Cambiar de software contable a mitad de año: guía paso a paso

¿Debo cambiar de software contable a mitad de año o esperar al cierre del año?

El cierre del año es el momento más sencillo para cambiar, porque un solo sistema contiene entonces todo el año fiscal. Un cambio a mitad de año funciona cuando la contabilidad está conciliada hasta el cierre de un mes y se conserva el archivo anterior, pero entonces la declaración de impuestos, los Forms 1099 y los formularios de nómina deben armarse con dos sistemas.

Esperar al cierre del año conviene a un negocio cuyo programa anterior sigue funcionando y pagado hasta esa fecha. Cambiar antes conviene a uno que pierde soporte o acceso, o que enfrenta una renovación, antes de esa fecha: elija el siguiente cierre de mes con cuentas conciliadas. Un aumento de precio por sí solo no cambia lo que debe hacer la migración.

La columna de cierre del año supone que el año fiscal termina el 31 de diciembre. Si el año fiscal termina en otro mes, solo el estado de resultados queda en un solo sistema: los Forms 1099 reportan el año calendario y las declaraciones de nómina siguen el trimestre o el año calendario. Los períodos del impuesto sobre las ventas siguen el calendario que asigna el estado, así que incluso una migración el 31 de diciembre puede caer dentro de uno: California tiene una base anual fiscal que termina el 30 de junio.

Un cambio deja de ser sencillo cuando se da cualquiera de estos casos:

• La nómina se procesa dentro del archivo contable.
• El impuesto sobre las ventas se cobra en más de un estado.
• El negocio tiene inventario.
• Hay varias conexiones bancarias o de tarjetas, o más de una entidad.
• Una cuenta tiene moneda extranjera, o un propietario o la empresa matriz está fuera de EE. UU.
• Algunos meses antes de la migración no están conciliados.
• El año fiscal termina en un mes que no es diciembre.

Reúna lo siguiente antes de elegir una fecha:

• La balanza de comprobación: el saldo de cada cuenta en una misma fecha, tomada al cierre del último mes conciliado.
• La antigüedad de saldos de cuentas por cobrar y por pagar: las facturas de clientes sin pagar y las facturas de proveedores sin pagar, cada una con su fecha.
• La lista de activos fijos, con el costo y la depreciación acumulada.
• Los pagos a proveedores acumulados en el año, y los informes de nómina e impuesto sobre las ventas acumulados en el año.
• Una copia de seguridad completa del archivo anterior.

Informe la fecha de migración a quien prepara su declaración antes de cambiar: el preparador necesita los informes de ambos sistemas al cierre del año.

¿Cambiar de software modifica mi año fiscal o mi método contable?

No. Un cambio de software no altera el año fiscal ni el método contable: ambos provienen de las declaraciones ya presentadas, no del software. Las publicaciones del IRS citadas aquí no tratan el cambio de software en sí; esto se desprende de las definiciones de año fiscal y método contable de la Publication 538.

La declaración cubre el año fiscal completo, así que no se divide en la fecha de migración.

La Publication 583 indica usar el mismo método contable para calcular el ingreso gravable y para llevar la contabilidad; la Publication 334 dice lo mismo para un negocio pequeño. El reglamento es más flexible: los registros contables incluyen una conciliación de cualquier diferencia entre la contabilidad y la declaración. Si la contabilidad usa un método y la declaración otro, consulte contabilidad por acumulación y declaración con base en efectivo. La trampa es una configuración del archivo nuevo de la que se arma la declaración. Si su base de reporte, su costeo de inventario o su depreciación difieren de lo que usaron las declaraciones presentadas, puede cambiar el tratamiento de una partida importante. La Publication 538 dice que un cambio de método incluye un cambio en el tratamiento de cualquier partida importante, y que cambios como el método de valuación del inventario o el de depreciación generalmente requieren la aprobación del IRS, que se solicita en el Form 3115. Un cambio automático se incluye con la declaración presentada a tiempo para el año del cambio, junto con una copia firmada que se envía al IRS a más tardar el día en que se presenta la declaración; uno no automático se presenta durante ese año. Corregir un error de cálculo o de registro no es un cambio de método. Si una diferencia es lo uno o lo otro lo decide el preparador, antes de que el archivo nuevo alimente una declaración. Para cambiar de efectivo a acumulación a propósito, consulte cambiar de contabilidad de efectivo a contabilidad por acumulación.

¿Qué fecha de migración debo elegir?

Elija el último día de un mes cuyas cuentas bancarias y de tarjetas estén conciliadas con sus estados de cuenta, y el último día del año fiscal si puede esperar. La Publication 583 indica conciliar la cuenta de cheques cada mes.

