Corporación S pagó gastos personales: ¿préstamo o distribución?

¿Mi corporación S puede pagar mis cuentas o impuestos personales, y cómo lo llama el IRS?

Una corporación S puede enviar dinero para cubrir una cuenta personal de un propietario, pero la cuenta en sí no es un costo del negocio. La sección 262 no permite ninguna deducción por gastos personales, de subsistencia o familiares. La corporación puede deducir el pago solo como compensación razonable por servicios, tratada como salarios, o conforme a una regla de beneficios para empleados que se ajuste a la persona (vea la fila de seguro médico más abajo); de lo contrario, le llega al propietario como préstamo o como distribución. Un estado de cuenta bancario o de tarjeta que dice «negocio» no decide cuál. Lo mismo vale para una LLC con tributación de corporación S, que presenta el mismo Form 1120-S. Los propietarios suelen llamarlo retiro; las categorías tributarias son salarios, préstamo o distribución.

El IRS dice que una corporación S no debe permitir que un ejecutivo trate el pago por servicios como distribuciones, gastos personales o préstamos (Fact Sheet FS-2008-25). Compare cada pago con estas categorías: ¿fue pago por servicios?, ¿es un préstamo real? y, si no es ninguna de las dos cosas, generalmente es una distribución:

Un pago que no es ni pago por servicios ni un préstamo real es generalmente una distribución, aunque nadie la haya llamado así (salvo que devuelva dinero que el propietario le prestó a la corporación; vea la sección de préstamos). Los reglamentos reconocen las distribuciones presuntas (constructive distributions), pagos que funcionan como distribuciones sin la etiqueta, y no solo los cheques marcados como «distribución» (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Un caso no es sencillo cuando:

• una revisión de fin de año encontró cargos personales y nadie ha decidido cómo clasificarlos;
• el propietario no tiene nómina, o recibe un pago muy inferior al valor de su trabajo;
• hay más de un accionista;
• los gastos abarcan varios años, o las declaraciones presentadas los dedujeron;
• la base fiscal de las acciones del propietario está cerca de cero, por lo que una distribución puede generar ganancia.

La categoría elegida cambia los impuestos de nómina, la base fiscal de las acciones y posiblemente las declaraciones ya presentadas, así que defina las categorías antes de presentar la declaración. Reúna los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todos los años, los K-1, el Form 1120-S anterior y los registros de nómina.

¿Cómo clasifico y registro los gastos personales pagados desde la cuenta de la corporación S?

Revise cargo por cargo y pregunte si la corporación incurrió en el costo para operar su negocio. Un costo del negocio es deducible si es ordinario y necesario (sección 162). Un costo que sirve a la vida privada del propietario es personal. Pasos:

1. Exporte todos los estados de cuenta bancarios y de tarjetas del año, de cada cuenta que tenga la corporación.
2. Marque cada línea como del negocio, personal o dudosa. Consiga el recibo y el motivo comercial de todo lo dudoso. Registre como personal cualquier partida sin motivo comercial documentado hasta que se documente uno.
3. Sume las partidas personales por propietario.
4. Dé a cada partida personal una categoría de la tabla anterior. No clasifique un año completo como un solo bloque.
5. Saque cada partida personal de cualquier cuenta de gastos.
6. Haga una lista de las declaraciones, los W-2 y las declaraciones de nómina que ya usaron las cifras anteriores.

Las instrucciones del Form 1120-S cubren los tres primeros de estos cargos comunes:

¿El pago de mi propio impuesto sobre la renta o impuesto estimado es una distribución, y qué pasa con el impuesto estatal de entidad transparente?

El impuesto sobre la renta del propietario es responsabilidad del propietario, así que la corporación no puede deducir su pago como impuesto. Las instrucciones del Form 1120-S indican a la corporación que no deduzca en la línea de impuestos los impuestos federales sobre la renta ni los impuestos que no se imponen a la corporación. Entonces, el pago de la corporación del impuesto del propietario es generalmente salarios, un préstamo o una distribución, igual que cualquier cuenta personal.

Pregunte de quién era la obligación que saldó el pago:

El Notice 2020-75 cubre el impuesto sobre la renta que se impone a la propia corporación S y dice que los contribuyentes pueden basarse en él hasta que se emitan reglamentos propuestos. Las reglas de cada estado deciden si un pago es el impuesto de la entidad, así que revise la confirmación de la elección y el registro del pago. El impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios del propietario es distinto de un pago estimado enviado desde la cuenta de la empresa; vea pagos de impuestos estimados de una corporación S y la corrección de un pago por EFTPS.

