Segundo negocio: ¿DBA, LLC aparte o sociedad de cartera?

¿Pueden dos negocios o marcas operar dentro de la misma LLC o corporación?

Sí. Una misma LLC o corporación puede tener más de una actividad o usar más de una marca. La segunda actividad no crea por sí sola un nuevo contribuyente federal ni una nueva declaración del impuesto sobre la renta. El IRS reconoce a las corporaciones con varios negocios o actividades y pide detalles de cada actividad cuando corresponde (instrucciones del Form 1120-S).

Ambas actividades siguen perteneciendo a la misma empresa legal. Un nombre comercial y una contabilidad separada no crean una barrera legal entre ellas. Si le importa separar el riesgo legal de un negocio, compare con un abogado una entidad nueva según las leyes de cada estado, y revise los contratos, las licencias y los seguros antes de transferir la actividad.

Un propietario único debe personalmente los impuestos de nómina de su negocio, sin que se evalúe si hubo intención. En una LLC, corporación o sociedad de personas, la persona que controla el pago de los impuestos retenidos, como un miembro, un ejecutivo o un socio, puede deber ese impuesto personalmente según la sección 6672 del IRC si el impago es intencional (guía del IRS sobre responsabilidad; guía del IRS sobre la multa). Para la retención de nómina, el IRS generalmente tiene tres años a partir del siguiente 15 de abril, o de la fecha posterior de presentación de la declaración, para determinar la multa, y luego diez años desde la determinación para cobrarla; las declaraciones faltantes o falsas y otras suspensiones legales pueden cambiar esos plazos (límites del IRS para determinar; límites del IRS para cobrar).

Una LLC es una entidad ignorada para el impuesto federal sobre la renta cuando su actividad aparece en la declaración de su dueño y no en una declaración propia de la LLC.

Las reglas del IRS para LLC de un solo dueño y para LLC con varios dueños respaldan los resultados predeterminados de la tabla. Una LLC calificada que pertenece por completo a cónyuges como bienes gananciales puede ser tratada como entidad ignorada; cambiar esa posición de declaración se trata como una conversión para efectos del impuesto federal (regla del IRS). Confirme quiénes son los dueños y cuál es la posición de declaración antes de suponer que debe presentar el Form 1065. Una elección también puede cambiar los resultados predeterminados; consulte cómo tributan las LLC.

Para el impuesto sobre la renta, un dueño único declara personalmente un negocio ignorado, los socios y los accionistas de una corporación S declaran su parte en sus propias declaraciones, y una corporación C paga impuesto sobre sus propios ingresos (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: corporaciones S; instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120).

¿Cuándo necesita un segundo nombre un DBA y obtiene un EIN o una declaración?

Un DBA es un nombre comercial, no una entidad nueva. Si el nombre que usted usa ante el público es distinto del nombre legal del dueño, revise la regla de registro del lugar donde opera. California indica que los negocios deben registrar los nombres comerciales ficticios en el condado donde está su lugar principal de negocios (California Secretary of State); en Nueva York, las corporaciones y LLC que usan otro nombre presentan ante el estado un Certificate of Assumed Name (New York Department of State).

En el Form SS-4, el IRS pide por separado el nombre legal y el DBA. Un nuevo nombre comercial por sí solo no exige una nueva declaración del impuesto federal sobre la renta ni un nuevo EIN; el dueño y sus obligaciones fiscales actuales siguen igual. Las instrucciones del SS-4 dicen expresamente que un propietario único generalmente usa un solo EIN para varios negocios o nombres comerciales. Una entidad recién constituida, los empleados u otras obligaciones fiscales pueden cambiar la respuesta sobre el EIN.

¿Debe tener una segunda LLC directamente o por medio de su empresa actual?

Si usted es dueño directo de una LLC ignorada, la nueva actividad normalmente aparece en su declaración. Si es dueña la empresa, aparece en la declaración de esa empresa, si presenta una; de lo contrario, se sigue la cadena de entidades ignoradas hasta el dueño federal final. Una LLC de un solo dueño normalmente no tiene una declaración propia del impuesto federal sobre la renta (IRS: LLC de un solo miembro).

