Fonds mélangés dans une LLC : comment les démêler

Quel effet le mélange des fonds personnels et de ceux de la LLC a-t-il sur ma déclaration de revenus?

Mélanger les fonds, c'est utiliser un même compte ou une même carte pour l'argent personnel et celui de la LLC, par exemple payer l'épicerie avec le compte de l'entreprise ou encaisser des paiements de clients dans un compte personnel. Cela ne change pas ce qui est imposable; cela rend seulement les faits longs à prouver. Les paiements de clients sont un revenu d'entreprise peu importe le compte où ils ont atterri (26 U.S.C. 61), et les dépenses personnelles, de subsistance et familiales ne sont généralement pas déductibles (26 U.S.C. 262). Seuls les coûts d'entreprise ordinaires et nécessaires le sont (26 U.S.C. 162). La règle fiscale est la même pour un entrepreneur individuel sans LLC; la section ci-dessous sur la protection d'une LLC ne vaut que pour une LLC.

Des comptes mélangés peuvent nuire à une déclaration de deux façons :

• Des dépenses personnelles peuvent se glisser dans les dépenses. Les instructions de l'annexe C demandent de laisser les dépenses personnelles, de subsistance et familiales hors de la partie V, autres dépenses, et la loi interdit la déduction sur n'importe quelle ligne.
• L'argent des clients dans un compte personnel peut échapper au revenu. Certains payeurs produisent des formulaires 1099 auprès de l'IRS, et les instructions de l'annexe C exigent une explication de l'écart lorsque les totaux de la case 1 du formulaire 1099-NEC dépassent les recettes brutes déclarées.

Un cas de fonds mélangés n'est pas simple si l'une de ces situations s'applique :

• Un préparateur de déclarations de revenus attend ou une déclaration est à produire, et les dépenses sont réparties entre des cartes et un compte personnel, de sorte que vous ne pouvez pas dire lesquelles sont d'entreprise.
• Les mois mélangés figurent déjà sur une déclaration produite.
• La LLC compte au moins deux propriétaires, a choisi d'être imposée comme une société, ou a ajouté ou perdu un membre pendant les mois mélangés. Le nombre de membres et tout choix déterminent le mode d'imposition d'une LLC (IRS).
• Il y a des centaines d'opérations réparties entre plusieurs comptes, cartes et applications de paiement, les livres ne concordent pas avec les relevés, ou vos formulaires 1099 indiquent plus de revenus que vos dépôts.

Si une déclaration est à produire avant la fin du nettoyage, la déclaration de l'annexe C (formulaire 1040) d'une année civile doit généralement être produite au plus tard le 15 avril, et celle d'une société de personnes (formulaire 1065), au plus tard le 15 mars (Publication 509); le formulaire 4868 ou 7004 permet de demander plus de temps pour produire (instructions du formulaire 1065). Les déclarations que produit votre entreprise présente chacune d'elles.

À rassembler : tous les relevés des mois mélangés, la déclaration de l'an dernier, les formulaires 1099 et les reçus des achats importants.

Comment cesser de mélanger les fonds dès aujourd'hui?

Arrêtez d'abord le nouveau mélange : dirigez tout l'argent des clients vers un seul compte d'entreprise et payez-y tous les coûts d'entreprise, pour que le problème cesse de grossir pendant le nettoyage. L'IRS demande de séparer le compte de l'entreprise du compte personnel, d'y déposer toutes les recettes, de l'utiliser seulement pour l'entreprise et de ne faire des chèques à votre ordre que pour des retraits personnels.

