Taxe de vente d'un restaurant : rapprocher POS et déclaration

Comment rapprocher le POS, les prélèvements du paiement automatique, la déclaration et les livres?

Rapprochez quatre documents pour la même période et le même établissement, dans cet ordre : le rapport des ventes et de la taxe du POS, la déclaration produite, les prélèvements bancaires, puis les livres. Chaque lien doit concorder, sauf pour une courte liste d'écarts connus. Si un écart ne figure pas sur cette liste, trouvez les lignes taxées qui l'expliquent; n'ajustez pas le solde à payer pour qu'il concorde.

Si un service de paiement automatique produit la déclaration à partir des données de votre POS, la déclaration sera généralement égale au rapport du POS : ce rapprochement prouve donc peu, car un mauvais réglage d'article ou un mauvais taux se retrouve dans les deux. Vérifiez le POS d'après les règles de votre État.

Le formulaire 1099-K indique par mois les totaux des cartes et des applications de paiement, avant les frais, les remboursements et les rabais, comme le montant complet de l'opération. Ce n'est donc pas un chiffre de ventes taxables. S'il ne concorde pas, voir le rapprochement des ventes et des versements.

La taxe de vente est une taxe de l'État et des administrations locales : un même réglage de POS peut être correct dans un État et erroné dans un autre. Cette page prend la Californie, la Pennsylvanie et le Texas comme exemples. Pour un autre État, trouvez le guide de son ministère du Revenu sur les restaurants et répondez aux mêmes questions. Confirmez la règle de votre État avant de modifier un réglage.

Un dossier n'est pas simple lorsque les prélèvements, les totaux du POS et les déclarations diffèrent de plus d'un arrondi pendant au moins deux périodes, lorsqu'il y a plusieurs établissements, des plateformes de livraison ou de commande en ligne ou des frais de service obligatoires, ou lorsqu'un avis de l'État est arrivé. Réunissez les sommaires des ventes et de la taxe du POS, chaque déclaration produite avec sa confirmation de paiement, les relevés bancaires, les relevés des plateformes et les avis de l'État. Si un service produit la déclaration pour vous, demandez-lui une copie de chaque déclaration produite et de chaque confirmation de paiement, puis comparez-les avec votre compte en ligne auprès de l'État, s'il y en a un.

Quel rapport du POS indique la taxe de vente que j'ai perçue?

Sortez le rapport des ventes et de la taxe du POS pour la période exacte de la déclaration, avec le même premier et le même dernier jour et le même établissement. Le nom des rapports varie selon le POS (sommaire des ventes, rapport de taxe), et il vous en faudra peut-être deux pour voir toutes les lignes ci-dessous.

Le règlement de la Pennsylvanie prévoit que les registres de chaque magasin doivent montrer les ventes brutes de chaque jour et de chaque période de déclaration, réparties entre ventes taxables et ventes non taxables, ainsi que la taxe perçue. Les ventes totales doivent aussi être réparties entre comptant et crédit. Le guide du ministère pour les restaurants ajoute que la taxe doit figurer séparément des ventes totales.

Le jour de la production, dois-je additionner toutes les ventes brutes et soustraire le pourcentage de taxe?

Non. Partez de la ligne des ventes taxables du POS pour la période, puis vérifiez-la d'après les règles de votre État, car elle n'est exacte que si les réglages des articles le sont. Soustraire le pourcentage des ventes brutes échoue pour plusieurs raisons.

• Le montant comprend peut-être déjà la taxe. Les ventes taxables sont alors le total divisé par un plus le taux, et non le total moins le taux. Vérifiez que la taxe est bien comprise : le Texas exige qu'elle soit indiquée séparément, sauf si une affiche et une déclaration écrite disent le contraire, et la Californie considère le prix d'une boisson comme taxe comprise lorsqu'un avis est affiché.
• Les ventes brutes comprennent des éléments qui ne sont pas des ventes taxables, comme les pourboires facultatifs, les articles exonérés et les ventes de cartes-cadeaux.
• Les ventes brutes peuvent laisser de côté des frais de service que l'État taxe.
• Les rabais et les articles offerts changent le montant taxé.
• Les taux diffèrent selon l'endroit.

Le guide du permis de vendeur de la Californie montre l'ordre à suivre : les registres partent des recettes brutes de toutes les ventes, puis appuient chaque déduction demandée dans la déclaration. La plupart des déclarations des États suivent le même ordre; vérifiez donc le formulaire de votre État : ventes brutes, moins ce que l'État ne taxe pas, égale ventes taxables; la taxe est égale aux ventes taxables multipliées par le taux combiné (État plus administration locale).

