Estados financieros para un préstamo bancario: qué piden

¿Qué estados financieros pide un banco para un préstamo comercial?

Un banco que pide estados financieros quiere un estado de resultados y un balance general, y puede agregar un estado de flujo de efectivo, declaraciones de impuestos y proyecciones. El prestamista decide la lista, cuántos años quiere y si un CPA debe preparar los estados. Para un préstamo 7(a) garantizado por la SBA, la SBA indica que usted solicita el préstamo por medio de un prestamista, que determina los documentos necesarios según sus circunstancias (SBA: préstamos 7(a)). Un préstamo sin garantía de la SBA no tiene una lista de la SBA detrás, así que pida al banco su propia lista por escrito.

El IRS menciona los dos primeros como los estados que ayudan al tratar con un banco o con acreedores (Publication 583).

El banco también puede preguntar por los propietarios, por ejemplo con declaraciones personales o un estado financiero personal; sobre ese estado, consulte Estados financieros de préstamos de la SBA.

El caso deja de ser sencillo cuando la contabilidad lleva meses de atraso, cuando el dinero del negocio y el personal comparten una cuenta, cuando los estados difieren de la declaración presentada o cuando el banco ya fijó una fecha. Los dos primeros casos suelen exigir terminar o corregir la contabilidad antes de armar los estados; una diferencia con la declaración puede ser legítima y requerir un puente por escrito (vea más abajo). Si la fecha del banco está cerca, consiga ayuda con el registro contable.

Reúna:

• Las últimas dos o tres declaraciones del negocio presentadas; el prestamista fija el número real.
• Un estado de resultados y un balance general de lo que va del año, hasta el último cierre de mes.
• Estados de cuenta bancarios, de tarjetas de crédito y de préstamos de cada mes que cubran esos estados.
• Una lista de cada deuda del negocio: prestamista, saldo, pago y fecha de término.
• Una lista de las facturas de clientes sin pagar y de las cuentas por pagar.

¿Cuántos años de estados de resultados quiere un prestamista?

Cuente con las últimas dos o tres declaraciones del negocio presentadas, más los estados de lo que va del año. El prestamista fija el número real de años, y ninguna de las fuentes citadas aquí lo fija para un préstamo sin garantía de la SBA. La guía de la SBA para un plan de negocios tradicional, que los prestamistas e inversionistas suelen pedir, indica a un negocio establecido que incluya estados de resultados, balances generales y estados de flujo de efectivo de los últimos tres a cinco años (SBA: plan de negocios). Es una guía para un plan, no una regla de préstamos.

Para un préstamo garantizado por la SBA, consulte Estados financieros de préstamos de la SBA.

Conserve copias de cada declaración presentada. Una transcripción de la declaración que un prestamista solicita con el Form 4506-C cubre las declaraciones que el IRS procesó en el año en curso y en los tres años de procesamiento anteriores (instrucciones del Form 4506-C). Para declaraciones más antiguas, use sus propias copias, pídaselas a su preparador o solicite una copia con el Form 4506: la tarifa es de $30 por declaración y el trámite puede tardar hasta 75 días calendario.

Un negocio más nuevo tiene menos años que mostrar. Presenta los períodos en que ha operado, cerrados mes por mes, y se apoya en proyecciones para el resto. Un negocio que cambió su formulario fiscal, como una LLC que eligió el tratamiento de corporación (IRS: LLC), tiene declaraciones en formularios distintos: entregue al prestamista cada una y la fecha del cambio.

¿Qué es un estado del año en curso (intermedio) y cuándo lo pide el banco?

Un estado del año en curso, o intermedio, es un estado de resultados de lo que va del año más un balance general al último cierre de mes (la Publication 583 define los dos estados). Un banco puede pedirlo cuando las cifras del último año completo tienen meses de antigüedad, porque un estado de fin de año o una declaración presentada no dicen nada de los meses posteriores. Para un préstamo garantizado por la SBA, consulte Estados financieros de préstamos de la SBA.

Un estado intermedio debe salir de una contabilidad cerrada: cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo conciliada hasta el cierre del mes que muestra. Pregunte al prestamista qué cierre de período aceptará antes de cerrar la contabilidad, y cierre a esa fecha.

¿Un banco exige estados financieros preparados por un CPA?

El banco decide si un CPA debe preparar los estados. Ninguna de las fuentes citadas aquí exige estados preparados por un CPA para un préstamo bancario ordinario: la página de préstamos 7(a) de la SBA no establece ese requisito y deja la lista de documentos al prestamista (SBA: préstamos 7(a)). Para algunos tipos de préstamos de la SBA, los procedimientos de la propia SBA sí indican un nivel de CPA: los préstamos 504, las líneas de capital de trabajo que superan cierto tamaño y las compras de negocios (SOP 50 10); consulte Estados financieros de préstamos de la SBA. La guía financiera de la SBA enumera a un CPA, a un responsable contable y a un servicio en línea como formas de obtener ayuda contable (SBA: cómo administrar sus finanzas).