1. Ouvrez un compte d'entreprise si vous n'en avez pas. La SBA, l'agence fédérale américaine pour les petites entreprises, demande d'en ouvrir un dès que vous acceptez ou dépensez de l'argent au nom de l'entreprise. Ce qu'une banque exige est expliqué dans un compte bancaire d'entreprise pour une LLC ou un entrepreneur individuel.
2. Changez l'endroit où vos clients paient. Mettez à jour les factures, les liens de paiement et les paramètres de versement des applications de paiement pour que l'argent arrive dans le compte de l'entreprise.
3. Payez les coûts d'entreprise seulement avec le compte de l'entreprise ou une carte réservée à l'entreprise. Transférez-y les abonnements récurrents.
4. Payez-vous par un seul virement planifié du compte de l'entreprise vers votre compte personnel. Une LLC à membre unique l'inscrit comme un retrait du propriétaire et une LLC à plusieurs membres, comme une distribution; une société de type S doit verser des salaires raisonnables au propriétaire qui y travaille avant toute distribution (IRS). Voyez la section sur les LLC à plusieurs propriétaires, plus bas.
5. Consignez le passé tel qu'il s'est produit. N'essayez pas d'effacer le mélange en déplaçant l'argent dans un sens puis dans l'autre : un virement que vous faites maintenant est inscrit à la date où vous le faites.

Que rassembler lorsque les dépenses sont réparties entre des cartes et un compte personnel?

Rassemblez un relevé par mois pour chaque compte, carte et application de paiement qui a touché de l'argent d'entreprise, car vous ferez le tri à partir des relevés. Incluez les comptes fermés.

L'IRS précise qu'une preuve de paiement ne suffit pas à établir une déduction : conservez la facture ou le reçu qui montre que le coût a été engagé pour l'entreprise. S'il manque un reçu ou un chèque encaissé, consultez les reçus perdus pour les dépenses d'entreprise.

Comment trier chaque opération?

Classez chaque ligne du compte de l'entreprise, et de toute carte ou de tout solde d'application de paiement que l'entreprise utilise, dans l'une de quatre catégories : revenu d'entreprise, coût d'entreprise, argent que vous avez retiré ou argent que vous avez investi. Mettez d'abord de côté les virements, les prêts et l'équipement (voir plus bas). Dans un compte ou une carte personnels, ne classez que les lignes qui ont touché l'entreprise et laissez le reste hors des livres. L'IRS précise que les registres doivent montrer la provenance de chaque recette afin de distinguer les recettes d'entreprise des autres et les revenus imposables des revenus non imposables, et suggère de noter si un dépôt est un revenu d'entreprise, des fonds personnels ou un prêt.

Ces noms valent pour une LLC à membre unique. Une LLC à plusieurs membres parle de distributions et d'apports, et une société de type S traite ces sommes autrement; voyez la section sur les LLC à plusieurs propriétaires, plus bas.

Le propriétaire d'une LLC à membre unique ne peut pas déduire ses retraits personnels, et les instructions de l'annexe C interdisent de déduire à l'annexe C l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome (la moitié de l'impôt sur le travail autonome se déduit séparément, à l'annexe 1). Les mêmes instructions renvoient aussi à l'annexe 1 l'assurance maladie du propriétaire et ses cotisations à un régime de retraite, où vous pourriez les déduire; gardez-les dans les retraits et inscrivez-les sur la liste pour votre préparateur. Un virement entre deux comptes qui contiennent tous deux de l'argent d'entreprise, ou un paiement de carte de crédit, n'est ni un revenu ni un coût : triez les achats faits avec la carte, pas le paiement (paiements de carte de crédit dans les livres). L'argent emprunté par un véritable prêt n'est pas un revenu (Publication 334) : inscrivez-le, ainsi que chaque remboursement du capital, comme un prêt, une dette de l'entreprise (Publication 583), et classez les intérêts du prêt comme un coût.

L'équipement, le mobilier et les améliorations permanentes ne sont pas de simples dépenses (instructions de l'annexe C); inscrivez-les sur la liste pour votre préparateur.

Pour un élément douteux, demandez-vous si le coût est courant et accepté dans votre domaine et utile et approprié pour l'entreprise, ce qui est le critère de l'IRS pour ce qui est ordinaire et nécessaire. Si vous ne pouvez pas trancher, mettez-le sur une liste de questions et gardez-le hors des dépenses jusqu'à ce qu'un reçu règle la question.

Quand il y a des centaines de lignes, travaillez un mois à la fois, du plus ancien au plus récent, et triez chaque relevé par bénéficiaire pour qu'une dépense répétée ne demande qu'une seule décision.

Deux catégories ont leur propre guide. Les coûts en partie personnels, comme un téléphone, une voiture ou Internet, sont traités dans dépenses à usage mixte et pourcentage d'utilisation en affaires. L'argent que vous avez investi est traité dans apport du propriétaire ou prêt à sa LLC.