Si usted es dueño personal de la LLC, los ingresos del negocio normalmente pasan a su declaración personal. Si es dueña una corporación o una sociedad de personas existente, para el impuesto federal sobre la renta la LLC generalmente se trata como una división de esa empresa. Eso puede mantener la segunda operación dentro de la declaración de impuesto sobre la renta de la empresa existente y a la vez conservar una LLC separada según la ley estatal. La ganancia de una LLC que pertenece a una corporación no pasa a ser ingreso suyo en el Schedule C como propietario único solo porque usted sea dueño de la corporación.

Compare quién firmará los contratos, quién tendrá los activos, quién empleará a los trabajadores, quién recibirá las ganancias y quién asumirá las obligaciones. Pida a un abogado que evalúe la separación legal que necesita. Las transferencias de propiedad después de constituir la LLC pueden tener efectos fiscales y legales; antes de firmarlas, identifique al dueño previsto y las elecciones vigentes. Si el negocio operará en un segundo estado, consulte cómo registrarse en otro estado.

¿Puede una corporación S tener un segundo negocio o ser dueña de una LLC de un solo miembro?

Sí. Una corporación S puede declarar más de una actividad en su Form 1120-S y puede ser dueña de una LLC de un solo miembro que no haya elegido el tratamiento de corporación. Los ingresos y las deducciones de la subsidiaria entran entonces en la declaración de la corporación S como una división (IRS: LLC de un solo miembro; instrucciones del Form 1120-S).

Para otros impuestos, la LLC sigue siendo distinta. Si tiene empleados, la LLC ignorada usa su propio nombre y su propio EIN para declarar los impuestos de nómina; ciertos impuestos especiales (excise taxes) también la tratan por separado (IRS: LLC de un solo miembro). Una subsidiaria que elige el tratamiento de corporación cambia la estructura de las declaraciones federales. Consulte cómo tributan las corporaciones S.

¿Puede una LLC de cartera ser dueña de una corporación S sin terminar la elección S?

Solo si la persona que se considera dueña de las acciones de la corporación S es un accionista elegible para el estatus S. Una LLC de cartera ignorada puede tener las acciones cuando su único dueño para efectos fiscales es elegible. La corporación S responde la pregunta 3 del Schedule B del Form 1120-S y adjunta el Schedule B-1, que identifica a la LLC y a su dueño federal (IRS: elegibilidad de la corporación S; Schedule B-1).

Una LLC de cartera con varios dueños federales generalmente es una sociedad de personas, por lo que poner en ella las acciones existentes de una corporación S puede invalidar la elección. Una LLC de cartera gravada como corporación C tiene el mismo problema de accionista. En cambio, una nueva corporación de cartera que califique puede tener a la antigua corporación S como QSub (subsidiaria S calificada) en una reorganización F; la antigua elección S pasa a la matriz sin un nuevo Form 2553. El ejecutivo autorizado de la matriz firma el Form 8869 para la subsidiaria, generalmente desde 12 meses antes hasta 2 meses y 15 días después de la fecha de vigencia solicitada (fallo del IRS; instrucciones del Form 8869). Si esa elección fue tardía, el Rev. Proc. 2013-30 puede dar alivio dentro de tres años y 75 días cuando se cumplen sus condiciones (alivio del IRS por elecciones tardías). Verifique quién es el verdadero dueño fiscal y cuáles son las elecciones antes de mover acciones de una corporación S. Si un accionista no elegible recibe las acciones, la elección S generalmente termina el día en que la corporación deja de ser elegible (instrucciones del Form 1120-S).

¿Cuándo presenta su propia declaración federal una LLC que pertenece a otra empresa?

Lo que responde esa pregunta es la clasificación federal de la LLC, no su lugar en un organigrama de propiedad. Una LLC constituida en EE. UU. con un dueño federal normalmente es una entidad ignorada y declara sus ingresos en la declaración de ese dueño; con varios dueños federales, normalmente es una sociedad de personas que presenta el Form 1065; una LLC que elige el tratamiento de corporación presenta según las reglas corporativas (IRS: LLC de un solo miembro; instrucciones del Form 1065).