¿Cuándo debe tratarse un pago personal como salarios?

Un pago personal son salarios cuando fue pago por el trabajo del propietario, sin importar cómo se haya llamado. El Código trata a cualquier ejecutivo de una corporación como empleado (sección 3121(d); sección 3401(c)). Un ejecutivo que no presta servicios o solo presta servicios menores, y que no recibe ni tiene derecho a recibir pago, no es empleado (IRS).

Una corporación S debe pagar una compensación razonable a un accionista-empleado antes de hacer distribuciones que no sean salarios, y el IRS puede reclasificar las distribuciones como salarios (IRS). Tres límites:

• El monto de los salarios nunca excede lo que el accionista recibió, directa o indirectamente.
• Ni el Código ni los reglamentos fijan una fórmula; deciden los hechos (Fact Sheet FS-2008-25). Vea cuánto sueldo debe pagarse el propietario de una corporación S.
• La intención de la corporación de limitar los salarios no es determinante. La prueba es si los pagos fueron realmente pago por servicios (IRS).

Las partidas personales pueden ser en sí mismas salarios. Los salarios incluyen los beneficios complementarios gravables (Publication 15), y un beneficio es gravable salvo que la ley lo excluya (Publication 15-B). Qué significa el tratamiento como salarios:

El tratamiento como salarios tiene que ser real: pasar por la nómina e informarse en el año en que se pagó. Para un año ya presentado, eso generalmente significa declaraciones de nómina y W-2 corregidos, y si se corrige y cómo depende del año y de los hechos; vea cómo corregir un error de nómina y corporación S sin nómina.

¿Cuándo puede ser un préstamo y qué lo hace un préstamo real?

Un pago es un préstamo solo si el propietario realmente le debe a la corporación. La etiqueta «préstamo» por sí sola no basta. El IRS resume una decisión judicial que trató como salarios unos supuestos préstamos a accionistas: pagarés a la vista sin garantía y sin intereses, hechos a discreción del accionista a un propietario que hacía un trabajo sustancial, «pagados» solo mediante un crédito contable contra montos que la corporación le debía al propietario (IRS).

Un registro que evita esos problemas muestra:

• un pagaré firmado que indique el monto, la fecha de vencimiento o el calendario de pagos y los intereses;
• intereses de al menos la tasa federal aplicable, que el IRS publica cada mes;
• pagos que el propietario realmente hace conforme al pagaré y que constan en los registros; en el caso anterior, un simple crédito contable fue una «transacción en papel».

Estas son características comunes de una deuda real, no un puerto seguro del IRS; la página del IRS no da una lista de verificación. Si el dinero es un préstamo depende de todos los hechos.

Un interés inferior a esa tasa lo convierte en un préstamo entre corporación y accionista con interés inferior al del mercado conforme a la sección 7872, y se considera que el propietario recibe una distribución (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Example 5). Para la excepción de préstamos pequeños, las condiciones y los intereses, vea pedir prestado a su propia corporación.

Cuide la dirección. Un pago que la corporación hace por usted, si es un préstamo, va en «préstamos a accionistas» (Schedule L, línea 7 del Form 1120-S); vea préstamos a accionistas en el balance general. «Préstamos de accionistas» (línea 19) es dinero que usted le prestó a la corporación, y puede darle base fiscal de deuda, que puede permitirle deducir pérdidas por encima de la base fiscal de sus acciones (instrucciones del Form 7203). Registrar allí el pago de la corporación invierte la historia.

Si usted antes le prestó dinero a la corporación, un pago que la corporación hace por usted puede en cambio devolver ese préstamo. Va en el Schedule K, línea 16e, y en su K-1, requiere el registro del préstamo y puede producir ganancia cuando se redujo la base fiscal de deuda (instrucciones del Form 1120-S; instrucciones del Form 7203). Vea préstamos de accionistas a una corporación S.

¿Cómo se registra una distribución y qué efecto tiene en la base fiscal, el Schedule K-1, el Schedule L y el Schedule M-2?

Una distribución se registra contra el patrimonio, no como gasto. Su parte que no es dividendo reduce la base fiscal de las acciones del propietario y se informa en el Schedule K, línea 16d, y en el K-1 del propietario. Si la corporación todavía tiene utilidades y ganancias acumuladas de un año como corporación C, una parte puede ser en cambio un dividendo: Schedule K, línea 17c, y Form 1099-DIV, no el K-1, sin reducción de la base fiscal (sección 1368(c); instrucciones). El asiento debita las distribuciones a accionistas y acredita el efectivo o la cuenta por pagar de la tarjeta. Si el pago se había codificado primero como gasto, debite las distribuciones y acredite esa cuenta de gastos.