Comment inscrire une dépense personnelle payée avec le compte de l'entreprise, et un coût d'entreprise que j'ai payé personnellement?

Une dépense personnelle payée avec le compte de l'entreprise est un retrait du propriétaire, pas une dépense. Un coût d'entreprise que vous avez payé personnellement est une dépense, compensée par de l'argent que vous avez investi.

Pour une LLC à membre unique, un coût d'entreprise payé avec des fonds personnels reste un coût d'entreprise : la LLC et son propriétaire forment un seul contribuable pour l'impôt sur le revenu (IRS), et la loi permet de déduire les dépenses « payées ou engagées » dans l'entreprise (26 U.S.C. 162).

Chaque situation a son guide détaillé : un paiement personnel à partir du compte de l'entreprise, les coûts d'entreprise sur une carte personnelle et le remboursement du propriétaire et l'inscription des retraits du propriétaire.

Où inscrire dans les livres les paiements de clients qui ont atterri dans mon compte personnel?

Les paiements de clients qui ont atterri dans un compte personnel sont un revenu d'entreprise, inscrit une seule fois. Ce qu'il est advenu de l'argent ensuite est une écriture distincte.

1. Inscrivez le revenu une seule fois, avec la même méthode comptable que le reste des livres. Les paiements des clients comptent comme revenu quel que soit le compte qui les a reçus (26 U.S.C. 61).
2. Inscrivez où se trouve l'argent. L'argent que vous déplacez vers le compte de l'entreprise règle ce que l'entreprise devait recevoir; ce n'est pas un revenu une seconde fois ni un nouvel apport. L'argent que vous avez gardé et dépensé personnellement est un retrait du propriétaire.
3. Rapprochez le formulaire 1099 du payeur du revenu que vous avez inscrit. Les instructions de l'annexe C demandent de vérifier les formulaires 1099 au moment de déclarer les recettes brutes.

Le traitement complet figure dans revenu d'entreprise dans un compte personnel.

Comment savoir que le nettoyage est terminé?

Le nettoyage est terminé quand chaque compte d'entreprise, carte et solde d'application de paiement dans vos livres est rapproché de son relevé pour chaque mois, et que chaque ligne d'entreprise, y compris celles des comptes personnels, est inscrite une seule fois : dans une catégorie (revenu, coût d'entreprise, retrait du propriétaire ou apport du propriétaire) ou comme virement, prêt ou équipement. Les étapes de rapprochement d'un compte chèques selon l'IRS valent de la même façon pour chaque compte d'entreprise :

1. Comparez les dépôts du relevé avec les dépôts de vos livres et notez chaque écart.
2. Comparez chaque paiement du relevé avec vos livres et cochez ce qui a été encaissé.
3. Préparez un rapprochement : partez du solde du relevé, ajoutez les dépôts non encore crédités et soustrayez les chèques en circulation.
4. Inscrivez les éléments que vous n'aviez pas consignés, comme les frais bancaires, et corrigez toute écriture erronée. Le solde rajusté du relevé doit maintenant égaler le solde rajusté des livres.

Faites-le pour chaque compte d'entreprise, en commençant par le mois mélangé le plus ancien; pour un compte personnel, vérifiez seulement que chaque ligne d'entreprise est inscrite une fois. L'IRS demande de rapprocher un compte chèques chaque mois, et un flux bancaire ne remplace pas ce rapprochement (les flux bancaires ne sont pas un rapprochement).

Vérifiez ensuite trois choses : il ne reste aucun élément non classé ou « question »; vos registres de ventes expliquent les dépôts d'entreprise et les formulaires 1099; et vous pouvez expliquer le total des retraits du propriétaire et le total des apports. Comptez chaque vente une seule fois, et incluez les ventes sans formulaire 1099 : tout revenu doit être déclaré. Un formulaire 1099-K indique les paiements bruts avant les frais et les remboursements, et peut inclure des paiements personnels comme des cadeaux ou des remboursements; il n'a donc pas à correspondre aux dépôts nets (IRS); voyez le rapprochement des ventes et des versements. Pour la liste complète avant de confier le dossier à un préparateur, voyez la liste de vérification du nettoyage de la tenue de livres.

