חברת S שילמה הוצאות אישיות: חלוקה, שכר או הלוואה?

האם חברת ה-⁠S שלי יכולה לשלם חשבונות או מסים אישיים שלי, ואיך IRS קורא לזה?

חברת S יכולה להעביר כסף לכיסוי חשבון אישי של בעלים, אבל החשבון עצמו אינו עלות עסקית. סעיף 262 אינו מתיר ניכוי להוצאות אישיות, מחיה או משפחה. החברה יכולה לנכות את התשלום רק כשכר סביר עבור שירותים, שמטופל כשכר, או לפי כלל הטבה לעובד שמתאים לאדם (ראו את שורת ביטוח הבריאות בהמשך); אחרת הוא מגיע לבעלים כהלוואה או כחלוקה. דף חשבון בנק או כרטיס שכתוב בו “עסקי” לא מכריע איזה מהם. אותו דבר נכון ל-⁠LLC שממוסה כחברת S, שמגישה את אותו טופס ⁦1120-S⁩. בעלים קוראים לזה לעיתים משיכה; התוויות במס הן שכר, הלוואה או חלוקה.

IRS קובע שחברת S לא צריכה לאפשר לנושא משרה להתייחס לשכר עבור שירותים כאל חלוקות, הוצאות אישיות או הלוואות (Fact Sheet FS-2008-25). בדקו כל תשלום מול התוויות האלה: האם הוא שכר עבור שירותים, האם הוא הלוואה אמיתית, ואם לא זה ולא זה, הוא בדרך כלל חלוקה:

תשלום שאינו שכר עבור שירותים ואינו הלוואה אמיתית הוא בדרך כלל חלוקה, גם אם איש לא קרא לו כך (אלא אם הוא מחזיר כסף שהבעלים הלווה לחברה; ראו את סעיף ההלוואה). התקנות מכירות בחלוקות לכאורה (constructive distributions), תשלומים שפועלים כחלוקות בלי התווית, ולא רק בשיקים שסומנו “חלוקה” (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)⁩).

מקרה אינו פשוט כאשר:

• בבדיקה בסוף השנה התגלו חיובים אישיים ואיש לא החליט איך לסווג אותם;
• לבעלים אין שכר, או שיש שכר נמוך בהרבה משווי העבודה;
• יש יותר מבעל מניות אחד;
• ההוצאות האישיות נפרשות על כמה שנים, או שדוחות שהוגשו ניכו אותן;
• בסיס העלות של הבעלים במניות קרוב לאפס, ולכן חלוקה יכולה ליצור רווח.

הסיווג שנבחר משנה את מס השכר, את בסיס העלות במניות ואולי גם דוחות שכבר הוגשו, ולכן הכריעו בסיווגים לפני הגשת הדוח. אספו את דפי הבנק והכרטיס לכל שנה, את ה-⁠⁦K-1⁩, את טופס ⁦1120-S⁩ הקודם ואת רישומי השכר.

איך ממיינים ורושמים הוצאות אישיות ששולמו מחשבון חברת S?

עברו חיוב אחר חיוב ושאלו אם החברה נשאה בעלות בניהול העסק. עלות עסקית ניתנת לניכוי אם היא רגילה והכרחית (סעיף 162). עלות ששייכת לחיים הפרטיים של הבעלים היא אישית. השלבים:

1. ייצאו את כל דפי הבנק והכרטיס של השנה, לכל חשבון שהחברה מחזיקה.
2. סמנו כל שורה כעסקית, אישית או לא ברורה. השיגו קבלה וסיבה עסקית לכל מה שלא ברור. רשמו פריט בלי סיבה עסקית מתועדת כאישי עד שתתועד סיבה.
3. סכמו את הפריטים האישיים לפי בעלים.
4. תנו לכל פריט אישי תווית אחת מהטבלה למעלה. אל תסווגו שנה שלמה כגוש אחד.
5. העבירו כל פריט אישי מכל חשבון הוצאות.
6. רשמו אילו דוחות, טפסי ⁦W-2⁩ ודוחות שכר כבר השתמשו בנתונים הישנים.

הוראות טופס ⁦1120-S⁩ מטפלות בשלושת החיובים הנפוצים הראשונים:

האם תשלום של מס ההכנסה שלי או של מקדמות המס שלי הוא חלוקה, ומה לגבי מס ישות צינור מדינתי?

