Cómo llevar su propia nómina en una corporación S: 941, 940, W-2

¿Una corporación S de una sola persona puede llevar su propia nómina sin un proveedor?

Sí. Un empleador puede subcontratar parte o la totalidad de sus tareas de nómina, y el que lo hace sigue siendo responsable de las retenciones, los depósitos y las declaraciones (IRS: Publication 15). Si hace el trabajo por su cuenta, el calendario que sigue queda a cargo del propietario.

Los sueldos son obligatorios cuando el propietario trabaja en el negocio. Cuando un ejecutivo presta a la corporación más que servicios menores y se le paga o tiene derecho a que se le pague, esos pagos son sueldos, y ser accionista no lo cambia (IRS: ejecutivos de una corporación S). Una corporación S debe pagar una compensación razonable al accionista-empleado antes de hacer distribuciones que no sean sueldos, y el IRS puede reclasificar las distribuciones como sueldos (IRS: compensación). Para el monto del sueldo, vea sueldo del propietario de una corporación S.

La rutina siguiente sirve para una corporación cuya primera fecha de pago, depósitos y declaraciones están todos al día. Necesita más pasos cuando:

• La nómina empezó a mitad de año o aún no se ha ejecutado este año. Vea nómina de una corporación S que nunca se ejecutó.
• Un depósito o una declaración ya está atrasado, o llegó un aviso del IRS. Vea atrasado en los impuestos de nómina.
• Los Forms 941 y la contabilidad no coinciden. La línea 12 debe coincidir con el impuesto federal de nómina que la contabilidad muestra como adeudado en el trimestre (el impuesto sobre la renta retenido más las dos partes del Seguro Social y Medicare, antes de ajustes o créditos), no con el gasto de sueldos. Si la diferencia persiste, hay que leer juntos las declaraciones, las confirmaciones de depósitos y el libro; vea ayuda con la contabilidad.
• Se ganan sueldos en más de un estado, o se suman otros empleados. Vea empleados en otro estado y cómo configurar la nómina.

Reúna primero: el EIN de la corporación, el Form W-4 del propietario, los números de cuenta de empleador estatales donde el estado los exija, el acceso a depósitos electrónicos, los Forms 941 presentados de trimestres anteriores (fijan el calendario de depósitos) y un registro de cada fecha de pago con el sueldo bruto, cada retención, el pago neto y el número de confirmación de cada depósito.

¿Qué debo depositar y presentar cada mes, trimestre y año?

Una corporación S de un solo propietario tiene un solo ciclo: cada día de pago genera un depósito, cada trimestre termina con un Form 941 y cada año se cierra con los Forms W-2, W-3 y 940. El depósito vence antes que la declaración, por lo general con semanas de anticipación.

Una fecha que cae en sábado, domingo o día festivo legal pasa al siguiente día hábil (IRS: Publication 15). Para este año fiscal, el 31 de enero es domingo, así que el Form 941 del cuarto trimestre y el Form 940 vencen el 1 de febrero de 2027. Las cuentas estatales siguen sus propios calendarios.

¿Cómo calculo la retención de mi propio sueldo?

La corporación retiene del sueldo del propietario como lo haría con cualquier empleado: el Form W-4 y las tablas del IRS fijan el impuesto sobre la renta, y tasas fijas determinan el Seguro Social y Medicare. La corporación, y no el propietario personalmente, envía el dinero al IRS.

1. Obtenga un Form W-4. El propietario completa el Paso 1 (nombre, dirección, número de Seguro Social, estado civil para efectos de la declaración) y firma el Paso 5; los Pasos 2, 3 y 4 se aplican solo cuando corresponden (IRS: Publication 15-T). Si no hay un formulario completo, retenga como soltero (Single) o casado que presenta por separado (Married filing separately), sin anotaciones en los Pasos 2 a 4 (IRS: Publication 15).
2. Calcule el impuesto sobre la renta con el período de pago, el sueldo bruto y el W-4. Un sistema de nómina automatizado usa las tablas del método de porcentaje y la Worksheet 1A; un sistema manual usa las tablas del método por tramos de sueldo o del método de porcentaje manual (IRS: Publication 15-T).
3. Retenga el Seguro Social y Medicare: 6.2% de Seguro Social sobre sueldos de hasta $184,500, y 1.45% de Medicare sobre todos los sueldos (IRS: Publication 15). Retenga también 0.9% de impuesto adicional de Medicare, solo sobre los sueldos que la corporación pague por encima de $200,000 en el año calendario, desde el pago que cruce ese límite; recae solo sobre el propietario, sin aporte equivalente de la corporación (IRS: Publication 15).

