Gastos del negocio en Canadá: qué deja deducir la CRA

¿Es un gasto deducible del negocio en Canadá?

Un gasto es deducible solo si cumple cuatro pruebas de la Income Tax Act: se hizo para generar ingresos del negocio, no es un desembolso de capital, no es un gasto personal o de subsistencia y el monto es razonable en las circunstancias (sección 67). El resumen de la CRA: puede deducir cualquier gasto corriente razonable en que incurra para generar ingresos, y solo la parte de un costo que corresponde al negocio.

Qué hace que un caso no sea sencillo: una corporación que paga gastos que benefician a un propietario, montos grandes de uso personal mixto, gastos de investigación que podrían ser SR&ED y gastos que la CRA ya cuestionó. Reúna recibos, una nota del propósito comercial de cada gasto, los nombres de los asistentes a comidas y eventos y registros de uso de todo lo que también use de forma personal, y consérvelos durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA).

Esta página trata las reglas federales. Un negocio de Quebec también presenta una declaración de Quebec ante Revenu Québec, cuyas reglas pueden diferir; revíselas por separado.

¿Puedo deducir todo el gasto este año o es un costo de capital?

Un gasto que da un beneficio duradero es de capital y no se deduce por completo en el año en que se paga (sección 18(1)(b)). Un gasto que se repite después de un período corto es corriente y se deduce en el año.

La CRA pondera varios puntos, entre ellos si el beneficio dura, si el gasto restaura un bien o lo mejora más allá de su estado original, si reemplaza una pieza o un activo separado y qué tan grande es el gasto frente al valor del bien. Ningún punto decide por sí solo. El equipo, las computadoras, los muebles y las cámaras suelen ser de capital y se deducen a lo largo de varios años mediante la deducción por costo de capital.

¿Cuánto de la cuenta de una comida, un café o un entretenimiento puedo deducir?

Un negocio suele deducir el 50% del menor entre lo que pagó y un monto razonable por comida, bebidas y entretenimiento (sección 67.1). El límite cubre las comidas y los cafés con clientes, sus propias comidas durante un viaje o en una convención, y el entretenimiento, como boletos, palcos privados, cargos de entrada y propinas (CRA; IT-518R, archivado). Una comida que usted come solo en un día de trabajo normal generalmente es un gasto personal, no del negocio (sección 18(1)(h)).

Se puede deducir el costo completo cuando:

• El negocio vende comida, bebidas o entretenimiento a sus clientes en el curso ordinario de su actividad, como lo hace un restaurante.
• La comida se factura a un cliente por un monto razonable, identificado específicamente por escrito; en ese caso, el límite recae en el cliente.
• El evento es una recaudación de fondos principalmente para una organización benéfica registrada.
• La comida o el entretenimiento forman parte de uno de seis eventos especiales o menos en un año calendario, generalmente abiertos a todos los empleados de un lugar de trabajo en particular. Una fiesta solo para propietarios, gerentes o personal seleccionado no califica.
• La comida es un beneficio gravable incluido en el ingreso de un empleado.
• La comida o la bebida es para empleados en un sitio de trabajo remoto ubicado al menos a 30 kilómetros de cualquier centro poblado de 40,000 habitantes o más, o en un campamento de obra donde se alojan, y no es para una conferencia ni una convención.

La comida y las bebidas de un camionero de larga distancia durante un período de viaje elegible se deducen, en cambio, al 80% (CRA). Las comidas incluidas en el pasaje de avión, tren o autobús no tienen límite; la comida comprada por separado durante el viaje sí (sección 67.1(4)). Para una comida que usted mismo pagó y se reembolsó, consulte gastos del negocio pagados de forma personal.

¿Son deducibles los regalos a clientes en Canadá?

Un regalo a un cliente es deducible cuando se da para generar ingresos del negocio y el monto es razonable (secciones 18 y 67). La ley no fija un tope en dólares por regalo. Un regalo de comida, bebidas o entretenimiento, como vino, boletos para eventos o un certificado de regalo de un restaurante, queda bajo el límite de comidas del 50% (IT-518R, archivado). Anote quién recibió cada regalo y por qué.

¿Puedo deducir tarjetas de regalo y obsequios para empleados?

Sí. Un empleador deduce los regalos a empleados como sueldos y otros beneficios (CRA T4002). La pregunta es si el empleado paga impuestos por el regalo.

