Rattraper la taxe de vente d'État non perçue aux États-Unis

Que se passe-t-il si je n'ai pas perçu la taxe de vente que j'aurais dû percevoir?

Un vendeur qui devait percevoir la taxe peut devoir à l'État la taxe sur ses ventes taxables, même si ses factures n'en faisaient pas état. Les périodes en retard peuvent aussi entraîner des pénalités et des intérêts. Selon le Texas, le vendeur est responsable du bon montant. Chaque État applique ses propres règles.

Procédez État par État. Établissez à quel moment la perception est devenue obligatoire. Séparez les ventes directes taxables, les ventes faites par une place de marché et la taxe déjà perçue. Vérifiez ensuite si vous êtes admissible à la divulgation avant de vous identifier, de vous inscrire ou de produire d'anciennes déclarations. Suivez la séquence de l'État pour régler la taxe passée et les ventes en cours. Servez-vous des directives publiées ou d'une demande anonyme lorsqu'elle est offerte (Texas; Californie). Pour savoir à partir de quand la perception devient obligatoire, voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Qui paie la taxe que je n'ai jamais perçue : moi ou mes clients?

Le vendeur peut devoir payer l'État même s'il ne peut pas récupérer la taxe auprès de ses clients. Au Texas, le vendeur doit percevoir et verser la bonne taxe, et l'acheteur à qui aucune taxe n'a été facturée peut devoir séparément la taxe d'utilisation (perception de la taxe de vente au Texas; taxe d'utilisation du Texas). L'obligation possible de l'acheteur de payer la taxe d'utilisation n'est pas une bonne raison de laisser sans règlement les périodes manquées du vendeur.

La possibilité pour un vendeur de demander un remboursement sur une vente passée dépend des règles de l'État et des conditions de la vente. Conservez les factures d'origine et les preuves de paiement. Ne traitez pas un montant non facturé comme de la taxe déjà perçue.

Jusqu'où un État peut-il remonter pour exiger un paiement?

Il n'existe aucune période de rétrospection à l'échelle du pays. Une déclaration non produite peut laisser ouvertes des périodes plus anciennes : l'État de New York indique que son délai ordinaire de cotisation ne s'applique pas à une période sans déclaration. Une entente de divulgation volontaire peut limiter les périodes dues. Par exemple, le programme californien de taxe d'utilisation pour les vendeurs hors État limite la cotisation à trois ans pour les participants admissibles, alors que le délai applicable autrement à ce programme est de huit ans (CDTFA de la Californie). Ce n'est pas un délai valable pour d'autres États ni pour d'autres types de taxes.

N'estimez pas votre exposition en remontant un nombre d'années supposé. Reconstituez l'historique des ventes à partir de la première date possible de perception, puis comparez-le aux règles de cotisation de l'État et à toute offre écrite de divulgation. La Multistate Tax Commission précise que chaque État fixe ses propres périodes de rétrospection et ses propres méthodes.

Qu'est-ce qu'une entente de divulgation volontaire en matière de taxe de vente, et y suis-je admissible?

Une entente de divulgation volontaire (VDA) est un accord écrit par lequel vous déclarez et payez la taxe passée pour des périodes précises, vous vous inscrivez si c'est exigé et vous vous conformez à l'avenir. En échange, un État peut limiter les périodes plus anciennes et renoncer à certaines pénalités. Les intérêts restent généralement dus, sauf si l'État y renonce expressément (Multistate Tax Commission).

L'admissibilité dépend de l'État, du type de taxe, des contacts antérieurs et de vos antécédents de production. Le Texas exige généralement que le Comptroller n'ait pas déjà communiqué avec l'entreprise au sujet de la dette et ne l'ait pas avisée d'une vérification (programme du Texas). Le programme californien de taxe d'utilisation exige un vendeur hors État qui n'a jamais été inscrit auprès de la CDTFA. Il exclut les dossiers de taxe de vente de la Californie et toute personne qui détient ou a détenu un permis de vendeur. Le défaut doit découler d'une cause raisonnable, et non de la négligence ou d'une intention d'éluder la taxe (programme de la Californie). L'État de New York exclut notamment le contribuable déjà vérifié pour la taxe et les périodes divulguées, ou à qui la taxe en souffrance a déjà été facturée (programme de New York).

Dois-je m'inscrire d'abord ou demander d'abord la divulgation volontaire?

Vérifiez la séquence de l'État avant de vous inscrire, de payer ou de produire d'anciennes déclarations. Une inscription ou un contact antérieur peut fermer la voie de la VDA. Le programme californien pour les vendeurs hors État exige toutefois expressément une nouvelle inscription volontaire, suivie du formulaire CDTFA-38 signé dans les 30 jours. Le formulaire comporte aussi une demande d'allègement des pénalités. L'État de New York demande aux candidats d'attendre sa lettre d'acceptation et l'entente avant de produire les déclarations visées par la demande (administration fiscale de l'État de New York).

