Bilan de l'annexe L : quand la déclaration l'exige

Mon 1120-S, 1120 ou 1065 exige-t-il un bilan à l'annexe L?

Oui, sauf si la déclaration répond à un critère de petit déclarant. Les formulaires 1120-S, 1120 et 1065 comprennent chacun l'annexe L, « Bilans selon les livres ». Une société dont les recettes totales et l'actif total à la fin de l'année sont tous deux inférieurs à 250 000 $ répond Oui sur la déclaration et n'a pas à la remplir. Une société de personnes doit avoir des recettes inférieures à 250 000 $, un actif inférieur à 1 000 000 $, des K-1 produits et remis au plus tard à la date limite de la déclaration, prolongations comprises, et aucune annexe M-3 produite ni exigée. Tous les autres déclarants remplissent l'annexe L, et elle doit concorder avec les livres (instructions du formulaire 1120-S).

La déclaration ne crée pas de bilan : l'annexe L reprend celui de vos livres. Une entreprise qui n'a qu'un état des résultats ou un chiffrier de relevés bancaires doit d'abord établir ce bilan.

Un entrepreneur individuel, ou une LLC à membre unique qui n'a pas choisi l'impôt des sociétés, déclare habituellement ses revenus dans la déclaration personnelle du propriétaire et n'a pas d'annexe L. Voyez les déclarations que produit votre entreprise.

Le dossier est simple quand les livres s'équilibrent, concordent avec la banque à la fin de l'année et partent des soldes de clôture de la déclaration produite l'an dernier. Il demande un jugement professionnel dans les cas suivants :

• Les livres sont tenus selon la méthode de caisse, en partie simple ou dans un chiffrier sans bilan.
• Un préparateur de déclarations de revenus vous a facturé un supplément pour « établir le bilan », ou vous ne savez pas ce que la soumission couvre.
• Les soldes d'ouverture diffèrent de l'annexe L produite l'an dernier.
• Les prêts, les apports et les distributions des propriétaires sont mélangés.
• Il manque aussi des années antérieures, ou la déclaration est déjà en retard.
• L'actif à la fin de l'année atteint 10 000 000 $, ou un choix de société de type S a pris fin pendant l'année.

Rassemblez d'abord ces documents : les relevés bancaires, de carte et de prêt à la fin de l'année; la liste du matériel avec l'amortissement à ce jour; la déclaration de l'an dernier avec son annexe L et ses K-1; et ce que chaque propriétaire a investi et retiré pendant l'année.

Qui peut omettre l'annexe L, et quoi d'autre peut-il omettre?

Un déclarant omet l'annexe L seulement s'il répond Oui à la question de sa propre déclaration, et toutes les conditions doivent être remplies. « Inférieur à » veut dire strictement moins : une déclaration exactement à la limite ne se qualifie pas. L'annexe M-1 rapproche le revenu des livres et le revenu de la déclaration.

Sources : formulaire 1120-S, formulaire 1120 et formulaire 1065.

Les recettes totales sont des recettes brutes, pas un bénéfice. Sur le formulaire 1120-S, elles comprennent les recettes brutes ou les ventes, tous les autres revenus, et le revenu ou le gain net déclaré à l'annexe K et au formulaire 8825, comme les loyers bruts, les intérêts, les dividendes, les redevances et les gains (instructions du formulaire 1120-S). Une entreprise aux ventes modestes mais aux loyers ou aux gains élevés peut échouer au critère des recettes. Les instructions du formulaire 1065 définissent l'actif total comme le montant de la rubrique F. Pour une société, utilisez la même base : l'actif total à la fin de l'année selon la méthode comptable que les livres emploient habituellement (rubrique F; rubrique D du formulaire 1120).

Une société de type S qui omet l'annexe L inscrit quand même la rubrique F à partir de ses livres.

L'IRS exige-t-il des états financiers préparés par un CPA, examinés ou audités?

