Produire ses déclarations de taxe de vente : dates et oublis

À quelle fréquence dois-je produire une déclaration, et quand chacune est-elle due?

Repérez la fréquence de production et la date limite de chaque compte de taxe de vente d'un État, ainsi que de tout compte local administré séparément. Vérifiez les avis d'inscription, les comptes et les pages à jour des dates limites. La date limite d'un compte ne fixe pas celle d'un autre.

Dressez un calendrier par administration fiscale, compte, période visée, date limite de la déclaration et date limite du paiement. Cherchez les déclarations locales : le service Parish E-File de la Louisiane exige des comptes de l'État et des comptes locaux dans sa configuration pour une déclaration combinée. Vérifiez les avis dès leur arrivée : New York peut changer la fréquence d'un vendeur, et la Californie a un calendrier trimestriel avec acomptes. La déclaration et son paiement sont deux étapes distinctes. Le calendrier de production de la Californie précise qu'un paiement de zéro est inutile lorsqu'aucune taxe ni aucuns frais ne sont dus, mais que la déclaration reste exigée.

Que doit contenir une déclaration de taxe de vente?

Une déclaration de taxe de vente résume l'activité de l'État pour la période de production, et pas seulement la taxe que vous avez perçue. L'État de New York énumère les ventes brutes, les ventes non taxables et exonérées, les ventes taxables, les achats assujettis à la taxe d'utilisation, les crédits, et la taxe perçue ou à percevoir dans son aperçu de la déclaration.

Utilisez la définition des ventes brutes de chaque État avant d'appliquer les déductions. Le Texas inclut les ventes faites à partir d'un lieu situé dans l'État et les ventes faites vers le Texas (directives de déclaration du Texas). La Californie part des ventes liées à l'entreprise californienne et prévoit une déduction pour les livraisons hors État admissibles (directives de production de la Californie). Ne compter que les commandes livrées dans un État peut rendre les ventes brutes incomplètes.

Suivez les directives de la déclaration de l'État concerné. Un État peut exiger des annexes locales distinctes, et la destination d'une vente peut influer sur son traitement local. Conservez le détail des transactions derrière chaque total. Le Texas exige des registres des recettes brutes et des achats taxables, ainsi que des pièces justificatives pour les déductions et les exclusions (Texas : tenue des registres).

Dois-je produire une déclaration si je n'ai eu aucune vente ou aucune taxe à payer?

Oui. Tant qu'un État exige des déclarations pour votre permis actif, produisez la déclaration attribuée même si vous n'avez eu aucune vente. Une période avec des ventes mais sans taxe due est différente : déclarez les ventes et la raison pour laquelle la taxe n'est pas due, au lieu de la traiter comme une période sans activité.

New York exige une déclaration même sans ventes ni achats taxables. La Californie exige une déclaration même sans vente. Le Texas permet certaines productions sans taxe due lorsque le total des ventes dépasse zéro, et une production distincte à zéro vente lorsque le total des ventes est nul (Texas : TeleFile). Les ventes sur place de marché, les ventes exonérées ou les achats non taxés peuvent rendre une déclaration nécessaire même si vous n'avez perçu aucune taxe de vente vous-même.

Comment les ventes dont la taxe est perçue par une place de marché figurent-elles dans ma déclaration?

Si vous êtes inscrit, ne présumez pas que ces ventes disparaissent de votre déclaration parce qu'une place de marché a perçu la taxe. Repérez les transactions dont la place de marché était responsable, conservez la preuve et suivez les champs de déclaration de l'État.

L'allègement offert aux vendeurs par New York exige aussi que le vendeur et le fournisseur ne soient pas affiliés et que toute erreur de perception ne découle pas de renseignements inexacts ou insuffisants fournis par le vendeur. Les vendeurs inscrits restent responsables des transactions taxables sur place de marché hors de la règle de l'État sur les biens meubles corporels (directives de New York sur les places de marché). La Californie lie sa déduction aux ventes dont un facilitateur admissible est responsable (directives de la Californie sur les places de marché). Conservez les rapports de perception et le détail par commande. Les dépôts reçus de la place de marché ne sont pas des ventes brutes.

Et les ventes faites par mon propre site ou par facture directe?

Séparez par État et par période les ventes directes des ventes facilitées par une place de marché. La perception d'une place de marché sur ses commandes ne couvre ni les commandes de votre propre site ni vos factures directes. Si ces ventes directes sont taxables en vertu de votre permis, déclarez et payez leur taxe dans votre déclaration.

