Migración de QuickBooks Desktop a Online: los saldos no coinciden

¿Por qué mis saldos no cuadran después de pasar QuickBooks Desktop a Online?

Los saldos difieren después de una migración de Desktop a Online por una de tres razones: usted eligió trasladar menos de todo, algo se trasladó mal o dos veces, o el archivo de Desktop ya tenía problemas que el traslado dejó al descubierto. La verificación de Intuit consiste en ejecutar el mismo informe para el mismo rango de fechas en ambos archivos y compararlos (Intuit). Una diferencia es un error solo después de descartar la primera razón, así que defina qué trasladó antes de corregir nada.

El caso es sencillo cuando trasladó todos los datos, la diferencia está en una sola cuenta y un asiento con fecha la explica. No es sencillo cuando:

• Los saldos de Online no coinciden con el balance general de la última declaración presentada.
• El archivo de Desktop se condensó, o solo se trasladó una parte del historial.
• Las cuentas bancarias o de tarjeta no concilian desde la fecha del traslado en adelante.
• Vence una declaración, o cambiaría un año que ya se presentó.

Reúna esto antes de empezar:

• Un respaldo del archivo de Desktop, hecho ahora y sin tocar.
• La fecha del traslado y la opción elegida: todos los datos, un rango de fechas o solo listas.
• La última declaración presentada de cada entidad, con el Schedule L si lo tiene.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjeta desde la fecha del traslado hacia atrás, hasta el último mes que sí conciliaba.

¿Cómo comparo los archivos de Desktop y de Online?

Ejecute los mismos informes con la misma base y a la misma fecha en ambos archivos, y luego haga una lista de cada cuenta en que no coinciden. Los pasos de Intuit nombran el estado de resultados (del año hasta la fecha, con el mismo rango de fechas en ambos), el balance general y los informes de A/R y A/P (cuentas por cobrar y por pagar). No nombran una balanza de comprobación (todas las cuentas con su saldo en una fecha). Agregar una, a la misma fecha, pone todas las cuentas lado a lado.

1. Guarde los informes de Desktop como PDF antes de cambiar nada.
2. Ejecute cada informe en ambos archivos con la misma base (de efectivo o de acumulación) y las mismas fechas.
3. Compare a la fecha del traslado, no a la de hoy. Todo lo que se haya registrado en línea después es una diferencia real.
4. Anote cada cuenta que difiere y el monto.
5. Abra el detalle de transacciones de cada una y busque el asiento que está en un solo archivo.

¿Qué diferencias son esperables por lo que trasladé y cuáles son errores?

Una diferencia es esperable cuando se explica por lo que usted eligió trasladar, por elementos que según Intuit no se trasladan, o por trabajo hecho en línea desde el traslado. Cualquier otra diferencia debe rastrearse antes de llamarla error. La herramienta de Intuit permite trasladar todos los datos, o listas como clientes, proveedores, catálogo de cuentas, empleados y artículos. Su página de cambio también describe trasladar transacciones dentro de un rango de fechas y saldos (Intuit). Las opciones y los términos pueden variar según la herramienta y el plan de Intuit y pueden cambiar, así que confirme cuál usó, revise las páginas de Intuit para ver los términos vigentes y luego compare la tabla con eso.

La página de Intuit dice que algunos elementos no se trasladan y enlaza una lista; revise esa lista antes de llamar error a una diferencia. En cuanto a la nómina, Intuit indica a los usuarios de la nómina de Desktop que esperen de 2 a 3 días hábiles después de la última nómina procesada, y que terminen el traslado antes de la siguiente, para que los datos de los pagos se trasladen sin errores (Intuit). Si su traslado se hizo justo después de una nómina, revise los salarios y las obligaciones de las fechas de pago cercanas. Si los saldos de nómina no se liquidan: obligaciones de nómina que no se liquidan. El impuesto de nómina retenido que nunca se remitió puede alcanzar a personas, no solo al negocio: una persona responsable que deliberadamente no lo remitió puede deber una multa igual al monto impago (Publication 15). Quién se considera responsable y los plazos: multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.