Si des déclarations californiennes d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise manquent aussi, consultez le programme distinct du Franchise Tax Board avant de vous inscrire auprès du bureau du secrétaire d'État. Cette inscription rend inadmissible au programme de divulgation volontaire du Franchise Tax Board. Elle est distincte de l'inscription auprès de la CDTFA.

Pour une demande touchant plusieurs États, la Multistate Tax Commission considère qu'une déclaration, un paiement ou une demande de renseignements de l'État portant sur le type de taxe constitue un contact antérieur. Son processus prévoit l'entente avant l'inscription exigée et la production des anciennes déclarations. Vérifiez le programme de l'État avant de poser un geste qui permet d'identifier l'entreprise.

Puis-je faire une demande sans donner le nom de mon entreprise?

Parfois. Le Texas permet à un représentant de l'entreprise de présenter la demande initiale de VDA traditionnelle sans nommer l'entreprise. Le nom est divulgué après l'approbation préliminaire et le retour de l'entente signée. Une fois l'entente signée par les deux parties, les données fiscales et le paiement sont dus dans les 60 jours (Comptroller du Texas). La Californie offre un avis écrit anonyme qui indique si les faits exposés semblent admissibles. Cet avis n'est pas la demande elle-même (CDTFA de la Californie).

Par l'intermédiaire de la Multistate Tax Commission, l'État ne voit qu'un numéro de dossier tant qu'aucune entente n'est signée. La Commission exige tout de même les coordonnées de la personne qui présente la demande. Le programme en ligne de l'État de New York suit son propre processus. Ne présumez pas que chaque État accepte une demande anonyme.

Qu'est-ce que la période de rétrospection, et les pénalités et intérêts sont-ils annulés?

La période de rétrospection correspond aux périodes de production que l'entente vous oblige à déclarer et à payer, y compris la période en cours lorsque c'est exigé. L'allègement est inscrit dans l'entente de l'État. Il n'efface pas d'office la taxe, les pénalités ni les intérêts impayés (Multistate Tax Commission).

Je dois de la taxe à plusieurs États : existe-t-il une seule demande pour tous?

La Multistate Tax Commission offre une demande coordonnée unique pour les États participants, mais chaque État décide de son entente et de ses conditions. Elle ne traite pas les États extérieurs à son programme, et le vendeur doit tout de même effectuer l'inscription dans chaque État. Elle ne traite pas la demande d'un État si l'estimation de bonne foi de la taxe passée pour la période de rétrospection de cet État est inférieure à 500 $ (programme multiétatique; foire aux questions du programme). Incluez tous les types de taxes touchés lorsque vous évaluez l'offre d'un État. Une VDA en matière de taxe de vente ne règle pas automatiquement une obligation d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise.

L'inscription au Streamlined Sales Tax est différente. Seul le Tennessee offre actuellement une amnistie par ce système. Ses conditions exigent l'inscription par le système, la perception ou le paiement de la taxe dans les États membres à part entière visés et le maintien de la conformité pendant au moins 36 mois. La taxe déjà perçue est exclue. Ce n'est pas une VDA à l'échelle du pays.

J'ai reçu un questionnaire sur le lien fiscal (nexus) : que dois-je faire?

Lisez l'avis pour chaque taxe visée et repérez la date limite de réponse. Rassemblez les dates d'activité, les lieux, les permis, les registres de ventes et les renseignements sur la propriété demandés, puis répondez à temps aux questions de fait à partir de ces documents. Le formulaire AP-114 du Texas, par exemple, est un questionnaire sur le lien fiscal en matière de taxe de franchise. Il pose aussi des questions sur les permis et la propriété. Une demande de renseignements peut mettre fin à l'admissibilité à la VDA pour le type de taxe visé (Multistate Tax Commission). D'autres taxes ou d'autres États peuvent demeurer admissibles. Si la demande touche plusieurs taxes ou une vérification, apportez l'avis et les registres à un examen de tenue de livres avant de répondre.

Les ventes faites sur une place de marché changent-elles ce que je dois?

Oui. Séparez les ventes pour lesquelles une place de marché a perçu et versé la taxe de vos propres ventes directes, mais gardez les deux dans l'historique des ventes. Le Texas indique que les fournisseurs de place de marché certifiés versent la taxe sur les ventes qu'ils facilitent, alors que le vendeur doit s'occuper des ventes taxables faites en dehors de la place de marché. Le Texas inclut aussi les ventes sur place de marché dans le calcul de son seuil pour les vendeurs à distance (foire aux questions du Texas sur les places de marché).

