Dépôts Square : ventes, frais, pourboires et taxe de vente

Que comprend un dépôt Square après les frais, les pourboires et les remboursements?

Un dépôt Square, que Square appelle un virement, correspond aux paiements par carte faits par les clients, moins les remboursements, les frais et tout autre montant que Square retient. Ces paiements contiennent déjà la taxe de vente et les pourboires : un dépôt peut donc être plus petit ou plus grand que vos ventes, et n'est jamais un chiffre de ventes. Square définit le « total net » comme le total encaissé moins les frais moins les autres retenues, et son rapport de rapprochement (Reconciliation) relie les paiements encaissés au montant viré (Square).

Inscrivez chaque élément sur sa propre ligne, et le dépôt comme un virement vers la banque. L'IRS précise que les livres d'une entreprise doivent montrer le revenu brut, ainsi que les déductions et les crédits (IRS). Un dépôt net cache les frais, la taxe et les pourboires qu'il contient.

Cinq éléments rendent un cas plus complexe :

• Des mois de dépôts ont été inscrits comme revenu : les ventes sont alors sous-évaluées des frais et surévaluées de la taxe de vente et des pourboires. Cela compte surtout avant une déclaration ou une demande de prêt.
• Une synchronisation des ventes (une application qui copie les ventes Square dans votre logiciel de comptabilité) et le flux bancaire (le téléchargement automatique des opérations bancaires) inscrivent tous deux les mêmes montants : le revenu est donc compté deux fois.
• Square n'est qu'un des moyens de paiement de vos clients, ou vous avez plus d'un emplacement.
• Des dépenses personnelles passent par le même compte bancaire que les dépôts Square.
• Les déclarations de taxe de vente ou le formulaire 1099-K ne concordent pas avec les livres, ou une déclaration a été produite à partir de ces livres.

Rassemblez avant de commencer : le sommaire des ventes, la liste des virements exportée en CSV, le rapport des frais, les relevés bancaires et la dernière déclaration de taxe de vente.

Si l'un de ces éléments s'applique, les livres et tout ce qui a été produit à partir d'eux pourraient devoir être refaits. Lisez la section « Votre situation est différente? » plus bas avant de modifier des écritures.

Quels rapports Square font concorder un dépôt et les ventes?

Commencez par la liste des virements, qui montre les paiements par carte compris dans chaque virement, puis utilisez le rapport de rapprochement pour expliquer l'écart entre les paiements encaissés et le montant versé à la banque. Square peut renommer ou déplacer des rapports : comparez donc votre tableau de bord avec les noms ci-dessous.

• Les noms de Square ne sont pas des noms comptables. Ses « ventes brutes » sont les ventes nettes plus les taxes, et ses « ventes totales » ajoutent la taxe, les pourboires et les ventes de cartes-cadeaux aux ventes nettes. Prenez les ventes pour les livres dans les lignes des articles et des frais de service, et lisez la définition de Square d'une mesure avant de la copier.
• Le sommaire des ventes ne compte que les commandes terminées. Square précise qu'il exclut les paiements partiels et les dépôts, et que ses chiffres peuvent différer de ceux d'autres rapports parce que chacun est calculé et daté différemment. Faites concorder le dépôt avec la liste des virements et le rapport de rapprochement; utilisez le sommaire des ventes pour les éléments.

Conservez chaque rapport tel qu'il a été téléchargé. La Publication 583 range les bordereaux de cartes de crédit et les bordereaux de dépôt bancaire parmi les documents qui appuient les recettes brutes, et demande de rapprocher le compte chèques chaque mois.

Comment inscrire les ventes brutes et les frais Square plutôt que le dépôt net?

Passez les paiements dans leurs propres comptes par un seul compte de compensation Square, puis faites concorder le dépôt avec ce compte, non avec les ventes. Un compte de compensation contient ce que Square vous doit jusqu'à l'arrivée du virement. C'est une méthode de suivi, non une écriture prescrite par l'IRS : l'IRS vous laisse utiliser n'importe quel système qui montre clairement les revenus et les dépenses. Inscrivez chaque vente une seule fois : si une facture ou une synchronisation l'a déjà inscrite, le paiement solde les comptes clients au lieu de créer une deuxième vente.