Para el tratamiento de corporación, los miembros actuales o un ejecutivo, administrador o miembro autorizado firman el Form 8832; un dueño anterior también firma si la elección abarca el período en que fue dueño. Su fecha de vigencia generalmente no puede ser más de 75 días antes de la presentación ni más de 12 meses después. Un cambio de clasificación por elección generalmente impide otro cambio igual durante 60 meses, salvo una elección inicial con vigencia desde la constitución y otros alivios limitados (instrucciones del Form 8832). Una LLC elegible puede, en cambio, elegir el tratamiento S con el Form 2553, firmado por un ejecutivo autorizado con el consentimiento de los accionistas, generalmente dentro de 2 meses y 15 días después de que comienza el año fiscal en que la elección entra en vigor (instrucciones del Form 2553).

Siga la cadena de propiedad a través de cada LLC ignorada para encontrar al dueño federal. La misma LLC según la ley estatal aun así puede tener sus propias declaraciones de nómina, de impuestos especiales y estatales. Una LLC ignorada de EE. UU. que pertenece por completo a extranjeros y tiene operaciones declarables con partes relacionadas también puede necesitar el Form 5472 adjunto a un Form 1120 pro forma, aunque no tenga una declaración de impuesto sobre la renta propia (instrucciones del Form 5472). Para el mapa completo de declaraciones, consulte qué declaraciones presenta su negocio.

¿Varios negocios dentro de una empresa significan una sola declaración o varios Schedules C?

Una corporación generalmente presenta su propio Form 1120 o Form 1120-S por todas sus actividades; una sociedad de personas generalmente presenta un Form 1065. Las marcas distintas no crean otra declaración de entidad (instrucciones del Form 1120; IRS: corporaciones S; instrucciones del Form 1065).

Una persona que opera más de un negocio de propietario único independiente presenta un Schedule C aparte por cada negocio, aunque los negocios compartan dueño o una LLC ignorada. Una marca no es necesariamente un negocio separado; fíjese en las actividades reales y no en la cantidad de nombres (instrucciones del Schedule C). Conserve los registros necesarios para distinguir las actividades aunque aparezcan en una sola declaración de la entidad.

¿Una sociedad de cartera agregaría una declaración federal?

A veces. Una LLC de cartera de un solo dueño sin elección de corporación normalmente no agrega una declaración del impuesto federal sobre la renta para sí misma. La actividad de una subsidiaria ignorada llega a la declaración del dueño final, pero una subsidiaria clasificada como sociedad de personas o corporación puede presentar su propia declaración. Una LLC de cartera con varios dueños normalmente presenta el Form 1065, sujeta a la excepción de bienes gananciales de cónyuges mencionada arriba; una sociedad de cartera gravada como corporación generalmente tiene su propia declaración corporativa (IRS: LLC de un solo miembro; instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120).

Cuente las declaraciones según la clasificación de cada entidad, no según las palabras «sociedad de cartera». Si la LLC de cartera va a ser dueña de acciones de una corporación S, confirme que su dueño fiscal federal sea un accionista elegible para el estatus S (IRS: corporaciones S). La guía de clasificación de las LLC explica las elecciones.

¿Cada LLC o serie agrega trámites estatales y costos anuales?

Es posible. Que el gobierno federal la ignore no borra las obligaciones estatales. California generalmente cobra su impuesto anual de $800 a una LLC organizada, registrada o que hace negocios allí. Una LLC clasificada como sociedad de personas o ignorada generalmente presenta el Form 568 bajo esas condiciones. Los ingresos de fuente californiana pueden exigir una declaración aun sin esas condiciones, pero el formulario depende de la clasificación y del registro. Una LLC gravada como corporación sigue en cambio las reglas corporativas de California para declarar y pagar impuestos (folleto del Form 568 de California). Por eso, una segunda LLC en California puede sumar otra declaración y otro impuesto sin sumar una declaración federal del impuesto sobre la renta.

Cada estado fija sus propias reglas de constitución, registro, informes, impuesto anual y cargos de franquicia. California trata ciertas series que califican como LLC separadas para el Form 568 y para el impuesto y el cargo anuales de la LLC cuando están registradas o hacen negocios allí (folleto del Form 568 de California). Para los montos y las excepciones de California, consulte impuesto mínimo de California y cargo para LLC; para operar en otros estados, consulte cómo registrarse en otro estado.

¿Puede una LLC en serie reemplazar a LLC separadas y cada serie es un contribuyente aparte?

