Tarjeta personal para gastos del negocio: registro y reembolso

¿Puedo usar mi tarjeta de crédito personal para gastos del negocio, y siguen siendo deducibles?

En general, sí. Un costo del negocio es deducible cuando es ordinario y necesario para el negocio y se puede comprobar, no por la tarjeta con que se pagó. La tarjeta no cambia la prueba. La estructura del negocio decide de quién es el costo y cómo recupera el dinero el propietario.

Usar la tarjeta está permitido, pero cada cargo es una línea más que hay que asociar con un recibo y un asiento del propietario. La Publication 583 aconseja mantener la cuenta de cheques del negocio separada de la personal.

Los cónyuges que son dueños de una LLC en conjunto como bienes gananciales (community property) pueden, si cumplen los requisitos, informarla como parte de su propia declaración, y entonces siguen la fila del propietario único (IRS).

Más abajo, «LLC de un solo miembro» se refiere a una que se informa en la declaración de su propietario individual; una que elige el tratamiento de corporación sigue las filas de las corporaciones.

La fila puede cambiar a mitad del período: se une un segundo miembro, la LLC elige el tratamiento de corporación en el Form 8832 o el estatus de corporación S en el Form 2553, o usted constituye una corporación. Los cargos anteriores y posteriores siguen filas distintas. Los costos pagados antes de que abra el negocio son costos de arranque, con sus propias reglas de deducción (Publication 583; vea costos de arranque pagados personalmente antes de la LLC).

El caso no es sencillo cuando el negocio es una corporación o tiene más de un propietario, cuando los cargos se acumularon durante más de un año, cuando los montos son grandes, cuando el saldo de la tarjeta genera intereses, o cuando nadie dejó por escrito si el dinero es un reembolso, un aporte o un préstamo.

Reúna primero: los estados de cuenta de la tarjeta de cada año, el recibo o la factura de cada cargo del negocio, la estructura del negocio, quién pagó, y cualquier plan, acuerdo o pagaré entre usted y el negocio.

¿Cómo registro gastos del negocio pagados con una tarjeta personal que no está en mi contabilidad?

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, anote cada cargo del negocio en la fecha de compra en su cuenta normal (un gasto, inventario o un activo como equipo) y acredite una sola cuenta de aporte del propietario en el patrimonio. No existe una categoría «pagado personalmente»: el pago personal aparece solo como el aporte. Un gasto reduce la utilidad; un activo sigue las reglas de depreciación o de deducción inmediata. El aporte no es ingreso; registra que se pagó el costo con su propio dinero. Las demás estructuras siguen las secciones de más abajo.

1. Obtenga el estado de cuenta de la tarjeta del período.
2. Marque las líneas del negocio. Deje fuera las personales. Si un cargo es en parte personal, como un teléfono, registre solo la parte del negocio; vea gastos de uso mixto. Tenga en cuenta los reembolsos y créditos del estado de cuenta; reducen el gasto y el aporte.
3. Anote cada línea marcada en su propia categoría (software, suministros, viajes), con la fecha de compra y el monto del estado de cuenta. Los bienes para reventa van a inventario o compras, no a gastos; la Publication 583 trata el costo del inventario aparte de los gastos. El equipo y el mobiliario tampoco son «otros gastos» (instrucciones del Schedule C): se capitalizan, salvo que se aplique una elección como la zona de seguridad por minimis (Publication 334).
4. Acredite todos los asientos a la cuenta de aporte del propietario.
5. Sume los asientos y compárelos con los cargos del negocio que marcó en el estado de cuenta.
6. Conserve el recibo o la factura de cada uno.

Los menús del software varían, así que elija el tipo de patrimonio para el aporte, nunca un tipo de gasto. Vea cuentas de patrimonio de una LLC.

Como propietario único o propietario de una LLC de un solo miembro, ¿tengo que reembolsarme?

En general, no. Para el impuesto sobre la renta, un propietario único y el negocio son un solo contribuyente, así que no hay nada que reembolsar. El IRS trata igual a una LLC de un solo miembro, salvo que elija tributar como corporación; una LLC que lo hizo sigue las secciones de corporaciones de más abajo. La deducción es suya haya o no un movimiento de dinero de regreso.

