Contratar empleados al otro lado de la frontera EE. UU.–Canadá

¿Qué reglas de nómina aplican cuando el empleado trabaja al otro lado de la frontera?

Empiece por el lugar donde el empleado realmente hace el trabajo. Un empleador extranjero puede tener obligaciones de retención e informe de nómina en ese país; su lugar de constitución, su cuenta bancaria y la moneda de pago no deciden la respuesta. Los salarios de EE. UU. por trabajo realizado en EE. UU. pueden estar sujetos a la retención y a los impuestos de empleo de EE. UU., mientras que un empleador no residente con un empleado que trabaja en Canadá generalmente tiene obligaciones canadienses de retención, remesa e informe (IRS: salarios de un empleador extranjero; CRA: T4001).

Antes de elegir la nómina, separe tres preguntas: dónde se realiza cada día de trabajo, qué país cubre las contribuciones de pensión o de seguro social y qué estado o provincia fija las deducciones locales. El acuerdo de seguro social entre EE. UU. y Canadá generalmente asigna la cobertura de pensión al país donde se trabaja, con una excepción para asignaciones temporales. No decide la retención del impuesto sobre la renta, el Seguro de Empleo (EI) de Canadá ni las obligaciones estatales y provinciales.

En visitas cortas, el Artículo XV del tratado puede dejar los salarios gravables solo en el país de residencia del trabajador si el pago por el trabajo en el otro país no supera $10,000 en la moneda de ese país, o si la presencia no pasa de 183 días en cualquier período de 12 meses que comience o termine en el año fiscal y el pago no lo hace un empleador residente ni lo asume un establecimiento permanente local. La regla de desempate del Artículo IV puede cambiar la residencia para efectos del tratado. Una exención del tratado por sí sola no detiene la retención de nómina; use el trámite de exención que corresponda, descrito más abajo.

¿Puede una empresa canadiense contratar a un empleado de EE. UU. sin tener una empresa en EE. UU.?

Sí, una empresa canadiense generalmente puede seguir siendo el empleador directo y registrarse para la nómina de EE. UU. Registrarse para la nómina de EE. UU. no exige por sí mismo constituir una corporación en EE. UU.; si el trabajador crea otras obligaciones de impuestos o de registro del negocio en EE. UU. es una pregunta aparte, que depende de los hechos (IRS: salarios de un empleador extranjero; IRS: número de identificación del empleador).

El empleador canadiense debe tratar los salarios por trabajo realizado en EE. UU. como salarios de nómina de EE. UU. cuando las reglas aplicables lo exijan. El IRS indica que el trabajo en EE. UU. para un empleador extranjero generalmente está sujeto a la retención del Seguro Social y de Medicare, y al impuesto federal de desempleo, salvo que aplique una excepción (IRS: Seguro Social y Medicare; IRS: impuesto de desempleo). Un trabajador contratado localmente en EE. UU. normalmente no califica como alguien enviado temporalmente desde Canadá según el acuerdo de seguro social.

Para el impuesto del negocio y la elección del tipo de entidad, consulte empresa canadiense que se expande a EE. UU..

¿Qué cuentas de EE. UU. se necesitan antes del primer pago?

Obtenga un número de identificación del empleador (EIN) federal y luego revise los requisitos del estado donde se trabaja sobre retención, desempleo, informe de salarios y notificación de nuevos empleados antes de pagar al empleado. Una empresa canadiense cuyo lugar principal de negocios está fuera de EE. UU. puede solicitar un EIN por el proceso internacional del IRS, con el Form SS-4 o por teléfono (IRS: EIN).

Para conocer la secuencia de configuración dentro de EE. UU., consulte cómo configurar la nómina en EE. UU.. Si el trabajador también trabaja en otro estado, consulte empleados en otro estado.

¿Puede una empresa de EE. UU. contratar directamente a un empleado que vive en Canadá?

Sí. La empresa de EE. UU. generalmente puede emplear directamente al trabajador y registrarse ante la CRA como empleador no residente. La CRA indica que los empleadores no residentes con empleados que prestan servicios en Canadá tienen las mismas obligaciones canadienses de retención, remesa e informe que los empleadores residentes (CRA: T4001).

Una cuenta de pago en EE. UU. por sí sola no cumple esas obligaciones canadienses. Tampoco suele servir la certificación de empleador no residente de la CRA para un empleado que vive y trabaja en Canadá: la exención que describe la CRA es para empleados no residentes que califiquen, que trabajan en Canadá por tiempo limitado y cumplen las condiciones del tratado (CRA: T4001). Si el trabajador crea impuestos de negocio en Canadá o una elección de entidad, el tema corresponde a empresa de EE. UU. que se expande a Canadá.

