Rattrapage comptable : vos livres à jour avant la déclaration

Que doivent montrer les livres avant la préparation d'une déclaration?

Les livres doivent montrer les revenus, les dépenses, les actifs, les dettes et les opérations avec les propriétaires de l'entreprise pour toute la période visée. Chaque chiffre doit pouvoir être relié à une opération consignée; un solde bancaire seul n'explique pas le revenu imposable.

Les autres entreprises de travailleurs autonomes déclarent leurs revenus lorsqu'ils sont gagnés et leurs dépenses lorsqu'elles sont engagées, même si le paiement vient plus tard. Les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission travaillant à leur compte peuvent utiliser la comptabilité de caisse; confirmez la méthode utilisée dans la déclaration précédente avant de reconstituer les factures et les comptes fournisseurs impayés (ARC : méthodes comptables). Les agriculteurs qui utilisent la comptabilité de caisse pour leurs revenus doivent tenir des registres distincts selon la comptabilité d'exercice pour la TPS/TVH et la TVQ; vérifiez les éléments impayés à l'aide de ces registres. Ne changez pas de méthode simplement pour faire correspondre une exportation de données bancaires à la déclaration. Une entreprise admissible qui passe de la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse utilise la comptabilité de caisse dès sa prochaine déclaration et joint un état d'ajustement; le passage de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice exige l'autorisation de l'ARC, demandée par écrit avant la date limite de la déclaration, ainsi qu'un état d'ajustement (ARC : méthodes comptables).

Quels documents dois-je rassembler en premier?

Rassemblez les documents qui établissent la situation de départ et la piste complète des opérations. L'ARC exige des registres assez détaillés pour établir les obligations et les droits fiscaux, y compris les registres détenus par un spécialiste de la tenue de livres ou un autre tiers.

Demandez au spécialiste de la tenue de livres précédent son grand livre, sa balance de vérification, ses rapprochements bancaires, ses listes de factures et de comptes fournisseurs ouverts, ainsi qu'une exportation ou une copie de sauvegarde utilisable. Les directives de l'ARC sur les registres électroniques précisent qu'un changement de tiers ou de système doit préserver l'accès aux données et à leur piste de vérification. Si les documents sont éparpillés, rassemblez-les par compte et par période avant de saisir quoi que ce soit. Pour le transfert d'un dossier à un nouveau comptable, consultez Changer de comptable.

Mon spécialiste de la tenue de livres a cessé en cours d'année. Où dois-je reprendre?

Reprenez après le dernier mois dont vous pouvez vérifier les écritures ainsi que les soldes bancaires et de cartes. Conservez une copie de ce grand livre, notez la date de coupure et comparez ses soldes de clôture aux relevés suivants avant d'ajouter de nouvelles opérations.

Si un mois a été saisi sans jamais être rapproché, examinez ses opérations avant de le considérer comme complet. Pour chaque compte, comparez le solde du grand livre au relevé en tenant compte des éléments en suspens, comme un chèque émis mais pas encore encaissé. Progressez ensuite par ordre chronologique. Inscrivez les corrections avec une explication et la pièce justificative; n'écrasez pas les écritures antérieures simplement pour forcer une concordance. Les directives de l'ARC sur les registres électroniques exigent une piste de vérification allant des pièces justificatives aux comptes sommaires, ainsi que la documentation des modifications apportées aux opérations enregistrées.

Dressez une liste distincte des périodes manquantes, des écritures incertaines et des pièces justificatives encore nécessaires. Cette liste évite qu'un point non réglé devienne une vente, une dépense ou un crédit de taxe inventé.

Comment reconstituer les ventes, les factures impayées et les dépenses sans doublons?

Utilisez les factures et les autres pièces d'origine pour établir ce qui s'est passé, puis les écritures bancaires et de cartes pour établir comment l'opération a été réglée. Associez un paiement à une facture ou à un compte fournisseur existant avant de créer une autre écriture de revenu ou de dépense.