Según la política de la CRA, los regalos y premios que no son en efectivo no son gravables para un empleado sin vínculo, hasta un valor justo de mercado combinado de $500 al año, impuestos incluidos; solo el exceso es gravable. La política cubre regalos para una ocasión especial, como una festividad o una boda, y premios por un logro, como un servicio sobresaliente; cualquier cosa que se dé por el desempeño en el trabajo, como alcanzar una meta de ventas, es una recompensa y es gravable por completo. Los premios por años de servicio tienen su propio límite aparte. Los regalos en efectivo o casi en efectivo siempre son gravables y pasan por la nómina. Una tarjeta de regalo es casi efectivo, salvo que funcione solo en un comercio o en un grupo de comercios determinado, no pueda convertirse en efectivo y el empleador lleve un registro de ella. La política no se aplica a familiares, accionistas ni otros empleados con vínculo.

¿Un patrocinio es un gasto de publicidad o una donación?

Un pago se convierte en patrocinio cuando el negocio recibe más que un simple agradecimiento, como su logotipo en camisetas, letreros o materiales de un evento. Por lo general, la organización benéfica no puede emitir un recibo de donación por él, pero el negocio puede incluir un costo de patrocinio razonable en publicidad si se hizo para generar ingresos (patrocinio según la CRA).

La publicidad dirigida principalmente al mercado canadiense y transmitida por una emisora extranjera no es deducible (sección 19.1). Los anuncios dirigidos a Canadá en un periódico extranjero o en algunas revistas tienen límites de contenido canadiense (sección 19; sección 19.01); los anuncios en sitios web extranjeros no (CRA).

¿Puede mi corporación deducir un coach de negocios, cursos o capacitación?

La capacitación que mantiene, actualiza o mejora una habilidad que el negocio ya tiene es un gasto corriente. La capacitación que da una habilidad o calificación nueva, o que cuenta para un título, diploma o designación profesional, es de capital y no se deduce como gasto corriente. Un curso que exige o recomienda un colegio profesional generalmente es corriente (IT-357R2, archivado).

La CRA archivó el IT-357R2 y ya no lo actualiza, por lo que puede no reflejar la opinión actual de la CRA. El coaching de negocios sigue la prueba general: un gasto para operar y hacer crecer el negocio existente es deducible si es razonable; el coaching que es principalmente personal no lo es. Una corporación generalmente puede deducir la capacitación que paga para un empleado, pero el empleado tiene un beneficio gravable cuando la capacitación lo beneficia principalmente a él y no al negocio.

¿Son deducibles el golf, las membresías de clubes y las convenciones?

No se permite deducción por el uso de campos o instalaciones de golf, yates, campamentos o cabañas, ni por las cuotas y los pagos de ingreso de ningún club cuyo fin principal sea la comida, la recreación o el deporte (sección 18(1)(l)). La única excepción es el uso y el mantenimiento de un yate, campamento, cabaña o campo de golf que el propio negocio alquila a otros en el curso ordinario de su actividad; no se extiende a las cuotas de un club. Los green fees y las comidas durante una ronda de golf tampoco son deducibles. Una comida de negocios genuina en un club, sin relación con el golf ni la recreación, no está prohibida, pero se aplica el límite de comidas (IT-148R3, archivado). Un negocio que paga las cuotas de un club de un empleado igualmente no puede deducirlas, y por lo general el empleado paga impuestos por ellas, salvo que la membresía beneficie principalmente al empleador.

Las cuotas anuales de una asociación comercial o profesional y las suscripciones a publicaciones son deducibles (línea 8760 de la CRA).

Un negocio puede deducir la asistencia a hasta dos convenciones al año, organizadas por una organización comercial o profesional en un lugar acorde con el territorio de esa organización (sección 20(10)). Si la cuota no muestra por separado la parte de comida y entretenimiento, se considera que $50 por cada día con comidas es comida y entretenimiento y se limita como una comida. La CRA indica que el límite de ubicación puede no aplicarse cuando una organización de otro país patrocina una convención relacionada con su negocio (CRA).

¿Puedo deducir cosas que también uso de forma personal o que uso frente a la cámara?

Solo la parte del negocio es deducible; la parte personal nunca lo es (sección 18(1)(h); CRA). Divida un teléfono, un plan de internet o un dispositivo según una medida razonable de uso comercial y conserve el registro que respalda esa división.

Un artículo que se mantiene solo para el negocio, como un accesorio o un disfraz usado para contenido pagado, es un gasto del negocio. La ropa de diario, el aseo personal y el equipo que también usa en su vida personal son difíciles de separar del uso personal, y la CRA puede tratarlos como personales aunque aparezcan frente a la cámara. Un artículo costoso y duradero, como una cámara o un kit de iluminación, es de capital. Para los gastos de oficina en casa y de vehículo, consulte gastos del negocio pagados de forma personal y comprar un auto a través de su negocio.

