Hoa Kỳ · Tự kinh doanh · Hợp danh

Tiền cá nhân và tiền LLC bị trộn lẫn: cách tách lại sổ sách

Trộn tiền cá nhân với tiền LLC không làm thay đổi quy tắc thuế: tiền khách hàng trả là thu nhập kinh doanh dù vào tài khoản nào, và chỉ chi phí kinh doanh mới được khấu trừ. Để sửa, hãy ngừng trộn ngay hôm nay, gom mọi sao kê, phân loại từng giao dịch thành thu nhập, chi phí kinh doanh, tiền bạn rút ra hoặc tiền bạn đưa vào, rồi đối chiếu sổ sách với sao kê của từng tài khoản.

Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn có câu hỏi về trường hợp của mình?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Năm thuế 2026 · Cập nhật lần cuối  · Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh

Dành cho ai

  • Chủ LLC một thành viên đã trả chi phí cá nhân từ tài khoản kinh doanh, hoặc để tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân
  • Chủ LLC nhiều thành viên đang sắp xếp các sao kê bị trộn lẫn trước khi giao cho người chuẩn bị thuế hoặc trước hạn nộp tờ khai

Không đề cập ở đây

  • Tư vấn pháp lý về việc LLC có còn được bảo vệ trách nhiệm hữu hạn hay không
  • Điều chỉnh tờ khai đã nộp
  • Chi phí dùng một phần cho cá nhân, như điện thoại, xe hoặc internet
  • Quy tắc về tài khoản vốn và bảng lương đối với LLC nhiều thành viên và S corporation
  • Quy định thuế của tiểu bang và địa phương

Tiền cá nhân và tiền LLC bị trộn lẫn ảnh hưởng gì đến tờ khai thuế của tôi?

Trộn lẫn tiền (commingling) nghĩa là dùng một tài khoản hoặc một thẻ cho cả tiền cá nhân lẫn tiền LLC, ví dụ trả tiền thực phẩm từ tài khoản kinh doanh hoặc nhận tiền khách hàng vào tài khoản cá nhân. Việc này không làm thay đổi khoản nào chịu thuế; nó chỉ khiến việc chứng minh sự thật chậm và khó hơn. Tiền khách hàng trả là thu nhập kinh doanh dù vào tài khoản nào (26 U.S.C. 61), còn chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình thường không được khấu trừ (26 U.S.C. 262). Chỉ chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết mới được khấu trừ (26 U.S.C. 162). Quy tắc thuế này giống nhau đối với chủ doanh nghiệp một chủ không lập LLC; phần về bảo vệ của LLC ở bên dưới chỉ áp dụng cho LLC.

Tài khoản bị trộn lẫn có thể làm sai tờ khai theo hai cách:

  • Chi tiêu cá nhân có thể lọt vào chi phí. Hướng dẫn điền Schedule C yêu cầu không đưa chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình vào Part V (các chi phí khác), và luật cấm khấu trừ chúng ở bất kỳ dòng nào.
  • Tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân có thể bị sót khỏi thu nhập. Một số bên trả tiền nộp Form 1099 cho IRS, và hướng dẫn điền Schedule C yêu cầu kèm bản giải trình về chênh lệch khi tổng ở box 1 của Form 1099-NEC lớn hơn tổng doanh thu gộp đã khai.

Trường hợp trộn lẫn tiền không còn đơn giản nếu có bất kỳ điều nào sau đây:

  • Người chuẩn bị thuế đang chờ hoặc sắp đến hạn nộp tờ khai, và chi tiêu bị chia ra nhiều thẻ và tài khoản cá nhân nên bạn không biết khoản nào là chi phí kinh doanh.
  • Những tháng bị trộn lẫn đã nằm trong một tờ khai đã nộp.
  • LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, đã bầu chọn chịu thuế như công ty, hoặc có thêm hay mất thành viên trong những tháng bị trộn lẫn. Số thành viên và việc bầu chọn quyết định cách LLC bị đánh thuế (IRS).
  • Có hàng trăm giao dịch trải trên nhiều tài khoản, thẻ và ứng dụng thanh toán, sổ sách không khớp với sao kê, hoặc các Form 1099 của bạn cho thấy thu nhập nhiều hơn số tiền bạn đã nhận vào tài khoản.

