ערבוב כספים ב-⁠LLC: איך מפרידים בין כסף אישי לכסף עסקי

מה קורה לדוח המס שלי כשכסף אישי וכסף של ה-⁠LLC מעורבבים?

ערבוב כספים פירושו שימוש באותו חשבון או כרטיס גם לכסף אישי וגם לכסף של ה-⁠LLC, למשל תשלום על קניות במכולת מחשבון העסק, או קבלת תשלומי לקוחות לחשבון אישי. הוא לא משנה מה חייב במס, אלא רק מקשה להוכיח את העובדות. תשלומי לקוחות הם הכנסה עסקית בכל חשבון שאליו נכנסו (⁦26 U.S.C. 61⁩), והוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה אינן ניתנות לניכוי, ככלל (⁦26 U.S.C. 262⁩). רק הוצאות עסקיות רגילות והכרחיות ניתנות לניכוי (⁦26 U.S.C. 162⁩). כלל המס זהה לבעל עסק יחידני ללא LLC; הסעיף על הגנת ה-⁠LLC שלהלן חל רק על LLC.

ערבוב חשבונות יכול לפגוע בדוח המס בשתי דרכים:

• הוצאות אישיות עלולות להיכנס להוצאות העסק. ההוראות של Schedule C קובעות שאין לכלול הוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה בחלק V, הוצאות אחרות, והחוק אוסר את הניכוי בכל שורה.
• כסף של לקוחות בחשבון אישי עלול להיעלם מההכנסה. חלק מהמשלמים מגישים ל-⁠IRS טפסי 1099, וההוראות של Schedule C מחייבות הצהרה שמסבירה כל פער כשסך תיבה 1 בטופסי ⁦1099-NEC⁩ גבוה מהתקבולים ברוטו שדווחו.

מקרה של כסף מעורבב אינו פשוט אם מתקיים אחד מאלה:

• מכין דוחות המס מחכה או שמועד ההגשה קרוב, וההוצאות מפוזרות בין כרטיסים לחשבון אישי, כך שאי אפשר לדעת אילו פריטים עסקיים.
• החודשים המעורבבים כבר נכללים בדוח שהוגש.
• ל-⁠LLC יש שני בעלים או יותר, היא בחרה להיות ממוסה כחברה, או שחבר הצטרף אליה או עזב אותה בחודשים המעורבבים. מספר החברים וכל בחירה שנעשתה קובעים איך LLC ממוסה (IRS).
• יש מאות תנועות בכמה חשבונות, כרטיסים ואפליקציות תשלום, הספרים אינם תואמים את דפי החשבון, או שטפסי 1099 שלכם מראים הכנסה גבוהה מההפקדות.

אם מועד ההגשה מגיע לפני שהסדרת הספרים הסתיימה, דוח Schedule C (טופס 1040) לשנה קלנדרית מוגש ככלל עד 15 באפריל, ודוח שותפות (טופס 1065) עד 15 במרץ (פרסום 509); טופס 4868 או טופס 7004 מבקשים הארכה להגשה (הוראות טופס 1065). המדריך אילו דוחות מגיש העסק שלכם מסביר כל דוח.

מה לאסוף: כל דפי החשבון של החודשים המעורבבים, הדוח של השנה שעברה, כל טפסי 1099, וקבלות על פריטים גדולים.

איך מפסיקים לערבב כספים כבר היום?

קודם מפסיקים ערבוב חדש: מעבירים את כל כספי הלקוחות לחשבון עסקי אחד ומשלמים ממנו את כל ההוצאות העסקיות, כדי שהערימה תפסיק לגדול בזמן שמסדרים. IRS קובע לשמור את חשבון העסק בנפרד מהחשבון האישי, להפקיד בו את כל התקבולים, להשתמש בו לעסק בלבד, ולכתוב לעצמכם צ׳קים רק למשיכות אישיות.

1. פותחים חשבון עסקי אם אין. SBA (מינהל העסקים הקטנים של ארצות הברית) קובע לפתוח חשבון כזה ברגע שמקבלים כסף או מוציאים אותו בשם העסק. מה הבנק דורש מוסבר בחשבון בנק עסקי ל-⁠LLC או לבעל עסק יחידני.
2. משנים לאן הלקוחות משלמים. מעדכנים חשבוניות, קישורי תשלום והגדרות העברה באפליקציות תשלום, כך שהכסף ייכנס לחשבון העסק.
3. משלמים הוצאות עסקיות רק מחשבון העסק או מכרטיס שמשמש לעסק בלבד. מעבירים אליו מנויים קבועים.
4. משלמים לעצמכם בהעברה מתוזמנת אחת מחשבון העסק לחשבון האישי. LLC עם חבר אחד רושמת אותה כמשיכת בעלים, ו-⁠LLC עם כמה חברים רושמת אותה כחלוקה; חברת S חייבת לשלם לבעלים שעובד בה שכר סביר (reasonable compensation) לפני חלוקות (IRS). ראו את הסעיף על יותר מבעלים אחד, בהמשך.
5. רושמים את העבר כפי שהיה. לא מנסים למחוק את הערבוב בהעברת כסף הלוך ושוב; העברה שמבצעים עכשיו נרשמת ביום שבו בוצעה.