Quels éléments changent les ventes taxables : pourboires, frais de service, rabais, articles offerts, cartes-cadeaux?

Cinq éléments causent la plupart des écarts, et les États les traitent différemment.

Les données de la Californie viennent de la Publication 22 (des pourboires aux articles offerts) et de la Publication 73 (cartes-cadeaux). Celles du Texas viennent de la publication du Comptroller sur les restaurants, plus ancienne : confirmez donc la règle actuelle.

Pour savoir où inscrire les pourboires et les frais de service dans les livres, voir les pourboires par carte : revenu ou passif.

Pourquoi la taxe perçue par mon POS diffère-t-elle de la taxe calculée sur les ventes taxables?

La taxe du POS est la somme de la taxe facturée sur chaque note. La taxe calculée sur les ventes taxables applique un seul taux au total de la période. Elles diffèrent lorsqu'un réglage ou une hypothèse est erroné. Dressez la liste des lignes taxées avant de rien modifier.

La taxe en trop ou manquante ne disparaît pas. En Californie, la taxe perçue en sus de la taxe due doit être rendue au client ou versée à l'État et déclarée sur la déclaration. En Pennsylvanie, le règlement oblige le vendeur à verser le plus élevé des deux montants : la taxe due ou la taxe perçue, sauf si le trop-perçu a été remboursé au client, et un vendeur qui a facturé trop peu doit tout de même le montant exact. Tranchez donc chaque écart d'après la règle de l'État, puis corrigez le réglage du POS pour la suite. Une déclaration déjà produite se corrige par la procédure de déclaration modifiée de votre État : informez-en le service de production; voir le solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration pour savoir quand modifier.

Quel prélèvement bancaire correspond à quelle déclaration?

Rapprochez par période, et non par date. Un prélèvement près de la date d'échéance (le 20 en Pennsylvanie et au Texas, le dernier jour du mois en Californie, le 24 pour un paiement anticipé en Californie) paie habituellement la dernière période terminée, ou un paiement anticipé à valoir sur une période en cours. La période de la déclaration détermine les ventes que l'argent couvre; la date du prélèvement montre seulement quand le service a payé.

Sources : Publication 73 de la Californie, REV-717 de la Pennsylvanie, Comptroller du Texas et ses réponses sur les paiements anticipés. La Californie permet aussi à une entreprise de programmer le paiement bancaire pour tout jour bancaire jusqu'à la date d'échéance; un service peut donc prélever avant cette date. Un restaurant du Texas titulaire d'un permis de boissons mélangées produit aussi deux rapports mensuels distincts sur les boissons mélangées : rapprochez aussi ces rapports et leurs paiements.

Pour chaque déclaration, additionnez tous les prélèvements qui l'ont payée (un paiement anticipé plus le solde) et comparez le total avec le montant dû après toute remise. Vérifiez ensuite dans l'autre sens : chaque prélèvement doit correspondre à une déclaration produite, et chaque déclaration à un prélèvement. Une déclaration sans paiement, un paiement sans déclaration, un prélèvement retourné ou en double et un paiement imputé à la mauvaise période sont les causes habituelles d'un écart. Si un prélèvement comprend les frais du service lui-même, ce sont des frais, et non de la taxe.

La remise pour production à temps change-t-elle le montant que je rapproche?

Dans un État qui en accorde une, oui. La taxe du POS et la taxe de la déclaration concordent avant la remise. Le prélèvement est égal à la taxe de la déclaration moins la remise. Un prélèvement inférieur d'exactement la remise est donc normal dans cet État.

Tous les États n'accordent pas de remise; la publication de la Californie sur le permis de vendeur n'en décrit aucune. Pour un payeur anticipé du Texas, le crédit de paiement anticipé de la déclaration est supérieur à l'argent versé d'avance, parce qu'il y ajoute la remise de paiement anticipé, et la remise de 0,5 % pour production à temps ne s'applique qu'au solde restant après ce crédit (instructions du formulaire 01-922). Le paiement anticipé et le solde ensemble sont donc égaux à la taxe due moins les deux remises. Une production tardive peut changer le prélèvement et ajouter une pénalité. La place de la remise dans le grand livre est traitée dans la taxe de vente perçue et payée.

Comment inscrire sur la déclaration les ventes par livraison et par commande en ligne?