Nếu tờ khai đến hạn trước khi dọn xong sổ sách, tờ khai Schedule C (Form 1040) theo năm dương lịch thường đến hạn vào ngày 15 tháng 4, còn tờ khai của hợp danh (Form 1065) vào ngày 15 tháng 3 (Publication 509); Form 4868 hoặc Form 7004 dùng để xin thêm thời gian nộp tờ khai (hướng dẫn điền Form 1065). Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào giải thích từng loại tờ khai.

Cần gom: mọi sao kê của các tháng bị trộn lẫn, tờ khai năm ngoái, các Form 1099 (nếu có) và biên lai của các khoản lớn.

Làm thế nào để ngừng trộn lẫn tiền ngay hôm nay?

Trước hết hãy chặn việc trộn mới: chuyển mọi khoản tiền khách hàng trả vào một tài khoản kinh doanh và trả mọi chi phí kinh doanh từ tài khoản đó, để đống lộn xộn không lớn thêm trong lúc bạn dọn dẹp. IRS hướng dẫn giữ tài khoản kinh doanh tách khỏi tài khoản cá nhân, gửi mọi khoản thu vào tài khoản đó, chỉ dùng nó cho việc kinh doanh, và chỉ viết séc cho chính mình khi rút tiền dùng cho cá nhân.

  1. Mở tài khoản kinh doanh nếu bạn chưa có. SBA khuyên mở ngay khi bạn bắt đầu nhận hoặc chi tiền với tư cách doanh nghiệp. Ngân hàng yêu cầu giấy tờ gì được nêu trong tài khoản ngân hàng kinh doanh cho LLC hoặc chủ doanh nghiệp một chủ.
  2. Đổi nơi khách hàng trả tiền. Cập nhật hóa đơn, đường dẫn thanh toán và cài đặt nhận tiền của ứng dụng thanh toán để tiền vào tài khoản kinh doanh.
  3. Chỉ trả chi phí kinh doanh từ tài khoản kinh doanh hoặc từ thẻ chỉ dùng cho kinh doanh. Chuyển các khoản đăng ký định kỳ sang tài khoản hoặc thẻ đó.
  4. Tự trả lương cho mình bằng một lần chuyển khoản theo lịch từ tài khoản kinh doanh sang tài khoản cá nhân. LLC một thành viên ghi khoản này là khoản rút tiền của chủ sở hữu, còn LLC nhiều thành viên ghi là khoản phân phối; S corporation phải trả tiền lương hợp lý cho chủ sở hữu đang làm việc trước khi phân phối (IRS). Xem phần về trường hợp có nhiều chủ sở hữu ở bên dưới.
  5. Ghi quá khứ đúng như đã xảy ra. Đừng cố xóa dấu vết trộn lẫn bằng cách chuyển tiền qua lại; một khoản chuyển bạn làm bây giờ được ghi vào đúng ngày bạn chuyển.

Cần gom gì khi chi tiêu bị chia ra nhiều thẻ và tài khoản cá nhân?

Hãy gom mỗi tháng một sao kê cho mọi tài khoản, thẻ và ứng dụng thanh toán có dính đến tiền kinh doanh, vì bạn sẽ phân loại dựa trên các sao kê. Gồm cả những tài khoản đã đóng.

Cần gomLý do
Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và số dư ứng dụng thanh toán dùng cho chi tiêu kinh doanh hoặc cá nhân, kể cả tài khoản chung hoặc tài khoản của vợ/chồng nếu tiền kinh doanh đã đi qua đóMọi giao dịch cần phân loại đều nằm ở đây
Tờ khai năm ngoái đã nộp, và mọi giấy tờ cho biết LLC bị đánh thuế theo cách nào, như bản bầu chọn trên Form 8832 hoặc Form 2553 và thư IRS chấp nhận bản bầu chọn đóCho biết loại pháp nhân và số dư đầu kỳ
Form 1099-NEC, Form 1099-MISC và Form 1099-KĐối chiếu thu nhập của bạn với số tiền các bên trả tiền đã báo cáo
Hóa đơn hoặc sổ ghi nhận doanh thuCho biết khách hàng trả tiền cho việc gì, và vào lúc nào
Biên lai hoặc hóa đơn của các khoản lớn hoặc không rõSao kê chỉ cho biết khoản đã trả, không cho biết mục đích

IRS cho biết chỉ có bằng chứng đã thanh toán thì chưa đủ để được khấu trừ, nên hãy giữ hóa đơn hoặc biên lai cho thấy khoản chi đó phát sinh cho việc kinh doanh. Nếu thiếu biên lai hoặc séc đã thanh toán, xem biên lai bị mất của chi phí kinh doanh.