Pour les ventes, dressez la liste des factures et des crédits par date et par client, puis associez les dépôts et les autres paiements. Pour les ventes par carte et au comptant, associez les sommaires de ventes et les rapports de règlement aux dépôts; inscrivez séparément les ventes brutes, les remboursements et les frais de traitement du dépôt net. Un dépôt peut être un paiement de client, un apport du propriétaire, un prêt, un remboursement d'impôt ou un virement entre comptes; cherchez sa source avant de le qualifier de vente. Incluez les ventes au comptant et sans numéraire appuyées par des documents. L'ARC exige que les registres du revenu brut indiquent la date, le montant et la source, avec des pièces d'origine comme des factures, des rubans de caisse enregistreuse ou des bordereaux de dépôt. Selon la comptabilité d'exercice, une facture impayée peut quand même faire partie du revenu de la période où il a été gagné (ARC : méthodes comptables).

Pour les achats, associez les factures de fournisseurs aux achats portés à une carte ou aux paiements bancaires. Gardez les comptes fournisseurs impayés dans une liste distincte afin de les inclure dans la bonne période si l'entreprise utilise la comptabilité d'exercice. Repérez les retours, les remboursements et les notes de crédit. Gardez les achats d'immobilisations distincts des dépenses courantes; les directives de l'ARC sur les dépenses traitent les immobilisations différemment. Pour le formulaire T2125, réduisez une dépense de la TPS/TVH demandée comme crédit de taxe sur les intrants. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte après avoir enregistré la période, puis examinez les écritures non associées plutôt que de les classer au hasard.

Des relevés bancaires ou de carte peuvent-ils remplacer des reçus manquants?

Un relevé bancaire ou de carte aide à prouver qu'une somme a été versée, mais il ne peut souvent pas établir ce qui a été acheté ni quelle part visait l'entreprise. Demandez d'abord un duplicata de la facture, du reçu, du contrat ou du relevé du fournisseur, et conservez-le avec la pièce de paiement. L'ARC indique que les dépenses d'entreprise doivent être appuyées par une facture, une entente, un reçu ou une autre pièce justificative de la dépense.

Lorsqu'un fournisseur ne peut pas fournir de reçu, inscrivez dans le journal des dépenses le nom et l'adresse du fournisseur, le montant et la date du paiement ainsi que les détails de l'opération, comme l'indiquent les directives de l'ARC sur les registres d'entreprise. Conservez tout contrat, toute correspondance ou toute autre preuve disponible. Signalez au préparateur ce qui reste incertain; une écriture de relevé ne suffit pas à elle seule à établir une déduction.

Un crédit de taxe sur les intrants obéit à un critère de preuve distinct. L'ARC exige une documentation suffisante avant qu'un CTI soit demandé, y compris des renseignements sur le fournisseur, l'opération et la TPS/TVH facturée, selon le cas. N'estimez pas la TPS/TVH à partir d'un débit de carte et ne demandez pas de CTI sans pièces justificatives suffisantes. Consultez Déclarations de TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants pour les règles de demande et de correction.

Comment séparer les dépenses personnelles et les virements du propriétaire?

Classez chaque opération mixte selon ce qu'elle représente réellement. Un virement entre les comptes du propriétaire et le compte de l'entreprise n'est pas automatiquement une vente ou une dépense; un achat personnel fait avec la carte de l'entreprise n'est pas une dépense d'entreprise.

Pour un entrepreneur individuel, suivez les retraits comme des retraits du propriétaire et les fonds ou biens personnels versés à l'entreprise comme des apports. Pour une société de personnes, vérifiez la convention et les pièces justificatives avant de classer chaque virement d'un associé comme un apport, un retrait, un prêt ou un remboursement de prêt; gardez le solde de chaque associé distinct. Le guide de l'ARC sur le revenu des travailleurs autonomes décrit les apports, tandis que son guide sur la déclaration des sociétés de personnes distingue les prêts d'associés. N'inscrivez que la part professionnelle d'une dépense à usage mixte; l'ARC exclut les dépenses personnelles des déductions du formulaire T2125.