El pago neto es el sueldo bruto menos esos montos y cualquier retención estatal. El impuesto sobre la renta retenido y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare son impuestos en fideicomiso (trust fund): parte del sueldo del propietario que la corporación debe al Tesoro, no dinero de la corporación (IRS: Publication 15).

¿Qué debe la corporación S además de mi sueldo?

Una corporación S de un solo propietario debe la mitad del empleador del Seguro Social y Medicare, el impuesto federal por desempleo y, por lo general, un impuesto estatal por desempleo, todo sobre el sueldo del propietario.

El impuesto FUTA se aplica si la corporación pagó sueldos de $1,500 o más en cualquier trimestre de este año o del anterior, o tuvo un empleado durante al menos 20 semanas distintas de cualquiera de los dos años (IRS: Publication 15).

Tres cosas elevan el impuesto FUTA por encima de 0.6% (IRS: instrucciones del Form 940):

• El estado excluye a los ejecutivos de la corporación del impuesto estatal por desempleo. El impuesto FUTA sobre esos sueldos es entonces de 6.0%, porque no hay impuesto estatal que acreditar. Una tasa de cero que asigna el estado es distinta y conserva el crédito completo.
• El impuesto estatal se paga después de la fecha de vencimiento del Form 940. El pago tardío recibe solo 90% del crédito.
• Los sueldos corresponden a un estado con reducción de crédito, es decir, uno que no ha devuelto el dinero que pidió prestado al gobierno federal para pagar beneficios por desempleo. El Departamento de Trabajo decide cuáles estados.

Revise el estado del propietario antes de suponer la tasa más baja; el Departamento de Trabajo de EE. UU. enumera la agencia de cada estado.

¿Cómo y cuándo deposito los impuestos de nómina: cada mes o dos veces por semana?

Una corporación S de un solo propietario deposita después de cada día de pago según el calendario mensual o semisemanal que fija un período de referencia (lookback), y un negocio nuevo es mensual durante su primer año calendario. El depósito cubre el impuesto sobre la renta retenido más las dos partes del Seguro Social y Medicare; el FUTA sigue su propia regla, más abajo (IRS: Publication 15).

El período de referencia suma los totales de la línea 12 de los cuatro Forms 941 de los cuatro trimestres que terminan el 30 de junio del año anterior. Una corporación que nunca presentó un Form 941 no informó nada allí (IRS: Publication 15).

Los nombres no describen con qué frecuencia se pagan los sueldos, y cada fecha de vencimiento se cuenta desde el día de pago (IRS: Publication 15).

¿Cuándo puede la declaración llevar el pago? Una corporación puede omitir el depósito y pagar con un Form 941 presentado a tiempo cuando la línea 12 es menor de $2,500 en el trimestre actual o en el anterior y en el trimestre actual no surgió ninguna obligación de depósito al día siguiente por $100,000 (IRS: Publication 15; IRS: instrucciones del Form 941). Cuando el total del trimestre pueda ser mayor, deposite según el calendario. Un depósito obligatorio pagado con la declaración genera una multa de 10%.

Cómo pagar. Los depósitos federales deben ser electrónicos: mediante EFTPS, IRS Direct Pay o la cuenta tributaria empresarial del IRS, o por medio de un profesional de impuestos, un banco o un servicio de nómina que actúe por la corporación. Cada pago recibe un número de seguimiento de EFT que se conserva como recibo (IRS: Publication 15). EFTPS es gratuito y la inscripción puede tardar hasta cinco días hábiles (IRS: EFTPS), así que inscríbase antes de la primera fecha de pago. EFTPS acepta un pago el mismo día de $1 millón o menos enviado antes de las 3:00 p. m., hora del Este, en un día hábil; uno mayor vence a las 8:00 p. m., hora del Este, del día anterior. Un tercero puede fijar horas límite más tempranas (IRS: Publication 15).

¿Los libros con base de efectivo cambian cuándo vencen los impuestos de nómina?

No. Las fechas límite de los depósitos federales se cuentan desde la fecha en que se pagan los sueldos, no desde que el costo se acumula en la contabilidad (IRS: Publication 15). Una corporación con base de efectivo y una con base de acumulación deben el mismo depósito en la misma fecha; solo difieren en cuándo se registra el gasto. Para los asientos, vea asientos contables de nómina.

¿Qué presento cada trimestre y cuándo vence el Form 941?