New York indique qu'un vendeur inscrit sur une place de marché reste responsable de la taxe sur les ventes taxables que le fournisseur de place de marché n'a pas facilitées (directives de New York sur les places de marché). La Californie indique que les ventes directes peuvent exiger une inscription et que les vendeurs inscrits déclarent à la fois les ventes directes et les ventes facilitées, la déduction pour place de marché ne visant que les ventes facilitées admissibles (directives de la Californie sur les places de marché). Si vous ne savez pas si une vente directe était taxable ou si vous aviez besoin d'un permis ailleurs, consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Que faire en premier si j'ai oublié des déclarations?

Commencez par dresser la liste de chaque permis ouvert, de chaque période non produite et de chaque date limite d'avis. Reconstituez ensuite les ventes et la taxe réelles pour chaque État et chaque période, produisez les déclarations manquantes, payez ce qui est dû et conservez les confirmations de production.

1. Rassemblez les avis de permis, l'historique du compte, les déclarations produites, les paiements et les lettres de l'État. Confirmez quelles périodes restent ouvertes et si la fréquence de production a changé.
2. Rapprochez les commandes et les factures par État, par période et par canal de vente. Repérez les ventes dont la place de marché a perçu la taxe, les ventes directes, les remboursements, les exonérations et les achats assujettis à la taxe d'utilisation. Conservez la preuve de chaque exclusion ou déduction.
3. Produisez chaque déclaration en retard à partir des chiffres réels. Si une période n'a eu aucune vente ni aucune taxe due, utilisez la déclaration à zéro vente applicable. Sinon, déclarez l'activité réelle et la taxe due, y compris toute taxe d'utilisation.
4. Examinez le solde après l'inscription de chaque déclaration, y compris les paiements déjà faits, les avis, les pénalités et les intérêts. Réglez les écarts avec l'État et gardez des copies des déclarations et des confirmations de paiement.

Le Texas indique qu'un rapport exigé et manquant peut mener à une facture estimative, et il demande au vendeur de produire un rapport avec les ventes réelles de la période (Texas : pénalités pour les taxes en souffrance). Si la taxe exigée n'a jamais été perçue, ou a été perçue sans être versée, la dette doit faire l'objet d'un examen distinct. Voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

Pourquoi ai-je reçu une facture estimative, et comment la corriger?

Une facture estimative peut signifier que l'État n'a reçu aucune déclaration exigée pour cette période. Elle ne remplace pas vos registres de ventes réels. Au Texas, produisez le rapport manquant avec les ventes réelles de la période facturée et suivez les instructions de l'avis (Texas : pénalités pour les taxes en souffrance).

Si le total des ventes, les ventes taxables et la taxe due étaient tous nuls, le Texas permet de produire un rapport de ventes nulles en retard après une facture estimative (Texas : TeleFile). Si des ventes ont eu lieu, reconstituez la déclaration à partir des transactions plutôt que de présumer que l'estimation de l'État est exacte. Comparez le solde du compte obtenu à vos confirmations de paiement, et répondez à tout avis non réglé avant la date limite indiquée. Un État peut aussi estimer la dette lorsque des registres manquent. Le Texas signale ce risque dans ses règles sur les registres.

Une déclaration en retard peut-elle coûter de l'argent même sans taxe à payer?

Oui. Produire en retard et payer en retard peuvent avoir des conséquences distinctes, et une déclaration en retard peut entraîner une pénalité même si elle ne fait état d'aucune taxe. Les intérêts visent généralement la taxe impayée. Vérifiez donc la règle et le solde du compte pour chaque État.

La pénalité minimale de New York pour production tardive est de 50 $ même sans taxe due. Les pénalités fondées sur la taxe et les intérêts peuvent s'y ajouter (New York Tax Law, art. 1145). Le Texas impose 50 $ pour chaque rapport en retard, même sans taxe due. Le paiement tardif de la taxe ajoute 5 % s'il est fait d'un à 30 jours de retard, 10 % après 30 jours, ou 20 % au total s'il est fait après la date de l'avis. Les intérêts commencent au 61e jour (pénalités du Texas). Une déclaration à zéro n'efface pas un avis en cours.

Un vendeur de l'État de New York peut demander l'annulation de pénalités pour une cause raisonnable, sans négligence volontaire. Un comptable autorisé peut répondre à la facture en ligne au moyen du formulaire E-ZRep TR-2000 signé. Après avoir produit sa déclaration et payé la taxe du Texas, une entreprise peut demander la renonciation à la pénalité pour rapport ou paiement tardif sur le formulaire 89-224. Le Texas limite généralement cette mesure à la taxe due dans les quatre dernières années et, sauf circonstances atténuantes, refuse une nouvelle renonciation si une autre a été accordée au cours des deux dernières années. Le maximum ordinaire couvre une période annuelle, deux périodes trimestrielles ou six périodes mensuelles. En Californie, le vendeur dont la production ou le paiement tardif découle d'une cause raisonnable indépendante de sa volonté, malgré des précautions normales, peut demander l'allègement des pénalités au moyen du formulaire CDTFA-735 ou en ligne. Si la pénalité californienne a déjà été payée, produisez le formulaire CDTFA-101 ou une demande de remboursement en ligne avant la plus tardive des limites applicables : trois ans à compter du dernier jour du mois suivant le trimestre visé (ou l'année de production annuelle), six mois après le paiement, ou six mois après qu'une décision devient définitive (article 6902).