1. Créez un compte de compensation pour Square.
2. Pour chaque jour ou période, prenez les éléments dans le sommaire des ventes. Débitez le compte de compensation des paiements par carte que Square virera, après les remboursements. Créditez les ventes pour les articles et les frais de service, la taxe de vente à payer pour la taxe imposée à l'acheteur, les pourboires à payer pour les pourboires du personnel (les pourboires du propriétaire pour lui-même sont un revenu), et un passif de cartes-cadeaux si vous en vendez. Une vente payée en argent comptant, par chèque ou avec une carte-cadeau que vous avez émise n'est pas un paiement par carte : débitez l'encaisse, ou le passif de cartes-cadeaux, plutôt que le compte de compensation. Pour les remboursements, débitez les retours et rabais (une ligne qui réduit les ventes sans les effacer), la taxe de vente à payer pour la partie taxe et les pourboires à payer pour tout pourboire remboursé.
3. Débitez les frais et créditez le compte de compensation pour les frais, y compris la taxe que Square y applique. L'IRS traite la taxe de vente que vous payez sur un service comme une partie du coût de ce service (Publication 334). Inscrivez tout autre montant que Square retient dans son propre compte, non dans les frais.
4. Inscrivez le dépôt : débitez la banque et créditez le compte de compensation du montant du virement. Si le flux bancaire a déjà créé le dépôt, faites-le concorder avec le compte de compensation. Ne le codez pas aux ventes.
5. Vérifiez que le compte de compensation égale ce qui est encore en route : les paiements pas encore virés et les virements pas encore à la banque, moins leurs frais et les remboursements. Il est à zéro seulement quand tout est arrivé.

Datez chaque paiement du jour de la vente et le dépôt du jour où la banque l'affiche. Une écriture sommaire par jour convient; voyez l'inscription des ventes quotidiennes d'un terminal de point de vente.

Où vont les pourboires par carte dans les livres, et à qui appartiennent-ils?

Les pourboires qu'un client choisit d'ajouter par carte ne sont pas un revenu de l'entreprise. Selon l'IRS, les pourboires ne sont pas des sommes versées à l'employeur et ne font pas partie de ses recettes brutes (IRS); l'entreprise les détient donc comme un passif, habituellement appelé pourboires à payer, jusqu'à ce qu'elle les verse au personnel qui les a gagnés. Le travailleur autonome qui garde tous ses propres pourboires fait exception : selon l'IRS, ces pourboires font généralement partie des recettes brutes de l'annexe C.

Un montant que le client doit payer, comme un pourboire automatique pour un grand groupe, est un frais de service, non un pourboire. C'est un revenu de l'entreprise, même si le personnel est payé à même ce montant : il a donc sa propre ligne de ventes (IRS, Topic 761). Un écran de caisse qui ne fait que suggérer des montants, où le client peut entrer n'importe quel montant ou aucun, produit un pourboire. Qu'un paiement soit un pourboire dépend des faits, et l'appeler pourboire ne tranche pas la question.

Le versement des pourboires, les retenues et la mise en commun des pourboires sont traités dans Pourboires par carte de crédit : revenu ou passif.

Comment inscrire la taxe de vente que Square a perçue sur les ventes en personne?

La taxe de vente imposée à l'acheteur, que vous percevez et versez à l'État, n'est pas un revenu. Créditez-la à la taxe de vente à payer, non aux ventes (Publication 334). Le versement à l'État solde le montant à payer; ce n'est pas une charge.

Le rapport sur les taxes de vente de Square et le sommaire des ventes montrent la taxe perçue. Faites concorder le montant à payer avec ce chiffre pour la période, puis avec la déclaration au moment de la produire (Square). Deux pièges :

• Sur qui la taxe est imposée. Si la loi impose la taxe à vous comme vendeur, la Publication 334 dit d'inclure ce que vous percevez dans les recettes brutes, et les écritures ci-dessus changent. Le cas qui s'applique relève de la loi de l'État; demandez à votre préparateur comment inscrire la taxe que vous versez.
• Ce qui est taxable. Les règles des États diffèrent sur l'assiette de la taxe : c'est donc la déclaration de votre État, non le rapport de Square, qui tranche.

