Segundo negócio nos EUA: DBA, LLC separada ou holding?

Dois negócios ou duas marcas podem funcionar dentro da mesma LLC ou corporação?

Sim. Uma mesma LLC ou corporação pode exercer mais de uma atividade ou usar mais de uma marca. A segunda atividade não cria, por si só, um novo contribuinte federal nem uma nova declaração de imposto de renda. O IRS reconhece corporações com várias atividades empresariais e pede detalhes de cada atividade quando for o caso (instruções do Form 1120-S).

As duas atividades continuam pertencendo à mesma empresa juridicamente. Um nome comercial e uma contabilidade separada não criam uma barreira jurídica entre elas. Se separar o risco jurídico de um negócio for importante, compare com um advogado a opção de uma nova entidade, conforme as leis dos estados, e revise contratos, licenças e seguros antes de transferir a atividade.

Um autônomo (sole proprietor) responde pessoalmente pelos impostos de folha de pagamento do negócio, sem que seja preciso provar dolo. No caso de uma LLC, corporação ou sociedade de pessoas, quem controla o pagamento do imposto retido, como um membro, diretor ou sócio, pode responder pessoalmente por esse imposto pela section 6672 do IRC se a falta de pagamento for intencional (orientação do IRS sobre responsabilidade; orientação do IRS sobre a multa). Para a retenção na folha de pagamento, o IRS geralmente tem três anos, contados a partir de 15 de abril do ano seguinte ou da data posterior de entrega da declaração, para lançar a multa, e depois dez anos, contados do lançamento, para cobrá-la; declarações ausentes ou falsas e outras suspensões legais podem mudar esses prazos (limites de lançamento do IRS; limites de cobrança do IRS).

Uma LLC é desconsiderada (disregarded) para o imposto de renda federal dos EUA quando a atividade dela aparece na declaração do dono, em vez de em uma declaração de imposto de renda própria da LLC.

As regras do IRS para LLCs de um único dono e para LLCs com vários donos sustentam os resultados padrão da tabela. Uma LLC qualificada, de propriedade exclusiva de cônjuges em regime de comunhão de bens (community property), pode, em vez disso, ser tratada como desconsiderada; mudar essa forma de declarar é tratado como uma conversão tributária federal (regra do IRS). Confirme a propriedade e a forma de declarar antes de presumir que o Form 1065 é obrigatório. Uma opção também pode mudar os padrões; veja como as LLCs são tributadas.

Para o imposto de renda, o dono único declara pessoalmente um negócio desconsiderado, os sócios e os acionistas de corporação S declaram a sua parte nas próprias declarações, e uma corporação C paga imposto sobre a própria renda (IRS: LLCs de um único membro; IRS: corporações S; instruções do Form 1065; instruções do Form 1120).

Quando um segundo nome exige um DBA, e ele recebe EIN ou declaração?

Um DBA (doing business as, nome fantasia) é um nome comercial, não uma nova entidade. Se o nome que você usa publicamente for diferente do nome jurídico do dono, confira a regra de registro do local onde você opera. A Califórnia orienta as empresas a registrar nomes fantasia (fictitious business names) no condado da sede principal (California Secretary of State); corporações e LLCs de Nova York que usam outro nome registram um Certificate of Assumed Name no estado (New York Department of State).

O IRS pede o nome jurídico e o DBA em campos separados no Form SS-4. Um novo nome comercial, sozinho, não exige uma nova declaração federal de imposto de renda nem um novo EIN; o dono e as obrigações fiscais que ele já tem continuam os mesmos. As instruções do SS-4 dizem expressamente que um autônomo (sole proprietor) geralmente usa um único EIN para vários negócios ou nomes comerciais. Uma entidade recém-constituída, empregados ou outras obrigações fiscais podem mudar a resposta sobre o EIN.

Você deve ser dono de uma segunda LLC diretamente ou por meio da sua empresa atual?

Se você for dono direto de uma LLC desconsiderada, a nova atividade normalmente entra na sua declaração. Se a LLC pertencer à empresa, a atividade entra na declaração dessa empresa, caso ela apresente uma; se não, siga a cadeia de entidades desconsideradas até o dono federal final. Uma LLC de um único dono normalmente não tem declaração federal de imposto de renda própria (IRS: LLCs de um único membro).

