Registrar distribuciones de corporación S y cuadrar el Schedule L

¿Cómo registro una distribución de una corporación S en los libros?

El asiento contable de una distribución en efectivo de una corporación S es un débito a una cuenta de distribuciones a los accionistas, dentro del capital, y un crédito a efectivo, con la fecha en que la corporación paga. El estado de resultados no cambia. Los propietarios suelen llamarla retiro o dividendo; en los libros se llama distribución, y un «dividendo» en el sentido fiscal es más estrecho (se explica más abajo). Los nombres de las cuentas son práctica contable, no reglas del IRS. Más adelante se explican los bienes distintos de efectivo.

Una distribución es dinero o bienes que se pagan a un propietario por ser dueño de acciones. No es un costo de generar ingresos, así que no va en los gastos; la declaración la informa en el Schedule K, línea 16d, y no como deducción (instrucciones del Form 1120-S). Regístrela en la fecha de pago; para las reglas de distribución de la sección 1368, el reglamento toma en cuenta una distribución en la fecha en que la corporación la hace.

Mantenga una cuenta, o una subcuenta, por accionista. Cada Schedule K-1 muestra las distribuciones propias de ese accionista.

Un caso no es sencillo cuando:

• El propietario recibió distribuciones, pero ningún sueldo.
• Los montos son distintos entre los accionistas.
• Las distribuciones fueron mayores que la utilidad.
• El balance general no cuadra con el Schedule L del año anterior.
• Se pagaron gastos personales desde la cuenta de la empresa.
• La corporación fue antes una corporación C.

Cualquiera de estos casos puede significar que hay que corregir los asientos, o que cambia la respuesta fiscal, antes de que un preparador pueda terminar la declaración.

Reúna:

• Los estados de cuenta bancarios de todo el año
• El detalle del libro de las distribuciones y de las utilidades retenidas
• Los Schedules L y M-2 del año anterior
• El Schedule K-1 de cada accionista
• Los informes de nómina
• Quién tiene cuántas acciones y desde qué fecha

¿Es una distribución, un sueldo, un reembolso o un préstamo?

Un pago es una distribución cuando se hace a un accionista por las acciones que posee. El pago por trabajo es sueldo, la devolución de un gasto del negocio es un reembolso y el dinero que el propietario debe devolver es un préstamo. Cada uno se registra y se informa de forma distinta.

El sueldo razonable va antes de las distribuciones. El IRS indica que una corporación S debe pagar una compensación razonable a un accionista-empleado antes de hacer distribuciones que no son sueldo, y que puede reclasificar las distribuciones como sueldo. Un reembolso no es sueldo cuando cumple las reglas de un plan de rendición de cuentas; vea reembolso de gastos del propietario.

Las primas del seguro médico que la corporación paga por un accionista que posee más de 2% de las acciones o del poder de voto tampoco son distribuciones. La corporación las deduce y las informa como sueldo de ese propietario en el Form W-2; vea seguro médico para propietarios.

Si pérdidas anteriores redujeron la base fiscal del accionista en un préstamo, una parte del pago de ese préstamo puede ser gravable (instrucciones del Schedule K-1, código E). Vea préstamos del accionista a una corporación S.

Si un gasto personal que pagó la empresa es una distribución, un sueldo o un préstamo depende de los hechos. Vea corporación S que paga gastos personales.

¿Cómo cierro la cuenta de distribuciones contra las utilidades retenidas?

Al cierre del año, haga un débito a las utilidades retenidas y un crédito a la cuenta de distribuciones por todo su saldo. Las utilidades retenidas finales son entonces las utilidades retenidas iniciales, más la utilidad neta, menos las distribuciones. El software contable suele hacer este cierre solo; revise el resultado en lugar de darlo por hecho.

• La cuenta de distribuciones empieza el año nuevo en cero.
• El Schedule L muestra las utilidades retenidas en la línea 24, no una cuenta de distribuciones (Form 1120-S).
• La utilidad neta contable es la misma si las distribuciones fueron pequeñas o grandes.