מה אוספים כשההוצאות מפוזרות בין כמה כרטיסים לחשבון אישי?

אוספים דף חשבון אחד לכל חודש, לכל חשבון, כרטיס ואפליקציית תשלום שנגעו בכסף העסקי, כי ממיינים לפי דפי החשבון. כוללים גם חשבונות שנסגרו.

IRS קובע שהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי, ולכן שומרים את החשבונית או הקבלה שמראה שההוצאה נעשתה לצורך העסק. אם חסרה קבלה או צ׳ק מבוטל, ראו קבלות שאבדו על הוצאות עסקיות.

איך ממיינים כל תנועה?

ממיינים כל שורה בחשבון העסק, ובכל כרטיס או יתרה באפליקציית תשלום שהעסק משתמש בהם, לאחת מארבע קבוצות: הכנסה עסקית, הוצאה עסקית, כסף שמשכתם או כסף שהכנסתם. העברות, הלוואות וציוד מפרידים קודם (ראו בהמשך). בחשבון או בכרטיס אישי ממיינים רק שורות שנגעו בעסק, ומשאירים את השאר מחוץ לספרים. IRS קובע שהרישומים צריכים להראות מאיפה הגיע כל תקבול, כדי להבדיל בין תקבולים עסקיים ללא עסקיים ובין הכנסה חייבת במס להכנסה פטורה ממס, ומציע לציין אם הפקדה היא הכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה.

השמות האלה מתאימים ל-⁠LLC עם חבר אחד. ב-⁠LLC עם כמה חברים הם נקראים חלוקות והזרמות, וחברת S מטפלת בהם אחרת; ראו את הסעיף על יותר מבעלים אחד, בהמשך.

בעל LLC עם בעלים יחיד אינו יכול לנכות משיכות אישיות, וההוראות של Schedule C אוסרות ניכוי ב-⁠Schedule C של מס הכנסה פדרלי ומס עצמאים (מחצית ממס העצמאים מנוכה בנפרד, ב-⁠Schedule 1). אותן הוראות מפנות ל-⁠Schedule 1 גם את ביטוח הבריאות של הבעלים ואת ההפקדות שלו לתוכנית פרישה, ושם ייתכן שאפשר לנכות אותם; משאירים אותם במשיכות ומעבירים רשימה למכין דוחות המס. העברה בין שני חשבונות שמחזיקים כסף עסקי, או תשלום על כרטיס אשראי, אינה הכנסה ואינה הוצאה: ממיינים את החיובים בכרטיס ולא את התשלום עליו (תשלומי כרטיס אשראי בספרים). כסף שנלקח בהלוואה אמיתית אינו הכנסה (פרסום 334): רושמים אותו, ואת כל החזר קרן, כהלוואה, חוב של העסק (פרסום 583), וממיינים את ריבית ההלוואה כהוצאה.

ציוד, רהיטים ושיפורים קבועים אינם הוצאות רגילות (ההוראות של Schedule C); מעבירים רשימה למכין דוחות המס.

בפריט מפוקפק שואלים אם ההוצאה נפוצה ומקובלת בתחום העבודה שלכם ואם היא שימושית ומתאימה לעסק, וזה המבחן של IRS להוצאה רגילה והכרחית. אם אי אפשר להכריע, מניחים אותו ברשימת שאלות ומשאירים אותו מחוץ להוצאות עד שקבלה תסדיר זאת.

כשיש מאות שורות, עובדים חודש אחר חודש, מהישן לחדש, וממיינים כל דף חשבון לפי הנמען, כך שחיוב חוזר מקבל החלטה אחת.

לשתי קבוצות יש מדריכים משלהן. הוצאות שהן חלקית אישיות, כמו טלפון, רכב או אינטרנט, מוסברות בהוצאות בשימוש מעורב ואחוז השימוש העסקי. כסף שהכנסתם מוסבר בהזרמת בעלים או הלוואה ל-⁠LLC.

איך רושמים הוצאה אישית ששולמה מחשבון העסק, והוצאה עסקית ששילמתי מכספי?

