Où percevoir la taxe de vente : le lien fiscal (nexus) expliqué

Qu'est-ce qui détermine si je dois percevoir la taxe de vente dans un État?

Le lien fiscal (nexus) en matière de taxe de vente est un rattachement à un État qui peut obliger un vendeur à s'inscrire et à percevoir la taxe sur ses ventes taxables. La présence physique ou des ventes suffisantes dans l'État peuvent créer ce rattachement. Les règles de l'État décident quelles ventes et quelles taxes locales s'appliquent. Le seuil des vendeurs à distance n'est pas une exemption générale pour un vendeur qui a un bureau, des personnes ou des stocks dans cet État (Comptroller du Texas : vendeurs à distance; CDTFA de la Californie : foire aux questions sur l'arrêt Wayfair).

Organisez l'examen selon le lieu de livraison ou de prestation de service du client, puis appliquez les règles de l'État sur le lieu de la vente et sur l'imposition. Le lien fiscal en matière de taxe de vente et le lien fiscal en matière d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise de l'État sont deux questions distinctes. Le Texas, par exemple, fait commencer le lien fiscal d'une entité imposable en matière de taxe de franchise au plus tard à la date où elle obtient un permis de taxe d'utilisation du Texas (Comptroller du Texas : vendeurs à distance). Pour cet examen distinct, voyez quelles déclarations votre entreprise doit produire.

Dois-je percevoir la taxe de vente dans mon propre État?

Si vous exercez des activités dans un État et y faites des ventes taxables, vous devez généralement vous inscrire à sa taxe de vente, même si vos ventes sont inférieures à son seuil pour les vendeurs à distance. La Californie exige généralement que les vendeurs qui y sont établis et qui y font des ventes au détail s'inscrivent. L'État de New York indique qu'une entreprise à domicile a les mêmes obligations en matière de taxe de vente que tout autre fournisseur qui vend les mêmes biens taxables (CDTFA de la Californie : centres de distribution; administration fiscale de l'État de New York : inscription).

Votre adresse personnelle ne suffit pas à elle seule à déterminer la taxe sur chaque commande. Vérifiez où chaque commande est livrée, si la vente y est taxable et si un autre État exige aussi la perception. Un État sans taxe de vente à l'échelle de l'État peut quand même avoir d'autres taxes d'affaires ou des taxes de vente locales.

Qu'est-ce qui compte comme présence physique?

La présence physique peut comprendre un bureau, des employés ou d'autres représentants qui font des ventes, et des stocks entreposés dans un État. La Californie donne comme exemples les stocks, les bureaux, les représentants et le matériel loué. New York range parmi ses rattachements les employés, les entrepreneurs, les agents et la livraison dans les véhicules du vendeur au moins 12 fois par année (CDTFA de la Californie : directives sur l'arrêt Wayfair; administration fiscale de l'État de New York : inscription).

La présence physique dépend des faits. Notez où le personnel travaille, où les biens sont entreposés et qui en est propriétaire ou en a le contrôle. Vérifiez la règle propre à l'État avant de considérer comme sans conséquence une visite temporaire, un entrepreneur ou une entente d'entreposage.

Qu'est-ce que le lien économique, et quels sont les seuils?

Le lien économique permet à un État d'exiger qu'un vendeur sans présence physique sur son territoire perçoive la taxe après un volume suffisant de ventes dans l'État. Il n'existe aucun seuil national unique. Les États diffèrent sur le montant, la période de mesure, l'application conjointe des critères de ventes et de transactions, et les ventes comptées (Streamlined Sales Tax : directives pour les vendeurs à distance).

Les critères changent. L'Illinois a supprimé son critère du nombre de transactions pour les vendeurs à distance (bulletin de l'État), et la commission de l'Alaska pour les vendeurs à distance a supprimé le sien (directives de la commission). Servez-vous du tableau multiétatique pour trouver les directives d'un État, puis vérifiez la règle en vigueur sur le site de cet État.

Quelles ventes comptent dans le seuil d'un État?