Si pasa dinero de la cuenta del negocio a usted para equilibrar las cuentas, regístrelo como un retiro del propietario. No es un gasto ni salarios. Las instrucciones del Schedule C indican que no se incluyan en los salarios los montos que se pagó a sí mismo, y la Publication 334 describe una cuenta de retiros para el dinero sacado para uso personal. Un retiro no cambia la utilidad. Vea cómo registrar los retiros del propietario.

LLC con varios miembros o corporación: ¿es un reembolso, un aporte o un préstamo?

Depende de lo que usted y la empresa acordaron realmente cuando se pagó el costo, y de si la contabilidad y los papeles lo muestran; una etiqueta no lo resuelve. El IRS cita una decisión por memorando del Tax Court, resuelta según sus propios hechos, en la que los pagos de una corporación S a su único accionista se consideraron salarios, no devoluciones de préstamo, y las transferencias anteriores del accionista se consideraron aportes de capital, no préstamos.

Primero clasifique cada cargo. Una cuenta a nombre de la empresa, como la factura de un proveedor, es un costo de la empresa, y en general lo que ella le debe a usted es una deuda a su favor. Un costo que usted asumió al hacer su trabajo como empleado de la empresa, como sus propios viajes, se reembolsa libre de impuestos solo bajo un plan de reembolso de gastos (accountable plan) (26 CFR 1.62-2). Gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron clasifica los casos con detalle.

Cambiar la etiqueta más tarde no cambia los hechos. Cómo aparece cada uno en la declaración de impuestos y en la base fiscal se explica en aporte o préstamo del propietario a su LLC.

¿Cómo me reembolso desde una corporación S sin crear salarios?

Para los costos que asumió al hacer su trabajo, use un plan de reembolso de gastos (accountable plan): un arreglo de reembolso que cumple tres reglas. Los montos pagados bajo este plan no son salarios, no van en el W-2 y no llevan retención ni impuestos de nómina. Si el arreglo incumple una regla, todo monto pagado bajo él se trata como pagado bajo un plan no contable (nonaccountable plan), se incluye en el ingreso del empleado y se informa como salarios con retención. Si el arreglo es sólido pero un empleado no devuelve a tiempo un adelanto en exceso, solo el exceso se trata así. Un pago mensual fijo, hecho se hayan incurrido costos o no, incumple la primera regla por cada dólar.

Si la empresa debe esa retención y no la remite, una persona responsable que a sabiendas no la pague, como un propietario-ejecutivo, puede recibir una multa personal igual a la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado (IRS). En general, el IRS tiene 3 años a partir de la fecha posterior entre la presentación y el siguiente 15 de abril para determinarla, y no hay límite si la declaración nunca se presentó (IRM 5.19.14).

Qué es razonable depende de los hechos. Las zonas de seguridad con fechas fijas del reglamento son 60 días después de que se pague o se incurra en el gasto para documentar un gasto, un adelanto hecho dentro de los 30 días posteriores a que se pague o se incurra en el gasto y 120 días después de que se pague o se incurra en el gasto para devolver un exceso (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Una segunda zona de seguridad da 120 días después de cada estado de cuenta periódico cuando la empresa envía estados de cuenta al menos cada trimestre en los que pide los gastos no comprobados (párrafo (g)(2)(ii)); el reglamento no dice si alcanza a los gastos pagados antes de que existiera un plan. El arreglo no tiene que ser un plan por escrito (Publication 5137), pero una política breve por escrito muestra después cuáles eran las reglas. Las reglas cubren los costos que un empleado asume al prestar servicios, y el IRS trata como empleado a un ejecutivo de una corporación que presta servicios para ella.

Los cargos que llevan meses sin reembolsarse quedan fuera de las zonas de seguridad con fechas fijas, así que si un reembolso tardío todavía es oportuno depende de los hechos. Si la empresa nunca le reembolsa, el costo en general tampoco es deducible en su propia declaración (Publication 463, Public Law 119-21). Ambos casos están en gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron. Cómo crear un plan para una oficina en casa, el teléfono o el auto está en cómo reembolsar gastos del propietario.