Cuando una diferencia es un error, busque una transacción que esté en un solo archivo, una transacción que esté en ambos (trasladada y luego cargada de nuevo por una conexión bancaria o ingresada a mano), o una transacción con fecha en el lado equivocado de la fecha del traslado. Ingresos contados dos veces: ingresos duplicados en QuickBooks. Un saldo atascado en Undeposited Funds: saldo de Undeposited Funds.

¿Puedo simplemente repetir la migración?

No antes de saber qué reemplaza. Intuit dice que el archivo de Desktop reemplaza todos los datos después de la migración, y que reemplazar datos en una empresa de Online no se puede deshacer (Intuit; Intuit). Cada asiento y corrección hechos en línea desde el primer traslado se reemplazarían por el archivo de Desktop tal como está. Intuit asocia la advertencia de reemplazo con una empresa que ya tiene datos, así que confirme en qué empresa de Online escribiría una repetición. Las páginas de Intuit no dicen si el historial de conciliaciones pasa en alguna dirección, así que no cuente con que se conserve ni con que se traslade.

Si repite la migración, guarde antes los informes de Online y una lista de cada asiento hecho en línea, porque la repetición los reemplaza y tendrá que ingresarlos de nuevo.

¿Cómo concilio los saldos iniciales con mi última declaración presentada?

Al inicio de un año fiscal, el balance general inicial debe ser igual al balance general al cierre del último año presentado. Si el traslado fue durante el año, Online debe ser igual a Desktop en la fecha del traslado, y los saldos de Desktop al último cierre de año deben coincidir con la declaración de ese año, como muestra la tabla. Donde no coincidan, la diferencia necesita una explicación, no un ajuste de relleno. Con qué puede conciliar depende del tipo de entidad.

En una sociedad de personas, los activos totales al inicio del año por lo general deben ser iguales al cierre del año anterior, o una declaración explica la diferencia.

Una sociedad de personas o corporación pequeña que responde «Sí» a la pregunta sobre entidades pequeñas no está obligada a completar el Schedule L (es opcional en el Form 1065). En las instrucciones más recientes, la pregunta es la 4 del Schedule B en el Form 1065, la 11 del Schedule B en el Form 1120-S y la 13 del Schedule K en el Form 1120; revise el formulario del año. Entonces puede no haber un balance general presentado, así que usted concilia con la contabilidad del cierre del año anterior y con los estados de cuenta.

Una diferencia con el Schedule L puede empezar antes del traslado. Los asientos de cierre de año que un preparador registró fuera de su archivo de Desktop estarían en la declaración pero nunca estuvieron en el archivo, así que nunca se trasladaron. Patrimonio que ya no coincide con la declaración: las utilidades retenidas no coinciden con la declaración del año pasado. Cómo fijar los saldos iniciales a partir de la declaración: saldos iniciales tras cambiar de contador.

Mis cuentas bancarias y de tarjeta no concilian: ¿desde dónde reinicio?

Concilie hacia adelante desde el último estado de cuenta en que el saldo contable, ajustado por las partidas pendientes, es igual al saldo del estado de cuenta. La Publication 583 indica conciliar cada mes, partir del saldo de la chequera al cierre del mes anterior, y que el saldo bancario ajustado debe ser igual al saldo contable ajustado. También indica corregir los errores en la contabilidad, no solo en el estado de cuenta.

1. Para cada cuenta bancaria y de tarjeta, tome el estado de cuenta más cercano a la fecha del traslado.
2. Compare el saldo contable a esa fecha, ajustado por las partidas pendientes (registradas en la contabilidad pero que aún no aparecen en el estado de cuenta), con el saldo del estado de cuenta.
3. Si coinciden, el problema está después del traslado: concilie hacia adelante, empezando por el primer estado de cuenta posterior a la fecha del traslado.
4. Si no coinciden, retroceda un estado de cuenta a la vez hasta el último mes que sí coincide. Concilie hacia adelante desde ese mes.
5. Concilie hacia adelante mes por mes. Cuando un mes no cuadre, busque el asiento. No deje que un ajuste de conciliación lo absorba.

