1099-K: costo de los bienes vendidos y ganancia neta real

¿Por qué mi Form 1099-K muestra mucho más de lo que gané?

El Form 1099-K informa pagos brutos, no ganancia. La casilla 1a suma cada transacción por su monto completo, sin reducir comisiones, créditos, reembolsos, envío ni descuentos (instrucciones del Form 1099-K; 26 CFR 1.6050W-1).

El formulario tampoco sabe cuánto pagó por los bienes, y puede incluir dinero que nunca fue ingreso por ventas, como el impuesto sobre las ventas cobrado a los compradores (Publication 334). La diferencia con la ganancia suele ser normal. El orden es este: declare las ventas, reste los reembolsos, reste el costo de los bienes que vendió, reste las comisiones, el franqueo y otros costos del negocio, y lo que queda es la ganancia neta.

Un caso requiere más que restar cuando llegaron formularios de varias plataformas por las mismas ventas, nunca contó el inventario ni guardó facturas de proveedores, declaraciones anteriores informaron el monto bruto sin costo de los bienes vendidos, o el IRS ya propuso un impuesto sobre el monto bruto. Vender como pasatiempo y no como negocio cambia el cálculo: el costo de los bienes vendidos aún puede reducir el ingreso del pasatiempo, pero la mayoría de los gastos de un pasatiempo, como las comisiones y el franqueo, no se pueden deducir, y el impuesto por trabajo independiente no se aplica (26 U.S.C. 67(h); 26 CFR 1.183-1(e); 26 U.S.C. 1402(a); pasatiempo o negocio).

Reúna primero:

• todos los Forms 1099-K y los reportes por pedido de cada plataforma;
• facturas de proveedores, recibos de materiales si usted fabrica lo que vende, y estados de cuenta bancarios o de tarjeta de lo que compró para vender;
• el inventario final del año pasado y un conteo de lo que tiene ahora;
• registros de reembolsos, comisiones y franqueo.

¿Declaro el monto del Form 1099-K y en qué parte del Schedule C va?

Sí: declare las ventas en el Schedule C, línea 1 (ingresos brutos). Eso es lo que muestra el formulario por los bienes vendidos, más las ventas que ningún formulario informó (IRS: qué hacer con el Form 1099-K; instrucciones del Schedule C). Para este fin, el propietario de una LLC de un solo miembro es un propietario único, salvo que la LLC haya elegido tributar como corporación (Publication 334). Las sociedades de personas y las corporaciones declaran en sus propias declaraciones; consulte el impuesto sobre la renta para vendedores en línea.

No omita el formulario: el IRS recibe su propia copia y la compara con las declaraciones (IRS: aviso CP2000). Tampoco anote solo la ganancia o los pagos recibidos, porque la línea 1 pide los ingresos brutos. El IRS generalmente tiene 3 años después de presentada una declaración para determinar más impuesto. Omitir más de 25% del ingreso bruto indicado en una declaración puede ampliar ese plazo a 6 años, y en un negocio ese ingreso bruto son los ingresos antes del costo de los bienes vendidos (26 U.S.C. 6501(a) y (e)).

Quite un monto de la línea 1 solo cuando un registro demuestre que no fueron ventas del negocio: regalos, reembolsos, dinero devuelto en efectivo al pagar en caja, impuesto sobre las ventas que la ley impone al comprador, o artículos personales que vendió (IRS: qué hacer con el Form 1099-K; Publication 334). Las instrucciones del Form 1040 envían los regalos, los reembolsos y los artículos personales vendidos con pérdida al espacio de anotación en la parte superior del Schedule 1, y un artículo personal vendido con ganancia al Form 8949 y al Schedule D (instrucciones del Form 1040). Consulte artículos personales vendidos con pérdida y pasatiempo o negocio.

¿Cómo paso del Form 1099-K a mi ganancia real?

Empiece con las ventas reales y avance por el Schedule C en este orden. Cada paso necesita un registro que usted pueda presentar.

Un negocio que vende solo servicios generalmente no tiene costo de los bienes vendidos (Publication 334). Los números de línea provienen del Schedule C publicado más reciente; verifíquelos en el formulario del año en que presente su declaración.