Comptez les ventes comme le définit le critère de l'État de destination. Un État peut mesurer les ventes brutes, les revenus bruts, les ventes au détail ou les ventes taxables, de sorte que les ventes exonérées et les ventes pour revente comptent dans certains États et pas dans d'autres (Streamlined Sales Tax : directives pour les vendeurs à distance). Le Texas compte les biens et services taxables et non taxables, les ventes pour revente, les ventes à des acheteurs exonérés et les ventes sur place de marché dans le calcul de sa limite de sécurité pour les vendeurs à distance (Comptroller du Texas : vendeurs à distance; foire aux questions sur les places de marché). La Californie inclut dans son critère de lien économique les ventes facilitées sur place de marché, les ventes pour revente et les ventes des personnes liées. Un vendeur à distance qui ne fait que des ventes pour revente documentées et aucune vente au détail en Californie n'a pas à s'inscrire uniquement en vertu de ce critère. Une vente au détail ultérieure, y compris une livraison directe à un consommateur californien pour un détaillant non inscrit dans l'État, peut changer la réponse (CDTFA de la Californie : foire aux questions sur l'arrêt Wayfair; vendeurs sur place de marché). New York inclut les ventes sur place de marché dans son critère de recettes brutes et de transactions (administration fiscale de l'État de New York : inscription à distance).

N'utilisez pas les ventes taxables seules, sauf si le critère de l'État le prévoit. Tenez des totaux distincts pour les ventes directes, les ventes sur place de marché, les ventes exonérées et les ventes pour revente, par destination et par mois. Le critère applicable peut compter certaines de ces ventes même si la vente elle-même n'est pas taxée.

Des stocks dans une place de marché ou dans l'entrepôt d'un tiers créent-ils un lien fiscal?

Des stocks dans un autre État peuvent créer une présence physique même lorsqu'une place de marché ou l'exploitant d'un entrepôt les entrepose et les expédie. La Californie exige généralement qu'un vendeur hors État qui utilise un centre de distribution californien s'inscrive et produise des déclarations. Son exception pour les ventes exclusivement sur place de marché peut s'appliquer si chaque vente californienne est facilitée par un facilitateur de place de marché qui est le détaillant de cette vente (CDTFA de la Californie : centres de distribution; vendeurs sur place de marché). L'Illinois indique qu'un vendeur qui exécute des commandes à partir de ses stocks situés en Illinois n'est pas un détaillant à distance pour son seuil économique (Département du Revenu de l'Illinois).

Le Texas prévoit une exception plus étroite : un vendeur par ailleurs à distance dont les ventes sont inférieures à 500 000 $ n'a pas à obtenir de permis uniquement parce que ses biens sont entreposés temporairement dans l'installation texane d'un fournisseur de place de marché, si ce fournisseur atteste assumer les obligations fiscales du vendeur. Au-dessus de la limite de sécurité, le vendeur doit obtenir un permis et percevoir la taxe sur ses propres ventes taxables. Dans les deux cas, les stocks entreposés donnent à une entité imposable une responsabilité en matière de taxe de franchise du Texas (Comptroller du Texas : foire aux questions sur les places de marché).

Demandez des rapports sur l'emplacement des stocks, y compris les transferts entre entrepôts. Le résultat juridique peut dépendre de la règle de l'État et de l'entente d'entreposage. La perception d'une place de marché sur ses ventes ne règle pas à elle seule votre obligation d'inscription pour les stocks ou les ventes directes.

Si une place de marché perçoit la taxe de vente pour moi, ai-je encore besoin d'un permis?

Parfois. La place de marché s'occupe généralement de la taxe sur les ventes qu'elle facilite lorsque la loi de l'État sur les places de marché s'applique, mais vos propres ventes et votre présence physique peuvent quand même exiger un permis et des déclarations. Le Texas permet à un vendeur à distance qui vend uniquement par une place de marché certifiée qui perçoit la taxe de rester non inscrit, alors qu'un vendeur sur place de marché établi au Texas doit détenir un permis et produire des déclarations même si toutes ses ventes passent par cette place de marché (Comptroller du Texas : vendeurs sur place de marché). La Californie n'exige généralement pas d'inscription lorsque toutes les ventes californiennes de marchandises corporelles sont facilitées par des facilitateurs de place de marché qui sont les détaillants de ces ventes. Les ventes directes peuvent changer cette réponse (CDTFA de la Californie : vendeurs sur place de marché). New York exige qu'un vendeur sur place de marché qui répond par ailleurs aux règles d'inscription des fournisseurs s'inscrive et produise des déclarations périodiques (administration fiscale de l'État de New York : inscription).

