Negocio con mucho efectivo: registros diarios de ventas y el IRS

¿Cómo pagan impuestos los negocios que manejan efectivo y cómo declaro el ingreso en efectivo en mi declaración de impuestos?

Un negocio que maneja efectivo debe declarar cada dólar de ventas en efectivo, llegue o no al banco. El impuesto se calcula sobre la ganancia, que es el ingreso del negocio menos los gastos del negocio, no sobre las ventas brutas. El IRS indica a los propietarios que deben declarar todo el ingreso recibido del negocio, incluso el que no se les informó en un Form 1099, y el Internal Revenue Code (el código tributario federal) grava todo ingreso, sin importar su origen, incluido el ingreso bruto de un negocio. Un propietario único declara las ventas en efectivo como ingresos brutos en el Schedule C, línea 1. Una sociedad de personas o una corporación declara esos mismos ingresos en su propia declaración. Esta página trata de los negocios que reciben efectivo de sus clientes, no del método de efectivo en contabilidad; para esa decisión, vea método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

Lo que distingue a un negocio de efectivo es la prueba. Toda persona sujeta al impuesto sobre la renta debe llevar libros o registros suficientes para establecer su ingreso bruto, y el IRS acepta cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos. El efectivo no deja ningún rastro de papel fuera del negocio, así que su registro diario es la evidencia, y los examinadores ponen el manejo del efectivo en el centro de su revisión.

Un negocio de efectivo deja de ser sencillo cuando:

• hay días o meses de ventas en efectivo que nunca se anotaron;
• los depósitos son menores que las ventas en efectivo que muestra la caja registradora;
• los depósitos son mayores que las ventas declaradas, o la proporción de efectivo en sus depósitos no coincide con la proporción de efectivo en sus ventas;
• sale efectivo de la caja para suministros, personal o el propietario;
• varias cajas registradoras, locales o propietarios manejan el efectivo; o
• el IRS envió una carta, o un prestamista o comprador pide registros que usted no tiene.

Varias de estas situaciones exigen reconstruir los registros o tratar con el IRS; vea «¿Su caso es distinto?» al final.

Reúna antes de empezar: los informes de cierre (Z) de la caja registradora o las hojas de ventas diarias, las boletas de depósito, los estados de cuenta bancarios, los comprobantes de pago en efectivo con las facturas que los respaldan, y sus declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué registros diarios prueban mis ventas en efectivo?

Las ventas en efectivo de cada día se prueban con un registro hecho ese mismo día, respaldado por el documento que originó la venta. La Publication 583 enumera las cintas de la caja registradora, las boletas de depósito bancario, los talonarios de recibos, las facturas y los comprobantes de cargo de tarjetas de crédito como documentos que muestran los ingresos brutos. Guárdelos en orden, por año y por tipo de ingreso.

El informe Z es un registro que piden los examinadores. La guía de auditoría del comercio minorista del IRS dice que el propietario debe conservar la cinta de cada día, porque sin las cintas un examinador no puede saber si se registró cada venta, y que los examinadores comparan las cintas con el diario de ventas. Cuando los documentos de venta están numerados, los examinadores también buscan números faltantes.

Las ventas con tarjeta, las comisiones del procesador y las propinas en tarjeta van en el registro diario del punto de venta (POS); vea cómo registrar las ventas diarias del POS.

¿Cómo cuento la caja cada día y registro el sobrante o el faltante de efectivo?

Cuente el efectivo del cajón al cierre, compárelo con el total de efectivo de la caja registradora y anote cualquier diferencia. El sistema de ejemplo de la Publication 583 funciona así: el efectivo contado, más los comprobantes de pagos en efectivo, menos el fondo de cambio inicial fijo, es igual a los ingresos en efectivo del día, y esa cifra coincide con las ventas en efectivo del día más el impuesto sobre las ventas. El IRS lo presenta como ejemplo, no como un formato obligatorio.

