Enmendar la declaración por un gasto de negocio omitido o erróneo

¿Debo enmendar mi declaración por un gasto de negocio que omití?

Puede valer la pena enmendar cuando el plazo para el reembolso sigue abierto (3 años desde la presentación o 2 años desde el pago del impuesto, lo que ocurra más tarde) y el impuesto que se ahorra compensa el trabajo de rehacer la declaración. El IRS indica que se debe corregir una declaración presentada cuando no reclamó una deducción que podía reclamar, con el Form 1040-X, uno por cada año (instrucciones).

Si reclamó una deducción que no debía, el mismo formulario la corrige, pero el resultado es más impuesto e intereses, y el momento importa para las multas (vea «¿Presentar antes de que el IRS me contacte cambia la multa?»).

El reembolso por un gasto omitido es el impuesto que ese gasto ahorra, no el gasto en sí. Un gasto omitido del Schedule C reduce la ganancia neta y puede reducir el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente; el resultado depende del resto de la declaración (Tema 554). El IRS generalmente paga intereses si el reembolso no se paga dentro de 45 días de la solicitud. El gasto generalmente se queda en su propio año, el año en que lo paga (método de efectivo) o lo incurre (método de acumulación), así que generalmente no puede pasarse a la declaración de este año (una depreciación omitida puede ser la excepción; vea el párrafo sobre equipo en «¿Cómo enmiendo el Schedule C con el Form 1040-X?»).

Un gasto omitido es sencillo cuando es de un solo año, es un solo concepto claro y tiene el recibo a la mano. Esto lo complica:

• Varios años o un monto grande: cada año es su propia declaración enmendada, con su propio plazo de reembolso. En el caso de una deducción en exceso, cuántos años corregir depende de lo que el IRS aún pueda determinar.
• Equipo, un vehículo o viajes: se aplican elecciones de depreciación y reglas de comprobación más estrictas; vea cómo deducir el equipo en el primer año.
• Sin registros: solo es deducible un gasto que usted pueda comprobar.
• Una deducción incorrecta en la misma declaración: un solo Form 1040-X muestra ambos cambios, y el neto puede ser un saldo a pagar en lugar de un reembolso.
• No está seguro de que una deducción pasada fuera honesta o pudiera respaldarse: el fraude no tiene plazo, y la protección de la declaración enmendada calificada excluye las posiciones fraudulentas. Hable con un profesional de impuestos o un abogado tributario antes de presentar cualquier cosa.
• Una carta del IRS o una auditoría abierta para ese año: el camino cambia (vea «El IRS ya envió una carta o abrió una auditoría: ¿aun así enmiendo?»).

Reúna: cada declaración presentada con su Schedule C, su Schedule SE y cualquier Form 4562; la factura, el recibo y el estado de cuenta bancario o de tarjeta del gasto; su contabilidad; sus Forms 1099; y cualquier carta del IRS.

¿Hasta qué año atrás puedo enmendar para reclamar un gasto de negocio?

Generalmente dentro de 3 años después de presentar la declaración o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (Tema 308; 26 U.S.C. 6511(a)). Una solicitud presentada fuera de ese plazo puede ser rechazada (Publication 17).

Puede haber más tiempo después de un desastre declarado a nivel federal o declarado por un estado que califique, por servicio en una zona de combate, y para algunas personas que no pueden manejar sus asuntos financieros por una condición física o mental. Si el último día cae en fin de semana o feriado, cuenta el siguiente día hábil. Una deuda incobrable o un valor sin valor disponen de 7 años, y un crédito por impuestos extranjeros, de 10 años, contados desde la fecha de vencimiento de la declaración del año en que la deuda perdió su valor o en que se pagó o devengó el impuesto extranjero; el arrastre a años anteriores de una pérdida operativa neta tiene sus propias reglas (instrucciones del Form 1040-X; Publication 17).

¿Cómo enmiendo el Schedule C con el Form 1040-X?