Conservez la preuve que la place de marché a perçu la taxe pour chaque État et chaque période. Si vous vendez aussi par votre propre caisse en ligne, vérifiez si les ventes sur place de marché vous font dépasser un seuil qui vous oblige à percevoir la taxe sur ces ventes directes.

Dois-je facturer la taxe de vente sur les services ou les produits numériques?

Le lien fiscal à lui seul ne rend pas chaque vente taxable. Chaque État décide quels services et produits numériques il taxe, et une règle locale peut différer. New York exonère généralement les services, sauf s'ils sont expressément taxés, mais taxe les logiciels préécrits livrés par voie électronique ou par accès à distance (administration fiscale de l'État de New York : services taxables; logiciels). Le Texas énumère des catégories précises de services taxables, dont le traitement de données et les services immobiliers (Comptroller du Texas : services taxables).

Classez chaque produit ou service selon ce que le client reçoit. Pour les frais groupés, les abonnements ou les logiciels avec services, vérifiez le traitement de l'État de destination avant de fixer une règle de taxe à la caisse. Conservez tout document de revente ou d'exonération que l'État exige.

Quels États n'ont pas de taxe de vente à l'échelle de l'État?

L'Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l'Oregon n'ont pas de taxe de vente générale à l'échelle de l'État (Assemblée générale du Colorado : comparaison des États). Cela ne signifie pas que chaque vente faite dans ces États est exempte de taxe locale ou d'autres taxes. Les municipalités de l'Alaska peuvent taxer les ventes à distance : dans les 30 jours suivant le moment où le vendeur atteint le critère de la commission à l'échelle de l'État, un vendeur à distance doit s'inscrire auprès de l'Alaska Remote Seller Sales Tax Commission pour les ventes visées dans les juridictions membres, sauf si sa place de marché s'occupe de toutes ces ventes. Les juridictions non membres peuvent exiger une inscription locale directe. Les ventes liées à une présence physique sont déclarées localement (foire aux questions de la commission).

La perception locale compte aussi dans les États qui ont une taxe à l'échelle de l'État. Les villes à charte d'autonomie du Colorado peuvent administrer leurs propres taxes de vente (Assemblée générale du Colorado). La Louisiane confie à sa commission des vendeurs à distance l'administration de la taxe de vente de l'État et des administrations locales, ainsi que les déclarations, pour les ventes à distance (Louisiane, R.S. 47:340). Vérifiez les règles locales avant de présumer qu'une seule inscription d'État couvre toutes les localités.

Quand dois-je commencer à percevoir la taxe après avoir franchi un seuil?

La date de début est fixée par l'État. Notez donc le moment où son critère a été atteint pour la première fois. La Californie exige l'inscription lorsque le seuil de ventes de biens est dépassé et la perception sur les ventes au détail taxables ultérieures. La vente qui fait franchir le seuil est exclue selon cette règle. Le Texas exige qu'un vendeur à distance qui dépasse sa limite de sécurité obtienne un permis et commence à percevoir la taxe au plus tard le premier jour du quatrième mois suivant ce mois. New York exige l'inscription dans les 30 jours suivant l'atteinte du seuil et la perception 20 jours plus tard (CDTFA de la Californie : foire aux questions sur l'arrêt Wayfair; Comptroller du Texas : vendeurs à distance; administration fiscale de l'État de New York : inscription à distance).

Ces dates ne retardent pas les obligations créées par la présence physique ou par une inscription antérieure. Si le seuil a été franchi dans une période antérieure, voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

J'ai un lien fiscal : que dois-je faire ensuite?

