Gastos personales en la cuenta del negocio: ¿retiro o deducción?

¿Puedo usar la cuenta del negocio para gastos personales y deducirlos?

No. Una cuenta personal pagada desde la cuenta del negocio sigue siendo un gasto personal, y los gastos personales, de vivienda y familiares no son deducibles salvo que una disposición específica del Code lo permita. Solo los gastos ordinarios y necesarios para ejercer un comercio o negocio son deducciones del negocio. La cuenta de la que sale el dinero no cambia aquello que pagó, y las instrucciones del Schedule C indican no incluir gastos personales, de vivienda ni familiares en la lista de otros gastos.

El problema tributario empieza cuando el pago se deduce; en una LLC con varios miembros, una distribución mayor que la base fiscal del miembro también puede ser gravable. En los libros, un pago personal es un retiro del propietario: dinero que usted sacó del negocio, no un costo de operarlo. La Publication 334 dice que un propietario único no puede deducir los retiros personales del negocio. Mezclar así el dinero personal y el del negocio se llama «commingling» (mezcla de fondos).

Esta página es para propietarios únicos y para LLC que tributan como empresa individual o como sociedad de personas. Si su LLC eligió tributar como corporación S o corporación C, consulte una corporación S que paga gastos personales o una corporación C que paga gastos del propietario.

Su caso no es sencillo si se cumple cualquiera de estos puntos:

• Los pagos personales abarcan varios meses o años.
• Alguno de ellos ya se dedujo en una declaración presentada.
• Más de un miembro usó la misma cuenta.
• El IRS escribió sobre la declaración, o un prestamista, comprador o inversionista está por revisar los libros.

Reúna esto antes de clasificar: los estados de cuenta de todas las cuentas y tarjetas que usó el negocio, los recibos o facturas de cualquier pago que no tenga claro, cómo tributa el negocio (propietario único, LLC de un solo miembro, LLC con varios miembros o corporación), el acuerdo operativo si hay más de un miembro, y las declaraciones que pudieron incluir estos costos.

¿Qué hace deducible un gasto y qué cuenta como personal, de vivienda o familiar?

Un gasto es deducible cuando es ordinario y necesario para el negocio. La Publication 334 define un gasto ordinario como el que es común y aceptado en su campo, y un gasto necesario como el que es útil y apropiado para su negocio. Un gasto personal, de vivienda o familiar no pasa esta prueba, sin importar quién lo pague ni de qué cuenta salga.

El reglamento bajo la sección 262 da la mayoría de los ejemplos de costos personales:

Los aportes de un propietario único a su propio plan de jubilación y la mitad del impuesto por trabajo independiente también tienen su propia deducción en la declaración del propietario, no en el Schedule C (Publication 334). Registre cada pago como retiro y luego reclame la deducción ahí si califica. Consulte el seguro médico de un trabajador independiente en los libros.

¿Constituir una LLC o comprar algo a nombre del negocio lo hace deducible?

No. Un costo es deducible por aquello para lo que sirve, no por el nombre que aparece en la tarjeta, la factura o el título.

Para el impuesto sobre la renta, una LLC de un solo miembro se trata como una entidad ignorada, separada de su propietario, salvo que elija tributar como corporación. Su actividad va en la declaración del propietario, por lo general en el Schedule C para una persona que dirige un negocio. Constituir la LLC no vuelve deducible un costo personal.

Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas para el impuesto federal sobre la renta, salvo que elija tributar como corporación (IRS). Si los únicos propietarios son un esposo y una esposa y tienen la LLC como bienes gananciales según la ley estatal, el IRS acepta cualquiera de los dos tratos, entidad ignorada o sociedad de personas, así que verifique cuál usaron sus declaraciones (IRS). Las deducciones de una sociedad de personas en las líneas 9 a 21 del Form 1065 son solo deducciones de comercio o negocio (instrucciones), de modo que la cuenta personal de un miembro no va ahí.

