Soldes d'ouverture : changement de comptable ou de logiciel

De quels rapports ai-je besoin pour fixer les soldes d'ouverture après un changement de comptable?

Les soldes d'ouverture viennent du bilan de clôture de la dernière année d'imposition close, pas d'un état des résultats ni de la déclaration produite. Demandez à l'ancien comptable, ou exportez de l'ancien logiciel, les rapports ci-dessous à la date du dernier jour de cette année. L'obligation de tenir des livres ou des registres permanents suffisants pour établir les revenus, les déductions et les crédits incombe au contribuable.

Un changement est simple quand les anciens comptes ont été rapprochés des relevés et que le bilan de clôture concorde avec la dernière déclaration produite. Il ne l'est pas quand les deux divergent, quand la déclaration de l'an dernier n'est pas encore produite, quand l'ancien comptable n'a pas remis les registres ou que le fichier est perdu, ou quand le bilan d'ouverture n'est équilibré que par un gros montant dans Opening Balance Equity, le compte fourre-tout que beaucoup de logiciels utilisent.

Puis-je fixer les soldes d'ouverture à partir de la seule déclaration produite?

Seulement en dernier recours. Une déclaration produite donne tout au plus des totaux de bilan, et certaines déclarations n'ont aucun bilan. La déclaration est construite à partir des livres : les instructions du formulaire 1120-S précisent que l'annexe L « doit concorder avec les livres et registres de la société ».

Une petite entité peut être autorisée à ne pas remplir l'annexe L, et la déclaration n'a alors aucun bilan auquel se rapporter. Qui est admissible et quelles sont les limites : l'annexe L d'une déclaration de société.

Si les anciens livres sont perdus, la colonne de fin d'année de la dernière annexe L produite peut être le seul bilan de clôture dont vous disposez. Traitez chaque ligne comme un total à appuyer par des relevés.

Quelle date de départ les nouveaux livres doivent-ils utiliser quand je passe à un nouveau logiciel?

Utilisez le premier jour d'une année d'imposition. Aucune règle de l'IRS ne fixe de date de départ; c'est la pratique la plus propre, car les soldes d'ouverture sont alors les soldes de clôture d'une année terminée. Datez les soldes d'ouverture à la date de clôture, le dernier jour de l'année d'imposition précédente (le 31 décembre pour une année civile), que cette page appelle la date d'ouverture. La première opération des nouveaux livres est datée du premier jour de la nouvelle année.

• Les dates concordent avec la déclaration. La date de clôture est la date du bilan de fin d'année de la déclaration.
• L'année commence à zéro. Dans un système en partie double, selon la Publication 583, les comptes de revenus et de dépenses sont clos à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et de valeur nette restent ouverts. L'état des résultats du nouveau fichier couvre alors exactement l'année que couvre la déclaration.
• Les capitaux n'ont pas à être divisés. Une ouverture en cours d'année doit inclure le bénéfice réalisé jusqu'à présent cette année, un chiffre qu'aucune déclaration produite ne montre.

Si la déclaration de l'an dernier n'est pas encore produite, les soldes de clôture ne sont pas définitifs : des écritures de fin d'année comme l'amortissement peuvent encore les modifier. Obtenez la balance de vérification après ces écritures et comparez-la avec l'annexe L une fois la déclaration produite.

Le passage depuis un tableur fonctionne de la même façon : ses totaux à la date de clôture tiennent lieu de balance de vérification. Pour un contribuable dont l'exercice n'est pas l'année civile, le premier jour est le premier jour de l'exercice, pas le 1er janvier. Si le changement se fait en cours d'année, ouvrez quand même les livres avec les soldes de la fin de l'an dernier et saisissez les mois écoulés depuis, comme ci-dessous.

Comment mes soldes d'ouverture se rapportent-ils à l'annexe L d'une déclaration de société de personnes ou de société de type S?

Le bilan d'ouverture doit être égal à la colonne de fin d'année de la dernière annexe L produite, groupe de lignes par groupe de lignes. L'annexe L regroupe les comptes en lignes fixes, de sorte qu'une ligne peut contenir plusieurs comptes : comparez les totaux par ligne, pas compte par compte.