מס ההכנסה של הבעלים הוא חבותו של הבעלים, ולכן החברה אינה יכולה לנכות את התשלום שלו כמס. הוראות טופס ⁦1120-S⁩ אומרות לחברה לא לנכות בשורת המסים מס הכנסה פדרלי או מסים שלא הוטלו על החברה. תשלום של החברה על מס של הבעלים הוא אז בדרך כלל שכר, הלוואה או חלוקה, כמו כל חשבון אישי.

שאלו את מי חבות המס שהתשלום סילק:

Notice 2020-75 עוסק במס הכנסה שהוטל על חברת ה-⁠S עצמה ואומר שנישומים רשאים להסתמך עליו עד שיפורסמו תקנות מוצעות. חוקי המדינה קובעים אם תשלום הוא מס של הישות, ולכן בדקו את אישור הבחירה ואת רישום התשלום. מס הכנסה פדרלי שנוכה משכר הבעלים שונה ממקדמה שנשלחה מחשבון החברה; ראו מקדמות מס בחברת S וגם תיקון תשלום מס הבעלים דרך EFTPS.

מתי חייבים להתייחס לתשלום אישי כאל שכר?

תשלום אישי הוא שכר כשהוא היה תשלום עבור עבודת הבעלים, איך שלא קראו לו. הקוד מתייחס לכל נושא משרה בחברה כאל עובד (סעיף ⁦3121(d)⁩; סעיף ⁦3401(c)⁩). נושא משרה שאינו מבצע שירותים או מבצע רק שירותים מינוריים, ואינו מקבל שכר ואינו זכאי לו, אינו עובד (IRS).

חברת S חייבת לשלם שכר סביר לבעל מניות שהוא גם עובד לפני שהיא מבצעת חלוקות שאינן שכר, ו-⁠IRS יכול לסווג חלוקות מחדש כשכר (IRS). שלוש מגבלות:

• סכום השכר אינו עולה על מה שבעל המניות קיבל, במישרין או בעקיפין.
• לא הקוד ולא התקנות קובעים נוסחה; העובדות מכריעות (Fact Sheet FS-2008-25). ראו כמה שכר בעל חברת S צריך לשלם לעצמו.
• כוונת החברה להגביל שכר אינה מכריעה. המבחן הוא אם התשלומים היו באמת שכר עבור שירותים (IRS).

פריטים אישיים יכולים להיות בעצמם שכר. שכר כולל הטבות נלוות חייבות במס (פרסום 15), והטבה חייבת במס אלא אם החוק פוטר אותה (פרסום ⁦15-B⁩). מה פירוש טיפול כשכר:

טיפול כשכר צריך להיות אמיתי: להתבצע דרך מערכת השכר ולהיות מדווח לשנה שבה שולם. לשנה שכבר הוגשה זה אומר בדרך כלל דוחות שכר וטפסי ⁦W-2⁩ מתוקנים, והאם ואיך לתקן תלוי בשנה ובעובדות; ראו תיקון טעות בשכר וגם חברת S שלא הפעילה שכר.

מתי זו יכולה להיות הלוואה, ומה הופך אותה להלוואה אמיתית?

תשלום הוא הלוואה רק אם הבעלים באמת חייב כסף לחברה. תווית “הלוואה” לבדה לא מחזיקה מעמד. IRS מסכם פסק דין שבו הלוואות לכאורה מבעל מניות טופלו כשכר: שטרות לפי דרישה ללא ביטחונות וללא ריבית, שניתנו לפי שיקול דעת בעל המניות לבעלים שעשה עבודה משמעותית, ו“הוחזרו” רק בזיכוי הנהלת חשבונות כנגד סכומים שהחברה חבה לבעלים (IRS).

רישום שמונע את הבעיות האלה מראה:

• שטר חתום שמציין את הסכום, מועד הפירעון או לוח התשלומים והריבית;
• ריבית של לפחות הריבית הפדרלית הישימה, ש-⁠IRS מפרסם בכל חודש;
• החזרים שהבעלים באמת מבצע לפי השטר ושעולים מהרישומים; במקרה שלמעלה, זיכוי הנהלת חשבונות בלבד היה “עסקה על הנייר”.

אלה מאפיינים נפוצים של חוב אמיתי, לא נמל מבטחים של IRS; דף IRS אינו נותן רשימת בדיקה. אם הכסף הוא הלוואה תלוי בכל העובדות.

