Salaire W-2 d'une LLC à membre unique : est-ce permis?

Le propriétaire d'une LLC à membre unique peut-il recevoir un salaire W-2?

Non, sauf si la LLC a choisi d'être traitée comme une société. Aux fins de l'impôt sur le revenu, une LLC à membre unique est une entité ignorée, et le règlement précise qu'elle n'est pas l'employeur de son propriétaire. Pour les charges sociales, le propriétaire n'est donc pas son employé (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv); IRS : LLC à membre unique). Le propriétaire est un travailleur autonome. Pour ses autres employés, la LLC est un employeur distinct; voir plus bas.

Un dossier dépasse la simple correction administrative lorsque :

• La paie a déjà eu lieu. Des dépôts, des déclarations trimestrielles des charges sociales (formulaire 941), un formulaire W-2 et souvent la déclaration fédérale annuelle de l'impôt de chômage (formulaire 940) existent sous l'EIN (numéro d'identification de l'employeur) de la LLC. Chacun exige sa propre correction (formulaire 941-X pour les déclarations trimestrielles, formulaire W-2c pour le W-2).
• Un choix de société de type S peut couvrir certaines de ces dates, ou vous ne savez pas si un choix a été produit ou accepté. Un choix ne change la réponse qu'à compter de sa date d'effet, jamais avant.
• La LLC a aussi de vrais employés. Leur paie demeure; la correction ne doit donc retirer que la rémunération du propriétaire.

Si l'une de ces situations s'applique, établissez quelle voie couvre chaque date de paie avant de produire quoi que ce soit : une mauvaise correction ajoute un deuxième jeu de productions erronées.

Commencez par rassembler les rapports de paie, les formulaires 941 et W-2, ainsi que tout formulaire 2553 ou 8832; la liste complète se trouve vers la fin.

Pourquoi mon application de paie veut-elle me traiter comme un employé?

Le réglage d'une application de paie ne change pas la façon dont l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) classe la LLC. Seuls la propriété de la LLC et un éventuel choix comptent (IRS). Le propriétaire qui travaille dans une société de type S en est l'employé : le réglage convient donc à ce cas, mais pas à une LLC à membre unique qui est une entité ignorée (voir la section sur la société de type S plus bas).

Avant la prochaine date de paie, vérifiez si la LLC a produit le formulaire 2553 ou le formulaire 8832, et si l'IRS l'a accepté. Si aucun n'a été produit, le règlement considère que le propriétaire n'est pas un employé de la LLC. La paie versée au propriétaire ne correspond donc pas au statut fiscal de la LLC, quoi que l'application permette. Si le propriétaire ne peut pas dire si un choix a été produit, considérez la question comme non réglée et retrouvez d'abord le formulaire produit et toute lettre de l'IRS.

Comment le propriétaire d'une LLC est-il payé, sinon par un salaire : les retraits du propriétaire?

Le propriétaire d'une LLC à membre unique qui est une entité ignorée se paie par des retraits. Tout le bénéfice de la LLC est imposé au propriétaire, qu'il le retire ou non, et personne ne retient d'impôt sur un retrait.

J'ai déjà versé une paie à moi-même : qu'est-ce qui a été produit et que faut-il corriger?

Si aucun choix ne couvrait ces dates de paie, chaque production qui incluait la rémunération du propriétaire exige sa propre correction; aucune ne se corrige d'elle-même. Les dates de paie à compter d'un choix de société de type S en vigueur ne sont pas une erreur (voir la section sur la société de type S plus bas); seules les dates antérieures sont corrigées.

Délai. Les cotisations déclarées en trop sur un formulaire 941 produit peuvent être corrigées dans un délai de 3 ans après la production du formulaire 941 ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates. Un trimestre au-delà de ce délai est une question à soumettre à un professionnel.

Comment l'impôt revient. Sous forme de crédit sur le formulaire 941 courant ou de demande de remboursement; corriger une erreur de paie explique ces deux voies et leurs délais.

Ce que demande le formulaire. Le formulaire 941-X demande aussi à la LLC d'attester qu'elle a produit les formulaires W-2 ou W-2c, ainsi que le remboursement, le dédommagement ou le consentement visant la part de l'employé des cotisations de sécurité sociale et Medicare qui a été retenue (IRS). Savoir comment ces lignes s'appliquent lorsque l'« employé » est le propriétaire est une question à soumettre à un professionnel.