Le mélange des fonds met-il en danger la protection de ma LLC?

C'est possible, mais c'est une question de droit de l'État, pas de droit fiscal, et ce guide ne donne aucun avis juridique. Une LLC est créée selon le droit de l'État, et l'IRS note que les membres d'une LLC ne sont généralement pas personnellement responsables de ses dettes.

La SBA indique qu'un compte bancaire d'entreprise offre une protection limitée de la responsabilité personnelle en séparant les fonds de l'entreprise et les fonds personnels, et que la protection d'une LLC a des limites. Le droit de votre État détermine si des fonds mélangés touchent cette protection, et ce guide ne le couvre pas. Si une poursuite, une grosse dette ou une garantie personnelle est en cause, un avocat autorisé à exercer dans votre État peut vous dire comment cela s'applique à vous. La responsabilité limitée ne déplace pas l'impôt : l'impôt sur le revenu d'une LLC à membre unique est celui du propriétaire (IRS), et un membre d'une LLC qui a des employés peut être tenu responsable des pénalités liées à l'employeur (IRS Publication 541). Des livres propres montrent quel argent appartenait à la LLC et lequel était le vôtre.

Comment éviter de mélanger les fonds de ma LLC à partir de maintenant?

Les étapes 2 à 4 ci-dessus forment la routine : chaque paiement de client, y compris les versements des applications de paiement, arrive dans le compte de l'entreprise; les coûts d'entreprise passent par le compte de l'entreprise ou une carte réservée à l'entreprise; et vous vous payez par un seul virement planifié sans rien retirer d'autre. Trois habitudes aident à maintenir cet ordre :

1. Vous notez la source de chaque dépôt : revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (IRS).
2. Si vous devez payer un coût d'entreprise personnellement, vous gardez le reçu le jour même et vous le marquez « payé personnellement », afin de pouvoir l'inscrire comme dépense avec un apport équivalent.
3. Vous rapprochez chaque compte d'entreprise chaque mois; l'IRS demande de le faire pour un compte chèques.

Et si les mois mélangés figurent sur une déclaration produite, ou si la LLC a plus d'un propriétaire?

Une déclaration produite, un deuxième propriétaire ou un choix de société de type S modifient chacun ce que le nettoyage doit faire, et chacun est un cas qui demande un jugement professionnel.

Déclaration produite. Si le nettoyage révèle des coûts personnels déduits ou des paiements de clients omis, la déclaration produite peut être erronée. L'IRS dispose généralement de 3 ans après la production de la déclaration (une déclaration produite tôt est réputée produite à la date limite) pour établir un impôt additionnel (26 U.S.C. 6501). Le délai est de 6 ans si la déclaration omet plus de 25 % du revenu brut qu'elle indique (pour une entreprise, les recettes totales avant le coût des marchandises vendues), et il n'est pas limité si aucune déclaration n'a été produite ou si elle était frauduleuse (IRS Publication 583, tableau 3). Une déduction qui n'aurait pas dû être demandée peut aussi entraîner la pénalité liée à l'exactitude de 20 % sur l'impôt insuffisamment payé; l'impôt déclaré dans une déclaration modifiée admissible, produite avant que l'IRS vous contacte pour la première fois au sujet de l'examen de cette déclaration, y échappe généralement, sauf si la position était frauduleuse (26 CFR 1.6664-2(c)). Si le nettoyage révèle des coûts d'entreprise que la déclaration a omis, il s'agit d'une demande de remboursement, généralement à présenter dans un délai de 3 ans suivant la production ou de 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la plus tardive de ces dates (26 U.S.C. 6511). La décision de modifier la déclaration, et pour quelles années, dépend des faits. Voyez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise et combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Plus d'un propriétaire, ou une société de type S. Le même argent s'inscrit différemment selon le mode d'imposition de la LLC (IRS).