ריבית נמוכה מהשיעור הזה הופכת את ההלוואה להלוואה מחברה לבעל מניות בריבית מתחת לשוק לפי סעיף 7872, והבעלים נחשב כמי שקיבל חלוקה (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi)⁩, Example 5). על חריג ההלוואה הקטנה, התנאים והריבית, ראו הלוואה מהחברה שלכם.

שימו לב לכיוון. תשלום שהחברה עושה בשבילכם, אם הוא הלוואה, נרשם ב“הלוואות לבעלי מניות” (Schedule L, שורה 7 בטופס ⁦1120-S⁩); ראו הלוואות לבעלי מניות במאזן. “הלוואות מבעלי מניות” (שורה 19) הוא כסף שאתם הלוויתם לחברה, והוא יכול לתת לכם בסיס עלות בחוב, שיכול לאפשר לנכות הפסדים מעבר לבסיס העלות במניות (הוראות טופס 7203). רישום התשלום של החברה שם הופך את הסיפור.

אם הלוויתם כסף לחברה קודם, תשלום בשבילכם יכול במקום זאת להחזיר את ההלוואה הזו. הוא נרשם ב-⁠Schedule K, שורה 16e וב-⁠⁦K-1⁩ שלכם, דורש את רישום ההלוואה, ויכול ליצור רווח כשבסיס העלות בחוב הופחת (הוראות טופס ⁦1120-S⁩; הוראות טופס 7203). ראו הלוואות בעלי מניות לחברת S.

איך רושמים חלוקה, ומה היא עושה לבסיס העלות, ל-⁠Schedule ⁦K-1⁩, ל-⁠Schedule L ול-⁠Schedule ⁦M-2⁩?

חלוקה נרשמת מול ההון, לא כהוצאה. החלק שלה שאינו דיבידנד מקטין את בסיס העלות של הבעלים במניות ומדווח ב-⁠Schedule K שורה 16d וב-⁠⁦K-1⁩ של הבעלים. אם לחברה עדיין יש רווחים צבורים לצורכי מס (earnings and profits) משנה שבה הייתה חברת C, חלק יכול להיות דיבידנד: Schedule K שורה 17c וטופס ⁦1099-DIV⁩, לא ה-⁠⁦K-1⁩, בלי הפחתת בסיס העלות (סעיף ⁦1368(c)⁩; הוראות). הרישום מחייב את חשבון חלוקות בעלי המניות ומזכה את המזומן או את חשבון הכרטיס לתשלום. אם התשלום נרשם קודם כהוצאה, חייבו חלוקות וזכו את חשבון ההוצאה.

הבעלים מגישים טופס 7203 עם הדוח לכל שנה שבה התקבלה חלוקה שאינה דיבידנד, גם כזו שבסיס העלות מכסה במלואה (הוראות טופס 7203); ראו בסיס העלות של בעל מניות בחברת S. בבדיקת הרווח, הכנסת השנה ושאר העלאות בסיס העלות נספרות קודם, אבל הוצאות, הפסדים וניכויים לא מותרים של השנה נספרים רק אחרי החלוקה (סעיף ⁦1368(d)⁩; הוראות טופס 7203). רווחים צבורים לצורכי מס משנים את הסדר; המדריך על חלוקות מעל בסיס העלות, שבהמשך, מכסה זאת.

אם דוח שהוגש ניכה פריט אישי שאינו שכר, הניכוי צריך בדרך כלל לרדת. ההכנסה הרגילה עולה, עוברת לבעלים ומעלה את בסיס העלות לפני שהחלוקה מקטינה אותו. השינוי הזה עשוי להגיע לטופס ⁦1120-S⁩ ולדוח של הבעלים. לרישומים ולמאזן שלא מתאזן, ראו רישום חלוקות של חברת S. לחלוקות מעל בסיס העלות, ראו המדריך על חלוקות מעל בסיס העלות.

ומה אם רק אחד הבעלים לקח הוצאות אישיות?

תשלום שרק אחד מכמה בעלים קיבל, ואחרים לא קיבלו תשלום מקביל, מעורר את שאלת הזכויות השוות לפי כלל סוג המניות האחד. חברת S יכולה להחזיק סוג מניות אחד, כלומר זכויות זהות לחלוקות ולתמורה בפירוק. המבחן בוחן את הוראות השליטה: התקנון, חוקי העזר, חוק המדינה והסכמים מחייבים. חלוקות בפועל, לכאורה או מוחשבות שנבדלות במועד או בסכום מקבלות השפעה מיסויית מתאימה (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)⁩).