Una migración al cierre del año igual debe esperar los asientos que el preparador registra después del cierre, como la depreciación y las acumulaciones. Si el archivo nuevo se abrió antes de que se registraran, anote cada uno como un asiento con fecha, o los saldos iniciales no coincidirán con la declaración presentada.

Sea cual sea la fecha, anótela, deje de ingresar cualquier movimiento con fecha posterior en el archivo anterior y, si tiene esa opción, fije allí una fecha de bloqueo (una fecha antes de la cual el archivo rechaza asientos nuevos). Para bloquear un período, consulte fecha de cierre después de presentar los impuestos.

¿Qué traigo al software nuevo?

Traiga saldos a la fecha de migración, no historial: una balanza de comprobación inicial, las facturas y cuentas por pagar abiertas por documento, las listas y la lista de activos.

La Publication 583 dice que los registros de activos muestran el precio de compra, las mejoras, la deducción de la sección 179 y la depreciación tomada, y que los documentos del inventario muestran el monto pagado. Un sistema de partida doble se cuadra solo, así que un asiento inicial que no cuadra tiene un error.

Para amarrar los saldos iniciales con la declaración presentada, consulte saldos iniciales después de cambiar de contador.

¿Traigo las transacciones anteriores o solo los saldos y un archivo de respaldo?

Los saldos más un archivo de respaldo suelen bastar para la declaración. Traiga las transacciones anteriores solo cuando alguien necesite ese detalle dentro del sistema nuevo, como un prestamista o un inversionista que compara los meses del año.

• Los saldos entran con el asiento inicial, arriba.
• El archivo de respaldo es el archivo anterior completo, conservado tal como está. Sigue siendo el registro original de cada transacción anterior: un archivo reconstruido volviendo a ingresar las transacciones no es una copia de los libros y registros de entrada original, y no cumple una solicitud del IRS de la copia de seguridad.
• Las transacciones son la parte riesgosa: cada una que se traslada es otra oportunidad de contar algo dos veces. Si necesita todo el año en un solo archivo, abra el archivo nuevo el primer día del año fiscal e ingrese los meses transcurridos a partir de los estados de cuenta, como describe saldos iniciales después de cambiar de contador, en lugar de importar un tramo del historial. En la contabilidad por acumulación los estados de cuenta no bastan: también hay que registrar las facturas, las facturas de proveedores y los asientos sin efectivo, como la depreciación.

Use una sola fuente para el movimiento bancario de cada período: el archivo anterior, o los estados de cuenta, o una conexión bancaria, nunca dos.

¿Cómo obtengo un estado de resultados del año completo si el año está en dos sistemas?

El estado de resultados del año completo es el informe del sistema anterior desde el primer día del año fiscal hasta la fecha de migración, más el informe del sistema nuevo desde el día siguiente hasta el último día del año, sumados cuenta por cuenta, salvo que el archivo nuevo ya contenga los primeros meses. Elija una de tres rutas antes de importar, y nunca sume el informe anterior a un archivo nuevo que ya contiene los primeros meses.

Cualquiera sea la ruta:

1. Antes de la migración, relacione cada cuenta anterior con una cuenta nueva en una sola hoja.
2. Genere el estado de resultados anterior desde el primer día del año hasta la fecha de migración y guárdelo como archivo.
3. Al cierre del año, genere el estado de resultados nuevo para las fechas correspondientes.
4. Concilie la utilidad neta anterior a la fecha con lo que el archivo nuevo registra para ella: dentro del patrimonio en la primera ruta, en los saldos de ingresos y gastos en la segunda.
5. Entregue al preparador los dos informes originales y el combinado.

Una sociedad de personas o una corporación S también necesita el patrimonio por propietario a la fecha de migración; consulte cómo fijar el patrimonio del propietario.

¿Cómo mantengo correctos los totales acumulados de proveedores para los Forms 1099 en dos sistemas?

Sume los pagos de cada beneficiario en ambos sistemas durante el año calendario antes de decidir quién recibe un Form 1099-NEC. La prueba es si le pagó al beneficiario al menos $2,000 durante el año. Un beneficiario que se queda por debajo de ese monto en cada sistema puede superarlo en el total. A un beneficiario al que usted le retuvo impuesto federal sobre la renta por retención adicional le corresponde un formulario sea cual sea el total.

