. 1.460-3(b)). Un contrato de construcción está exento cuando:

1. Al firmarlo, usted estima que se terminará dentro de 2 años desde la fecha de inicio: el día en que usted o una parte relacionada incurre por primera vez en costos del contrato, incluidos diseño e ingeniería, pero no los costos de licitación o negociación (Reg. 1.460-1(b)(7)).
2. El promedio de ingresos brutos anuales de los 3 años fiscales anteriores no supera $32,000,000 para contratos celebrados en años fiscales que comienzan en 2026 (Rev. Proc. 2025-32, sección 4.30). Los negocios bajo control común se suman (26 U.S.C. 448(c)(2)); ni la sección 448 ni la Rev. Proc. 2025-32 resuelven si cuentan una matriz extranjera y sus otras subsidiarias extranjeras, así que una subsidiaria en EE. UU. debe resolver primero esa cuestión.
3. El negocio no es un refugio fiscal (tax shelter) excluido del método de efectivo. Eso incluye una sociedad de personas, una LLC o una corporación S que asigna más del 35% de las pérdidas de un año a propietarios que no participan activamente en el negocio (26 U.S.C. 448(a)(3); 26 U.S.C. 1256(e)(3); Reg. 1.460-3(b)(1)(ii)).

Los contratos exentos pueden usar el método de contrato terminado u otro método permitido. La Public Law 119-21 también exime los contratos de construcción residencial celebrados en años fiscales que comienzan después del 4 de julio de 2025; el trabajo en centros de datos no es residencial. Para el impuesto mínimo alternativo de los socios que son personas físicas, los contratos no residenciales exentos siguen usando el porcentaje de avance, y el cálculo retrospectivo (look-back) se aplica a ese ingreso del impuesto mínimo alternativo (instrucciones del Form 6251, línea 2p).

¿Cuándo se considera terminado un contrato a largo plazo a efectos fiscales?

Un contrato a largo plazo se considera terminado en la fecha que ocurra primero entre (Reg. 1.460-1(c)(3)):

• el uso del equipo por el cliente para su fin previsto, salvo pruebas, una vez que usted ha incurrido al menos el 95% de los costos totales; o
• la terminación y aceptación finales.

Una disputa o un bono por desempeño no retrasa la terminación, y usted no puede retrasarla para diferir impuestos. El ingreso del contrato aún no declarado se reconoce en el año siguiente a la terminación (Reg. 1.460-4(b)(3)).

¿Qué son los intereses retrospectivos (look-back) y cuándo se presenta el Form 8697?

Los intereses retrospectivos (look-back) corrigen las estimaciones. En el año de terminación, usted recalcula cada año anterior con el precio y los costos reales, y luego paga o recibe intereses sobre el impuesto pagado de menos o de más, a la tasa de interés del IRS por pagos en exceso, capitalizada diariamente (26 U.S.C. 460(b)).

• Presentación. Adjunte el Form 8697 a la declaración cuando deba intereses; preséntelo por separado, a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas, cuando le deban intereses a usted. Vuelva a presentarlo en años posteriores si cambian el precio o los costos.
• Tratamiento fiscal. Las corporaciones C deducen los intereses retrospectivos pagados; las corporaciones S, las personas físicas y otros contribuyentes no pueden. Los intereses recibidos son gravables.
• Excepciones. Los contratos con un precio no mayor que el menor entre $1,000,000 y el 1% del promedio de ingresos brutos, y terminados dentro de 2 años. Los contratos de construcción exentos, para el impuesto regular. Y, mediante una declaración de elección con el encabezado "NOTIFICATION OF ELECTION UNDER SECTION 460(b)(6)" adjunta a la declaración presentada a tiempo (incluidas las prórrogas) de su primer año, los contratos en los que, para cada año anterior, el ingreso acumulado declarado quedó dentro del 10% del ingreso retrospectivo acumulado. Una vez hecha, esa elección abarca todos los contratos terminados ese año y los siguientes, y no puede revocarse sin el consentimiento del IRS. Las notas de las instrucciones actuales del Form 8697 sobre contratos celebrados después del 4 de julio de 2025 van más allá de la ley; la Public Law 119-21 limita su regla de 3 años a ciertos contratos residenciales.