Haga lo mismo con las cuentas de préstamos, con los estados de cuenta del prestamista. Un saldo inicial que ya no coincide con el estado de cuenta: saldo inicial de la conciliación incorrecto.

¿Y si la conversión condensó o perdió historial?

Puede faltar historial por tres razones: usted eligió un rango de fechas o solo listas, el archivo de Desktop se condensó para cumplir el límite de tamaño, o algunos años no pasaron por un motivo que sus elecciones no explican. La primera es una decisión. La segunda puede crear un problema en una auditoría. La tercera es un error que hay que rastrear.

La página de Intuit dice que el archivo debe estar por debajo de un límite de tamaño y que uno más grande debe condensarse antes del traslado. El IRS explica que condensar quita el detalle de las transacciones antiguas ya cerradas y lo reemplaza con asientos de diario resumidos, y que el software conserva una copia de archivo del detalle (preguntas frecuentes del IRS). Las mismas preguntas frecuentes dicen:

• Los datos condensados no son aceptables para los años fiscales bajo auditoría.
• Se permite condensar fechas anteriores, si no afecta las transacciones creadas o modificadas en los años bajo auditoría, ni las de años anteriores que los afecten.
• Si una auditoría se amplía, el IRS puede pedir un respaldo hecho antes de condensar, o la copia de archivo.

Por eso, busque el archivo o el respaldo previo a la condensación y guárdelo junto con el respaldo original de Desktop. Puede hacer falta más adelante el detalle de lo que pasa a la declaración actual, como los activos fijos, los préstamos y los arrastres, así que confirme que sobrevivió a la condensación. Fecha de cambio y cuánto historial trasladar: cómo cambiar de software de contabilidad a mitad del año.

¿Adónde van las diferencias que quedan?

Primero rastree cada diferencia hasta una transacción. Corrija un error rastreado en la propia transacción; una corrección respaldada que viene de la declaración, no de la contabilidad, puede necesitar un asiento de ajuste con fecha. Una diferencia que no puede rastrear necesita más rastreo y la revisión del preparador, no un asiento que la cuadre ni un lugar en Opening Balance Equity o en una cuenta sin categoría. Ninguna regla del IRS dice quién la aprueba; como control, la persona que firma la declaración debe aprobar cualquier asiento que mueva ingresos o patrimonio.

Una diferencia que queda en Opening Balance Equity sigue sin explicación; hay que pasarla a las cuentas de patrimonio correctas (Opening Balance Equity). Una cuenta comodín de ingresos o gastos oculta la diferencia en el estado de resultados, que alimenta el ingreso de la declaración. Si la diferencia está en un año que ya se presentó, no edite ese año: vea fecha de cierre después de presentar los impuestos.

¿Cómo conservo el archivo original de Desktop como prueba?

Haga su propio respaldo del archivo de Desktop a la fecha del traslado, antes de corregir nada, y guarde dos copias en lugares distintos. Intuit dice que los datos de Desktop se quedan como los dejó, con acceso solo para ver durante 12 meses después de cancelar la suscripción de Desktop. Ese es un término de Intuit, no un registro que usted controle, y es más corto que el tiempo que debe conservar los registros de respaldo: por lo general 3 años después de presentar o de la fecha de vencimiento, lo que ocurra después, y más en algunos casos (cuánto tiempo conservar los registros del negocio).

El IRS dice que los examinadores piden el archivo de respaldo del software de contabilidad al inicio de la auditoría, en la mayoría de los casos en que la contabilidad se lleva en un software, y piden el nombre de usuario y la contraseña del administrador porque la mayoría de los archivos de datos no se pueden leer sin ellos. En una auditoría acotada, el examinador puede no pedirlo. Dice que el respaldo es una copia exacta de los libros de registro originales y que las exportaciones a Excel no se pueden probar de la misma manera (preguntas frecuentes del IRS).

Conserve los elementos de la lista al inicio de esta página, además de cualquier archivo previo a la condensación, los PDF de los informes de Desktop y de Online a la fecha del traslado, y una nota de quién hizo el traslado. Qué exportar antes de cancelar: registros que debe conservar al cancelar QuickBooks.