Una LLC en serie (series LLC) puede separar activos según la ley del estado que la crea, pero no sustituye en todos los casos a las LLC separadas ni garantiza una sola declaración. Delaware, por ejemplo, vincula los límites de responsabilidad de las series registradas a registros de activos separados y a las presentaciones exigidas (ley de LLC de Delaware). California indica que allí no se puede constituir una LLC en serie y describe procedimientos separados de pago y de declaración para las series que operan en ese estado (California Franchise Tax Board).

El tratamiento federal exige cuidado: el IRS publicó reglas de clasificación de series que son propuestas, no definitivas. Esa propuesta trataría a una serie constituida en EE. UU. como una entidad formada según la ley local y señala que la guía específica vigente es limitada. No suponga que cada serie presenta por separado ni que todo el conjunto presenta una sola declaración solo por la etiqueta «serie» (reglas propuestas del IRS sobre series). Pida a un abogado que revise la responsabilidad y el reconocimiento en otros estados, y confirme el tratamiento de declaración federal y de cada estado antes de usar una serie.

¿Cómo debe llevar el registro de ingresos, gastos y transferencias?

Lleve un registro completo y separado de cada actividad del negocio, aunque estén en una misma empresa. El IRS indica que los registros separados respaldan la declaración correcta de ingresos, gastos e impuestos cuando se tienen varios negocios (Publication 583).

• Registre por actividad las ventas, los gastos directos, los activos y las deudas. Use un método uniforme y documentado para los costos compartidos.
• Si son entidades separadas, mantenga distintos los libros y las cuentas de cada una. Registre las transferencias según la operación real, como una aportación, una distribución, un préstamo o un pago por bienes o servicios; conserve el acuerdo y los documentos de respaldo.
• Guarde juntos el organigrama de propiedad, los documentos de constitución, los registros de DBA, las elecciones fiscales, las notificaciones del EIN, los registros estatales y las declaraciones anteriores. Estos documentos establecen quién es dueño de cada actividad y qué presenta cada entidad.

Ejemplo

Solo como ilustración; todos los montos están en dólares estadounidenses. Una persona es dueña de una corporación S que presta servicios de consultoría. La corporación abre una tienda en línea con un nombre comercial registrado. La consultoría genera $100,000 de ingresos y $40,000 de gastos; la tienda genera $60,000 de ingresos y $35,000 de gastos. Ambas actividades pertenecen a la corporación S, que las registra por separado e incluye su ganancia combinada ilustrativa de $85,000 en un solo Form 1120-S, antes de otras partidas.

Si en cambio la corporación S constituye una LLC nueva para la tienda, de la que es única dueña, y esa LLC sigue siendo una entidad ignorada, la ganancia ilustrativa de $25,000 de la tienda igualmente pasa al Form 1120-S de la corporación. Aun así, la LLC puede necesitar sus propias declaraciones de nómina, de impuestos especiales o estatales. Si la persona es dueña directa de la nueva LLC ignorada, la corporación declara en el Form 1120-S su ganancia ilustrativa de $60,000 de consultoría, y la persona generalmente declara los $25,000 de la tienda en el Schedule C. Los documentos de propiedad cambian la respuesta, aunque la tienda opere igual (IRS: LLC de un solo miembro).

¿Su caso es distinto?

• Usted necesita identificar todas las declaraciones de su negocio: use qué declaraciones presenta su negocio.
• Usted considera una elección fiscal para una LLC: use cómo tributan las LLC.
• Usted va a pasar acciones de una corporación S a una sociedad de cartera o va a cambiar una subsidiaria S: confirme la elegibilidad de los accionistas y los efectos de las elecciones antes de firmar. Consulte cómo tributan las corporaciones S y constitución de empresas.
• El segundo negocio operará en otro estado: consulte cómo registrarse en otro estado.
• Su LLC o serie opera en California: consulte impuesto mínimo de California y cargo para LLC.
• El nuevo negocio tiene propiedades en alquiler: consulte propiedad en alquiler en una LLC.
• Usted necesita elegir al dueño, documentar transferencias o evaluar la separación legal: lleve el organigrama de propiedad, las elecciones vigentes, los registros estatales, los contratos y los libros separados a constitución de empresas.