Autónomo canadiense con clientes de EE. UU.: qué declarar

¿Debo cobrar GST/HST a mis clientes de EE. UU.?

Un profesional autónomo canadiense generalmente aplica tasa cero a un servicio elegible prestado a un cliente estadounidense no residente. Tasa cero significa una venta gravable en la que no se cobra GST/HST. No significa que toda factura con dirección en EE. UU. califique. Las reglas de exportación de la Excise Tax Act y la guía de la CRA distinguen el servicio, quién lo recibe y si interviene algún bien ubicado en Canadá.

La dirección de facturación del cliente en EE. UU. no prueba que sea no residente. Conserve el contrato, la dirección y las pruebas de residencia de la parte contratante, la factura y una descripción del trabajo. La CRA indica que los proveedores deben respaldar la condición de no residente del cliente. Las ventas de exportación con tasa cero cuentan para la prueba del pequeño proveedor de GST/HST. Para saber cuándo empieza la obligación de registrarse, consulte Cuándo registrarse para GST/HST. Si está registrado, presente una declaración de GST/HST por cada período de declaración, aunque todas las ventas tengan tasa cero y no haya impuesto por pagar.

¿Los profesionales autónomos de Quebec cobran QST a clientes de EE. UU.?

Un profesional autónomo de Quebec generalmente aplica tasa cero a un servicio que califica prestado a un no residente, por lo que no cobra QST en esa venta. Revenu Québec enumera excepciones que afectan a una persona no residente que está en Canadá, y señala que ciertos servicios profesionales y de consultoría tienen tasa cero.

Antes de tratar una factura de Quebec como exportación, revise quién compró el servicio y a qué se relaciona el trabajo. Un contrato con una empresa estadounidense para prestar asesoría no es lo mismo que un servicio ligado directamente a un bien ubicado en Quebec. Conserve las pruebas de residencia del cliente y del trabajo realizado. Para el registro, revise las reglas de GST/QST de Revenu Québec y Cuándo registrarse para GST/HST. Un contribuyente registrado para la QST presenta una declaración por cada período de declaración, incluso si no hay QST por pagar.

¿Debo impuestos en EE. UU. por el trabajo que hago desde Canadá para clientes estadounidenses?

Un profesional autónomo canadiense que no es contribuyente de EE. UU. y presta todos los servicios en Canadá generalmente no debe impuesto federal sobre la renta de EE. UU. por esos honorarios solo porque el cliente pague desde EE. UU. El IRS considera que los ingresos por servicios personales provienen del lugar donde se hace el trabajo, sin importar dónde resida el cliente, dónde se firme el contrato ni desde qué cuenta se pague.

Las reglas de los estados de EE. UU. requieren una revisión aparte, incluso cuando todo el trabajo se hace en Canadá. Por ejemplo, California considera que los ingresos por servicios de un propietario único provienen del lugar donde el cliente recibe el beneficio, sin importar dónde se realice el trabajo. Si esa regla se aplica a un contrato canadiense en particular depende de los hechos.

Lleve un registro del lugar de trabajo de cada proyecto. Si un contrato cubre trabajo en ambos países, reparta los honorarios según el trabajo realizado en cada lugar. El IRS generalmente usa los días de servicio para ese reparto. Las reglas generales de EE. UU. sobre ingresos por servicios están en Cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU.. No hace falta una empresa estadounidense solo porque los clientes estén en EE. UU. Compare las estructuras en Cómo crear un negocio en EE. UU. siendo residente de Canadá.

¿Qué es el Form W-8BEN y debo entregarlo en lugar del Form W-9?

El Form W-8BEN le informa a un pagador de EE. UU. que una persona física es extranjera. Un propietario único canadiense que no es contribuyente de EE. UU. generalmente puede entregarlo a un cliente que le pida documentación tributaria de EE. UU. por trabajo hecho desde Canadá. Entréguelo al pagador, no al IRS. Las instrucciones del IRS para el W-8BEN explican su finalidad y cómo entregarlo.

El IRS indica que las personas físicas extranjeras que prestan servicios en EE. UU. deben usar el Form 8233 u otro formulario aplicable en lugar del W-8BEN. Las instrucciones del Form 8233 exigen un número de identificación del contribuyente de EE. UU. Si el cliente le pide un W-9, explíquele que usted es una persona física extranjera y ofrézcale el formulario correcto. Las instrucciones del IRS para quien solicita el W-9 establecen que una persona extranjera no puede entregar el W-9.