¿Dónde van las comisiones de la plataforma, los costos de envío y los reembolsos?

Los reembolsos reducen las ventas en la línea 2, las comisiones de la plataforma y el franqueo son gastos, el envío que usted cobra se queda en las ventas, y el flete para traer los bienes es parte del costo de los bienes vendidos. El IRS incluye las comisiones, los reembolsos y el envío entre los montos que se pueden restar del monto bruto del formulario (IRS: qué hacer con el Form 1099-K); la tabla muestra dónde cae cada uno en el Schedule C.

Los derechos de aduana y el empaque se explican en costo puesto en destino dentro del costo de los bienes vendidos. Cómo conciliar en la contabilidad los pagos con las ventas se explica en conciliación de ventas y pagos.

¿Qué es el costo de los bienes vendidos y dónde va en el Schedule C?

El costo de los bienes vendidos es lo que usted pagó por los bienes que vendió durante el año, no por todo lo que compró. Va en la Parte III del Schedule C, y la línea 42 pasa a la línea 4 (Schedule C). Para un negocio que vende bienes, el ingreso bruto es el total de ventas menos el costo de los bienes vendidos, y los gastos de venta no forman parte de esa resta (26 CFR 1.61-3); por eso las comisiones y el franqueo se quedan en la Parte II.

Cuando comprar, fabricar o vender bienes es la forma de generar ingresos, generalmente debe llevar el inventario al inicio y al final del año. Un contribuyente de pequeño negocio (con ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años anteriores, y que no sea un refugio fiscal) puede omitir el inventario formal, pero igual debe usar un método que refleje con claridad el ingreso (instrucciones del Schedule C; Publication 334). Los métodos que califican, la Parte III línea por línea y cómo contar el inventario están en costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

¿Cómo calculo el costo de los bienes vendidos del año?

Sume el inventario con el que empezó a lo que compró y reste el inventario que todavía tiene (Publication 334).

El inventario inicial normalmente es igual al inventario final del año pasado; explique cualquier diferencia. Las compras y el flete de entrada salen de las facturas de proveedores. El inventario final sale de un conteo al cierre del año. Si usted fabrica lo que vende, también cuentan los materiales y la mano de obra de las personas a quienes paga, pero no los montos que se pague a sí mismo (Schedule C). El costo es lo que usted pagó, nunca el precio de venta ni el monto bruto del formulario.

Cuente con listas escritas de la descripción, la cantidad, el precio unitario y el valor de cada artículo, conservadas como registro permanente (Publication 334). La Parte III línea por línea y la valuación del inventario están en costo de los bienes vendidos en el Schedule C; el Ejemplo 2 muestra la aritmética.

¿Qué pasa si nunca llevé el inventario ni guardé recibos?

El costo de los bienes vendidos igual debe respaldarse, con registros o con una reconstrucción que usted pueda explicar. Las regulaciones exigen registros, incluidos los inventarios, suficientes para establecer el ingreso bruto y las deducciones (26 CFR 1.6001-1), y el IRS menciona los cheques cancelados, los recibos, los comprobantes de tarjeta y las facturas como respaldo del costo del inventario (Publication 583).

Cuando faltan esos documentos, reconstruya con lo que exista:

• historiales de pedidos de proveedores y de plataformas;
• estados de cuenta bancarios y de tarjeta que muestren pagos a proveedores;
• un conteo de lo que tiene hoy, valuado al costo; sume el costo de lo que vendió desde el cierre del año y reste el costo de lo que compró desde entonces para estimar el inventario final del año;
• las ventas por artículo de la plataforma.

Luego pruebe el resultado: divida la ganancia bruta entre los ingresos netos y compárela con su margen habitual, porque una diferencia grande indica un error en las ventas, las compras o el inventario (Publication 334). Anote cómo se construyó la cifra de cada año.

Las páginas del IRS citadas arriba no fijan ningún método para reconstruir el costo faltante, así que lo que acepte un examinador depende de los hechos. Los años de reventa sin registros de inventario se explican en costo de los bienes vendidos sin registros.

¿Qué pasa si recibí Forms 1099-K de varias plataformas por las mismas ventas?