הוצאה אישית ששולמה מחשבון העסק היא משיכת בעלים, לא הוצאה. הוצאה עסקית ששילמתם מכספכם היא הוצאה, ובצידה כסף שהכנסתם.

ב-⁠LLC עם בעלים יחיד, הוצאה עסקית ששולמה מכספים אישיים נשארת הוצאה עסקית: ה-⁠LLC ובעליה הם נישום אחד לצורכי מס הכנסה (IRS), והחוק מתיר הוצאות ש“שולמו או נוצרו” בעסק (⁦26 U.S.C. 162⁩).

לכל מצב יש מדריך עם פירוט: תשלום אישי אחד מחשבון העסק, הוצאות עסקיות בכרטיס אישי והחזר לעצמכם ורישום משיכות בעלים.

לאן נרשמים בספרים תשלומי לקוחות שנכנסו לחשבון האישי שלי?

תשלומי לקוחות שנכנסו לחשבון אישי הם הכנסה עסקית, שנרשמת פעם אחת. לאן הכסף הלך אחר כך הוא רישום נפרד.

1. רושמים את ההכנסה פעם אחת, באותה שיטת חשבונאות של שאר הספרים. תשלומי לקוחות נחשבים הכנסה בכל חשבון שקיבל אותם (⁦26 U.S.C. 61⁩).
2. רושמים איפה הכסף נמצא. כסף שמעבירים לחשבון העסק סוגר את מה שהעסק היה צריך לקבל; הוא לא הכנסה בפעם שנייה ולא הזרמה חדשה. כסף ששמרתם והוצאתם באופן אישי הוא משיכת בעלים.
3. מתאימים את טופס 1099 של המשלם להכנסה שרשמתם. ההוראות של Schedule C קובעות לבדוק את טפסי 1099 בעת דיווח על תקבולים ברוטו.

הטיפול המלא מופיע בהכנסה עסקית בחשבון אישי.

איך יודעים שהסדרת הספרים הסתיימה?

הסדרת הספרים הסתיימה כשכל חשבון עסקי, כרטיס ויתרה באפליקציית תשלום בספרים מתאימים לדף החשבון שלהם בכל חודש, וכל שורה עסקית, כולל שורות מחשבונות אישיים, נרשמה פעם אחת: באחת הקבוצות (הכנסה, הוצאה עסקית, משיכת בעלים או הזרמת בעלים) או כהעברה, הלוואה או ציוד. השלבים של IRS להתאמת חשבון עו״ש עובדים אותו דבר בכל חשבון עסקי:

1. משווים את ההפקדות בדף החשבון להפקדות בספרים ורושמים כל הבדל.
2. משווים כל תשלום בדף החשבון לספרים, ומסמנים מה שכבר נפרע.
3. מכינים התאמה: מתחילים מיתרת דף החשבון, מוסיפים הפקדות שעדיין לא נזקפו ומפחיתים צ׳קים שלא נפרעו.
4. רושמים פריטים שלא נרשמו, כמו עמלות בנק, ומתקנים כל רישום שגוי. יתרת דף החשבון המתואמת צריכה כעת להיות שווה ליתרת הספרים המתואמת.

עושים זאת לכל חשבון עסקי, מהחודש המעורבב הישן ביותר; בחשבון אישי בודקים רק שכל שורה עסקית נרשמה פעם אחת. IRS קובע להתאים חשבון עו״ש בכל חודש, ועדכון אוטומטי מהבנק אינו תחליף לכך (עדכון אוטומטי מהבנק אינו התאמה).

לאחר מכן בודקים שלושה דברים: לא נשארו פריטים ללא קטגוריה או פריטי “שאלה”; רישומי המכירות שלכם מסבירים את ההפקדות העסקיות ואת טפסי 1099; ואתם יכולים להסביר את סך משיכות הבעלים ואת סך ההזרמות. סופרים כל מכירה פעם אחת, וכוללים גם מכירות ללא טופס 1099: כל ההכנסה חייבת בדיווח. טופס ⁦1099-K⁩ מציג תשלומים ברוטו לפני עמלות והחזרים, ויכול לכלול תשלומים אישיים כמו מתנות או החזרי הוצאות, ולכן אינו חייב להתאים להפקדות נטו (IRS); ראו התאמת מכירות והעברות. את הרשימה המלאה לפני שמכין דוחות המס נכנס לעבודה ראו ברשימת בדיקה להסדרת הנהלת חשבונות.

האם ערבוב כספים מסכן את ההגנה של ה-⁠LLC?