¿Qué hago si un cliente de EE. UU. me envía un Form 1099 o insiste en que entregue el W-9?

Un Form 1099 o una solicitud de W-9 no convierte por sí solo el trabajo hecho en Canadá en ingresos de fuente estadounidense ni crea una obligación de presentar declaración en EE. UU. Lo que sigue decidiendo es el lugar del trabajo y su condición tributaria. Compare el monto del formulario con sus facturas y pida al pagador que corrija sus registros si lo reportó como residente de EE. UU. La regla de fuente del IRS se sigue aplicando, y la certificación del W-9 es para personas de EE. UU..

Conserve el Form 1099, su W-8BEN, la correspondencia con el pagador y la prueba de dónde trabajó. Declare los ingresos en Canadá aunque el formulario del pagador esté equivocado. Si el pagador sí retuvo impuestos de EE. UU., siga la guía Impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses para evaluar un reembolso o un crédito en Canadá.

¿Cuándo tendría que presentar el Form 1040-NR de EE. UU.?

Un profesional autónomo canadiense que es no residente de EE. UU. generalmente presenta el Form 1040-NR si se dedica a un negocio o actividad comercial en EE. UU., lo que incluye los casos en que los servicios personales prestados en EE. UU. lo crean. Las instrucciones de presentación del IRS indican que puede ser obligatorio presentarlo incluso cuando un tratado exime los ingresos del impuesto de EE. UU. También puede hacer falta una declaración si hay otros ingresos de fuente estadounidense con retención insuficiente o si se reclama un reembolso.

Una excepción legal limitada deja los servicios en EE. UU. fuera de un negocio o actividad comercial en EE. UU. si la presencia en EE. UU. suma no más de 90 días en el año fiscal, el pago por esos servicios suma no más de US$3,000 y el contrato es con una persona extranjera que califica o con la oficina en el extranjero de una persona de EE. UU. Un contrato directo con un cliente de EE. UU. para su oficina en EE. UU. no cumple esa excepción.

Reclamar un tratado en una declaración también puede exigir el Form 8833. Las instrucciones del IRS enumeran las excepciones. No dé por hecho que una exención de impuestos elimina la obligación de presentar.

¿Qué cambia si viajo a EE. UU. para hacer el trabajo?

El trabajo realizado durante una visita a EE. UU. generalmente son ingresos por servicios de fuente estadounidense, así que cambia el análisis del impuesto de EE. UU. y del Form 1040-NR. Divida los contratos de varios lugares según el trabajo realizado en cada país y lleve un registro con fechas de los días trabajados en EE. UU., los entregables, las facturas y los viajes. La guía de fuente de ingresos del IRS generalmente reparte el pago por servicios personales según los días trabajados.

El trabajo en EE. UU. puede exigir el Form 1040-NR incluso cuando un tratado elimina el impuesto federal sobre la renta de EE. UU. Según el tratado entre Canadá y EE. UU., EE. UU. generalmente grava las utilidades empresariales de un residente de Canadá solo en la medida en que se atribuyan a un establecimiento permanente en EE. UU. Puede ser un lugar fijo donde opera el negocio, como una oficina. Los proyectos de servicios más largos también pueden crearlo según las pruebas separadas del tratado. Una visita corta por sí sola no resuelve si hay que presentar declaración ni cuánto impuesto corresponde.

Si espera trabajar en EE. UU., aclare su situación frente al tratado y la retención antes del primer pago. El Form 8233 puede documentar una exención de retención por tratado sobre servicios independientes prestados en EE. UU. Usted firma la Part III. El pagador firma la Part IV y envía el formulario al IRS dentro de los cinco días siguientes a su aceptación. Conserve una copia y cualquier comprobante del pagador de EE. UU. junto con la declaración que presente después. El permiso migratorio y las reglas de impuestos estatales requieren su propia revisión.

¿Debo el impuesto por trabajo independiente de EE. UU. sobre los ingresos de clientes de EE. UU.?

Una persona canadiense no residente generalmente no debe el impuesto por trabajo independiente (self-employment tax) de EE. UU. solo porque el cliente sea estadounidense. El IRS indica que los extranjeros no residentes generalmente no están sujetos a ese impuesto, sin perjuicio de los acuerdos de seguridad social. Según el acuerdo entre EE. UU. y Canadá, un trabajador independiente residente en Canadá generalmente queda cubierto por el sistema canadiense o el de Quebec, aunque su trabajo cruce la frontera.