Cuente cada venta una sola vez. Un vendedor puede tener un formulario de un procesador de tarjetas, que informa cualquier monto, y uno de cada marketplace o aplicación de pagos que supere $20,000 en más de 200 transacciones; una plataforma puede enviar uno por debajo de ese nivel (IRS: cómo entender su Form 1099-K). Si los formularios cubren transacciones distintas, el IRS indica que use todos ellos y sus propios registros para determinar su impuesto real (IRS: preguntas frecuentes sobre el Form 1099-K).

Una transacción debe aparecer en un solo formulario: cuando más de una entidad podría informarla, la que envía la instrucción de transferir los fondos a la cuenta del vendedor presenta el formulario, a menos que las partes acuerden por escrito que otra lo presente por ella (26 CFR 1.6050W-1; instrucciones del Form 1099-K). Si los mismos pedidos aparecen en dos formularios, los totales de los formularios inflan las ventas.

1. Anote el emisor de cada formulario, la casilla 1a, la casilla 3 (transacciones), la casilla 4 (retención adicional, que se reclama en su declaración como impuesto pagado) y las casillas mensuales 5a a 5l (instrucciones del Form 1099-K; instrucciones del Form 1040, línea 25b).
2. Compare cada uno con el reporte por pedido de la plataforma y marque los pedidos que aparecen en más de un formulario.
3. Declare cada venta una sola vez en la línea 1.
4. Pida un formulario corregido al emisor del formulario que no debió incluir los pedidos repetidos. El IRS no puede corregirlo (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Si no llega ninguno, presente su declaración de todos modos. Las instrucciones del Form 1040 colocan el monto que un formulario incluyó por error en el espacio de anotación en la parte superior del Schedule 1, y solo la parte errónea cuando el resto del formulario es correcto; las ventas reales se quedan en el Schedule C (instrucciones del Form 1040; IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Verifique que el formulario de su año tenga ese espacio de anotación, y conserve la comparación pedido por pedido como respuesta por si el IRS la pide.

Otros errores de formularios se explican en formularios de plataformas incorrectos o corregidos.

¿El impuesto por trabajo independiente se calcula sobre las ventas brutas o sobre la ganancia?

El impuesto por trabajo independiente se calcula sobre la ganancia neta, no sobre las ventas brutas: el ingreso bruto del negocio menos los gastos ordinarios y necesarios del negocio (IRS Topic 554). La tasa es 15.3% sobre 92.35% de esa ganancia, con un tope anual para la parte del Seguro Social, y generalmente se aplica cuando el resultado llega a $400 (Schedule SE, línea 4c). La línea 31 del Schedule C pasa al Schedule SE (Schedule C).

Una declaración que muestre el monto bruto sin costo de los bienes vendidos inflaría este impuesto, y también el impuesto sobre la renta, si el negocio tuvo costos respaldados. Un costo que el IRS no pueda verificar puede ser rechazado, y por eso importan los registros anteriores.

¿Qué pasa si el aviso del IRS muestra más ingresos que mi declaración?

Responda un aviso CP2000 con registros que conecten el formulario con la ganancia. Ese aviso significa que los ingresos informados por terceros no coinciden con la declaración; propone cambios, no es una factura de cobro y puede requerir respuesta (IRS: aviso CP2000). Un monto bruto del Form 1099-K mayor que las ventas de la declaración puede causarlo, por ejemplo cuando un vendedor anotó en la línea 1 los pagos netos o la ganancia. Cualquier otra carta, como una carta de auditoría, tiene una respuesta distinta, así que llévela a ayuda con impuestos individuales antes de responder.

Responda a más tardar en la fecha impresa en el aviso; el manual del IRS la fija en 30 días desde la fecha del aviso, y el personal puede dar 30 días más si usted lo pide. Si la declaración ya reclamó devoluciones, costo de los bienes vendidos y gastos, indique que no está de acuerdo en el formulario de respuesta y envíe el cálculo que lleva del formulario a la ganancia: formularios, reportes de plataformas, facturas y el conteo de inventario. Si la declaración dejó costos sin reclamar y el aviso es correcto en lo demás, el IRS indica presentar el Form 1040-X con "CP2000" escrito arriba y enviarlo con su respuesta. Cómo aceptar, discrepar o enmendar, y qué significa no responder a tiempo, se explica en cómo responder a un aviso del IRS por ingresos no declarados.