Un entrepreneur individuel doit sa propre taxe de vente sans qu'on examine s'il a agi volontairement. Pour une entité, les personnes qui peuvent la devoir varient selon l'État. À New York, les articles 1131 et 1133 de la Tax Law rendent les associés et les membres d'une LLC personnellement responsables de la taxe perçue ou à percevoir. Les dirigeants, administrateurs, gestionnaires et employés peuvent aussi la devoir s'ils avaient ou exerçaient une obligation de s'y conformer. Un comptable qui produit la déclaration ne transfère pas cette obligation. L'État dispose généralement de trois ans après la production d'une déclaration pour établir une cotisation supplémentaire, mais il peut le faire à tout moment lorsqu'aucune déclaration n'a été produite (article 1147). Un membre minoritaire d'une LLC ou un commanditaire visé par une cotisation à titre de personne responsable peut demander un allègement partiel sur le formulaire DTF-8 avant que la cotisation devienne définitive.

Au Texas, quiconque reçoit ou perçoit un montant présenté comme de la taxe le détient en fiducie et doit le montant perçu, plus les intérêts et pénalités, en vertu du Tax Code, art. 111.016(a). Un dirigeant, gestionnaire, administrateur, employé ou associé chargé de la perception ou du paiement peut devoir séparément la taxe non versée s'il omet volontairement de la payer selon l'art. 111.016(b). La dissolution ne met pas fin à cette responsabilité. Le Texas dispose généralement de quatre ans à compter de l'échéance de la taxe pour établir une cotisation, mais il peut le faire à tout moment lorsqu'aucun rapport n'a été produit (art. 111.201 et 111.205). Le délai de cotisation personnelle peut aussi être suspendu jusqu'à un an après que la dette de l'entité devient définitive ou que sa faillite prend fin (art. 111.016(b-1)). En Californie, une fois l'entreprise d'une entité terminée, la personne responsable de la production ou du paiement qui omet volontairement de payer peut devoir le remboursement de taxe de vente perçu ou la taxe d'utilisation déterminée, plus les intérêts et pénalités, seulement pour les périodes où elle avait cette responsabilité. Le Revenue and Taxation Code, art. 6829 exige un avis au plus tard à la première des deux dates suivantes : trois ans après le dernier jour du mois suivant le trimestre où le ministère a réellement appris la fermeture, ou huit ans après le trimestre correspondant de la fermeture.

Comment rapprocher les déclarations et les paiements de mes livres?

Rapprochez chaque déclaration produite du détail sous-jacent des ventes et du compte de passif de taxe de vente. La déclaration prouve ce qui a été déclaré, et la confirmation de paiement prouve ce qui a été payé. Ni l'une ni l'autre n'explique à elle seule un écart dans les livres.

Pour chaque État et chaque période, comparez les chiffres bruts, non taxables, taxables et de taxe de la déclaration au rapport des ventes. Rapprochez ensuite la taxe perçue sur les ventes directes et le grand livre du passif, tenez compte des ajustements ainsi que de toute taxe d'utilisation ou de tout crédit figurant dans la déclaration, et rapprochez le paiement du compte bancaire et du compte de l'État. Ne reportez un solde impayé que s'il correspond au solde inscrit par l'État. Gardez la taxe que le facilitateur de place de marché a perçue séparée de celle que votre entreprise a perçue, afin de ne pas traiter deux fois la même taxe comme une dette de votre entreprise.

Si les dépôts sont inférieurs aux commandes brutes, rapprochez séparément les versements, les frais, les remboursements et la taxe dans rapprocher les ventes et les versements. N'utilisez pas un dépôt net comme chiffre de ventes brutes de la déclaration sans un rapprochement détaillé au niveau des transactions. Le Texas exige des registres qui montrent le total des recettes brutes et appuient les exclusions demandées (Texas : tenue des registres).

Que dois-je remettre à un comptable qui produit mes déclarations dans plusieurs États?