1. Antes de la migración, genere los pagos por proveedor desde el 1 de enero hasta la fecha de migración. Use pagos, no facturas: la prueba cuenta los montos pagados.
2. Conserve ese informe con el nombre, el número de identificación fiscal, el tipo de entidad y la situación del Form W-9 de cada beneficiario.
3. En el sistema nuevo, dé de alta a cada beneficiario una sola vez, con el mismo nombre y el mismo número de identificación fiscal. Un beneficiario escrito de dos maneras divide el total.
4. Al cierre del año, sume los pagos anteriores a la migración al informe del sistema nuevo, beneficiario por beneficiario.
5. Deje fuera lo que el formulario no cubre. Quién recibe un formulario, incluidos los pagos con tarjeta y las corporaciones, se explica en a qué contratistas se les da un 1099.

Los Forms 1099 reportan los montos pagados durante el año calendario, así que un negocio con año fiscal que migra al cierre de su año fiscal igual tiene un año calendario repartido en dos sistemas. Si ya se vencieron los formularios, consulte formularios tardíos para contratistas y empleados.

¿Cómo evito contar dos veces la misma factura, depósito o cuenta por pagar?

Ingrese cada partida una sola vez: los saldos entran con el asiento inicial; las facturas abiertas de clientes y de proveedores (contabilidad por acumulación), solo como partidas abiertas; y los ingresos y gastos con fecha igual o anterior a la fecha de migración, solo mediante la ruta del año completo que eligió.

Las tres primeras filas corresponden a la contabilidad por acumulación. Con el método de efectivo, una factura sin pagar de un cliente o de un proveedor todavía no es ingreso ni gasto: el método de efectivo cuenta el ingreso al recibirlo y el de acumulación al devengarlo, así que un pago posterior a la migración es un ingreso o gasto nuevo en la contabilidad de efectivo y solo liquida la partida abierta en la contabilidad por acumulación. Hay más información en saldos iniciales después de cambiar de contador. Para duplicados que ya están en el archivo, consulte ingresos duplicados.

¿Cómo verifico que el archivo nuevo coincide con el anterior en la fecha de migración?

El archivo nuevo coincide cuando cada cuenta del balance general de su balanza de comprobación a la fecha de migración es igual a la del archivo anterior después de relacionar las cuentas, y la utilidad acumulada en el año coincide.

Guarde las dos balanzas de comprobación como archivos con fecha; son la prueba de que los dos archivos coinciden. Concilie el primer mes en el archivo nuevo antes de ingresar el segundo.

¿Qué necesitan el historial de nómina y el del impuesto sobre las ventas en un cambio?

La nómina y el impuesto sobre las ventas necesitan, cada uno, sus saldos acumulados en el año y sus períodos de presentación, no solo el balance general.

Conserve el detalle de nómina y de impuesto sobre las ventas, no solo los totales. Los registros de impuestos de empleo incluyen los montos y fechas de pago de salarios y los depósitos de impuestos, y cada estado fija su propio período de conservación de los registros del impuesto sobre las ventas.

Un proveedor de nómina nuevo es un cambio aparte: consulte cambiar de proveedor de nómina. Para la frecuencia de presentación y las fechas de vencimiento, consulte presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas. Si un saldo por pagar ya no coincide con la declaración, consulte impuesto sobre las ventas por pagar que no coincide con la declaración.

¿Cuánto tiempo conservo los datos anteriores y en qué forma?

Conserve los datos anteriores mientras las declaraciones que respaldan puedan ser examinadas o enmendadas, y conserve el archivo completo, no solo los informes.

Los registros de ingresos, deducciones y créditos generalmente deben conservarse 3 años después de presentada la declaración o de su fecha de vencimiento, lo que ocurra después. Los registros de impuestos de empleo deben conservarse al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después. Los registros de bienes que usted posee, como la lista de activos, se conservan hasta que termina el plazo del año en que dispone del bien. La tabla de conservación del IRS enumera los casos de plazo más largo, y cuánto tiempo conservar los registros del negocio los explica.

Qué conservar:

• El archivo de respaldo completo del sistema anterior. El IRS solicita los archivos de respaldo del software contable al inicio de un examen en la mayoría de los casos en que la contabilidad se lleva en software, junto con el acceso de administrador. Dice que una copia en hoja de cálculo no se puede probar como el original, y que los datos condensados no son aceptables para los años bajo examen.
• Una ventana de 14 meses. Un examinador puede solicitar que la copia de seguridad incluya el mes anterior y el posterior al año bajo examen, para probar el corte de operaciones. Una migración al cierre del año igual deja esos meses en dos archivos.
• Informes exportados, legibles sin el programa anterior: estado de resultados anual, balance general, libro mayor, balanza de comprobación, antigüedad de saldos, y informes de pagos a proveedores y de nómina.
• Documentos de respaldo guardados solo como adjuntos en el archivo anterior. El IRS dice que las compras, ventas, nómina y otras transacciones generan documentos de respaldo con información que usted registra en su contabilidad.
• Una descripción del sistema: la Publication 583 pide los registros legibles por máquina y una descripción completa de la parte computarizada, incluidos los controles y el catálogo de cuentas.