Les instructions du formulaire 1120-S précisent que la ligne des prêts des actionnaires doit généralement concorder avec les montants des annexes K-1. Les instructions du formulaire 1065 précisent que le total initial de l'actif doit généralement égaler le total final de l'actif de l'année précédente, et qu'un état doit être joint si ce n'est pas le cas.

Quand les anciens livres et l'annexe L diffèrent, les causes habituelles sont des écritures passées après la production de la déclaration, l'arrondi au dollar entier (les instructions permettent à une déclaration d'arrondir les cents), une annexe L établie selon le coût de base fiscal (les instructions du formulaire 1065 en font mention, et la permettent pour les déclarants de l'annexe M-3 lorsque les livres ne reflètent que des montants selon le coût de base fiscal) et des erreurs dans les anciens livres.

Si vous corrigez les anciens soldes à l'ouverture des nouveaux livres, la colonne de début de la prochaine déclaration pourrait ne pas concorder avec la colonne de fin produite, et la déclaration d'une société de personnes exige l'état joint décrit ci-dessus pour tout écart du total de l'actif. Décider si la correction touche le revenu d'une déclaration produite relève du jugement du préparateur de déclarations de revenus, avant que les nouveaux livres servent à une déclaration.

Comment fixer les capitaux propres : actions et bénéfices non répartis, capital des associés ou capitaux d'un entrepreneur individuel?

Les capitaux propres sont l'actif moins le passif à la date d'ouverture. La Publication 583 les appelle valeur nette, « excédent de l'actif sur le passif ». Pour une société ou une société de personnes, prenez chaque compte de capitaux de l'ancienne balance de vérification de clôture et vérifiez que le total égale l'actif moins le passif. Sinon, trouvez l'écart avant d'ouvrir; ne l'inscrivez pas comme un montant d'équilibrage.

Trois pièges :

• Les bénéfices non répartis ne contiennent que les années antérieures. Le bénéfice de l'année en cours se construit à partir des mois que vous saisissez; les distributions et les retraits antérieurs sont déjà dans les capitaux de clôture.
• Le compte des ajustements cumulés d'une société de type S n'est pas les bénéfices non répartis. Les instructions de l'annexe M-2 le décrivent comme un compte qui reflète généralement le revenu net cumulé non distribué des années postérieures à 1982, tenu pour établir l'effet fiscal des distributions; une société de type S qui a des bénéfices et profits accumulés doit le tenir.
• Le capital K-1 d'un associé est selon le coût de base fiscal (établi par les règles fiscales), pas comptable. Les instructions du formulaire 1065 précisent que le solde initial de l'annexe M-2 doit égaler le capital initial des associés selon le coût de base fiscal aux annexes K-1, avec une explication jointe sinon. Ouvrez les livres au chiffre comptable de chaque associé et suivez le capital selon le coût de base fiscal à part : les comptes de capital des associés dans les livres d'une LLC.

Comment l'équipement et l'amortissement cumulé sont-ils transférés?

Inscrivez l'équipement au coût et l'amortissement cumulé comme soldes distincts, tirés de la liste des immobilisations, pas de la déclaration. La déclaration ne contient pas la liste : selon les instructions du formulaire 4562, les actifs de l'année courante sont déclarés par catégorie de bien et par mois de mise en service, tandis que les actifs plus anciens n'apparaissent généralement que dans une seule déduction totale.