La retenue d'impôt sur le revenu est le piège. En règle générale, la retenue d'impôt fédéral sur le revenu ne peut être corrigée que si l'erreur est découverte dans la même année civile que le versement du salaire, et un excédent de retenue seulement si la somme est aussi remboursée cette année-là. Pour les années antérieures, le formulaire 941-X ne peut pas modifier l'impôt sur le revenu réellement retenu, sauf en cas d'erreurs administratives et lorsque les taux de l'article 3509 s'appliquent; les salaires et le W-2 doivent tout de même être corrigés (IRS). Selon les instructions, l'employé peut se servir du montant réellement retenu, indiqué dans les registres de paie ou sur le formulaire W-2, pour demander un crédit dans sa déclaration de revenus personnelle. Elles ne traitent pas du propriétaire qui n'a jamais été un employé. Comment ce crédit fonctionne ici est une question à soumettre à un professionnel avant de finaliser la déclaration personnelle.

Arrêter la paie. Selon les instructions du formulaire 941, un employeur qui en a produit un doit en produire un chaque trimestre, même sans salaires, jusqu'à ce qu'il produise une déclaration finale (ligne 17) ou qu'une exception s'applique (IRS). Le formulaire 940 a sa propre case de déclaration finale (IRS). Les instructions ne traitent pas d'une LLC dont les déclarations corrigées n'affichent aucun salaire; comment fermer les comptes dans ce cas est une question à soumettre à un professionnel.

Les livres. La rémunération du propriétaire passe des salaires et des charges sociales vers un retrait du propriétaire. Les cotisations de sécurité sociale et Medicare qui reviennent sous forme de crédit ou de remboursement sont une créance, non une charge. L'impôt sur le revenu retenu que le formulaire 941-X ne peut pas modifier ne doit pas être inscrit comme créance tant qu'on ne sait pas comment il est demandé dans la déclaration personnelle, le point en suspens ci-dessus. Pour la méthode générale, voir corriger une erreur de paie.

J'ai reçu un formulaire W-2 de ma propre LLC : comment produire ma déclaration?

Établissez quelle voie s'applique, faites concorder les productions de paie de la LLC, puis produisez la déclaration personnelle. Les instructions du formulaire 1040 demandent au travailleur qui détient un W-2 erroné d'en demander un nouveau à son employeur (IRS); ici, l'employeur est la propre LLC du propriétaire.

1. Établissez la voie. Sans choix de société de type S ou de société en vigueur, la rémunération n'était pas un salaire. Avec un choix en vigueur, elle en était un à compter de cette date (section suivante). Un choix de société seul fait de la LLC une société de type C, qui produit généralement le formulaire 1120; un choix de société de type S l'oblige à produire le formulaire 1120-S (IRS : formulaire 1120; IRS : formulaire 2553).
2. Produisez les corrections si aucun choix ne couvre la rémunération, en fonction de ce qui a été produit : formulaire 941-X ou 944-X, et formulaire W-2c pour un W-2 déjà transmis à la SSA, comme dans le tableau ci-dessus.
3. Déclarez tout le bénéfice à l'annexe C, avec l'annexe SE, si aucun choix ne couvre la rémunération. Cette rémunération n'est pas une déduction de salaire (IRS).
4. Corrigez une déclaration déjà produite. Si aucun choix ne couvre la rémunération et que la déclaration a déclaré le W-2 à la ligne 1a ou déduit la rémunération comme salaire, elle peut nécessiter un formulaire 1040-X, avec le W-2c joint (IRS).
5. Si un choix couvre la rémunération, le W-2 demeure valide : le montant de sa case 1 va à la ligne 1a (IRS), et la LLC produit le formulaire 1120 ou 1120-S, comme à l'étape 1. Pour savoir combien verser au propriétaire d'une société de type S, voir le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Un choix de société de type S rendrait-il le salaire W-2 correct, et à partir de quelle date?

Seulement à compter de la date d'effet du choix, jamais avant. Le choix de société de type S n'est pas ouvert à tous les propriétaires : une société de type S ne peut pas avoir d'actionnaire étranger non-résident (IRS). Un propriétaire dans cette situation ne peut donc pas s'en servir pour rendre un salaire W-2 correct. Une LLC admissible qui produit le formulaire 2553 dans les délais est traitée comme une société à compter de la date d'effet et n'a pas besoin, en plus, du formulaire 8832 (IRS).