Làm thế nào để phân loại từng giao dịch?

Hãy xếp từng dòng của tài khoản kinh doanh, và của mọi thẻ hoặc số dư ứng dụng thanh toán mà doanh nghiệp dùng, vào một trong bốn nhóm: thu nhập kinh doanh, chi phí kinh doanh, tiền bạn rút ra, hoặc tiền bạn đưa vào. Các khoản chuyển giữa tài khoản, khoản vay và thiết bị được tách riêng trước (xem bên dưới). Với tài khoản hoặc thẻ cá nhân, chỉ phân loại những dòng có dính đến việc kinh doanh và để các dòng còn lại ngoài sổ sách. IRS cho biết hồ sơ nên thể hiện mỗi khoản thu đến từ đâu để phân biệt khoản thu kinh doanh với khoản thu không phải kinh doanh, thu nhập chịu thuế với không chịu thuế, và gợi ý ghi chú khoản tiền vào là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay.

NhómVí dụSổ sách ghi làẢnh hưởng về thuế
Thu nhập kinh doanhTiền khách hàng trả, vào bất kỳ tài khoản nàoThu nhậpTổng doanh thu gộp, ở Schedule C line 1 đối với LLC một thành viên
Chi phí kinh doanhPhần mềm, vật tư, quảng cáo, hóa đơn của nhà thầuChi phíĐược khấu trừ nếu thông thường và cần thiết
Tiền bạn rút raThực phẩm, tiền thuê nhà hoặc tiền trả góp nhà ở, hóa đơn thẻ cá nhân, thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh của chính bạn, các khoản chuyển sang tài khoản cá nhânKhoản rút tiền của chủ sở hữu (ghi lại số tiền bạn rút ra, tách riêng khỏi chi phí)Không phải khoản khấu trừ kinh doanh
Tiền bạn đưa vàoKhoản chuyển từ tài khoản cá nhân sang doanh nghiệp; chi phí kinh doanh bạn đã trả bằng tiền cá nhânKhoản góp vốn của chủ sở hữu (ghi lại số tiền bạn đưa vào, tách riêng khỏi thu nhập), hoặc khoản vay nếu sẽ được hoàn trảKhông phải thu nhập

Các tên gọi này dành cho LLC một thành viên. LLC nhiều thành viên gọi là khoản phân phối và khoản góp vốn, còn S corporation xử lý khác; xem phần về trường hợp có nhiều chủ sở hữu ở bên dưới.

Chủ LLC một thành viên không được khấu trừ khoản rút tiền cá nhân, và hướng dẫn điền Schedule C cấm khấu trừ thuế thu nhập liên bang và thuế tự kinh doanh trên Schedule C (một nửa thuế tự kinh doanh được khấu trừ riêng, trên Schedule 1). Hướng dẫn đó cũng chuyển bảo hiểm y tế và khoản đóng góp kế hoạch hưu trí của chính chủ sở hữu sang Schedule 1, nơi bạn có thể được khấu trừ; hãy giữ chúng trong khoản rút tiền và liệt kê cho người chuẩn bị thuế. Khoản chuyển giữa hai tài khoản đều chứa tiền kinh doanh, hoặc khoản thanh toán thẻ tín dụng, không phải thu nhập cũng không phải chi phí: hãy phân loại các khoản mua trên thẻ, không phân loại khoản thanh toán thẻ (thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách). Tiền vay từ một khoản vay hợp lệ không phải thu nhập (Publication 334): hãy ghi khoản vay đó, và từng lần trả nợ gốc, là một khoản vay, tức khoản nợ của doanh nghiệp (Publication 583), và phân loại tiền lãi của khoản vay là chi phí.

Thiết bị, đồ nội thất và các hạng mục cải tạo lâu dài không phải chi phí thông thường (hướng dẫn điền Schedule C); hãy liệt kê chúng cho người chuẩn bị thuế.

Với khoản còn nghi ngờ, hãy tự hỏi chi phí đó có phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn, đồng thời hữu ích và phù hợp cho việc kinh doanh hay không; đó là phép thử của IRS cho chi phí thông thường và cần thiết. Nếu chưa chắc, hãy để khoản đó vào danh sách câu hỏi và chưa đưa vào chi phí cho đến khi có biên lai giải quyết.

