Fondos mezclados en una LLC: separe lo personal del negocio

¿Qué efecto tienen los fondos personales y de la LLC mezclados en mi declaración de impuestos?

Mezclar fondos significa usar una misma cuenta o tarjeta para dinero personal y de la LLC, por ejemplo pagar el supermercado con la cuenta del negocio o depositar pagos de clientes en una cuenta personal. No cambia lo que es gravable; solo hace más lento probar los hechos. Los pagos de clientes son ingreso del negocio sin importar en qué cuenta cayeron (26 U.S.C. 61), y los gastos personales, de vivienda y familiares por lo general no son deducibles (26 U.S.C. 262). Solo lo son los costos ordinarios y necesarios del negocio (26 U.S.C. 162). La regla tributaria es la misma para un propietario único sin LLC; la sección sobre la protección de la LLC, más abajo, se aplica solo a una LLC.

Una cuenta mezclada puede dañar una declaración de dos maneras:

• El gasto personal puede colarse entre los gastos del negocio. Las instrucciones del Schedule C indican que los gastos personales, de vivienda y familiares no deben ir en la Parte V, otros gastos, y la ley prohíbe deducirlos en cualquier línea.
• El dinero de clientes en una cuenta personal puede quedar fuera del ingreso. Algunos pagadores presentan Forms 1099 ante el IRS, y las instrucciones del Schedule C exigen una explicación por escrito de cualquier diferencia cuando el total de la casilla 1 del Form 1099-NEC supera los ingresos brutos declarados.

Un caso de dinero mezclado no es sencillo si se cumple cualquiera de estos puntos:

• Un preparador está esperando o una declaración está por vencer, y el gasto está repartido entre tarjetas y una cuenta personal, de modo que no puede saber cuáles partidas son del negocio.
• Los meses mezclados ya están en una declaración presentada.
• La LLC tiene dos o más propietarios, eligió tributar como corporación, o sumó o perdió un miembro durante los meses mezclados. El número de miembros y cualquier elección determinan cómo tributa una LLC (IRS).
• Hay cientos de movimientos en varias cuentas, tarjetas y aplicaciones de pago, los libros no coinciden con los estados de cuenta, o sus Forms 1099 muestran más ingresos que sus depósitos.

Si una declaración vence antes de terminar la limpieza, la declaración con Schedule C (Form 1040) de un año calendario vence por lo general el 15 de abril, y la declaración de una sociedad de personas (Form 1065), el 15 de marzo (Publication 509); el Form 4868 o el Form 7004 piden más tiempo para presentar (instrucciones del Form 1065). Qué declaraciones presenta su negocio explica cada una.

Qué reunir: todos los estados de cuenta de los meses mezclados, la declaración del año pasado, los Forms 1099 y los recibos de las compras grandes.

¿Cómo dejo de mezclar fondos hoy mismo?

Primero detenga la mezcla nueva: dirija todo el dinero de clientes a una sola cuenta del negocio y pague desde ella todos los costos del negocio, para que el desorden deje de crecer mientras lo ordena. El IRS indica que la cuenta del negocio debe estar separada de la personal, que debe depositar en ella todos sus ingresos, usarla solo para el negocio y girarse cheques a sí mismo solo para retiros personales.

1. Abra una cuenta del negocio si no tiene una. La SBA indica abrirla apenas empiece a recibir o gastar dinero como negocio. Lo que pide el banco se explica en cuenta bancaria del negocio para una LLC o un propietario único.
2. Cambie dónde le pagan los clientes. Actualice facturas, enlaces de pago y la configuración de depósitos de sus aplicaciones de pago para que el dinero llegue a la cuenta del negocio.
3. Pague los costos del negocio solo desde la cuenta del negocio o con una tarjeta de uso exclusivo del negocio. Pase a ella las suscripciones recurrentes.
4. Pásese su pago con una sola transferencia programada desde la cuenta del negocio a su cuenta personal. En una LLC de un solo miembro se registra como retiro del propietario (owner's draw), y en una LLC con varios miembros, como distribución; una corporación S debe pagar un sueldo razonable al propietario que trabaja antes de hacer distribuciones (IRS). Vea la sección sobre más de un propietario, más abajo.
5. Registre el pasado tal como ocurrió. No intente borrar la mezcla moviendo dinero de un lado a otro; una transferencia que haga ahora se registra el día en que la hace.

¿Qué reúno cuando el gasto está repartido entre tarjetas y una cuenta personal?

Reúna un estado de cuenta por mes de cada cuenta, tarjeta y aplicación de pago que haya tocado dinero del negocio, porque clasificará a partir de ellos. Incluya las cuentas cerradas.