Pour une société, tenez une liste distincte de chaque paiement entrant et sortant avec le propriétaire, et de sa preuve. Le préparateur doit déterminer si chaque élément est une dépense d'entreprise remboursable, un prêt, une rémunération, un dividende ou une autre opération avec un actionnaire. Le paiement par une société de la facture personnelle d'un propriétaire exige cet examen plutôt qu'une écriture de dépense automatique. Consultez Dépenses d'entreprise payées personnellement pour les détails d'inscription et de remboursement.

Si une société transfère un bien à un propriétaire avec lequel elle a un lien de dépendance pour une valeur inférieure à sa juste valeur marchande, ce propriétaire peut devoir une partie de l'impôt sur le revenu ou de la TPS/TVH de la société pour la période du transfert ou une période antérieure, jusqu'à concurrence de la dette et de l'écart de valeur. L'ARC peut établir une cotisation à l'égard du bénéficiaire à tout moment, même si la cotisation de la société a été établie après le transfert, en vertu de l'article 160 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou de l'article 325 de la Loi sur la taxe d'accise.

Comment vérifier la TPS/TVH et la paie par rapport aux déclarations déjà produites?

Rapprochez les comptes de taxes reconstitués, période de déclaration par période de déclaration, des déclarations, des feuillets, des versements et de l'activité du compte de l'ARC déjà au dossier. Un écart est une question à régler, et non une invitation à modifier discrètement une déclaration produite.

Vérifiez si un inscrit admissible a choisi la méthode rapide de la TPS/TVH en ligne ou au moyen du formulaire GST74, lorsque l'ARC administre le compte, pour chaque période produite. Les déclarants annuels doivent faire le choix avant le premier jour du deuxième trimestre de l'exercice, sauf que les nouveaux inscrits dont la première période est courte peuvent le faire avant la date limite de cette déclaration; les déclarants mensuels ou trimestriels, avant la date d'échéance de la première déclaration selon la méthode rapide. L'admissibilité peut prendre fin lorsque les revenus ou les activités de l'entreprise changent. Lorsque la méthode s'appliquait, rapprochez son versement séparément de la taxe perçue, y compris tout crédit pour les premières ventes; ne demandez pas de crédits de taxe sur les intrants pour les dépenses d'exploitation ni pour les achats de stocks, et incluez dans le revenu la taxe retenue selon cette méthode. Les achats d'immobilisations admissibles peuvent quand même donner droit à des crédits de taxe sur les intrants.

L'ARC indique que les registres de TPS/TVH doivent appuyer la taxe perçue et les crédits demandés, tandis que les registres de paie doivent montrer les heures des employés et les montants retenus. Les instructions du sommaire des T4 exigent que ses totaux concordent avec les feuillets et que les retenues soient comparées aux versements. Les périodes de TPS/TVH et les années civiles de la paie peuvent différer de l'année d'imposition, alors étiquetez chaque comparaison selon sa période réelle. Si une déclaration de TPS/TVH produite doit être corrigée, suivez Déclarations de TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants.

Un entrepreneur individuel doit directement les versements de son entreprise. Les commandités actuels et anciens peuvent devoir la TPS/TVH de la société de personnes devenue exigible pendant qu'ils étaient associés; ceux qui étaient associés à la dissolution peuvent devoir les montants exigibles par la suite. Une dette antérieure à l'adhésion peut aussi atteindre les biens de la société de personnes en vertu du paragraphe 272.1(5) de la Loi sur la taxe d'accise. Les administrateurs d'une société peuvent devoir les retenues d'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC, les cotisations d'assurance-emploi et la TPS/TVH nette non versées en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, de l'article 21.1 du Régime de pensions du Canada, de l'article 83 de la Loi sur l'assurance-emploi et de l'article 323 de la Loi sur la taxe d'accise, sous réserve des conditions légales de recouvrement et de diligence. L'ARC doit établir une cotisation de TPS/TVH à l'égard des administrateurs dans les deux ans suivant la fin de leurs fonctions; les procédures de recouvrement des retenues sur la paie doivent être engagées dans ce délai.