Presente un Form 1040-X por cada año, con el Schedule C corregido y todos los formularios que el cambio afecte (instrucciones).

1. Obtenga la declaración presentada. La columna A del Form 1040-X contiene los montos tal como se presentaron originalmente, o ajustados si usted enmendó antes o el IRS cambió la declaración.
2. Rehaga el Schedule C con el gasto agregado, más el Form 4562 si hay equipo o el Form 8829 si usa una oficina en casa. La ganancia neta pasa luego al Schedule SE y al Schedule 1 (instrucciones del Schedule C).
3. Llene el Form 1040-X. La columna B es el cambio neto y la columna C el monto correcto. En la Parte II, explique qué cambió y por qué: el gasto, su monto y la línea del Schedule C.
4. Preséntelo. El software de impuestos generalmente puede presentar por vía electrónica una declaración enmendada del período actual y de los dos períodos anteriores, hasta tres por año fiscal; una declaración de un año anterior que se presentó por primera vez en papel durante el año de procesamiento actual también debe enmendarse en papel (preguntas frecuentes del IRS). Un Form 1040-X en papel necesita detrás un Form 1040 completo y actualizado y una firma manuscrita, y los años más antiguos deben presentarse en papel. Si la declaración original fue conjunta, su cónyuge también debe firmar. El Form 1040-X también enmienda el Form 1040-NR, y una enmienda en papel enviada desde una dirección en el extranjero va a una dirección distinta del IRS (instrucciones).
5. No incluya intereses ni multas en el formulario. El IRS los calcula. El reembolso llega por separado del reembolso de la declaración original, y el depósito directo solo está disponible para una enmienda presentada por vía electrónica.

De 8 a 12 semanas es el tiempo normal de procesamiento, y en algunos casos llega a hasta 16 semanas; vea estado y tiempos de una declaración enmendada.

El equipo generalmente se reclama mediante depreciación o una elección de la sección 179 en el Form 4562. El IRS indica que una elección de la sección 179 puede hacerse en una declaración enmendada presentada dentro del plazo que permite la ley (Publication 946). Que una compra se deduzca completa en su primer año o a lo largo de varios años cambia el reembolso de ese año; vea cómo deducir el equipo en el primer año. Si el mismo bien se omitió en dos o más declaraciones consecutivas, la corrección puede ser en cambio un cambio de método contable en el Form 3115; vea cómo reconstruir un calendario de depreciación perdido.

Algunas decisiones pertenecen a la declaración original. El puerto seguro de minimis para compras pequeñas se elige con una declaración adjunta en una declaración original presentada a tiempo, así que generalmente no puede agregarse al enmendar (IRS); aun así la compra puede depreciarse o, si es elegible, deducirse conforme a la sección 179. El método simplificado de la oficina en casa también se elige en una declaración original presentada a tiempo, y esa elección para ese año es irrevocable (instrucciones del Schedule C). La tarifa estándar por milla de un automóvil propio debe elegirse en el primer año en que está disponible para el negocio, a más tardar en la fecha de vencimiento de esa declaración, incluidas las prórrogas (Publication 463); revise cómo trató el automóvil la declaración de ese año antes de agregar costos del vehículo mediante una enmienda.

¿Qué pruebas necesito del gasto que estoy agregando?

Registros que muestren el monto, que usted lo pagó y que fue para el negocio. El IRS enumera notas de venta, facturas pagadas, facturas, recibos y cheques cancelados como documentos de respaldo.

Para costos de vehículo, viajes y regalos, los registros incompletos necesitan su propia declaración específica más otras pruebas de respaldo; para un repartidor, las facturas de entrega pueden mostrar el propósito comercial, y los registros perdidos por razones fuera de su control, como un incendio o una inundación, pueden reconstruirse (Publication 463). Para otros costos, demuestre el monto y el pago con facturas, estados de cuenta o registros de la plataforma. Vea recibos perdidos de gastos del negocio y cómo reconstruir un registro de millas.