El propietario presenta el Form 7203 con la declaración de cualquier año en que recibe una distribución que no es dividendo, incluso una que la base fiscal cubre por completo (instrucciones del Form 7203); vea base fiscal del accionista de una corporación S. Para la prueba de ganancia, primero cuentan los ingresos del año y otros aumentos de la base fiscal, pero los gastos no deducibles, las pérdidas y las deducciones del año cuentan solo después de la distribución (sección 1368(d); instrucciones del Form 7203). Las utilidades y ganancias acumuladas cambian el orden; la guía sobre el exceso sobre la base fiscal que aparece más abajo lo explica.

Si una declaración presentada dedujo una partida personal que no son salarios, generalmente hay que quitar la deducción. El ingreso ordinario sube, pasa al propietario y aumenta la base fiscal antes de que la distribución la reduzca. Ese cambio puede alcanzar al Form 1120-S y a la declaración del propietario. Para los asientos y un balance general que no cuadra, vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Para distribuciones por encima de la base fiscal, vea la guía del exceso sobre la base fiscal.

¿Y si solo un propietario hizo los gastos personales?

Un pago que solo uno de varios propietarios recibió, y que los demás no igualaron, plantea la pregunta de derechos iguales bajo la regla de una sola clase de acciones. Una corporación S puede tener una sola clase de acciones, es decir, derechos idénticos sobre las distribuciones y sobre lo que se recibe en la liquidación. La prueba examina las disposiciones que rigen: los documentos de constitución, los reglamentos internos, la ley estatal y los acuerdos vinculantes. Las distribuciones reales, presuntas o consideradas que difieren en el momento o en el monto reciben el efecto tributario que corresponda (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Los reglamentos tratan como que no crean una segunda clase de acciones una diferencia de momento entre propietarios iguales, un pago excesivo a un propietario y un préstamo con interés inferior al del mercado a un propietario (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi), Examples 2, 3 y 5). Así que salarios o un préstamo real a un propietario plantean una pregunta distinta de una distribución a un propietario. Si las disposiciones que rigen dan a cada acción derechos idénticos, el IRS dice que las distribuciones desproporcionadas no ponen fin a la elección S, aunque igual reciben efecto tributario (Rev. Proc. 2022-19, sección 3.02). Si a los demás se les debe un monto equivalente depende de las disposiciones que rigen. Regístrelo y luego resuelva la corrección con un preparador; vea distribuciones desiguales de una corporación S.

¿Cómo lo evito: tarjetas separadas, un plan de rendición de cuentas, una rutina de reembolso?

Mantenga separado el dinero de la corporación y el del propietario, y dé a cada pago al propietario una vía regular. Pasos:

1. Use cuentas y tarjetas separadas, y ningún cargo personal en las de la corporación.
2. Pague el sueldo razonable del propietario por nómina. Haga las distribuciones según un calendario y en proporción a las acciones.
3. Reembolse al propietario los costos reales del negocio que pagó personalmente mediante un plan de rendición de cuentas; vea reembolso de gastos del propietario.
4. Revise los estados de cuenta cada mes. Clasifique un cargo personal cuando se registre y decida su tratamiento antes del siguiente cierre.

¿Y si siguió así durante años, o la corporación S no tiene nómina?

Años de gastos personales junto a una nómina mínima o inexistente es donde primero se aplica la regla del pago razonable, y el IRS puede reclasificar los pagos como salarios (IRS). Entonces hay que rehacer año por año la contabilidad, las declaraciones de nómina y la base fiscal del propietario.

Trabaje en este orden:

1. Detenga los nuevos cargos personales.
2. Para cada año, haga una lista de las partidas personales y dé una categoría a cada una.
3. Compare lo que se le pagó al propietario con un pago razonable por el trabajo, año por año.
4. Recalcule la base fiscal de las acciones por año, para que una distribución por encima de la base fiscal aparezca como ganancia.
5. Haga una lista de lo que se presentó: el Form 1120-S y los K-1, los Forms 941 y los W-2, y las declaraciones del propietario. Decida cuáles necesitan corrección.

Antes de devolver dinero a la corporación, defina la categoría. Cómo se trata un depósito posterior depende de qué fue el pago original y de los documentos, y cambia la contabilidad y la base fiscal.

