Saldo de Undeposited Funds en QuickBooks: cómo limpiarlo

¿Qué es el saldo de Undeposited Funds en QuickBooks y por qué sigue creciendo?

Undeposited Funds es una cuenta temporal de QuickBooks Online que guarda los pagos que usted registró pero que todavía no incluyó en un depósito bancario (ayuda de QuickBooks Online). Un pago permanece ahí hasta que usted lo agrupa en un depósito bancario. El saldo crece cada vez que se registran pagos y se omite el paso del depósito. Los pasos de esta página provienen de las páginas de ayuda de QuickBooks Online; QuickBooks Desktop y otro software pueden nombrar la cuenta o las pantallas de otra manera.

Un saldo grande no suma ingresos por sí solo. Los ingresos quedan inflados cuando el mismo dinero también se registró como ingreso nuevo, o cuando se registró un pago al que nunca siguió dinero alguno. Qué informe lo muestra depende de si usted usa el método de efectivo o el de acumulación; las secciones siguientes explican cómo saber cuál es su caso.

Cuatro cosas hacen que el saldo crezca:

• Los pagos nunca se agruparon en depósitos bancarios, porque cada línea del banco se trató por separado.
• La línea del banco se agregó como ingreso nuevo en lugar de conciliarse con un depósito armado con los pagos, así que el mismo dinero aparece dos veces en los libros.
• Se registró un pago al que nunca siguió dinero: un cheque rechazado, una entrada duplicada o un cliente que pagó por otro medio.
• El dinero llegó a una cuenta que los libros no incluyen, como el saldo de una aplicación de pago o una segunda cuenta bancaria.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• el saldo se remonta a más de un año;
• contiene pagos de varias fuentes, como cheques, procesadores de tarjetas, aplicaciones de pago y efectivo;
• no puede saber qué depósitos también se registraron como ingresos;
• es posible que se haya preparado una declaración ya presentada con estos libros.

Reúna antes de empezar:

• los estados de cuenta bancarios de cada mes que abarca el saldo;
• los informes de liquidaciones de cada procesador de tarjetas o aplicación de pago para los mismos meses;
• la lista de transacciones de la cuenta, de la más antigua a la más reciente;
• copias de las boletas de depósito de cheques y efectivo, que la Publication 583 incluye entre los documentos de respaldo de los ingresos brutos;
• el informe de ingresos por mes, generado con el método que usa su declaración;
• la declaración presentada de cada año que toca el saldo.

¿Dónde está la cuenta Undeposited Funds y qué hago si tiene otro nombre?

La cuenta está en el Chart of accounts. El fabricante indica que se le puede cambiar el nombre, así que busque «Undeposited Funds» en la columna Detail type en lugar de fijarse en el nombre (ayuda de QuickBooks Online).

El campo Deposit to de cada formulario de pago decide dónde cae el pago. Elija la cuenta de fondos sin depositar cuando el pago se vaya a agrupar después con otros. Un pago enviado directo a una cuenta bancaria no está en Undeposited Funds; el fabricante indica que se seleccione la cuenta bancaria cuando no se van a combinar depósitos (ayuda de QuickBooks Online), y esa línea del banco luego se puede conciliar con el pago.

¿El saldo de Undeposited Funds debe ser cero al cierre del año?

No necesariamente, pero en cualquier fecha solo debe contener pagos recibidos que aún no se han depositado en el banco. El fabricante describe la cuenta como temporal, y las fuentes citadas aquí no fijan un saldo obligatorio. Al cierre del año es normal que haya cheques en su poder o un lote de tarjetas que el procesador aún no ha pagado. Cada uno debe aparecer como depósito en el siguiente estado de cuenta. Todo lo que supere el plazo habitual entre recibir el dinero y depositarlo requiere una explicación.

Ponga al pago la fecha del día en que recibió el dinero y al depósito la fecha del día en que se hizo: la fecha de la boleta en el caso de cheques y efectivo, y el día en que llegó el dinero en el caso de la liquidación de una tarjeta o aplicación. La diferencia entre las dos fechas es lo que cubre la cuenta. Un depósito hecho a fines de mes que el banco acredita después del cierre es un depósito en tránsito en la conciliación de ese mes, así que no cambie su fecha para que coincida con el estado de cuenta; la Publication 583 incluye los depósitos no acreditados entre las partidas de conciliación.

Para efectos fiscales, la fecha del depósito bancario no decide cuándo cuenta un ingreso. Con el método de efectivo, el ingreso cuenta cuando usted lo recibe de hecho o de forma constructiva. Recepción constructiva significa que el dinero se acredita en su cuenta o queda a su disposición sin restricciones, y no aplica si su control sobre él está sujeto a restricciones o limitaciones sustanciales. El dinero que su agente recibe por usted cuenta como recibido cuando el agente lo recibe. Por eso, si el dinero que retiene un procesador de tarjetas ya se recibió depende de los hechos, como si el procesador actúa como su agente o retiene el dinero bajo restricciones; revise los términos del procesador y el saldo que mostraba a su nombre el último día del año. No puede retener cheques para pasar el ingreso al año siguiente. Con un método de acumulación, el ingreso generalmente cuenta en el año en que se gana, sin importar cuándo llegue el pago (Publication 538).