Les associés et les propriétaires d'une société de type S doivent aussi composer avec des questions de comptes de capital, de coût de base et de paie auxquelles ce guide ne répond pas.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Consultant propriétaire d'une LLC à membre unique, pendant un an

La LLC à membre unique d'un consultant, imposée par défaut à l'annexe C, reçoit 90 000 $ de paiements de clients en 12 mois, tous dans le compte de l'entreprise. Les relevés montrent aussi 14 000 $ de coûts personnels (épicerie et loyer de la maison) payés avec ce compte, et un abonnement de logiciel de 6 000 $ payé avec une carte personnelle. Les livres bruts comptaient chaque paiement sortant du compte de l'entreprise comme une dépense et omettaient le logiciel.

• Les 14 000 $ sortent des dépenses et passent dans les retraits du propriétaire. Le bénéfice augmente de 14 000 $.
• Les 6 000 $ s'ajoutent aux dépenses, avec un apport équivalent de 6 000 $. Le bénéfice baisse de 6 000 $.
• Au net, le bénéfice est supérieur de 8 000 $ à celui des livres bruts, et les livres montrent maintenant ce que le propriétaire a retiré.

Graphiste pigiste, paiements de clients dans un compte personnel

La LLC à membre unique d'une graphiste, imposée par défaut à l'annexe C, a des clients qui versent 8 000 $ par mois pendant deux mois dans son compte personnel. Les 16 000 $ sont tous un revenu d'entreprise, inscrit une seule fois. À la fin du deuxième mois, elle transfère 16 000 $ vers le compte de l'entreprise; le virement règle ce que l'entreprise devait recevoir et n'est pas de nouveau un revenu. Si elle en avait dépensé 2 000 $ en loyer et n'avait transféré que 14 000 $, les 16 000 $ resteraient un revenu et les 2 000 $ seraient aussi un retrait du propriétaire.

LLC à deux membres qui paie le prêt auto d'un associé

Une LLC à deux membres, imposée comme une société de personnes, paie 3 000 $ sur le prêt auto personnel d'un membre avec le compte de l'entreprise. Supposons qu'il s'agit d'un retrait personnel, et non d'une rémunération de services ni du remboursement d'une somme que la LLC doit au membre. Ce n'est alors pas un coût d'entreprise; c'est inscrit comme une distribution à ce membre. La rémunération de services doit être classée à part : un montant fixé sans égard au revenu de la LLC peut être un paiement garanti, que la société de personnes déduit généralement (IRS Publication 541); voyez paiements garantis et retraits des associés. Une LLC qui avait choisi le statut de société de type S pourrait plutôt avoir une distribution, un salaire ou un prêt; voyez le guide sur la société de type S.

Votre situation est différente?

• Vous avez des mois de relevés mélangés, un préparateur attend ou une déclaration est à produire, et vous ne pouvez pas dire quels éléments sont d'entreprise; ou les livres ne concordent pas, ou vos formulaires 1099 indiquent plus de revenus que vos dépôts : jusqu'où le nettoyage doit remonter, si une déclaration produite est touchée et qui reconstruit les livres sont des décisions de jugement. Commencez par l'aide en tenue de livres, et voyez le coût d'une tenue de livres de rattrapage.
• Les mois mélangés figurent déjà sur une déclaration produite : lisez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstruire les mois touchés.
• Le seul propriétaire de la LLC n'est ni citoyen ni résident des États-Unis, ou est une société non américaine : la LLC doit produire le formulaire 5472 pour toute année où elle a une opération à déclarer avec son propriétaire, comme un apport ou une distribution, et le défaut de le produire ou de tenir les registres entraîne une pénalité de 25 000 $ (instructions du formulaire 5472). Des fonds mélangés rendent ce journal difficile à construire : voyez les registres du formulaire 5472 pour une LLC détenue par un étranger et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Votre LLC compte au moins deux membres : voyez paiements garantis et retraits des associés, comptes de capital des associés et dépenses de la LLC payées personnellement par un associé.
• Votre LLC est imposée comme une société de type S, a payé vos factures personnelles ou vous doit des coûts que vous avez payés : voyez société de type S qui paie des dépenses personnelles et dépenses d'une société de type S jamais remboursées.
• Les loyers d'immeubles locatifs sont mélangés à l'argent personnel : voyez un compte bancaire distinct pour chaque immeuble locatif.
• Vos livres ont des mois ou un an de retard : voyez rattraper une tenue de livres en retard.