Salvo que el IRS haya asignado el Form 944, una corporación S de un solo propietario presenta el Form 941 de cada trimestre, a más tardar el último día del mes siguiente al cierre del trimestre, o 10 días después si todos los depósitos del trimestre se hicieron a tiempo y por el monto completo (IRS: instrucciones del Form 941). Informa los sueldos del trimestre, el impuesto sobre la renta retenido y el impuesto del Seguro Social y Medicare.

Los 10 días adicionales son para depósitos hechos a tiempo que pagan por completo el impuesto del trimestre. Un trimestre pagado con la declaración no tiene depósitos y las instrucciones no dicen que califique, así que use la fecha anterior.

• Cuenta cada trimestre. El primer Form 941 cubre el trimestre en que se pagaron sueldos por primera vez. Después, hay que presentar una declaración cada trimestre, incluso sin nada que informar, salvo que el empleador sea estacional o presente una declaración final (IRS: instrucciones del Form 941). Si los sueldos se terminan definitivamente, marque la declaración final en la línea 17.
• Las líneas que importan. La línea 12 es el impuesto total del trimestre, la 13 los depósitos totales y la 14 cualquier saldo a pagar. Un depositante mensual anota en la línea 16 la obligación de cada mes por fecha de pago, y el total debe ser igual a la línea 12; un depositante semisemanal adjunta el Schedule B en su lugar. Un trimestre que cumple la regla de $2,500 mencionada arriba marca la primera casilla de la línea 16 y no anota nada. De lo contrario, si faltan los montos mensuales o están mal, el IRS puede determinar una multa «promediada» por no depositar, calculada como si el impuesto del trimestre se hubiera acumulado de manera uniforme durante el trimestre y no en las fechas de pago reales (IRS: instrucciones del Form 941; IRS: Publication 15).
• Cómo presentar. En papel o por e-file del IRS; puede cobrarse una tarifa por presentar por vía electrónica (IRS: fechas de vencimiento de los impuestos sobre el empleo). El software de preparación de impuestos o un profesional de impuestos pueden presentar la declaración por e-file y pagar el saldo en el mismo paso mediante retiro electrónico de fondos, que no sirve para los depósitos de impuestos federales. Un saldo a pagar se paga por EFT cuando la corporación tenía que depositar; cuando no tenía que hacerlo, como bajo la regla de $2,500 mencionada arriba, también sirven la tarjeta, el cheque o el giro postal, aunque las instrucciones piden el pago electrónico (IRS: instrucciones del Form 941, línea 14).

¿Puedo presentar una vez al año con el Form 944 en lugar del Form 941?

Rara vez en la nómina de un propietario. El Form 944 es para empleadores cuyo Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta retenido anuales suman $1,000 o menos, y un empleador solo puede usarlo después de que el IRS se lo indique por escrito (IRS: acerca del Form 944). El empleador lo solicita por teléfono o por carta, en un plazo al comienzo del año que fijan las instrucciones del Form 941, y sigue presentando Forms 941 hasta que llegue el aviso escrito (IRS: instrucciones del Form 941). También vale lo contrario: una corporación a la que el IRS indicó por escrito presentar el Form 944 lo presenta, y no Forms 941 trimestrales, aunque su impuesto anual supere $1,000, hasta que el IRS confirme un cambio por escrito (IRS: instrucciones del Form 944).

El IRS indica que, por lo general, sueldos de $5,000 o menos en el año mantienen el impuesto en ese límite o por debajo (IRS: instrucciones del Form 944).

¿Qué presento al cierre del año: Form W-2, Form W-3 y Form 940?

Al cierre del año, una corporación S de un solo propietario entrega al propietario un Form W-2, presenta la Copia A con un Form W-3 ante la Administración del Seguro Social y presenta el Form 940 por el impuesto federal por desempleo.