¿Por qué las distribuciones de la corporación S desajustan mi balance general y el Schedule L?

Una distribución bien registrada reduce el efectivo y el capital por el mismo monto, así que el balance general sigue cuadrando. Las utilidades retenidas bajan con ella y quedan en negativo cuando las distribuciones y las pérdidas superan los ingresos; eso es aritmética, no un error. Un Schedule L que ya no cuadra suele venir de la forma en que se registró un asiento, porque el balance general del Schedule L debe coincidir con los libros y registros de la corporación.

Si el balance general sigue sin cuadrar, o si le tienta forzarlo con la línea de ajustes de capital, vea el Schedule L no cuadra.

¿Son un problema las distribuciones que exceden las utilidades retenidas y en qué se distingue de la base fiscal?

Las utilidades retenidas negativas son un resultado contable: en el período que cubren los libros, las distribuciones y las pérdidas juntas han superado los ingresos. Por sí solas no son un hecho gravable. El impuesto sobre una distribución depende de la base fiscal de las acciones del accionista, que parte de lo que este pagó o aportó por las acciones (las acciones recibidas por donación o herencia parten de otras reglas) y luego cambia con los ingresos, las pérdidas y las distribuciones de la empresa. En una corporación S sin utilidades y ganancias acumuladas (la medida fiscal de la utilidad que quedó de los años como corporación C), una distribución no se grava hasta la base fiscal de las acciones, y el exceso se trata como ganancia por la venta de bienes.

Tres cifras se confunden:

Las distribuciones reducen la base fiscal de las acciones solo hasta cero (instrucciones del Schedule K-1), y la cuenta de ajustes acumulados también solo hasta cero, aunque las pérdidas pueden dejarla en negativo (instrucciones del Schedule M-2). Las tres cifras difieren porque miden cosas distintas. El IRS indica que el accionista, y no la corporación, es responsable de llevar la base fiscal de las acciones, pero los libros aportan las distribuciones y los ingresos con los que se calcula. El accionista que recibe una distribución que no es dividendo presenta el Form 7203 con su propia declaración. Vea base fiscal del accionista de una corporación S.

Otras dos reglas pueden afectar un pago, fuera de los libros. Una corporación que fue antes corporación C puede tener utilidades y ganancias acumuladas. En ese caso las distribuciones salen primero de la cuenta de ajustes acumulados, salvo que la corporación elija, con el consentimiento de todos los accionistas afectados, distribuir primero las utilidades y ganancias (con una declaración adjunta al Form 1120-S original o enmendado de ese año, presentado a tiempo; solo vale para ese año y no se puede revocar). La parte que es un dividendo hasta el monto de esas utilidades se grava aunque la base fiscal de las acciones sea alta. La ley estatal también limita las distribuciones y varía según el estado; por ejemplo, Delaware permite dividendos con cargo al superávit, tal como lo define su ley, o, si no lo hay, con cargo a las utilidades netas del ejercicio fiscal en curso o del anterior. Un director de Delaware que apruebe a sabiendas o por negligencia un dividendo ilegal es responsable personalmente ante la corporación, y ante sus acreedores si se disuelve o es insolvente, durante 6 años después del pago. Para el capital negativo en cualquier tipo de entidad, vea capital negativo del propietario.

¿Dónde aparecen las distribuciones en el Form 1120-S y en el K-1?

Las distribuciones pasan al Schedule K, a cada Schedule K-1, al Schedule L por medio de las utilidades retenidas y al Schedule M-2. Todas deben salir del mismo libro.

Fuentes: instrucciones del Form 1120-S, Form 1120-S e instrucciones del Schedule K-1.

¿Una corporación S pequeña tiene que completar el Schedule L?

Una corporación S pequeña no tiene que completar los Schedules L y M-1 si responde Sí a la pregunta 11 del Schedule B. Para eso, los ingresos totales del año y los activos totales al cierre deben ser, ambos, menores que $250,000 (Form 1120-S). Los ingresos totales para esta pregunta incluyen más que las ventas; las instrucciones de la pregunta 11 enumeran las líneas.