Non. Les instructions de l'annexe L des formulaires 1120-S, 1120 et 1065 demandent seulement que l'annexe L concorde avec les livres et les registres. Elles ne nomment aucune exigence d'audit, d'examen ou de mission de compilation (instructions du formulaire 1120-S, du formulaire 1120 et du formulaire 1065).

Une banque, un investisseur ou un acheteur peut demander des états financiers examinés ou préparés par un CPA. Cette demande vient d'eux, pas de la déclaration. Voyez les états financiers qu'une banque demande pour un prêt.

Que veut dire « bilan selon les livres »?

« Selon les livres » désigne le bilan que les propres livres et registres de l'entité qui produit la déclaration montrent au début et à la fin de l'année d'imposition, et non un chiffre calculé pour la déclaration. Les instructions précisent qu'il doit concorder avec les livres et les registres, et l'actif total suit la méthode comptable que les livres emploient habituellement (instructions du formulaire 1120-S). L'entité est la société de type S, la société de type C ou la société de personnes elle-même, pas les comptes personnels de ses propriétaires.

Les écarts entre le revenu des livres et celui de la déclaration se rapprochent à l'annexe M-1, pas en modifiant l'annexe L. Une société de personnes joint un état qui explique tout écart entre son annexe L et ses livres (instructions du formulaire 1065).

Puis-je remplir l'annexe L avec des livres tenus selon la méthode de caisse ou un chiffrier?

Souvent oui, si vos registres permettent de produire un bilan. Les instructions de l'annexe L n'exigent ni livres selon la méthode d'exercice ni logiciel particulier : l'annexe L suit les livres, et l'actif total suit la méthode que les livres emploient habituellement. Selon la méthode de caisse, un revenu compte généralement quand il est reçu, réellement ou par attribution (crédité à votre compte ou mis à votre disposition), et une dépense quand elle est payée, sauf qu'un coût payé d'avance ne compte généralement que dans l'année à laquelle il se rapporte (Publication 538). Un bilan selon la méthode de caisse ne montre donc habituellement ni comptes clients ni comptes fournisseurs, bien que l'argent crédité à la fin de l'année et les coûts payés d'avance puissent y figurer. L'encaisse et les capitaux propres des propriétaires y sont toujours, avec le matériel et les prêts, le cas échéant. La question de savoir si votre entreprise peut utiliser la méthode de caisse aux fins de l'impôt est distincte : voyez des livres de caisse et une déclaration selon la méthode d'exercice et méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Le problème habituel est un chiffrier qui ne liste que les revenus et les dépenses. Un système en partie simple repose sur l'état des résultats. Un système en partie double tient des comptes d'actif, de passif et d'avoir net, et s'équilibre de lui-même (Publication 583). Un jeu d'états de fin d'année se compose de deux rapports tirés des mêmes livres rapprochés : l'état des résultats de l'année et le bilan du dernier jour. L'annexe L demande le second; pour la routine de clôture, voyez la liste de contrôle de la clôture de fin d'année. Pour établir le bilan à partir de registres de revenus et de dépenses :

1. Reprenez les soldes d'ouverture de l'annexe L produite l'an dernier, ou des soldes de clôture de l'an dernier dans les livres si cette déclaration l'omettait. Une nouvelle entité n'a pas de déclaration antérieure à copier : partez des premiers apports des propriétaires et du solde bancaire d'ouverture, et voyez le solde d'ouverture des capitaux propres si le logiciel les a placés dans un compte fourre-tout.
2. Fixez l'encaisse d'après les relevés bancaires de fin d'année, après avoir rapproché chaque compte.
3. Fixez les prêts et les soldes de carte d'après les relevés de fin d'année des prêteurs.
4. Fixez le matériel et l'amortissement à ce jour d'après la liste des immobilisations.
5. Ajoutez tous les autres actifs et passifs que la méthode des livres reconnaît, comme les stocks, les comptes clients, les comptes fournisseurs, les dépôts, les charges payées d'avance et les impôts à payer, chacun appuyé par ses registres.
6. Faites avancer les capitaux propres depuis le solde d'ouverture avec les apports des propriétaires, le bénéfice net selon les livres et les distributions. Voyez des bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier pour le calcul d'avancement et la façon de trouver un écart.
7. Vérifiez que l'actif total moins le passif total égale ces capitaux propres de clôture.