Nếu có hàng trăm dòng, hãy làm từng tháng một, bắt đầu từ tháng cũ nhất, và sắp xếp mỗi sao kê theo bên nhận tiền để một khoản lặp lại chỉ cần quyết định một lần.

Hai nhóm có hướng dẫn riêng. Chi phí dùng một phần cho cá nhân, như điện thoại, xe hoặc internet, được nêu trong chi phí dùng chung và tỷ lệ kinh doanh. Tiền bạn đưa vào được nêu trong khoản góp vốn hay khoản vay cho LLC của bạn.

Ghi thế nào khi chi tiêu cá nhân được trả từ tài khoản kinh doanh, và khi chi phí kinh doanh được trả bằng tiền cá nhân?

Chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản kinh doanh là khoản rút tiền của chủ sở hữu, không phải chi phí. Chi phí kinh doanh bạn trả bằng tiền cá nhân là chi phí, đi kèm một khoản tiền bạn đưa vào.

Điều đã xảy raGhi làLợi nhuận có thay đổi không?
Tiền thực phẩm trả từ tài khoản kinh doanhKhoản rút tiền của chủ sở hữuKhông
Phí đăng ký phần mềm trả bằng thẻ cá nhânChi phí, kèm một khoản góp vốn của chủ sở hữu tương ứngCó, lợi nhuận giảm đúng bằng số chi phí
Sau đó tài khoản kinh doanh hoàn tiền lại cho bạn khoản phần mềm đóMột khoản rút tiền của chủ sở hữu, không phải chi phí lần thứ haiKhông

Với LLC một thành viên, chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân vẫn là chi phí kinh doanh: LLC và chủ sở hữu là một người nộp thuế về thuế thu nhập (IRS), và luật cho phép khấu trừ các chi phí "paid or incurred" (đã trả hoặc phát sinh) trong hoạt động kinh doanh (26 U.S.C. 162).

Mỗi tình huống có một hướng dẫn chi tiết: một khoản chi cá nhân từ tài khoản kinh doanh, chi phí kinh doanh trên thẻ cá nhân và cách hoàn tiền lại cho bạn, và ghi các khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân của tôi được ghi vào sổ sách ở đâu?

Tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân là thu nhập kinh doanh, chỉ ghi một lần. Việc tiền đi đâu sau đó là một bút toán riêng.

  1. Ghi thu nhập một lần, theo cùng phương pháp kế toán với phần còn lại của sổ sách. Tiền khách hàng trả được tính là thu nhập dù tài khoản nào nhận (26 U.S.C. 61).
  2. Ghi nơi tiền đang nằm. Tiền bạn chuyển vào tài khoản kinh doanh sẽ xóa khoản doanh nghiệp được nợ; đó không phải thu nhập lần thứ hai và cũng không phải khoản góp vốn mới. Tiền bạn giữ lại và chi cho cá nhân là khoản rút tiền của chủ sở hữu.
  3. Đối chiếu Form 1099 của bên trả tiền với thu nhập bạn đã ghi. Hướng dẫn điền Schedule C yêu cầu kiểm tra các Form 1099 khi khai tổng doanh thu gộp.

Cách xử lý đầy đủ nằm trong thu nhập kinh doanh nằm trong tài khoản cá nhân.

Làm sao biết đã dọn xong sổ sách?

Sổ sách được coi là dọn xong khi mỗi tài khoản kinh doanh, thẻ và số dư ứng dụng thanh toán trong sổ đều khớp với sao kê của từng tháng, và mọi dòng liên quan đến kinh doanh, kể cả các dòng từ tài khoản cá nhân, được ghi đúng một lần: trong một nhóm (thu nhập, chi phí kinh doanh, khoản rút tiền của chủ sở hữu hoặc khoản góp vốn của chủ sở hữu) hoặc là khoản chuyển, khoản vay hay thiết bị. Các bước đối chiếu tài khoản vãng lai của IRS áp dụng giống nhau cho từng tài khoản kinh doanh:

  1. So các khoản tiền vào trên sao kê với các khoản tiền vào trong sổ sách và ghi lại mọi chênh lệch.
  2. So từng khoản chi trên sao kê với sổ sách và đánh dấu những khoản đã được ngân hàng thanh toán.
  3. Lập bảng đối chiếu: bắt đầu từ số dư trên sao kê, cộng các khoản tiền gửi chưa được ghi có và trừ các tờ séc chưa thanh toán.
  4. Nhập các khoản bạn chưa ghi, như phí ngân hàng, và sửa mọi bút toán sai. Lúc này số dư sao kê sau điều chỉnh phải bằng số dư sổ sách sau điều chỉnh.