La multa relacionada con la exactitud es de 20% de la parte del pago insuficiente de una declaración atribuible a negligencia o a una subestimación sustancial del impuesto sobre la renta (IRS). Si los pagos se reclasifican como salarios, la corporación también puede deber el impuesto de nómina, con multas por no depositar que son un porcentaje del depósito no pagado (IRS). El manual del IRS para examinadores dice que podrían aplicarse tasas reducidas de la sección 3509 a un ejecutivo al que solo se le pagó mediante distribuciones, préstamos o gastos personales sin W-2, salvo que haya habido omisión intencional, pero no cuando se informaron algunos salarios en un W-2 y se recaracteriza más como salarios (IRM 4.23.8.5.2.1). Una persona responsable que de manera intencional no cobra o no entrega el impuesto retenido también puede deber personalmente la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (sección 6672); el manual dice que no se aplica a una determinación hecha totalmente con las tasas de la sección 3509. El cobro generalmente corre 10 años a partir de la determinación; vea multa por recuperación de fondos en fideicomiso. Una regularización de varios años toca juntas la contabilidad, las declaraciones de nómina y la base fiscal; vea contabilidad atrasada de una corporación S y ayuda con la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Gastos familiares de un propietario único

Una corporación S con un solo propietario y sin utilidades y ganancias acumuladas de un año como corporación C paga US$9,000 de cuentas médicas familiares y unas vacaciones desde la cuenta del negocio. El propietario ya recibe un sueldo razonable por nómina y no hay documentos de préstamo. Los US$9,000 son personales. Sin tratamiento como salarios, generalmente es una distribución: sin deducción, y US$9,000 en la línea 16d y en la casilla 16, código D. Si la base fiscal de las acciones del propietario era de US$30,000 antes de esta partida y nada más cambió, baja a US$21,000.

Si el responsable contable hubiera codificado el pago como «gastos de oficina», el ingreso ordinario habría sido US$9,000 menor. Corregirlo aumenta en US$9,000 el ingreso del K-1 del propietario y la base fiscal antes de la distribución.

La empresa paga el impuesto estimado del propietario

Una corporación S envía US$15,000 del impuesto federal estimado del propietario desde la cuenta de la empresa. El impuesto es del propio propietario, así que la corporación no puede deducirlo como impuesto. Sin tratamiento como salarios ni préstamo documentado, es una distribución de US$15,000. Si el propietario no tiene nómina ese año, primero está la pregunta de los salarios. Si en cambio se trataran como salarios, los US$15,000 pasarían por la nómina, con retención, impuestos de nómina y un W-2; la categoría de distribución no hace nada de eso. Un impuesto estatal de entidad transparente pagado a nombre de la propia corporación por una elección es un pago distinto: el impuesto de la corporación.

Dos accionistas, las cuentas de un propietario

Dos accionistas con participaciones iguales poseen una corporación S. Esta paga US$20,000 de cuentas personales de uno de los propietarios. Si es una distribución, fue solo a un propietario. Si las acciones tienen derechos iguales según los documentos que rigen, al otro propietario se le pueden deber US$20,000 equivalentes, o el pago puede necesitar otro tratamiento. Cuál es una decisión documentada con sus propios efectos tributarios. Eso, junto con la contabilidad, requiere un profesional; vea ayuda con la contabilidad.

¿Su caso es distinto?

• Una revisión de fin de año encontró cargos personales y las categorías no están claras: la falta de nómina o una nómina mínima, varios propietarios, varios años, una base fiscal cercana a cero o declaraciones presentadas con las cifras anteriores cambian cada una la respuesta. Ordene los años con contabilidad atrasada de una corporación S y vea ayuda con la contabilidad para la contabilidad, la nómina y la base fiscal detrás de cada categoría.
• Usted pagó costos de la corporación y la corporación nunca le reembolsó: vea gastos de una corporación S nunca reembolsados y reembolso de gastos del propietario.
• Empleados y propietarios comparten tarjetas de la empresa: use cargos personales en tarjetas de la empresa.
• Nunca corrió la nómina para usted mismo: empiece con corporación S sin nómina.
• Quiere que el dinero se trate como préstamo: lea pedir prestado a su propia corporación.
• Tomó más que su base fiscal: vea distribuciones que exceden la base fiscal y base fiscal del accionista de una corporación S.
• Los otros accionistas no recibieron montos equivalentes: vea distribuciones desiguales de una corporación S.
• Su negocio es una empresa individual, una LLC con tributación de empresa individual o una corporación C: vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio, cómo corregir la mezcla de fondos del negocio y personales o corporación C que paga gastos del propietario.