¿Cuándo es un trabajo para un profesional antes de la declaración?

Cuando corregir la contabilidad implica decidir qué debe mostrar la declaración. La página de registros del IRS dice que los registros deben respaldar las partidas informadas en una declaración, así que la contabilidad y la declaración deben contar la misma historia. Busque a un profesional si se cumple alguna de estas situaciones:

• El balance general de Online, el archivo de Desktop y la declaración presentada difieren entre sí.
• Un mes no concilia después de reiniciar desde el último estado de cuenta correcto.
• Cambiaría un año ya presentado, o se condensaron años.
• Los saldos de ingresos, nómina o impuesto sobre las ventas difieren después del traslado y vence una declaración o presentación.
• Hay un aviso o una auditoría abierta.

Lleve el respaldo de Desktop, los informes a la misma fecha de ambos archivos, las declaraciones presentadas y los estados de cuenta. Qué debe mostrar la contabilidad a la fecha inicial, y qué correcciones van en la contabilidad y cuáles en la declaración, lo decide la persona que firma la declaración, no el software.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una LLC de restaurante que se pasó el 31 de diciembre

El A/R de Desktop es de US$52,000 y el de Online es de US$48,000. La antigüedad del A/R por cliente, ejecutada al 31 de diciembre en ambos archivos, muestra que los US$4,000 completos corresponden a un solo cliente: una factura que está en Desktop y no en Online. El propietario revisa el estado de cuenta del cliente para confirmar que la factura es real. La solución es un solo asiento en el archivo de Online, con la fecha real de la factura, a más tardar el 31 de diciembre de un año cuya declaración aún no se presenta. Repetir la migración también reemplazaría las semanas de trabajo hechas en línea desde el traslado.

Una corporación S de contratistas cuya primera conciliación difiere en US$15,000

La primera conciliación bancaria en Online abre en US$135,000 frente a un estado de cuenta de US$120,000. El detalle de transacciones muestra US$15,000 de depósitos ingresados dos veces: una por el traslado y otra cuando la conexión bancaria volvió a cargar depósitos de principios de este año. La corporación elimina los duplicados, verifica que los ingresos no estén inflados y vuelve a conciliar desde el primer estado de cuenta del año, confirmando que cada mes abre con el saldo final del estado de cuenta anterior.

Una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas y trasladó solo listas y saldos el 1 de enero

El archivo de Online abre con una diferencia de US$9,000 respecto del Schedule L presentado el año pasado. El balance general de Desktop coincide con los saldos iniciales de Online, así que el traslado no es la causa. La declaración incluía un ajuste de cierre de año de US$9,000 que nunca se ingresó en el archivo de Desktop. La contabilidad abre con la cifra de Desktop, y la diferencia se explica en una declaración, como disponen las instrucciones del Form 1065. El preparador decide si la contabilidad también debe registrar el ajuste.

¿Su caso es distinto?

• Vence una declaración y las diferencias no se explican por lo que usted trasladó: los saldos cambiaron después del traslado, la contabilidad no coincide con el Schedule L del año pasado, o se condensaron años. Qué correcciones van en la contabilidad y cuáles en la declaración es una decisión del preparador. Resuélvalo antes de que empiece la declaración, con ayuda de contabilidad.
• Cambiaría un año que ya se presentó: vea fecha de cierre después de presentar los impuestos.
• La contabilidad también está atrasada por meses: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Las cuentas de capital de los socios no cuadran con los K-1: vea cuentas de capital de los socios.
• Todavía no decidió si se queda en Desktop: vea QuickBooks Desktop se discontinúa.
• Se pasó a un software distinto de QuickBooks Online: la comparación a la misma fecha y la conciliación con la declaración de arriba siguen aplicando; lo que trasladan las herramientas de cambio depende de las reglas de cada proveedor. Para elegir software, vea alternativas a QuickBooks que su contador acepta.
• Hay un aviso o una auditoría abierta: el IRS dice que los datos condensados no son aceptables para los años bajo auditoría, así que consulte a quien lo represente antes de condensar o depurar el archivo. Vea una auditoría del IRS a una pequeña empresa.