Làm như vậy cho từng tài khoản kinh doanh, bắt đầu từ tháng bị trộn lẫn cũ nhất; với tài khoản cá nhân, chỉ cần kiểm tra mỗi dòng liên quan đến kinh doanh đã được ghi một lần. IRS hướng dẫn đối chiếu tài khoản vãng lai mỗi tháng, và nguồn dữ liệu ngân hàng tự động không thay thế việc này (nguồn dữ liệu ngân hàng không phải là đối chiếu).

Sau đó kiểm tra ba điều: không còn khoản nào chưa phân loại hoặc còn nằm ở mục "câu hỏi"; sổ ghi nhận doanh thu của bạn giải thích được các khoản tiền vào tài khoản kinh doanh và các Form 1099; và bạn giải thích được tổng các khoản rút tiền của chủ sở hữu cùng tổng các khoản góp vốn. Mỗi lần bán chỉ tính một lần, và tính cả những lần bán không có Form 1099: mọi thu nhập đều phải khai. Form 1099-K cho thấy tổng số tiền thanh toán trước khi trừ phí và hoàn tiền, và có thể gồm cả các khoản cá nhân như quà tặng hoặc tiền hoàn lại, nên không nhất thiết khớp với số tiền ròng bạn nhận (IRS); xem đối chiếu doanh thu và các khoản chi trả. Để xem danh sách đầy đủ trước khi giao cho người chuẩn bị thuế, xem danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách.

Trộn lẫn tiền có làm LLC của tôi mất sự bảo vệ không?

Có thể, nhưng đó là vấn đề của luật tiểu bang, không phải vấn đề thuế, và hướng dẫn này không đưa ra tư vấn pháp lý. LLC được thành lập theo luật tiểu bang, và IRS lưu ý rằng thành viên LLC thường không phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ của LLC.

SBA cho biết tài khoản ngân hàng kinh doanh giúp bảo vệ trách nhiệm cá nhân ở mức hữu hạn nhờ tách tiền kinh doanh khỏi tiền cá nhân, và sự bảo vệ của LLC có giới hạn. Việc tiền bị trộn lẫn có ảnh hưởng đến sự bảo vệ đó hay không do luật tiểu bang của bạn quyết định, và hướng dẫn này không đề cập. Nếu có kiện tụng, khoản nợ lớn hoặc bảo lãnh cá nhân, luật sư có giấy phép tại tiểu bang của bạn sẽ cho biết điều đó áp dụng với bạn thế nào. Trách nhiệm hữu hạn không làm thay đổi khoản thuế: thuế thu nhập của LLC một thành viên là thuế của chính chủ sở hữu (IRS), và thành viên của LLC có nhân viên có thể phải chịu trách nhiệm về các khoản phạt liên quan đến người sử dụng lao động (IRS Publication 541). Sổ sách sạch cho thấy khoản tiền nào của LLC và khoản nào của bạn.

Làm thế nào để từ nay không trộn lẫn tiền trong LLC?

Các bước 2 đến 4 ở trên chính là quy trình: mọi khoản khách hàng trả, kể cả tiền từ ứng dụng thanh toán, đều vào tài khoản kinh doanh; chi phí kinh doanh đi qua tài khoản kinh doanh hoặc thẻ chỉ dùng cho kinh doanh; và bạn tự trả lương cho mình bằng một lần chuyển khoản theo lịch và không rút thêm gì khác. Ba thói quen giúp giữ được như vậy:

  1. Bạn ghi chú nguồn của từng khoản tiền vào: thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (IRS).
  2. Nếu buộc phải trả chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân, bạn giữ biên lai ngay hôm đó và đánh dấu "paid personally" (đã trả bằng tiền cá nhân), để có thể ghi thành chi phí kèm một khoản góp vốn tương ứng.
  3. Bạn đối chiếu mọi tài khoản kinh doanh mỗi tháng; IRS hướng dẫn làm vậy với tài khoản vãng lai.

Nếu những tháng bị trộn lẫn đã nằm trong tờ khai đã nộp, hoặc LLC có nhiều hơn một chủ sở hữu thì sao?

Tờ khai đã nộp, chủ sở hữu thứ hai hoặc việc bầu chọn S corporation đều thay đổi những gì phải làm khi dọn sổ sách, và mỗi trường hợp cần đến phán đoán chuyên môn.