Se você for dono pessoal da LLC, a renda do negócio normalmente entra na sua declaração pessoal. Se uma corporação ou sociedade de pessoas já existente for dona da LLC, ela geralmente é tratada como uma divisão dessa empresa para o imposto de renda federal dos EUA. Isso pode manter a segunda operação na declaração de imposto de renda da empresa existente e, ao mesmo tempo, manter uma LLC separada perante a lei estadual. O lucro de uma LLC que pertence a uma corporação não vira renda do seu Schedule C de autônomo só porque você é dono da corporação.

Compare quem vai assinar contratos, manter os bens, empregar trabalhadores, receber o lucro e arcar com as obrigações. Peça a um advogado para avaliar a separação jurídica de que você precisa. A transferência de propriedade depois da constituição pode ter efeitos fiscais e jurídicos; identifique o dono pretendido e as opções já feitas antes de assinar a transferência. Para um segundo estado, veja como registrar a empresa em outro estado.

Uma corporação S pode ter um segundo negócio ou ser dona de uma LLC de um único membro?

Sim. Uma corporação S pode declarar mais de uma atividade no próprio Form 1120-S e pode ser dona de uma LLC de um único membro que não tenha optado pelo tratamento de corporação. A renda e as deduções da subsidiária entram então na declaração da corporação S como uma divisão (IRS: LLCs de um único membro; instruções do Form 1120-S).

A LLC continua sendo distinta para alguns outros impostos. Se tiver empregados, a LLC desconsiderada usa o próprio nome e o próprio EIN para declarar os impostos de folha de pagamento; certos impostos sobre consumo (excise taxes) também a tratam separadamente (IRS: LLCs de um único membro). Uma subsidiária que opta pelo tratamento de corporação muda a estrutura da declaração federal. Veja como as corporações S são tributadas.

Uma LLC holding pode ser dona de uma corporação S sem encerrar a opção pelo regime S?

Só se a pessoa tratada como dona das ações da corporação S for um acionista elegível para o regime S. Uma LLC holding desconsiderada pode manter as ações quando o seu único dono para fins fiscais é elegível. A corporação S responde à pergunta 3 do Schedule B do Form 1120-S e anexa o Schedule B-1, que identifica a LLC e o seu dono federal (IRS: elegibilidade para corporação S; Schedule B-1).

Uma LLC holding com vários donos federais geralmente é uma sociedade de pessoas, então colocar nela as ações de uma corporação S existente pode invalidar a opção pelo regime S. Uma LLC holding tributada como corporação C tem o mesmo problema de acionista. Uma nova corporação holding qualificada pode, em vez disso, manter a antiga corporação S como QSub (subsidiária S qualificada) em uma reorganização do tipo F; a antiga opção pelo regime S passa para a controladora sem um novo Form 2553. O diretor autorizado da controladora assina o Form 8869 em nome da subsidiária, geralmente de 12 meses antes até 2 meses e 15 dias depois da data de vigência pedida (decisão do IRS; instruções do Form 8869). Se essa opção foi entregue fora do prazo, o Rev. Proc. 2013-30 pode oferecer alívio em até três anos e 75 dias, quando as condições dele forem atendidas (alívio do IRS para opções fora do prazo). Verifique quem é o verdadeiro dono para fins fiscais e as opções feitas antes de transferir ações de corporação S. Se um acionista não elegível ficar com as ações, a opção pelo regime S geralmente termina no dia em que a corporação deixa de ser elegível (instruções do Form 1120-S).

Quando uma LLC pertencente a outra empresa apresenta a própria declaração de imposto de renda federal?

Quem responde é a classificação federal da LLC, não o lugar dela no organograma de propriedade. Uma LLC americana com um único dono federal normalmente é desconsiderada e declara a renda na declaração desse dono; com vários donos federais, normalmente é uma sociedade de pessoas que apresenta o Form 1065; uma LLC que opta pelo tratamento de corporação apresenta a declaração conforme as regras de corporações (IRS: LLCs de um único membro; instruções do Form 1065).