La política propia de un banco aún puede pedir más, incluidos estados que un CPA compile, revise o audite. Pregunte al banco por escrito qué nivel acepta antes de pagar por alguno; para conocer la diferencia, consulte estados financieros auditados para inversionistas.

Los estados que salen de su propia contabilidad bastan solo si el prestamista los acepta, y valen tanto como la contabilidad que los respalda. El IRS indica que los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, respaldados por documentos de soporte (Publication 583).

¿Qué declaraciones de impuestos y transcripciones del IRS acompañan a los estados, y cómo deben cuadrar las cifras?

El prestamista ve la declaración que corresponde al tipo de negocio, y sus estados deben conciliar con ella. Compare el mismo período y explique cada diferencia legítima entre los libros y los impuestos. Ambos salen de la misma contabilidad.

Las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones incluyen un balance general según los libros, el Schedule L, que según las instrucciones debe coincidir con la contabilidad (Form 1065, Form 1120-S, Form 1120). Según las instrucciones de cada formulario, los declarantes pequeños pueden quedar exentos del Schedule L, por lo que una declaración puede no incluir ningún balance general. Cuando sí lo incluye, el banco puede poner su balance general junto al de la declaración.

El IRS entrega registros tributarios a un prestamista solo con su consentimiento. Usted puede autorizar a un prestamista a solicitar una transcripción a través de su cuenta del IRS, o por medio del prestamista con el Form 4506-C (IRS: IVES). Para saber cómo funciona la solicitud, consulte cómo demostrar ingresos ante un prestamista.

Un estado de resultados cuyos ingresos difieren de la declaración o de los depósitos bancarios puede generar preguntas de un prestamista. Algunas diferencias son legítimas, como una depreciación tomada de otra forma para efectos fiscales o ingresos que caen en otro período. La respuesta es un breve puente por escrito desde la ganancia según los libros hasta la cifra de la declaración, con respaldo para cada paso, no un estado modificado. Para los anexos que concilian los libros con una declaración, consulte libros por acumulación y declaración por método de efectivo.

¿Los estados deben ser por método de efectivo o de acumulación?

Use la base que indique el prestamista. Si no indica ninguna, el punto de partida habitual es la base que usa su declaración de impuestos. Con el método de efectivo, el ingreso cuenta cuando se recibe y el gasto cuando se paga; con un método de acumulación, cuando se gana y cuando se incurre (Publication 583). Un balance general por método de efectivo generalmente no muestra cuentas por cobrar ni por pagar, por lo que a un negocio que vende a crédito se le pueden pedir cifras por acumulación.

El ingreso gravable se calcula con el método que se usa de forma habitual para llevar los libros (sección 446(a)), y el IRS indica que el método para el ingreso gravable y el método de los libros deben ser el mismo (Publication 583). El reglamento también incluye entre los registros que se deben conservar «una conciliación de cualquier diferencia entre esos libros y su declaración» (26 CFR 1.446-1(a)(4)), y las instrucciones del Schedule M-3 describen a una corporación con estados financieros por acumulación y una declaración por método de efectivo (instrucciones del Schedule M-3). Por eso, los estados para el prestamista que estén en una base distinta a la de la declaración necesitan una conciliación por escrito con ella. Si la declaración misma puede seguir por método de efectivo es otra pregunta; consulte libros por acumulación y declaración por método de efectivo.

Cambiar el método en la declaración generalmente requiere el consentimiento del IRS, que se solicita con el Form 3115 (sección 446(e), Publication 538); consulte cómo pasar del método de efectivo al de acumulación. No todo negocio puede usar el método de efectivo. Una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que sea corporación C, generalmente puede usarlo solo mientras sus ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores sean de $32,000,000 o menos, con excepciones como los negocios agrícolas y las corporaciones calificadas de servicios personales (sección 448). Un negocio con inventario tiene límites propios (Publication 538). Para elegir un método, consulte método de efectivo o de acumulación en una pequeña empresa.

¿Qué son las proyecciones y cuándo las quiere un prestamista?

Las proyecciones son versiones proyectadas de los estados para períodos futuros. La guía de la SBA para un plan de negocios tradicional pide una perspectiva a cinco años: estados de resultados, balances generales, estados de flujo de efectivo y presupuestos de gastos de capital proyectados, con el primer año por trimestre o por mes, explicados y alineados con el monto solicitado (SBA: plan de negocios).

Un prestamista puede pedirlas a un negocio más nuevo con poco historial, o cuando el préstamo financia un crecimiento que los resultados pasados no muestran. Las proyecciones se apoyan en resultados reales: un historial conciliado aporta los saldos iniciales y el patrón de ingresos y costos sobre el que se construyen los supuestos. Una línea de crédito respaldada por cuentas por cobrar también puede traer solicitudes de antigüedad de saldos por cobrar y por pagar (facturas de clientes sin pagar y cuentas por pagar, listadas por antigüedad), como en el programa piloto de líneas de capital de trabajo de la SBA (SBA: préstamos 7(a)).

¿Qué detiene una solicitud de préstamo comercial?

Tres causas comunes de demora son las cuentas sin conciliar, el dinero del propietario y del negocio mezclado, y los estados con diferencias sin explicar frente a la declaración o a los depósitos.

