Dinheiro pessoal misturado com o da LLC: como separar

O que a mistura de dinheiro pessoal e da LLC causa na minha declaração de imposto de renda?

Misturar dinheiro é usar a mesma conta ou o mesmo cartão para dinheiro pessoal e da LLC (empresa de responsabilidade limitada), por exemplo pagar o mercado com a conta da empresa ou receber pagamentos de clientes em conta pessoal. Isso não muda o que é tributável; só deixa os fatos mais difíceis de comprovar. O pagamento de clientes é receita da empresa em qualquer conta em que tenha caído (26 U.S.C. 61), e as despesas pessoais, de subsistência e da família geralmente não são dedutíveis (26 U.S.C. 262). Só os custos comuns e necessários do negócio são dedutíveis (26 U.S.C. 162). A regra fiscal é a mesma para um empresário individual sem LLC; a seção abaixo sobre a proteção da LLC vale apenas para quem tem uma LLC.

Contas misturadas podem prejudicar a declaração de duas formas:

• Gastos pessoais podem escorregar para as despesas. As instruções do Schedule C dizem para deixar fora da Parte V, outras despesas, as despesas pessoais, de subsistência e da família, e a lei proíbe a dedução em qualquer linha.
• O dinheiro de clientes em conta pessoal pode ficar de fora da renda. Alguns pagadores enviam Forms 1099 ao IRS, a receita federal dos EUA, e as instruções do Schedule C exigem uma explicação por escrito sempre que o total da caixa 1 dos Forms 1099-NEC for maior que a receita bruta declarada.

Um caso de mistura de dinheiro deixa de ser simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• Um preparador de declarações está esperando ou há uma declaração a entregar, e os gastos estão divididos entre cartões e uma conta pessoal, de modo que você não consegue saber quais itens são da empresa.
• Os meses misturados já estão em uma declaração entregue.
• A LLC tem dois ou mais proprietários, optou por ser tributada como corporação ou ganhou ou perdeu um membro durante os meses misturados. O número de membros e qualquer opção feita definem como a LLC é tributada (IRS).
• Há centenas de transações em várias contas, cartões e aplicativos de pagamento, a escrituração não bate com os extratos ou os seus Forms 1099 mostram mais renda do que os seus depósitos.

Se uma declaração vence antes de a limpeza terminar, uma declaração do Schedule C (Form 1040) de ano-calendário geralmente vence em 15 de abril, e uma declaração de sociedade de pessoas (Form 1065), em 15 de março (Publication 509); o Form 4868 ou o Form 7004 pede mais prazo para entregar (instruções do Form 1065). O guia quais declarações a sua empresa entrega explica cada uma.

O que reunir: todos os extratos dos meses misturados, a declaração do ano passado, os Forms 1099 e os recibos de itens grandes.

Como paro de misturar dinheiro hoje?

Primeiro pare novas misturas: direcione todo o dinheiro dos clientes para uma única conta empresarial e pague todos os custos da empresa por ela, para que a bagunça pare de crescer enquanto você arruma. O IRS diz para manter a conta da empresa separada da conta pessoal, depositar nela todas as receitas, usá-la só para o negócio e fazer cheques para você mesmo apenas para retiradas pessoais.

1. Abra uma conta empresarial se você não tiver uma. A SBA, órgão federal de apoio a pequenas empresas, diz para abri-la assim que você receber ou gastar dinheiro como empresa. O que o banco pede está em conta bancária empresarial para uma LLC ou empresário individual.
2. Mude o lugar onde os clientes pagam. Atualize faturas, links de pagamento e a conta de repasse dos aplicativos de pagamento para que o dinheiro caia na conta da empresa.
3. Pague os custos da empresa só pela conta empresarial ou por um cartão usado apenas no negócio. Passe as assinaturas recorrentes para ele.
4. Pague a si mesmo com uma transferência agendada da conta da empresa para a sua conta pessoal. Uma LLC de um único membro registra isso como retirada do proprietário, e uma LLC com vários membros, como distribuição; uma corporação S precisa pagar um salário razoável ao proprietário que trabalha antes de fazer distribuições (IRS). Veja a seção sobre mais de um proprietário, abaixo.
5. Registre o passado como ele aconteceu. Não tente apagar a mistura movendo dinheiro de um lado para o outro; uma transferência feita agora é registrada no dia em que você a faz.

O que reunir quando os gastos estão divididos entre cartões e uma conta pessoal?

Reúna um extrato por mês de cada conta, cartão e aplicativo de pagamento que tocou dinheiro da empresa, porque você vai classificar a partir dos extratos. Inclua contas já encerradas.

O IRS diz que a prova do pagamento, sozinha, não comprova uma dedução; por isso guarde a fatura ou o recibo que mostra que o custo foi da empresa. Se faltar um recibo ou um cheque compensado, veja recibos perdidos de despesas da empresa.