¿Son deducibles los intereses de un préstamo del negocio, una línea de crédito o una tarjeta de crédito?

Los intereses son deducibles cuando el dinero prestado se usó para generar ingresos del negocio o para comprar bienes para el negocio (sección 20(1)(c)). Lo que decide es para qué se usó el dinero, no el tipo de préstamo. Cuando una línea de crédito o una tarjeta mezcla gastos personales y del negocio, solo califican los intereses de la parte del negocio. Los intereses de dinero prestado para uso personal o para pagar impuestos sobre la renta atrasados no son deducibles (línea 8710 de la CRA).

Los intereses de préstamos para vehículos de pasajeros y terrenos baldíos tienen sus propios límites (línea 8710 de la CRA). Para dinero prestado para invertir o comprar una propiedad de alquiler, consulte deducción de intereses para inversiones y alquileres.

¿Puede mi corporación deducir los gastos de investigación sin reclamar SR&ED?

Por lo general sí, según las reglas ordinarias. Si el formulario de SR&ED no se presenta a más tardar en la fecha límite, que es 12 meses después de la fecha de vencimiento de la declaración, se considera que el gasto no es SR&ED (sección 37(11) y (12)). Entonces la CRA lo clasifica según la ley sin las reglas de SR&ED y no se obtiene ningún crédito fiscal por inversión (política de la CRA). Los gastos corrientes, como sueldos y suministros, siguen las pruebas de esta página; el equipo de capital pasa a la deducción por costo de capital (política de capital de la CRA). Omitir el SR&ED significa renunciar al crédito, y perder la fecha límite no se puede corregir después. Para evaluar un reclamo, consulte cómo reclamar SR&ED en la declaración corporativa.

¿Se aplican las mismas reglas dentro de una corporación?

Sí. Las secciones 18, 67 y 67.1 se aplican a los ingresos de cualquier negocio, así que la T2 de una corporación enfrenta las mismas pruebas que el T2125 de un propietario único o el estado de una sociedad de personas. La diferencia es lo que pasa con un gasto personal. Cuando una corporación paga un gasto personal de un propietario, la corporación no puede deducirlo y el propietario puede tener que incluir el beneficio en su ingreso (sección 15(1)). Eso convierte los gastos de uso mixto dentro de una corporación en un riesgo doble; consulte préstamos del accionista.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares canadienses.

Dos cursos de una diseñadora

Una diseñadora gráfica, propietaria única en Ontario, paga C$2,000 por un curso sobre las nuevas funciones del software de diseño que ya usa. Mejora una habilidad existente, por lo que generalmente es un gasto corriente. Un diploma de C$20,000 en una profesión nueva le da una calificación nueva; es de capital y no se deduce como gasto corriente.

La fiesta de un café y una cena con un cliente

Una corporación que opera un café en Manitoba organiza una fiesta de fin de año de C$1,500 abierta a todo su personal. Es uno de sus seis eventos del año, por lo que los C$1,500 completos generalmente son deducibles si son razonables. Una cena de C$600 con un cliente se limita a C$300.

El patrocinio y el club de golf de un agente inmobiliario

La corporación de un agente inmobiliario de Columbia Británica paga C$1,000 para patrocinar un equipo juvenil con su logotipo en las camisetas. El equipo no puede emitir un recibo de donación, pero un monto razonable generalmente es deducible como publicidad. Su membresía de golf de C$5,000 no es deducible en absoluto y, si la membresía beneficia principalmente al agente de forma personal, también puede ser un beneficio gravable para él.

¿Su caso es distinto?

• Su corporación paga gastos que lo benefician a usted o a su familia: consulte préstamos del accionista y pagar a familiares, y obtenga ayuda con el registro contable para separar los gastos personales de los del negocio.
• Pagó costos del negocio de su bolsillo, o trabaja desde casa: consulte gastos del negocio pagados de forma personal.
• El gasto es un vehículo o equipo: consulte comprar un auto a través de su negocio y deducción por costo de capital.
• Gastó antes de la primera venta, o el negocio tuvo pérdidas: consulte pérdidas del negocio.
• Quiere recuperar el GST/HST de estos gastos: consulte declaraciones de GST/HST y créditos fiscales por insumos.
• Su corporación gasta mucho en investigación: consulte cómo reclamar SR&ED en la declaración corporativa antes de que venza el plazo.
• La CRA le pidió respaldar sus gastos: consulte revisiones, auditorías y divulgación voluntaria, y obtenga ayuda con el registro contable para organizar los registros.