El Schedule M-2 no está en esa exención. Las instrucciones del M-2 indican que una corporación con utilidades y ganancias acumuladas debe llevar la cuenta de ajustes acumulados y recomiendan que toda corporación S la lleve. Aun así, los libros deben producir un balance general al cierre del año, porque ahí se siguen las utilidades retenidas y los préstamos de los accionistas.

¿Cómo registro una distribución de bienes en lugar de efectivo?

Una distribución de bienes es cualquier pago a un accionista que no sea efectivo, como equipos, un vehículo o valores. La declaración valora los bienes apreciados a su valor justo de mercado, y la corporación reconoce una ganancia si el bien vale más que su base fiscal.

• En la declaración: la línea 16d pide una declaración adjunta con la fecha de adquisición, la fecha de distribución, el valor justo de mercado en esa fecha y la base fiscal de la corporación.
• Monto: la distribución se cuenta al valor justo de mercado del bien, antes de aplicar las reglas de pasivos que siguen. Ese valor es también la base fiscal del accionista en el bien (sección 301).
• Ganancia: la corporación reconoce una ganancia como si hubiera vendido el bien a su valor justo de mercado; las reglas del subcapítulo C se aplican a una corporación S, salvo donde las reglas de la corporación S son distintas. Esa ganancia pasa a los accionistas con el carácter que habría tenido en una venta, así que la ganancia sobre equipos depreciados puede ser ingreso ordinario. La base fiscal de las acciones se calcula con el aumento por los ingresos del año antes de evaluar la distribución.
• Pérdida: cuando el bien vale menos que su base fiscal, no se reconoce ninguna pérdida.

Una forma común de registrarlo, cuando los libros siguen el valor justo:

Los libros llevados con otra base pueden registrar el bien a su valor en libros, sin ganancia. La declaración usa el valor justo de mercado y la base fiscal de la corporación en cualquier caso, así que el asiento y la declaración pueden diferir. Un bien con un préstamo sigue reglas especiales sobre pasivos, y una corporación que está dentro de 5 años de su elección S (o de haber adquirido activos con la base fiscal traspasada de una corporación C) puede deber el impuesto sobre ganancias incorporadas por un bien que ganó valor cuando era corporación C. Estos casos requieren un preparador antes de que el asiento sea definitivo.

¿Qué pasa si las distribuciones fueron desiguales, o recibí distribuciones sin sueldo?

Las distribuciones deben seguir la propiedad de las acciones. Una corporación S puede tener una sola clase de acciones, lo que significa que todas las acciones deben tener derechos idénticos a las distribuciones y al producto de la liquidación según los documentos de gobierno de la corporación. Registre por separado la distribución de cada accionista y compárela con su participación. El impuesto estatal sobre la renta que la corporación paga o retiene por accionistas determinados, como los propietarios no residentes, cuenta como una distribución implícita a ellos; si todas las acciones siguen teniendo derechos idénticos una vez contados esos pagos, una diferencia de fechas no crea una segunda clase de acciones (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Los montos desiguales requieren la revisión de un preparador antes de la declaración; vea distribuciones desiguales de una corporación S, que explica el efecto en la elección S.

Las distribuciones sin sueldo son otra trampa distinta. Las instrucciones del Form 1120-S indican que las distribuciones y otros pagos a un ejecutivo deben tratarse como sueldo en la medida en que sean una compensación razonable. Llamar distribución al dinero en los libros no resuelve el asunto. Vea cuánto sueldo pagarse a sí mismo y nómina de corporación S que nunca se ejecutó.

¿Qué registros debo conservar de cada distribución?

Conserve lo suficiente para demostrar a quién se pagó, cuánto, cuándo y qué fue.