1. Deje cada día en el cajón el mismo fondo de cambio inicial fijo.
2. Al cierre, imprima el informe de cierre de la caja registradora y cuente el cajón por billetes y monedas. Anote los cheques de clientes en una línea aparte.
3. Tome lo que contó, sume los comprobantes de pagos en efectivo del día y reste el fondo de cambio. Eso es lo que cobró en efectivo y cheques.
4. Compárelo con las ventas en efectivo y con cheque del informe, más el impuesto sobre las ventas cobrado. La diferencia es el sobrante o faltante de efectivo.
5. Anote las ventas en efectivo por el monto del informe y la diferencia en su propia línea, nunca dentro de las ventas.
6. Firme y feche la hoja. Cuando el personal lo permite, el conteo lo hace una persona distinta de la que hace el depósito; los examinadores preguntan quién cuenta el efectivo y quién lo lleva al banco.

Una diferencia pequeña que se compensa durante el mes es un error común de manejo. Un faltante grande o repetido puede significar una venta sin registrar, un pago sin registrar o una pérdida; busque la causa en lugar de dejarlo en los libros.

¿Puedo pagar a proveedores o empleados con el efectivo de la caja y cómo registro esos pagos?

Se puede pagar una cuenta con efectivo si primero se registra la venta por su monto total y el pago tiene su propio registro. La Publication 583 prefiere el pago con cheque para documentar los gastos. Cuando paga un gasto en efectivo, conserve el recibo; si no puede obtenerlo, escriba una explicación en el momento del pago. La guía de auditoría del comercio minorista del IRS indica a los examinadores que verifiquen que el ingreso se declaró antes de usarse en un pago, y señala que los propietarios suelen guardar un sobre diario o una carpeta con los pagos en efectivo.

Escriba un comprobante cada vez que pague en efectivo: fecha, beneficiario, monto, motivo y quién lo aprobó, con la factura adjunta. Luego registre las ventas completas del día y clasifique cada pago por separado: un gasto, una compra de inventario o de equipo, el pago de una deuda o un pago al propietario. Pagar en efectivo no decide si un monto es un gasto deducible. Restar el pago de las ventas reduce ambas cifras y hace que el día ya no coincida con el informe Z. Si falta un recibo, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Tres tipos de pago requieren más cuidado:

• Salarios. El pago a un empleado es salario, ya sea en efectivo o de otra forma, con retención de impuestos y declaraciones de nómina. Un propietario o ejecutivo que es responsable de la retención y que, a sabiendas, no la entrega al IRS puede ser responsable personalmente de 100% del impuesto retenido que no se pagó (26 U.S.C. 6672). Vea trabajadores pagados en efectivo que podrían ser empleados y la multa por recuperación de impuestos de fondos en fideicomiso.
• Uso del propietario. El efectivo que se toma para uso personal no es un gasto del negocio. Regístrelo como sueldo del propietario, retiro o distribución, según el tipo de entidad, y nunca como suministros; vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.
• Propinas de tarjeta pagadas en efectivo. El efectivo sale de las ventas y nunca llega al banco, así que necesita su propio registro; vea las propinas que dejan los clientes.

¿Debo depositar todo el efectivo y cómo se concilian los depósitos con las ventas registradas?

Deposite sus ingresos en efectivo y, cuando pueda, pague las cuentas con cheque. La Publication 583 indica a los propietarios que depositen todos los ingresos diarios en la cuenta corriente del negocio, anoten en cada boleta de depósito si el dinero es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo, conserven copias y concilien la cuenta cada mes. El efectivo que sí sale de la caja necesita su propio comprobante, y la conciliación mensual de abajo lo resta. El efectivo del negocio que entra a una cuenta personal sigue siendo ingreso del negocio, y los examinadores también analizan las cuentas personales del propietario.

Los depósitos se concilian con las ventas mediante aritmética. Cada mes:

Los depósitos incluyen el impuesto sobre las ventas que usted cobró. Un impuesto que se cobra al comprador y se entrega al estado generalmente no forma parte de los ingresos brutos, así que los depósitos superan las ventas registradas por ese impuesto; un impuesto que se le impone a usted como vendedor sí se incluye en los ingresos brutos. El momento del depósito explica la mayoría de las diferencias. El efectivo recibido el último día del mes, o durante un fin de semana, se deposita en el período siguiente; anótelo como depósito en tránsito y despéjelo el mes siguiente. Depositar solo una parte del efectivo y gastar el resto rompe la conciliación. El IRS compara la proporción de efectivo en sus ventas con la proporción de efectivo en sus depósitos.