ייתכן, אבל זו שאלה של דין מדינתי ולא שאלה של מס, והמדריך הזה אינו ייעוץ משפטי. LLC נוצרת לפי דין המדינה, וIRS מציין שחברי LLC אינם אחראים אישית, ככלל, לחובותיה.

SBA קובע שחשבון בנק עסקי נותן הגנה מוגבלת מאחריות אישית כשהוא שומר על הפרדה בין כסף עסקי לאישי, ושלהגנה של LLC יש גבולות. אם ערבוב כספים משפיע על ההגנה נקבע לפי דין המדינה שלכם, והמדריך הזה אינו מכסה אותו. אם יש תביעה, חוב גדול או ערבות אישית, עורך דין בעל רישיון במדינה שלכם יכול להסביר איך זה חל עליכם. אחריות מוגבלת לא מזיזה את המס: מס ההכנסה של LLC עם חבר אחד הוא מס ההכנסה של הבעלים עצמו (IRS), וחבר ב-⁠LLC שיש לה עובדים עלול להיות אחראי לקנסות הקשורים למעסיק (פרסום 541 של IRS). ספרים נקיים מראים איזה כסף היה של ה-⁠LLC ואיזה היה שלכם.

איך נמנעים מערבוב כספים ב-⁠LLC מכאן והלאה?

שלבים 2 עד 4 לעיל הם השגרה: כל תשלום לקוח, כולל העברות מאפליקציות תשלום, נכנס לחשבון העסק; הוצאות עסקיות משולמות מחשבון העסק או מכרטיס לעסק בלבד; ומשלמים לעצמכם בהעברה מתוזמנת אחת ולא מוציאים שום דבר אחר. שלושה הרגלים שומרים על כך:

1. אתם מציינים את מקור כל הפקדה: הכנסה עסקית, כסף אישי או הלוואה (IRS).
2. אם חייבים לשלם הוצאה עסקית מכספים אישיים, אתם שומרים את הקבלה באותו יום ומסמנים אותה “שולם אישית”, כך שאפשר לרשום אותה כהוצאה עם הזרמה תואמת.
3. אתם מתאימים כל חשבון עסקי בכל חודש; IRS קובע לעשות זאת בחשבון עו״ש.

מה אם החודשים המעורבבים כבר נכללים בדוח שהוגש, או שיש ל-⁠LLC יותר מבעלים אחד?

דוח שהוגש, בעלים שני או בחירה במעמד חברת S משנים כל אחד את מה שהסדרת הספרים צריכה לעשות, וכל אחד מהם מקרה לשיקול דעת מקצועי.

דוח שהוגש. אם הבדיקה מגלה שנוכו הוצאות אישיות או שתשלומי לקוחות לא נכללו, ייתכן שהדוח שהוגש שגוי. ל-⁠IRS יש, ככלל, 3 שנים אחרי הגשת הדוח (דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה) כדי לקבוע שומה נוספת (⁦26 U.S.C. 6501⁩). התקופה היא 6 שנים אם הדוח משמיט יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שהוא מציג (בעסק, סך התקבולים לפני עלות המכר), ואינה מוגבלת אם לא הוגש דוח או אם הדוח היה מרמה (פרסום 583 של IRS, טבלה 3). ניכוי שלא היה צריך לתבוע עלול גם לגרור את קנס הדיוק בשיעור ⁦20%⁩ על התשלום החסר; מס שדווח בדוח מתוקן מזכה (qualified amended return) שהוגש לפני ש-⁠IRS פנה אליכם לראשונה בעניין בדיקת הדוח נשאר, ככלל, מחוץ לקנס, אלא אם העמדה הייתה מרמה (⁦26 CFR 1.6664-2(c)⁩). אם הבדיקה מגלה הוצאות עסקיות שהדוח השמיט, זו תביעת החזר, שיש להגיש ככלל תוך 3 שנים מההגשה או 2 שנים מתשלום המס, לפי המאוחר (⁦26 U.S.C. 6511⁩). אם לתקן, ולאילו שנים, תלוי בעובדות. ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות וכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

יותר מבעלים אחד, או חברת S. אותו כסף נרשם אחרת, לפי האופן שבו ה-⁠LLC ממוסה (IRS).

שותפים ובעלי חברת S ניצבים גם בפני שאלות על חשבון הון, בסיס עלות (basis) ושכר, שהמדריך הזה אינו עונה עליהן.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

יועץ עם LLC עם בעלים יחיד, שנה אחת

ה-⁠LLC עם בעלים יחיד של יועץ, הממוסה כברירת מחדל ב-⁠Schedule C, מקבלת ⁦$90,000⁩ מתשלומי לקוחות במשך 12 חודשים, כולם לחשבון העסק. דפי החשבון מראים גם ⁦$14,000⁩ של הוצאות אישיות (קניות במכולת ושכר דירה לבית) ששולמו מאותו חשבון, ומנוי לתוכנה בסך ⁦$6,000⁩ ששולם בכרטיס אישי. בספרים הגולמיים כל תשלום שיצא מחשבון העסק נרשם כהוצאה, והתוכנה לא נרשמה.