Cela dépend de qui vend le repas, ce que le contrat avec la plateforme et l'État déterminent. Lorsque vous êtes le détaillant, le versement de la plateforme n'est pas le chiffre des ventes taxables, car il est net de la commission.

• Votre propre livraison, votre site Web ou vos livreurs : vous percevez et vous déclarez. La Pennsylvanie taxe les aliments ainsi que les frais de livraison et de service qui s'y rattachent.
• Une plateforme qui agit comme votre mandataire : en Californie, le restaurant est le détaillant et doit la taxe sur le prix de vente complet, sans déduction de la commission. Si le contrat ne fait pas de la plateforme un mandataire, elle est un détaillant titulaire de son propre permis, et le restaurant doit obtenir d'elle un certificat de revente (la preuve que la plateforme achète le repas pour le revendre). Une entreprise de livraison peut aussi choisir d'être traitée comme un facilitateur de place de marché; tant que son choix est en vigueur, c'est elle, et non le restaurant, qui est le détaillant et qui doit la taxe sur les commandes qu'elle traite (règlement 1684.5). Demandez à chaque application si elle a fait ce choix.
• Une plateforme qui contracte avec vous et perçoit la taxe : en Pennsylvanie, la plateforme perçoit et verse la taxe sur les aliments et sur ses frais. Le restaurant traite la vente à la plateforme comme une revente exonérée, et la commission que la plateforme vous facture n'est pas taxée. Comme preuve, conservez le certificat d'exonération général de la plateforme (le ministère mentionne le formulaire REV-1220) ou la clause du contrat qui indique qu'elle perçoit la taxe. Sans contrat, la plateforme vous verse la taxe de vente sur les aliments, et ces commandes restent donc dans vos ventes taxables.
• Texas : le Comptroller indique qu'un fournisseur de place de marché qui traite des ventes ou des paiements pour des vendeurs tiers doit percevoir et verser la taxe de vente sur ces ventes. Il ne dit pas si une application de livraison en est un pour les repas de restaurant : demandez donc à la plateforme quelles commandes elle a taxées.

Lisez chaque contrat de plateforme, répartissez les commandes selon la personne qui a perçu la taxe et rapprochez la ligne de taxe de chaque relevé du POS. Pour les dépôts nets de la commission, des frais et des pourboires, voir les dépôts du processeur de paiement.

Qui est responsable lorsqu'un service de paiement automatique produit la déclaration pour moi?

En Californie, en Pennsylvanie et au Texas, l'entreprise qui détient le permis de taxe de vente. La Californie dit que le vendeur est responsable de payer le bon montant et permet à un comptable de produire la déclaration sous son propre profil en ligne. La Pennsylvanie dit que le vendeur est responsable de la déclaration et du versement, et son règlement traite la taxe perçue comme des fonds détenus en fiducie, de l'argent que vous détenez pour l'État. Le Texas dit que vous êtes responsable de percevoir et de payer le bon montant.

Les personnes derrière l'entreprise peuvent aussi devoir la taxe. Un entrepreneur individuel la doit directement. En Californie, après la fin d'une entreprise, un dirigeant, un membre, un gestionnaire, un associé ou une autre personne responsable de ses déclarations ou de ses paiements peut devoir la taxe impayée qu'elle a facturée aux clients si le défaut était volontaire, pour les périodes où cette personne occupait ce rôle. L'État doit signifier son avis dans les 3 ans suivant le moment où il apprend la fin de l'entreprise ou dans les 8 ans suivant cette fin, selon la première de ces dates (article 6829). Vérifiez les règles de la Pennsylvanie et du Texas pour les propriétaires et les dirigeants.

Aucune des sources de la Californie, de la Pennsylvanie ou du Texas ne dit qu'un service de production assume la responsabilité du vendeur. Les États membres du Streamlined Sales Tax traitent différemment un prestataire de services certifié; voir l'impartition de la production de la taxe de vente pour ce point et pour savoir qui devrait produire. Ce que le service vous doit pour ses propres erreurs dépend de votre entente avec lui. Comme la déclaration est la vôtre, comparez chaque déclaration produite avec le rapport du POS.

Combien de temps conserver les rapports du POS, et que doivent-ils montrer selon les États?

Conservez-les pendant la période que fixe votre État, et plus longtemps tant qu'une vérification ou un différend est en cours. La Pennsylvanie veut les registres de chaque magasin pour l'année en cours et 3 années civiles précédentes, sur papier ou en format électronique (ministère). La Californie dit de conserver les registres de taxe de vente et de taxe d'utilisation au moins 4 ans (Publication 73), et le Texas dit au moins 4 ans (Comptroller).