Le rapprochement du montant à payer avec les retraits bancaires et la déclaration est traité dans Taxe de vente d'un restaurant et rapprochement du terminal de point de vente. La production de la déclaration, et les personnes qui peuvent être tenues personnellement responsables de la taxe perçue et non versée (cela varie selon l'État), sont traitées dans Produire les déclarations de taxe de vente.

Comment les remboursements et les contestations de paiement apparaissent-ils dans un dépôt ultérieur?

Un remboursement réduit un virement dans la période où il a lieu, quelle que soit la date de la vente initiale : un virement peut donc arriver trop bas sans nouvelle vente pour l'expliquer. Les rapports de Square soustraient les remboursements des paiements encaissés dans la période où ils sont saisis, et le rapport de rapprochement énumère les remboursements parmi les éléments entre les paiements encaissés et le montant viré (Square).

• Deux totaux de remboursements. Le rapport sur les modes de paiement inclut la taxe et les rabais dans son montant de remboursements. La ligne des retours du sommaire des ventes exclut la taxe et ne comprend pas les remboursements partiels ou de montant personnalisé, que Square déclare comme remboursements par montant. Séparez la taxe des ventes avant d'inscrire l'écriture.
• Inscription du remboursement. Inscrivez-le le jour où il est émis, comme retours et rabais, avec une réduction de la taxe de vente à payer pour la taxe remboursée et des pourboires à payer pour tout pourboire remboursé; la Publication 334 dit que les retours et rabais comprennent les remboursements en argent ou en crédit aux clients. Le compenser avec les ventes du jour le cache de votre total de remboursements. Voyez l'inscription des remboursements dans les livres.
• Contestations de paiement. Les articles de Square sur les virements et les rapports ne précisent pas comment un paiement contesté se répercute sur un virement. Si un virement est trop bas d'un montant qu'aucun remboursement, frais ou retenue du rapport de rapprochement n'explique, obtenez le dossier de la contestation auprès de Square et demandez à votre préparateur comment l'inscrire. Ne forcez pas l'écart vers les ventes.

Comment éviter de compter le revenu deux fois quand le flux bancaire et une synchronisation Square inscrivent tous deux les montants?

Choisissez une seule source pour les ventes, et donnez au flux bancaire un seul rôle : apporter le dépôt pour qu'il puisse être rapproché du compte de compensation Square. Le revenu double quand une synchronisation, ou une écriture tirée du sommaire des ventes, inscrit les ventes et que le dépôt du flux bancaire est aussi codé au revenu.

Un test mensuel approximatif pour des livres selon la méthode de caisse : le revenu inscrit pour Square ne devrait pas dépasser le total des paiements encaissés par Square pour la même période, parce que la taxe, les pourboires et l'argent des cartes-cadeaux sont compris dans ces paiements. Un revenu proche de la somme des ventes et des dépôts, ou supérieur aux paiements encaissés, peut indiquer un double compte. Dans des livres selon la méthode d'exercice, retirez d'abord les factures pas encore payées, ainsi que les cartes-cadeaux utilisées ou le travail livré à partir de paiements anticipés reçus les mois précédents.

1. Choisissez la source des ventes : la synchronisation, ou une écriture tirée du sommaire des ventes. Pas les deux.
2. Dirigez le flux bancaire vers le compte de compensation. Chaque dépôt concorde avec l'écriture de compensation de son virement et ne crée jamais une ligne de revenu.
3. Vérifiez les frais et les remboursements de la même façon. Si une synchronisation les inscrit et que le flux ou une écriture manuelle les inscrit aussi, les charges doublent et le profit diminue.
4. Comparez le revenu avec le sommaire des ventes avant de clore chaque mois.

Un mois déjà rapproché, clos ou produit avec un revenu doublé exige les étapes décrites dans Revenu en double dans vos livres.

Comment le moment des dépôts, l'heure limite et les virements instantanés changent-ils ma fin de mois?

Un dépôt égale rarement les ventes d'une journée ou d'un mois. Les paiements pris après l'heure limite du virement quotidien de Square partent dans le virement suivant : à la fin du mois, une partie de l'argent se trouve donc dans le compte de compensation, et les ventes du mois ne sont pas égales aux dépôts du mois (Square).