La nómina canadiense no pone fin automáticamente a las obligaciones de nómina de EE. UU. El trabajo ordinario realizado en Canadá queda fuera del impuesto federal de desempleo de EE. UU., incluso para un ciudadano de EE. UU. que trabaja para un empleador estadounidense: la ley excluye el trabajo en un país contiguo con el que EE. UU. tenga un acuerdo de desempleo, y Canadá tiene uno (Código de EE. UU.: definición de empleo para FUTA; Departamento de Trabajo de EE. UU.: acuerdo). Para un ciudadano o residente de EE. UU., revise por separado la retención del impuesto sobre la renta de EE. UU.; puede aplicar una excepción cuando la ley canadiense exige retener el impuesto sobre la renta (IRS: retención del impuesto sobre la renta). Revise el Seguro Social y Medicare según el acuerdo de cobertura.

¿Cómo abre un empleador de EE. UU. una cuenta de nómina en Canadá?

Use el registro de negocios no residentes de la CRA para solicitar un número empresarial (BN) y una cuenta de deducciones de nómina (RP). Un negocio constituido o ubicado fuera de Canadá puede solicitar ambos en la misma solicitud en línea; la CRA también indica una vía por correo o fax con el Form RC1 cuando el registro en línea no está disponible (CRA: registro de no residentes).

Antes del registro, reúna la razón social y la dirección del negocio, los datos de propiedad y de contacto, la fecha de inicio y el lugar de trabajo del trabajador, y la fecha prevista del primer pago. Luego obtenga el número de seguro social canadiense (SIN) del empleado y los Forms TD1 federal y, cuando corresponda, provincial, ya completos; determine la provincia de empleo y calcule las deducciones antes del primer pago (CRA: T4001). Registrarse para la nómina no resuelve por sí mismo el registro de GST/HST ni del impuesto corporativo; eso depende de otros hechos.

¿Qué impuesto canadiense, CPP y EI se deben deducir y qué provincia aplica?

Por trabajo realizado en Canadá, un empleador de EE. UU. generalmente deduce el impuesto sobre la renta canadiense y el EI si el empleo es asegurable. El CPP requiere una revisión aparte: si no tiene un lugar de negocios en Canadá, el firmante autorizado del empleador puede solicitar la cobertura opcional del CPP con el Form CPT13 para los empleados elegibles que normalmente viven y trabajan fuera de Quebec. El empleador elige una fecha de inicio de la cobertura; la CRA indica que el acuerdo aprobado no se puede cancelar. Si no se aplica la cobertura canadiense, el acuerdo de seguro social asigna la cobertura de EE. UU. Si el empleador tiene un lugar de negocios en Canadá, o el trabajador fue enviado temporalmente desde EE. UU., revise las reglas de cobertura de pensión que apliquen. El empleador paga sus partes exigidas del CPP y del EI (CRA: Form CPT13; SSA: acuerdo, Artículo V).

Revise el EI por separado si también aplica el seguro de desempleo de EE. UU.: el EI canadiense excluye el empleo por el cual deben pagarse primas según la ley de seguro de desempleo de un estado de EE. UU. Use la calculadora o las tablas de nómina de la CRA para el período de pago y la provincia que apliquen; la dirección del trabajador por sí sola no fija la provincia de empleo (CRA: T4001; CRA: provincia de empleo).

Si aplica la nómina de Quebec, regístrese en Revenu Québec para las retenciones en la fuente, en línea o con el Form LM-1-V, retenga el impuesto sobre la renta de Quebec, el QPP y el QPIP según se exija, y presente los comprobantes RL-1 y el resumen del RL-1 a más tardar el el último día de febrero posterior al año calendario al que corresponden los comprobantes. Una cuenta RP de la CRA por sí sola no cubre esas presentaciones (Revenu Québec: registro; presentación del RL-1; CRA: deducciones de Quebec). La rutina general de pagos en Canadá está en cómo operar la nómina.

¿Qué cambia en el Seguro Social, Medicare o el CPP después de una mudanza o una asignación temporal?

El acuerdo de seguro social entre EE. UU. y Canadá generalmente coloca al empleado bajo el sistema de pensiones del país donde se hace el trabajo. Un empleado que califique, que normalmente trabaja y está cubierto en un país y a quien un empleador con un lugar de negocios allí envía a trabajar para el mismo empleador (o para una afiliada que califique) en el otro país, puede seguir en el sistema de su país de origen si se espera que la asignación dure 60 meses o menos; el país emisor entrega un certificado de cobertura como prueba para quedar exento del otro sistema (SSA: acuerdo, Artículo V y arreglo administrativo).

Una asignación que se espera supere el límite ordinario, o enviada por un empleador sin lugar de negocios en el país de envío, necesita el consentimiento mutuo previo de las autoridades competentes de ambos países para mantener la cobertura del país de envío (SSA: acuerdo, Artículo V).