Reclame solo lo que respaldan los registros. Una solicitud de reembolso mayor que el monto correcto puede traer una multa de 20% sobre el exceso, salvo que demuestre causa razonable; no se aplica a la parte que ya tiene una multa por exactitud o por fraude (instrucciones; 26 U.S.C. 6676). Conserve la declaración enmendada y sus pruebas hasta que terminen los plazos de prescripción; para el equipo y otros bienes, conserve los registros de costo y depreciación hasta que termine el plazo de prescripción del año en que disponga del bien en una disposición gravable (Publication 583).

¿Qué más cambia cuando cambia el Schedule C?

El impuesto por trabajo independiente, la deducción por ingreso empresarial calificado, otros conceptos ligados al ingreso, y la declaración estatal.

Si un gasto grande omitido convierte la ganancia neta en pérdida, pueden aplicarse límites a las pérdidas, como las reglas de riesgo (at-risk) y el límite de pérdida empresarial en exceso (Form 461) (instrucciones del Schedule C).

Reclamé gastos de negocio que no debía: ¿tengo que enmendar y cuánto voy a deber?

El IRS indica que se debe corregir una declaración cuando uno descubre que reclamó deducciones que no debía reclamar. La corrección suma impuesto, intereses y a veces una multa. En una declaración conjunta, ambos cónyuges son generalmente responsables del impuesto, los intereses y las multas que se deban por ella (instrucciones; 26 U.S.C. 6013(d)(3)). Un cónyuge que no sabía del error y no tenía motivo para saberlo puede calificar para el alivio de cónyuge inocente con el Form 8857, generalmente dentro de 2 años después de que el IRS intente cobrar por primera vez (instrucciones del Form 8857).

La negligencia incluye cualquier omisión de un intento razonable de cumplir (sección 6662(c)); el IRS da como ejemplo no verificar una deducción que parece demasiado buena para ser cierta. Una subdeclaración es sustancial cuando excede el mayor entre $5,000 o 10% del impuesto correcto (5% si reclama la deducción por ingreso empresarial calificado) (IRS). Incluso entonces, el IRS considera la causa razonable: sus esfuerzos por declarar correctamente, la complejidad del tema, y su educación y experiencia.

Si descubre el error antes de la fecha de vencimiento de la declaración de ese año (las prórrogas no cuentan), presentar el Form 1040-X y pagar el impuesto adicional a más tardar en esa fecha evita multas e intereses (Tema 308).

Pague junto con la declaración enmendada para que los intereses dejen de crecer; si no puede pagar todo, solicite un plan de pagos.

¿Presentar antes de que el IRS me contacte cambia la multa?

Generalmente sí. Según 26 CFR 1.6664-2(c), el impuesto adicional que muestra una declaración enmendada calificada cuenta como impuesto mostrado en la declaración original, así que no queda un pago insuficiente sobre el cual aplicar la multa relacionada con la exactitud. Los intereses se siguen generando.

Una declaración enmendada es calificada solo si se presenta después de la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas, y antes del primero de los eventos que enumera el reglamento. El principal es que el IRS lo contacte por primera vez sobre una auditoría de esa declaración, incluida una investigación criminal. Otros más específicos incluyen una citación para obtener registros sobre un grupo que lo incluye, una auditoría de una entidad transparente detrás de la declaración, y eventos ligados a promotores de refugios fiscales y transacciones listadas.

La protección no cubre el impuesto adicional que proviene de una posición fraudulenta en la declaración original. El reglamento vincula el límite al contacto sobre «cualquier auditoría» y no dice si cuenta un aviso automatizado de cotejo, así que trate cualquier carta del IRS sobre ese año como un motivo para buscar asesoría. Para el lado de los ingresos, vea cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.

Deduje de más durante varios años: ¿cuántos años corrijo?

Empiece por los años que el IRS aún puede determinar, generalmente las declaraciones presentadas en los últimos 3 años.