Guarde dos copias en lugares distintos y verifique que la copia de seguridad se abre antes de que termine la suscripción anterior. Para saber qué exportar antes de cancelar, consulte registros que debe conservar al cancelar.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Una corporación S de consultoría cambia el 1 de julio

Una corporación S con año calendario y contabilidad por acumulación cambia el 1 de julio, después de conciliar junio. El sistema anterior muestra ventas de US$180,000 y gastos de US$120,000 de enero a junio. El archivo nuevo se abre con los saldos al 30 de junio distintos de las cuentas por cobrar, las facturas abiertas por US$40,000 ingresadas factura por factura y la lista de activos. De julio a diciembre, el sistema nuevo muestra ventas de US$170,000 y gastos de US$115,000.

El estado de resultados de la declaración es la suma de ambos: ventas de US$350,000, gastos de US$235,000, utilidad de US$115,000. Las facturas por US$40,000 ya están en las ventas del sistema anterior, así que los pagos recibidos en julio y agosto liquidan esas facturas y no son ventas de julio.

Un propietario único cuenta marzo dos veces

Una propietaria única con contabilidad por acumulación cambia el 1 de abril. Las facturas sin pagar por el trabajo de marzo suman US$6,000. Ella ingresa las cuentas por cobrar al 31 de marzo como un total de US$6,000 y además importa las facturas de marzo. Las cuentas por cobrar muestran US$12,000. Las facturas importadas también registran US$6,000 de ventas de marzo en el archivo nuevo, así que cualquier estado de resultados del año completo que lea el archivo nuevo desde el 1 de enero cuenta ese ingreso dos veces. La solución es eliminar el total y abrir las cuentas por cobrar factura por factura, una sola vez, registradas contra el asiento inicial.

Un trabajador independiente repartido en dos sistemas

Una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas le paga a un trabajador independiente US$1,500 con cheque antes del cambio y US$1,200 con transferencia bancaria después, ambos por servicios. Cada sistema muestra a un beneficiario por debajo del umbral de $2,000, pero el total es US$2,700. La LLC genera un informe de pagos por proveedor del sistema anterior hasta la fecha de migración, le suma el informe del sistema nuevo y, si el trabajador independiente no es una corporación, puede tener que presentar un Form 1099-NEC por US$2,700.

¿Su caso es distinto?

• El cambio cae a mitad de año y el archivo que va a dejar procesa nómina, impuesto sobre las ventas, inventario o varias conexiones bancarias: la fecha de migración, el historial que se traslada, las cifras del año completo y los totales de 1099 armados con dos sistemas, y un saldo inicial que coincida con el archivo anterior dependen unos de otros, y un error en uno se nota en los demás. Obtenga ayuda con la contabilidad antes de la migración.
• Los meses anteriores a la migración nunca se conciliaron: los saldos iniciales heredan cada error, así que concilie primero. Consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Una cuenta tiene moneda extranjera, o el propietario o la empresa matriz está fuera de EE. UU.: consulte cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU., contabilidad de una subsidiaria estadounidense de una matriz extranjera y, para las declaraciones, ayuda con impuestos transfronterizos.
• También cambió de contador y solo tiene los informes del año pasado: consulte saldos iniciales después de cambiar de contador.
• Su programa contable se está descontinuando: consulte software contable de escritorio que se descontinúa. Si los saldos se descuadraron después del cambio, consulte saldos descuadrados después de pasar de escritorio a la versión en línea y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Todavía está eligiendo el programa nuevo: consulte software que su contador admite y comparación de dos productos.
• La nómina también se cambia: consulte cambiar de proveedor de nómina.
• La configuración del archivo nuevo cambiaría de efectivo a acumulación, o el tratamiento del inventario o de la depreciación: podría ser un cambio de método; consulte cambiar de contabilidad de efectivo a contabilidad por acumulación y obtenga ayuda con la contabilidad.
• El año ya presentado sigue cambiando en el archivo nuevo: consulte fecha de cierre después de presentar los impuestos.
• Hay un aviso o un examen abierto: el IRS dice que los datos condensados no son aceptables para los años bajo auditoría, y que un archivo reingresado no es una copia de los libros originales. Consulte una auditoría del IRS a un negocio pequeño antes de cambiar el archivo anterior.