El IRS indica que la sola prueba de pago no basta para sustentar una deducción, así que conserve la factura o el recibo que muestre que el costo fue del negocio. Si falta un recibo o un cheque cancelado, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Cómo clasifico cada movimiento?

Clasifique cada línea de la cuenta del negocio, y de cualquier tarjeta o saldo de aplicación de pago que use el negocio, en una de cuatro categorías: ingreso del negocio, costo del negocio, dinero que usted retiró o dinero que usted aportó. Primero separe las transferencias, los préstamos y los equipos (vea más abajo). En una cuenta o tarjeta personal, clasifique solo las líneas que tocaron el negocio y deje el resto fuera de los libros. El IRS indica que los registros deben mostrar de dónde vino cada ingreso para distinguir los ingresos del negocio de los demás, y los ingresos gravables de los no gravables, y sugiere anotar si un depósito es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo.

Estos nombres son para una LLC de un solo miembro. Una LLC con varios miembros los llama distribuciones y aportes, y una corporación S los maneja de otra forma; vea la sección sobre más de un propietario, más abajo.

El propietario de una LLC de un solo miembro no puede deducir los retiros personales, y las instrucciones del Schedule C prohíben deducir en el Schedule C el impuesto federal sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente (la mitad del impuesto por trabajo independiente se deduce aparte, en el Schedule 1). Esas mismas instrucciones envían también al Schedule 1 el seguro de salud del propietario y los aportes a su plan de jubilación, donde quizá pueda deducirlos; déjelos en retiros y anótelos para su preparador. Una transferencia entre dos cuentas que tienen dinero del negocio, o el pago de una tarjeta de crédito, no es ingreso ni costo: clasifique los cargos de la tarjeta, no el pago (pagos de tarjeta de crédito en los libros). El dinero recibido por un préstamo genuino no es ingreso (Publication 334): regístrelo, y cada pago de capital, como un préstamo, una deuda del negocio (Publication 583), y clasifique los intereses del préstamo como un costo.

Los equipos, los muebles y las mejoras permanentes no son gastos simples (instrucciones del Schedule C); anótelos para su preparador.

Ante una partida dudosa, pregúntese si el costo es común y aceptado en su tipo de trabajo, y útil y apropiado para el negocio, que es la prueba del IRS de lo ordinario y necesario. Si no puede decidirlo, póngalo en una lista de preguntas y déjelo fuera de los gastos hasta que un recibo lo aclare.

Con cientos de líneas, trabaje un mes a la vez, empezando por el más antiguo, y ordene cada estado de cuenta por beneficiario para que un cargo repetido reciba una sola decisión.

Dos categorías tienen su propia guía. Los costos en parte personales, como el teléfono, el auto o el internet, se explican en gastos de uso mixto y porcentaje del negocio. El dinero que usted aportó se explica en aporte del propietario o préstamo a su LLC.

¿Cómo registro un gasto personal pagado desde la cuenta del negocio y un costo del negocio que pagué de mi bolsillo?

Un gasto personal pagado desde la cuenta del negocio es un retiro del propietario, no un gasto. Un costo del negocio que usted pagó personalmente es un gasto, con un aporte que lo compensa.

En una LLC de un solo miembro, un costo del negocio pagado con fondos personales sigue siendo un costo del negocio: para el impuesto sobre la renta, la LLC y su propietario son un solo contribuyente (IRS), y la ley permite deducir los gastos «pagados o incurridos» en el negocio (26 U.S.C. 162).

Cada situación tiene una guía con más detalle: un pago personal desde la cuenta del negocio, costos del negocio en una tarjeta personal y cómo reembolsarse y cómo registrar los retiros del propietario.

¿Dónde van en los libros los pagos de clientes que cayeron en mi cuenta personal?

Los pagos de clientes que cayeron en una cuenta personal son ingreso del negocio y se registran una sola vez. Adónde fue el dinero después es otro asiento aparte.

1. Registre el ingreso una sola vez, con el mismo método contable que el resto de los libros. Los pagos de los clientes cuentan como ingreso sin importar qué cuenta los recibió (26 U.S.C. 61).
2. Registre dónde está el dinero. El dinero que pasa a la cuenta del negocio salda lo que el negocio tenía por cobrar; no es ingreso por segunda vez ni un aporte nuevo. El dinero que usted se quedó y gastó personalmente es un retiro del propietario.
3. Compare el Form 1099 del pagador con el ingreso que registró. Las instrucciones del Schedule C indican revisar los Forms 1099 al declarar los ingresos brutos.

El tratamiento completo está en ingresos del negocio en una cuenta personal.

¿Cómo sé que terminé de ordenar todo?