• La fecha de pago, el accionista, el monto y el comprobante del banco
• Si fue efectivo o bienes; para bienes, las fechas, el respaldo del valor justo de mercado y la base fiscal de la corporación
• Cualquier aprobación por escrito que exijan los documentos de gobierno de la corporación
• El libro acumulado por accionista, cada K-1 y los Schedules L y M-2 de años anteriores

Conserve los registros que respaldan una partida de la declaración, por lo general durante 3 años contados desde la fecha posterior entre el vencimiento y la presentación de la declaración de cada accionista. Conserve los registros que verifican la base fiscal de la corporación en un bien durante el tiempo necesario para calcular la base fiscal del bien original o del que lo reemplaza (instrucciones del Form 1120-S). El libro de distribuciones, cada K-1 y los Schedules L anteriores y M-2 alimentan saldos que se arrastran de un año a otro, así que pueden hacer falta por más tiempo: las instrucciones indican conservar los registros de la corporación mientras puedan ser necesarios para cualquier disposición del Internal Revenue Code. Cada accionista es responsable de conservar la información necesaria para calcular la base fiscal de sus acciones.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Distribuciones mensuales

Un propietario que ya recibe un sueldo por nómina también toma $5,000 al mes en distribuciones de una corporación S. Cada mes los libros muestran un débito a Distribuciones a los accionistas por $5,000 y un crédito a Efectivo por $5,000, doce asientos en total. Al cierre del año, $60,000 se cierran contra las utilidades retenidas. El estado de resultados es igual al que habría sin distribuciones.

Distribuciones mayores que la utilidad

Una corporación S de un solo propietario gana $50,000 y distribuye $80,000. Las utilidades retenidas bajan $30,000. Si empezaron el año en $20,000, terminan en negativo, $10,000 ($20,000 más $50,000 de ingresos, menos $80,000 de distribuciones). La respuesta fiscal sale de la base fiscal de las acciones, suponiendo que no hay utilidades y ganancias acumuladas de los años como corporación C. Los $50,000 de ingresos del año aumentan la base fiscal antes de evaluar la distribución. Si el propietario empezó el año con $50,000 de base fiscal, tras ese ingreso la base fiscal es de $100,000 y los $80,000 no se gravan. Si empezó sin base fiscal (las cifras contables y fiscales pueden diferir), tras ese ingreso la base fiscal es de $50,000: $50,000 no se gravan y los otros $30,000 son ganancia de capital. Las utilidades retenidas son negativas en ambos casos.

Dos accionistas, 60/40

Dos accionistas poseen 60% y 40%. Una distribución de $10,000 se registra como $6,000 y $4,000. Si a cada uno se le paga $5,000, los montos ya no siguen la propiedad, y un preparador debe revisarlos antes de la declaración.

¿Es distinto en su caso?

• Sus distribuciones fueron mayores que la utilidad, desiguales o pagadas sin nómina, o el balance general no cuadra con el Schedule L del año anterior: cómo corregir los asientos, cuáles son realmente la base fiscal de cada propietario y la cuenta de ajustes acumulados, y si hay que enmendar una declaración ya presentada son preguntas profesionales. Vea ayuda contable para corporaciones S y ayuda con impuestos corporativos.
• Las distribuciones no siguieron la propiedad, o las tomó sin ejecutar la nómina: vea distribuciones desiguales de una corporación S y nómina de corporación S que nunca se ejecutó.
• Tomó más que su base fiscal, o necesita calcularla: vea distribuciones que exceden la base fiscal y base fiscal del accionista de una corporación S.
• La empresa pagó sus gastos o impuestos personales: vea corporación S que paga gastos personales.
• Los libros tienen meses de atraso, o quiere que se los lleven completos: vea libros atrasados de una corporación S y contabilidad de una corporación S.
• La corporación fue antes una corporación C, o una LLC acaba de elegir el estatus S: vea cambiar de corporación C a corporación S y libros después de la elección de una corporación S.
• Usted es una LLC o un propietario único, no una corporación S: vea cómo registrar el retiro de un propietario.
• Un propietario vive en Canadá: vea propietario de una corporación S de EE. UU. que vive en Canadá.