• El Form W-2 es obligatorio siempre que se haya retenido algún impuesto sobre la renta, del Seguro Social o de Medicare, sea cual sea el sueldo, y cuando los sueldos llegan a $2,000 aunque no se haya retenido nada (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3).
• La presentación electrónica es obligatoria solo a partir de 10 declaraciones informativas en el año, contando los Forms W-2 junto con los Forms 1099 y declaraciones similares. Business Services Online de la Administración del Seguro Social tiene formularios para completar en línea y genera el Form W-3 automáticamente (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3).
• El seguro médico que la corporación paga al propietario tiene sus propias reglas para informar sueldos cuando se trata de un accionista que posee más de 2% (IRS: compensación); vea seguro médico para propietarios.
• El Form 940 vence incluso cuando el impuesto es pequeño. Lo presenta la corporación que cumple la prueba del FUTA (IRS: instrucciones del Form 940). Un depósito del FUTA vence solo cuando el impuesto del trimestre, con cualquier arrastre, supera $500, a más tardar el último día del mes siguiente al trimestre (IRS: Publication 15). El impuesto FUTA de un empleado sobre la base salarial de $7,000 queda por debajo de ese monto incluso a la tasa completa de 6.0%, así que puede pagarse con el Form 940 en lugar de depositarse. La prórroga de 10 días es para el impuesto FUTA depositado cuando correspondía; las instrucciones no dicen que cubra el impuesto pagado con la declaración (IRS: instrucciones del Form 940).

¿Qué añaden la parte estatal y la contabilidad?

Las cuentas estatales, los registros y la conciliación de fin de año son las partes de llevar la nómina por su cuenta que ningún formulario federal le recuerda.

• Cuentas estatales. La mayoría de los empleadores paga el impuesto por desempleo estatal además del federal (IRS: Publication 15). Si el estado también quiere que se retenga el impuesto sobre la renta y se presenten informes de sueldos depende de dónde trabaje el propietario; el IRS enlaza las páginas de empleadores de cada estado (IRS: sitios web de los gobiernos estatales). California se explica en impuestos de nómina de California y configuración del EDD. Los 50 estados también tienen un registro de nuevos empleados, y la primera nómina del propietario puede obligar a presentar un informe (IRS: Publication 15); vea cómo configurar la nómina.
• Registros. Conserve los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años: sueldos por fecha, el Form W-4, y la fecha, el monto y el número de confirmación de EFTPS de cada depósito (IRS: Publication 15). Para el resto, vea conservación de registros de nómina.
• Del Form 941 al Form W-3. El impuesto sobre la renta retenido, los sueldos del Seguro Social y los sueldos de Medicare del Form W-3 deben coincidir con los cuatro Forms 941 del año. El impuesto del Seguro Social y Medicare de las cuatro declaraciones, que incluye la parte del empleador, debe ser aproximadamente el doble del impuesto del Form W-3. Cuando no coinciden, el IRS y la Administración del Seguro Social pueden comunicarse con el empleador (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3). En la contabilidad, la línea 12 debe coincidir con las obligaciones de impuestos federales de nómina generadas en el trimestre, y los sueldos con los de las declaraciones; los depósitos reducen el saldo pendiente y no son un gasto. Vea asientos contables de nómina.

¿Qué pasa si se omite un depósito o una declaración, y quién responde?

La corporación debe el impuesto, las multas y los intereses, y el propietario puede responder personalmente por la parte en fideicomiso (trust fund): el impuesto sobre la renta retenido y el impuesto del Seguro Social y Medicare del empleado. Un servicio de nómina no traslada esa responsabilidad: el empleador sigue siendo responsable si el servicio omite un depósito (IRS: Publication 15).

Un Form 941 tardío, el impuesto pagado tarde y el impuesto que queda sin pagar después de un aviso del IRS acarrean multas e intereses adicionales; las tasas y cómo pedir alivio se explican en atrasado en los impuestos de nómina.

Las multas por depósitos no se aplican cuando la omisión se debió a causa razonable y no a negligencia intencional, y tampoco se cobran por causa razonable las multas por presentación tardía y pago tardío (IRS: Publication 15).

La multa por recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty) es aparte y personal (sección 6672 del Internal Revenue Code). Si el impuesto sobre la renta o el impuesto del Seguro Social y Medicare del empleado que debe retenerse no se retiene, o se retiene y no se paga al Tesoro, la multa es igual a 100% del monto no pagado. El IRS puede determinarla contra cada persona que considere responsable y que haya actuado con intención, y puede calificar quien firma los cheques o puede gastar los fondos del negocio; no es necesario que el negocio haya cerrado (IRS: Publication 15; IRS: impuestos sobre el empleo y la multa por recuperación de fondos en fideicomiso). El plazo habitual para determinarla es de 3 años desde el 15 de abril posterior al año de la nómina, o desde la fecha de presentación si es posterior, y no hay plazo para un período en el que no se presentó declaración (IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3). Para el aspecto personal, vea la multa por recuperación de fondos en fideicomiso.

¿Cuándo conviene dejar la nómina en manos de otra persona?