Fuente: 26 U.S.C. 6501. La regla de 6 años depende del ingreso bruto omitido. Para un negocio, el ingreso bruto son los ingresos antes del costo de ventas, así que los gastos inflados por sí solos no cuentan; una base de costo inflada sí. El IRS indica que una auditoría generalmente cubre las declaraciones presentadas en los últimos tres años, puede agregar años si encuentra un error sustancial y normalmente no retrocede más de seis (auditorías del IRS).

Para un año más antiguo, el IRS generalmente no puede determinar más impuesto, salvo que exista fraude, que el plazo se haya extendido por acuerdo o que se aplique otra excepción de la tabla, así que enmendarlo es un juicio que se toma con un profesional, no una opción predeterminada. Eso es solo el plazo federal; los estados difieren (el límite habitual de California es 4 años). Un contacto sobre un año no pone fin, por sus términos, a la ventana de la declaración enmendada calificada de otro año, pero si el IRS nombra varios años, busque asesoría antes de presentar los demás.

Si no está seguro de que los costos fueran reales: reconstruya cada año con estados de cuenta bancarios y de tarjeta, registros de plataformas y facturas, y reclame solo lo que demuestren. En costos de vehículo, viajes y regalos, los montos que usted estima no son deducibles (Publication 463); para otros costos, respalde cada cifra con un registro (vea recibos perdidos de gastos del negocio). Si la deducción en exceso pudo ser intencional, o no puede distinguir un error honesto de uno deliberado, hable con un abogado tributario u otro profesional de impuestos antes de presentar cualquier cosa. El fraude no tiene plazo, y la protección de la declaración enmendada calificada excluye las posiciones fraudulentas. Para el incumplimiento intencional, el IRS tiene una Voluntary Disclosure Practice (práctica de divulgación voluntaria) con su propia autorización previa; revise sus procedimientos vigentes (IRS).

¿Presentar una declaración enmendada hace más probable una auditoría?

El IRS indica que presentar una declaración enmendada no afecta que se seleccione la declaración original. Las declaraciones enmendadas pasan por su propia revisión y pueden ser seleccionadas, y un reembolso no es necesariamente un motivo de auditoría (auditorías del IRS).

El IRS ya envió una carta o abrió una auditoría: ¿aun así enmiendo?

Con frecuencia el camino cambia, pero no termina. Lea primero la carta.

• La carta fija el plazo, y su tipo importa. Si no responde a una carta de auditoría a más tardar en esa fecha, el IRS completa la auditoría y envía un informe con los cambios propuestos (auditorías del IRS). Un aviso de deficiencia es distinto: generalmente tiene 90 días desde su envío para presentar una petición ante el Tax Court (150 días si está dirigido fuera de EE. UU.). Responder no extiende ese plazo; si no responde ni presenta la petición, el IRS determina los cambios propuestos y le envía la factura (IRS). Busque asesoría profesional de inmediato.
• Una enmienda presentada en respuesta va a la dirección del aviso, y si el IRS cambió la declaración, la columna A usa los montos ajustados (instrucciones).
• Es probable que se haya perdido la protección contra multas para esa declaración. El primer contacto sobre una auditoría cierra la ventana de la declaración enmendada calificada para ella; la causa razonable sigue disponible.
• Un gasto omitido conserva su plazo de reembolso. Cómo plantearlo mientras el año está en auditoría depende de la carta, así que busque asesoría primero.

Vea auditoría del IRS a un negocio pequeño.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, están en dólares estadounidenses y dejan fuera los intereses, el impuesto estatal y los cambios en créditos. Suponen ingreso gravable suficiente para absorber el cambio, salarios más ingresos por trabajo independiente por debajo del tope de ingresos del Seguro Social, ningún impuesto adicional de Medicare, y que todo el cambio tributa en el tramo indicado. Los rangos del impuesto sobre la renta van desde una deducción completa por ingreso empresarial calificado hasta ninguna.