¿Y los intereses y las comisiones de la tarjeta personal?

El interés sigue a aquello que pagó el dinero prestado. Para un propietario único o una LLC de un solo miembro que se informa en su propia declaración, el interés de un saldo de tarjeta que pagó costos del negocio es interés del negocio, y se registra como cualquier otro cargo del negocio: un gasto, acreditado al aporte del propietario. El interés de la parte personal es personal, no es deducible y no se registra. Para un alquiler que usted posee solo, es un costo del alquiler (la Publication 527 incluye el interés entre ellos). Un saldo pagado antes de que se acumule interés no deja nada que asignar.

La Publication 334 dice que el interés está relacionado con el negocio si el dinero prestado pagó un gasto del negocio, y que solo se puede deducir si usted es legalmente responsable de la deuda. Según el 26 CFR 1.163-8T, un pago sobre una deuda que contiene ambos tipos de cargos se trata como pago de la parte personal primero. Una tarjeta es un préstamo continuo: los saldos con la misma tasa son una sola deuda, y los saldos con tasas distintas, como un saldo promocional o un adelanto en efectivo, son deudas separadas que se pagan en el orden que fija el contrato de la tarjeta (párrafo (d)(3)). La regla se escribió para los límites de pérdidas pasivas e interés no comercial, así que un preparador debe confirmar cómo se aplica a un saldo rotativo.

La tarjeta es su propia deuda. Una empresa deduce intereses solo de una deuda de la que es legalmente responsable, así que el interés de la tarjeta en general corresponde al titular, no a la empresa. Si usted es empleado de su propia corporación y la tarjeta pagó costos que asumió al hacer su trabajo, el interés es interés personal y no es deducible (26 CFR 1.163-9T). Si usted, una LLC con varios miembros o una corporación pueden deducir el resto depende de los hechos, y las fuentes de esta página no lo resuelven. Una comisión de una tarjeta usada para ambos fines se divide como la Publication 334 divide cualquier gasto en parte del negocio y en parte personal: solo la parte del negocio es deducible.

¿Qué comprobantes necesito para cada gasto?

Un estado de cuenta de la tarjeta prueba que usted pagó; no prueba que el costo fue para el negocio. La Publication 583 dice que la prueba de pago por sí sola no establece una deducción, así que conserve también el comprobante de venta o la factura. Un estado de cuenta de tarjeta de crédito puede probar el pago cuando muestra el monto cargado, el nombre del beneficiario y la fecha de la transacción.

Los recibos faltantes se tratan en la misma guía, y cuánto tiempo conservarlos, en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cómo evito contar el gasto dos veces cuando pago el saldo de la tarjeta?

Registre el gasto una sola vez, en la compra. Pagar el saldo de la tarjeta mueve dinero; nunca es un segundo gasto. El conteo doble aparece cuando el cargo y el pago se codifican ambos como gastos.

Un reembolso codificado como gasto después de que el costo ya se registró es el mismo conteo doble. La mecánica de los pagos de tarjeta está en pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad.

Tengo un alquiler a mi nombre y pagué sus costos con una tarjeta personal: ¿dónde va eso?

Si usted lo posee solo, va en el Schedule E como gastos de alquiler, sin nada que reembolsar, porque usted y el alquiler son un solo contribuyente. La Publication 527 incluye el mantenimiento, el seguro, los impuestos y el interés entre los costos que se deducen de los ingresos de alquiler, trata las mejoras como depreciables y no deducibles, e indica dividir los gastos entre uso de alquiler y uso personal si usted mismo usa la propiedad. Si la comparte con alguien con quien no presenta una declaración conjunta, usted deduce los gastos que pagó según su porción de propiedad, y el copropietario le debe el resto (Publication 527, part interest).