Como classifico cada transação?

Classifique cada linha da conta da empresa, e de qualquer cartão ou saldo de aplicativo de pagamento que a empresa use, em uma de quatro categorias: receita da empresa, custo da empresa, dinheiro que você retirou ou dinheiro que você aportou. Separe antes as transferências, os empréstimos e os equipamentos (veja abaixo). Em uma conta ou cartão pessoal, classifique só as linhas que tocaram a empresa e deixe o resto fora da escrituração. O IRS diz que os registros devem mostrar a origem de cada recebimento, para distinguir recebimentos da empresa dos de fora do negócio e renda tributável da não tributável, e sugere anotar se um depósito é renda da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo.

Esses nomes valem para uma LLC de um único membro. Uma LLC com vários membros os chama de distribuições e aportes, e uma corporação S trata o assunto de outra forma; veja a seção sobre mais de um proprietário, abaixo.

O proprietário de uma LLC de um único membro não pode deduzir retiradas pessoais, e as instruções do Schedule C proíbem deduzir no Schedule C o imposto de renda federal e o imposto de autônomo (metade do imposto de autônomo é deduzida à parte, no Schedule 1). As mesmas instruções mandam o seguro de saúde do próprio proprietário e as contribuições ao seu plano de aposentadoria também para o Schedule 1, onde talvez seja possível deduzi-los; mantenha-os nas retiradas e liste-os para o seu preparador. Uma transferência entre duas contas que guardam dinheiro da empresa, ou o pagamento de uma fatura de cartão de crédito, não é receita nem custo: classifique as compras do cartão, não o pagamento (pagamentos de cartão de crédito na escrituração). Dinheiro tomado por meio de um empréstimo legítimo não é renda (Publication 334): registre-o, e cada pagamento do principal, como empréstimo, uma dívida da empresa (Publication 583), e classifique os juros do empréstimo como custo.

Equipamentos, móveis e melhorias permanentes não são despesas comuns (instruções do Schedule C); liste-os para o seu preparador.

Para um item duvidoso, pergunte se o custo é comum e aceito no seu ramo de atividade e útil e adequado para a empresa; esse é o teste do IRS para “comum e necessário” (ordinary and necessary). Se você não souber dizer, coloque o item em uma lista de dúvidas e mantenha-o fora das despesas até que um recibo resolva.

Com centenas de linhas, trabalhe um mês de cada vez, do mais antigo ao mais recente, e classifique cada extrato por beneficiário, para que uma cobrança repetida receba uma só decisão.

Duas categorias têm guias próprios. Os custos parcialmente pessoais, como telefone, carro ou internet, estão em despesas de uso misto e o percentual de uso na empresa. O dinheiro que você aporta está em aporte do proprietário ou empréstimo à sua LLC.

Como registro gastos pessoais pagos pela conta da empresa e custos da empresa que paguei do meu bolso?

Um gasto pessoal pago pela conta da empresa é uma retirada do proprietário, não uma despesa. Um custo da empresa que você pagou do próprio bolso é uma despesa, com um aporte correspondente.

Em uma LLC de um único membro, um custo da empresa pago com dinheiro pessoal continua sendo um custo da empresa: a LLC e o proprietário são um único contribuinte para o imposto de renda (IRS), e a lei permite despesas “pagas ou incorridas” no negócio (26 U.S.C. 162).

Cada situação tem um guia com os detalhes: um pagamento pessoal feito pela conta da empresa, custos da empresa no cartão pessoal e como se reembolsar e como registrar retiradas do proprietário.

Onde entram na escrituração os pagamentos de clientes que caíram na minha conta pessoal?

Pagamentos de clientes que caíram em uma conta pessoal são receita da empresa e são registrados uma só vez. Para onde o dinheiro foi depois é outro lançamento.

1. Registre a receita uma só vez, pelo mesmo método contábil do resto da escrituração. Os pagamentos de clientes contam como renda em qualquer conta que os tenha recebido (26 U.S.C. 61).
2. Registre onde o dinheiro está. O dinheiro que você move para a conta da empresa quita o que a empresa tinha a receber; não é receita pela segunda vez nem um novo aporte. O dinheiro que você ficou e gastou pessoalmente é uma retirada do proprietário.
3. Confronte o Form 1099 do pagador com a receita que você registrou. As instruções do Schedule C dizem para conferir os Forms 1099 ao declarar a receita bruta.

O tratamento completo está em renda da empresa em uma conta pessoal.

Como sei que a limpeza terminou?