¿Un saldo grande en Undeposited Funds infla mis ingresos?

No por sí solo. El ingreso se registra con la factura, el recibo de venta o el pago. Agrupar pagos en un depósito bancario mueve el dinero de Undeposited Funds a la cuenta bancaria y no agrega ingresos. Los ingresos quedan inflados cuando el mismo dinero también se registró como ingreso nuevo, o cuando se registró un pago al que nunca siguió dinero; la tabla muestra cada caso.

Un saldo vencido también distorsiona el balance general. Los prestamistas leen ese estado (estados financieros para un préstamo bancario), y la declaración de una corporación también puede incluir uno (Schedule L).

¿Cómo relaciono varios pagos de clientes con un solo depósito bancario?

Arme un depósito bancario con los pagos que el banco recibió juntos. El fabricante indica que se combinen varias transacciones en un solo registro para que coincida con el estado de cuenta, y que registrar cada pago por separado deja los libros desalineados con el banco (ayuda de QuickBooks Online).

1. Seleccione + Create y luego Bank Deposit.
2. En Account, elija la cuenta bancaria que recibió el dinero.
3. Marque la casilla de cada pago que va en ese depósito. El fabricante indica que todos los pagos de Undeposited Funds aparecen en esta ventana. Si falta alguno, compruebe que su campo Deposit to era esa cuenta y que no está ya en otro depósito.
4. Confirme que el total coincida con su boleta de depósito y con la línea del estado de cuenta bancario.
5. Guarde. Los pagos salen de Undeposited Funds.

Cuando la conexión bancaria muestre esa línea, concílela con el depósito. La página de banca del fabricante indica que, cuando la transacción ya existe en QuickBooks, es posible que tenga la opción de conciliarla (ayuda de QuickBooks Online). Agregar una línea que los libros ya tienen registra el mismo dinero dos veces.

Un depósito mal armado se puede deshacer. Eliminar el depósito devuelve todos sus pagos a Undeposited Funds, y quitar un solo pago del depósito devuelve únicamente ese pago (ayuda de QuickBooks Online).

¿Cómo encuentro qué pagos corresponden a cada depósito bancario?

Empiece por el estado de cuenta bancario, no por la cuenta de QuickBooks. Cada línea de depósito es un total, y los pagos que la componen deben sumar esa cantidad.

1. Haga una lista de las líneas de depósito del estado de cuenta de un mes.
2. Para un depósito de cheques o efectivo, use su copia de la boleta de depósito. Allí aparece lo que se depositó.
3. Para la liquidación de una tarjeta o aplicación, use el informe de liquidaciones del procesador. Allí aparecen los pagos, las comisiones y los reembolsos de esa liquidación.
4. En la lista de Undeposited Funds, busque los pagos con fecha anterior al depósito que sumen el total.
5. Si no suman, busque una comisión o un reembolso descontado de la liquidación, un pago de un mes anterior, impuesto sobre las ventas o propinas dentro de la liquidación, o un pago registrado dos veces.

Una liquidación menor que las ventas que la originan es normal. Cuadrar las liquidaciones con un informe de ventas o el Form 1099-K es otra tarea: conciliar ventas y liquidaciones.

¿Cómo se registran las comisiones y los reembolsos del procesador en un depósito por lote?

El total del depósito debe ser igual a lo que recibió el banco, así que una comisión que retuvo el procesador es una línea aparte dentro del depósito. En la ventana del depósito bancario, el fabricante indica que se dejen intactos los pagos originales y que la comisión se agregue en Add funds to this deposit como un monto negativo, en Bank Charges & Fees (ayuda de QuickBooks Online).

Un reembolso que el procesador descontó de una liquidación no es una comisión. Regístrelo como un reembolso al cliente para que se revierta la venta: cómo registrar reembolsos en los libros. El impuesto sobre las ventas y las propinas también vienen dentro de la liquidación; las guías de los procesadores los explican: liquidaciones de procesadores en línea y depósitos de tarjetas en el punto de venta.

No fuerce un total con una línea sin explicación. Si los pagos, las comisiones y los reembolsos no suman el monto del banco, primero encuentre la partida que falta.

¿Qué hago si el depósito se registró como ingreso nuevo y los pagos siguen ahí?

El mismo dinero se está contando dos veces. Conserve los pagos, porque cierran las facturas del cliente, y reemplace la entrada de ingreso agregada por un depósito armado con ellos.

1. Confirme el patrón: un depósito en el estado de cuenta bancario, una entrada de ingreso por ese monto en los libros y pagos sin depositar que suman esa cantidad.
2. Elimine la entrada de ingreso agregada.
3. Arme el depósito bancario con los pagos, como se explicó arriba, con la fecha en que el banco lo registró.
4. Concilie la línea del banco con ese depósito en lugar de agregarla.
5. Compare los ingresos de ese mes con sus depósitos. Los ingresos deben bajar por el monto eliminado.