Confirmez si vos ventes sont taxables, inscrivez-vous là où c'est exigé, commencez à percevoir la taxe à la bonne date et produisez les déclarations que l'État vous attribue. L'inscription peut exiger des déclarations même pour une période sans vente taxable. New York exige expressément des déclarations périodiques des vendeurs inscrits dans cette situation. Si vos ventes passent plus tard sous un seuil, vérifiez si l'État vous permet de fermer le compte et de produire une dernière déclaration. Continuez à produire vos déclarations tant que l'inscription reste active (administration fiscale de l'État de New York : inscription à distance).

1. Exportez les ventes par État de destination et par mois pour l'année en cours et l'année précédente. Séparez les ventes directes, les ventes sur place de marché, les ventes exonérées et les ventes pour revente.
2. Dressez la liste de chaque bureau, travailleur, représentant, entrepôt et lieu où des stocks sont entreposés. Conservez les registres de perception de la place de marché et les documents d'exonération.
3. Vérifiez pour chaque État le seuil, la règle de calcul, la règle d'imposition, la perception locale et la date de début en vigueur. Notez la source et la date de la vérification.
4. Demandez les permis avant de percevoir la taxe, établissez les bonnes règles de taxe selon la destination et inscrivez les dates limites des déclarations au calendrier. Revérifiez les seuils à mesure que de nouveaux mois et trimestres se terminent.

Si plusieurs États, un mélange de ventes sur place de marché et de ventes directes, ou des logiciels et des services sont en cause, les registres et les choix d'imposition demandent un examen plus approfondi. Le soutien en tenue de livres peut aider à organiser les registres de ventes et de production.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains : une boutique sans personnel ni stocks au Texas vend des biens livrés dans cet État. Pour les douze mois civils se terminant en mars, sa propre caisse en ligne rapporte 300 000 $ et une place de marché certifiée qui perçoit la taxe en rapporte 250 000 $. Son total au Texas, 550 000 $, dépasse pour la première fois la limite de sécurité des vendeurs à distance, car le Texas compte les deux canaux. La boutique doit obtenir un permis du Texas et commencer à percevoir la taxe sur les ventes taxables faites par sa propre caisse au plus tard le 1er juillet, le premier jour du quatrième mois suivant mars. La place de marché s'occupe de la taxe sur les ventes qu'elle facilite, et la boutique conserve la preuve de cette perception. Dans chaque déclaration du Texas (formulaire 01-114), les ventes sur place de marché vont à la ligne 1, ventes totales au Texas, mais pas à la ligne 2, ventes taxables (Comptroller du Texas : foire aux questions sur les places de marché). La boutique perçoit la taxe d'utilisation locale au taux de chaque adresse de livraison, sauf si elle choisit le taux unique de taxe d'utilisation locale du Texas, dans sa demande de permis ou plus tard sur le formulaire 01-799 signé par un propriétaire, un associé commandité, un dirigeant ou un mandataire autorisé, avec effet au début d'une période de déclaration (Comptroller du Texas : vendeurs à distance).

Votre situation est différente?

• Vous avez franchi un seuil plus tôt sans percevoir la taxe : voyez rattraper la taxe de vente non perçue.
• Votre entreprise est établie hors des États-Unis : voyez les vendeurs étrangers et la taxe de vente américaine.
• Vous êtes un vendeur canadien avec des stocks dans un entrepôt américain : voyez les vendeurs canadiens qui ont des stocks aux États-Unis.
• Vous voulez savoir si le lien fiscal en matière de taxe de vente crée aussi une production d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise : voyez quelles déclarations votre entreprise doit produire.
• Vous avez besoin du traitement fiscal des ventes sur place de marché ou des rapports de paiement dans l'impôt sur le revenu : voyez l'impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.
• Vous vendez au Canada : voyez la taxe de vente canadienne pour les vendeurs non-résidents et numériques.
• Plusieurs États ou canaux de vente rendent difficile la tenue des registres de production : comparez faire sa propre tenue de livres ou embaucher un spécialiste et le soutien en tenue de livres.