• Dans les délais signifie au plus 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition où le choix prend effet, ou à tout moment dans l'année précédente. Pour une société existante dont l'exercice suit l'année civile, il s'agit du 15 mars de l'année où le choix prend effet, ou du jour ouvrable suivant s'il tombe une fin de semaine ou un jour férié (26 USC 7503). Un formulaire produit dans les délais peut prendre effet le premier jour de l'année, de sorte que la paie à partir de ce jour peut être correcte même si le formulaire a été produit des semaines plus tard.
• Un formulaire tardif peut donner droit à un allègement simplifié s'il est demandé dans un délai de 3 ans et 75 jours suivant la date d'effet voulue, si la LLC démontre un motif raisonnable et a agi avec diligence dès qu'elle a découvert l'erreur, et si les propriétaires déclarent leurs revenus de façon cohérente avec le choix. Pour une LLC, les instructions exigent aussi que tous les formulaires 1120-S aient été produits à temps, ou que le formulaire 1120-S de la première année ne soit pas encore exigible. La procédure administrative ajoute qu'aucune déclaration incompatible avec le statut de société de type S ne doit avoir été produite, ce que l'annexe C du propriétaire pour une année visée est généralement. Lorsque ces critères ne sont pas remplis, l'entité doit généralement demander une décision anticipée (private letter ruling) et payer des frais (IRS; Rev. Proc. 2013-30, section 5.03). Voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.
• Un choix du formulaire 8832 (traitement comme société sans statut de société de type S) ne peut généralement pas prendre effet plus de 75 jours avant sa production ni plus de 12 mois après (26 CFR 301.7701-3(c)).
• L'acceptation est confirmée par une lettre de l'IRS, généralement dans les 60 jours. Si aucune lettre n'arrive dans les 2 mois suivant la production, les instructions disent de téléphoner à l'IRS. Une autre preuve de production est un reçu de courrier certifié ou recommandé portant un cachet postal dans les délais (ou l'équivalent d'un service de livraison privé désigné), ou une copie portant la mention d'acceptation ou une date de réception de l'IRS (IRS).
• Les périodes antérieures demeurent telles quelles. L'IRS demande à l'entité de ne produire le formulaire 1120-S pour aucune année précédant la prise d'effet du choix (IRS).
• Le choix est difficile à défaire. Il demeure en vigueur jusqu'à sa fin ou sa révocation, et un nouveau choix de société de type S exige généralement le consentement de l'IRS avant la cinquième année d'imposition suivant l'année de la fin (IRS). La fin du statut de société de type S laisse généralement la LLC imposée comme société de type C, et non de retour à l'annexe C. Redevenir une entité ignorée exige un choix du formulaire 8832, est généralement interdit pendant 60 mois après la prise d'effet d'un choix de classification antérieur, et est traité comme une liquidation de la société (26 CFR 301.7701-3).

Faire un choix uniquement pour régulariser la paie passée est une décision fiscale, non une simple correction administrative : pour une LLC existante, le choix est traité comme l'apport par le propriétaire des actifs et des dettes de la LLC à une société en échange de ses actions (26 CFR 301.7701-3(g)). Voir si le choix de société de type S est rentable.

Si je choisis le statut de société de type S, quelle paie devient obligatoire?

À compter de la date d'effet, le propriétaire qui travaille dans l'entreprise est un employé et doit recevoir une rémunération raisonnable avant toute distribution qui n'est pas un salaire. L'IRS peut requalifier d'autres paiements faits au propriétaire en salaires (IRS).

La LLC fait alors rouler la paie sous son propre nom et son propre EIN : retenues et dépôts faits à temps, formulaires 941 et 940, et formulaires W-2 et W-3 (26 CFR 301.7701-2).

Pour les étapes de mise en place et les dates d'échéance, voir mettre en place la paie et faire soi-même la paie; pour le montant à verser, voir le salaire du propriétaire d'une société de type S.

La LLC continue-t-elle de faire la paie de ses vrais employés?

Oui. Pour ses employés, la LLC est un employeur distinct : elle utilise son propre nom et son propre EIN pour la retenue d'impôt, les cotisations de sécurité sociale et Medicare, l'impôt de chômage, les formulaires 941 et 940, et les formulaires W-2 (26 CFR 301.7701-2; IRS). Tant que la LLC est une entité ignorée, le propriétaire peut déduire à l'annexe C ce qu'elle verse à ces employés, y compris la part de l'employeur de leurs charges sociales.

Le formulaire 941 regroupe tout le monde. Un formulaire 941-X ne doit retirer que le salaire du propriétaire et l'impôt s'y rapportant; le registre de paie doit donc montrer chaque personne séparément.

Que rassembler avant de corriger les productions de paie?