Tờ khai đã nộp. Nếu việc dọn dẹp phát hiện chi phí cá nhân bị khấu trừ hoặc tiền khách hàng trả bị bỏ sót, tờ khai đã nộp có thể sai. IRS thường có 3 năm kể từ khi tờ khai được nộp (tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào ngày đến hạn) để ấn định thêm thuế (26 U.S.C. 6501). Thời hạn này là 6 năm nếu tờ khai bỏ sót hơn 25% tổng thu nhập mà tờ khai thể hiện (với doanh nghiệp, là tổng doanh thu trước giá vốn hàng bán), và không bị giới hạn nếu không nộp tờ khai hoặc tờ khai mang tính gian lận (IRS Publication 583, Table 3). Một khoản khấu trừ không đáng được khai cũng có thể bị phạt 20% tiền phạt do khai sai liên quan đến độ chính xác trên số thuế khai thiếu; số thuế được khai trên tờ khai điều chỉnh đủ điều kiện nộp trước khi IRS lần đầu liên hệ về việc kiểm tra tờ khai đó thường không bị phạt khoản này, trừ khi lập trường khai thuế mang tính gian lận (26 CFR 1.6664-2(c)). Nếu việc dọn dẹp phát hiện chi phí kinh doanh mà tờ khai đã bỏ sót, đó là yêu cầu hoàn thuế, thường phải nộp trong vòng 3 năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc 2 năm kể từ khi nộp thuế, tùy mốc nào đến sau (26 U.S.C. 6511). Có điều chỉnh tờ khai hay không, và cho những năm nào, tùy vào từng trường hợp cụ thể. Xem điều chỉnh tờ khai vì sai sót về chi phí kinh doanh và lưu hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Có nhiều hơn một chủ sở hữu, hoặc là S corporation. Cùng một khoản tiền được ghi khác nhau tùy theo cách LLC bị đánh thuế (IRS).

Cách LLC bị đánh thuếTờ khaiTiền rút ra hoặc chi trả cho chủ sở hữu
Một thành viên (mặc định)Chủ sở hữu khai trên Schedule C, E hoặc F (IRS)Khoản rút tiền của chủ sở hữu; không phải khoản khấu trừ kinh doanh (Publication 334)
Hai thành viên trở lên (mặc định)Form 1065; vợ chồng sở hữu toàn bộ LLC theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể chọn khai trên Schedule C (Publication 541)Một khoản phân phối cho thành viên đó, không phải chi phí kinh doanh; khoản trả cho dịch vụ của thành viên có thể được coi là khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment) (Publication 541)
LLC đã bầu chọn làm S corporationForm 1120-S (Publication 583)Khoản phân phối, tiền lương hoặc khoản vay, tùy theo từng trường hợp (S corporation trả chi phí cá nhân); IRS có thể phân loại lại các khoản chi trả cho cổ đông thành tiền lương (IRS)
LLC đã bầu chọn làm C corporationForm 1120 (Publication 583)Không phải khoản rút tiền của chủ sở hữu; hướng dẫn này không đề cập cách công ty ghi khoản đó, nên hãy nhờ chuyên gia hỗ trợ

Thành viên hợp danh và chủ S corporation còn gặp các câu hỏi về tài khoản vốn, giá gốc tính thuế (basis) và bảng lương mà hướng dẫn này không trả lời.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Chuyên gia tư vấn có LLC một thành viên, trong một năm

LLC một thành viên của một chuyên gia tư vấn, bị đánh thuế mặc định trên Schedule C, nhận $90.000 tiền khách hàng trả trong 12 tháng, tất cả vào tài khoản kinh doanh. Các sao kê cũng cho thấy $14.000 chi phí cá nhân (thực phẩm và tiền thuê nhà) được trả từ tài khoản đó, và một khoản đăng ký phần mềm $6.000 được trả bằng thẻ cá nhân. Sổ sách ban đầu tính mọi khoản chi ra từ tài khoản kinh doanh là chi phí và bỏ sót khoản phần mềm.

  • Khoản $14.000 được chuyển khỏi chi phí sang khoản rút tiền của chủ sở hữu. Lợi nhuận tăng $14.000.
  • Khoản $6.000 được thêm vào chi phí, kèm một khoản góp vốn $6.000 tương ứng. Lợi nhuận giảm $6.000.
  • Tính chung, lợi nhuận cao hơn $8.000 so với sổ sách ban đầu, và sổ sách giờ cho thấy chủ sở hữu đã rút ra bao nhiêu tiền.