¿Cómo examina el IRS un negocio con mucho efectivo?

El IRS revisa si sus registros coinciden entre sí y con su declaración de impuestos, y reconstruye el ingreso con cifras externas cuando no coinciden. La guía de auditoría del comercio minorista y el manual Examination of Income describen estas pruebas. Ambos son orientación del IRS para los examinadores, no la ley, y la guía del comercio minorista es de 2009.

Cuando faltan registros o no concilian, el examinador puede reconstruir su ingreso con cifras externas, como los depósitos o las compras; el manual lo llama método indirecto. Dice que el método de depósitos bancarios encaja mal cuando gran parte del efectivo no se deposita, y califica el método del margen de ganancia como eficaz en negocios como restaurantes, tabernas, licorerías, estaciones de gasolina y joyerías. Por eso importan las facturas de compra: son la base de una prueba de margen.

Los libros que no se pueden conciliar con la declaración, o los depósitos mayores que el ingreso declarado, son lo que lleva a una revisión más profunda del ingreso. Para saber cómo se desarrolla una auditoría, vea cómo se desarrolla una auditoría del IRS a un negocio pequeño.

¿Depositar más de $10,000 llama la atención del IRS?

Solo el efectivo activa el informe de transacciones en efectivo del banco. Depositar cheques o recibir pagos de tarjetas no lo activa, sea cual sea el monto, porque el efectivo significa monedas y billetes. Un depósito grande en efectivo hace que el banco presente un informe de rutina, que no es una multa ni una acusación contra usted. Un banco debe presentar un Currency Transaction Report (CTR, informe de transacciones en efectivo) por las transacciones en efectivo (billetes o monedas) de más de $10,000 hechas por una persona o para ella en un día hábil, y FinCEN dice que no existe una prohibición general de manejar grandes cantidades de efectivo. Los depósitos del mismo día hábil se suman en todas las sucursales del banco, y los depósitos hechos de noche, en fin de semana o en un feriado se consideran recibidos el siguiente día hábil. El efectivo de todo un fin de semana depositado junto puede superar el límite que cada día por separado no alcanzaría. Un banco puede eximir de estos informes a ciertos negocios que con frecuencia manejan más de $10,000 en efectivo (31 CFR 1020.315); eso no cambia lo que usted debe registrar.

El IRS puede ver estos informes. El manual Examination of Income permite a los examinadores usarlos como pistas de ingresos no declarados. Por eso los depósitos grandes en efectivo deben coincidir con las ventas registradas; las hojas diarias y la conciliación mensual son lo que demuestra que coinciden.

El riesgo legal está en dividir los depósitos para evitar el informe. La 31 U.S.C. 5324 convierte en delito el fraccionamiento (structuring) de transacciones para evadir el informe del banco, con hasta cinco años de prisión y más en casos agravados. El dinero involucrado también puede ser incautado y decomisado (31 U.S.C. 5317). El fraccionamiento es ilegal aunque el dinero sea legal, y para que cuente no hace falta que los depósitos superen $10,000 en un solo banco ni en un solo día; lo que importa es el propósito (IRM 4.26.13). Los depósitos fraccionados pueden llevar al banco a presentar un informe de actividad sospechosa. Depositar el efectivo a medida que entra, en los montos realmente recibidos, es el caso ordinario.

¿Cuándo presento el Form 8300 por efectivo de un solo cliente?

Es posible que deba presentar el Form 8300 cuando su negocio recibe más de $10,000 en efectivo de un mismo pagador, en una transacción o en transacciones relacionadas. El formulario vence a los 15 días de recibir el efectivo (guía de referencia del IRS); si se paga en cuotas, a los 15 días del pago que lleva el total por encima de $10,000. Pida el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal del pagador cuando llegue el efectivo, porque el formulario los exige. Esto suele afectar a un negocio que recibe un pago grande de un solo cliente, como el anticipo de un evento o la venta de un artículo de alto precio. La prueba se aplica por pagador: las ventas pequeñas a muchos clientes distintos no se suman, pero los pagos relacionados de un mismo cliente sí.