Le bilan d'ouverture d'une société doit-il correspondre à la clôture de l'an dernier?

Normalement, reprenez le grand livre courant de la société à partir des soldes de clôture définitifs de l'année précédente, puis expliquez tout écart. Un solde d'ouverture modifié peut influer sur le bilan courant, les comptes d'actionnaires et les renseignements financiers de la T2.

Comparez les soldes d'ouverture de la banque, des cartes, des comptes clients, des comptes fournisseurs, des prêts, de la TPS/TVH, de la paie et des capitaux propres avec la dernière balance de vérification et les états financiers de l'année précédente. Comparez aussi les renseignements financiers de la T2 produite pour l'année précédente avec ces états définitifs. Vérifiez si le préparateur de l'année précédente a comptabilisé des ajustements de fin d'exercice après la production de la copie du spécialiste de la tenue de livres. Rattachez chaque écart à un ajustement, à un chiffre corrigé de l'année précédente ou à une opération omise; conservez l'explication avec les livres. Les directives de l'ARC sur l'IGRF utilisent les renseignements du bilan et de l'état des résultats pour la T2. Pour la préparation même des états financiers et de l'IGRF, consultez États financiers de fin d'exercice d'une société.

Qu'est-ce qui montre que les livres sont prêts pour le préparateur?

Si la déclaration est bientôt due, envoyez dès maintenant au préparateur le dernier mois vérifié, les documents disponibles et la liste des points non réglés. Les livres peuvent fournir les chiffres de la déclaration lorsque toute la période est enregistrée et que les soldes importants sont rapprochés ou expliqués pièces à l'appui. Remettez au préparateur les questions restantes avant que ces chiffres soient utilisés.

Pour une T1 de travailleur autonome, l'impôt est généralement dû 30 avril et la déclaration 15 juin de l'année suivante. Une société paie généralement dans les deux mois suivant la fin de l'exercice (trois mois pour une SPCC admissible) et produit sa T2 dans les six mois. Si une T5013 est requise, elle est due 31 mars après la fin de l'année lorsque tous les associés sont des particuliers, cinq mois après la fin de l'exercice lorsque tous les associés sont des sociétés, ou à la date antérieure lorsque les associés sont de types mixtes. Une T1 ou une T2 tardive avec impôt impayé entraîne généralement 5 % plus 1 % par mois complet, jusqu'à 12 mois; une T5013 tardive entraîne 25 $ par jour, de 100 $ à 2 500 $ (ARC : guide de la T5013). Si l'ARC a exigé une T1 ou une T2 tardive et qu'une pénalité pour production tardive s'est appliquée au cours de l'une des 3 années d'imposition précédentes, la pénalité pour récidive est de 10 % plus 2 % par mois complet, jusqu'à 20 mois (article 162 de la Loi de l'impôt sur le revenu).

• Rapprochez chaque solde bancaire et de carte de son dernier relevé et dressez la liste des éléments en suspens.
• Associez les paiements des clients et des fournisseurs aux factures et aux comptes fournisseurs ouverts; examinez les anciens éléments impayés.
• Examinez les catégories de ventes et de dépenses, les remboursements, les achats d'immobilisations, les stocks s'il y a lieu et les dépenses à usage mixte.
• Reliez les apports du propriétaire, les retraits et les opérations de la société avec ses propriétaires à leurs pièces justificatives.
• Comparez les soldes de TPS/TVH et de paie avec les déclarations produites, les feuillets, les versements et l'activité du compte de l'ARC.
• Pour une société, faites concorder les soldes d'ouverture avec la clôture définitive de l'année précédente et expliquez les ajustements.
• Envoyez un sommaire des revenus et des dépenses pour toute la période, le détail des opérations, les rapprochements, les listes de factures et de comptes fournisseurs ouverts, s'il y a lieu, les pièces d'origine et une liste des points à régler. Joignez une balance de vérification et un bilan si l'entreprise en tient; le préparateur de la T2 d'une société a aussi besoin de ses renseignements de l'état des résultats et du bilan.