El estatus puede cambiar a mitad de año: por regla general, un segundo miembro convierte una LLC de un solo miembro en sociedad de personas, y quedarse con un solo miembro la vuelve entidad ignorada; una elección del Form 8832 puede tener efecto hasta 75 días antes de la presentación (instrucciones). Verifique el estatus en la fecha de cada pago.

Un artículo comprado a nombre del negocio es deducible solo por su uso comercial, como las millas de negocio de un auto.

Esta página trata el impuesto federal sobre la renta. Si mezclar el dinero afecta la protección de responsabilidad limitada de una LLC no se responde aquí; consulte cómo corregir fondos mezclados.

¿Cómo registro un pago personal hecho desde la cuenta del negocio?

Regístrelo como retiro del propietario en una cuenta de capital, no como gasto. La Publication 334 describe la cuenta de retiros como una cuenta aparte para registrar el ingreso del negocio que usted saca para pagar gastos personales y familiares.

1. Busque cada pago personal en los estados de cuenta.
2. Cambie su categoría de gasto a la cuenta de retiros del propietario.
3. Agregue una nota con aquello que pagó.
4. Concilie la cuenta con su estado de cuenta.

Un retiro no es una deducción, así que no reduce la utilidad. Un pago personal registrado por error como gasto subestimó la utilidad, por lo que pasarlo a la cuenta de retiros la aumenta en ese monto. Un retiro tampoco es ingreso adicional: el ingreso de un propietario único por el negocio es su utilidad neta, es decir, el ingreso del negocio menos los gastos del negocio (Publication 334). Para ver dónde queda un retiro en el estado de resultados y en el balance general, consulte cómo registrar los retiros del propietario.

¿Y si la LLC tiene más de un miembro: a la cuenta de capital de quién va el pago?

A la del miembro que se benefició. Cuando una LLC con varios miembros paga la cuenta personal de un miembro, trátela como un retiro de ese miembro, registrado contra la cuenta de capital de ese miembro y no como gasto de la LLC, salvo que sea un préstamo o un pago por servicios. Las cuentas de los demás miembros no cambian.

La cuenta de capital de un socio baja con los retiros y las distribuciones (instrucciones del Form 1065). Una distribución no se toma en cuenta para calcular la parte de ingreso o pérdida del socio, así que no cambia esa parte (Publication 541).

Tres trampas:

• Puede ser un préstamo. Si los miembros acordaron que el miembro le devolvería el dinero a la LLC, es un préstamo al miembro, que la sociedad de personas informa en el Schedule L (instrucciones). Cuál aplica depende del acuerdo operativo y de lo que los miembros hicieron en realidad.
• Un pago por servicios es distinto. Un pago que la sociedad de personas hace a un socio por servicios, determinado sin tomar en cuenta el ingreso de la sociedad, puede ser un pago garantizado (sección 707(c); Publication 541). Una cuenta personal no lo es por sí sola, pero pagarla para saldar un monto que la sociedad le debe a ese socio por servicios sí puede serlo, sin importar cómo la llamen los libros. El seguro médico que la sociedad paga por un socio se trata como pago garantizado: la sociedad lo deduce y es ingreso para el socio. Si la sociedad lo registra como una reducción de las distribuciones, no puede deducirlo (Publication 541). Consulte pagos garantizados frente a retiros de socios.
• Una distribución grande puede ser gravable. Un socio por lo general reconoce ganancia por una distribución en efectivo solo en la medida en que exceda la base fiscal ajustada de su participación (Publication 541); consulte las cuentas de capital de los socios.

¿Y los costos en parte del negocio y en parte personales, como un auto, el teléfono o la vivienda?

Solo la parte del negocio es deducible. La Publication 334 indica separar la parte personal de un gasto parcialmente personal de la parte del negocio, y que la parte personal por lo general no es deducible.