El orden está terminado cuando cada cuenta del negocio, tarjeta y saldo de aplicación de pago en sus libros concilia con su estado de cuenta en cada mes, y cada línea del negocio, incluidas las de cuentas personales, está registrada una sola vez: en una categoría (ingreso, costo del negocio, retiro del propietario o aporte del propietario) o como transferencia, préstamo o equipo. Los pasos del IRS para conciliar una cuenta corriente sirven igual para cada cuenta del negocio:

1. Compare los depósitos del estado de cuenta con los depósitos de sus libros y anote cada diferencia.
2. Compare cada pago del estado de cuenta con sus libros y marque lo que ya se cobró.
3. Prepare una conciliación: parta del saldo del estado de cuenta, sume los depósitos aún no acreditados y reste los cheques pendientes.
4. Anote las partidas que no había registrado, como las comisiones bancarias, y corrija cualquier asiento equivocado. El saldo ajustado del estado de cuenta ahora debe ser igual al saldo ajustado de los libros.

Hágalo con cada cuenta del negocio, empezando por el mes mezclado más antiguo; en una cuenta personal, revise solo que cada línea del negocio esté registrada una vez. El IRS indica conciliar una cuenta corriente cada mes, y una conexión bancaria automática no sustituye la conciliación (las conexiones bancarias automáticas no son una conciliación).

Después revise tres cosas: que no queden partidas sin categoría ni marcadas como «pregunta»; que sus registros de ventas expliquen los depósitos del negocio y los Forms 1099; y que usted pueda explicar el total de retiros del propietario y el total de aportes. Cuente cada venta una sola vez e incluya las ventas sin Form 1099: todo ingreso se debe declarar. Un Form 1099-K muestra los pagos brutos antes de comisiones y devoluciones, y puede incluir pagos personales como regalos o reembolsos, así que no tiene que coincidir con los depósitos netos (IRS); vea cómo conciliar ventas y depósitos. Para la lista completa antes de que un preparador se haga cargo, vea la lista de verificación para ordenar la contabilidad.

¿Mezclar fondos pone en riesgo la protección de mi LLC?

Puede ser, pero eso es una cuestión de la ley estatal, no tributaria, y esta guía no ofrece asesoría legal. Una LLC se crea bajo la ley estatal, y el IRS señala que los miembros de una LLC por lo general no responden personalmente por sus deudas.

La SBA indica que una cuenta bancaria del negocio da protección de responsabilidad personal limitada al mantener separados los fondos del negocio y los personales, y que la protección de una LLC tiene límites. Si los fondos mezclados afectan esa protección lo decide la ley de su estado, que esta guía no cubre. Si hay una demanda, una deuda grande o un aval personal, un abogado con licencia en su estado puede decirle cómo se aplica a su caso. La responsabilidad limitada no cambia el impuesto: el impuesto sobre la renta de una LLC de un solo miembro es del propio propietario (IRS), y un miembro de una LLC con empleados puede responder por multas relacionadas con el empleador (IRS Publication 541). Los libros en orden muestran cuál dinero era de la LLC y cuál era suyo.

¿Cómo evito mezclar fondos en mi LLC de ahora en adelante?

Los pasos 2 a 4 de arriba son la rutina: todo pago de clientes, incluidos los depósitos de aplicaciones de pago, llega a la cuenta del negocio; los costos del negocio se pagan con la cuenta del negocio o una tarjeta de uso exclusivo del negocio; y usted se paga con una sola transferencia programada y no saca nada más. Tres hábitos lo mantienen así:

1. Usted anota la fuente de cada depósito: ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (IRS).
2. Si tiene que pagar un costo del negocio de su bolsillo, conserva el recibo ese mismo día y lo marca como «pagado personalmente», para poder registrarlo como gasto con un aporte equivalente.
3. Usted concilia cada cuenta del negocio todos los meses; el IRS indica hacerlo con una cuenta corriente.

¿Y si los meses mezclados están en una declaración presentada, o la LLC tiene más de un propietario?

Una declaración presentada, un segundo propietario o una elección de corporación S cambian lo que debe hacer la limpieza, y cada uno requiere criterio profesional.

Declaración presentada. Si al ordenar usted encuentra costos personales deducidos o pagos de clientes omitidos, la declaración presentada puede estar mal. El IRS tiene por lo general 3 años desde que se presenta la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento) para determinar más impuesto (26 U.S.C. 6501). El plazo es de 6 años si la declaración omite más de 25% del ingreso bruto que muestra (en un negocio, el total de ingresos antes del costo de los bienes vendidos), y no tiene límite si no se presentó declaración o si esta fue fraudulenta (IRS Publication 583, Table 3). Una deducción que no debió reclamarse también puede acarrear la multa por exactitud de 20% sobre el pago insuficiente; el impuesto declarado en una declaración enmendada calificada, presentada antes de que el IRS lo contacte por primera vez para examinar esa declaración, por lo general queda fuera de la multa, salvo que la posición fuera fraudulenta (26 CFR 1.6664-2(c)). Si al ordenar encuentra costos del negocio que la declaración omitió, eso es una solicitud de reembolso, que por lo general vence 3 años después de presentar la declaración o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (26 U.S.C. 6511). Si conviene enmendar, y de qué años, depende de los hechos. Vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Más de un propietario, o una corporación S. El mismo dinero se registra de forma distinta según cómo tribute la LLC (IRS).