• Source : la liste des immobilisations qui sous-tend l'ancienne balance de vérification de clôture, comparée à l'échéancier d'amortissement qui sous-tend la dernière déclaration produite. Si l'amortissement comptable et l'amortissement fiscal diffèrent, ouvrez avec les chiffres comptables et remettez l'échéancier fiscal à part au préparateur de déclarations de revenus. La Publication 583 précise que les registres des actifs doivent montrer le prix d'achat, les améliorations, les déductions de l'article 179 et d'amortissement prises, ainsi que toute cession.
• Rapprochement : le coût moins l'amortissement cumulé égale la ligne de l'annexe L pour les actifs amortissables, si les livres suivent l'amortissement de la déclaration.
• Vraisemblance : selon les instructions du formulaire 4562, l'amortissement des années antérieures plus celui de l'année courante ne peut jamais dépasser le coût de base amortissable du bien; un amortissement cumulé supérieur au coût d'un actif signale donc une erreur dans la liste.
• Aucune nouvelle saisie : les anciens achats n'existent que dans le solde d'ouverture, jamais comme de nouvelles dépenses ou de nouveaux actifs.

Comment les factures et les comptes fournisseurs ouverts sont-ils transférés sans compter deux fois le revenu?

Que les factures ouvertes des clients et des fournisseurs entrent ou non dans le solde d'ouverture dépend de la méthode comptable des livres. Avec la méthode d'exercice, transférez chacune une seule fois, avec sa date d'origine, pour qu'un paiement ultérieur la règle au lieu de créer un nouveau revenu ou une nouvelle dépense. Saisissez-les comme des documents, pas dans l'écriture de la balance de vérification d'ouverture, et imputez chacune au compte de contrepartie de cette écriture plutôt qu'aux ventes ou aux dépenses; ce compte s'annule alors. Avec la méthode de caisse, gardez-les sur une liste : le paiement compte quand il est fait. Pour l'impôt, la méthode des déclarations produites tranche : avec la méthode de caisse, le revenu compte généralement quand il est reçu; avec la méthode d'exercice, généralement quand il est gagné.

Les factures des fournisseurs fonctionnent en miroir : avec la méthode de caisse, une facture impayée est généralement une dépense quand elle est payée; avec la méthode d'exercice, c'est généralement déjà une dépense de l'année close, et elle se trouve dans les comptes fournisseurs.

Changer de logiciel ne change pas la méthode comptable; gardez donc celle que les anciens livres et les déclarations produites utilisent. Si elles diffèrent, voyez livres tenus selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse avant d'ouvrir. Changer la méthode elle-même exige généralement l'approbation de l'IRS : méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise. Pour des livres tenus selon la méthode d'exercice, vérifiez que les totaux des comptes clients et des comptes fournisseurs égalent l'ancienne balance de vérification de clôture et que l'état des résultats de la période antérieure n'affiche aucune vente ni dépense qui en provient.

Qu'en est-il des mois de cette année avant le changement?

Fixez les soldes d'ouverture à la date d'ouverture, puis saisissez chaque mois écoulé depuis et rapprochez-le avant de commencer le suivant.

1. Saisissez les soldes ci-dessus, datés de la date d'ouverture, le dernier jour de l'an dernier.
2. Pour chaque mois écoulé, saisissez les opérations à partir des relevés bancaires et de cartes. Pour des livres tenus selon la méthode d'exercice, saisissez aussi les factures du mois, les factures des fournisseurs et les écritures sans mouvement de fonds, comme l'amortissement, à partir de vos propres registres, en appliquant les paiements aux factures ouvertes plutôt qu'en les saisissant de nouveau comme des ventes ou des dépenses. Les rapports mensuels de l'ancien fichier servent de vérification croisée; importer ses opérations est facultatif.
3. Rapprochez chaque mois. La Publication 583 demande de rapprocher le compte chèques chaque mois, afin que le relevé, le carnet de chèques et les livres concordent.
4. Comparez le bénéfice cumulé depuis le début de l'année avec le dernier rapport de l'ancien comptable à la même date, s'il y en a un.

Il n'est pas nécessaire d'importer les opérations des années antérieures pour ouvrir les livres. Ce dont la prochaine déclaration a besoin du nouveau fichier (paie, paiements aux fournisseurs pour les formulaires 1099, taxe de vente, stocks) dépend de la déclaration : confirmez-le avec le préparateur de déclarations de revenus qui la produit. Conservez les anciens rapports et fichiers pour les périodes indiquées dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Une ligne de relevé prouve un paiement et sa date, pas ce à quoi il a servi. La Publication 583 précise qu'une preuve de paiement seule n'établit pas une déduction; conservez donc aussi la facture ou le bordereau de vente : les reçus perdus.