Para o tratamento de corporação, os membros atuais ou um diretor, gerente ou membro autorizado assinam o Form 8832; um antigo dono também assina se a opção cobrir o período em que ele foi dono. A data de vigência geralmente não pode ser mais de 75 dias antes da entrega nem mais de 12 meses depois dela. Uma mudança de classificação por opção geralmente impede outra mudança do mesmo tipo por 60 meses, exceto uma opção inicial com vigência na constituição e outros alívios limitados (instruções do Form 8832). Uma LLC elegível pode, em vez disso, optar pelo regime S no Form 2553, assinado por um diretor autorizado com o consentimento dos acionistas, geralmente em até 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal em que a opção passa a valer (instruções do Form 2553).

Siga a propriedade por todas as LLCs desconsideradas para encontrar o dono federal. A mesma LLC, perante a lei estadual, ainda pode ter as próprias declarações de folha de pagamento, de impostos sobre consumo e estaduais. Uma LLC americana desconsiderada de propriedade totalmente estrangeira, com transações entre partes relacionadas que precisam ser informadas, também pode precisar do Form 5472 anexado a um Form 1120 pro forma, mesmo sem ter uma declaração de imposto de renda própria (instruções do Form 5472). Veja quais declarações a sua empresa apresenta para o mapa completo das obrigações.

Vários negócios em uma mesma empresa significam uma declaração ou vários Schedules C?

Uma corporação geralmente apresenta o próprio Form 1120 ou Form 1120-S para todas as suas atividades; uma sociedade de pessoas geralmente apresenta um Form 1065. Marcas diferentes não criam outra declaração de entidade (instruções do Form 1120; IRS: corporações S; instruções do Form 1065).

Uma pessoa física que opera mais de um negócio autônomo separado apresenta um Schedule C para cada negócio, mesmo que os negócios tenham o mesmo dono ou a mesma LLC desconsiderada. Uma marca não é necessariamente um negócio separado; olhe as atividades reais, não o número de nomes (instruções do Schedule C). Guarde os registros necessários para distinguir as atividades, mesmo quando elas aparecem na declaração de uma única entidade.

Uma empresa holding acrescenta uma declaração federal?

Às vezes. Uma LLC holding de um único dono, sem opção pelo tratamento de corporação, normalmente não acrescenta nenhuma declaração federal de imposto de renda para si. A atividade de uma subsidiária desconsiderada chega à declaração do dono final, mas uma subsidiária classificada como sociedade de pessoas ou corporação pode apresentar a própria declaração. Uma LLC holding com vários donos normalmente apresenta o Form 1065, sujeita à exceção acima para cônjuges em regime de comunhão de bens; uma holding tributada como corporação geralmente tem a própria declaração de corporação (IRS: LLCs de um único membro; instruções do Form 1065; instruções do Form 1120).

Conte as declarações pela classificação de cada entidade, não pelas palavras “empresa holding”. Se a LLC holding vai deter ações de uma corporação S, confirme que o seu dono federal para fins fiscais é um acionista elegível para o regime S (IRS: corporações S). O guia de classificação de LLCs explica as opções.

Cada LLC ou série acrescenta declarações estaduais e custos anuais?

Pode acrescentar. A desconsideração federal não apaga as obrigações estaduais. A Califórnia geralmente cobra o imposto anual de $800 de uma LLC constituída, registrada ou que opera no estado. Uma LLC classificada como sociedade de pessoas ou desconsiderada geralmente apresenta o Form 568 nessas condições. Renda de fonte californiana pode exigir uma declaração mesmo sem elas, mas o formulário depende da classificação e do registro. Uma LLC tributada como corporação segue as regras de declaração e de imposto de corporações da Califórnia (manual do Form 568 da Califórnia). Uma segunda LLC na Califórnia pode, portanto, acrescentar outra declaração e outro imposto sem acrescentar uma declaração federal de imposto de renda.

Cada estado define as próprias regras de constituição, registro, relatório, imposto anual e taxa de franquia. A Califórnia trata certas séries qualificadas como LLCs separadas para o Form 568 e para o imposto e a taxa anual de LLC quando elas estão registradas ou operam no estado (manual do Form 568 da Califórnia). Para os valores e as exceções da Califórnia, veja imposto mínimo e taxa de LLC da Califórnia; para operar em outros estados, veja como registrar a empresa em outro estado.