Nhà thiết kế tự do, tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân

LLC một thành viên của một nhà thiết kế, bị đánh thuế mặc định trên Schedule C, có khách hàng trả $8.000 mỗi tháng trong hai tháng vào tài khoản cá nhân của cô. Toàn bộ $16.000 là thu nhập kinh doanh, chỉ ghi một lần. Cuối tháng thứ hai, cô chuyển $16.000 vào tài khoản kinh doanh; khoản chuyển này xóa khoản doanh nghiệp được nợ và không phải là thu nhập lần nữa. Nếu cô đã chi $2.000 trong số đó cho tiền thuê nhà và chỉ chuyển $14.000, thì toàn bộ $16.000 vẫn là thu nhập và $2.000 cũng là một khoản rút tiền của chủ sở hữu.

LLC hai thành viên trả khoản vay mua xe của một thành viên

Một LLC hai thành viên bị đánh thuế như hợp danh trả $3.000 cho khoản vay mua xe cá nhân của một thành viên từ tài khoản kinh doanh. Giả sử đó là khoản rút tiền cá nhân, không phải tiền trả cho dịch vụ hay hoàn lại khoản LLC nợ thành viên. Khi đó đây không phải chi phí kinh doanh; nó được ghi là khoản phân phối cho thành viên đó. Tiền trả cho dịch vụ cần được phân loại riêng: số tiền ấn định không phụ thuộc vào thu nhập của LLC có thể là khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment), mà hợp danh thường được khấu trừ (IRS Publication 541); xem khoản thanh toán đảm bảo so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh. LLC đã bầu chọn làm S corporation thì khoản này có thể là khoản phân phối, tiền lương hoặc khoản vay; xem hướng dẫn về S corporation.

Ghi sổ kế toán

Tiền kinh doanh và tiền cá nhân lẫn trong các tài khoản của bạn?

Nếu nhiều tháng chi tiêu của LLC và chi tiêu cá nhân dùng chung tài khoản, hoặc tiền khách hàng trả vào tài khoản cá nhân, chúng tôi có thể phân loại sao kê thành sổ sách sạch. Cuộc gọi đầu tiên xem tài khoản của bạn và số tháng bị lẫn, rồi xác định phạm vi chỉnh lý.

  • Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ đã dùng cho kinh doanh hoặc chi tiêu cá nhân.
  • Hóa đơn và báo cáo ứng dụng thanh toán của bạn, và tờ khai đã nộp cho các tháng liên quan.

Miễn phí · 15 phút

Trao đổi về việc chỉnh lý sổ sách của bạn

Ghi sổ kế toán

Trường hợp của bạn có khác không?

  • Bạn có nhiều tháng sao kê bị trộn lẫn, người chuẩn bị thuế đang chờ hoặc sắp đến hạn nộp tờ khai, và bạn không biết khoản nào là chi phí kinh doanh; hoặc sổ sách không khớp, hoặc các Form 1099 của bạn cho thấy thu nhập nhiều hơn số tiền bạn đã nhận: phải dọn lại từ thời điểm nào, tờ khai đã nộp có bị ảnh hưởng không, và ai dựng lại sổ sách là những quyết định cần phán đoán. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán, và xem chi phí ghi sổ bù cho thời gian bị bỏ sót.
  • Những tháng bị trộn lẫn đã nằm trong một tờ khai đã nộp: hãy đọc điều chỉnh tờ khai vì sai sót về chi phí kinh doanh và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại các tháng bị ảnh hưởng.
  • Chủ sở hữu duy nhất của LLC không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, hoặc là một công ty ngoài Hoa Kỳ: LLC phải nộp Form 5472 cho mọi năm có giao dịch phải báo cáo với chủ sở hữu, như khoản góp vốn hoặc khoản phân phối, và việc không nộp hoặc không lưu hồ sơ bị phạt $25.000 (hướng dẫn điền Form 5472). Tiền bị trộn lẫn khiến việc lập sổ ghi các giao dịch này rất khó: xem hồ sơ Form 5472 cho LLC do người nước ngoài sở hữu và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
  • LLC của bạn có từ hai thành viên trở lên: xem khoản thanh toán đảm bảo so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh, tài khoản vốn của thành viên hợp danh và chi phí LLC do thành viên hợp danh trả bằng tiền cá nhân.
  • LLC của bạn bị đánh thuế như S corporation, đã trả hóa đơn cá nhân của bạn hoặc còn nợ bạn các chi phí bạn đã trả: xem S corporation trả chi phí cá nhân và chi phí S corporation chưa bao giờ được hoàn lại.
  • Tiền thuê từ bất động sản cho thuê bị trộn lẫn với tiền cá nhân: xem tài khoản ngân hàng riêng cho từng bất động sản cho thuê.
  • Sổ sách của bạn chậm vài tháng hoặc cả năm: xem bù sổ sách bị chậm.