Para el trabajo en EE. UU., aplique primero el acuerdo de seguro social: normalmente asigna la cobertura de pensión a EE. UU. El CPP canadiense puede continuar en lugar del Seguro Social y Medicare de EE. UU. cuando aplica una excepción del acuerdo, como una asignación temporal que califique y esté documentada con un certificado de cobertura canadiense. Revise por separado el EI canadiense y la retención del impuesto sobre la renta, según sus propias reglas (SSA: acuerdo; CRA: empleo fuera de Canadá).

¿Qué depósitos, declaraciones y comprobantes de fin de año siguen?

Una vez registrado el empleador, pagar al trabajador genera obligaciones periódicas de depósito y de informe. Una cuenta de nómina es solo el comienzo; concilie los depósitos con las declaraciones trimestrales o anuales y con el comprobante de fin de año del empleado (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

Los depósitos tardíos en EE. UU. pueden generar Del 2% al 15%, según el retraso y los avisos. La CRA generalmente aplica de 3% a 10% a las remesas tardías superiores a C$500, y llega a 20% cuando hay una omisión repetida, a sabiendas o con negligencia grave (IRS: multas por depósitos; CRA: remesas tardías).

Pueden aplicar reglas especiales de EE. UU. si el empleado es un extranjero no residente que reclama una exención del tratado. El empleado firma el Form 8233 para cada año fiscal; el empleador firma su aceptación, envía una copia al IRS dentro de 5 días y espera al menos 10 días después del envío antes de dejar de retener. Informe los salarios exentos en los Forms 1042 y 1042-S, y no en la casilla 1 del Form W-2 (IRS: instrucciones del Form 8233; IRS: Publication 515). Primero confirme la residencia fiscal del trabajador y la exención que reclama.

¿Cuándo debe cambiar la nómina si un empleado actual se muda?

Vuelva a evaluar antes del primer pago que cubra trabajo en el nuevo país. Si un empleado de Ontario se muda a Texas y trabaja allí, la nómina canadiense por sí sola puede no cumplir las obligaciones de nómina de EE. UU. Revise las obligaciones del empleador a nivel federal de EE. UU. y en Texas, y luego verifique por separado si el CPP, el EI o la retención del impuesto sobre la renta de Canadá continúan. Registre las fechas de trabajo, la residencia del trabajador, el lugar de informe en Canadá, la fuente del pago y cualquier certificado de cobertura; una mudanza puede afectar solo una parte de un período de pago (IRS: salarios de un empleador extranjero; CRA: empleo fuera de Canadá).

Pregunte si la mudanza es temporal, si el mismo empleador envió al trabajador y si existe un certificado de cobertura. Confirme también si el trabajador visitará el país anterior por trabajo. La certificación de empleador canadiense para visitas cortas se refiere a empleados no residentes que califiquen y no exime el pago regular canadiense de un trabajador residente de Canadá (CRA: T4001). Las visitas de trabajo a Canadá de un empleado pueden activar la retención de empleo según la guía del empleador de la CRA; la guía separada sobre servicios trata los honorarios pagados a un negocio no residente (CRA: orientación sobre el Reglamento 105).

Para un empleado residente de EE. UU. exento por el tratado que visita Canadá, un empleador de EE. UU. que califique puede solicitar la certificación de la CRA con el Form RC473, recibido al menos 30 días antes del trabajo en Canadá. El empleado debe trabajar en Canadá menos de 45 días en el año calendario o estar presente menos de 90 días en cualquier período de 12 meses que incluya el pago; la certificación dura hasta dos años calendario. De lo contrario, el empleado (o el empleador autorizado) puede solicitar una dispensa del Reglamento 102 con el Form R102-R al menos 30 días antes del trabajo o del primer pago. Ninguno de los dos trámites cubre el pago ordinario a un trabajador residente de Canadá (CRA: certificación; CRA: dispensa).

Si un tercero emplea o paga al trabajador, ¿quién debe los impuestos de nómina?

El contrato y la relación real de empleo determinan quién debe presentar; pagar a un intermediario no transfiere por sí solo la responsabilidad tributaria del empleador. El IRS indica que un empleador que usa un proveedor de servicios de nómina generalmente sigue siendo responsable de los depósitos y las declaraciones, mientras que ciertos agentes designados formalmente o esquemas certificados tienen reglas de responsabilidad distintas (IRS: Publication 15). La CRA también indica que el empleador sigue siendo responsable de la exactitud, el saldo y la fecha límite de una declaración T4 cuando la presenta un proveedor de servicios de nómina (CRA: RC4120). En Quebec, un servicio de nómina que autoriza o hace que se paguen salarios puede compartir la responsabilidad por las retenciones en la fuente según la sección 24.0.3 de la Tax Administration Act.