Conservez l'attestation de perception de la place de marché et ses rapports de ventes. Ne présumez pas que la perception par la place de marché supprime vos obligations d'inscription, de déclaration ou d'autres taxes de l'État. Par exemple, le Texas indique que des stocks dans l'entrepôt d'une place de marché peuvent créer une responsabilité en matière de taxe de franchise pour une entité imposable (foire aux questions du Texas sur les places de marché). Si votre entreprise canadienne garde des stocks dans des entrepôts américains, voyez les vendeurs canadiens qui ont des stocks aux États-Unis.

Vérifiez les règles de déclaration de chaque État pour les anciennes déclarations. Le Texas inclut les ventes certifiées sur place de marché dans le total des ventes au Texas, mais les exclut des ventes taxables (foire aux questions du Texas sur les places de marché).

Et si j'ai perçu la taxe sans jamais la verser?

Traitez la taxe perçue mais non versée comme un solde distinct et urgent. Le Texas n'impose aucune limite de rétrospection à la VDA pour cette taxe et n'annule pas les intérêts (Comptroller du Texas). L'État de New York a une règle distincte de rétrospection limitée pour les taxes perçues en fiducie, et une déclaration déjà produite sans paiement complet n'est pas admissible à sa VDA (rétrospection à New York; programme de New York).

Faites correspondre la taxe indiquée sur chaque facture de client aux dépôts, aux déclarations et aux paiements faits à l'État. Ne la mélangez pas avec les estimations de la taxe jamais facturée. Un avis, plusieurs États ou de la taxe perçue demandent un examen de tenue de livres avant de produire des déclarations ou de négocier.

De quels registres ai-je besoin pour établir le montant?

Commencez par une exportation vente par vente qui indique la date de la vente, le lieu de livraison, le produit ou le service, le prix facturé, la taxe facturée, les remboursements et le canal de vente. Regroupez-la par État et par période de production, puis marquez les ventes exonérées et les ventes sur place de marché qui sont appuyées par des documents. Le Texas exige des registres des recettes brutes et des pièces justificatives pour les déductions et les exclusions. En l'absence de registres, il peut estimer la dette fiscale (foire aux questions du Texas sur la tenue des registres).

• Les factures, les exportations de commandes, les adresses de livraison, les remboursements et les preuves de paiement.
• Les rapports de ventes de la place de marché et la preuve qu'elle s'est chargée de la perception de la taxe.
• Les certificats de revente et d'exonération pour les ventes traitées comme non taxées. Le Texas avertit que, lors d'une vérification, les ventes sans la preuve exigée sont présumées taxables.
• Les inscriptions, déclarations, paiements, correspondances sur la VDA, questionnaires et lettres de vérification antérieurs.
• Une chronologie des bureaux, du personnel, des entrepreneurs, des stocks et des activités de vente dans chaque État, pour l'examen du lien fiscal (nexus).

Pour l'examen du seuil de ventes de la Californie, rassemblez aussi les ventes californiennes des personnes liées : sa règle les additionne à celles du détaillant (CDTFA de la Californie).

Si vos registres sources ne permettent pas encore de produire les ventes par État et par période, voyez rattraper une tenue de livres en retard.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains seulement. Le taux et les dates sont des hypothèses, et non les règles d'un État.

Un vendeur constate qu'il a fait 100 000 $ de ventes directes taxables dans un État pendant une période manquée. Aucune de ces factures n'ajoutait de taxe de vente ni n'indiquait qu'elle était comprise dans le prix. À un taux combiné illustratif de 8 %, la taxe non perçue est de 8 000 $. Le même vendeur a 40 000 $ de ventes sur une place de marché qui indique avoir perçu et versé la taxe. Gardez ces ventes dans l'examen des registres. Qu'elles comptent ou non dans le seuil de perception du vendeur dépend de l'État (voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente). Le vendeur n'ajoute pas 3 200 $ de plus à son estimation de taxe impayée du seul fait que ces ventes ont eu lieu.

Avant de produire ses déclarations, le vendeur vérifie la date de début de la perception dans l'État, les taux locaux, les exonérations, les preuves de la place de marché et les conditions de la VDA. Les pénalités ou intérêts éventuels s'ajoutent à l'illustration de 8 000 $.

Votre situation est différente?

• Vous ne savez pas à partir de quand la perception était obligatoire : voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Votre entreprise est hors des États-Unis : voyez les vendeurs étrangers et la taxe de vente américaine.
• Une entreprise canadienne a des stocks dans un entrepôt américain : voyez les vendeurs canadiens qui ont des stocks aux États-Unis.
• Vos registres de ventes sont incomplets : voyez rattraper une tenue de livres en retard.
• Des déclarations d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise des États peuvent aussi manquer : voyez rattraper les déclarations d'entreprise non produites.
• Vous avez aussi omis de vous inscrire à la TPS/TVH au Canada : voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Plusieurs États, un questionnaire, un avis de vérification ou de la taxe perçue mais impayée sont en cause : rassemblez l'historique des ventes et les avis en vue d'un examen de tenue de livres.