¿Adoptar o corregir el método requiere permiso del IRS?

Adoptarlo no: un negocio cuyo primer contrato a largo plazo llega este año adopta el método de porcentaje de avance en la declaración de ese año (Reg. 1.460-1(f)(3)). Corregirlo sí.

• Declarar los contratos a medida al entregar es un método no permitido. Cambiarlo requiere el consentimiento del IRS en el Form 3115. Un cambio que usted solicita se aplica a los contratos celebrados desde el año del cambio, sin ajuste de la sección 481(a) (Reg. 1.460-4(g)); esa regla no resuelve los años abiertos que el IRS examine. La Rev. Proc. 2025-23 no incluye un cambio automático para este caso.
• Los contratistas pequeños que sacan sus contratos exentos del porcentaje de avance usan el cambio automático de la sección 19.01 de la Rev. Proc. 2025-23, modificada por la Rev. Proc. 2026-32, con efecto solo hacia adelante (solo contratos nuevos, sin ajuste de regularización).
• Pasar del método de efectivo al de acumulación en general es un cambio aparte: consulte cómo cambiar del método de efectivo al de acumulación.

¿Qué cambia para una sociedad de personas, una corporación S o una subsidiaria en EE. UU. de un fabricante extranjero?

En una sociedad de personas o una corporación S cambia quién hace el cálculo retrospectivo; una subsidiaria en EE. UU. puede descubrir que el trabajo de su matriz cuenta.

• Sociedad de personas o corporación S con muchos propietarios: el cálculo retrospectivo se hace a nivel de la entidad, a la tasa de impuesto más alta, para contratos cuyo ingreso proviene sustancialmente en su totalidad de fuentes de EE. UU.
• Sociedad de personas o corporación S de pocos propietarios (el 50% o más en manos de 5 personas o menos en cualquier momento): los detalles se trasladan en el Schedule K-1 y cada propietario presenta el Form 8697 (26 U.S.C. 460(b)(4)).
• Subsidiaria en EE. UU.: el tiempo que la matriz dedica a fabricar componentes cuenta para la prueba de 12 meses (Reg. 1.460-2(c)(2)), salvo que más del 50% de los ingresos de la matriz por ese componente provenga de compradores no relacionados. Una empresa relacionada de EE. UU. que diseña o fabrica subconjuntos para el contrato de la subsidiaria también debe usar el porcentaje de avance (Reg. 1.460-1(g)).

¿Por qué el ingreso gravable no coincide con los ingresos de los estados financieros?

Los ingresos de sus estados financieros son una medida contable; la declaración de EE. UU. sigue la sección 460, con sus propios grupos de costos, reglas para montos contingentes y la opción del 10%. La regla del ingreso según estados financieros no alcanza a los métodos de la sección 460 (Reg. 1.451-3(a)(13)). La diferencia se concilia en el Schedule M-1 o M-3. La mayoría de las declaraciones estatales parten del ingreso gravable federal, así que la diferencia temporal se traslada.

¿Cómo trata Canadá el mismo contrato?

Canadá no tiene una regla legal para contratos a largo plazo. Los contratos canadienses de un fabricante canadiense siguen las reglas generales de ingresos; una subsidiaria en EE. UU. sigue la columna de EE. UU.

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares estadounidenses.

Un conjunto de equipos de maniobra eléctrica de $10,000,000 con 10% de retención en garantía

Una corporación C de Texas con $60,000,000 de ingresos brutos promedio firma en marzo de 2026 un conjunto a medida para un campus de centros de datos cerca de Dallas, aceptado en 2027. Costos estimados: $8,000,000. Su tamaño no importa: los contratos de fabricación no tienen excepción para pequeñas empresas.