התקנות קובעות שהבדל במועד בין בעלים שווים, שכר עודף לבעלים אחד והלוואה בריבית מתחת לשוק לבעלים אחד אינם יוצרים סוג מניות שני (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)(vi)⁩, דוגמאות 2, 3 ו-⁠5). לכן שכר או הלוואה אמיתית לבעלים אחד מעלים שאלה שונה מחלוקה לבעלים אחד. אם הוראות השליטה נותנות לכל מניה זכויות זהות, IRS אומר שחלוקות לא שוות אינן מסיימות את הבחירה ב-⁠S, אף שעדיין ניתנת להן השפעה מיסויית (Rev. Proc. 2022-19, סעיף 3.02). אם האחרים זכאים לסכום מקביל תלוי בהוראות השליטה. תעדו זאת, ואז הכריעו בתיקון עם מכין דוחות; ראו חלוקות לא שוות בחברת S.

איך מונעים את זה: כרטיסים נפרדים, תוכנית החזר הוצאות (accountable plan), שגרת החזרים?

הפרידו בין הכסף של החברה לכסף של הבעלים, ותנו לכל תשלום לבעלים מסלול קבוע. השלבים:

1. השתמשו בחשבונות ובכרטיסים נפרדים, ובלי חיובים אישיים בכרטיסי החברה.
2. שלמו את השכר הסביר של הבעלים דרך מערכת השכר. בצעו חלוקות לפי לוח זמנים, ביחס למניות.
3. החזירו לבעלים עלויות עסקיות אמיתיות ששילם מכיסו דרך תוכנית החזר הוצאות (accountable plan); ראו החזר הוצאות לבעלים.
4. עברו על הדפים מדי חודש. סמנו חיוב אישי כשהוא נרשם, והחליטו על הטיפול בו לפני הסגירה הבאה.

ומה אם זה נמשך שנים, או שלחברת ה-⁠S אין שכר?

שנים של הוצאות אישיות לצד שכר זעום או בלי שכר הן המקום שבו כלל השכר הסביר חל קודם, ו-⁠IRS יכול לסווג את התשלומים מחדש כשכר (IRS). הספרים, דוחות השכר ובסיס העלות של הבעלים צריכים אז להיעשות מחדש שנה אחר שנה.

עבדו בסדר הזה:

1. עצרו חיובים אישיים חדשים.
2. לכל שנה, רשמו את הפריטים האישיים ותנו לכל אחד תווית.
3. השוו, שנה אחר שנה, בין מה ששולם לבעלים לשכר סביר עבור העבודה.
4. חשבו מחדש את בסיס העלות במניות לפי שנה, כדי שחלוקה מעל בסיס העלות תתגלה כרווח.
5. רשמו מה הוגש: טופס ⁦1120-S⁩ ו-⁠⁦K-1⁩, טפסים 941 ו-⁠⁦W-2⁩, והדוחות של הבעלים. החליטו מה צריך תיקון.

לפני שמחזירים כסף לחברה, הכריעו בתווית. הטיפול בהפקדה מאוחרת תלוי במה שהיה התשלום המקורי ובמסמכים, והוא משנה את הספרים ואת בסיס העלות.

קנס הדיוק הוא ⁦20%⁩ מהחלק בחסר התשלום בדוח שנובע מרשלנות או מהצהרת חסר מהותית על מס הכנסה (IRS). אם תשלומים מסווגים מחדש כשכר, החברה יכולה לחוב גם במס תעסוקה, עם קנסות על אי-הפקדה שהם אחוז מההפקדה שלא שולמה (IRS). המדריך של IRS לבודקים אומר שייתכן שיחולו שיעורים מופחתים לפי סעיף 3509 על נושא משרה ששולם רק דרך חלוקות, הלוואות או הוצאות אישיות בלי ⁦W-2⁩, אלא אם הייתה התעלמות מכוונת, אבל לא כשדווח חלק מהשכר ב-⁠⁦W-2⁩ ועוד סכומים מסווגים מחדש כשכר (IRM 4.23.8.5.2.1). גורם אחראי שמסרב בכוונה לנכות או להעביר מס שנוכה יכול לחוב גם בקנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty) באופן אישי (סעיף 6672); המדריך אומר שהוא אינו חל על שומה שנעשתה כולה בשיעורי סעיף 3509. תקופת הגבייה היא בדרך כלל 10 שנים מיום השומה; ראו קנס שחזור מסי נאמנות. ניקוי רב-שנתי נוגע בספרים, בדוחות השכר ובבסיס העלות יחד; ראו השלמת ספרים לחברת S וגם עזרה בהנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