Más sobre el Form 8300, según la guía de referencia del IRS y las instrucciones del formulario:

• Qué cuenta como efectivo. Siempre cuentan los billetes y monedas. Los cheques de caja, los giros bancarios, los cheques de viajero y los giros postales (money orders) de $10,000 o menos cuentan en ciertas ventas minoristas designadas, como los coleccionables, y en cualquier venta en la que usted sepa que el cliente los usa para evitar el informe; las instrucciones del formulario enumeran esas ventas. Los cheques personales y las transferencias bancarias no son efectivo. La ley también considera efectivo los activos digitales (26 U.S.C. 6050I(d)); las instrucciones y la guía de referencia del IRS no dicen cómo, así que consulte antes de aceptarlos.
• Presentación electrónica. Un negocio que presenta al menos 10 otras declaraciones informativas en un año, como los Forms W-2 y 1099 (el Form 8300 no cuenta), debe presentar el Form 8300 por vía electrónica mediante el sistema BSA E-Filing de FinCEN, y un formulario en papel se considera tardío. Existen dispensas y una exención por motivos religiosos (instrucciones del formulario).
• Aviso al cliente. Entregue a cada persona nombrada en el formulario una declaración escrita a más tardar el 31 de enero del año siguiente, y conserve copias del formulario y de la declaración durante cinco años.
• Dividir el pago de un cliente. Dividir un pago para evitar el formulario también es fraccionamiento conforme a la 31 U.S.C. 5324. Un formulario tardío o incompleto conlleva multas civiles por cada formulario, y no presentarlo a propósito es un delito grave.

¿Cuánto tiempo guardo las cintas de la caja, las boletas de depósito y los estados de cuenta?

Guárdelos hasta que venza el plazo del IRS para determinar el impuesto de esa declaración. Por lo general son 3 años después de presentarla, y una declaración presentada antes de tiempo se trata como presentada en la fecha de vencimiento (IRS). El plazo es de seis años si omitió ingresos por más de 25% del ingreso bruto que muestra la declaración (en un negocio, los ingresos brutos antes de los costos), y no hay límite para un año en que nunca presentó la declaración ni para una declaración fraudulenta (Topic 305). Conserve los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años; los demás registros tienen sus propios plazos.

Si escanea el papel para desechar los originales, la Publication 583 dice que el sistema de almacenamiento electrónico debe cumplir los requisitos del IRS y probarse antes. Las reglas completas de conservación están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué hago si nunca registré mis ventas en efectivo o mis depósitos no coinciden con las ventas que declaré?

Empiece hoy la hoja diaria y luego reconstruya el período faltante con los registros que aún existen; compare el resultado con lo que declaró cada declaración. Las cifras reconstruidas son estimaciones hasta que se respaldan con documentos de origen, así que márquelas como reconstruidas, con la fecha y las fuentes.

1. Haga una lista de cada mes sin registro diario.
2. Para cada mes, empiece con los informes guardados de la caja registradora o los talonarios de recibos (una caja computarizada suele conservar los totales diarios anteriores). Los informes del procesador solo muestran las ventas con tarjeta, no el efectivo que falta. Si debe usar los depósitos, tome los depósitos de efectivo, quite el dinero que no son ventas (préstamos, transferencias, dinero del propietario, impuesto sobre las ventas cobrado al comprador), sume el efectivo pagado, ajuste por el efectivo disponible y el momento de los depósitos, y luego sume una sola vez las ventas brutas con tarjeta. Use las facturas de compra y su margen habitual como verificación cruzada, no como fuente.
3. Sume cada año y compárelo con los ingresos brutos de la declaración de ese año y con las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
4. Si una declaración informó menos que la cifra reconstruida, tal vez deba corregirse. Qué años y si conviene enmendar depende de hechos que debe revisar un profesional.