¿Puedo corregir una declaración que ya presenté con el monto bruto?

Quizá sí: el Form 1040-X corrige una declaración presentada (IRS: acerca del Form 1040-X), y una declaración que informó el monto bruto sin costo de los bienes vendidos se puede corregir cuando cada costo está respaldado con registros. Si las declaraciones anteriores dedujeron las compras en otro lugar, como suministros, dos o más años consecutivos así pueden constituir un método contable, y un método se cambia con el Form 3115, no enmendando (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01; cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores). Un reclamo de reembolso generalmente debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (IRS: plazo para reclamar un crédito o reembolso).

Cada año tiene sus propias ventas, compras y conteo de inventario, así que el costo de cada año necesita su propio respaldo. Si conviene enmendar, qué años y por cuánto se explica en cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

Ejemplo

Las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas. Los signos de menos muestran lo que se resta; el formulario toma cada monto como número positivo.

Un vendedor en línea de artesanías

El formulario muestra $60,000, y los registros del vendedor confirman que todo son ventas reales, incluido el envío que pagaron los compradores. El vendedor dio $4,000 en reembolsos, pagó $20,000 por los bienes vendidos y pagó $7,000 en comisiones de la plataforma y $4,000 en franqueo.

El impuesto por trabajo independiente sigue la ganancia de $25,000, no los $60,000 del formulario: unos $3,500 (92.35% de la ganancia por 15.3%), antes del impuesto sobre la renta y de cualquier otro ingreso.

Un revendedor con conteo de inventario

El revendedor vendió $30,000 en bienes sin reembolsos. El inventario inicial costó $5,000, las compras fueron $22,000 y el inventario final costó $7,000, así que el costo de los bienes vendidos es $5,000 + $22,000 - $7,000 = $20,000. La ganancia bruta es $10,000, y $3,000 de comisiones de la plataforma dejan $7,000 de ganancia neta.

Las mismas ventas en dos formularios

Un vendedor recibe un formulario de un marketplace por $18,000 y uno de una aplicación de pagos por $12,000. Los reportes de pedidos muestran que $12,000 de los pedidos del marketplace se pagaron mediante la aplicación de pagos, así que esos pedidos aparecen en ambos formularios. Las ventas reales son $18,000, no $30,000.

La línea 1 muestra $18,000, seguida de devoluciones, costo de los bienes vendidos y gastos. El vendedor pide un formulario corregido al emisor que no debió informar los pedidos repetidos y conserva la comparación pedido por pedido. Si no llega ninguna corrección, los $12,000 van en el espacio de anotación en la parte superior del Schedule 1, de modo que los $30,000 de los formularios coinciden con los $18,000 de la línea 1.

¿Su caso es distinto?

• Las declaraciones presentadas muestran el monto bruto sin costo de los bienes vendidos, o el IRS propuso un impuesto sobre el monto bruto: el costo de cada año debe respaldarse antes de enmendar o responder cualquier cosa. Lleve el aviso, los formularios y los registros a ayuda con impuestos individuales. Los años que nunca se presentaron se explican en gastos del Schedule C en años sin presentar.
• No tiene registros de inventario, o son años de reventa: consulte costo de los bienes vendidos sin registros y luego busque ayuda con impuestos individuales para definir la cifra de cada año. Para mantener al día los registros de compras, comisiones e inventario, consulte registro contable.
• Recibió formularios de varias plataformas, o las cifras no concilian: consulte formularios de plataformas incorrectos o corregidos y conciliación de ventas y pagos. Si la contabilidad está atrasada, consulte registro contable.
• Su tienda opera en un solo marketplace de productos hechos a mano: consulte contabilidad para una tienda de productos hechos a mano.
• Quizá sea un vendedor por pasatiempo, o vendió artículos personales: consulte pasatiempo o negocio y artículos personales vendidos con pérdida.
• Vende mediante una sociedad de personas o una corporación, o debe impuestos estatales o sobre las ventas: consulte impuesto sobre la renta para vendedores en línea.