• ⁦$14,000⁩ עוברים מהוצאות למשיכות בעלים. הרווח עולה ב-⁦$14,000⁩.
• ⁦$6,000⁩ נוספים כהוצאה, עם הזרמה תואמת של ⁦$6,000⁩. הרווח יורד ב-⁦$6,000⁩.
• נטו, הרווח גבוה ב-⁦$8,000⁩ ממה שהספרים הגולמיים הראו, והספרים מראים עכשיו מה הבעלים משך.

מעצבת עצמאית, תשלומי לקוחות בחשבון אישי

ה-⁠LLC עם בעלים יחיד של מעצבת, הממוסה כברירת מחדל ב-⁠Schedule C, מקבלת מלקוחות ⁦$8,000⁩ בכל אחד משני חודשים לחשבון האישי שלה. כל ⁦$16,000⁩ הם הכנסה עסקית, שנרשמת פעם אחת. בסוף החודש השני היא מעבירה ⁦$16,000⁩ לחשבון העסק; ההעברה סוגרת את מה שהעסק היה צריך לקבל ואינה הכנסה בפעם שנייה. אילו הוציאה ⁦$2,000⁩ מהם על שכר דירה והעבירה רק ⁦$14,000⁩, כל ⁦$16,000⁩ עדיין הכנסה, וה-⁦$2,000⁩ הם גם משיכת בעלים.

LLC עם שני חברים משלמת את הלוואת הרכב של שותף אחד

LLC עם שני חברים הממוסה כשותפות משלמת מחשבון העסק ⁦$3,000⁩ על הלוואת הרכב האישית של אחד החברים. נניח שזו משיכה אישית, ולא תשלום עבור שירותים או החזר כסף שה-⁠LLC חייבת לחבר. אז זו אינה הוצאה עסקית; היא נרשמת כחלוקה לאותו חבר. תשלום עבור שירותים דורש סיווג נפרד: סכום שנקבע בלי קשר להכנסות ה-⁠LLC עשוי להיות תשלום מובטח, שהשותפות מנכה ככלל (פרסום 541 של IRS); ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים. ב-⁠LLC שבחרה במעמד חברת S ייתכנו במקום זאת חלוקה, שכר או הלוואה; ראו את המדריך על חברת S.

המצב שלכם שונה?

• יש לכם חודשים של דפי חשבון מעורבבים, מכין דוחות המס מחכה או שמועד הגשה קרוב, ואי אפשר לדעת אילו פריטים עסקיים; או שהספרים אינם תואמים, או שטפסי 1099 שלכם מראים הכנסה גבוהה מההפקדות: כמה רחוק אחורה צריך להגיע, אם דוח שהוגש מושפע, ומי בונה מחדש את הספרים הם שאלות של שיקול דעת. התחילו בעזרה בהנהלת חשבונות, וראו עלות השלמת הנהלת חשבונות.
• החודשים המעורבבים כבר נכללים בדוח שהוגש: קראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לבנייה מחדש של החודשים שהושפעו.
• הבעלים היחיד של ה-⁠LLC אינו אזרח או תושב ארה״ב, או שהוא חברה שאינה אמריקאית: על ה-⁠LLC להגיש טופס 5472 לכל שנה שבה יש לה עסקה שחייבת בדיווח עם הבעלים, כמו הזרמה או חלוקה, ואי-הגשה או אי-שמירת הרישומים גוררות קנס של ⁦$25,000⁩ (הוראות טופס 5472). כסף מעורבב מקשה לבנות את היומן הזה: ראו רישומי טופס 5472 ל-⁠LLC בבעלות זרה וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ל-⁠LLC שלכם יש שני חברים או יותר: ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים, חשבונות הון של שותפים והוצאות LLC ששותף שילם מכיסו.
• ה-⁠LLC שלכם ממוסה כחברת S, שילמה חשבונות אישיים שלכם או חייבת לכם על הוצאות ששילמתם: ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות והוצאות חברת S שלא הוחזרו.
• שכר דירה מנכסים להשכרה מעורבב עם כסף אישי: ראו חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה.
• הספרים מפגרים בחודשים או בשנה: ראו השלמת ספרים באיחור.