El impuesto que se dejó fuera de una declaración sigue adeudándose, el IRS cobra intereses y pueden aplicarse multas sobre el pago insuficiente. Cuánto tiempo atrás puede revisar el IRS y qué multas se aplican depende de los hechos; vea cómo se desarrolla una auditoría del IRS a un negocio pequeño. Para la reconstrucción en sí, vea reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Un salón de uñas cuyo efectivo, tarjetas y pagos concilian

Un salón factura $20,000 en un mes: $12,000 en efectivo y $8,000 con tarjeta. Deposita $10,500 del efectivo y paga $1,500 a proveedores desde la caja con comprobantes firmados. Las hojas diarias muestran ventas en efectivo de $12,000, las boletas de depósito muestran $10,500 y los comprobantes muestran $1,500, así que el mes concilia con $20,000 de ventas, suponiendo el mismo efectivo disponible al inicio y al final del mes y ventas con tarjeta antes de las comisiones del procesador. Sin los comprobantes, la diferencia de $1,500 podría parecer efectivo recibido y nunca declarado, y la menor proporción de efectivo en los depósitos no tendría explicación.

Un restaurante que deposita a diario y otro que divide los depósitos

Un restaurante recibe $9,500 en efectivo el lunes y $9,500 el martes. Depositar cada día lo que entra es el caso ordinario; cada depósito queda por debajo del límite de informe del banco, así que no se genera ningún informe. Si en cambio el propietario guarda el efectivo de ambos días y lo deposita en dos depósitos de $9,500 en dos bancos la misma tarde para que ninguno presente un informe, esa es la conducta que la 31 U.S.C. 5324 llama fraccionamiento, que depende del propósito de evitar el informe, aunque el efectivo sea real y legal. Un solo depósito de $19,000 simplemente sería informado por el banco, sin multa.

Un vendedor de mercado cuyos libros no alcanzan el efectivo

Un vendedor vende unos $150,000 al año, sobre todo en efectivo, pero los libros y la declaración muestran $110,000 porque nunca se anotaron las semanas flojas. Las compras del vendedor, con el margen habitual del sector, apuntan a unos $150,000. Sin registros diarios, el vendedor no puede demostrar que la diferencia de $40,000 sea incorrecta. Si esos $40,000 fueron ventas reales que se dejaron fuera de la declaración, equivalen a más de una cuarta parte de los $110,000 declarados, por lo que el IRS generalmente tendría seis años desde la presentación, y no tres, para determinar el impuesto de esa declaración. Una reconstrucción a partir de los informes guardados de la caja registradora, los depósitos y las facturas de compra es la forma en que el vendedor intentaría documentar esas semanas.

¿Su caso es distinto?

• Recibió una carta o un aviso de examen del IRS, o sus depósitos son mayores que las ventas que declaró: los registros, los años involucrados y quién trata con el IRS determinan cómo sigue el asunto. Vea cómo se desarrolla una auditoría del IRS a un negocio pequeño y busque ayuda con la contabilidad antes de responder.
• Pasaron años sin registrar el efectivo: la reconstrucción es un trabajo de contabilidad. Vea reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios y ponerse al día con libros atrasados, con ayuda con la contabilidad.
• Un prestamista, comprador o arrendador pide estados financieros y el efectivo nunca se registró: los estados construidos sobre registros diarios faltantes pueden no coincidir con sus depósitos, así que los registros van primero. Vea reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta bancarios y ayuda con la contabilidad.
• Varias cajas, locales o socios manejan efectivo, o la conciliación mensual nunca cuadra: las hojas diarias y la conciliación son una rutina mensual de contabilidad; vea ayuda con la contabilidad.
• Nunca se presentaron las declaraciones de esos años: vea ponerse al día con declaraciones de negocios no presentadas.
• Ha dividido depósitos para quedar por debajo del límite del banco: esto plantea una cuestión de derecho penal sobre la que un abogado tributario puede asesorarle antes de que responda al banco o al IRS. Después, los registros pueden reconstruirse con ayuda con la contabilidad.
• La mayoría de sus ventas son pagos con tarjeta o aplicaciones: vea cómo registrar las ventas diarias del POS y pagos del negocio recibidos por aplicaciones de pago.
• Tiene máquinas expendedoras: vea libros de un negocio de máquinas expendedoras.
• Cobra impuesto sobre las ventas en ventas en efectivo: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.