• Les rapports de paie de chaque date de paie, en séparant les lignes du propriétaire de celles des vrais employés.
• Chaque formulaire 941 (ou 944) tel que produit, avec la preuve de chaque dépôt.
• Le formulaire 940 et les formulaires W-2 et W-3 tels que produits, avec la date de leur transmission à la SSA.
• La lettre d'EIN de la LLC, ainsi que le nom et l'EIN utilisés dans les productions.
• Tout formulaire 2553 ou 8832, la preuve de sa production et toute lettre de l'IRS qui l'accepte.
• Les relevés bancaires montrant ce qui a été versé dans le compte du propriétaire.
• Les déclarations de revenus personnelles du propriétaire pour ces années (ligne 1a et annexe C).
• Toute lettre ou tout avis de l'IRS au sujet des comptes de paie de la LLC.
• Les inscriptions et les rapports des comptes de paie de l'État.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Paie versée toute l'année sans aucun choix

Une LLC réalise un bénéfice de 80 000 $ avant tout versement à sa propriétaire. Celle-ci se verse 3 000 $ par mois, soit 36 000 $ dans l'année, au moyen d'une application de paie, qui produit les quatre formulaires 941 et transmet son W-2 à la SSA. Sans choix, cet argent représente des retraits, non des salaires. Son annexe C affiche la totalité des 80 000 $, et l'annexe SE calcule l'impôt sur le travail autonome d'après son bénéfice, non d'après les 36 000 $ qu'elle a retirés. Les quatre formulaires 941 trimestriels exigent des formulaires 941-X, et le W-2 exige un W-2c. Si l'application a retenu de l'impôt sur le revenu et qu'elle découvre l'erreur après la fin de l'année, le formulaire 941-X ne peut pas modifier cette retenue; la façon dont elle figure dans sa déclaration est donc une question à poser à un professionnel avant de produire.

La même propriétaire avec un choix qui prend effet le 1er janvier

En février, elle produit le formulaire 2553 avec une date d'effet du 1er janvier de la même année, et l'IRS l'accepte. La paie qu'elle a versée depuis le 1er janvier est celle d'une employée d'une société de type S. Si elle a aussi versé une paie l'année précédente, celle-ci n'est pas un salaire, car aucun choix ne la couvrait. Savoir si 3 000 $ par mois est une rémunération raisonnable pour son travail est une question distincte.

Un W-2 arrive avec de l'impôt retenu

Un W-2 de 36 000 $ émis par sa propre LLC indique 2 500 $ d'impôt sur le revenu retenu. Si aucun choix ne couvre cette année-là, le W-2 est erroné : la LLC produit un W-2c et des formulaires 941-X, sa déclaration affiche tout le bénéfice à l'annexe C, et les 2 500 $ sont une question à soumettre à un professionnel, selon les règles de retenue ci-dessus, avant de finaliser la déclaration.

Votre situation est différente?

• Un formulaire W-2 ou des formulaires 941 existent déjà pour le propriétaire : les productions de paie, les livres et la déclaration personnelle doivent tous concorder, et la voie dépend des dates du choix. Commencez par corriger une erreur de paie. Sortir la rémunération du propriétaire des salaires dans les livres (inscrire les retraits du propriétaire) relève de la tenue de livres. Confirmez la voie avant de produire des corrections et, si la LLC a aussi de vrais employés, gardez les lignes du propriétaire séparées des leurs.
• De l'impôt sur le revenu a été retenu sur la rémunération du propriétaire lors d'une année antérieure, ou la paie a été versée pendant plusieurs années : le délai de correction, la règle de retenue et les déclarations personnelles s'influencent mutuellement. Exposez chaque année avant de produire quoi que ce soit; les livres de ces années relèvent de la tenue de livres.
• Vous pensez qu'un choix de société de type S a été produit, mais vous n'avez pas de lettre d'acceptation : voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif; les dates de paie touchées relèvent de la tenue de livres.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS au sujet des comptes de paie : voir en retard dans les charges sociales, qui explique aussi qui peut être tenu personnellement responsable des charges sociales impayées.
• Le propriétaire n'est ni citoyen ni résident des États-Unis : le choix de société de type S peut ne pas être ouvert et la production diffère; voir la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.
• La LLC a deux propriétaires ou plus : voir se payer à partir d'une LLC.
• La LLC a choisi d'être traitée comme une société ou une société de type S : voir l'imposition des LLC et le salaire du propriétaire d'une société de type S.
• La LLC est une société de type S et n'a jamais fait la paie pour vous : voir paie d'une société de type S jamais versée.