• Heure limite. Quand il manque dans un virement des paiements que vous attendiez, Square explique qu'ils ont probablement été pris après l'heure limite et qu'ils sont dans le virement suivant. Inscrivez les paiements à la date de la vente et le dépôt à la date de la banque.
• Solde de fin de mois. Le solde du compte de compensation devrait égaler les paiements pris après la dernière heure limite et tout virement que Square a envoyé et que la banque n'affiche pas encore, moins leurs frais et les remboursements. Dressez-en la liste et rattachez chacun au virement suivant ou au dépôt bancaire.
• Virements instantanés et le jour même. Les étiquettes de virement de Square, qui indiquent l'emplacement à l'origine d'un virement, ne sont pas offertes pour eux : faites-les donc concorder par date et par montant. Si un dépôt est inférieur aux paiements indiqués moins les frais, demandez à Square de nommer la déduction et ne forcez pas l'écart.
• Commandes ouvertes. Un paiement partiel sur une commande encore ouverte ne figure pas dans le sommaire des ventes avant la fermeture de la commande, mais le rapport de rapprochement énumère les paiements partiels parmi les éléments du montant viré. Les livres gardent habituellement cet argent comme dépôt de client jusqu'à la fermeture de la commande; le moment où il compte pour l'impôt suit la méthode comptable.

L'année d'imposition d'une vente suit la méthode comptable (Publication 538). Les passifs de cartes-cadeaux et de paiements anticipés décrits plus haut sont des écritures comptables : pour l'impôt, un paiement anticipé compte généralement dans l'année de réception, et une entreprise selon la méthode d'exercice peut choisir d'en reporter une partie d'un an, une méthode comptable que le formulaire 3115 modifie (même publication). Que l'argent que Square détient encore à la fin de l'année compte comme reçu dépend des faits. Consultez votre préparateur avant la fin de l'année. Voyez Méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Comment le formulaire 1099-K se compare-t-il à mes ventes Square?

La case 1a du formulaire 1099-K est le montant brut des paiements par carte à déclarer de l'année, sans ajustement pour les remboursements, les frais, les rabais ou tout autre montant (instructions de l'IRS). Comparez-la avec ce que les clients ont payé par Square avant les remboursements, taxe et pourboires compris, et non avec les dépôts ou les ventes nettes. L'exemple du règlement lui-même montre un processeur qui déduit ses frais et verse moins que le montant facturé, et c'est le montant facturé en entier qui est déclaré (règlement). Un processeur de paiements par carte envoie le formulaire quel que soit le nombre ou la petitesse des paiements (IRS).

S'il reste un écart après ces éléments, ne le forcez pas vers les ventes ou un autre revenu. Il peut signaler qu'un mois, un emplacement ou un compte manque dans les livres, ou que des paiements que vous avez passés sur votre propre carte avec votre lecteur peuvent figurer dans le formulaire; voyez les paiements par carte personnelle passés par Square. L'IRS précise aussi que le formulaire 1099-K peut inclure des éléments qui ne sont pas vos recettes, comme la taxe de vente, et peut ne pas inclure toutes vos recettes (Publication 334). Un formulaire erroné ou en double est un problème distinct : voyez Formulaire fiscal d'une plateforme erroné ou corrigé. Le pont valable pour toutes les plateformes est décrit dans Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Qu'est-ce qui change si Square n'est qu'un de mes moyens d'être payé?

Chaque moyen d'être payé exige son propre compte de compensation et son propre rapport, parce que les rapports de Square ne parlent que pour Square.

• L'argent comptant et les chèques n'arrivent jamais dans un virement Square. Si vous les enregistrez dans Square, vérifiez si le sommaire des ventes les inclut déjà avant d'ajouter les ventes de la caisse, et inscrivez-les à l'encaisse, non au compte de compensation. Sinon, inscrivez-les à partir de la caisse et du dénombrement du tiroir; voyez l'inscription des ventes quotidiennes d'un terminal de point de vente.
• Canaux et emplacements. Le sommaire des ventes de Square peut être regroupé par emplacement, appareil, source ou canal : les ventes en personne, en ligne et par facture peuvent donc être séparées avant d'être inscrites. Avec plusieurs emplacements sur un même compte bancaire, les étiquettes de virement de Square distinguent les virements; gardez un compte de compensation par emplacement, ou nommez l'emplacement sur chaque ligne, pour que chaque virement se rattache à ses propres ventes.
• Les autres processeurs, applications de paiement et places de marché exigent chacun leur propre méthode et envoient leur propre formulaire. Selon l'IRS, accepter des paiements sur différentes plateformes peut signifier plus d'un formulaire 1099-K (IRS). Méthodes : les versements d'un processeur de paiements, les versements d'une boutique en ligne et les paiements d'entreprise par une application de portefeuille.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars américains.