Si l'étape 7 ne balance pas, comparez chaque solde d'actif, de passif et de capitaux propres à ses registres avant de produire la déclaration. Une écriture forcée dans les bénéfices non répartis ne fait que cacher l'écart. Pour un bilan qui ne s'équilibre pas, voyez le bilan d'une société de type S qui ne s'équilibre pas. S'il manque des mois ou des années de registres, voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Que contient chaque partie de l'annexe L?

L'annexe L liste l'actif, le passif et les capitaux propres des propriétaires, chacun au début et à la fin de l'année. Voici les principales lignes des formulaires 1120-S et 1065.

Le formulaire 1120 reprend les lignes du formulaire 1120-S jusqu'à la ligne 21. Ensuite, il sépare le capital-actions en actions privilégiées et ordinaires (ligne 22) et les bénéfices non répartis en bénéfices affectés (ligne 24) et non affectés (ligne 25); le total du passif et des capitaux propres des actionnaires est la ligne 28. Les distributions n'ont pas de ligne propre : dans les livres, elles réduisent les bénéfices non répartis ou le capital des associés. Voyez comment inscrire les distributions d'une société de type S.

Quels chiffres de l'annexe L doivent concorder avec le reste de la déclaration?

L'actif total, les prêts des propriétaires et la colonne d'ouverture doivent concorder avec d'autres parties de la déclaration ou avec celle de l'an dernier.

Sur le formulaire 1120-S, l'annexe M-2 suit le compte des rajustements cumulés (accumulated adjustments account), un compte fiscal. Il n'est pas le même que les bénéfices non répartis des livres à l'annexe L, et les deux peuvent différer. Sources : instructions du formulaire 1120-S, instructions du formulaire 1065, formulaire 1120.

Si les soldes d'ouverture ou les bénéfices non répartis ne concordent pas avec ceux de l'an dernier, voyez des bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Pour les prêts des propriétaires au bilan, voyez les prêts aux actionnaires au bilan.

Qu'est-ce qui change pour une société de personnes, des livres en devise étrangère ou l'annexe M-3?

Une société de personnes montre les comptes de capital des associés au lieu du capital-actions et des bénéfices non répartis, une société de personnes dont les livres sont en devise étrangère déclare en dollars américains, et, à la taille de l'annexe M-3, les règles dépendent des états financiers qui existent.

• Société de personnes. Les capitaux propres sont les comptes de capital des associés (ligne 21), et non le capital-actions et les bénéfices non répartis. Les prêts des associés vont à la ligne 19a. On ne peut ni réduire l'actif du passif ni le présenter comme un montant négatif (instructions du formulaire 1065). Voyez les comptes de capital des associés.
• Livres en devise étrangère. Une société de personnes déclare généralement l'annexe L en dollars américains, en convertissant ses livres selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis. Si elle ou une unité commerciale admissible emploie la méthode des opérations distinctes approximatives en dollars américains, l'annexe L montre plutôt le bilan fiscal converti selon l'article 1.985-3(d) des règlements (instructions du formulaire 1065). Les instructions des sociétés ne donnent aucune règle de conversion distincte pour l'annexe L.
• Annexe M-3. Une société de type S dont l'actif total atteint 10 000 000 $ ou plus le dernier jour de l'année doit produire l'annexe M-3 (instructions du formulaire 1120-S), une société de type C à partir de 10 000 000 $ (instructions du formulaire 1120), et une société de personnes à partir de 10 000 000 $ d'actif ou de 35 000 000 $ de recettes, entre autres déclencheurs (instructions du formulaire 1065). Pour vérifier le seuil de l'actif, l'actif total se mesure selon une méthode d'exercice globale, sauf si la déclaration emploie la méthode de caisse globale et qu'aucune entité incluse ne prépare d'états financiers selon la méthode d'exercice ni n'y est incluse. Un déclarant de l'annexe M-3 doit montrer à l'annexe L des montants qui ne suivent pas la base fiscale s'il a préparé des états financiers qui ne suivent pas la base fiscale, à n'importe quelle fin, et les états préparés pour la direction, les créanciers, les propriétaires, les organismes de réglementation ou d'autres tiers, et présentés à ceux-ci, comptent (instructions de l'annexe M-3 des formulaires 1120-S, 1120 et 1065). Ce sont les états financiers qui existent qui déterminent ce que l'annexe L montre; c'est donc un dossier pour l'aide en fiscalité des sociétés.