Số liệu trên trang này

Số liệuGiá trịNguồn
Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường
Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn.
3 nămIRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3
Đã kiểm tra
Thời hạn ấn định thuế của IRS khi thu nhập bị bỏ sót vượt ngưỡng bỏ sót đáng kể
Sau khi tờ khai đã nộp, khi thu nhập bị bỏ sót vượt quá tỷ lệ tổng thu nhập ghi trên tờ khai, được quy định tại us.assessment.substantial-omission-threshold (26 U.S.C. 6501(e)(1)(A)).
6 nămUS Code: 26 U.S.C. 6501, giới hạn thời gian ấn định thuế
Đã kiểm tra
Thu nhập gộp bị bỏ sót khiến thời hạn ấn định thuế của IRS kéo dài thành 6 năm
Hơn tỷ lệ này của tổng thu nhập ghi trên tờ khai (26 U.S.C. 6501(e)(1)(A)(i)); với doanh nghiệp, tổng thu nhập là tổng doanh thu trước giá vốn hàng bán
25%US Code: 26 U.S.C. 6501, giới hạn thời gian ấn định thuế
Đã kiểm tra
Mức phạt liên quan đến độ chính xác (accuracy-related penalty)
Tỷ lệ số thuế nộp thiếu do bất cẩn, bỏ qua quy định hoặc khai thiếu đáng kể
20%IRS: Tiền phạt do khai sai liên quan đến độ chính xác
Đã kiểm tra
Thời hạn thông thường để yêu cầu hoàn thuế bằng Form 1040-X sau khi nộp tờ khai
Sau khi tờ khai gốc được nộp, kể cả gia hạn; so sánh với thời hạn tính từ khi nộp thuế, rồi áp dụng các quy tắc đặc biệt và quy tắc xét lùi theo thời điểm nộp thuế.
3 nămIRS: Hướng dẫn Form 1040-X
Đã kiểm tra
Thời hạn thông thường để yêu cầu hoàn thuế bằng Form 1040-X sau khi thanh toán
Sau khi thuế được nộp; so sánh với thời hạn tính từ khi nộp tờ khai, rồi áp dụng các quy tắc đặc biệt và quy tắc xét lùi theo thời điểm nộp thuế.
2 nămIRS: Hướng dẫn Form 1040-X
Đã kiểm tra
Tiền phạt của Form 5472 khi không nộp hoặc không lưu giữ hồ sơ
Đối với năm thuế bắt đầu sau ngày 31 tháng 12 năm 2017. Tính cho mỗi công ty khai báo, mỗi năm thuế. Form 5472 thiếu nghiêm trọng được coi là không nộp. IRC 6038A(d)(1); Treas. Reg. 1.6038A-4(a).
$25.000IRS: Hướng dẫn điền Form 5472
Đã kiểm tra

Nguồn chính

Về hướng dẫn này

Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh

Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.

Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc

  • : Xuất bản lần đầu.
Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn muốn trao đổi về bước tiếp theo?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Cuộc gọi đầu tiên để trao đổi về nhu cầu của bạn và cách chúng tôi có thể hỗ trợ.

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Đặt lịch tư vấn

Miễn phí · 15 phút

Hiện tư vấn được cung cấp bằng tiếng Anh và tiếng Trung. Email xác nhận và cổng khách hàng có thể hiển thị tiếng Anh.

Khi đặt lịch, bạn đồng ý với chính sách quyền riêng tư của chúng tôi. Nếu bạn đến đây từ một quảng cáo, chúng tôi sẽ cho nền tảng quảng cáo đó biết khi bạn đặt lịch, và có thể cho biết cả khi bạn ở lại một trang một lúc, chạm vào số điện thoại của chúng tôi hoặc chọn giờ hẹn. Chúng tôi không bao giờ chia sẻ tên, email hay số điện thoại của bạn. Chính sách quyền riêng tư

Lịch không tải được? Đặt lịch tư vấn