החשבונות המשפחתיים של בעלים יחיד

חברת S עם בעלים יחיד, שאין לה רווחים צבורים לצורכי מס משנה שבה הייתה חברת C, משלמת ⁦US$9,000⁩ חשבונות רפואיים משפחתיים וחופשה מחשבון העסק. הבעלים כבר מקבל שכר סביר דרך מערכת השכר, ואין מסמכי הלוואה. הסכום של ⁦US$9,000⁩ הוא אישי. בלי טיפול כשכר, הוא בדרך כלל חלוקה: בלי ניכוי, ו-⁠⁦US$9,000⁩ בשורה 16d ובתיבה 16, קוד D. אם בסיס העלות של הבעלים במניות היה ⁦US$30,000⁩ לפני הפריט הזה ושום דבר אחר לא השתנה, הוא יורד ל-⁦US$21,000⁩.

אם איש הנהלת החשבונות רשם את התשלום כ“הוצאות משרד”, ההכנסה הרגילה הייתה נמוכה מדי ב-⁦US$9,000⁩. התיקון מעלה את ההכנסה ב-⁠⁦K-1⁩ של הבעלים, ואת בסיס העלות לפני החלוקה, ב-⁦US$9,000⁩.

החברה משלמת את מקדמות המס של הבעלים

חברת S שולחת ⁦US$15,000⁩ ממקדמות מס הכנסה פדרלי של הבעלים מחשבון החברה. המס הוא של הבעלים עצמו, ולכן החברה אינה יכולה לנכות אותו כמס. בלי טיפול כשכר ובלי הלוואה מתועדת, זו חלוקה של ⁦US$15,000⁩. אם לבעלים אין שכר באותה שנה, שאלת השכר קודמת. אם הסכום היה מטופל כשכר, ⁦US$15,000⁩ היו עוברים דרך מערכת השכר, עם ניכוי במקור, מס שכר ו-⁠⁦W-2⁩; תווית החלוקה לא עושה אף אחד מאלה. מס ישות צינור מדינתי ששולם בשם החברה לפי בחירה הוא תשלום אחר: המס של החברה.

שני בעלי מניות, חשבונות של בעלים אחד

שני בעלי מניות שווים מחזיקים בחברת S. היא משלמת ⁦US$20,000⁩ מהחשבונות האישיים של בעלים אחד. אם זו חלוקה, היא הלכה לבעלים אחד בלבד. אם למניות יש זכויות שוות לפי מסמכי השליטה, ייתכן שהבעלים השני זכאי לסכום מקביל של ⁦US$20,000⁩, או שהתשלום צריך טיפול אחר. איזה מהם הוא החלטה מתועדת עם השפעות מס משלה. זה, יחד עם הספרים, דורש איש מקצוע; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.

המצב שלכם שונה?

• בבדיקה בסוף השנה התגלו חיובים אישיים והתוויות לא ברורות: העדר שכר או שכר דל, כמה בעלים, כמה שנים, בסיס עלות במניות קרוב לאפס, או דוחות שהוגשו עם הנתונים הישנים, כל אחד מהם משנה את התשובה. מיינו את השנים עם השלמת ספרים לחברת S, וראו עזרה בהנהלת חשבונות לספרים, לשכר ולבסיס העלות שמאחורי כל תווית.
• שילמתם בעצמכם עלויות של החברה והחברה מעולם לא החזירה לכם: ראו הוצאות חברת S שלא הוחזרו וגם החזר הוצאות לבעלים.
• עובדים ובעלים חולקים כרטיסי חברה: השתמשו בחיובים אישיים בכרטיסי חברה.
• אף פעם לא הפעלתם שכר לעצמכם: התחילו בחברת S שלא הפעילה שכר.
• אתם רוצים שהכסף יטופל כהלוואה: קראו הלוואה מהחברה שלכם.
• לקחתם יותר מבסיס העלות שלכם: ראו חלוקות מעל בסיס העלות וגם בסיס העלות של בעל מניות בחברת S.
• בעלי מניות אחרים לא קיבלו סכומים מקבילים: ראו חלוקות לא שוות בחברת S.
• העסק שלכם הוא עסק יחידני, LLC שממוסה ככזה, או חברת C: ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק, תיקון ערבוב של כספים עסקיים ואישיים או חברת C ששילמה הוצאות בעלים.