Si un empleador de registro (employer of record) afirma ser el empleador legal, obtenga el contrato de empleo, el empleador que figura en los comprobantes de pago, los números de cuenta tributaria usados y la prueba de los depósitos y de los comprobantes de fin de año. Revise el esquema en ambos países y en el estado o la provincia donde se trabaja antes de tratar la nómina del intermediario como su propio cumplimiento. Un contrato de servicio de nómina y un contrato que cambia al empleador legal tienen efectos distintos (IRS: esquemas con terceros pagadores).

Las deudas de nómina pueden recaer en las personas. Un propietario único de EE. UU. debe directamente los impuestos de empleo del negocio; un socio general puede deber las deudas contraídas mientras era socio, como lo ilustran las leyes de Nueva York y de Ontario, mientras que las sociedades de responsabilidad limitada (LLP) son distintas (IRS: propietarios únicos). Según la sección 6672 del Internal Revenue Code, un ejecutivo, director, socio u otra persona que controla los impuestos retenidos y deliberadamente no los paga puede deber una multa igual a el impuesto sobre la renta retenido sin pagar completo y el impuesto del Seguro Social y Medicare del empleado; el cobro del IRS generalmente dura 10 años después de la determinación, con excepciones legales (IRS: multa; 26 USC 6502). Los directores de corporaciones canadienses al momento de la omisión pueden deber las retenciones, el CPP y el EI no pagados, más intereses y multas, según la sección 227.1 de la Income Tax Act, la sección 21.1 del CPP y la sección 83 de la Employment Insurance Act. La acción canadiense de cobro debe iniciarse dentro de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez; se aplican requisitos legales previos al cobro y una defensa de diligencia debida.

Quebec tiene su propia regla para los directores en las secciones 23 a 24.0.2 de la Tax Administration Act. Los directores pueden deber el impuesto de Quebec, el QPP, el QPIP y las contribuciones patronales no remitidos; por el impuesto sobre la renta que nunca se retuvo a un empleado residente de Canadá, generalmente deben los intereses y las multas relacionados, pero no ese impuesto no retenido. Revenu Québec debe determinar la responsabilidad de un director dentro de dos años después de que dejó el cargo por última vez, con requisitos legales previos al cobro y defensas de diligencia razonable o de desconocimiento.

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos; todos los montos son dólares estadounidenses. Una empresa de Toronto contrata a una persona que vive y trabaja solo en Nueva York con un sueldo anual de US$60,000, pagado como US$5,000 cada mes. La empresa de Toronto puede seguir siendo el empleador directo. Antes del primer pago, obtiene un EIN del IRS, revisa el registro de retención y desempleo de Nueva York, recibe el Form W-4 y configura los depósitos de EE. UU. Por separado, informa la nueva contratación a Nueva York dentro de 20 días desde la fecha de contratación (Nueva York: contratación de empleados). Registra cada día de trabajo en Nueva York, informa los salarios de EE. UU. en las declaraciones de nómina de EE. UU. que apliquen y en el Form W-2, y revisa si alguna regla del CPP o del EI de Canadá aplica a su empleado en particular. El ejemplo no calcula impuestos ni supone que la contratación por sí sola resuelva la situación del impuesto de negocios de la empresa en EE. UU.

¿Su caso es distinto?

• Su trabajador de EE. UU. también trabaja en Canadá: la retención de empleo de Canadá puede aplicar a esos días de trabajo. Revise la guía del empleador de la CRA según el patrón de trabajo.
• Su empleado de EE. UU. trabaja en más de un estado: consulte empleados en otro estado.
• Aplica la nómina de Quebec: regístrese en Revenu Québec y presente los comprobantes RL-1 además del T4 de la CRA.
• Su empresa canadiense puede tener presencia gravable en EE. UU.: consulte empresa canadiense que se expande a EE. UU..
• Su empresa de EE. UU. puede tener presencia gravable en Canadá: consulte empresa de EE. UU. que se expande a Canadá.
• El trabajador necesita declarar personalmente sus salarios transfronterizos: consulte trabajar en EE. UU. para un empleador extranjero o trabajar a ambos lados de la frontera.
• El trabajador puede ser un contratista y no un empleado: consulte contratistas que podrían ser empleados o auditorías de nómina y decisiones sobre la condición de trabajador en Canadá.
• Ya se omitieron depósitos o declaraciones en EE. UU.: consulte atrasos en los impuestos de nómina.
• Está decidiendo entre el empleo directo y un empleador externo: reúna los contratos, los lugares y las fechas de trabajo, los registros de pago anteriores, los registros ante las agencias y cualquier certificado de cobertura antes de buscar ayuda con la contabilidad y la nómina.