Comment éviter de dupliquer des opérations dans le nouveau fichier?

Utilisez une seule date d'ouverture et une seule source pour chaque période. Les doublons viennent d'une même opération saisie deux fois par deux voies.

• Les soldes d'ouverture sont des soldes, pas des opérations. Saisissez-les une seule fois, à la date d'ouverture, et ne saisissez aucune autre opération datée à cette date ou avant, sauf les factures ouvertes des clients et des fournisseurs ci-dessous, qui gardent leur date d'origine. Un chèque ou un dépôt encore en circulation est alors déjà dans le solde de caisse des livres; quand sa ligne bancaire est encaissée, ne la saisissez donc pas de nouveau comme un nouveau paiement ou dépôt.
• Une seule source par période. Prenez l'activité bancaire de chaque mois dans le flux bancaire, ou dans les relevés, ou dans l'ancien fichier, pas dans deux sources qui se chevauchent. Faites commencer tout flux ou toute importation le lendemain de la date d'ouverture.
• Saisissez chaque facture ouverte une seule fois, et n'importez pas aussi les ventes ou les achats dont elles proviennent.
• Laissez le rapprochement trouver ce qui reste. Le rapprochement du premier mois part du solde du relevé à la date d'ouverture, avec la liste des éléments en circulation. Un écart qui subsiste ensuite est une écriture manquante ou un doublon; un solde de départ erroné a ses propres correctifs.

Comment vérifier que les soldes d'ouverture sont exacts?

Les soldes d'ouverture sont validés quand les nouveaux livres concordent avec l'ancienne balance de vérification de clôture, les relevés, la liste des actifs et la déclaration produite. Cela montre qu'ils sont appuyés, pas que les anciens livres étaient justes : un écart que vous ne pouvez pas expliquer est le moment de faire appel à un préparateur de déclarations de revenus. Faites ces vérifications avant de saisir le premier mois.

Quand les vérifications sont validées, verrouillez les livres à la date d'ouverture pour que les périodes antérieures ne puissent plus changer.

Et si l'ancien comptable ou l'ancien logiciel ne me remet pas les registres?

Un CPA, un agent inscrit (enrolled agent) ou un avocat doit, sur demande, remettre sans délai les registres du client nécessaires au respect des obligations fiscales fédérales, et un litige sur les honoraires ne change généralement rien. Un spécialiste de la tenue de livres qui ne prépare rien pour l'IRS n'est lié que par les conditions du mandat et par le droit de l'État. Que l'ancien grand livre et l'ancienne balance de vérification comptent ou non comme registres du client peut dépendre de la lettre de mission; demandez donc par écrit : changer de comptable.

Si les registres n'arrivent pas, reconstituez-les à partir de sources extérieures aux anciens livres, puis faites vérifier les capitaux d'ouverture.

• Un relevé de la déclaration produite. Pour les formulaires 1065, 1120 et 1120-S, l'IRS offre un relevé gratuit de la déclaration de revenus d'entreprise, par un compte fiscal d'entreprise, par le formulaire 4506-T ou par téléphone. Il montre la plupart des postes tels que produits, mais pas les documents ni les relevés joints à la déclaration. Les relevés de déclaration sont disponibles pour l'année courante et les déclarations traitées au cours des 3 années de traitement précédentes, et la plupart des demandes au moyen du formulaire 4506-T sont traitées dans un délai de 10 jours ouvrables. L'annexe C fait partie du formulaire 1040; un entrepreneur individuel demande donc plutôt un relevé de déclaration au moyen du formulaire 4506-T.
• Une copie de la déclaration. Le formulaire 4506 demande une copie avec ses pièces jointes telles que transmises à l'origine, au coût de 30 $ par déclaration; l'IRS recommande de prévoir jusqu'à 75 jours civils.
• Les relevés des banques, des émetteurs de cartes et des prêteurs, jusqu'à la date de clôture.
• Vos propres copies. L'IRS demande de conserver des copies des déclarations produites. Vérifiez votre courriel et tout portail client utilisé par le comptable.