Uma LLC em séries pode substituir LLCs separadas, e cada série é um contribuinte separado?

Uma LLC em séries (series LLC) pode separar bens conforme a lei do estado que a cria, mas não substitui automaticamente LLCs separadas nem garante uma única declaração. Delaware, por exemplo, vincula os limites de responsabilidade das séries registradas a registros de bens separados e às declarações exigidas (Delaware LLC Act). A Califórnia diz que uma LLC em séries não pode ser constituída no estado e descreve procedimentos separados de pagamento e de declaração para as séries que operam lá (California Franchise Tax Board).

O tratamento federal exige cuidado: o IRS publicou regras de classificação de séries que são apenas propostas, não definitivas. Essa proposta trataria uma série americana como uma entidade constituída pela lei local e observa que há pouca orientação específica na lei atual. Não presuma que toda série declara separadamente nem que o conjunto todo declara uma única vez só pelo rótulo de série (regras propostas do IRS para séries). Peça a um advogado que verifique a responsabilidade e o reconhecimento em outros estados, e confirme o tratamento de declaração federal e de cada estado antes de usar uma série.

Como acompanhar receitas, despesas e transferências?

Mantenha um registro completo e separado para cada atividade empresarial, mesmo dentro de uma única empresa. O IRS diz que registros separados sustentam a declaração correta de receitas, despesas e impostos de vários negócios (Publication 583).

• Registre vendas, despesas diretas, bens e dívidas por atividade. Use um método consistente e documentado para os custos compartilhados.
• Para entidades separadas, mantenha distintas a contabilidade e as contas de cada uma. Registre as transferências como a operação real, como um aporte, uma distribuição, um empréstimo ou um pagamento por bens ou serviços; guarde o contrato e os documentos de apoio.
• Guarde juntos o organograma de propriedade, os documentos de constituição, os registros de DBA, as opções tributárias, as cartas do EIN, os registros estaduais e as declarações anteriores. Eles mostram quem é dono de cada atividade e o que cada entidade apresenta.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores são em dólares americanos. Uma pessoa é dona de uma corporação S que presta serviços de consultoria. A corporação abre uma loja on-line sob um nome comercial registrado. A consultoria gera $100.000 de receita e $40.000 de despesas; a loja gera $60.000 de receita e $35.000 de despesas. As duas atividades pertencem à corporação S, que as acompanha separadamente e inclui o lucro ilustrativo combinado de $85.000 em um único Form 1120-S, antes de outros itens.

Se, em vez disso, a corporação S constituir e for a única dona de uma nova LLC para a loja, e essa LLC continuar desconsiderada, o lucro ilustrativo de $25.000 da loja ainda entra no Form 1120-S da corporação. A LLC ainda pode precisar das próprias declarações de folha de pagamento, de impostos sobre consumo ou estaduais. Se a pessoa for dona direta da nova LLC desconsiderada, a corporação declara no Form 1120-S o lucro ilustrativo de $60.000 da consultoria, enquanto a pessoa geralmente declara no Schedule C os $25.000 da loja. Os documentos de propriedade mudam a resposta, embora a loja funcione do mesmo jeito (IRS: LLCs de um único membro).

É diferente no seu caso?

• Você precisa identificar todas as declarações do seu negócio: use quais declarações a sua empresa apresenta.
• Você avalia fazer uma opção tributária para a LLC: use como as LLCs são tributadas.
• Você vai passar ações de corporação S para uma holding ou mudar uma subsidiária S: confirme a elegibilidade dos acionistas e os efeitos da opção antes de assinar. Veja como as corporações S são tributadas e abertura de empresas.
• O segundo negócio vai operar em outro estado: veja como registrar a empresa em outro estado.
• Sua LLC ou série opera na Califórnia: veja imposto mínimo e taxa de LLC da Califórnia.
• O novo negócio terá imóveis de aluguel: veja imóvel de aluguel em uma LLC.
• Você precisa escolher o dono, documentar transferências ou avaliar a separação jurídica: leve o organograma de propriedade, as opções atuais, as declarações estaduais, os contratos e a contabilidade separada para a abertura de empresas.