• Efectivo en 2026: un depósito de $2,000,000 más $4,000,000 de facturación por avance, menos $400,000 de retención en garantía: $5,600,000 cobrados.
• Ingreso: $5,000,000 de costos al 31 de diciembre equivalen a un 62.5% de avance, así que los ingresos brutos de 2026 son $6,250,000 y la ganancia $1,250,000, no los $6,000,000 facturados ni los $5,600,000 cobrados. Los $400,000 de retención en garantía tributan en 2026.
• Cálculo retrospectivo: los costos finales llegan a $8,500,000. En 2026 debió mostrarse un 58.8% y unos $882,000 de ganancia, así que se declararon de más $367,647: unos $77,200 de impuesto al 21%. En 2027, el año de terminación, la empresa presenta el Form 8697 por separado para reclamar intereses, que son gravables.

$4,500,000 en módulos de refrigeración instalados en el sitio

Una LLC de Ohio que tributa como sociedad de personas, con $20,000,000 de ingresos brutos promedio, firma en septiembre de 2026 seis módulos a medida de CDU y enfriadores (chillers) por $3,750,000 (costo $3,000,000) más su instalación en 2027 por $750,000 (costo $600,000).

• Dos contratos: la instalación es el 16.7% de los costos, por debajo del 95% necesario para elegir el tratamiento como construcción.
• Módulos: $1,800,000 de costos en 2026 equivalen al 60%, lo que da $2,250,000 de ingresos y $450,000 de ganancia en 2026.
• Instalación: exenta (ingresos por debajo del límite, terminación prevista dentro de 2 años y la LLC no es un refugio fiscal). Con el método de contrato terminado, su ganancia de $150,000 cae en 2027. Para el impuesto mínimo alternativo de los socios, sigue calculándose con el porcentaje de avance, con cálculo retrospectivo.
• Propietarios: la LLC es de pocos propietarios, así que cada socio presenta el Form 8697 con los detalles del K-1 cuando se cierra el contrato de los módulos.

Un pedido de $6,000,000 de módulos UPS de catálogo

La subsidiaria en EE. UU. de un fabricante de Ontario firma en junio de 2026 un pedido de 40 módulos UPS (sistema de alimentación ininterrumpida) de catálogo, entregados en 2027 tras una lista de espera de 18 meses. Cada uno tarda unas 8 semanas en fabricarse, contando el trabajo de la matriz. No son únicos y tardan menos de 12 meses, así que no es un contrato a largo plazo: el ingreso sigue el método habitual de la empresa, normalmente cuando los módulos se envían o se entregan, y el depósito de $1,800,000 sigue las reglas de cobros anticipados de clientes. Un solo conjunto de equipos de maniobra eléctrica diseñado a medida en el mismo pedido llevaría los $6,000,000 completos al porcentaje de avance.

¿Su caso es distinto?

• Contratos a medida declarados hasta ahora al entregar o al cobrar: la corrección requiere el consentimiento del IRS y puede aplicarse el cálculo retrospectivo. Consulte servicios para centros de datos.
• Depósitos sobre equipos de catálogo o capacidad pagada por adelantado: cobros anticipados y depósitos de clientes.
• Por encima del límite para pequeñas empresas, o al dejar el método de efectivo: cómo cambiar del método de efectivo al de acumulación.
• Instaladores que compran materiales: impuesto sobre las ventas de equipos de refrigeración y energía instalados.
• Impuestos estatales: deducciones del impuesto de franquicia de Texas, impuestos sobre los ingresos brutos en otros estados, impuesto sobre la renta empresarial en otros estados e impuesto municipal de Ohio para cuadrillas.
• Investigación o prototipos fuera de un contrato con un cliente: cómo deducir la investigación y los prototipos de hardware. Componentes importados: aranceles y derechos de aduana.
• Fabricante extranjero que firma o instala en EE. UU. sin una empresa estadounidense: ¿una corporación canadiense presenta una declaración en EE. UU.?
• Subsidiaria en EE. UU. de un fabricante extranjero: Form 5472 y precios entre empresas del grupo.
• Tasa corporativa, pérdidas e impuestos estimados: cómo tributan las corporaciones C.