Si una LLC es dueña del alquiler, se aplica la tabla del inicio: una LLC de un solo miembro que no eligió el tratamiento de corporación se sigue informando en su Schedule E, una LLC con varios miembros es una sociedad de personas cuyos costos son de la LLC, y una LLC que tributa como corporación sigue las filas de las corporaciones. Los registros y las cuentas del alquiler están en registros y recibos de una propiedad de alquiler y catálogo de cuentas para una propiedad de alquiler.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Diseñadora independiente

Una propietaria única carga US$4,000 de software y una laptop a su tarjeta personal. La contabilidad muestra US$4,000 de costos (el software como gastos, la laptop como equipo) y un aporte del propietario de US$4,000. Su Schedule C deduce cada costo según sus reglas habituales. Meses después, pasa US$4,000 de la cuenta del negocio a ella misma. Eso es un retiro del propietario; no cambia ni la utilidad ni la deducción.

LLC de un solo miembro con inventario

El propietario de una LLC de un solo miembro que se informa en su propia declaración carga US$12,000 de inventario a su tarjeta personal durante el año. La tarjeta está fuera de la contabilidad, así que él agrega cada cargo a partir de los estados de cuenta: debita inventario, acredita el aporte del propietario y conserva la factura del proveedor. Verifica que los asientos sumen los US$12,000 de cargos del negocio marcados en los estados de cuenta. Pagar la tarjeta con dinero personal no requiere ningún asiento. Si la LLC le paga después, eso es un retiro.

Propietario de una corporación S

El propietario de una corporación S que además trabaja para ella como empleado carga US$3,000 de viajes de la empresa a una tarjeta personal. Los viajes que asumió al hacer su trabajo son costo propio hasta que la empresa se los reembolse. Si la empresa los reembolsa bajo un plan de reembolso de gastos (accountable plan) y él documenta los viajes en 60 días después de que se pague o se incurra en el gasto, un reembolso de US$3,000 no son salarios. Si el arreglo incumple una regla, por ejemplo si los viajes no se documentan a tiempo, la empresa debe tratarlo como salarios, con retención e impuestos de nómina. Registrarlo como préstamo no es una alternativa gratuita: el IRS ha tratado como salarios los pagos a un único accionista rotulados como devoluciones de préstamo. Una cuenta a nombre de la empresa, como la suscripción a un software, es el caso claro para un préstamo o un aporte.

¿Su caso es distinto?

• Hay un año o más de gastos del negocio en una tarjeta personal, los montos son grandes, el negocio cambió de estructura a mitad de camino, o usted no distingue entre reembolso, aporte y préstamo: el tratamiento de cada partida, cómo se corrigen los años anteriores y la política que evita que se repita son decisiones de criterio que pueden alcanzar declaraciones ya presentadas. Vea ayuda con la contabilidad, cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y cómo corregir fondos mezclados del negocio y personales.
• Usted es propietario de una corporación S y no tiene un plan de reembolso de gastos (accountable plan), o los cargos tienen meses: vea gastos de una corporación S que nunca se reembolsaron y cómo reembolsar gastos del propietario, y luego obtenga ayuda con la contabilidad para fijar los asientos.
• Usted es socio o miembro de una LLC, pagó costos de la LLC y no sabe qué tratamiento recibe cada cargo: vea gastos de la LLC pagados personalmente por un socio y luego ayuda con la contabilidad.
• Usted es propietario de una corporación C: vea gastos del propietario pagados por una corporación C y luego ayuda con la contabilidad si los cargos ya están en la contabilidad.
• Inversionistas o un prestamista leerán su contabilidad: vea cómo depurar su contabilidad antes de recaudar fondos y aporte o préstamo del propietario a su LLC, y luego ayuda con la contabilidad para resolver primero cada partida.
• Usted vive fuera de EE. UU., o la tarjeta es extranjera: los informes y la cuestión de si es préstamo o capital pueden diferir cuando el propietario está en el extranjero; vea cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero y cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU., y luego ayuda con la contabilidad.
• Las cuentas personales salieron de la cuenta del negocio: vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.
• El gasto es solo en parte del negocio: vea gastos de uso mixto.
• Una declaración ya presentada trató estos cargos de forma incorrecta: vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.