Si el mes ya está conciliado o bloqueado, concílielo de nuevo después: saldo inicial de conciliación incorrecto y fecha de cierre después de presentar los impuestos. Si el ingreso duplicado llegó a una declaración presentada, es posible que la declaración deba enmendarse: ingresos duplicados en QuickBooks.

¿Cómo limpio o dejo en cero los saldos antiguos de Undeposited Funds, o los pagos que nunca se depositaron?

Limpie el saldo un pago a la vez, empezando por el más antiguo. Cada pago es una de cuatro cosas.

Concilie cada mes con su estado de cuenta antes de pasar al siguiente. Si un mes que usted cambia pertenece a un año ya presentado, guarde primero los informes de ese año y revise la fecha de cierre (fecha de cierre después de presentar los impuestos); si hace falta enmendar la declaración, es una pregunta para quien la preparó. Si los ingresos inflados llegaron a una declaración presentada, es posible que el impuesto pagado también esté inflado. Un reclamo de reembolso tiene un plazo: 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (IRS); quién presenta y cómo depende del tipo de entidad: ingresos duplicados en QuickBooks. Si un saldo no concilia después de esto: las conexiones bancarias no son conciliación.

Tres atajos causan errores nuevos:

• Eliminar pagos para llegar a cero. Eliminar un pago real suele reabrir su factura, así que el saldo del cliente queda inflado y se pierde el rastro del cobro. Si el dinero sí llegó al banco, su línea bancaria queda sin ningún pago que la respalde. Si esa línea se agregó como ingreso, el ingreso sigue contado dos veces en un informe con base de acumulación; en un informe con base de efectivo el total puede verse bien mientras la factura figura como no pagada.
• Un asiento de diario que mueve el saldo a ingresos, patrimonio o una cuenta comodín. Oculta la causa. La Publication 583 indica que los registros computarizados deben conciliar con sus libros y su declaración y respaldar las entradas de esta, así que conserve el estado de cuenta bancario o el informe de liquidaciones que respalda cualquier asiento que limpie este saldo.
• Poner a la corrección la fecha de hoy. Para un depósito que el banco ya acreditó, use el día en que se registró, de modo que el mes antiguo concilie. Solo un depósito que el banco aún no ha acreditado queda esperando como depósito en tránsito.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Cheques depositados en dos visitas al banco

Un paisajista recibe 12 cheques en marzo por un total de US$9,600 y registra cada uno como un pago en Undeposited Funds. Siete cheques (US$5,600) van al banco el 8 de marzo y cinco (US$4,000) el 22 de marzo. El estado de cuenta muestra dos depósitos. El paisajista arma dos depósitos bancarios con los pagos, uno por visita, y el total de cada uno es igual a su boleta de depósito. El saldo de esos cheques queda en cero.

Un lote de tarjetas con comisiones

El procesador de tarjetas de un vendedor en línea le paga US$4,850 por 40 ventas, después de US$150 de comisiones. Los 40 pagos suman US$5,000. El vendedor los agrupa en un depósito bancario y agrega una línea de comisión de menos US$150 en Bank Charges & Fees. El depósito es igual a los US$4,850 del banco, y los 40 pagos salen de Undeposited Funds.

Un saldo antiguo que también se registró como ingreso

Un consultor encuentra US$18,000 en Undeposited Funds de hace dos años: seis pagos de clientes de US$3,000 cada uno.

• Hace dos años: se registró cada pago y después cada línea del banco se agregó como ingreso. Los ingresos de ese año quedaron US$18,000 demasiado altos.
• El año pasado: el saldo permanece sin cambios y la cuenta bancaria sigue conciliando.
• Ahora: el consultor elimina las seis entradas de ingreso agregadas, arma seis depósitos bancarios con los pagos, cada uno con la fecha en que el banco lo registró, y concilia cada uno con su línea del banco. El saldo queda en cero, y los ingresos del primer año bajan US$18,000 en los libros. Como la declaración de ese año se preparó con estos libros, el consultor revisa si hay que enmendarla, y si ese año está bloqueado, antes de cambiarlo.

¿Su situación es distinta?

• El saldo se remonta a años atrás, abarca muchas fuentes de pago o no puede saber qué depósitos también se registraron como ingresos: obtenga ayuda con la contabilidad para determinar qué contiene realmente el saldo, qué entradas eliminar o conciliar y si un año ya presentado se vio afectado.
• Los ingresos están duplicados en otros lugares además de esta cuenta: consulte ingresos duplicados en QuickBooks.
• Las liquidaciones, las comisiones o un Form 1099-K no coinciden con sus ventas: consulte conciliar ventas y liquidaciones.
• Hay facturas antiguas que nunca se pagaron: consulte dar de baja facturas impagas de clientes.
• Una conciliación no cuadra después de cambiar entradas antiguas: consulte saldo inicial de conciliación incorrecto.
• Quiere una rutina que evite que el saldo se acumule de nuevo: consulte las conexiones bancarias no son conciliación.
• Los libros llevan meses de atraso, o el IRS escribió sobre el año: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados con ayuda con la contabilidad, o un aviso del IRS a su negocio.