Para un auto, lleve un libro de cuentas, un diario o un registro, que la Publication 463 menciona como el tipo de documento que respalda el uso comercial. El porcentaje y los límites de depreciación del auto están en gastos de uso mixto y porcentaje de negocio; las pruebas de la oficina en casa están en la deducción por oficina en casa.

Ya deduje gastos personales en una declaración: ¿qué corrijo y qué multa puede aplicar?

Una declaración presentada que dedujo un costo personal como gasto del negocio subestimó la utilidad de ese año, por lo que cada año afectado quizá deba corregirse.

• Propietario único o LLC de un solo miembro: presente un Form 1040-X aparte por cada año. Tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto por trabajo independiente pueden cambiar, y quizá también haya que modificar una declaración estatal. En una declaración conjunta, ambos cónyuges firman y por lo general responden por el impuesto adicional, los intereses y las multas, aunque puede aplicar el alivio para cónyuge inocente (instrucciones).
• Sociedad de personas o LLC con varios miembros: presente un Form 1065 enmendado con Schedules K-1 enmendados para los socios. Una sociedad de personas sujeta a las reglas de auditoría centralizada (la regla por defecto, salvo que haya optado por salir en una declaración presentada a tiempo) presenta en su lugar una solicitud de ajuste administrativo, por lo general dentro de 3 años después de la fecha posterior entre la de presentación y la fecha de vencimiento (sección 6227(c); instrucciones). La declaración de cada socio también puede cambiar.

Dos cosas determinan el riesgo de multa: por qué se tomó la deducción, y si usted la corrige antes de que el IRS lo contacte por primera vez sobre una auditoría.

Las tasas y pruebas provienen de la página del IRS sobre la multa por exactitud. El IRS también cobra intereses sobre el impuesto no pagado en su fecha de vencimiento y sobre estas multas (instrucciones del Form 1040-X). La multa por exactitud no aplica a la parte de un pago insuficiente cuando usted demuestra que hubo causa razonable y que actuó de buena fe (26 U.S.C. 6664(c)).

El momento importa. Una declaración enmendada, o una solicitud de ajuste administrativo a tiempo, presentada después de la fecha de vencimiento, prórrogas incluidas, y antes del primer límite que fija el reglamento, como el primer contacto del IRS para examinar esa declaración, es una declaración enmendada calificada: su impuesto adicional cuenta como informado en la declaración al calcular la multa por exactitud, salvo la parte ligada a una posición fraudulenta (26 CFR 1.6664-2). Para una partida de la sociedad de personas, el límite incluye también el primer contacto del IRS con la sociedad para examinar su declaración. Si conviene enmendar depende de los hechos. Consulte cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

¿Qué registros muestran qué pagos fueron del negocio y cuáles fueron personales?

Un estado de cuenta bancario muestra que el dinero salió de la cuenta, no por qué se pagó. La Publication 583 indica que los documentos de respaldo de un gasto deben mostrar el monto pagado y que fue para un gasto del negocio. También dice que el comprobante de pago por sí solo no establece una deducción, así que conserve la factura o el recibo que muestre que el costo se incurrió.

Conserve los registros de cada partida deducida hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración, por lo general 3 años después de presentarla, o después de su fecha de vencimiento si se presentó antes. El plazo es de 6 años si se omitió de la declaración más de 25% del ingreso bruto, e ilimitado si la declaración nunca se presentó o es fraudulenta (IRS). Si perdió recibos, consulte recibos perdidos de gastos del negocio.

¿Cómo dejo de mezclar el dinero personal y el del negocio de ahora en adelante?

Use una cuenta solo para el negocio y saque dinero por transferencia. La Publication 583 indica mantener la cuenta del negocio separada de su cuenta corriente personal, usarla solo para el negocio y emitir cheques a su nombre solo para retiros personales. Los pasos 2, 3 y 5 siguientes son hábitos que ayudan, no reglas del IRS.