L'ARC ne vous demande pas d'envoyer les pièces d'origine avec une déclaration de revenus, mais exige généralement de les conserver pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle elles se rapportent (ARC : tenue de registres). Un préparateur peut quand même en avoir besoin pour régler des montants incertains avant la production.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens. Les registres d'une société s'arrêtent après août. Son dernier solde bancaire vérifié est de 10 000 $. Le relevé bancaire de septembre montre un dépôt de client de 5 000 $, un virement du propriétaire de 2 000 $ et un paiement à un fournisseur de 1 000 $. Le spécialiste de la tenue de livres a aussi une facture de vente de 5 000 $ que le client a payée en septembre.

Inscrivez la facture de 5 000 $ une seule fois, dans la période où le revenu a été gagné, et associez-y le dépôt; le paiement n'est pas une deuxième vente. Gardez le virement du propriétaire de 2 000 $ dans un compte d'opérations avec le propriétaire en attendant l'examen, et non dans les ventes. Associez le paiement de 1 000 $ à la facture du fournisseur; la facture et le paiement ne sont pas deux dépenses. Le solde bancaire est de 16 000 $ avant tout élément en suspens (10 000 $ + 5 000 $ + 2 000 $ − 1 000 $). Vérifiez ensuite la TPS/TVH et les soldes du propriétaire par rapport aux documents produits, et remettez les points non réglés au préparateur de déclarations de revenus.

Votre situation est différente?

La prochaine étape change si des déclarations n'ont pas été produites, si des dates limites approchent ou si les registres ne peuvent pas être appuyés par des pièces.

• Plusieurs déclarations T2, de TPS/TVH ou de paie d'une société n'ont jamais été produites : consultez Rattraper les déclarations de société non produites.
• Des déclarations de particulier ou d'entrepreneur individuel n'ont pas été produites : consultez Rattraper les déclarations non produites.
• Une date limite de production ou de paiement d'une société approche : consultez Produire la déclaration de votre société.
• Une date limite de production ou de paiement d'un entrepreneur individuel approche : consultez Quand avez-vous besoin d'un comptable fiscaliste.
• Vos déclarations ou vos crédits de TPS/TVH doivent être corrigés : consultez Déclarations de TPS/TVH et crédits de taxe sur les intrants.
• Vous remplacez un comptable ou vous ne pouvez pas récupérer les anciens registres : consultez Changer de comptable.
• Vous êtes au Québec : rassemblez les registres de TVQ et de paie provinciale, ainsi que les chiffres pour le formulaire TP-80 des entrepreneurs individuels et des associés, les formulaires TP-600 et RL-15 des sociétés de personnes, lorsqu'ils sont requis, ou le formulaire CO-17 des sociétés ayant un établissement au Québec. Rapprochez aussi les déclarations et les relevés de compte provinciaux. Pour un choix de la méthode rapide administré par Revenu Québec, vérifiez le formulaire FP-2074-V.
• Votre société est albertaine : le préparateur a aussi besoin des chiffres de la déclaration AT1 distincte, due dans les six mois suivant la fin de l'exercice.
• Les pièces d'origine, les opérations avec les propriétaires ou les soldes d'ouverture restent incertains : apportez la liste des points à régler et les documents disponibles pour obtenir de l'aide en tenue de livres avant de vous fier aux chiffres reconstitués.