La publication de la Californie sur les restaurants dit aussi de conserver un registre écrit des articles offerts. Conservez les rapports du POS tels qu'ils sont imprimés, car une copie corrigée ne montre pas ce qui a été déclaré. Pour la règle fédérale, voir la durée de conservation des registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

Mars : un café où tout concorde

Le café est dans un État où le taux combiné est de 7 % et où une remise pour production à temps ressemble à celle de la Pennsylvanie : 1 % de la taxe, plafonné à 25 $ pour un déclarant mensuel. Les ventes taxables de mars sont de 50 000 $, donc la taxe est de 3 500 $. Le POS affiche 53 500 $ perçus, taxe comprise.

Retirer 7 % de 53 500 $ donne 49 755 $, soit 245 $ de moins que les 50 000 $ réels, et une taxe d'environ 3 483 $, et non 3 500 $. Diviser par 1,07 donne 50 000 $, tout comme la ligne des ventes taxables du POS.

La déclaration indique 3 500 $ de taxe. La remise est le moindre de 35 $ et de 25 $, donc 25 $. Le paiement automatique prélève 3 475 $ le 20 avril. La taxe du POS (3 500 $) est égale à la taxe de la déclaration (3 500 $), et le prélèvement (3 475 $) est égal à la déclaration moins la remise de 25 $.

Avril : le POS a perçu 210 $ de plus que la déclaration

La déclaration d'avril indique des ventes taxables de 50 000 $ et une taxe de 3 500 $. Le rapport de taxe du POS indique 3 710 $. En dressant la liste des lignes taxées, on trouve 3 000 $ de frais de service obligatoires, en dehors des 50 000 $, que le POS a taxés à 7 % : 210 $.

Si l'État taxe ces frais, la déclaration était insuffisante de 210 $ et la période devra peut-être être corrigée. S'il ne les taxe pas, le réglage du POS est erroné et les 210 $ sont une taxe en trop, traitée selon la règle de l'État. Dans les deux cas, la réponse se trouve dans les lignes taxées, et non dans une modification du solde à payer.

Une application de livraison qui garde une commission

Un restaurant envoie 10 000 $ de commandes par une application de livraison qui garde 2 000 $ de commission. Si l'application agit comme mandataire du restaurant, comme la Californie la traite lorsque le contrat établit le mandat, la déclaration part des 10 000 $ complets, et non des 8 000 $ que l'application verse, sauf si l'application a choisi d'être le détaillant et doit elle-même la taxe. Dans un État comme la Pennsylvanie, où l'application perçoit et verse la taxe en vertu d'un contrat, le restaurant traite la vente à l'application comme une revente exonérée.

Votre situation est différente?

• Les prélèvements, les totaux du POS et les déclarations produites diffèrent de plus d'un arrondi pendant au moins deux périodes, vous avez plusieurs établissements ou applications de livraison, ou un avis de l'État est arrivé : déterminer quel chiffre est exact pour chaque période, si des déclarations antérieures doivent être corrigées et comment les réglages de taxe du POS et le paiement automatique devraient fonctionner à partir de maintenant relève du jugement. Apportez les rapports de taxe du POS, les déclarations, les prélèvements et les relevés des plateformes à notre service de tenue de livres, et voir le guide sur la vérification de l'État si un avis est arrivé.
• Vos livres ont des mois de retard, et il n'y a donc rien à quoi rapprocher les déclarations : voir le rattrapage de livres en retard.
• Votre taxe de vente à payer dans les livres ne concorde pas avec la déclaration produite : voir le solde à payer qui ne concorde pas avec la déclaration.
• Vous avez omis des déclarations, reçu une facture estimée, ou un propriétaire pourrait devoir personnellement la taxe perçue : voir la production des déclarations de taxe de vente.
• Vous devez inscrire les ventes du jour au POS, les pourboires et les frais de carte : voir l'inscription des ventes quotidiennes du POS.
• Une grande part de vos ventes est au comptant : voir les registres de ventes d'une entreprise qui travaille au comptant.
• Les pourboires, les caisses de pourboires ou les frais de service sont mêlés : voir les pourboires par carte : revenu ou passif.
• Vous voulez voir le coût des aliments, la main-d'œuvre et les ventes dans un même état : voir l'état des résultats d'un restaurant.