1. Pague los costos del negocio solo desde la cuenta del negocio, o con una tarjeta que use solo para el negocio.
2. Págese con una transferencia a su propia cuenta, rotulada como retiro del propietario. Muchos propietarios usan un monto fijo en fechas fijas para que un pago inusual se note.
3. Pague las cuentas personales desde su cuenta personal. Si se equivoca, registre el pago como retiro cuando lo descubra.
4. Concilie la cuenta del negocio con su estado de cuenta todos los meses.
5. En una LLC con varios miembros, lleve una cuenta de retiros por cada miembro.

Para abrir la cuenta, consulte una cuenta bancaria del negocio para una LLC o un propietario único. Para saber cómo pagarse, consulte cómo pagarse desde una LLC.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Un propietario único paga un viaje familiar y el supermercado

El negocio de una propietaria única gana una utilidad de $60,000 antes de estas partidas. Ella paga un viaje familiar de $1,200 y una cuenta de supermercado de $300 desde la cuenta del negocio.

• Ambos son personales, así que registra $1,500 como retiros del propietario. La utilidad del Schedule C sigue en $60,000.
• Si los hubiera registrado como gastos, la utilidad mostraría $58,500, es decir, $1,500 menos de lo real.

Un auto comprado a nombre de una LLC de un solo miembro

Un propietario compra una camioneta de $40,000 a nombre de su nueva LLC de un solo miembro después de que un amigo le dice que así es totalmente deducible. Para el impuesto sobre la renta, la LLC se ignora, así que solo cuenta el uso comercial. Un registro de millas muestra que 70% de las millas son de negocio. Por lo general, solo esa parte es deducible: las millas de negocio a la tasa estándar por milla, o cerca de 70% de los costos reales y de la depreciación permitida. El otro 30% es personal. Los vehículos tienen reglas especiales de depreciación y de registros (Publication 334), así que el porcentaje se aplica a lo que esas reglas permiten.

Una LLC de dos miembros paga la matrícula de un hijo de uno de ellos

Una LLC de dos miembros paga $2,000 de la matrícula del hijo de uno de los miembros desde la cuenta de la LLC. Salvo que los miembros hayan acordado que era un préstamo o un pago por servicios, se registra como un retiro de ese miembro: reduce su cuenta de capital en $2,000 y se informa como distribución, no como gasto de la sociedad de personas. La distribución es gravable solo en la medida en que exceda la base fiscal de ese miembro, lo cual este ejemplo supone que no ocurre. La cuenta de capital del otro miembro y la utilidad de la LLC no cambian.

¿Su situación es distinta?

• Los pagos mezclados abarcan meses o años, o no puede saber cuáles fueron del negocio: clasificar cada pago, registrar como retiro cada uno de los personales y conciliar todas las cuentas es el trabajo que describe cómo corregir fondos mezclados. Reconstruir libros que no concilian es tarea de ayuda con la contabilidad.
• Ya dedujo costos personales en una declaración presentada: si conviene enmendar, qué años y qué riesgo de multa queda dependen de los hechos y del momento. Empiece con cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y considere ayuda con la contabilidad para reconstruir los meses afectados a partir de los estados de cuenta.
• El IRS le escribió: la fecha y el tipo de carta cambian lo que todavía puede hacer por su cuenta. Consulte un aviso del IRS a su negocio y una auditoría del IRS a un pequeño negocio.
• Varios miembros usaron la cuenta, o no se ponen de acuerdo en qué fue personal: consulte las cuentas de capital de los socios y pagos garantizados frente a retiros de socios. Determinar a qué miembro corresponde cada pago y registrarlo en la cuenta de capital de ese miembro es tarea de ayuda con la contabilidad.
• Su LLC eligió tributar como corporación S o corporación C: consulte una corporación S que paga gastos personales o una corporación C que paga gastos del propietario.
• Pagó costos del negocio con una tarjeta personal: consulte gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• No está seguro de cómo tributa su LLC: consulte cómo tributan las LLC.