A limpeza terminou quando cada conta da empresa, cartão e saldo de aplicativo de pagamento na sua escrituração é conciliado com o extrato de todos os meses, e cada linha da empresa, inclusive as de contas pessoais, está registrada uma só vez: em uma categoria (receita, custo da empresa, retirada do proprietário ou aporte do proprietário) ou como transferência, empréstimo ou equipamento. As etapas do IRS para conciliar uma conta corrente valem do mesmo modo para cada conta da empresa:

1. Compare os depósitos do extrato com os depósitos da sua escrituração e anote cada diferença.
2. Compare cada pagamento do extrato com a sua escrituração e marque o que já foi compensado.
3. Prepare uma conciliação: parta do saldo do extrato, some os depósitos ainda não creditados e subtraia os cheques ainda não compensados.
4. Lance os itens que você não tinha registrado, como tarifas bancárias, e corrija qualquer lançamento errado. O saldo ajustado do extrato deve agora ser igual ao saldo ajustado da escrituração.

Faça isso em cada conta da empresa, começando pelo mês misturado mais antigo; em uma conta pessoal, verifique apenas se cada linha da empresa foi lançada uma só vez. O IRS diz para conciliar uma conta corrente todo mês, e a importação automática do banco não substitui a conciliação (importação do banco não é conciliação).

Depois confira três pontos: não restam itens sem categoria ou marcados como “dúvida”; os seus registros de vendas explicam os depósitos da empresa e os Forms 1099; e você sabe explicar o total das retiradas do proprietário e o total dos aportes. Conte cada venda uma só vez e inclua as vendas sem Form 1099: toda renda deve ser declarada. O Form 1099-K mostra os pagamentos brutos antes de taxas e reembolsos e pode incluir pagamentos pessoais, como presentes ou reembolsos; por isso não precisa bater com os depósitos líquidos (IRS); veja conciliar vendas e repasses. Para a lista completa antes de um preparador assumir, veja a lista de verificação para arrumar a escrituração.

Misturar dinheiro coloca em risco a proteção da minha LLC?

Pode colocar, mas essa é uma questão de lei estadual, não de impostos, e este guia não dá aconselhamento jurídico. Uma LLC é criada pela lei do estado, e o IRS observa que os membros de uma LLC geralmente não respondem pessoalmente pelas dívidas dela.

A SBA diz que uma conta bancária empresarial dá proteção limitada à responsabilidade pessoal ao manter separados o dinheiro da empresa e o pessoal, e que a proteção de uma LLC tem limites. Se dinheiro misturado afeta essa proteção é decidido pela lei do seu estado, que este guia não aborda. Se houver processo, dívida grande ou garantia pessoal, um advogado habilitado no seu estado pode dizer como isso se aplica a você. A responsabilidade limitada não muda o imposto: o imposto de renda de uma LLC de um único membro é do próprio proprietário (IRS), e um membro de uma LLC com empregados pode responder por multas ligadas ao empregador (IRS Publication 541). Uma escrituração em ordem mostra qual dinheiro era da LLC e qual era seu.

Como evito misturar dinheiro na minha LLC daqui para a frente?

As etapas 2 a 4 acima são a rotina: todo pagamento de cliente, inclusive os repasses de aplicativos de pagamento, cai na conta da empresa; os custos da empresa saem da conta empresarial ou de um cartão só do negócio; e você se paga com uma transferência agendada e não tira mais nada. Três hábitos mantêm tudo assim:

1. Você anota a origem de cada depósito: renda da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo (IRS).
2. Se precisar pagar um custo da empresa do próprio bolso, você guarda o recibo no mesmo dia e o marca como “pago pessoalmente”, para que ele seja registrado como despesa com um aporte correspondente.
3. Você concilia todas as contas da empresa todo mês; o IRS diz para fazer isso em uma conta corrente.

E se os meses misturados estão em uma declaração entregue ou a LLC tem mais de um proprietário?

Uma declaração entregue, um segundo proprietário ou a opção pelo regime de corporação S mudam, cada um, o que a limpeza precisa fazer, e cada um é um caso para julgamento profissional.

Declaração entregue. Se a limpeza encontrar custos pessoais deduzidos ou pagamentos de clientes omitidos, a declaração entregue pode estar errada. O IRS geralmente tem 3 anos depois da entrega da declaração (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento) para lançar imposto adicional (26 U.S.C. 6501). O prazo é de 6 anos se a declaração omitir mais de 25% da renda bruta que ela mostra (para uma empresa, a receita total antes do custo das mercadorias vendidas), e não tem limite se nenhuma declaração foi entregue ou se a declaração foi fraudulenta (IRS Publication 583, Table 3). Uma dedução que não deveria ter sido tomada também pode atrair a multa por imprecisão de 20% sobre o pagamento a menor; o imposto declarado em uma declaração retificadora qualificada entregue antes de o IRS entrar em contato pela primeira vez para examinar aquela declaração geralmente fica fora da multa, a menos que a posição tenha sido fraudulenta (26 CFR 1.6664-2(c)). Se a limpeza encontrar custos da empresa que a declaração deixou de fora, isso é um pedido de restituição, geralmente devido em até 3 anos depois da entrega ou 2 anos depois do pagamento do imposto, o que ocorrer por último (26 U.S.C. 6511). Retificar ou não, e para quais anos, depende dos fatos. Veja retificar uma declaração por erros em despesas da empresa e por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Mais de um proprietário, ou corporação S. O mesmo dinheiro é registrado de forma diferente conforme a forma de tributação da LLC (IRS).