Que faire si je n'ai pas de bilan au moment de produire la déclaration, ou si mon préparateur me soumet un prix pour en établir un?

Si l'annexe L est exigée, la déclaration en a besoin. Une déclaration qui ne montre pas tous les renseignements exigés peut entraîner une pénalité pour production tardive, et un motif raisonnable peut l'excuser (instructions du formulaire 1120-S, instructions du formulaire 1065). Pour une société de type S, la pénalité est de 260 $ par actionnaire pour chaque mois ou partie de mois, jusqu'à 12 mois. Pour une société de personnes, elle est de 260 $ par associé, jusqu'à 12 mois. Les montants sont rajustés chaque année (Rev. Proc. 2025-32); ceux-ci valent pour l'année d'imposition indiquée sur cette page, et une déclaration d'une année antérieure peut comporter un montant moindre. Si une société de type S doit de l'impôt, une autre pénalité calculée sur l'impôt impayé s'ajoute pour une déclaration tardive (instructions du formulaire 1120-S). Un déclarant du formulaire 1120 ne s'expose qu'à ce genre de pénalité, un pourcentage de l'impôt impayé pour une déclaration tardive; voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.

Le formulaire 7004 reporte la date de production, généralement de six mois. Il ne prolonge pas le délai pour payer l'impôt exigible (instructions du formulaire 7004). Servez-vous de ce délai pour établir le bilan, non pour vous en dispenser :

1. Vérifiez le critère de petit déclarant ci-dessus. S'il s'applique, il n'y a pas d'annexe L à établir.
2. S'il ne s'applique pas et que vous avez besoin de plus de temps, produisez le formulaire 7004 au plus tard à la date limite habituelle. Pour un déclarant à année civile, c'est 15 mars pour une société de type S, 15 mars pour une société de personnes et 15 avril de l'année suivante pour une société de type C.
3. Reconstituez les soldes de fin d'année à partir des relevés bancaires et de prêt et de la déclaration de l'an dernier, en suivant les étapes ci-dessus.
4. Produisez la déclaration avec une annexe L qui concorde avec les livres.

Avant d'accepter une soumission pour « établir le bilan », demandez ce qu'elle couvre : seulement l'annexe, ou aussi les livres rapprochés qui la soutiennent. L'annexe L ne fait que reprendre ce que contiennent les livres; des mois manquants, de nombreux comptes et prêts, des soldes d'ouverture à reconstituer à partir de la déclaration de l'an dernier et des années antérieures manquantes ajoutent tous du travail. Voyez ce que coûte la mise à jour de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Une société de type S sous les deux limites

Une société de type S a 180 000 $ de recettes totales et 90 000 $ d'actif total à la fin de l'année. Les deux sont inférieurs à 250 000 $; elle répond donc Oui à la question 11 de l'annexe B et omet les annexes L et M-1. Elle inscrit quand même 90 000 $ à la rubrique F à partir de ses livres, et le formulaire ne la dispense pas de l'annexe M-2.