Si trabaja en EE. UU. y reclama la cobertura de seguridad social de Canadá o de Quebec, solicite un certificado de cobertura: el Form CPT56 para la cobertura del CPP o el Form QUE/USA 101 para la del QPP. Si presenta una declaración en EE. UU., adjunte una copia como prueba de la exención del impuesto por trabajo independiente de EE. UU. Los cálculos del CPP o del plan de Quebec en Canadá están en Cómo tributan los ingresos de un trabajador independiente.

¿Cómo declaro en mi declaración canadiense los ingresos en dólares estadounidenses?

Un propietario único residente en Canadá declara los honorarios de clientes de EE. UU. como ingresos empresariales o profesionales en dólares canadienses, normalmente en el Form T2125 junto con la declaración T1. Las instrucciones de la CRA sobre trabajo independiente exigen los montos brutos y netos en las líneas de trabajo independiente que correspondan. Un Form 1099 de EE. UU. no reemplaza los registros canadienses.

Los residentes de Quebec con obligación de presentar también declaran los ingresos empresariales en el Schedule L de su declaración provincial TP-1 y adjuntan el Form TP-80 o los estados financieros, según corresponda. Revenu Québec explica la presentación del propietario único.

Convierta los ingresos y los gastos cuando se originen, generalmente con el tipo de cambio del Banco de Canadá de ese día. El folio de la CRA sobre la moneda para el impuesto sobre la renta permite usar un tipo promedio para ciertos ingresos cuando sea práctico, pero generalmente rechaza el promedio si los tipos varían mucho. Guarde el tipo y la fuente que usó en cada conversión. Para los asientos, las comisiones de los pagos y las ganancias o pérdidas cambiarias posteriores, consulte Ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas.

Ejemplo

Solo como ilustración. En un año calendario, un propietario único que vive en Quebec factura US$100,000 a una empresa estadounidense por consultoría realizada por completo desde Quebec y tiene US$20,000 de gastos del negocio. Suponga, solo para mostrar la conversión, que todos los montos pertinentes se originaron cuando US$1 equivalía a C$1.30. Las cifras canadienses serían C$130,000 de ingresos, C$26,000 de gastos y C$104,000 antes de otros ajustes. Las operaciones reales pueden requerir tipos de cambio diarios distintos.

El servicio de consultoría puede tener tasa cero para GST/HST y QST si el cliente es no residente y no se aplica ninguna exclusión. Estas ventas superan el umbral de pequeño proveedor de GST/QST, por lo que el profesional autónomo debe registrarse y presentar ambas declaraciones aunque no cobre impuesto sobre las ventas. Conserva el contrato, la prueba de residencia del cliente, las facturas, los registros de tipos de cambio y un calendario que muestre que no hubo días trabajados en EE. UU. Los ingresos netos del negocio se declaran en la declaración federal mediante el Form T2125 y en la de Quebec mediante el Schedule L. El cliente de EE. UU. puede recibir el Form W-8BEN. Los honorarios por sí solos generalmente no obligan a presentar el Form 1040-NR. Un viaje posterior para realizar parte del contrato en EE. UU. cambia el análisis de la fuente de ingresos y de la presentación.

¿Su caso es distinto?

• Trabajó en EE. UU., le retuvieron impuestos de EE. UU. o necesita que revisen su posición frente al tratado: reúna las fechas de viaje, los contratos, las facturas, los formularios del pagador y los comprobantes de retención para impuestos transfronterizos. Si le retuvieron impuestos de un pago, empiece por Impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.
• Es ciudadano de EE. UU., titular de una green card o posible residente fiscal de EE. UU.: la respuesta para no residentes de arriba puede no aplicarse. Use impuestos transfronterizos.
• En realidad es empleado de la empresa estadounidense: consulte Trabajar a ambos lados de la frontera.
• Factura a través de una corporación o está considerando una LLC en EE. UU.: consulte Cómo crear un negocio en EE. UU. siendo residente de Canadá.
• Necesita la prueba de registro de GST/HST: consulte Cuándo registrarse para GST/HST.
• Tiene una cuenta bancaria o de pagos en EE. UU.: revise Declaración de bienes extranjeros y filiales.