Una diseñadora que omitió una compra

Una diseñadora freelance presentó el Schedule C del año pasado y omitió US$6,000 de equipo comprado para trabajos de clientes. El plazo de reembolso sigue abierto, así que presenta un Form 1040-X para ese año con el Form 4562, conserva la factura y el estado de cuenta de la tarjeta, y también enmienda la declaración estatal. Si los US$6,000 completos son deducibles ese año (una elección de la sección 179, o depreciación adicional, para equipo usado solo en el negocio), el impuesto por trabajo independiente baja unos US$850, y el impuesto sobre la renta en aproximadamente US$1,000 a US$1,200 en un tramo de 22%, según la deducción por ingreso empresarial calificado.

Un conductor que dedujo de más las millas durante cuatro años

Un repartidor dedujo US$9,000 de millas en cada una de cuatro declaraciones, sin registro. Los registros de viajes de la plataforma respaldan US$4,000 al año, así que la deducción en exceso es de US$5,000 al año: unos US$1,150 a US$1,250 de impuesto adicional por año en un tramo de 12%.

Cada año abierto necesita su propio Form 1040-X con un Schedule C y un Schedule SE corregidos. Si se presentan antes de cualquier carta del IRS, generalmente son declaraciones enmendadas calificadas. Importa cómo se comprueban los US$4,000: los registros de viajes los respaldan, una estimación no.

Un consultor que contó un costo dos veces

Un consultor descubre que una deducción de US$12,000 por oficina en casa y viajes se contó dos veces en una declaración. El impuesto adicional es de unos US$1,700 de impuesto por trabajo independiente más aproximadamente US$2,100 a US$2,700 de impuesto sobre la renta en un tramo de 24%. Si se presenta antes de que el IRS contacte al consultor por primera vez sobre una auditoría de esa declaración, es una declaración enmendada calificada: los intereses corren desde la fecha de vencimiento original, pero generalmente no se aplica la multa relacionada con la exactitud al impuesto adicional. Si llega primero una carta de auditoría para esa declaración, la declaración enmendada no es calificada. El impuesto adicional puede enfrentar entonces la multa de 20% por negligencia, con la causa razonable como defensa principal. Con estas cifras redondas, el impuesto federal adicional queda por debajo del mínimo de subdeclaración sustancial, así que la cuestión sería la negligencia; las cifras reales pueden diferir.

¿Su caso es distinto?

• Las deducciones incorrectas abarcaron varios años, los montos son grandes, llegó una carta o una auditoría del IRS, o no está seguro de que el error fuera honesto: qué años corregir y en qué orden, qué pruebas existen y cuánto costarán las declaraciones corregidas son juicios profesionales. Obtenga ayuda con impuestos individuales antes de presentar esos años.
• También omitió ingresos en una declaración anterior: vea cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores.
• Algunos años nunca se presentaron: vea cómo ponerse al día con declaraciones no presentadas y gastos del Schedule C de años no presentados.
• No tiene recibos ni registro de millas, la contabilidad de esos años nunca se llevó, o maneja para una plataforma de entregas o de transporte: reconstruir los gastos de cada año con estados de cuenta y registros de la plataforma va antes de cualquier declaración enmendada. Vea recibos perdidos de gastos del negocio, cómo reconstruir un registro de millas, deducciones para conductores de transporte y entregas y ayuda de contabilidad.
• Quiere saber qué gastos cuestiona el IRS: vea gastos del Schedule C que cuestiona el IRS.
• Un preparador cometió el error: vea cuando un preparador presentó una declaración incorrecta.
• El costo omitido es de un alquiler: va en el Schedule E, no en el Schedule C. Vea impuestos de propiedades de alquiler y depreciación omitida en una propiedad de alquiler.
• Vive en Canadá, o la CRA también grava este negocio: un cambio en EE. UU. puede cambiar la declaración del otro país. Vea cómo enmendar su declaración cuando el otro país cambia la suya.
• Su negocio es una corporación, una corporación S o una sociedad de personas, incluidas la mayoría de las LLC con dos o más propietarios: ese negocio enmienda su propia declaración, no el Schedule C. Vea ayuda con impuestos corporativos.