Cuando lo que falla es el calendario, no la aritmética. La nómina de un solo propietario son unas pocas cifras en cada día de pago, pero cada día de pago fija una fecha de depósito, cada trimestre una declaración, y el propietario es la única persona que puede olvidarlas.

Conviene considerar traspasar la nómina cuando ya se omitió un depósito o una declaración, la nómina empezó a mitad de año, los Forms 941 y la contabilidad no coinciden, se ganan sueldos en más de un estado o van a llegar otros empleados.

La corporación sigue siendo responsable incluso entonces, por lo que el IRS sugiere inscribirse en EFTPS para verificar cada pago y trata el primer pago omitido o tardío de un proveedor como una señal de alerta (IRS: cómo subcontratar las tareas de nómina).

¿Un servicio de nómina retira el impuesto de la cuenta bancaria de la corporación?

Las reglas federales exigen depósitos electrónicos y permiten que un servicio de nómina u otro tercero de confianza los haga por la corporación (IRS: Publication 15). El IRS describe servicios que ejecutan la nómina con el empleador aportando antes los fondos (IRS: cómo subcontratar las tareas de nómina). Cuándo y cómo un servicio cobra esos fondos de la cuenta bancaria de la corporación es parte del acuerdo con ese servicio, así que léalo antes de firmar. Para un cambio a mitad de año, vea cómo cambiar de proveedor de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Nómina del primer año con un sueldo de $60,000

La corporación S de un consultor de Texas paga al propietario $60,000 al año, $5,000 al mes, en su primer año de nómina. El Seguro Social y Medicare de la corporación, de 7.65%, suman $4,590 al año además de los sueldos, y el aporte equivalente del propietario, de $4,590, se descuenta de su pago. Suponga $400 al mes de impuesto sobre la renta retenido.

Sin Forms 941 en el período de referencia, la corporación deposita cada mes. El depósito de cada mes es de $400 + $382.50 + $382.50 = $1,165, y vence a más tardar el día 15 del mes siguiente. Suponga que el estado cuenta el sueldo del propietario para el impuesto por desempleo y que la corporación paga ese impuesto a tiempo; entonces el impuesto FUTA del año es 0.6% de $7,000, es decir, $42, pagadero con el Form 940. El impuesto estatal por desempleo es aparte.

Un trimestre por debajo del límite de obligación pequeña

El Form 941 de un propietario por enero a marzo muestra $1,800 de impuesto total en la línea 12. Es menos de $2,500 y no surgió ninguna obligación de depósito al día siguiente, así que la corporación puede pagar los $1,800 con la declaración en lugar de depositarlos. La declaración igual vence el 30 de abril. Si el trimestre pudo haber superado $2,500, y el trimestre anterior no quedó por debajo, la corporación deposita según el calendario.

Pagarse el día 15

Una propietaria se paga a sí misma $5,000 brutos el día 15 de cada mes. La retención es de $400 de impuesto sobre la renta, $310 de Seguro Social y $72.50 de Medicare, de modo que la transferencia bancaria que recibe es de $4,217.50. Los otros $782.50 quedan en la corporación para enviarse al IRS, junto con los $382.50 de la propia corporación. La corporación, y no la propietaria, hace ese depósito de $1,165 y presenta el Form 941 del trimestre.

¿Su caso es distinto?

• Usted es propietario de una LLC de un solo miembro que no ha elegido ser tratada como corporación S: las reglas de sueldos son distintas; vea sueldos de su propia LLC de un solo miembro.
• Aún no se ha ejecutado ninguna nómina este año: vea nómina de una corporación S que nunca se ejecutó antes de usar esta rutina.
• Ya se omitió un depósito o una declaración, la nómina empezó a mitad de año, o los Forms 941 y la contabilidad no coinciden: cada caso necesita ver juntos las declaraciones presentadas, el historial de depósitos y la contabilidad. Vea atrasado en los impuestos de nómina para los avisos y las multas, y ayuda con la contabilidad para la contabilidad y los registros.
• Un proveedor de nómina omitió depósitos, o una nómina salió mal: vea el proveedor de nómina no pagó sus impuestos y cómo corregir un error de nómina.
• Quiere fijar la cifra del sueldo, o además debe sus propios impuestos estimados: vea sueldo del propietario de una corporación S y pagos de impuestos estimados de una corporación S.
• El propietario trabaja en California u otro estado: vea impuestos de nómina de California y configuración del EDD o empleados en otro estado.
• Va a contratar a su primer empleado o a cambiar la nómina a un proveedor nuevo: vea cómo configurar la nómina o cómo cambiar de proveedor de nómina.