Des livres reconstitués à partir de relevés : reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Une société de type S change de spécialiste de la tenue de livres le 1er juillet

Supposons des livres tenus selon la méthode de caisse, donc sans comptes clients ni comptes fournisseurs, et des recettes supérieures à la limite des petits déclarants de l'annexe L, de sorte que la société remplit l'annexe L. Le bilan de clôture du 31 décembre des anciens livres : banque 25 000 $ US; équipement de 40 000 $ US au coût, moins 15 000 $ US d'amortissement cumulé, pour un actif total de 50 000 $ US; un prêt de 20 000 $ US; capital-actions de 10 000 $ US et bénéfices non répartis de 20 000 $ US, pour des capitaux propres de 30 000 $ US. Le passif plus les capitaux propres totalisent 50 000 $ US.

Les nouveaux livres portent ces soldes au 31 décembre, la date d'ouverture, et les totaux concordent avec la colonne de fin d'année de l'annexe L. Les opérations du 1er janvier à juin sont saisies à partir des relevés et rapprochées mois par mois; le changement de spécialiste de la tenue de livres du 1er juillet n'exige aucune écriture particulière.

Un entrepreneur individuel passe d'un tableur à un nouveau logiciel

L'annexe C n'a pas de bilan; l'ouverture vient donc des relevés au 31 décembre : banque de 8 000 $ US et solde de carte de 5 000 $ US. Les capitaux du propriétaire sont de 3 000 $ US. Aucune ancienne opération n'est importée; les revenus et les dépenses sont saisis à partir de janvier.

LLC à deux membres imposée comme une société de personnes

Supposons que la société de personnes ne répond pas au critère des petits déclarants; elle remplit donc les annexes L et M-2 et la case L de chaque annexe K-1. Les livres montrent un capital des associés de 60 000 $ US au total, tandis que les annexes K-1 montrent un capital selon le coût de base fiscal de 45 000 $ US. L'annexe L, établie à partir des livres, montre les 60 000 $ US. Les nouveaux livres s'ouvrent à 60 000 $ US, répartis par associé comme le montrent les anciens livres. L'écart de 15 000 $ US reste dans un échéancier distinct selon le coût de base fiscal pour que le préparateur de déclarations de revenus puisse rapprocher l'annexe M-2 des K-1.

Votre situation est différente?

• Les anciens livres et la déclaration produite divergent, la déclaration de l'an dernier n'est pas encore produite, l'ancien comptable ne remet pas les registres, ou les capitaux d'ouverture exigent une grosse écriture fourre-tout : ces cas déterminent quels soldes sont fiables, et cette décision doit précéder le moment où les nouveaux livres alimentent une déclaration. C'est le moment de faire appel à un spécialiste de la tenue de livres ou à un préparateur de déclarations de revenus : aide en tenue de livres.
• Les livres n'existaient pas avant cette année : voyez soldes d'ouverture quand les livres commencent tard.
• Opening Balance Equity contient un gros solde : voyez Opening Balance Equity.
• Les capitaux diffèrent de la déclaration produite : voyez bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier.
• Vous hésitez entre un changement en cours d'année et la quantité d'historique à transférer : voyez changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.
• Vous devez savoir ce qu'est l'annexe L : voyez l'annexe L d'une déclaration de société.
• Vous avez besoin des registres ou de l'accès à l'IRS auprès de l'ancien comptable : voyez changer de comptable.
• Vous remplacez un spécialiste de la tenue de livres en cours d'année : voyez remplacer votre spécialiste de la tenue de livres.
• La liste des immobilisations est manquante : voyez reconstituer un échéancier d'amortissement manquant.
• Il manque des mois d'écritures : voyez rattraper une tenue de livres en retard.
• Une personne étrangère détient la société américaine et des déclarations ont été omises : voyez reconstituer les livres après des déclarations omises par un propriétaire étranger.
• L'entreprise est au Canada : voyez changer de comptable au Canada.