Los socios y los propietarios de corporaciones S también enfrentan preguntas de cuenta de capital, base fiscal y nómina que esta guía no responde.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

LLC de un solo miembro de un consultor, un año

La LLC de un solo miembro de un consultor, que tributa por defecto en el Schedule C, recibe $90,000 en pagos de clientes durante 12 meses, todos en la cuenta del negocio. Los estados de cuenta también muestran $14,000 de gastos personales (supermercado y alquiler de su casa) pagados desde esa cuenta, y una suscripción de software de $6,000 pagada con una tarjeta personal. Los libros sin ordenar contaron como gasto cada pago que salió de la cuenta del negocio y omitieron el software.

• Los $14,000 salen de los gastos y pasan a retiros del propietario. La ganancia sube $14,000.
• Los $6,000 se agregan como gasto, con un aporte equivalente de $6,000. La ganancia baja $6,000.
• En total, la ganancia es $8,000 mayor que la que mostraban los libros sin ordenar, y los libros ahora muestran lo que el propietario retiró.

Diseñadora independiente, pagos de clientes en una cuenta personal

La LLC de un solo miembro de una diseñadora, que tributa por defecto en el Schedule C, tiene clientes que pagan $8,000 en cada uno de dos meses a su cuenta personal. Los $16,000 son ingreso del negocio, registrado una sola vez. Al final del segundo mes ella pasa $16,000 a la cuenta del negocio; la transferencia salda lo que el negocio tenía por cobrar y no es ingreso otra vez. Si hubiera gastado $2,000 en alquiler y pasara solo $14,000, los $16,000 siguen siendo ingreso y los $2,000 son además un retiro del propietario.

LLC de dos miembros paga el préstamo del auto de un socio

Una LLC de dos miembros, que tributa como sociedad de personas, paga $3,000 del préstamo personal del auto de uno de los miembros desde la cuenta del negocio. Suponga que es un retiro personal, y no un pago por servicios ni la devolución de dinero que la LLC le debe al miembro. Entonces no es un costo del negocio; se registra como distribución a ese miembro. Un pago por servicios requiere una clasificación aparte: un monto fijado sin relación con el ingreso de la LLC puede ser un pago garantizado, que la sociedad de personas por lo general deduce (IRS Publication 541); vea pagos garantizados frente a retiros de socios. Una LLC que hubiera elegido ser corporación S podría tener, en cambio, una distribución, un sueldo o un préstamo; vea la guía sobre corporaciones S.

¿Su caso es distinto?

• Tiene meses de estados de cuenta mezclados, un preparador está esperando o una declaración está por vencer, y no puede saber cuáles partidas son del negocio; o los libros no coinciden, o sus Forms 1099 muestran más ingresos que sus depósitos: hasta dónde debe llegar el orden hacia atrás, si una declaración presentada se ve afectada y quién reconstruye los libros son decisiones que requieren criterio. Empiece con ayuda con la contabilidad y vea el costo de poner la contabilidad al día.
• Los meses mezclados ya están en una declaración presentada: lea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y busque ayuda con la contabilidad para reconstruir los meses afectados.
• El único propietario de la LLC no es ciudadano ni residente de EE. UU., o es una empresa fuera de EE. UU.: la LLC debe presentar el Form 5472 por cada año en que tenga una transacción declarable con su propietario, como un aporte o una distribución, y no presentarlo o no llevar los registros acarrea una multa de $25,000 (instrucciones del Form 5472). El dinero mezclado dificulta armar ese registro: vea registros del Form 5472 para una LLC de propiedad extranjera y busque ayuda con la contabilidad.
• Su LLC tiene dos o más miembros: vea pagos garantizados frente a retiros de socios, cuentas de capital de los socios y gastos de la LLC pagados personalmente por un socio.
• Su LLC tributa como corporación S, pagó sus cuentas personales o le debe costos que usted pagó: vea corporación S que paga gastos personales y gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron.
• El alquiler de propiedades en alquiler está mezclado con dinero personal: vea una cuenta bancaria aparte para cada propiedad en alquiler.
• Sus libros llevan meses o un año de atraso: vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.