Sócios e proprietários de corporação S também enfrentam questões de conta de capital, custo-base (basis) e folha de pagamento que este guia não responde.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Consultor com LLC de um único membro, durante um ano

A LLC de um único membro de um consultor, tributada por padrão no Schedule C, recebe US$90.000 em pagamentos de clientes ao longo de 12 meses, todos na conta da empresa. Os extratos também mostram US$14.000 de gastos pessoais (mercado e aluguel da casa) pagos por essa conta e uma assinatura de software de US$6.000 paga em um cartão pessoal. A escrituração bruta contou todo pagamento que saiu da conta da empresa como despesa e deixou o software de fora.

• Os US$14.000 saem das despesas e vão para as retiradas do proprietário. O lucro sobe US$14.000.
• Os US$6.000 entram como despesa, com um aporte correspondente de US$6.000. O lucro cai US$6.000.
• No saldo, o lucro fica US$8.000 maior do que a escrituração bruta mostrava, e a escrituração agora mostra o que o proprietário retirou.

Designer autônoma, pagamentos de clientes em conta pessoal

A LLC de um único membro de uma designer, tributada por padrão no Schedule C, tem clientes que pagam US$8.000 em cada um de dois meses na conta pessoal dela. Todos os US$16.000 são receita da empresa, registrada uma só vez. No fim do segundo mês, ela move US$16.000 para a conta da empresa; a transferência quita o que a empresa tinha a receber e não é receita de novo. Se ela tivesse gasto US$2.000 desse valor em aluguel e movido só US$14.000, os US$16.000 continuariam sendo receita, e os US$2.000 seriam também uma retirada do proprietário.

LLC com dois membros paga o financiamento do carro de um sócio

Uma LLC com dois membros, tributada como sociedade de pessoas, paga US$3.000 do financiamento do carro pessoal de um dos membros, pela conta da empresa. Suponha que seja uma retirada pessoal, e não pagamento por serviços nem devolução de dinheiro que a LLC deve ao membro. Então não é um custo da empresa; é registrado como uma distribuição a esse membro. O pagamento por serviços precisa de classificação à parte: um valor fixado sem relação com a renda da LLC pode ser um pagamento garantido (guaranteed payment), que a sociedade geralmente deduz (IRS Publication 541); veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios. Uma LLC que tivesse optado pelo regime de corporação S poderia ter, em vez disso, uma distribuição, um salário ou um empréstimo; veja o guia de corporação S.

E no seu caso?

• Você tem meses de extratos misturados, um preparador está esperando ou há uma declaração a entregar, e você não sabe dizer quais itens são da empresa; ou a escrituração não bate, ou os seus Forms 1099 mostram mais renda do que os seus depósitos: até onde a limpeza deve voltar, se uma declaração entregue é afetada e quem reconstrói a escrituração são decisões de julgamento. Comece com a ajuda com a escrituração contábil e veja o custo da atualização contábil.
• Os meses misturados já estão em uma declaração entregue: leia retificar uma declaração por erros em despesas da empresa e busque ajuda com a escrituração contábil para reconstruir os meses afetados.
• O único proprietário da LLC não é cidadão nem residente dos EUA, ou é uma empresa de fora dos EUA: a LLC deve entregar o Form 5472 em todo ano em que tiver uma transação declarável com o proprietário, como um aporte ou uma distribuição, e deixar de entregar ou de manter os registros acarreta uma multa de $25.000 (instruções do Form 5472). O dinheiro misturado dificulta montar esse registro: veja registros do Form 5472 para uma LLC de propriedade estrangeira e busque ajuda com a escrituração contábil.
• A sua LLC tem dois ou mais membros: veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios, contas de capital dos sócios e despesas da LLC pagas pessoalmente pelo sócio.
• A sua LLC é tributada como corporação S, pagou suas contas pessoais ou deve a você custos que você pagou: veja corporação S que paga despesas pessoais e despesas de corporação S nunca reembolsadas.
• O aluguel de imóveis está misturado com dinheiro pessoal: veja uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.
• A sua escrituração está meses ou um ano atrasada: veja como atualizar uma escrituração atrasada.