La même société prend de l'expansion

L'année suivante, les recettes atteignent 320 000 $ et l'actif à la fin de l'année est de 60 000 $. Les recettes dépassent 250 000 $; la réponse à la question 11 est donc Non, et la société remplit les annexes L et M-1 à partir de ses livres. La déclaration de l'an dernier n'avait pas d'annexe L à copier; la colonne d'ouverture vient donc des soldes de fin d'année des livres : un actif total de 90 000 $ au début et de 60 000 $ à la fin. Conserver les soldes de fin d'année chaque année, même dans une année où l'annexe est omise, est ce qui rend cette année possible.

Une LLC à deux membres imposée comme une société de personnes

Une LLC imposée comme une société de personnes a 200 000 $ de recettes et 1 200 000 $ d'actifs locatifs. Les recettes sont inférieures à 250 000 $, mais l'actif n'est pas inférieur à 1 000 000 $; la réponse à la question 4 est donc Non. La LLC remplit les annexes L, M-1 et M-2 et la rubrique F, avec l'actif total à la ligne 14 et le capital des membres à la ligne 21.

Votre situation est différente?

• Vos livres sont dans un chiffrier ou tenus selon la méthode de caisse, les soldes d'ouverture ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier, les prêts et les distributions des propriétaires sont emmêlés, ou un préparateur vous a soumis un prix pour établir le bilan : il faut choisir entre reconstituer les soldes de fin d'année à partir des registres bancaires et de la déclaration produite, ou corriger d'abord les livres, et décider si vous avez besoin du formulaire 7004 pour gagner du temps. Faites examiner ensemble la déclaration et les livres avec l'aide en fiscalité des sociétés et l'aide en tenue de livres.
• Le bilan ne s'équilibre pas : voyez le bilan d'une société de type S qui ne s'équilibre pas.
• Des propriétaires ont prêté de l'argent à l'entreprise ou en ont retiré sous forme de prêts : voyez les prêts aux actionnaires au bilan et les prêts des actionnaires à une société de type S.
• Vos livres ont des mois ou des années de retard : voyez mettre à jour des livres en retard. Si des déclarations ne sont pas non plus produites, voyez mettre à jour des déclarations d'entreprise non produites.
• La déclaration est en retard ou un avis de pénalité est arrivé : voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.
• Une société de personnes n'a jamais suivi ses comptes de capital : voyez reconstituer les comptes de capital d'une société de personnes.
• Le choix de société de type S a pris fin pendant l'année : le bilan de fin d'année suit généralement les livres à la fin de la courte année de société de type C. Si les actionnaires ont choisi, selon l'article 1362(e)(3), d'attribuer les éléments à chaque courte année selon les règles fiscales ordinaires de comptabilisation, il suit les livres à la fin de la courte année de société de type S (instructions du formulaire 1120-S). Ce choix exige le consentement de toute personne qui a été actionnaire pendant la courte année de société de type S et de toute personne qui est actionnaire le premier jour de la courte année de société de type C, et son état est produit avec la déclaration de la courte année de société de type C (article 1.1362-6 des règlements). Voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• L'actif atteint le seuil de l'annexe M-3 : l'annexe L peut devoir montrer des montants qui ne suivent pas la base fiscale, selon les états financiers qui existent. Voyez l'aide en fiscalité des sociétés.
• Une personne étrangère détient la société américaine, ou celle-ci produit le formulaire 5472 avec un formulaire 1120 pro forma : voyez la tenue de livres d'une société américaine à capitaux étrangers et ce dont votre préparateur a besoin pour une société à capitaux étrangers, ou l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous devez savoir quels rapports tirer des livres : voyez des livres à la déclaration fiscale de l'entreprise et la tenue de livres d'une société de type S.