Oui, un seul comptable peut coordonner les déclarations de plusieurs États et les rapprocher de vos livres si vous lui fournissez le calendrier et les registres de chaque compte. Convenez de qui transmet les déclarations, approuve les paiements et répond aux avis, et prévoyez l'accès aux comptes avant la première date limite.

Incluez les renseignements sur les permis et les comptes, les avis de fréquence de production, les déclarations antérieures, les relevés de compte et les factures estimatives, les confirmations de paiement et le grand livre du passif de taxe de vente. Fournissez des exportations de commandes et de factures avec l'État de livraison et la destination locale, en séparant les ventes sur place de marché des ventes directes, ainsi que les remboursements, les certificats d'exonération, les documents de perception de la place de marché et les achats qui pourraient donner lieu à la taxe d'utilisation. Fixez une date de remise interne avant chaque date limite d'un État, afin d'avoir le temps de régler les registres manquants et de transmettre la déclaration et le paiement. Les règles du Texas sur les registres et les règles de la Californie sur les documents de place de marché montrent pourquoi les pièces justificatives comptent.

Comment produire une dernière déclaration et fermer un permis?

Produisez jusqu'à la dernière période exigée et suivez les étapes de dernière déclaration et de fermeture de compte de l'État. Cesser de vendre ou laisser un permis inutilisé ne règle pas, en soi, les périodes de production ouvertes.

À New York, une entreprise qui cesse ses activités, vend ou transfère l'entreprise ou change de forme juridique doit produire une dernière déclaration de taxe de vente. New York exige cette dernière déclaration dans les 20 jours suivant l'événement, avec les ventes et la taxe comme dans une déclaration ordinaire. Le traitement de la dernière déclaration rend le compte inactif. Remettez ou détruisez le certificat d'autorisation. Si la déclaration en ligne de la dernière période n'est pas offerte, produisez une dernière déclaration papier avant cette date limite (New York : produire une dernière déclaration de taxe de vente). Si l'entreprise change de forme juridique et continue de vendre, demandez le certificat d'autorisation de la nouvelle entité au moins 20 jours avant le changement. Si la nouvelle entité achète l'entreprise ou ses actifs, l'acheteur produit le formulaire AU-196.10 par courrier recommandé au moins 10 jours avant de prendre possession ou de payer, selon la première éventualité. Les vendeurs californiens qui produisent selon l'année civile et qui ferment doivent produire leur dernière déclaration au plus tard le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre ou le 31 janvier, selon le trimestre de fermeture. Les directives de production de la Californie exigent aussi de déclarer dans la dernière déclaration le matériel d'entreprise vendu et les stocks de revente non taxés gardés pour un usage personnel ou donnés en cadeau. Fermez un compte californien par l'entremise des services en ligne ou au moyen du formulaire CDTFA-65, et produisez toute déclaration manquante. Confirmez la bonne méthode de fermeture et la dernière période pour chaque État, conservez la confirmation de fermeture et vérifiez si des ventes directes ou une présence physique créent encore une obligation d'inscription avant de fermer un permis. Pour cette question d'inscription, voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Exemple

À titre d'illustration seulement. Tous les montants sont en dollars américains. Un vendeur inscrit a 10 000 $ de ventes avant taxe livrées dans un État pendant une période de déclaration : 6 000 $ par une place de marché qui a perçu la taxe de vente applicable et 4 000 $ par le site du vendeur. À un taux combiné illustratif de 8 % des taxes d'État et locales, le vendeur a perçu 320 $ de taxe sur ces commandes directes.

Supposons que les ventes directes sont taxables et qu'il n'y a ni remboursement, ni exonération, ni taxe d'utilisation, ni autre ajustement. Les inscriptions illustratives sont les suivantes :

Le vendeur rapproche les 320 $ de son grand livre du passif et de la confirmation de paiement. La taxe de la place de marché reste distincte. Vérifiez dans la déclaration les autres champs et le détail local (New York; Californie).

Votre situation est différente?

• Vous ne savez pas où vous avez besoin de permis ou si les ventes sur place de marché comptent pour l'inscription : voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous n'avez pas perçu la taxe exigée ou vous l'avez perçue sans la verser : voyez rattraper la taxe de vente non perçue.
• Les dépôts de la place de marché ne correspondent pas aux commandes brutes : voyez rapprocher les ventes et les versements.
• Il manque plusieurs années de livres : voyez rattraper une tenue de livres en retard.
• Vous devez déclarer des ventes en ligne dans votre impôt sur le revenu : voyez l'impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.
• Vous fermez la société et d'autres comptes fiscaux : voyez fermer une société.
• Plusieurs déclarations d'État, avis ou factures estimatives doivent être rapprochés des livres : rassemblez les registres ci-dessus et obtenez de l'aide en tenue de livres.