Une journée de ventes par carte dans un café

Un café enregistre 1 000 $ de ventes, 80 $ de taxe de vente et 150 $ de pourboires par carte. Supposons que la taxe est imposée à l'acheteur et que les pourboires appartiennent au personnel. Les clients paient 1 230 $. Square prélève 37 $ de frais, et le dépôt est de 1 193 $.

Le revenu est de 1 000 $ et le compte de compensation revient à zéro. Inscrire le dépôt de 1 193 $ comme ventes surévaluerait le revenu de 193 $ et cacherait les 37 $ de frais. Le formulaire 1099-K compte les 1 230 $ en entier.

Un remboursement qui rend un dépôt trop bas

Un salon rembourse un service de 100 $, sans taxe ni pourboire, le mardi. Le virement de jeudi indique 1 500 $ de paiements mais verse 1 400 $ avant les frais, et aucune nouvelle vente n'explique les 100 $. Le salon inscrit le remboursement le mardi : débit des retours et rabais de 100 $, crédit du compte de compensation Square de 100 $. Le dépôt de jeudi concorde alors avec le compte de compensation une fois les frais inscrits.

Un commerce qui compte le revenu deux fois

Un commerce inscrit 20 000 $ de ventes Square par une synchronisation. Le flux bancaire apporte aussi les 19 400 $ de dépôts du mois, codés au revenu. Le revenu affiche 39 400 $. Si tout l'écart de 600 $ correspond à des frais, les bons livres montrent 20 000 $ de ventes et 600 $ de frais, avec les dépôts rapprochés du compte de compensation. L'erreur surévalue le revenu de 19 400 $, et les 600 $ de frais manquent.

Votre situation est différente?

• Des mois de dépôts Square ont été inscrits comme revenu, les pourboires et la taxe de vente se trouvent dans les ventes, ou des dépenses personnelles passent par le même compte. Une déclaration produite à partir de ces livres peut avoir de mauvaises recettes brutes et de mauvais frais, et une déclaration de taxe de vente bâtie sur les mêmes chiffres peut être erronée. Jusqu'où reconstruire et si quelque chose de déjà produit doit être corrigé dépendent de ce que chaque année a déclaré. Apportez les sommaires des ventes, les listes de virements, les rapports de frais, les relevés bancaires et la dernière déclaration de taxe de vente à la tenue de livres; pour les retards plus longs, voyez Rattraper des livres en retard.
• Vos déclarations de taxe de vente ou le formulaire 1099-K ne concordent toujours pas avec les livres après les vérifications ci-dessus. Voyez La taxe de vente à payer ne concorde pas avec la déclaration, puis apportez les rapports à la tenue de livres.
• Square a retenu de l'impôt sur vos dépôts, ou vous a dit que le numéro d'identification fiscale fourni est incorrect. La retenue de réserve n'est pas des frais. Elle est portée en crédit dans la déclaration de revenus comme impôt retenu, une société de personnes ou une société de type S la transmet à ses propriétaires, et donner au payeur le bon nom et le bon numéro d'identification fiscale y met habituellement fin (Topic 307). Apportez l'avis et le formulaire 1099-K à la tenue de livres pour qu'elle soit inscrite de cette façon.
• Le revenu a été compté deux fois dans un mois déjà produit. Voyez Revenu en double dans vos livres, puis apportez l'année produite à la tenue de livres.
• Le formulaire 1099-K est erroné, en double ou porte un mauvais numéro. Voyez Formulaire fiscal d'une plateforme erroné ou corrigé.
• Vous avez du personnel qui reçoit des pourboires. Voyez Pourboires par carte de crédit : revenu ou passif et Les écritures de journal de la paie.
• Vous exploitez plus d'une entreprise. Voyez Les livres de plusieurs entreprises, puis apportez les rapports Square de chaque entreprise à la tenue de livres.