¿Qué hago si mi contabilidad está atrasada o nunca he producido un balance general?

La contabilidad atrasada debe terminarse antes de armar los estados. El balance general no se agrega al final: sale de cuentas conciliadas y de saldos iniciales correctos. Trabaje en este orden:

1. Obtenga la lista del prestamista y la fecha en que necesita los estados.
2. Reúna los estados de cuenta de cada cuenta bancaria, de tarjeta y de préstamo desde el cierre del año de la última declaración presentada.
3. Fije los saldos iniciales. Una sociedad de personas o una corporación que presentó el Schedule L tiene el balance general del cierre del año anterior; el Schedule C de un propietario único no lo tiene, así que reconstrúyalo con los registros de cuentas, préstamos y activos. Consulte saldos iniciales cuando la contabilidad empieza tarde.
4. Registre cada transacción y concilie cada cuenta mes por mes. Consulte cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios.
5. Emita el estado de resultados y el balance general hasta el cierre de mes que aceptará el prestamista.
6. Compare los ingresos con los depósitos y con la declaración, y escriba el puente para todo lo que difiera. Envíe los estados después de eso.

Si la fecha del prestamista llega antes de que termine la puesta al día, pregunte si aceptará una fecha posterior, o consiga ayuda con el registro contable para terminar primero los meses pendientes. Para meses de atraso, consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Corporación S de jardinería, préstamo para equipo

Una corporación S pide a un banco un préstamo de US$150,000 para equipo. La lista del banco pide dos años de declaraciones del negocio más un estado de resultados y un balance general actuales. La corporación presentó el Form 1120-S los dos años, pero no tiene un estado de resultados ni un balance general actuales para entregar al banco. El responsable contable concilia las cuentas bancarias y de tarjeta hasta el último cierre de mes, fija los saldos iniciales con el Schedule L del año pasado (o con los registros de cuentas y préstamos si la declaración no lo tenía) y emite ambos estados. El propietario verifica que los ingresos de lo que va del año concuerden con los depósitos del negocio y que un préstamo vigente de US$40,000 por un camión figure en el balance general.

LLC de un restaurante, línea de crédito con la contabilidad atrasada

Una LLC de un restaurante con US$400,000 en ventas solicita una línea de crédito de US$75,000. Su contabilidad lleva seis meses de atraso: seis meses de movimientos bancarios y de tarjeta sin registrar. Los estados no pueden armarse con la contabilidad tal como está, porque los ingresos, los gastos y el saldo de efectivo estarían todos mal. El propietario pide al banco su fecha, termina los seis meses pendientes, concilia todas las cuentas y solo entonces emite los estados de lo que va del año.

Diseñadora independiente, préstamo a plazo

Una diseñadora pide un préstamo a plazo de US$30,000. El banco quiere un estado de resultados que cuadre con el Schedule C y con los depósitos bancarios. El Schedule C del año pasado muestra US$62,000 en ingresos brutos. El estado de este año hasta junio, llevado por método de efectivo, muestra US$35,000 de ingresos, pero los depósitos en la cuenta del negocio suman US$31,000, porque los clientes pagaron US$4,000 en una cuenta personal. La diseñadora enumera esos pagos en un breve anexo que une los ingresos con los depósitos, con la factura de cada cliente y el depósito en la cuenta personal como respaldo, y de ahora en adelante pide a sus clientes que paguen en la cuenta del negocio.

¿Su caso es distinto?

• El banco quiere los estados para cierta fecha y su contabilidad está atrasada, mezclada con gastos personales o difiere de su declaración presentada: los estados solo pueden salir de una contabilidad cerrada y conciliada. Determine si necesita ponerse al día, hacer una corrección o solo una conciliación con respaldo, y consiga ayuda con el registro contable acotada a la lista y la fecha del banco. Si faltan meses, empiece por cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Nunca se presentó una declaración del negocio: el prestamista no puede comparar los estados con una declaración que no existe. Consulte cómo ponerse al día con declaraciones comerciales sin presentar y ayuda con el registro contable para la contabilidad que las respalda.
• Una persona extranjera es propietaria de la LLC o de la corporación: las declaraciones que ve el prestamista pueden diferir de la tabla anterior. Consulte contabilidad de una empresa estadounidense de propiedad extranjera y consiga ayuda con el registro contable para que los estados cuadren con esas declaraciones.
• El préstamo es de la SBA: los formularios, el estado financiero personal y el cronograma de deudas se explican en Estados financieros de préstamos de la SBA.
• El prestamista o un inversionista quiere una revisión o una auditoría: consulte estados financieros auditados para inversionistas.
• Es trabajador independiente y el prestamista quiere prueba de sus ingresos personales: consulte cómo demostrar ingresos ante un prestamista; para una hipoteca y los ajustes del Schedule C, consulte ingresos del Schedule C para una hipoteca.
• Los estados son de propiedades de alquiler: consulte estado de resultados de una propiedad de alquiler para un prestamista.
• El préstamo fue aprobado: consulte cómo registrar un préstamo comercial.